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1 Gemeindeverwaltung Worb, Präsidialabteilung, Bärenplatz 1, Postfach, 3076 Worb Telefon , Telefax , Seite 6 Geschäftsnummer 351 Worb, 2. April 2014 Archivnummer 13/22 Datenschutz-Management-System Register der Datensammlungen Autorin/Autor: Reusser Christian/Gfeller Monika Dokument-Name: Register der Datensammlungen.docx Dokument-Status: Genehmigt Klassifizierung: Öffentlich Verteiler: Verwaltungslaufwerk, Website

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Ziel und Aktualisierung Definitionen Verwendete Abkürzungen Vorgehen Begriffsdefinitionen Arbeitsablauf Beschreibung Ablaufdiagramm Datensammlungen Präsidialabteilung Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Finanzabteilung Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Bauabteilung Datensammlungen der Kategorie Sozialdienste Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Polizeiabteilung Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Datensammlungen der Kategorie Abteilungsübergreifende Programme Datensammlungen der Kategorie Dokument-Protokoll Änderungen gegenüber der Vorgängerversion Genehmigungsvermerk... 68

3 Seite 3 1 Einleitung 1.1 Ziel und Das Datenschutzgesetz bestimmt, dass ein Register zu führen ist, das für jede Datensammlung folgende Angaben enthält: den Namen die die verantwortliche Verwaltungsabteilung den und die Mittel der Bearbeitung Art und Umfang der bearbeiteten die, die andern Behörden oder privaten Personen regelmässig bekanntgegeben werden sowie die Empfänger die ordentliche der. Mit dem vorliegenden Register erfüllt die Gemeindeverwaltung Worb diese gesetzliche Verpflichtung. 1.2 Aktualisierung Das vorliegende Verzeichnis wird im Rahmen der jährlichen Überprüfung des DSMS geprüft und nachgeführt. 1.3 Definitionen Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Kategorie 4 Die Datensammlung enthält auch besonders schützenswerte Daten. Die Datensammlung enthält neben öffentlichen und beschränkt schützenwerten Daten auch schützenswerte Daten. Die Datensammlung enthält neben öffentlichen Daten auch beschränkt schützenswerte Daten. Die Datensammlung enthält nur öffentliche Daten. 1.4 Verwendete Abkürzungen DSG Datenschutzgesetz DSB Datenschutzbeauftragter DSMS Datenschutz-Management-System ZSO Zivilschutzorganisation

4 Seite 4 2 Vorgehen 2.1 Begriffsdefinitionen Im Datenschutzgesetz finden sich folgende Begriffsdefinitionen: sind Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche oder juristische Person. Als Datensammlung gilt jeder Bestand von, der so aufgebaut ist, dass die Daten nach den betroffenen Personen erschliessbar sind. Besonders schützenswerte sind Angaben über a die religiöse, weltanschauliche oder politische Ansicht, Zugehörigkeit und Betätigung sowie die Rassenzugehörigkeit; b den persönlichen Geheimbereich, insbesondere den seelischen, geistigen oder körperlichen Zustand; c Massnahmen der sozialen Hilfe oder fürsorgerischen Betreuung; d polizeiliche Ermittlungen, Strafverfahren, Straftaten und die dafür verhängten Strafen oder Massnahmen. 2.2 Arbeitsablauf Beschreibung Informationen über Datensammlungen Die oder der DSB erhält Informationen über neue, veränderte oder nicht mehr benötigte Datensammlungen aufgrund einer jährlichen Umfrage bei allen Verwaltungsabteilungen aufgrund der Überprüfung der Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit bei der Einführung neuer Informatikanwendungen bei der Änderung bestehender Informatikanwendungen bei Reorganisationen oder Neuverteilungen von Aufgaben durch eigene periodische Überprüfungen der Datenobjekte Erhebung der Angaben über eine Datensammlung Nachdem die oder der DSB die Information erhalten hat, dass eine Datensammlung neu geführt oder geändert wurde, setzt sie oder er sich mit der entsprechenden Verwaltungsabteilung in Verbindung. Zusammen erheben oder überprüfen sie folgende Angaben über eine Datensammlung und tragen sie ins Register der Datensammlungen ein oder aktualisieren die Angaben: den Namen die die verantwortliche Verwaltungsabteilung den und die Mittel der Bearbeitung Art und Umfang der bearbeiteten die, die andern Behörden oder privaten Personen regelmässig bekanntgegeben werden sowie die Empfänger die ordentliche der. Bei der Art der bearbeiteten wird folgende Unterscheidung getroffen:

