Inhaltsübersicht Kapitel 8: Nutzung der kantonalen Plattform

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1 Übersicht Inhaltsübersicht 8. Nutzung der kantonalen Plattform Berechtigungskonzept Nutzung des kantonalen Einwohnerregistersystems Abfragen des kantonalen Einwohnerregistersystems Abfragearten Zugängliche Merkmale Besonders schützenswerte Merkmale Rollen Zugänglicher Datenraum Erteilung von Berechtigungen Überwachung der Datenzugriffe für Abfragen Maschinelle Benutzer Auskunftsbereitschaft Bezug von Meldungen vom kantonalen Einwohnerregistersystem Spezifikation des Meldungsbezugs Erteilung von Berechtigungen Meldung der Systematischen Nutzung der AHVN Überwachung Abstimmung mit dem Datenschutz Nutzung des kantonalen Objektregistersystems Version 1.0 vom Seite I

2 Übersicht Änderungskontrolle und Freigabe Version Datum Autor Änderungen / Bemerkungen Freigabe B.Thurnherr Erstellung B.Thurnherr Ergänzungen PL DRH Version 1.0 vom Seite II

3 8. Nutzung der kantonalen Plattform 8.1 Berechtigungskonzept Das Berechtigungskonzept basiert auf Benutzeridentifikation, Rollen, Datenräumen und Berechtigungen. Unter einem Datenraum versteht man den Bereich der verfügbaren Daten, z.b. Daten einer Gemeinde, mehrerer Gemeinden oder des ganzen Kantons. Im Identity and Access Management System (IAM) sind die Benutzer hinterlegt, das System identifiziert den Benutzer bei der Anmeldung und übermittelt der kantonalen Plattform Kürzel eines berechtigten Benutzers. Über das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) sind zu jedem Benutzer die zulässigen Rollen und zu jeder Rolle der zulässige Datenraum, d.h. einerseits eine Gemeinde, eine Liste von Gemeinden oder der ganze Kanton und andererseits die zulässigen Religionsgemeinschaften verfügbar1. Die kantonale Plattform kann beim LDAP zu einem Benutzer die zulässigen Rollen inkl. jeweiligem Datenraum abfragen. Die kantonale Plattform enthält eine Zuordnung der Rollen und Datenräume auf Rechte. Bei den Rechten gibt es im Bereich Einwohnerregistersystem Geres folgende Kategorien: - Abfragen (vgl ) - Bezug von Meldungen (vgl ) - Administration (Aktivschaltung von Gemeinden, Datenlieferungen etc.): Derzeit erfolgt keine Differenzierung von mehreren Rollen für die Administrationsrechte. Es gibt keine Rolle, welche sowohl Abfrage- als auch Administrationsrechte umfasst. Die kantonale Plattform protokolliert alle Abfragen und Administrationsarbeiten mit Angabe des jeweiligen Benutzers. 8.2 Nutzung des kantonalen Einwohnerregistersystems Als Nutzer des kantonalen Einwohnerregistersystems kommen gemäss 21 und 22 RMG Gemeinden, regionale öffentliche Organe, kantonale Stellen, Landeskirchen sowie Dritte in Frage. Das kantonale Einwohnerregistersystem kann auf zwei Arten genutzt werden, durch Abfragen und durch Bezug von Meldungen Abfragen des kantonalen Einwohnerregistersystems Abfragen dienen dazu, Informationen über eine Einzelperson (Einzelabfragen) oder über eine Liste von Personen, welche gewisse gemeinsame Eigenschaften haben, zu erhalten. Bei Einzelabfragen erfolgt die Suche über identifizierende Merkmale (Name etc.). Sind diese Merkmale zu wenig präzise (z.b. Müller ), liefert das System eine Liste von möglichen Personen zur Abfrage, aus der die gewünschte Person ausgewählt werden kann. Bei Auswertungen / Reports / Listenabfragen erfolgt die Suche über bestimmte Merkmalswerte, z.b. Kinder, welche im laufenden Jahr ein gewisses Alter erreichen für die Einschulung. 1 Für die Zuteilung von Benutzern auf Rollen und Datenräume wird eine Applikation erstellt. Die Nutzung dieser Applikation für die Benutzerrollenverwaltung obliegt der Fachstelle Datenaustausch. Version 1.0 vom Abschnitt 8.1 Seite 8-1

