FEHLER IN FORMELN. Da die Zelle B13 leer ist, wird angezeigt: DIV/0!: Excel kann nicht nur 0 dividieren!

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1 FEHLER IN FORMELN Häufig kommt es vor, dass eine Formel einen Fehler enthält. Die verschiedenen Fehlerarten werden auf unterschiedliche Weise angezeigt: Fehlerart zu geringe Spaltenbreite ##### Einfach die Spaltenbreite vergrößern! Fehlerart Zirkelbezug Werden in einer Tabelle Änderungen vorgenommen, wie das Löschen oder Einfügen von Zellbereichen, Kopieren und Verschieben, kann es schnell zu Fehlern in Formeln kommen. Bei einem Zirkelbezug verweist ein Zellbezug in der Formel auf die eigene Zelle, also wenn die Formel sich auf die Zelle bezieht, in der die Formel steht. Zirkelbezüge haben eine Fehlermeldung zur Folge. Fehlerart Syntaxfehler #WERT! Jeder Formel liegt eine festgelegte Syntax (Formelaufbau), das bedeutet, der Formelaufbau, also Anzahl, Art und Reihenfolge der Argumente sind festgelegt. Folgende Syntax hat z. B. die Funktion SUMEMWENN:. Hält man sich nicht genau an diese Syntax, kommt es zum SYNTAXFEHLER. Fehlerart Division durch Null #DIV/0! Im Beispiel haben wir eine Kostenaufstellung. Die Gesamtkosten sollen durch die Anzahl der Mieteinheiten dividiert werden, um den Anteil jeder Mieteinheit zu berechnen. doch hier wurde vergessen, einen Wert einzutragen. Im Ergebnisfeld wird sofort eine Fehlermeldung angezeigt. Da die Zelle B13 leer ist, wird angezeigt: DIV/0!: Excel kann nicht nur 0 dividieren! LÖSUNG: Wir klicken auf die Formel und erhalten einen Smart Tag. Im Listenfeld des Smarttags wird uns der Fehler angezeigt, wir haben auch die Möglichkeit, Hilfe für diesen Fehler anzeigen zu lassen oder den Fehler zu ignorieren.

2 Fehlerart Formelname #NAME? Excel bietet auch die Formelüberwachung an, mit deren Hilfe wir die Spur zum Fehler verfolgen können. Die Formelüberwachung finden wir im Register FORMELN Gruppe Es gibt auch eine Formelüberwachung! Formelüberwachung I Beispiel: Wir erstellen eine Tabelle mit Geburtsdaten, Excel soll mit der Funktion DATEDIF das jeweilige Alter in Spalte B berechnen. B2 enthält eine Fehlermeldung mit dem Hinweis NAME. Wir können davon ausgehen, dass ein ungültiger Funktionsname verwendet wurde. Wir schauen uns die Formel an: Und tatsächlich, der Funktionsname ist falsch geschrieben, er lauter korrekt HEUTE(). Es fehlt also das leere klammern-paar. Lösung: Wir können ebenfalls auf das kleine grüne Dreieck klicken und haben nun die Möglichkeit, folgende Optionen auszuwählen: Fehlerart kein Zellbezug/Falsche Zellbezug #NULL! Hier kann Excel den Zellbezug nicht finden. #BEZUG! Fehlerart leere Zellen #NV die Zelle auf die sich die Formel bezieht, ist leer! Fehlerart Zahlenbereich #ZAHL! Hier liegen die Argumente außerhalb der korrekten Zahlenbereiche. Hinweis: Übrigens: Unterschiedliche Zellbezüge erhalten auch verschiedenartige Rahmenfarben in der Formel!

3 Abend 2 - Teil 2 - Erste Funktionen ALLGEMEINES Funktionen sind kleine bereits vorgefertigte Formeln. Es gibt mehr als 350 Funktionen. Funktionen tragen Funktionsnamen. Sie beginnen wie alle anderen Formeln mit einem Gleichheitszeichen, dahinter folgt ohne Leerzeichen der Funktionsname. Die Funktionen sind in die Kategorien Finanzmathematik, Logisch, Text, Datum und Uhrzeit, Verweisen, Mathematik, Statistik u.a. aufgeteilt: Funktionen unterliegen einem ganz bestimmten Aufbau, der sogenannten Syntax, also einem festgelegten Formelaufbau. Zuerst kommt also das Gleichheitszeichen, dann der Funktionsname, dann werden die Argumente (Informationen, die in die Formel eingegeben werden müssen, damit Excel rechnen kann), angelehnt an die vorgeschriebene Syntax in Klammern eingegeben. Verschiedene Argumente werden immer mit einem Semikolon abgetrennt. Argumente können Zahlen, Text, Zellbezüge, Zellebereiche etc. sein. Beispiel für eine FunktionsSyntax: =Funktionsname(Argument1;Argument2;Argument3) Praktisches Beispiel: 64 Funktionen können miteinander verschachtelt werden Formeln und Funktionen beginnen mit dem Istgleich-Zeichen Argumente stehen in geschlossenen Klammern Zwischen den Argumenten steht ein Semikolon Text in der Formel wird in Anführungszeichen eingegeben Greift man auf andere Arbeitsblätter zu, wird hinter dem Namen des Arbeitsblatts ein Ausrufezeichen eingegeben Bei externen Arbeitsmappen wird der Pfad angegeben FUNKTIONSASSISTENT Funktionen kann man direkt eingeben, man kann aber auch den Funktionsassistenten zu Hilfe nehmen. Den finden wir links von der Bearbeitungsleiste: Sobald wir auf dieses Symbol klicken, erhalten wir den Assistenten zum Eingaben einer Funktion. Nun erledigt sich der Rest fast von alleine:

4 Feld Funktion suchen: Ist der Funktionsname nicht bekannt, gibt es hier die Möglichkeit, die gewünschte Rechenoperation kurz zu beschreiben. Kategorie auswählen: Ist die Funktionskategorie bekannt, kann durch Eingabe der Kategorie die Suche eingeschränkt werden. Feld Funktion auswählen: Klickt man in das Feld, kann man den Anfangsbuchstaben der gesuchten Funktion eingeben, um zum entsprechenden alphabetischen Buchstaben zu wechseln. Hat man die Funktion ausgewählt, wird die Syntax fett eingeblendet. Jetzt bestätigt man mit OK und wir erhalten das Fenster Funktionsargumente. Dieses ist je nach Funktion etwas anders aufgebaut: Die entsprechenden Felder werden ausgefüllt, zum Schluss mit OK bestätigt und das Ergebnis kann in der Excel Tabelle in der zuvor ausgewählten Ergebniszelle direkt abgelesen werden. Auch bei Funktionen gilt: Zuerst den gewünschte Ergebniszelle anklicken! FUNKTIONSBIBLIOTHEK - REGISTER FORMELN Sie können alle Funktionen auch in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK im REGISTER FORMELN abrufen. Werfen wir einen Blick auf das Register FORMELN. Ganz links in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK sehen wir das Symbol Funktion einfügen der Tastenkombination SHIFT+F3 erhalten., welches wir auch mit Wir finden hier die Kategorien, die selbsterklärend sind. Die Kategorien beinhalten Funktionen einer zusammengehörenden Gruppe: Funktionen können auch manuell eingetippt werden. Nachteil: Ich muss den Funktionsnamen kennen und die Syntax sicher beherrschen! Möglichkeiten zur Eingabe von Funktionen: 1. Klick auf das Symbol neben der Bearbeitungsleiste, um den Funktionsassistenten aufzurufen. Vorteil, ich erhalte eine Liste mit Funktionsnamen, der Funktionsassistent erleichtert mir die Eingabe der Argumente und die Einhaltung der Funktions-Syntax. Außerdem wird die Syntax eingeblendet. 2. Über das Register FORMELN gelangt man direkt zu den Funktionskategorien, dieser Weg empfiehlt sich, wenn man bereits die Kategorie, zu der die Funktion gehört, kennt um die Suche zu optimieren. Ich rufe also den Funktionsassistenten im Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK auf. Ich wähle in der der FUNKTIONSBIBLIOTHEK direkt die gewünschte Kategorie an und klicke auf die benötigte Funktion.