5 Seite 5 a) besonders schützenswerte b) schützenswerte c) beschränkt schützenswerte d) öffentliche. Zu a): Welche besonders schützenswert sind, ergibt sich aus dem Datenschutzgesetz. Zu b): Alle, die weder besonders schützenswert noch beschränkt schützenswert noch öffentlich sind, gelten als schützenswert. Zu c): Die, die die Einwohnerkontrolle gemäss Datenschutzgesetz einer privaten Person auf Gesuch hin und beim Vorliegen eines schützenswerten Interesses bekanntgeben darf und die zudem nicht in einem öffentlichen Register nachgeschlagen werden können, gelten als beschränkt schützenswert. Zu d): Öffentliche sind Daten, die in einem Register enthalten sind, das gemäss gesetzlichen Bestimmungen öffentlich ist. Öffentliche sind demzufolge beispielsweise Name, Vorname, Adresse, steuerbares Einkommen, steuerbares Vermögen, amtlicher Wert Löschung Wenn eine Datensammlung nicht mehr geführt wird, wird sie aus dem Register der Datensammlungen gelöscht. Ein allfälliger Arbeitsablauf zu dieser Datensammlung wird als ungültig vermerkt und aus dem Archivordner des Verwaltungslaufwerkes gelöscht Ablaufdiagramm Input Ablaufschritte Output Beschreibung E V M I Neue/veränderte Datensammlung Angaben erheben In Kategorie einteilen Register der Datensammlungen Register der Datensammlungen Die Angaben gemäss Dokument Fehler! erweisquelle konnte nicht gefunden werden. werden erhoben und im Register der Datensammlungen festgehalten bzw. angepasst. DSB DSB VA Aufgrund der wird die Kategorieneinteilung vorgenommen.

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7 Seite 7 3 Datensammlungen 3.1 Präsidialabteilung Datensammlungen der Kategorie Beitragsgesuche Schulzahnpflege Beitragsgesuche Schulzahnpflege Übergeordnet: Art. 60 des Volksschulgesetzes (VSG) Kantonal Kommunal: Art. 2 des Reglements über die Schulzahnpflege, Art. 6 der Bildungsverordnung Präsidialabteilung Arbeitsinstrument Gesuche in Papierform, Übersichtslisten als MS Excel-Tabellen a besonders schützenswerte Unterstützung durch Sozialdienste b schützenswerte Geburtsdatum des Kindes, Anzahl Kinder, Kostenvoranschlag, Höhe Gemeindebeitrag, Bemerkungen d öffentliche Familiennamen und Vornamen des Kindes und der Eltern, Adresse, steuerbares Einkommen und Vermögen Geschäftskontrolle 10 Jahre Löschung / Vernichtung Löschung der Tabellen, Vernichtung der Gesuchsunterlagen Kreis der betroffenen Personen Gesuchstellende Personen Anzahl betroffener Personen 150 Sozialdienste Prüfung, ob Familien unterstützt werden Familiennamen und Vornamen des Kindes und der Eltern, Geburtsdatum Liste Einzelfallweise des Kindes, Adresse Dienststelle Steuern Bekanntgabe der Einkommens- und Vermögenszahlen Familiennamen und Vornamen des Kindes und der Eltern, Geburtsdatum des Kindes, Adresse Liste Einzelfallweise

8 Seite Elternbeiträge Tagesschule Elternbeiträge Tagesschule Übergeordnet: Art. 38 der Verordnung über die Angebote zur sozialen Integration (ASIV) Kantonal, Sozialhilfegesetz (SHG) Kommunal: Bildungsverordnung und Bildungsweisung Präsidialabteilung Arbeitsinstrument Berechnungsgrundlagen und Rechnungen in Papierform, Übersichtslisten als MS Excel-Tabellen a besonders schützenswerte Angaben zu den Einkommensverhältnissen der Familie, allfällige Unterstützungsleistungen der Sozialdienste b schützenswerte Höhe des Elternbeitrags d öffentliche Familiennamen und Vornamen des Kindes und der Eltern, Adresse Geschäftskontrolle 5 Jahre Löschung / Vernichtung Löschung der Tabellen, Vernichtung der Gesuchsunterlagen Kreis der betroffenen Personen Eltern und Erziehungsberechtigte, deren Kinder die Tagesschule besuchen Anzahl betroffener Personen 150 Keine

