E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen. Version 1.0 zu Release 2.2

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1 E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen

2 Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer Deutsche Post AG E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen

3 1 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 1 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen Mit dieser Kurzanleitung integrieren Sie als Administrator die E POSTBUSINESS BOX schnell in Ihre IT-Umgebung. Als Administrator z. B. in einem kleineren Unternehmen sind Sie dabei für das Netzwerk, die Firewall, den E Mail-Server und das Installieren der Client-Anwendungen Connect (Senden) und Mailbox (Empfangen) auf den Arbeitsplatzrechner zuständig. Wenn diese Funktionen in einem Unternehmen mit komplexer IT-Infrastruktur und ggf. einem Output Management- System auf verschiedene Personen verteilt sind, benutzen Sie im Administratorhandbuch das Kapitel Szenarien für den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen, um den Prozess zu planen. Vorgehen 1. Bereiten Sie die Inbetriebnahme organisatorisch vor: Planen Sie folgenden Zeitaufwand ein: Inbetriebnahme des E POSTBUSINESS BOX Servers: ca. 2 bis 4 Stunden Pro Arbeitsplatzrechner, auf dem die Client-Anwendungen installiert werden: ca. 20 Minuten Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Dokumente bereitliegen: Laden Sie die aktuellste Version des Administratorhandbuchs im Download- Center unter > Hilfe > Für Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX herunter. Das Administratorhandbuch enthält im Kapitel E POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen detaillierte Informationen für den Fall, dass die vorliegende Kurzanleitung nicht ausreicht. Die folgenden Kapitelverweise beziehen sich auf das Administratorhandbuch. Legen Sie den Brief mit dem Aktivierungspasswort und die in Ihrem Registrierungsantrag angegebene E Mail-Adresse bereit. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel E POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen. 2. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert oder Sie einen Proxy-Server benutzen, schalten Sie die im Kapitel 2. Firewall-Freigaben einrichten angegebenen Verbindungen frei oder folgen den Anweisungen in Kapitel Daten des Proxy-Servers erfassen. 3. Stellen Sie die E POSTBUSINESS BOX auf (siehe Kapitel E POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen ). ACHTUNG Hitzestau Stellen Sie sicher, dass eventuell vorhandene Schutzfolien vor Inbetriebnahme des Geräts entfernt sind. Die Belüftungsöffnungen müssen freibleiben, um das Gerät vor Hitzestau zu schützen. 4. Schließen Sie die E POSTBUSINESS BOX an Ihr Netzwerk (Abbildung 1-1, Position 4) und über das mitgelieferte Netzteil an die Stromversorgung an (Abbildung 1-1, Position 5), und schalten Sie sie ein (Abbildung 1-1, Position 1). E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 1

4 1 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen Abbildung 1-1 Anschlüsse und Schalter auf der Geräte-Rückseite Die LED unter dem Netzschalter leuchtet permanent grün (Abbildung 1-1, Position 2). Das Gerät jetzt nicht abschalten! Die E POSTBUSINESS BOX fährt hoch und bezieht automatisch eine Netzwerkadresse über DHCP. Wenn Sie der E POSTBUSINESS BOX eine feste IP-Adresse zuweisen wollen, folgen Sie der Anleitung in Kapitel Optional: Feste IP-Adresse zuweisen. 5. Warten Sie mindestens 4 Minuten. Das Gerät ist nach spätestens 4 Minuten hochgefahren, aber dies wird nicht durch ein Signal angezeigt. 6. Stecken Sie den mitgelieferten USB-Stick in einen der 4 USB-Anschlüsse (Abbildung 1, Position 3). Die LED (Abbildung 1, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus. Bedeutung der LED-SignaleMit einem USB-Stick können Sie Daten mit der E POSTBUSINESS BOX austauschen und Einstellungen vornehmen. Die LED unter dem Power on/off-schalter (Abbildung 1, Position 2) zeigt dann folgende Zustände an. Je nach Hardware ertönen im Erfolgs- oder Fehlerfall auch akustische Signale. Bearbeitung läuft: LED blinkt in einem schnellen Rhythnus; kein akustisches Signal. USB-Stick in diesem Zustand nicht herausziehen. Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen: LED blinkt langsam (geht regelmäßig kurz aus); ein Ton von etwa einer Sekunde Bearbeitung erfolglos abgebrochen: LED ist aus, blinkt aber regelmäßig drei mal hintereinander kurz auf; drei kurze hohe Töne. Prüfen Sie die Änderungen, die Sie in den Dateien auf dem USB-Stick vorgenommen haben. Die E POSTBUSINESS BOX ist in Betrieb: Die LED leuchtet permanent grün. 7. Warten Sie, bis die LED in einem langsamen Rhythmus (etwa alle 4 Sekunden) blinkt (Abbildung 1, Position 2). In einigen (aber nicht in allen) Versionen der E POSTBUSINESS BOX signalisiert zusätzlich ein langer Piepton, dass Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 2