4 Abfragearten Es werden folgende Abfragearten unterschieden: a) Einzelabfragen zu jeweils einer Person auf dem aktuellen Datenbestand mittels identifizierender Merkmale (AHVN13, Name, Vorname, Gemeinde, Adresse) b1) Zusätzlich zu a): Zur gefundenen Person Detailanzeige der Partner und der Kinder / Eltern mit Sorgerecht b2) Zusätzlich zu a): Zur gefundenen Person Detailanzeige aller Familienangehörigen (unabhängig vom Sorgerecht bei Kindern) b3) Zusätzlich zu a): Zur gefundenen Person Detailanzeige aller Beziehungspersonen c) Zusätzlich zu a): Zur gefundenen Person Detailanzeige aller Bewohnerinnen und Bewohner im selben Haushalt d1) Zusätzlich zu a): Navigation durch die historisierten Daten: Detailanzeige der früheren / späteren Hauptwohnsitz-Gemeinden zur gefundenen Person d2) Zusätzlich zu a): Navigation durch die historisierten Daten: Detailanzeige aller früherer Ereignisse (z.b. Zu-/Wegzug, Zivilstandsänderung etc.) zur gefundenen Person2 e) Auswertungen / Reports / Listenabfragen aufgrund irgendwelcher Selektionskriterien Die Merkmale für die Suche bei Einzelabfragen, bei der Anzeige von mehrfachen Suchergebnissen und bei der Selektion von Auswertungen / Reports / Listenabfragen müssen aus dem Katalog der durch die Abfrage zugänglichen Merkmale stammen Zugängliche Merkmale Die für Abfragen zugänglichen Merkmale sind gemäss Formulare bzw zu folgenden Merkmalsgruppen zusammengefasst: Identifikation Name I: Basisdaten Name II: Zusatzdaten Demographische Daten I: Geburts-, Todesdatum, Geschlecht Demographische Daten II: Geburtsort Demographische Daten III: Zivilstand Demographische Daten IV: Ergänzungen Zivilstand Staatsangehörigkeit I: Basisdaten Staatsangehörigkeit II: Zusatzdaten ausl. Staatsangehörige Meldeverhältnis I: Meldeverhältnis und Datumsangaben Meldeverhältnis II: Herkunft und Ziel Meldeverhältnis III: Haupt- und Nebenwohnsitze Adressen Haushalt Weitere Merkmale I: Konfessionszugehörigkeit Weitere Merkmale II: Korrespondenzsprache Stimm- und Wahlrecht: Aktiv3 Wahlrecht: Passiv4 Zusätzliche Personendaten Zusatzangaben zum Heimatort 2 Abfrageart d2) zeigt besonders schützenswerte Daten an 3 Werden derzeit im kantonalen Einwohnerregisterreplikat nicht geführt 4 Wird derzeit im kantonalen Einwohnerregisterreplikat nicht geführt Version 1.0 vom Abschnitt 8.2 Seite 8-2

5 Weitere Angaben: Datensperre Weitere Angaben: Schriftensperre Für Abfragen nicht direkt zugänglich sind folgende Merkmale Beziehungen I und Beziehungen II: Diese Merkmale sind indirekt zugänglich über die Abfragearten b1) bis b3). Berufliche Tätigkeit: Diese Merkmale werden zwischen Gemeinde und Kanton strukturell (Teil ech-0021), aber nicht inhaltlich ausgetauscht (Leerfelder). Nur in den Einwohnerkontrollen obligatorisch zu führende Personenzusatzdaten: Diese Merkmale werden weder struktuell noch inhaltlich zwischen Gemeinde und Kanton ausgetauscht. Nicht-Zugängliche Merkmale werden bei der Abfragemaske entweder vollständig ausgeblendet (inkl. Merkmalsbezeichnung) oder es wird der Wert Keine Berechtigung angezeigt Besonders schützenswerte Merkmale Für den Zugriff auf besonders schützenswerte Merkmale braucht es eine explizite Gesetzesgrundlage. Diese ist auch für die Abfragetypen b3) und d2) erforderlich. Im einzelnen sind folgende Merkmale besonders schützenswert: Demographische Daten IV: Ergänzungen Zivilstand - Trennung - Auflösungsgrund - Datum der Trennung Weitere Merkmale I - Konfessionszugehörigkeit Wahlrecht: Passiv - Wahlrecht / - passiv Beziehungen II - Typ der Beziehung (5-9) - Gesetzliche Grundlagen für Vormund / Beistand (ZGB-Artikel) Weitere Angaben: Diverse - Schriftensperre Rollen Eine Rolle für Abfragen definiert sich aus der Kombination der erlaubten Abfragearten und der zugänglichen Merkmale Zugänglicher Datenraum Zusätzlich zur Rolle wird im LDAP der der Rolle zugeordnete, zugängliche Datenraum festgehalten. Als zugänglicher Datenraum kommt in Frage A) Gemeinde B) Liste von Gemeinden C) Ganzer Kanton Für die Landeskirchen sind die Abfragequellen A) bis C) beschränkt auf die Angehörigen der jeweiligen Religionsgemeinschaft. Dabei wird mit speziellen Abfrageprogrammen zu jedem minderjährigen Angehörigen der Religionsgemeinschaft eine Person mit Sorgerecht aufgelistet. Version 1.0 vom Abschnitt 8.2 Seite 8-3