9 Seite Datensammlungen der Kategorie Personalkontrolle Personalkontrolle Kommunal: Organisationshandbuch, Ziff. 9 des Sonderdiagramms für den Personaldienst Präsidialabteilung Erfüllung der Aufgaben der Personaladministration Datenbank MS Access b schützenswerte Geburtsdatum, AHV-Nummer, Anstellungsbehörde, Rechtsform des Dienstverhältnisses, Eintrittstermin, Dauer Dienstverhältnis, Beschäftigungsgrad, Fälligkeit Dienstaltersgeschenk, Altersgrenze, Empfänger Personal-Info, Mitglied Gemeindepersonalverband c beschränkt schützenswerte Heimatort, Zivilstand d öffentliche Anrede, Familiennamen, Vornamen, Wohnadresse, Funktion, Dienststelle Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre ab Ende des Dienstverhältnisses Löschung / Vernichtung Löschung der Datensätze Kreis der betroffenen Personen Alle in einem Dienstverhältnis zur Gemeinde stehenden Personen Anzahl betroffener Personen 250 Finanzabteilung und anstellende Abteilung Nachführung Lohnbuchhaltung und Personalführunhung Alle oben aufgeführten sowie Gehaltseinrei- Eröffnungsschreiben für Bei Anstellungen Anstellungen Finanzabteilung und anstellende Abteilung Aktualisierung der Daten Alle oben aufgeführten Formular Bei Mutationen

10 Seite Reservierte Tageskarten Reservierte Tageskarten Kommunal: GRB 374/2003 Präsidialabteilung Arbeitsinstrument Elektronische, passwortgeschützte Liste auf der Website b schützenswerte Telefonnummer/ adresse, Datum der bestellten Tageskarte, Zahlungsart, Bearbeitungsstatus d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Geschäftskontrolle 2 Jahre (i-web) Löschung / Vernichtung Löschung der Kreis der betroffenen Personen Personen, die eine Tageskarte reservieren (i-web) Anzahl betroffener Personen Keine

11 Seite Bezogene Tageskarten Bezogene Tageskarten Kommunal: GRB 374/2003 Präsidialabteilung Arbeitsinstrument MS Excel-Tabelle (Kassenbestand) b schützenswerte Datum der bestellten Tageskarte, bezahlter Betrag d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Geschäftskontrolle 2 Jahre Löschung / Vernichtung Vernichtung des Kassenbuchs und Löschung der elektronischen Daten Kreis der betroffenen Personen Personen, die eine Tageskarte gekauft haben Anzahl betroffener Personen Keine

12 Seite Annullierte Tageskarten AnnullierteTageskarten Kommunal: GRB 374/2003 Präsidialabteilung Arbeitsinstrument elektr. Passwortgeschützte Liste auf der Website b schützenswerte Datum und Anzahl der annullierten Tageskarten d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Geschäftskontrolle/Beweismittel 2 Jahre Löschung / Vernichtung Vernichtung der Liste Kreis der betroffenen Personen Personen, die eine Tageskartenreservation annullieren Anzahl betroffener Personen 500 Keine

13 Seite Adressbuch "Externe Stellen" Adressbuch "Externe Stellen" Keine Präsidialabteilung Arbeitsinstrument MS Outlook, Kontakte-Ordner b schützenswerte Telefonnummern und -Adressen von Geschäftspartnern d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Aktuelle Daten ständig Löschung / Vernichtung Löschung nicht mehr aktueller Daten Kreis der betroffenen Personen Geschäftspartner Anzahl betroffener Personen 350 Keine

14 Seite Datensperrungsbegehren, Auszugsanforderungen Datensperrungsbegehren, Auszugsanforderungen Übergeordnet: Art. 13 und 21 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (Kantonal), Kommunal: Art. 3 des Datenschutz- und Informationsreglements Präsidialabteilung Gewährung der Rechte betroffener Personen Gesuche in Papierform, Übersichtsliste als MS Excel-Tabelle b schützenswerte Geburtsdatum, betroffene Datensammlung(en), Begehren, Interessennachweis, vorgewiesenes Ausweispapier d öffentliche Familiennamen, Vornamen, Adresse Geschäftskontrolle 5 Jahre Löschung / Vernichtung Löschung des Eintrags in der Übersichtsliste und Vernichtung der Akten Kreis der betroffenen Personen Personen, die ihre Daten sperren liessen oder Auszüge angefordert haben Anzahl betroffener Personen Sehr unterschiedlich und abhängig vom konkreten Gesuch. Keine

