Kundendaten immer live dabei

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1 Kundendaten immer live dabei

2 Copyright 2012 cobra computer s brainware GmbH cobra CRM PLUS und cobra CRM PRO sind eingetragene Warenzeichen der cobra computer s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Stand Januar 2012.

3 cobra Mobile CRM Inhalt Systemvoraussetzungen... 5 Installation... 7 Auf dem Server... 7 Konfiguration speziell für das ipad Hinweis zur Dokumentenverwaltung Auf den Clients Ermitteln der UDID (Bsp. iphone) Mit cobra-daten mobil arbeiten Programmstart Eintrag der Server-Adresse Eintragen des Accounts Bei Installationsproblemen Suchen Normale Suche Kontakte des Tages Erweiterte Suche Bisherliste Stichwortsuche Ergebnisliste Detailansicht Kommunikation Kontakte, Zusatzdaten, Stichwörter, Vertriebsprojekte Dokumente öffnen Der Terminmanager Übersicht Anzeige filtern

4 cobra Mobile CRM 4

5 cobra Mobile CRM Systemvoraussetzungen Benötigte Software cobra CRM PLUS 2011 oder cobra CRM PRO 2011 Applikationsserver Microsoft.NET Framework 4.0 Extern erreichbar über eine öffentliche IP-Adresse oder den DynDNS-Service Internet Service (TCP) Anbindung: Extern erreichbarer Server/Firewall über eine öffentliche IP- Adresse oder den DynDNS-Service 5

6 Systemvoraussetzungen Lizenzierung 6

7 cobra Mobile CRM Installation Auf dem Server Die aktuellste Version des cobra Mobile CRM Servers kann auf dem BFI Kundenportal unter heruntergeladen werden. Bitte beachten Sie: Um die Software herunterladen zu können, benötigen Sie die Log-in-Daten, die Sie bei der Bestellung erhalten. Liegen Ihnen keine Zugangsdaten vor, wenden Sie sich bitte an Im BFI Kundenportal unter Produkte/Downloads erhalten Sie die Server- Installationsdatei. Speichern Sie die aktuelle Serveranwendung (MSI- Installationspaket Datei) auf Ihrem Server ab. Klicken Sie die Datei cobramobilecrm2011.msi doppelt an. Durch Klick auf»weiter«bzw.»zurück«bewegen Sie sich im Assistenten. Stimmen Sie dem Lizenzvertrag zu. Geben Sie an, in welches Verzeichnis cobra Mobile CRM 2011 installiert werden soll. Vorgeschlagen wird: C:\Programme\BFI Software Solutions GmbH\cobra Mobile CRM\... 7

8 Installation Verbindungseinstellungen Tragen Sie die Daten für den SQL Server, auf dem die cobra Datenbank liegt, ein. Port 1433 ist als Standardport voreingestellt (kann abweichen). Geben Sie einen Nutzer an, der Lese- und Schreibrechte auf die entsprechende cobra Datenbank hat. Verwendung von Instanzen: Geben Sie diese bitte bei»ip / Host«wie folgt ein: IP Adresse / Instanzname (Beispiel: \demo-cobra.de) Wählen Sie die Adress- und die System-Datenbank aus. 8

9 cobra Mobile CRM Die Dokumenten-Datenbank steht ab dieser Version nicht mehr zur Auswahl, da die Dokumentverknüpfungen direkt in der Adress-Datenbank gespeichert werden. 9

10 Installation Bei einer Active Directory-Authentifizierung sollten die Active Directory Administrator-Tools installiert sein. cobra AD-Benutzergruppe z.b. DC=bfinet,DC=local Wird eine Proxy Authentifizierung benötigt, geben Sie im Installationsfenster bitte einen authentifizierten Benutzer an. 10