6 Erteilung von Berechtigungen Gemäss 21 und 22 RMG ist die Erteilung einer Abfrageberechtigung an die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe geknüpft. Zur Erteilung einer Berechtigung sind deshalb nachstehende Informationen erforderlich: 1. Bezeichnung des öffentlichen Organs / der Dritt-Organisation, die eine Berechtigung beantragt 2. Kurzbeschreibung der Aufgabe für die eine Abfrage beim kantonalen Einwohnerregistersystem erforderlich ist 3. Rechtliche Grundlagen mit Verweis auf Gesetze und Verordnungen 4. Geforderte Abfragen gemäss Formular Abfragearten a) bis e) Zugängliche Merkmale Zugänglicher Datenraum) 5. Erwarteter Umfang / Häufigkeit der Abfragen 6. Datensicherheitskonzept (gemäss 23 Abs. e RMV) 7. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen eine Abfrageberechtigung erteilt werden soll gemäss Formular Für Anträge auf Erteilung von Berechtigungen stehen die Formulare , und zur Verfügung. Die Prüfung von Berechtigungsanträgen erfolgt durch die Fachstelle Datenaustausch, falls besonders schützenswerte Daten betroffen sind, zusätzlich durch die Beauftragte für Öffentlichkeit und Datenschutz. Die Umsetzung erfolgt durch die Fachstelle Datenaustausch, welche (bei Bedarf) die Eintragung des Benutzers im IAM veranlasst und die Rollenzuteilung im LDAP hinterlegt Überwachung der Datenzugriffe für Abfragen Die Fachstelle Datenaustausch führt eine Liste der erteilten Abfrageberechtigungen und stellt sicher, dass periodisch überprüft wird, ob die erteilten Zugriffsberechtigungen weiterhin erforderlich sind. Zur konkreten Überwachung der Datenzugriffe werden folgende Verfahren angewendet:5 Monitoring der Zugriffe durch das System, um festzuhalten, wer, wann, welche Abfrage durchgeführt hat Überprüfung des Umfangs und der Häufigkeit der Abfragen und Vergleich mit dem Antrag auf Berechtigung zur Identifikation von systematischen Abweichungen AdHoc Audits Periodische Audits durch die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz Zur Vermeidung von impliziter Datenbekanntgabe wird für bestimmte Stellen mit ausdrücklicher Genehmigung der Beauftragten für Öffentlichkeit und Datenschutz auf die Aufzeichnung der durchgeführten Abfragen verzichtet. 5 Aufgabenteilung zwischen Kantonaler Plattform und IAM/LDAP noch offen. Version 1.0 vom Abschnitt 8.2 Seite 8-4

7 Maschinelle Benutzer Grundsätzlich sind auch maschinelle Benutzer denkbar im Sinne von Computerapplikationen, welche über Web-Services das kantonale Einwohnerregistersystem abfragen. Die entsprechenden Regelungen erfolgen später Auskunftsbereitschaft Jede Einwohnerin und jeder Einwohner im Kanton Aargau hat ein Recht auf Auskunft über die im kantonalen Einwohnerregistersystem gespeicherten Daten. Dieses Recht kann bei der Fachstelle Datenaustausch wahrgenommen werden. Wird dabei die Richtigkeit von Eintragungen angezweifelt, klärt die Fachstelle Datenaustausch mit der zuständigen Einwohnerkontrolle die Konsistenz der Daten. Bei Differenzen zwischen den beiden Registern veranlasst die Fachstelle Datenaustausch bei der Einwohnerkontrolle eine Korrekturmeldung. Bei Konsistenz des Einwohnerkontrollsystems der Gemeinde mit dem kantonalen Einwohnerregistersystem wird die Einwohnerin oder der Einwohner an die Einwohnerkontrolle der Gemeinde zwecks Klärung / Bereinigung der Dateninhalte verwiesen. Version 1.0 vom Abschnitt 8.2 Seite 8-5