15 Seite Präsenzzeiterfassung Präsenzzeiterfassung Kommunal: Organisationshandbuch, Ziff des Sonderdiagramms für den Personaldienst Präsidialabteilung Kontrolle Arbeitszeit Software Presento b schützenswerte Personalnummer, Badgenummer, täglich geleistete Arbeitszeit, Gleitzeitsaldo, Überzeitsaldo, Feriensaldo, Feiertagssaldo d öffentliche Namen, Vornamen, Abteilung Personalcontrolling 1 Jahr nach Austritt Löschung / Vernichtung Löschung der Datensätze Kreis der betroffenen Personen Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung Anzahl betroffener Personen 90 Verwaltungsabteilungen Kontrolle Präsenzzeit Name, Vorname, Abteilung, Personalnummer, Badgenummer, täglich geleistete Arbeitszeit, Gleitzeitsaldo, Überzeitsaldo, Feriensaldo, Feiertagssaldo Listen monatlich

16 Seite Zutrittskontrolle Zutrittskontrolle Kommunal: Organisationshandbuch, Ziff. 4.7 des Sonderdiagramms für die Zentralen Dienste Präsidialabteilung Kontrolle Gebäudezutritt und Zutritt in besonders gesicherte Räume Software Intro b schützenswerte Geburtsdatum, Telefonnummer, Personalnummer, Badgenummer, Zutrittsprofil d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Personalcontrolling 1 Jahr nach Austritt Löschung / Vernichtung Löschung der Datensätze Kreis der betroffenen Personen Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung, Behördenmitglieder, Reinigungspersonal Anzahl betroffener Personen 130 Keine

17 Seite Behördenverzeichnis Behördenverzeichnis Übergeordnet: Art. 7 der Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 Präsidialabteilung Arbeitsinstrument Software TBA und in Papierform b schützenswerte Geburtsdatum d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse, Amtsdauer, Wahlorgan, Parteizugehörigkeit Behördenkontrolle dauernd Löschung / Vernichtung Keine Kreis der betroffenen Personen Mitglieder in kommunalen Behörden (Gemeinderat, Kommissionen) Anzahl betroffener Personen 300 Keine

18 Seite Kartei der GGR-Abonnenten Kartei der Abonnentinnen und Abonnenten der GGR-Sitzungsunterlagen Kommunal: GRB im Rahmen der Genehmigung des jeweiligen Voranschlags Präsidialabteilung Arbeitsinstrument (Rechnungstellung) Excel-Datei b schützenswerte Rechnungstellung d öffentliche Namen, Vornamen, Adresse Geschäftskontrolle Aktuelle Liste ständig Löschung / Vernichtung Löschung der Daten und Vernichtung der Listen Kreis der betroffenen Personen Empfängerinnen und Empfänger der Sitzungsunterlagen des GGR Anzahl betroffener Personen 1 Finanzabteilung Rechnungstellung Name, Vorname, Adresse, Angabe zur Rechnungsstellung Liste Jährlich

19 Seite Personalwesen Datenbank Personalwesen Kommunal: Organisationshandbuch, Ziff. 9 des Sonderdiagramms für den Personaldienste Gemeindepräsident, Abteilungsleiter, Zentrale Dienste Excel-Datenbank Auswertung der Präsenzzeiten, der bewilligten und besetzten Stellen, der Austrittsgespräche, der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche und Erstellung der Personalstatistik b schützenswerte Ergebnisse der Mitarbeitergespräche, Eintrittstermin, Präsenzzeit, Dauer Dienstverhältnis, Beschäftigungsgrad, Gehaltseinreihung, Fälligkeit Dienstaltersgeschenk, Altersgrenze, Austrittstermin d öffentliche Name, Vorname, Jahrgang, Adresse Personalkontrolle (Jahresübersicht) 5 Jahre Löschung / Vernichtung Löschung der Datensätze Kreis der betroffenen Personen Alle in einem Dienstverhältnis zur Gemeinde stehenden Personen Anzahl betroffener Personen 130 Keine