11 cobra Mobile CRM Konfiguration für iphone/ipad In der Konfiguration können Sie die Darstellung der Adressen, Kontakte und Zusatzdaten auf den mobilen Endgeräten anpassen. Die Voreinstellungen beinhalten bereits alle wichtigen Felder der cobra- Datenbank, müssen aber bei einer abweichenden Nutzung angepasst werden. Über die Buttons»Nach Unten«und»Nach Oben«lässt sich die Reihenfolge der angezeigten Felder anpassen.»neuer Titel«erzeugt ein Titelfeld, dessen Text frei wählbar ist. Titelfelder dienen auf mobilen Endgeräten als optische Trennmittel zwischen einzelnen Feldgruppen. 11

12 Installation Adressen: Details >>Titel<< >>Feld<< Es können mehrere Ansichten erstellt werden, allerdings sind die Standard- Ansichten iphone-blackberry (Standard) und ipad (Standard) immer vorhanden und können nicht gelöscht werden. Für jeden Benutzer kann hinterlegt werden, welche Ansichten er auf welchem Endgerät erhalten soll. Ist bei einem Benutzer keine Ansicht hinterlegt, erhält dieser die Standardansicht. Prüfen Sie vor der Konfiguration bitte unbedingt die ausgewählte Ansicht (iphone-blackberry o. ipad). Nach dem Speichern der Konfiguration wird der Mobile CRM Server-Dienst neu gestartet, danach stehen die Änderungen sofort im Client zur Verfügung. 12

13 cobra Mobile CRM Passen Sie die Ansichten der Adressen, Kontakte und Zusatzdaten individuell Ihrer Datenbank an. Adressen: Liste Anzeigeformat Einzeladresse Anzeigeformat Hauptadresse Anzeigeformat Nebenadresse 13

14 Installation Gruppierung und Spalten sind nur für die ipad-ansicht nutzbar. Unter»Sonstiges«geben Sie bitte den zu verwendenden Port der cobra Mobile CRM Serveranwendung ein, voreingestellt ist Beachten Sie, dass Änderungen des Ports auch im mobilen Client eingetragen werden müssen. Unter»Sonstiges«können Sie die Felder für die Adress-Suchfelder bestimmen. 14

15 cobra Mobile CRM Suchfelder 1-3 Konfiguration speziell für das ipad Speziell für das ipad muss die höhere Auflösung ausgenutzt werden können, dazu kann man den Detail-Bereich in mehrere Gruppen und Spalten aufteilen. Innerhalb eines»title«können Felder optional in Spalten angeordnet werden. Mehrere Titel können nebeneinander dargestellt werden. Die Anzahl an Spalten ist auf maximal 3 begrenzt. 15

16 Installation Konfiguration für 1 Titel mit 2 Spalten ipad Ansicht: 1 Titel mit 2 Spalten 16

17 cobra Mobile CRM Zu jedem Element kann die Position bestimmt werden, z.b. Anschrift mittig und Personen unten. Die bestehende Listenstruktur wurde mit 2-3 Spalten-Layouts erweitert, innerhalb eines einspaltigen Layouts kann man zwei- oder dreispaltige Layouts einbinden. Somit können ein Titel und die zugehörigen mehrspaltigen Zeilen definiert werden. Konfiguration für einspaltiges Layout 17

18 Installation ipad Ansicht: einspaltiges Layout Aufgrund der Baumstruktur ist auch die mehrspaltige Anzeige von Titeln möglich. Konfiguration für mehrspaltige Titel 18

19 cobra Mobile CRM ipad Ansicht: mehrspaltige Titel Die Beschriftung wird normalerweise oberhalb des Eingabefeldes angezeigt, optional kann die Beschriftung auch links des Eingabefeldes dargestellt werden. Bitte beachten Sie: Die Größe der Beschriftung ist an der größten Beschriftung innerhalb eines Titelblock ausgerichtet, dadurch beginnen die Eingabefelder pro Titelblock immer an der gleichen Stelle. Im Konfigurator kann die Position der Beschriftung für jeden Feldtyp ausgewählt werden. 19