5 1 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 8. Ziehen Sie den USB-Stick ab. Die LED leuchtet permanent grün (Abbildung 1-1, Position 2). 9. Stecken Sie den USB-Stick in einen Computer, und öffnen Sie auf dem USB-Stick die Datei ZurBox.html (siehe Kapitel E POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen ), und geben Sie Folgendes ein: a. -Adresse (nicht die E POSTBRIEF Adresse!) des ersten Administrators, die Sie bei der Bestellung im Registrierungsantrag angegeben haben b. Freischaltcode (Aktivierungspasswort), den Sie in einem separaten Brief erhalten haben Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung auch bei der -Adresse. Sie gelangen auf die Seite Inbetriebnahme. 10. Konfigurieren Sie Ihren Mail-Server. Damit kann das System z. B. beim Anlegen eines Anwenders das initiale Passwort automatisch generieren und dem Anwender senden. Damit Sie auch dann sofort loslegen können, wenn Sie keinen eigenen Mail-Server haben (oder wenn Sie ihn erst später konfigurieren wollen), ist ein Mail-Server im Rechenzentrum der Deutschen Post AG vorkonfiguriert. a. Wenn Sie einen eigenen Mail-Server haben, konfigurieren Sie ihn. Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter E Mail-Versand konfigurieren. b. Wählen Sie Weiter zur -Konfiguration. c. Erfassen Sie im Eingabefeld Ihre adresse Ihre -Adresse, und speichern Sie Ihre Eingabe. Sie erhalten eine Test Legen Sie unter Inbetriebnahme > Benutzerverwaltung > Technischer Betreuer einen technischen Betreuer an (siehe Kapitel Technischen Betreuer anlegen ). Sie werden automatisch ausgeloggt. 12. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert und Sie deshalb Port 80 freigeschaltet haben, dann schließen Sie Port 80. Sie benötigen Port 80 nur einmalig für den ersten Zugriff während der Inbetriebnahme. Um danach das Abfangen des Logins zu verhindern, schließen Sie den unverschlüsselten Port Melden Sie sich als technischer Betreuer an, und aktualisieren Sie unter E POSTBUSINESS BOX > Wartung und Pflege > Aktualisieren die E POSTBUSINESS BOX-Software (wenn die Software nicht aktuell ist). Siehe Kapitel Softwareaktualisierungen planen und durchführen. 14. Legen Sie unter E POSTBRIEF > Poststelle > Postfächer über die Schaltfläche Neues Postfach anlegen mindestens einen Anwender an (siehe Kapitel Anwender und E POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen ) an. 15. Starten Sie die Datei ZurBox.html auf dem Arbeitsplatzrechner jedes Anwenders, den Sie angelegt haben, melden Sie sich in der E POSTBUSINESS BOX an, wählen Sie E POSTBRIEF, wählen Sie unter Startseite im Bereich Ihre E POSTBRIEF Poststelle den Link E POSTBRIEF, und laden Sie jeweils das zum Betriebssystem des Anwenders passende Anwendungspaket sowie Ghostscript herunter (siehe Kapitel Client- Anwendungen installieren ). E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 3