20 Seite Datensammlungen der Kategorie Systematisch geordnete Systematisch geordnete an private oder öffentliche interessierte Stellen Übergeordnet: Bundesgesetz über den Datenschutz (Art. 13, 19) Kommunal: Datenschutz- und Informationsreglement Präsidialabteilung Arbeitsinstrument und Geschäftskontrolle Liste MS-Excel und Dossier in Papierform a besonders schützenswerte keine b schützenswerte keine c beschränkt schützenswerte keine d öffentliche Name des/der Empfänger/in, Datum des Beschlusses, beschlussfassende Behörde, der übermittelten Geschäftskontrolle 5 Jahre Löschung / Vernichtung Löschung des Eintrages in MS-Excel Datei und Vernichtung des Dossiers in Papierform Kreis der betroffenen Personen sehr unterschiedlich und abhängig vom konkreten Gesuch Anzahl betroffener Personen sehr unterschiedlich und abhängig vom konkreten Gesuch Aufsichtskommission Wahrnehmung der Aufgaben der Kommission als Aufsichtsstelle über den Datenschutz Meldung der Anzahl von einmaligen und wiederkehrenden Management- Review jährlich

21 Seite Finanzabteilung Datensammlungen der Kategorie Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung Übergeordnet: Gemeindegesetz (GG), Gemeindeverordnung (GV), Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV) Kommunal: Gemeindegesetz, Gemeindeverordnung und Handbuch Gemeindefinanzen Finanzabteilung Führung der Gemeinderechnung Belegordner a besonders schützenswerte Belege von Sozialhilfebezüger/innen b schützenswerte Kontennummer, Datum, Zahlungsverbindung, Grund der Forderung, Buchungstext, Betrag d öffentliche Name, Vorname, Adresse Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre für Buchhaltungsbelege Löschung / Vernichtung Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Lieferanten und Kunden Anzahl betroffener Personen 7'000 Verwaltungsabteilungen Kreditkontrolle Kopien von Belegen des eigenen Budgetbereichs In Papierform Auf Anfrage

22 Seite Personaldossiers Personaldossiers Kommunal: Gemeindegesetz, Gemeindeverordnung, Handbuch Gemeindefinanzen, Organisationshandbuch (Ziff. 8 und 9 des Sonderdiagramms für den Personaldienst) Finanzabteilung Personaladministration, Führung der Lohnbuchhaltung Dossiers a besonders schützenswerte Daten aus Arztzeugnissen und Bewerbungsunterlagen, Daten zu Disziplinar- und Beschwerdeverfahren, Mitarbeiterbeurteilungen b schützenswerte Geburtsdatum, AHV-Nummer, Anstellungsbehörde, Rechtsform des Dienstverhältnisses, Eintrittstermin, Dauer Dienstverhältnis, Beschäftigungsgrad, Gehaltseinreihung, Kinder (Name, Vorname, Jahrgang, ev. Ausbildungsbestätigung), Fälligkeit Dienstaltersgeschenk, Altersgrenze, Empfänger Personalinfo, Mitgliedschaft Gemeindepersonalverband c beschränkt schützenswerte Heimatort, Zivilstand d öffentliche Anrede, Familiennamen, Vornamen, Wohnadresse, Funktion, Dienststelle Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre ab Stellenaustritt Löschung / Vernichtung Vernichtung Kreis der betroffenen Personen In einem Dienstverhältnis zur Gemeinde stehende Personen Anzahl betroffener Personen 120 Keine