20 Installation Konfiguration für die Position der Beschriftung ipad Ansicht: Position der Beschriftung Linksbündig 20

21 cobra Mobile CRM Der mobile Client verbindet sich mit dem Server über den hinterlegten Port. Bitte stellen Sie sicher, dass die nötigen Port Forwardings in der Firewall gesetzt sind. Hinweis zur Dokumentenverwaltung Bitte beachten Sie, dass der Mobile CRM Dienst und somit das Mobile CRM Dokumentverknüpfungen nur über einen UNC-Pfad öffnen kann. Daher ist es zwingend erforderlich, in der cobra Dokumentenablage als Stammverzeichnis einen UNC-Pfad zu verwenden und nicht ein gemapptes Laufwerk. Beachten Sie außerdem, dass im cobra Mobile CRM Server-Dienst ein Konto eingestellt wird, welches berechtigt ist, auf den in der cobra Dokumentenablage eingestellten UNC-Pfad zuzugreifen. Auf den Clients iphone/ipad Der iphone/ipad Client ist im App Store als cobra Mobile CRM 2011 verfügbar. 21

22 Ermitteln der UDID (Bsp. iphone) Ermitteln der UDID (Bsp. iphone) Verbinden Sie das iphone mit Ihrem PC / Mac. Starten Sie itunes. Klicken Sie unter»geräte«auf Ihr iphone. Klicken Sie auf»seriennummer«. Die UDID erscheint. Um die UDID in die Zwischenablage zu kopieren, halten Sie den Mauszeiger über die UDID und betätigen Strg+C (bzw. Cmd+C auf dem Mac). Tragen Sie die UDID im Lizenzbereich unter ein. 22

23 cobra Mobile CRM Mit cobra-daten mobil arbeiten Programmstart Nach dem ersten Programmstart werden Sie mit dem cobra Demo-System verbunden. Das Demo-System erlaubt Ihnen einen Blick auf die Anwendung, ohne weitere Einstellungen vornehmen zu müssen. Eintrag der Server-Adresse Damit Sie die iphone/ipad-anwendung mit Ihrer cobra-datenbank verwenden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Sie haben die cobra Mobile CRM Serveranwendung installiert. Die iphone/ipad UDID wurde im Lizenzportal eingetragen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, berühren Sie den Schraubenschlüssel (Einstellungen) im iphone/ipad Startbildschirm. Schalten Sie»Eigenes System«auf»An«. Geben Sie die externe IP-Adresse/DNS Namen Ihrer Firewall und den genutzten cobra Mobile CRM Serverports an (Standard: 49112). Stellen Sie die gewünschte Schriftgröße für den Detail- und Listenbereich ein. 23

24 Mit cobra-daten mobil arbeiten Bestätigen Sie dann mit»weiter«. Die Einstellungen werden überprüft und gespeichert. Schriftgröße einstellen 24

25 cobra Mobile CRM Eintragen des Accounts Geben Sie Ihre cobra CRM- Zugangsdaten ein. Bestätigen Sie dann mit»weiter«. Ihre Zugangsdaten werden überprüft. Die Einstellungen werden im Gerät gespeichert. Erscheint eine Fehlermeldung, prüfen Sie bitte folgendes: Port Forwarding aktiv (TCP/BIS), ist der Server extern erreichbar? Ist der Zugang vom cobra Mobile CRM Server per Web zu möglich? Arbeiten Sie mit der AD- Benutzerauthentifizierung, benutzen Sie bitte die Domänen- Benutzerkennung. Bei Installationsproblemen Senden Sie uns bitte per die Logfiles der cobra Mobile CRM Serveranwendung. Sie finden sie im Installationsverzeichnis C:\Programme\BFI Software Solutions GmbH\cobra Mobile CRM\... wenn Sie den Installationspfad nicht geändert haben. BFI Unternehmensgruppe - Helpdesk Tel.:

26 Suchen Suchen Mit dieser Ansicht startet das Programm, sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. Über den Menüpunkt»Einstellungen«können Sie diese bei Bedarf ändern. Je nach Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen in cobra können einige der im Folgenden erwähnten Auswahlmöglichkeiten nicht oder nur eingeschränkt zugänglich sein. Adress-Suchfelder können im cobra Mobile CRM Konfigurator konfiguriert werden Im Startbildschirm haben Sie folgende Möglichkeiten: Normale Suche nach Firma, Nachname oder Ort Bisherliste Suchen nach allen/meinen Kontakten (Kontakte des Tages) Erweiterte Suche Stichwortsuche Vertriebsprojekte Terminmanager Einstellungen 26