5 3. Oder ich gebe die Funktion manuell ein. Dazu klicke ich in die Ergebniszelle, tippe das = ein und den ersten Buchstaben meiner Formel, jetzt werden mir in einer Liste alle Funktionen mit diesem Anfangsbuchstaben angezeigt, so dass ich auswählen kann. 4. Die erfahrenen Anwender tippen die Formel direkte manuell in die Zelle ein, allerdings ist diese Methode sehr fehlerträchtig, Tippfehler, eine vergessene Klammer usw. führen dann häufig zu Fehlern, deren Behebung dann auch zeitaufwändig ist. 5. Ich tippe das = ein und klicke auf fx, um den Formelassistenten aufzurufen. 6. Im Übrigen kann man auch im Register START, Gruppe BEARBEITEN über den Pfeil neben dem Summensymbol die Funktionen abrufen: SUMME Syntax: =SUMME(ZAHL1;ZAHL2;ZAHL3;..) Die am häufigsten benutzte Funktion ist wohl die Funktion AUTOSUMME. Diese Funktion automatisiert das Addieren. Ich wähle eine Zelle aus für mein Ergebnis Ich klicke auf das Symbol AUTOSUMME Register START Gruppe BEARBEITEN Ein Laufrahmen, der den Additionsbereich einkesselt, wird angezeigt. Ist dieser korrekt, bestätige ich mit ENTER Alternativ kann ich einen Bereich, der Zahlen enthält, die ich addieren möchte, einschließlich der noch leeren Ergebniszelle markieren. Wenn ich nun auf das Symbol AUOSUMME klicke, erhalte ich sofort alle Ergebnisse. Unterrichtsübungen Wir erstellen die nachfolgende Tabelle und markieren diese mit den noch leeren Ergebniszellen Wir klicken auf das Symbol Autosumme und erhalten sofort die Summen in Spalte E als auch in Zeile 11

6 Denken Sie daran, dass manchmal die Zellenbreite nicht ausreicht, um große Zahlen anzuzeigen. Sie erhalten Zäune. Ziehen Sie entweder manuell mit gedrückter Maustaste die Spaltentrennlinie (im Spaltenkopf!) zwischen den Spalten auf die richtige Größe oder klicken Sie ganz einfach doppelt auf diese Spaltenlinie. HEUTE() UND JETZT() Syntax: =HEUTE() =JETZT() Excel kann auch mit Datumswerten und Uhrzeiten rechnen. Ein Datum bedeutet für Excel eine fortlaufende Zahl, angefangen am (Zahl 1). Datumswerte können voneinander subtrahiert werden, um die Abstand der Datumsangaben zu berechnen. Informationen dazu gibt es bereits im Kapitel Rechnen mit Uhrzeit. Die Funktion HEUTE gibt das aktuelle Datum aus. Die Funktion JETZT liefert gibt das aktuelle Datum plus die Uhrzeit aus. Dieser beiden Funktionsnamen benötigen ein leeres Klammern-Paar. Beispiel: In die Zelle =JETZT() eingeben:

7 MIN, MAX, ANZAHL, MITTELWERT Syntax: =MAX(ZAHL1;ZAHL2;ZAHL3; ) Ganz einfach ermitteln wir schnell den höchsten, kleinsten oder mittleren Wert aus einer Liste. Diese Funktionen finden wir am leichtesten, wenn wir den kleinen Pfeil rechts neben dem Summensymbol anklicken: Wir klicken zunächst in die Ergebniszelle, Klick auf die gewünschte Funktion z. B. MAX Excel zeigt in einem Laufrahmen den Bereich an, welcher berechnet wird. Wir kontrollieren den Laufrahmen Sollte dieser nicht korrekt sein, fahren wir einfach ohne den vorgegebenen Laufrahmen zu beachten, mit gedrückter linker Maustaste, über den Bereich den wir berechnen lassen möchten schon ist die Laufrahmen korrigiert Mit ENTER bestätigen. Unterrichtsübung: Wir sehen hier, am höchsten wurde mit 4,35 m gesprungen, der niedrigste Wert ist 2,75 und im Mittel wurde 3,73 gesprungen. TIPP: Man kann auch voneinander unabhängige Bereiche berechnen lassen. In dem Fall markiert man zuerst bei gedrückter linker Maustaste den zu berechnenden Bereich, drückt anschließend auch die Taste STRG (das ist die Taste für die Mehrfachmarkierung). Achtung: linke Maustaste n i c h t loslassen und zieht dann bei gedrückter STRG-TASTE und gedrückter linker Maustaste die Maus über den zweiten (dritten, vierten.. ) Bereich. Maus loslassen, STRG-Taste loslassen fertig. ANZAHL Syntax: ANZAHL(Wert1;Wert2;Wert3;...) Die Funktion ANZAHL ermittelt die der Zellen, die mit Zahlen belegt sind). Formel :=ANZAHL(in Klammern den Bereich angeben, dessen Einträge gezählt werden sollen) Unterrichtsübung:

8 1. Wie viele Mitarbeiter erhalten Provision (Spalte C)? Berechne mit ANZAHL. 2. Ermittle mit Hilfe der Funktion ANZAHL wie viele Mitglieder gespendet haben Wie viele Schüler haben an der Klausur teilgenommen? Name Note Becker, Martin 1,10 Hans. Freud 2,40 Berndt, Tim 3,00 Müller, Lisa 1,60 Schmidt, Elke 5,10 Maier, Horst 3,20 Anzahl 6 ANZAHL2 Im Gegensatz zu ANZAHL zählt ANZAHL 2 alle nichtleeren Zellen. Unterrichtsübung: Wie viele Teilnehmer waren zum Sport angemeldet? (Anzahl) Aber: Wie viele haben an der Sportveranstaltung teilgenommen? (Anzahl2)

9 Unterrichtsübung: Wie oft kamen die Pferde in einer Reitschule zum Einsatz? Gesamteisätze Einsatz Pferd Somit hatte Tessa noch keinen Einsatz, Donnerhall lediglich 2 ANZAHL2 zählt alle Einträge einer Zelle, so auch Kreuze. Mit der Funktion ANZAHL wäre dies nicht möglich gewesen. Unterrichtsübung: Wie viele Urlaubstage hat Mareike in diesem Monat beantragt? LÖSUNG: Unterrichtsübungen Ermittle jeweils Gewinner und Verlierer mit Hilfe der entsprechenden Funktion MAX und MIN