6 1 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 16. Identifizieren Sie die IP-Adresse der E POSTBUSINESS BOX. Sie finden die IP- Adresse in der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html. Sie benötigen die IP-Adresse zum Konfigurieren des Anwendungspakets. 17. Installieren Sie zuerst Ghostscript, dann das Anwendungspaket (siehe Kapitel Client- Anwendungen installieren ). Am Schluss der Installation wird die IP-Adresse (Eingabefeld Serveradresse auf Registerkarte Verbindung) der E POSTBUSINESS BOX abgefragt. 18. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe den Formatvorgaben entsprechen (siehe Kapitel Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen, Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E POSTBRIEFEN identifizieren und vermeidenadressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren ). ACHTUNG Es muss gewährleistet sein, dass die Deutsche Post AG Ihre Briefe automatisch drucken kann, falls Ihr Kunde noch keine E POSTBRIEF Adresse besitzt. Um das sicherzustellen, erstellen Sie Dokumentvorlagen, die den Layout-Anforderungen der E POSTBUSINESS BOX entsprechen. ACHTUNG Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie sicher, dass auch diese Kollegen ein Exemplar des Anwenderhandbuchs mit den Anleitungen und Checklisten zum Erstellen von Dokumentvorlagen für E POSTBRIEFE erhalten. Laden Sie die aktuellste Version des Anwender-Handbuchs im Download-Center unter > Hilfe > Für Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX herunter. 19. Melden Sie sich als Administrator im E POSTBRIEF Portal an, legen Sie Ihre gewünschte E POSTBRIEF Adresse an, und geben Sie sie zur Veröffentlichung frei (siehe Kapitel Empfehlung: E POSTBRIEF Adressen veröffentlichen ). TIPP Damit Ihre Geschäftspartner Sie per E POSTBRIEF erreichen können, empfehlen wir Ihnen, die E POSTBRIEF Adresse Ihres Unternehmens im öffentlichen E POSTBRIEF Adressverzeichnis freizugeben. Ergebnis Die E POSTBUSINESS BOX steht jetzt Ihren Anwendern für die zukünftige Korrespondenz zur Verfügung. Weitere Informationen zur E POSTBUSINESS BOX finden Sie im Hilfebereich für Geschäftskunden unter hilfe.html in den Handbüchern für Administratoren und Anwender, die als Online-Hilfe in die Server- und Client-Anwendungen eingebunden sind, oder die Sie im Download-Center unter > Hilfe > Für Unternehmen > Download- Center > E POSTBUSINESS BOX als laufend aktualisierte PDF-Dateien herunterladen können. E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 4

7 2 Firewall-Freigaben einrichten 2 Firewall-Freigaben einrichten Damit die E POSTBUSINESS BOX über das Internet auf Dienste und Server der Deutschen Post AG zugreifen kann, schalten Sie in Ihrer firmeneigenen Firewall IP-Adressen und Ports frei. Vorgehen 1. Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, um die E POSTBUSINESS BOX mit dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG zu verbinden, dann haben Sie sichergestellt: dass der Proxy-Server die Kommunikation nach außen über Port 443 erlaubt und das Protokoll SOCKS in Version 5 (oder höher) oder das Protokoll HTTP unterstützt. ACHTUNG Einschränkungen bei Proxy-Servern Beachten Sie folgende Einschränkungen: Keine Portbündelung, z. B. über Port Die E POSTBUSINESS BOX unterstützt bei Einsatz eines Proxy-Servers nur die Kommunikation über den Port 443. Im Fall eines HTTP-Proxy-Servers muss sichergestellt sein, dass er die CONNECT-Methode unterstützt, so dass die E POSTBUSINESS BOX eine HTTPS-Verbindung mit dem Rechenzentrum herstellen kann.... ausgeschlossen sein, dass der Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen aufzubrechen versucht (z. B.Webwasher). Um zu prüfen, ob Ihr HTTP-Proxy-Server diese Voraussetzungen erfüllt, folgen Sie den Anweisungen unter Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die E POSTBUSINESS BOX?. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr HTTP-Proxy-Server diese Voraussetzungen erfüllt, kontaktieren Sie den Hersteller oder einen Netzwerkspezialisten. 2. Wenn Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern und der E POSTBUSINESS BOX verwenden, stellen Sie Folgendes sicher: Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird nicht unterstützt. Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 2-1 Lokale Verbindungen angegeben. Alle Verbindungen sind ausgehend. Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannte Inspection) ist deaktiviert. 3. Schalten Sie IP-Adressen, Dienste und Ports wie in Tabelle 2-1 Lokale Verbindungen beschrieben frei. Zweck Freizugebende IP- Adresse Aktueller DNS- Name Protokoll und Port Richtung DHCP (wenn benutzt) lokaler Server UDP (BO- OTP) Box -> DHCP- Server E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 5