27 cobra Mobile CRM Normale Suche Kontakte des Tages Erweiterte Suche Stichwortsuche Vertriebsprojekte Bisherliste Terminmanager Einstellungen Normale Suche Die wichtigsten Suchbegriffe, Firma, Nachname und Ort stehen zur Suche zur Verfügung. Wollen Sie nach anderen Kriterien suchen, rufen Sie im Menü die»erweiterte Suche«auf. Standardmäßig werden alle Adressen gesucht, die mit dem gewählten Suchbegriff beginnen. Durch Voranstellen eines * oder % wird der Suchbegriff auch innerhalb von Adressen gesucht. 27

28 Suchen Kontakte des Tages Wählen Sie im Feld»Suchdatum«einen Zeitraum, voreingestellt ist das aktuelle Datum. Wird nur das Startdatum gesetzt, nimmt das Enddatum den Wert des Startdatums an. Über»Alle Kontakte«können Sie sämtliche Adressen suchen, zu denen an diesem Tag ein Kontakt angelegt wurde. Über»Meine Kontakte«finden Sie Adressen, zu denen Sie selbst an diesem Tag einen Kontakt angelegt haben. Erweiterte Suche Über das Visitenkarten-Lupen-Symbol gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Ihre Suchkriterien detailliert festlegen können. Standardmäßig werden alle Adressen gesucht, die mit dem gewählten Suchbegriff beginnen. Durch Voranstellen eines * oder % wird der Suchbegriff auch innerhalb von Adressen gesucht. Bei der Suche werden alle ausgefüllten Felder verknüpft. Nur Adressen, auf die alle eingegebenen Suchkriterien zutreffen, werden angezeigt. 28

29 cobra Mobile CRM Bisherliste In der Bisherliste werden die letzten 20 Adressen angezeigt, die Sie sich im Detail angesehen haben. Die Adressen sind in chronologischer Sortierung dargestellt, d.h. die zuletzt besuchte Adresse steht immer zu Beginn der Liste. Wurde die Adresse mehrfach besucht, wird die Adresse nur einmal in der Liste dargestellt. Stichwortsuche Mit der Stichwortsuche suchen Sie nach bis zu zwei Stichwörtern, die einer Adresse zugeordnet sind. Die Liste dieser Stichwörter wird aus der cobra-datenbank abgefragt. Für die Suche wählen Sie aus der Liste einen Eintrag aus. Um die Suche zu beginnen, wählen Sie»Suchen«. 29

30 Suchen Ergebnisliste Die Ergebnisse Ihrer Suche werden in der Ergebnisliste angezeigt. In cobra eventuell eingestellte Gruppenzugehörigkeiten und Berechtigungen werden dabei berücksichtigt. Ist mehr als eine Adresse zu einem Eintrag vorhanden (gibt es also etwa zu einer Hauptadresse Nebenadressen), werden Nebenadressen eingerückt. Verfügt eine Adresse über Telefonnummern, etc., können Sie durch das Berühren des Datensatzes direkt einen Anruf tätigen oder eine E- Mail schreiben. Zum Öffnen der Detailansicht berühren Sie den blauen Pfeil. Die Ergebnislistenansicht kann im cobra Mobile CRM Konfigurator konfiguriert werden. In der Ergebnisliste können über das»+«-symbol Hauptadressen neu angelegt werden. In den Hauptadressen ist es dann über den Tabbar-Navigator- Punkt»Mehr«möglich, neue Nebenadressen anzulegen. 30