10 Ermittle die Anzahl der Einsätze jedes Pferdes mit Hilfe der entsprechenden Funktion ANZAHL2 Berechne den Durchschnittslohn mit Hilfe der entsprechenden Funktion MITTELWERT Berechne die Anzahl der Termine mit der entsprechenden Funktion ANZAHL/ANZAHL2 JAHR, MONAT Syntax: =Monat(fortlaufende_Zahl) TAG Syntax: =Tag(Seriennummer)

11 Die Funktion Jahr, Monat und Tag geben aus einem Datum das Jahr, den Monat oder den Tag zurück. Wenn in der Zelle kein Datum hinterlegt ist, sondern nur der Texteintrag des Monats, dann kann mit der Funktion Monat wie folgt die Zahl berechnet werden: Eintrag September steht. A1 ist im Beispiel die Zelle, in der der Alternativ: RUNDEN Syntax: RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Funktion RUNDEN ist eine der gebräuchlichsten Funktionen. Wir können runden, abrunden aufrunden, auf die nächste ganze Zahl, auf volle Hundert auf volle Zehn. Die Funktion RUNDEN rundet eine Zahl kaufmännisch auf Formel: =RUNDEN (auf den Zellbezug zeigen; die Anzahl der gewünschten Stellen eingeben) Zahl: bezieht sich auf die zu rundende Zahl Anzahl-der-Stellen: legt die Anzahl an Dezimalstellen fest Gibt man 0 Dezimalstellen an, wird die Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet. TIPP: Auf volle Hundert runden: anstatt Anzahl der Stellen gibt man -2 ein Auf volle Zehner runden: anstatt Anzahl der Stellen gibt man -1 ein Mathematisch Runden: Syntax: =RUNDEN(ZAHL;Anzahl_Stellen) Mathematisch auf volle Hundert: =RUNDEN(ZAHL;-2) Mathematisch auf volle Zehner: =RUNDEN(ZAHL;-1)

12 ZÄHLENWENN Syntax: =Zählenwenn(Bereich;Suchkriterien) Die Funktion ermittelt, wie oft ein Begriff oder ein Wert in einer Liste vorkommt. Formel:=Zählenwenn (Bereich, indem gesucht werden soll, eingeben, Suchkriterium eingeben) Unterrichtsübung: Im folgenden Beispiel wird danach gesucht, wie oft ein bestimmter Schüler bester in einem bestimmten Fach war.

13 Unterrichtsübung: Excel soll zählen wie viele Reisen über die Volkswagenstiftung bezahlt wurden: Zunächst benötigt man eine Grundtabelle: A1 bis E10 Wir wählen eine Zelle aus, in der das Ergebnis stehen soll dann klicken wir hier auf den Funktionsassistenten und wählen die Funktion aus (ZÄHLENWENN) und geben entsprechend der Felder die Daten ein: Dazu markieren wir den Bereich, in dem unser Suchkriterium zu finden ist. Alternativ können wir auch direkt das Suchkriterium Forschungsministerium als Text eingeben. Text immer in Anführungszeichen eingeben! SUMMEWENN =Syntax: =SUMMEWENN(BEREICH;SUCHKRITERIEN;SUMME_BEREICH) SUMMEWENN addiert Zahlen, die einem bestimmten Suchkriterium zugeordnet sind. In unserem Beispiel haben wir eine Tabelle über getätigte Dienstreisen. Excel soll berechnen, wie in welcher Höhe die Volkswagenstiftung Reisekosten übernommen hat. Unterrichtsübung: Erklärung zur Lösung: Excel erhält zunächst die Information, in welchem Tabellenbereich sich das Suchkriterium befindet (Die Geldgeber sind in Spalte C aufgeführt). Dann bekommt Excel das nächste Argument, nämlich das Suchkriterium, getrennt durch ein Semikolon. Das Suchkriterium heißt Volkswagenstiftung. Alternativ einfach die Zelle mit dem Suchkriterium anklicken (Zellbezug). Das 3. Argument benötigt

14 Excel nun um die Summe bilden zu können. Also die Spalte, in der die Werte eingetragen sind. TEXT SYNTAX: =TEXT(Wert;Textformat) Die Funktion TEXT formatiert einen Wert und wandelt diesen Wert in Text um. Beispiel: Aus dem Datum =6. Juli 2012 wird Freitag. Das Datum wird also als Wochentag ausgegeben. Anleitung: Wir tippen einfach ein beliebiges Datum ein und klicken in die Ergebniszelle. Dort geben wir den Funktionsnamen TEXT ein und wie aus der Syntax ersichtlich. Nun klicken wir auf die Zelle, in der das Datum steht und geben für die Formatierung 4 Mal das T in Anführungszeichen ein tttt. TEXT steht in Formeln immer in Anführungszeichen Unterrichtsübung: Wir schreiben die Tabelle ab (Datum in Spalte B mit Jahreszahl eintippen!!) und lassen in Spalte C den Monat mit Hilfe der Funktion TEXT ausgeben. Achtung: Anstelle von TTTT geben wir jetzt MMMM ein. Genauso versuchen wir, aus dem Datum das Jahr herauszuziehen indem wir statt MMMM JJJJ eingeben. WOCHENTAG Syntax: =Wochentag(Text;Typ) Im Gegensatz zu der Funktion TEXT wird die Funktion WOCHENTAG eine Zahl zwischen 1 und 7 aus. Gibt man für das Argument Typ die 1 ein, dann wird für Sonntag die Zahl 1 ausgegeben, für Samstag die 7. Bei Typ 3 beginnt die Woche mit dem Montag, das heißt fällt das Datum auf einen Sonntag, wird die Zahl 7 ausgegeben, da Montag die Zahl 1 erhält.

15 PRODUKT Syntax: =Produkt()Zahl1;Zahl2;Zahl3; ) Das Ergebnis mehrerer miteinander multiplizierter Zahlen ist in der Mathematik ein Produkt. Geben Sie einfach = PRODUKT in die Formel ein und setzen Sie den Bereich, dem Excel die Zahlen entnehmen soll, in Klammern. Formel-Beispiel: ANZAHLLEEREZELLEN: Syntax: =ANZAHLLEEREZELLEN (Bereich) Funktion gibt aus einem definierten Bereich die Anzahl leerer Zellen zurück. Formel:= ANZAHLLEEREZELLEN(den Bereich eingeben, der überprüft werden soll). Beispiel: Sie führen eine Liste über abgegebene Meinungsbögen. Mit Hilfe der Funktion ANZAHLLEEREZELLEN möchten Sie sich anzeigen lassen, wie viele Zellen kein leer geblieben sind, also wie viele Personen keinen Bogen abgegeben haben. Unterrichtsübung: Wie viele Kunden haben nicht bezahlt? Unterrichtsübung: Löse die nebenstehende Aufgabe (Anzahl2;Anzahlleerezellen)!