8 2 Firewall-Freigaben einrichten Zweck Freizugebende IP- Adresse Aktueller DNS- Name Protokoll und Port Richtung DNS-Lookup lokaler Server UDP+TCP 53 (DNS) Box -> DNS- Server Einmaliger Zugriff auf Webinterface während der Inbetriebnahme (nur wenn die E POSTBUSINESS BOX in einer DMZ platziert ist). Nach der Inbetriebnahme kann der Port wieder geschlossen werden. Kundenspezifische Box-IP TCP 80 (HTTP) Client -> Box Zugriff auf Webinterface Administration im produktiven Betrieb (nur wenn die E POSTBUSINESS BOX in einer DMZ platziert ist) Kundenspezifische Box-IP TCP 443 (HTTPS) Client -> Box Zugriff von Client auf E POSTBUSINESS BOX im produktiven Betrieb Kundenspezifische Box-IP TCP 4443 (HTTPS) Client -> Box Verzeichnisfreigabe für Sammelkorb-Verzeichnis über SMB-Protokoll Kundenspezifische Box-IP UDP , TCP (SMB) Client -> Box Verzeichnisfreigabe für Sammelkorb-Verzeichnis über SFTP-Protokoll Kundenspezifische Box-IP TCP 22 (SSH) Client -> Box Lokaler Mailserver TCP 25 (SMTP) Box -> Mailserver Systemzeit der E POSTBUSINESS BOX synchronisieren Lokaler NTP- Server UDP 123 (NTP) Box -> NTP- Server Tabelle 2-1 Lokale Verbindungen 4. Schalten Sie die IP-Adressen für ausgehende Verbindungen frei, je nachdem, ob Ihr Netzwerk über einen Proxy-Server mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Ohne Proxy-Server: Tabelle 2-2 Firewall-Freigaben für den Einsatz ohne Proxy- Server Mit Proxy-Server:Tabelle 2-3 Firewall-Freigaben für den Einsatz mit Proxy-Server Schalten Sie alle in der jeweiligen Tabelle angegebenen IP-Adressen frei. Die aktuell verwendeten Server-Namen sollen Ihnen lediglich bei der Analyse möglicher Probleme helfen. Die IP-Adressen, auf die die Namen tatsächlich auflösen, können sich bei Umstellungen im Rechenzentrum ohne Vorankündigung ändern. E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 6

9 2 Firewall-Freigaben einrichten IP-Subnetz kalkulieren Die meisten Systeme zum Konfigurieren von Firewalls erlauben es, den freizuschaltenden IP-Bereich im Format <IP-Adresse>/<Mask Bits> zu definieren, z. B /30. In manchen Fällen müssen Sie den IP-Bereich (z. B. mit einem online verfügbaren) IP-Subnetz-Kalkulator manuell berechnen. Der Mask-Bits-Wert 30 ergibt in unserem Beispiel den IP-Bereich bis , den Sie freischalten müssen. Zweck Freizugebende IP- Adresse Aktueller DNS- Name Protokoll und Port Richtung Systemzeit der E POSTBUSINESS BOX synchronisieren (wenn kein eigener NTP-Server benutzt wird) /30 ntpplain.peprz.de UDP 123 (NTP) Store (Aktivierung der E POSTBUSINESS BOX und Software-Aktualisierung) Versand von der E POSTBUSINESS BOX zu zentralem Server /30 store01.peprz.de TCP 443 (HTTPS) /30 lvin01.peprz.de TCP 443 (HTTPS) Empfang (Abholung von zentralem Server) /30 imap01.peprz.de TCP (IMAP(S)) Fernwartung Der Wartungszugang wird nur nach Aktivierung durch den technischen Betreuer der E POSTBUSINESS BOX aufgebaut /30 pepvpn2.peprz.de vpn-2-2.peprz.de (automatische Auswahl je nach lokaler Adresse) UDP+TCP 1194 (openvpn) (Fallback, nur wenn kein eigener Mailserver verfügbar ist) /30 peptalk.peprz.de TCP (SMTP/MSA) Tabelle 2-2 Firewall-Freigaben für den Einsatz ohne Proxy-Server Zweck Freizugebende IP- Adresse Aktueller DNS- Name Protokoll und Port Richtung Proxy-Tunnel /30 demux.peprz.de TCP 443 (OpenVPN) Fernwartung Der Wartungszugang wird nur nach Aktivierung durch den technischen Betreuer der /30 pepvpn2.peprz.de vpn-2-2.peprz.de UDP+TCP 1194 (openvpn) E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 7

10 2 Firewall-Freigaben einrichten Zweck Freizugebende IP- Adresse Aktueller DNS- Name Protokoll und Port Richtung E POSTBUSINESS BOX aufgebaut. (automatische Auswahl je nach lokaler Adresse) Tabelle 2-3 Firewall-Freigaben für den Einsatz mit Proxy-Server E POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen 8

11 Deutsche Post DHL Group Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice für Geschäftskunden. Tel.: , Mo Fr Uhr (außer an bundeseinheitlichen Feiertagen) E POSTBRIEF: Deutsche Post AG Zentrale Bonn Stand 05/2015

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