31 cobra Mobile CRM Detailansicht In der Detailansicht werden alle verfügbaren Daten angezeigt. Die Detailansicht gliedert sich in folgende Unterbereiche: Adressdetails Kontakte Zusatzdaten Stichwörter Verknüpfungen Vertriebsprojekte Google Maps Termine Die Unterbereiche können über die Leiste am unteren Bildschirmrand geöffnet werden. Bearbeiten von Datensätzen Datensätze können direkt in der Detailansicht bearbeitet werden. Nach dem Bearbeiten wählen Sie im Datensatz oben den Punkt»Sichern«, um die Änderungen an die cobra-datenbank zu übertragen. Die Detaillistenansicht kann im cobra Mobile CRM Konfigurator konfiguriert werden. In cobra lassen sich Zugriffsberechtigungen für Datenbanken sehr individuell einstellen, um beispielsweise auf Tabellen einen nur lesenden Zugriff zu gewähren. 31

32 Detailansicht 32

33 cobra Mobile CRM Kommunikation Sie können direkt aus einem Adressdatensatz s und SMS schreiben und Telefonnummern anwählen. Dazu befinden sich spezielle Knöpfe neben den und Telefonnummern-Feldern. Nach dem Versand einer bzw. SMS oder einem Telefonat können Sie einen Kontakt zu dieser Adresse anlegen. Kontakte, Zusatzdaten, Stichwörter, Vertriebsprojekte Über die Adressdetails können Sie weitere Detailanzeigen einsehen. Hierzu müssen Sie im entsprechenden Unterbereich auf einen Datensatz klicken. Kontakte und Zusatzdaten können Sie in der jeweiligen Detailansicht genauso wie Adress-Datensätze bearbeiten. Über das»+«-symbol in»kontakte«und»stichwörter«können neue Datensätze angelegt werden. Über das»+«-symbol in der Ergebnisliste der Zusatzdaten können neue Datensätze angelegt werden. Vertriebsprojekte können nur gelesen, nicht aber bearbeitet werden. 33

34 Detailansicht Dokumente öffnen Bitte beachten Sie, dass der Mobile CRM Dienst und somit das Mobile CRM Dokumentverknüpfungen nur über einen UNC-Pfad öffnen kann. Daher ist es zwingend erforderlich, in der cobra Dokumentenablage als Stammverzeichnis einen UNC-Pfad zu verwenden und nicht ein gemapptes Laufwerk. Beachten Sie außerdem, dass im cobra Mobile CRM Server-Dienst ein Konto eingestellt wird, welches berechtigt ist, auf den in der cobra Dokumentenablage eingestellten UNC-Pfad zuzugreifen. In cobra gibt es in den Datenbereichen Adressen, Kontakte und Zusatzdaten Dokumentenfelder (DOCUMENTREF-Felder), die hinterlegten Dokumente können über ein Symbol geöffnet werden. Die Ergebnislistenansicht von Kontakten und Zusatzdaten kann im cobra Mobile CRM Konfigurator konfiguriert werden. 34

35 cobra Mobile CRM Der Terminmanager Übersicht Den Terminmanager können Sie über den Startbildschirm oder über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes öffnen. Öffnen Sie den Terminmanager über den Startbildschirm, werden Ihnen alle Termine, die sich in Ihrem Kalender befinden, angezeigt. Öffnen Sie den Terminmanager über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes, werden Ihnen nur Termine, die in Verbindung mit dieser Adresse stehen, angezeigt. Das Gleiche gilt für das Neuanlegen von Terminen. Über das»+«-symbol in der Terminmanager-Listenansicht können Sie neue adressunabhängige Termine anlegen. Gehen Sie in die Detailansicht einer Adresse unter»mehr/termine«, können Sie über das»+«-symbol einen neuen Termin zur jeweiligen Adresse anlegen. 35

36 Der Terminmanager Anzeige filtern Sie können über das Menü auf folgende Filter zugreifen:»alle Termine«(zeigt alle in Ihrem Kalender eingetragene Termine an).»nur Heute«(zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag beginnen).»ab Heute 7 Tage«(zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag oder in den nächsten 7 Tagen beginnen).»ab Heute 30 Tage«(zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag oder in den nächsten 30 Tagen beginnen).»ab Heute«(zeigt alle zukünftigen Termine an). 36

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