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17 DATEDIF Syntax: = DATEDIF(Startdatum;Enddatum;"Zeiteinheit") Die Funktion DATEDIF berechnet die Differenz zwischen zwei Datumswerten, z. B. kann man das Alter einer Person mit dieser Funktion berechnen indem man das heutige Datum (Enddatum) mit dem Geburtsdatum (Startdatum) in Bezug setzt. Als Zeiteinheit kann y für Jahre, m für Monate und d für Tage angegeben werden, Funktion =HEUTE() mit dem leeren Klammern-Paar eingeben, ein festes Datum in Anführungsstrichen, anschließend in Gänsefüßchen die Zeiteinheit angeben, also z. B. y für Jahr; Argumente jeweils mit SEMIKOLON getrennt. Unterrichtsübungen: 1. Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind und älter als 14 Tage sind, sollen eine Mahnung erhalten. Daher soll die Überfälligkeit der Rechnungen in Tagen ausgegeben werden. Lösung: In Spalte A steht das Rechnungs-Datum In Spalte C, 1. Zeile steht das aktuelle Datum. Da jede Rechnungsausstellung mit dem aktuellen Datum in C1 in Bezug gesetzt werden muss, um die Überfälligkeit zu berechnen, wurde diese Zelle (C1) absolut gesetzt (mit F4). 2. Wie alt sind die Mitarbeiter? Ausgegeben werden soll die Zeiteinheit Jahre? Lösung: 3. Welche Produkte sind mindestens 3 Jahre alt und damit abgelaufen?

18 4. Wie alt sind die Personen? WENN-DANN-SONST-BEDINGUNG Wenn wir die Berechnung von einer Bedingung abhängig machen möchten, nutzen wir die Funktion Wenn-Dann-Sonst. Einer Berechnung kann also an eine definierte Bedingung geknüpft werden, nur wenn diese WAHR ist, wird die Berechnung in der gewünschten Weise ausgeführt. Beispiel: Nur wenn die Spalte Zahlungseingang kein Datum enthält, soll Excel die Warnung Mahnung ausgeben. Oder nur bei Verkäufen ab EUR darf Skonto gewährt werden. Wenn die Bedingung, die ich mit diesem Befehl verbinde nicht eintrifft, ist diese FLASCH. Die Funktion finden wir im Register FORMELN in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK, einfacher geht es natürlich mit dem Funktionsassistenten, den wir über das Register START aufrufen. TIPP: Wenn ich den Funktionsnamen kenne, dann tippe ich einfach das = in die Ergebniszeile ein. Sobald ich den ersten Buchstaben der Funktion eingetippt habe, erscheint ein kleines Menü mit Funktionen, die mit diesem Buchstaben beginnen. Ich klicke einfach auf die gewünschte Funktion und starte dann den Funktionsassistenten. Unterrichtsübungen: 1. Wir erstellen die untenstehende Tabelle. Wir haben folgende Bedingung eingeben: Wenn eine Punktzahl von 1000 oder mehr erreicht wurde, dann soll Bestanden ausgewiesen werden, sonst nichts.

19 Da in der Zelle B2 ein Punktwert von 1000 steht (8siehe Feld Prüfung), gibt Excel WAHR an, die Bedingung wird nebenstehend erfüllt. Damit eine Zelle leer bleibt (nichts) gibt man Anführungsstriche oben und unten ein. 2. Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2% Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Wir füllen die Felder wie folgt aus: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. Klick in das Feld Prüfung und dann auf die erste Zelle unserer Tabelle, die einen Umsatz aufweist.

20 Weil wir zur Bedingung machen, dass der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch eintragen größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Es sollen 5 % gewährt werden wenn der Umsatz >=100000, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft. Dann sollen 2% gewährt werden. Also tragen wir diese hier ein. Bit OK bestätigen. In unserer Tabelle ist schon das richtige Ergebnis, bereits in der ersten Zelle eingetragen. Prozentformat zuweisen! Nun kopieren wir die Formel nach unten. Ergebnis: 3. Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle: Die Einträge in der Spalte D werden mit Hilfe der Wenn-Funktion ermittelt. Nach Erstellen der Formel in D3 diese mit dem Ausfüllkästchen nach unten kopieren. Geben Sie das Datum in B1 über die Funktion =HEUTE() ein Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel (aktuelles Datum-Rechnungs- Datum). Tragen Sie in D3 die entsprechende Formel ein. Vergessen Sie nicht, das Datum in B1 absolut zu setzen (mit F4). Schauen Sie sich die Lösung in der Bearbeitungszeile an.

21 4. Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Ergebnis: 5. Wenn die Note 1 lautet, dann soll Workshopteilnahme ausgegeben werden, sonst soll die Zelle leer bleiben. Name Note Roth 1 Workshopteilnahme Schwarz 2 Braun 3 Weiss 4 Braum 5 Sonne 1 Workshopteilnahme Himmel 2 Grün 3 Wiese 1 Workshopteilnahme Ochs 2 DATENKONSOLIDIERUNG Datenkonsolidierung bedeutet Daten zusammenfassen. Die Daten können aus verschiedenen Mappen, oder auf mehreren Tabellenblättern angeordnet sein. Beispiel 1: Angenommen, es gibt 4 Tabellenblätter mit jeweils einem Quartal. Die Datengeben vielleicht Auskunft über quartalsmäßige Einnahmen. Nun möchten alle diese Daten zusammenfassen, so dass die Konsolidierung eine einzige Tabelle ergibt die alle 4 Quartale beinhaltet. In dem Fall hilft die Datenkonsolidierung. Beispiel 2: Es gibt eine Tabelle unserer Jahres-Ausgaben erstellt. Wir haben vielleicht mehrere hundert Ausgabenpositionen bei zahlreichen Firmen. Nun möchten wir wissen, wie viele Ausgaben haben wir nur für die Position Benzin oder nur für die Position Bewirtung getätigt, oder wie hoch sind die Einkäufe die wir nur in der METRO getätigt haben? Auch hier hilft die Datenkonsolidierung weiter. Was wir brauchen: Zunächst benötigen wir die Stammdaten, also die verschiedenen Tabellen, die wir zusammenfassen möchten = QUELLBEREICH Dann benötigen wir ein Tabellenblatt, auf dem wir die Zusammenfassung, also die Konsolidierung durchführen = ZIELBEREICH Möglichst identischer Aufbau aller Tabellen. Dann markiert Excel später automatisch den zu konsolidierenden Bereich für alle weiteren Tabellen.

22 Eine Datenkonsolidierung kann man nach unterschiedlichen Kriterien durchführen: Mit Formeln: eine Konsolidierung ist auch möglich, wenn die Tabellen keinen identischen Aufbau vorweisen, dann jedoch verwendete man eine entsprechende Formel, z.b. die Autosumme Nach Position: wenn Aufbau und Position der Quell-Tabellen identisch sind, kann man nach Position konsolidieren Nach Rubrik: Verfügen die Tabellen über identische Zeilen- und Spaltenüberschriften, sind aber ansonsten an unterschiedlichen Positionen angeordnet, konsolidiert man nach Rubrik. KONSOLIDIEREN NACH POSITION 1. Mappe mit den Tabellen, die konsolidiert werden sollen, öffnen Tabelle die konsolidiert werden soll markieren und kopieren 3. In den Zielbereich wechseln, Tabelle einfügen, alle Daten bis auf die Überschriften löschen, so dass ein identisches Tabellengerüst entsteht 4. Auf die linke obere Zelle im Zielbereich klicken 5. Register DATEN anklicken, > Symbol KONSILIDIEREN, das Fenster Konsolidieren öffnet sich 6. Im Feld FUNKTION die gewünschte Funktion, z.b. SUMME auswählen 7. In das Feld VERWEIS klicken, so dass hier der Cursor blinkt 8. Zum Quellbereich der zu konsolidierenden Tabelle wechseln und hier die Daten, die konsolidiert werden sollen ohne Zeilen. und Spaltenüberschriften markieren. 9. Im Fenster KONSOLIDIEREN auf den Button HINZUFÜGEN klicken. 10. Die nächsten Quellbereich auf die gleiche Art und Weise hinzufügen 11. Zum Schluss mit OK bestätigen. Unterrichtsübung: Wir haben 4 Tabellen, für jedes Quartal eine Aufstellung der Einnahmen unserer Filialen. 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal

23 4. Quartal Um die Daten zu konsolidieren, also zusammenzufassen, wechseln wir zu einem leeren Tabellenblatt. Wir wählen eine Zelle aus. Im Register DATEN, Gruppe Datentool, klicken wir auf das Symbol konsolidieren Konsolidieren. Wir erhalten das folgende Fenster In unserem Beispiel möchten wir die Summe der Einnahmen unserer Filialen generieren. Daher wählen wir im Feld Funktion Summe. Wir klicken in die linke obere Zelle unseres Zielbereichs Feld vorhandene Verweise : Klick auf das erste Tabellenblatt, welches unsere zu konsolidierenden Daten enthält Tabelle ohne Überschriftenzeile markieren. Im Bereich Verweis ist nun der Verweis auf die erste Tabelle eingetragen. Auf den Button Hinzufügen klicken Diese Aktion für jedes Tabellenblatt bzw. für jede Tabelle durchführen. Nach der Markierung, die Excel meist bereits automatisch durchgeführt hat, auf den Button HINZUFÜGEN klicken. Zum Schluss mit OK bestätigen Ergebnis:

24 DATENKONSOLIDIERUNG NACH RUBRIK Bei einer Konsolidierung nach Rubrik müssen die Überschriften identisch sein. Daher werden für den Zielbereich die Überschriften der Quelltabelle kopiert. eigentlich genügt es, die erste Überschrift in der Zieltabelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs anzuordnen, Excel erstellt die restlichen Felder dann automatisch Linke obere Zelle des Zielbereichs anklicken, dann ordnet Excel die konsolidierten Daten einschließlich der Zeilen- und Spaltenüberschrift automatisch an, dann müssen die Überschriften zuvor nicht angegeben werden. Oder markieren Sie den kompletten Zielbereich, einschließlich der Überschriften Wir möchten unsere Monatsausgaben konsolidieren. Wir haben eine lange Liste mit unseren Ausgaben. bei den Häkchen darauf achten, dass auch Überschriften vorhanden sind, sonst Häkchen weglassen! Mit Hilfe der Konsolidierung möchten wir berechnen, z. B. wie hoch unsere Ausgaben für Benzin in diesem Monat waren. Wir klicken auf eine beliebige leere Zelle und wählen das Register DATEN, Gruppe Datentools, Konsolidieren Wir markieren den Bereich, den wir konsolidieren möchten und klicken das Häkchen bei Oberste Zeile und linke Spalte. Fertig.

25 Aus Platzgründen kann die komplette Quelltabelle nicht dargestellt werden KONSOLIDIERTE DATEN AKTUALISIEREN Übrigens kann eine Konsolidierung nicht aktualisiert werden, wenn das Häkchen bei Verknüpfungen mit Quelldaten gesetzt wurde. Über Daten, konsolidieren wieder das Fenster Konsolidieren aufrufen und in das Feld Verweis klicken. Den geänderten Datenbereich markieren, auf HINZUFÜGEN klicken. ISTZAHL/ISTLEER: Syntax: Istzahl(Wert) Istleer(Wert) Die Funktion ISTZAHL prüft Zellen auf Zahlenwerte. Enthält die geprüfte Zelle keinen Wert, gibt Excel WAHR aus, sonst FALSCH.. Die Funktion ISTLEER prüft Zellen auf Inhalt. Ist die geprüfte Zelle leer, gibt Excel WAHR aus, sonst FALSCH. Interessant sind die Funktion in Kombination mit anderen Funktionen, z. B. mit der Wenn-Dann- Funktion. Unterrichtsübung: Werten Sie in Zeile aus, wer eine Spendenbescheinigung erhält. Kombinieren Sie die Wenn-Funktion mit der ISTZAHL-Funktion. Zunächst wähle ich die Funktion, mit der ich beginnen möchte wiegewohnt über den Funktionsassistenten aus, in unserem Beispiel ist das die WENN-Funktion, denn mein Formel soll ja lauten: Wenn das Mitglied gespendet hat, dann soll bei Spendenbescheinigung Ja ausgegeben werden. Die Spende ist in unserem Beispiel unten in der Zeile 5 in der jeweiligen Namenspalte eingetragen. Die Formel lautet also komplett: Wenn eine Zahl in der Zelle B5 steht, dann soll Ja ausgegeben werden, sonst nichts. - Funktionsassistenten aufrufen, Wenn-Funktion anklicken - Im Feld Prüfung gibt man nun einfach ISTZAHL ein, denn es soll ja in der Tat geprüft werden, ob in der Zelle eine Zahl steht, also ISTZAHL(B6). Die Syntax ist einzuhalten,

26 also alle folgenden Argumente, hier der Zellbezug B6 wird in Klammern gesetzt. Den Rest erledigt Excel automatisch. WENN(UND)- BZW. WENN(ODER)-BEDINGUNGEN Wir haben mit der Wenn-Funktion gelernt, dass Excel Berechnungen durchführen kann, die sich an bestimmte Bedingungen anlehnen. Die Wenn-Funktion lässt sich aber auch mit UND bzw. ODER verknüpfen. Unterrichtsübung: Ich habe nachfolgend eine Patienten-Tabelle. Nun soll Excel mir bei allen Patienten, die männlich sind und älter sind als 50 Jahre, anzeigen, dass sie zur Risikogruppe gehören. Excel soll also in der Spalte Risiko ein Ja ausgeben, wenn beide Bedingungen männlich und >50 Jahre zutreffen. So geht s: Klick in das Ergebnisfeld (I2) Klick auf den Funktionsassistenten, Funktion WENN auswählen, Klick in das obere Feld des Dialogfeldes und dann wechseln zur Funktion UND:

27 Der Cursor blinkt im Feld Wenn Prüfung. Ich gehe an dieser Stelle zur UND Funktion, denn es heißt: Wenn/UND indem ich auf das Namenfeld klicke und dann auf UND. ACHTUNG: Sollte diese Funktion im Feld nicht erscheinen, gehe ich auf Weiter Funktionen und wähle dann in gewohnter Weise die UND-Funktion aus. Nun erhalte ich das Dialogfenster Funktionsargumente für die Funktion ODER Da ich zwei Bedingungen formulieren möchte, also Bedingung 1, der Patient ist männlich und Bedingung 2, der Patient ist über 50 Jahre alt, fülle ich das Feld Wahrheitswert 1 für die erste Bedingung und das Feld Wahrheitsfeld 2 für die zweite Bedingung aus. Das heißt, ich klicke einfach auf die Zelle, die in meiner Tabelle auf den Wert hin geprüft werden soll: JETZT ACHTUNG: Ich darf n i c h t mit OK bestätigen, da wir die Und-Funktion ja nur in die Wenn-Funktion integriert haben, ich muss daher jetzt wieder zur Wenn-Funktion zurück, das geht am besten, wenn ich in der Bearbeitungsleiste einfach auf WENN klicke: Jetzt sind in der ersten Zeile der Wenn-Funktion Prüfung die beiden Bedingungen eingetragen. Bei Dann_Wert trage ich ein, was geschehen soll, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind

28 in unserem Beispiel soll dann ein JA ausgegeben werden in der Spalte Risikopatient. Und wo Excel dieses JA ausgibt, haben wir ja bereits definiert, indem wir vor Beginn der Formel auf die noch leere Ergebniszelle geklickt haben. Den Rest kennen wir, bei Sonst_Wert erfolgen zwei Anführungszeichen für den Befehl leer. Die Wenn-Oder-Bedingung funktioniert natürlich identisch, nur dass wir anstelle der UND-Funktion die ODER-Funktion auswählen müssen. Unterrichtsübung: Alle Professoren sollen eine Einladung erhalten, wenn sie in Bonn wohnen und jünger sind als 60 Jahre. Definiere zuvor Spaltennamen. LÖSUNG: SUMMENPRODUKT Syntax: =Summenprodukt(Array1;Array2;Array3 ) Mit der Funktion Summenprodukt kann ich Bereiche (Arrays) bestimmen, die miteinander multipliziert werden sollen. Die Funktion Summenprodukt addiert in einem Schritt die Ergebnisse der Multiplikationen auf.