23 Seite Steuerdaten Steuerdaten Übergeordnet: Art. 153 des kantonalen Steuergesetzes (Kantonal) Finanzabteilung (Dienststelle Steuern) Bezug der Staats-, Gemeinde-, Kirchen- und Quellensteuer NESKO a besonders schützenswerte Alle Daten der Steuererklärung mit Ausnahme der unter b und d aufgeführten Daten b schützenswerte Veranlagungscode, Bezugsbeginn, Bezugsende, satzbestimmendes Einkommen, satzbestimmendes Vermögen d öffentliche Name, Vorname, Wohnadresse, steuerpflichtiges Einkommen, steuerpflichtiges Vermögen Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre (Register des steuerpflichtigen Einkommens und Vermögens) Löschung / Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Steuerpflichtige Anzahl betroffener Personen Präsidialabteilung Gesuche um unentgeltliche Steuerpflichtiges Einkommen Auf Formular Auf Anfrage Prozessführung und Vermögen Präsidialabteilung Einbürgerungsgesuche Steuerpflichtiges Einkommen In Papierform Auf Anfrage und Vermögen Präsidialabteilung Gesuche um Beitrag an Steuerpflichtiges Einkommen In Papierform Auf Anfrage Zahnbehandlungskosten von Kindern und Vermögen Präsidialabteilung Gesuche um Stipendien Steuerpflichtiges Einkommen In Papierform Auf Anfrage an Musikschulbesuch und Vermögen Polizeiabteilung Leumundsberichte Steuerpflichtiges Einkommen In Papierform Auf Anfrage und Vermögen Spitex Festlegung Betreuungskosten Steuerpflichtiges Einkommen In Papierform Auf Anfrage und Vermögen Private Dritte Bonität von Kunden Steuerpflichtiges Einkommen und Vermögen In Papierform Auf Anfrage

24 Seite Verzeichnis der Gesuche um Steuererlass Verzeichnis der Gesuche um Steuererlass Übergeordnet: Art. 240 des kantonalen Steuergesetzes (Kantonal) Finanzabteilung (Dienststelle Steuern) Kontrolle, Einbezug in Voranschlagsprozess Excel a besonders schützenswerte Alle Daten der Steuererklärung mit Ausnahme der unter d aufgeführten Daten b schützenswerte Keine d öffentliche Name, Vorname, Wohnadresse, steuerpflichtiges Einkommen, steuerpflichtiges Vermögen Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre Löschung / Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Gesuchssteller Anzahl betroffener Personen 120 Keine

25 Seite Datensammlungen der Kategorie Amtliche Werte Amtliche Werte Übergeordnet: Art. 258 des kantonalen Steuergesetzes (Kantonal) Finanzabteilung Steuerbezug, Einkommen/Vermögen aus Grundbesitz, Liegenschaftssteuer Dossiers b schützenswerte Bewertungsprotokoll d öffentliche Name, Adresse, Grundstücknummer, Amtlicher Wert Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September 2007 dauernd Löschung / Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Grundstückbesitzer/innen Anzahl betroffener Personen 300 Siegelungsbeauftragte Vermögensfeststellung Amtlicher Wert Mündlich Auf Anfrage im Todesfall Polizeiabteilung Leumundszeugnisse Amtlicher Wert In Papierform Auf Anfrage

26 Seite Hundetaxregister Hundetaxregister Übergeordnet: Kantonales Hundegesetz (HunG) Kommunal: Jährlicher Beschluss zum Voranschlag Finanzabteilung Erhebung der Hundetaxe NEST Kundenadministration b schützenswerte Hundename, Hunderasse, Taxbezug d öffentliche Name, Vorname, Adresse Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre für Buchhaltungsbelege Löschung / Vernichtung Vernichtung der Belege Kreis der betroffenen Personen Hundebesitzer/innen Anzahl betroffener Personen 450 Polizei Feststellung Hundebesitzer/in Name, Vorname, Adresse Mündlich Auf Anfrage Wildhüter Feststellung Hundebesitzer/in Name, Vorname, Adresse Mündlich Auf Anfrage

27 Seite REKA-Checks REKA-Checks Kommunal: Gemeinderatsbeschluss vom 16. September 2002 Finanzabteilung Abgabekontrolle der verbilligten REKA-Checks MS Excel-Liste b schützenswerte Checkbezugkontrolle, Limitenüberwachung d öffentliche Name, Vorname, Adresse Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre für Buchhaltungsbelege Löschung / Vernichtung Vernichtung der Belege Kreis der betroffenen Personen Mitarbeitende der Gemeindeverwaltung Anzahl betroffener Personen 70 Keine

28 Seite Siegelungskontrolle Siegelungskontrolle Übergeordnet: Kantonales Inventardekret Finanzabteilung Kontrolle über die durchgeführten Siegelungsverfahren Papierform b schützenswerte Todesdatum, Datum der Siegelung, Versanddatum des Siegelungsprotokolls c beschränkt schützenswerte Heimatort d öffentliche Name, Vorname, Adresse Kontrollzweck 2 Jahre Löschung / Vernichtung Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Angehörige, Bekannte Anzahl betroffener Personen 300 Regierungsstatthalteramt Erbschaftswesen Personen- und Vermögensdaten Protokoll Bei Todesfall

