- 1 - Aufgabe 7 Word Nun zu den einzelnen Schritten, die zur Erstellung der Dokumentvorlage notwendig sind:

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1 - 1 - Aufgabe 7 Word 2016 In diesem Aufgabenblatt soll eine Dokumentvorlage erstellt werden. Als Beispiel wird ein Briefkopf entworfen, der als Grundlage für den dienstlichen Schriftverkehr an der Justus-Liebig-Universität Gießen dienen soll. Es existieren nur wenige exakte Vorgaben seitens der Universität, wie ein Briefkopf genau aussehen soll. Daher sind ein paar Einstellungen rein nach Gefühl vorgenommen worden. Bitte betrachten Sie daher die Angaben zu einzelnen Textteilen in dieser Aufgabe als beispielhafte Vorgaben, die Sie bei Bedarf auf Ihre persönlichen Vorstellungen ändern können. Für die Erstellung der Dokumentvorlage werden an dieser Stelle ein paar spezielle Wordkenntnisse vorausgesetzt: Umgang mit Tabellen, erstellen und Verwenden von Formatvorlagen, Grafiken integrieren. Nun zu den einzelnen Schritten, die zur Erstellung der Dokumentvorlage notwendig sind: 1. Starten Sie Word, wählen ein leeres Dokument und legen zunächst die Ränder für die Dokumentvorlage fest (Register Layout, Gruppe Seite einrichten, Symbol Seitenränder, Befehl Benutzerdefinierte Seitenränder). Tragen Sie im Register Seitenränder folgende Werte ein: Oben 3,8 cm, Unten 2 cm, Links 2 cm und Rechts 2 cm. 2. Speichern Sie die (eigentlich noch leere Datei) unter dem Namen Briefkopf ab. Dabei wählen Sie als Dateityp Word-Vorlage (*.dotx). Speichern Sie die Vorlagendatei auf dem Laufwerk Z:. 3. Fügen Sie die Datei jlu-logo.gif ein (Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Symbol Bilder). Die Datei befindet sich auf dem Laufwerk Z:. 4. Öffnen Sie das Dialogfeld Layout (Register Format, Registergruppe Bildtools, Gruppe Größe, Startprogramm für Dialogfelder ). Im Dialogfeld wählen Sie zunächst im Register Textumbruch bei Umbruchart die Option Rechteck. Deaktivieren Sie anschließend im Register Position erst das Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben und legen folgende Werte fest: Horizontal Absolute Position 2 cm rechts von Seite; Vertikal Absolute Position 1,5 cm unterhalb Seite. Anmerkung: Es kann sein, dass nach Bestätigung des Dialogfelds die Grafik nicht an die Stelle verschoben wird, wo sie eigentlich stehen sollte. In diesem Fall müssen Sie erneut das Dialogfeld Layout öffnen und die Einstellung bei Vertikal nochmals vornehmen. 5. Erstellen Sie eine horizontale Linie (Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Symbol Formen, Symbol Linie ( ). Beim Zeichnen verwenden Sie zu zusätzlich die Taste. Damit erreichen Sie, dass beim Zeichnen mit der Maus die Linie exakt gerade wird. Sie müssen die Linie auch nicht exakt dort erstellen, wo Sie später exakt platziert werden soll. Auch die Breite der Linie

2 - 2 - und die Linienstärke werden erst später festgelegt. Sobald Sie die Linie erstellt haben, lassen Sie zunächst die Maustaste los und danach erst die Taste. 6. Legen Sie für die Linie folgende Eigenschaften fest (Register Format, Registergruppe Zeichentools): Gruppe Größe: Breite 17 cm; Gruppe Formenarten Symbol Formkontur, Befehl Stärke 1½ Pt, Farbe Schwarz. Klicken Sie in der Gruppe Größe auf das Symbol Startprogramm für Dialogfelder. Im Dialogfeld Layout wählen Sie im Register Textumbruch bei Umbruchart die Option Rechteck. Im Register Position deaktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben und legen bei Horizontal fest: Absolute Position 2 cm rechts von Seite und bei Vertikal: Absolute Position 2,1 cm unterhalb Seite und bestätigen beide Dialogfelder (beachten Sie bitte die Anmerkung aus Absatz 4, Seite 1). 7. Markieren Sie beide Grafiken (eine Grafik anklicken, Taste Strg drücken und gedrückt halten, zweite Grafik anklicken, Taste Strg loslassen). Fassen Sie beide markierten Grafiken zu einer Gruppe zusammen (Register Format, Registergruppe Zeichentools oder Bildtools, Gruppe Anordnen, Symbol Gruppieren, Befehl Gruppieren). Öffnen Sie direkt danach (die gruppierte Grafik ist immer noch markiert) das Dialogfeld Layout und schalten im Register Position das Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben aus (evtl. müssen Sie das Dialogfeld Layout erneut aufrufen und im Register Position bei Vertikal den Wert für die Absolute Position nochmals auf 1,5 cm einstellen). Das fertige Logo sehen Sie in Abbildung 1. Abb. 1: Das JLU-Logo zusammen mit der Linie 8. Platzieren Sie die Schreibmarke (Cursor) vor die leere Absatzmarke (die Sie auch in Abbildung 1 sehen können). 9. Fügen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und einer Zeile ein (Register Einfügen, Gruppe Tabellen, Symbol Tabelle). 10. Markieren Sie die Tabelle und entfernen die Rahmenlinien (z.b. mit der Tastenkombination Strg Alt U ). Öffnen Sie das Dialogfeld Tabelleneigenschaften (Maussymbol auf die Tabelle bewegen, rechter Mausklick, Befehl Tabelleneigenschaften im Kontextmenü wählen). Im Register Tabelle wählen Sie die Schaltfläche. Im Dialogfeld Tabellenoptionen deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Größenänderungen zulassen. Bestätigen Sie danach beide Dialogfelder.