29 Unterrichtsübung: Wir erstellen eine Tabelle. In Spalte B befindet sich der Netto-Preis, in Spalte C der MwSt.-Satz. Es geht uns um die Mehrwertsteuersumme, da wir diese abführen müssen. Normalerweise würden wir nun die Beträge der Spalte mit dem Prozentsatz der Spalte C multiplizieren um den Mehrwertsteuerbetrag für jeden Artikel zu erhalten. Anschließend würden wir die Summe der Mehrwertsteuerbeträge bilden. Mit der Funktion SUMMEMPRODUK kann man diese Berechnung in einem einzigen Schritt erledigen. Klick auf die Ergebniszelle Funktion eingeben: =Summenprodukt In den Klammern die einzelnen Arrays, also die Bereich angeben, die miteinander multipliziert werden sollen, also in unserem Beispiel sind das die Daten aus dem Bereich B2 bis B8 und C2 bis C8. Die Arrays geben wir einfach an, indem wir diese markieren. Zwischen den Arrays sind Semikola zu setzen. Insgesamt könnten 55 verschiedene Arrays berechnet werden. RMZ(REGELMÄßIGE ZAHLUNG) Syntax: RMZ(Zins;Zzr;Bw;F) Angenommen, ich möchte eine bestimmte Summe ansparen und möchte wissen, wie hoch meine monatlichen Zahlungen sein müssen, um die Summe (den Endwert) in dem vorgesehenen Zeitraum zu erreichen. In diesem Fall kommt die Funktion RMZ zum Einsatz. Mit Zins ist der Zinsatz gemeint, Zzr steht für den Zeitraum, den ich einzahlen möchte, Bw steht für den Betrag, der bereits zum aktuellen Zeitpunkt vorhanden ist aber auch die Kreditsumme, wenn ein Kredit aufgenommen wird, Zw ist der Endbetrag, den ich erreichen möchte und F ist die Fälligkeit. Hier steht eine 1. Wenn die Zahlungen am Anfang einer Periode erfolgen, oder eine 0, wenn sie am Ende einer Periode erfolgen. Bw wird als negative Zahl eingetragen, weil das Anfangskapital als Zahlung behandelt wird, es mindert also die monatliche Zahlung. Zins wird durch 12 dividiert; wenn die Laufzeit in Jahren angegeben wird, dann diese in der Formel mit 12 multiplizieren (10 mal 12 Monate). Das Ergebnis wird negativ dargestellt, es handelt sich hier genau wie beim Anfangskapital um eine Zahlung unsererseits.

30 Beispiel 2 Wir nehmen einen Kredit zum Kauf eines Hauses auf: Wie hoch ist unsere monatliche Rate, wenn wir den Kredit in 25 Jahren abzahle möchten? TAGE360 Mit Tage 360 können wir eine Zeitspanne berechnen. Syntax: =TAGE360()Ausgansdatum;Enddatum;Methode) Wie lange dauert es von heute an noch bis Weihnachten? DIE DATENMASKE NUTZEN: In den Vorgängerversionen kein Problem, ab 2007 bzw. Version 2010 kann die Maske mit ALT+N+M aufgerufen werden und zwar wie folgt: Überschriften eingeben: Nun klickt man in eine beliebige Tabellenzelle, z. B. auf A2 ALT-Taste drücken und gedrückt halten N eingeben M eingeben ALT-Taste loslassen Fehlermeldung mit OK bestätigen Die Datenmaske wird nun eingeblendet

31 Die Felder entsprechend ausfüllen Für den nächsten Datensatz NEU wählen Bedingte Formatierung Mit der bedingten Formatierung kann man Zellen formatieren, wenn eine zuvor definierte Bedingung erfüllt ist. Das heißt, man definiert ein Kriterium und wenn dieses erfüllt ist, weist Excel die gewünschte Formatierung u. Beispiel: Alle Ergebnisse, die größer als 100 sind, sollen in roter Schrift erscheinen oder alle Kunden mit Namen Meyer-Schmitz sollen orange hinterlegt werden oder die besten 3 Ergebnisse sollen farblich hervorgehoben werden. EINFACHE BEDINGTE FORMATIERUNG Die bedingte Formatierung wird im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN abgerufen indem man auf das entsprechende Symbol klickt. Zellbereich, der mit der bedingten Formatierung formatiert werden soll, markieren Das Symbol anklicken Die entsprechende Auswahl treffen In unserem Beispiel möchten wir alle Einträge mit x farbig hinterlegen. Wir wählen Regeln zum Hervorheben von Zellen Angenommen Sie verwalten eine Urlaubsliste. Für jeden Urlaubstag tragen Sie ein X ein. Zur besseren Übersichtlichkeit aber möchten Sie, dass Excel alle X farbig hinterlegt

32 Dann klicken wir auf Textinhalt Tippen in dem Feld das X ein Bestätigen mit OK Wenn man eine andere Formatierung wünscht, klickt man den kleinen Peil an und wählt benutzerdefinierte Formatierung Wir schauen uns weitere Möglichkeiten an folgendem Beispiel an. Wir erstellen folgende Tabelle: DATENBALKEN UND FARBSKALEN Um Werte optisch hervorzuheben, kann man sich Datenbalken und Farbskalen zu Hilfe nehmen. Bereich markieren Auf das Feld Farbskala klicken Gewünschte Skala anklicken Wir erhalten folgendes Ergebnis:

33 BEDINGTE FORMATIERUNG MIT FORMELN Die bedingte Formatierung kann jedoch noch mehr. Angenommen, wir möchten den Sieger im 100m-Lauf in der obigen Tabelle ermitteln, indem der Schüler mit dem besten Lauf farblich hervorgehoben wird. Das bedeutet, in der Spalte A, wo die Teilnehmer-Namen des Laufwettbewerbs stehen, soll der Name markiert werden, zu dem Namen der höchste Wert des 100m-Laufs passt. Hier, also in F2 der obigen Tabelle müssen wir eine Formel eingeben: Wir markieren zunächst die Zelle F2, weil wir diese Zelle formatieren möchten und war abhängig davon, ob dieser Teilnehmer den höchsten Wert erreicht hat oder nicht Nachdem wir in die Zelle geklickt haben, klicken wir auf das Symbol Bedingte Formatierung und wählen Neue Regel Klick auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden Dann Klick in das Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist, hier haben wir die Möglichkeit mit Hilfe eines Befehls Excel genau zu definieren, welcher Name nun farblich hervorgehoben werden soll, zur Erinnerung: der Sieger, also der Teilnehmer mit dem höchsten Wert in der Spalte, also der Teilnehmer mit dem Maximum (MAX). Wir geben also ein: Wenn die Zelle I2 (das ist da, wo der erste Wert des 100m-Laufs steht) dem Maximum der Werte entspricht (=MAX(I2:I13)), dann markiere mir den Namen farblich, wie die Formel genau eingetippt wird, siehe Abbildung.