8 8.2.2 Bezug von Meldungen vom kantonalen Einwohnerregistersystem Öffentliche Organe, welche basierend auf einer gesetzlichen Grundlage ein eigenes Register betreiben (z.b. Steueramt) können vom kantonalen Einwohnerregistersystem Mutationsmeldungen beziehen. Basis dazu sind die Meldeereignisse gemäss ech Spezifikation des Meldungsbezugs Der Bezug von Meldungen wird wie folgt spezifiziert: Verlangte Ereignisse / Meldungstypen gemäss ech-0020 Verlangte Merkmale je Ereignis / Meldungstyp (Auszug aus dem Merkmalskatalog) Kriterien zur Einschränkung des für den Meldungsbezug relevanten Datenbereich (z.b. Personen älter als 18 beim Strassenverkehrsamt) Datenraum, auf den sich die Meldungen beziehen (vgl ) Es gelten dieselben Merkmalsgruppen wie für Abfragen (vgl ), zusätzlich stehen auch die Merkmale der Gruppen Beziehungen I und Beziehungen II zur Verfügung. Für Meldungen mit besonders schützenswerte Merkmalen braucht es eine explizite Gesetzesgrundlage. Die Spezifikation erfolgt mittels entsprechender Matritzen Erteilung von Berechtigungen Gemäss 21 und 22 RMG ist die Erteilung einer Abfrageberechtigung an die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe geknüpft. Zur Erteilung einer Berechtigung sind deshalb nachstehende Informationen erforderlich: 1. Bezeichnung des öffentlichen Organs / der Dritt-Organisation, die eine Berechtigung beantragt 2. Kurzbeschreibung der gesetzlichen Aufgabe(n) für die der Meldungsbezug vom kantonalen Einwohnerregistersystem erforderlich ist 3. Rechtliche Grundlagen zu den gesetzlichen Aufgabe(n) und zur Führung eines eigenen Registers mit Verweis auf Gesetze und Verordnungen 4. Datum des Eintrags im Register der angelegten Personendatensammlungen (im öffentlichen Organ und zentral bei der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz) 5. Spezifikation der Zustellung von Meldungen 6. Datensicherheitskonzept (gemäss 23 Abs. e RMV) 7. Beschreibung der Qualitätssicherung zur Gewährleistung der Konsistenz des kantonalen Einwohnerregistersystems (führendes System) und dem eigenen Register 8. Schriftliche Anerkennung des kantonalen Einwohnerregistersystems als führendes System bezüglich der gemäss RMV geführten Merkmale Für Anträge auf Erteilung von Berechtigungen stehen die Formulare und zur Verfügung. Version 1.0 vom Abschnitt 8.2 Seite 8-6

9 Meldung der Systematischen Nutzung der AHVN13 Da die Meldungen gemäss ech-0020 auf der Verwendung der AHVN13 basieren, muss das die Meldungen empfangende System die AHVN13 systematisch führen. Dazu ist eine Mitteilung gemäss 18 bzw. 22 RMV an die Fachstelle Datenaustausch erforderlich, welche die Weitermeldung an die ZAS gemäss Art. 50e AHVG sicherstellt. Die Gültigkeit der gespeicherten AHVN13 ist periodisch zu überprüfen Überwachung Die Fachstelle Datenaustausch führt eine Liste der erteilten Mutationsbezüge und stellt sicher, dass periodisch überprüft wird, ob die erteilten Berechtigungen weiterhin erforderlich sind und ob die Meldungen vom empfangenden System korrekt verarbeitet werden Abstimmung mit dem Datenschutz Die in diesem Abschnitt 8.2 definierten Regeln sind mit der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz abgestimmt. 8.3 Nutzung des kantonalen Objektregistersystems Folgt später Version 1.0 vom Abschnitt 8.3 Seite 8-7