29 Seite Verzeichnis der deponierten Testamente und letztwilligen Verfügungen Verzeichnis der deponierten Testamente und letztwilligen Verfügungen Übergeordnet: Art. 504 ZGB (Bund), Verordung über die Errichtung des Inventars (Kantonal) Finanzabteilung Aufbewahrung der Testamente und letztwilligen Verfügungen Papierform (Testamente) Elektronisch (Verzeichnis) b schützenswerte Übrige Personalien des Testators, Datum der Hinterlegung d öffentliche Name und Vorname des Testators Nachlassregelung Bis zum Rückzug oder Ablebens der betroffenen Person Löschung / Vernichtung Löschung aus Verzeichnis nach Todesfall, Wegzug oder Rückzug Kreis der betroffenen Personen Personen, die Testamente deponieren Anzahl betroffener Personen 112 Einwohnerkontrolle Vermerk in Einwohnerkontrolle Datum der Hinterlegung Formular Einzelfallweise Siegelungsbeamte/in Vermerk in Datensammlung Name, Vorname, Adresse, Datum der Hinterlegung Vollständiges Verzeichnis Bei Ergänzungen

30 Seite Testamenten-Manual Testamenten-Manual Übergeordnet: Art. 62 EG ZGB Finanzabteilung Sammlung eröffneter letztwilliger Verfügungen Papierform (Inhalt), Elektronisch (Verzeichnis) b schützenswerte Übrige Personalien des Testators, Inhalt der letztwilligen Verfügung d öffentliche Name und Vorname des Testators Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre ab Tod des Erblassers Löschung / Vernichtung Vernichtung der Akten und Löschung der elektronischen Daten Kreis der betroffenen Personen Erblasser/in / Liquidator/in Anzahl betroffener Personen 600 Notariat Nachlassregelung Kopie der eröffneten letztwilligen Verfügung Papierform Nach Todesfall

31 Seite Verzeichnis der Grabfonds Verzeichnis der Grabfonds Kommunal: Verordnung über die Gebühren der Gemeindeverwaltung Finanzabteilung Bewirtschaftung der Grabunterhaltsdepots Excel Tabelle b schützenswerte Personalien der Auftraggebenden d öffentliche Name, Vorname, Adresse, Sterbejahr Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September 2007 Dauer der Grabpflege (20 Jahre Mindestruhedauer) Löschung / Vernichtung Vernichtung der Belege Kreis der betroffenen Personen Verstorbene Person, auftraggebende Angehörige Anzahl betroffener Personen 200 Friedhofgärtner/in Pflege der Gräber, Abrechnung Name, Vorname, Adresse, Mündlich/ Auf Anfrage der Pflegekos- ten Grabnummer schriftlich Angehörige Grabpflege Name, Vorname, Adresse, Grabnummer Mündlich Auf Anfrage

32 Seite Liste der Familiengärten Liste der Familiengärten Übergeordnet: Kommunal: Richtlinien für die Familiengärten (GRB vom 2. Juni 2008) Finanzabteilung Bewirtschaftung der Mietverhältnisse der Familiengärten Excel Tabelle, NEST Kundenadministration b schützenswerte Personalien der Mietenden d öffentliche Name, Vorname, Adresse, Parzellennummer und -fläche Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre für Buchhaltungsbelege Löschung / Vernichtung Vernichtung der Belege Kreis der betroffenen Personen Mietende Anzahl betroffener Personen 200 Pflanzlandverwalter/in Bewirtschaftung der und Aufsicht über die Name, Vorname, Adresse, Parzellennummer und -fläche Mündlich/ schriftlich Jährlich und auf Anfrage Familiengärten Mietende Absprache mit Nachbarn Name, Vorname, Adresse, Parzellennummer und -fläche Mündlich Auf Anfrage