34 NUN AUFGEPASST: Wenn wir uns die Formel anschauen, dann handelt es sich bei dem Zellbezug $I2, das ist ja die Zelle, in der der Name steht, der wenn der Maximum Wert dazugehört, farblich hinterlegt werden soll, also dann sehen wir, dass es sich hier um einen sogenannten gemischten Zellbezug handelt. UNTERRICHTSÜBUNG BEDINGTE FORMATIERUNG MIT FORMEL Klick in die Zelle, die farbig markiert werden soll (A5), wenn die Bedingung erfüllt ist, sprich wenn die Angebotssumme dem ermittelten kleinsten Wert in Zelle D6 entspricht Klick Symbol bedingte Formatierung >Neue Regel erstellen: Wenn in C5 der Wert steht, den ich in D5 ermittelt habe, dann soll die Zelle, die ich grade angeklickt habe, farbig markiert werden Nun mit dem Pinsel das bedingte Format übertragen. ACHTUNG: der Zellbezug in dem die Angebotssumme steht (C5) darf nicht absolut sein. Die gleiche Aufgabe etwas anders: Nun soll keine Hilfszelle verwendet werden, sondern die Bedingung soll lauten: Wenn die Angebotssumme dem Minimum aus allen Angeboten entspricht, soll der Firmenname farbig hinterlegt werden:

35 Zunächst wieder die Zelle angeklickt, auf die sich die bedingte Formatierung beziehen soll, dann wird die Formel eingegeben: Wenn der Angebotspreis in Zelle (C5) dem Minimum des Zellbereichs, der die Angebote umfasst, entspricht (Min(C5:C11)), dann soll die Firma farbig markiert sein. KLEINER EXKURS - GEMISCHTE ZELLBEZÜGE Wir haben gelernt, dass es relative Zellbezüge gibt, diese Zellbezüge werden beim Kopieren einer Formel immer angepasst. Dann gibt es absolute Zellbezüge, diese Zellbezüge werden nicht angepasst und es gibt auch gemischte Zellbezüge, also wenn z. B. eine Spalte absolut aber eine Zeile nicht absolut gesetzt wird. Wir erinnern uns, absolute Bezüge setzt man mit der Funktionstaste F4. In unserer Formel benötigt Excel tatsächlich einen gemischten Bezug. Den Spaltenbuchstaben setzt Excel automatisch als absolut fest, allerdings soll der Zeilenbuchstabe nicht absolut sein, sonst passt sich der Bezug ja nicht an beim Kopieren auf die Zellen nach unten. Daher ändern wir die Eingabe auf =$I2 ab (siehe Abbildung). Jetzt klicken wir auf den Button FORMATIEREN, wählen die gewünschte Formatierung aus, klicken auf OK, nochmal auf OK und die Formel steht! Nun gilt es, die Formel auf die unteren Zellen zu übertragen, denn noch haben wir ja erst die Formel für die erste Tabellenzeile erstellt. Wir klicken erneut auf das Symbol Bedingte Formatierung und nun auf den Eintrag ganz unten Regel verwalten.

36 Es öffnet sich der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. Im Feld Wird angewendet auf erweitern wir den Anwendungsbereich, wir wollen ja, dass die Regel auf alle Namen in Spalte F angewendet ist also tippen wir ein =F2:F13. Excel setzt die Bezüge automatisch absolut, das können wir so stehen lassen. Wir klicken auf übernehmen und dann auf ok und jetzt sollte der Teilnehmer mit der höchsten Punktzahl, also dem maximalen Wert (MAX) als Sieger gekennzeichnet sein. MEHRERE BEDINGTE FORMATIERUNGEN GLEICHZEITIG ZUWEISEN Man kann einem Bereich natürlich mehrere bedingte Formatierungen zuweisen. Allerdings gerät Excel in Konflikt, wenn beide Bedingungen eintreffen und Excel nun beide Formatierungen zuweisen muss, z. B. sollen alle Zellen >100 gelb formatiert werden und alle Zellen >200 rot. Da alle Zellen > 200 aber auch >100 sind, wendet Excel die Regel an, die zuerst eingegeben wurde! Befehl Regeln verwalten >Manager für Regeln zur bedingten Formatierung Neue Regel Regeltyp auswählen Regel eingeben, gewünschte Formatierung, mit OK bestätigen und wieder auf Neue Regel klicken, nächste Regel eingeben usw.

37 VERGLEICHEN MIT BEDINGTER FORMATIERUNG Angenommen ich möchte die Werte zweier Tabellen miteinander vergleichen. Ich möchte also in Tabelle B die Zelle markiert haben, die sich von der ansonsten identischen Tabelle A unterscheidet. Ich habe also zwei fast identische Tabellen. Ich klicke die erste Zelle der Tabelle an, in der ich die Zellen, die sich von der 2. Tabelle unterscheiden, kennzeichnen lassen möchte. Bedingte Formatierung, Neue Regel, nur Zellen formatieren, die enthalten Ich bestimme, dass die Zelle markiert wird, wenn der Zellwert ungleich der ersten Zelle der Tabelle ist, die ich auswerten will. Zu diesem Zweck klicke ich den Zellbezug der Vergleichstabelle an. Nun entferne ich noch die Dollarzeichen, da ich keinen absoluten Bezug haben möchte, denn schließlich möchte ich die bedingte Formatierung anschließend mit dem Pinsel auf alle weitere Zellen meiner Tabelle übertragen. Fertig. Stets auf die korrekte Markierung achten! REGELN LÖSCHEN Über Regeln verwalten wie wir es gerade gelernt haben, kann man Regeln auch wieder löschen.

38 Hier nochmal die Ergebnistabelle: Unterrichtsübung: Sie möchten alle Werte, die über liegen, rot schattieren. Markieren Sie den Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll. Klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihre Bedingung ein: Bestätigen Sie mit OK. Alle Zellen mit Werten über sollten jetzt hellrot hinterlegt sein. Anwendung findet die bedingte Formatierung natürlich nicht nur in Urlaubslisten. Sie können sich auch im Budget anzeigen lassen, wann eine bestimmte Restgeld-Untergrenze erreicht ist. Auch bei der Inventur findet die bedingte Formatierung Anwendung. Wenn der Vorrat eines bestimmten Produkts zur Neige geht, kann Excel rechtzeitig den Bestand entsprechend markieren. Oder stellen Sie sich vor, Sie führen eine Kundenliste mit Umsätzen. Alle Umsätze, die über einen bestimmten Betrag hinausgehen, können Sie sich markieren lassen. REGEL WIEDER LÖSCHEN Über diese Schaltfläche kein Problem! Unterrichtsübung: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen

39 Automatisierte Listen In einem Betrieb sind oft immer wieder gleiche Listen zu schreiben. Zum Beispiel die eine Liste der Kostenstellen, des Personals, Einkaufs- oder Lagerlisten usw. Eine einmal in Excel getippte getippte Liste kann gespeichert werden und beliebig abgerufen werden. Wir erstellen eine solche benutzerdefinierte Liste anhand unserer Kostenstellen: Wir markieren die Liste unserer Kostenstellen und klicken auf die Office Schaltfläche und dann auf Excel-Optionen Wir wählen die Rubrik HÄUFIG verwendet und klicken auf benutzerdefinierte Listen bearbeiten Der markierte Bereich ist bereits eingetragen Wir klicken auf importieren und sofort erscheint unsere Liste in der Vorschau Wir klicken auf HINZUFÜGEN und bestätigen mit OK

40 Wenn wir nun den ersten Eintrag in eine Excelzelle eintippen, können wir die Liste mit Hilfe der Ausfüllfunktion wie sie bereits beschrieben wurde, aufrufen. Tabellen gliedern Voraussetzung für eine Gliederung: Spalten- und Zeilenüberschriften, sowie Spalten- und Zeilensummen! Große Tabellen werden übersichtlicher, wenn sie gegliedert werden. Angenommen wir haben eine große Tabelle mit den Verkaufszahlen unserer verschiedenen Copyshops und möchten die Ergebnisse in einer Übersicht angezeigt erhalten. In diesem Fall können wir die Tabelle entsprechend Gliedern. Kurzanweisung: Tabelle muss Spalten- und Zeilenüberschriften haben, sowie Spalten bzw. Zeilensummen Klick in die Tabelle (beliebige Stelle) Klicke Register DATEN Gruppe Gliederung Klick auf Autogliederung Ungegliedert Gliederungsleiste siehe links geschlossene Gliederung Klick auf das +-Zeichen: blendet die Detaildaten ein Klick auf das Zeichen: blendet die Detaildaten aus 1 bzw. 2: blendet die verschiedenen Gliederungseben ein der aus

41 Die Gliederung lässt sich jederzeit wieder aufheben wenn man im Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG, Symbol Gliederung aufheben, Gliederung entfernen klickt. Achtung: Vorher muss man in die Gliederung klicken. Sortieren und Filtern von Daten Tabellen werden sortiert, indem man einfach auf eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle klickt und dann auf das Filterwerkzeug Sortieren und Filtern in der Gruppe Bearbeiten. Ich kann hier die Kriterien, nach denen ich sortieren möchte, bestimmen: Klicke ich auf den Button Benutzerdefiniertes Sortieren, habe ich die Möglichkeit, zu bestimmen, nach welcher Spalte, in welcher Reihenfolge usw. sortiert werden soll. Über den Button Filtern erhalten ich Filterwerkzeuge Klicke ich die Pfeile an, kann ich die Filterauswahl treffen. bei älteren Excel-Versionen markiere ich zuvor die Tabelle, falls diese mehr als eine Überschriftenzeile hat. AUTOFILTER Excel verfügt über eine Filterfunktion. Mit diesem Werkzeug können wir Daten nach von uns bestimmten Kriterien filtern lassen. Man kann die Filterbedingungen auch mit und / oder Bedingungen verknüpfen. In der folgenden Tabelle möchten wir uns nur Hängepflanzen anzeigen lassen oder Pflanzen, deren Einzelpreis unter 4 Euro liegt.

42 Unterrichtsübung: Im Register DATEN aktivieren wir den Filter. Wichtig: Der Cursor muss in der Tabelle stehen. Nachfolgend sehen wir, dass die Filterwerkzeuge aktiv sind. Wir möchten uns die Hängepflanzen anzeigen lassen, also klicken wir auf den Filter in Spalte B, klicken das gewünschte Häkchen an und erhalten das folgende Ergebnis: Möchten wir auch Pflanzen angezeigt erhalten, deren Preis unter 4 EUR liegt, klicken wir auf den Pfeil der Spalte D, klicken auf Zahlenfilter und wählen kleiner als und geben die 4 ein. Um den Filter zu deaktivieren, klickt man einfach erneut auf den Filter.

43 SPEZIALFILTER MIT DER UND-BEDINGUNG Der Spezialfilter kann anstelle von UND/ODER Funktionen eingesetzt werden. Angenommen wir haben eine umfangreiche Tabelle. In unserem Beispiel nehmen wir eine Tabelle aus einer Arztpraxis. Wir möchten uns gerne aus dieser Umfangreichen Tabelle alle Patienten anzeigen lassen, die in Köln wohnen und die älter sind als 60 Jahre. Was wir benötigen Wir benötigen eine Ausgangs-Tabelle Wir benötigen eine Kriterien-Tabelle mit der identischen Überschriftenzeile ACHTUNG: Die Überschrift darf nicht eingetippt werden, sie m u s s kopiert und eingefügt werden (im Grunde benötigt man nur die Überschriften der Spalten, die ausgewertet werden, aber der Einfachheit halber arbeiten wir mit allen Überschriften der Ausgangstabelle). WICHTIG: Die Tabelle hat eine Überschrift In die zweite Tabelle mit der identischen Überschriftenzeile tragen wir unsere Filterkriterien ein, also wenn wir alle Patienten aus KÖLN filtern möchten, dann tragen wir unter der Spaltenüberschrift Wohnort einfach Köln ein und weil die Patienten unter 60 Jahre alt sein sollen, tragen wir in der Spalte Alter einfach <60 ein. Alles was wir innerhalb einer Zeile eintragen, bedeutet UND, also Köln UND <60. AUSGANGSTABELLE KRITERIENTABELLE Nun haben können wir beginnen: Zunächst klickt man auf eine beliebige Zelle der Tabelle, die ausgewertet werden soll Nun klicken man im Register DATEN in der Gruppe SORTIEREN und FILTERN auf Erweitert und erhält das folgende Fenster:

44 Excel hat den Listenbereich, das ist der Tabellenbereich, bereits erkannt und den Bereich im Feld Listenbereich korrekt eingetragen. Wir klicken in das Feld Kriterien-Bereich. Damit ist unsere Kriterien-Tabelle gemeint, wir klicken auf das Tabellenblattregister, wo wir den Kriterien-Bereich erzeugt haben und markieren diesen. Jetzt müssen wir uns noch überlegen, ob die Liste an gleicher Stelle gefiltert werden soll oder an eine andere Stelle kopiert werden soll. Wir klicken in das Feld An andere Stelle kopieren oben im Fenster und klicken auf die erste Zeile unseres Filterergebnisses ein, in unserem Beispiel soll das die A23 unserer Ausgangstabelle (Praxistabelle) sein. Wir bestätigen mit OK und erhalten dieses Ergebnis: SPEZIALFILTER MIT DER ODER-BEDINGUNG Wir bleiben bei der oben beschriebenen Übung mit der Arztpraxistabelle. Wir hatten ja die Bedingung Köln UND <60 Jahre gestellt, nun wollen wir es mit einer ODER-Bedingung versuchen, wir geben die Bedingung >60 Jahre und Diagnose Hypotonie ODER Adipositas ein. Eine ODER-Bedingung gibt man einfach ein, indem man die gewünschten Kriterien in eine andere Zeile schreibt. Klartext: Kriterien in der selben Zeile sind UND-Kriterien, in einer Zeile tiefer ODER-Kriterien. Das sieht jetzt so aus: Die Vorgehensweise ist identisch wie bereits oben beschrieben: Klick in die Ausgangstabelle