33 Seite Bauabteilung Datensammlungen der Kategorie Baubewilligungskontrolle Baubewilligungskontrolle Kommunal: kantonale Baugesetzgebung, kommunales Baureglement Bauabteilung Wahrung der gesetzlichen Ordnung im Bauwesen Software BauPro und Dossiers b schützenswerte Keine d öffentliche Name, Vorname, Adresse und Telefonnummer von Bauherrschaft, Grundeigentümern und Projektverfassern Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September 2007 dauernd Löschung / Vernichtung keine Kreis der betroffenen Personen Personen, die ein bewilligungspflichtiges Bauvorhaben ausführen wollen Anzahl betroffener Personen ca. 100 pro Jahr Bundesamt für Statistik Erstellung von Statistiken Adresse, Grundstücknummer, Bauobjekte Internet (passwortgeschützter Zugang) laufend

34 Seite Sozialdienste Datensammlungen der Kategorie Aktenhefte aller Kinder- und Erwachsenenschutz-, Unterstützungs- und Betreuungsfälle Aktenhefte aller Kinder- und Erwachsenenschutz-, Unterstützungs- und Betreuungsfälle Übergeordnet: Sozialhilfegesetzgebung, ZGB (Bund) Sozialdienste Sammlung der Grundlagen für die Fallführung und Entscheidfindung Papierform (Dossier) Elektronisch (KISS) a besonders schützenswerte Massnahmen der sozialen Hilfe sowie der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde b schützenswerte Geburtsdatum und sämtliche Daten, die nicht unter c und d aufgeführt sind c beschränkt schützenswerte Beruf, Geschlecht, Zivilstand, Heimatort, Datum des Zu- und Wegzugs d öffentliche Name, Vorname, Adresse Löschung / Vernichtung Kreis der betroffenen Personen Anzahl betroffener Personen Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September Jahre (Kinder- und Erwachsenenschutz), 15 Jahre (Sozialhilfe), dauernd (Adoption) Vernichtung der Akten und Löschung der elektronischen Daten Personen, die Sozialhilfe, Beratung oder Hilfestellung im Rahmen des Kinder- und Erwachsenenschutzes beanspruchen 1'400 (aktive und abgeschlossene Fälle) Wegzugs-, Zuzugsgemeindung Weiterführung Betreu- Übertragungsbericht Papierform Wegzug Betreibungs- und Konkursamt Inkassomassnahmen Personalien sowie Angabe zu vormundschaftlicher Hilfestellung Formular Einzelfallweise Regierungssatthalteramt Entscheidfindung gesamtes Dossier Aktenheft bei Beschwerden Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) Prüfung von Berichten und Rechnungen, Geschäftsbehandlung und Entscheidung. gesamtes Dossier Berichte und Rechnungen Papierform Einzelfallweise

35 Seite Kontrolle der Alimentenbevorschussungen und Rückerstattungen Kontrolle der Alimentenbevorschussungen Übergeordnet: Gesetz über Inkassohilfe und Bevorschussung von Unterhaltsbeiträgen (Kantonal), ZGB Art. 131/290/293 (Bund) Sozialdienste Gesetzesvollzug Papierform (Inhalt), Elektronisch (Verzeichnis) a besonders schützenswerte Inhalt des Rechtstitels (Unterhaltsvertrag, Gerichtsurteil) b schützenswerte Geburtsdaten und alle der Berechtigten und Pflichtigen, die nicht unter c und d aufgeführt sind c beschränkt schützenswerte Beruf, Geschlecht und Zivilstand der Berechtigten und Pflichten d öffentliche Namen, Vornamen und Adressen der Berechtigten und Pflichtigen Weisung des AGR über die Gemeindearchive und die Aktenaufbewahrung in der Gemeinde vom 24. September 2007 Solange offene Forderung besteht Löschung / Vernichtung Vernichtung der Akten Kreis der betroffenen Personen Alimentenschuldner und -gläubiger Anzahl betroffener Personen 280 Wegzugs-, Zuzugsgemeinde Abstimmen der Inkassomassnahmen Personalien, Schuldenverzeichnis Papierform Einzelfallweise Betreibungsamt Rechtliche Inkassomassnahmen Personalien, Angaben zu Schulden Formular Einzelfallweise Richteramt Anzeigen Personalien, Grund der Anzeige Papierform Einzelfallweise

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Datenschutz-Management-System Datenschutzpolitik (13/20) Gemeindeverwaltung Worb, Präsidialabteilung, Bärenplatz 1, Postfach, 3076 Worb Telefon 031 838 07 00, Telefax 031 838 07 09, www.worb.ch Datenschutz-Management-System Datenschutzpolitik (13/20) Autorin/Autor:

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