3 Setzen Sie die Schreibmarke in die zweite Tabellenzelle und geben den Inhalt aus Abbildung 2 ein (die roten Nummern geben Sie bitte nicht ein, sie dienen lediglich zur Orientierung bei den nachfolgenden Schritten): Optional: wenn Sie in Zeile 10 immer das aktuelle Datum automatisch angezeigt bekommen wollen, geben Sie das Datum nicht über die Tastatur ein, sondern wählen im Register Einfügen in der Gruppe Text das Symbol Datum und Uhrzeit. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit wählen Sie das gewünschte Format, aktivieren zusätzlich das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren und bestätigen das Dialogfeld. Abb. 2: Der Inhalt der zweiten Tabellenspalte 12. Wie Sie aus Abbildung 2 anhand der Absatzmarken ( ) ersehen können, besteht jede einzelne Zeile aus einem Absatz (mit Ausnahme des Datums; Zeile 10). Bei den Zeilen 6, 7, 8 und 9 wurde jeweils ein Tabulator ( ; Tastenkombination Strg ) benutzt. Eine besondere Tabstoppposition muss nicht unbedingt festgelegt werden. Legen Sie nun einige Zeichen- und Absatzformatierungen für die einzelnen Zeilen fest: Zeile Formatierung 1 Schriftgrad 14 pt, Schriftschnitt Fett 2 Schriftgrad 12 pt, Schriftschnitt Fett, Abstand Nach 12 pt 3 bis 9 Schriftgrad 10 pt 10 Schriftgrad 12 pt, Schriftschnitt Fett, Abstand Vor 12 pt 1 bis 10 Schriftart Arial Abbildung 3, Seite 4, zeigt die formatierte Tabellenspalte. 13. Die Darstellung der -Adresse (Schriftfarbe Blau, Unterstrichen) können Sie bei Bedarf auch deaktivieren. Dazu bewegen Sie das Maussymbol auf die -Adresse und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Hyperlink entfernen.

4 - 4 - Abb. 3: Die formatierte zweite Tabellenspalte 14. Bewegen Sie die Schreibmarke nun in die erste Tabellenspalte und geben den Text ein, den Sie in Abbildung 4 sehen können (Die Zeilen 3 bis 6 sind zunächst einfach nur Leerzeilen; dort wird aber später die eigentliche Empfängeradresse eingegeben). Auch hier dienen die roten Nummern nur der Orientierung für die nachfolgenden Formatierungen. Das Symbol erhalten Sie über das Register Einfügen, Gruppe Symbole, Symbol Symbol, Befehl Weitere Symbole. Im Dialogfeld Symbol wählen Sie bei Schriftart Wingdings aus. Klicken Sie auf das gewünschte Symbol und wählen die Schaltfläche. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche. Abb. 4: Der Inhalt der ersten Tabellenspalte

5 Nun erfolgen wieder die Zeichen- und Absatzformatierungen: Zeile Formatierung 1 Schriftgrad 7 pt, Abstand Vor 42 pt 2 Abstand Vor 12 pt 2 bis 6 Schriftgrad 12 pt, Zeilenabstand Mehrfach, Von 1,2 Ze 1 bis 6 Schriftart Arial Die fertige linke Tabellenspalte sehen Sie in Abbildung 5. Abb. 5: Die formatierte erste Tabellenspalte 16. Setzen Sie die Schreibmarke auf den Leerabsatz unterhalb der Tabelle. Legen Sie folgende Zeichen- und Absatzformatierung fest: Schriftart Arial, Schriftgrad 10, Abstand Nach 12 Pt, Zeilenabstand Mehrfach, Von 1,2 Ze. Erstellen Sie danach noch einige Leerabsätze. 17. Wählen Sie einen der Leerabsätze aus und geben ein: Mit freundlichen Grüßen (aber nicht mit den Formatierungen Fett und Kursiv; nur den Text eingeben). Markieren Sie den kompletten Absatz und weisen ihm folgende Formatierungseigenschaft zu: Abstand Nach 48 Pt. Lassen Sie den Absatz markiert und speichern ihn als Schnellbaustein (Register Einfügen, Gruppe Text, Symbol Schnellbausteine, Befehl Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern). Im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen tragen Sie bei Name einen Namen Ihrer Wahl ein. Die anderen Angaben belassen Sie so, wie sie sind. Löschen Sie nun den markierten Absatz. Wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Schnellbausteine. Beispielsweise können Sie den gleichen Absatz erneut erzeugen (mit denselben Formatierungseigenschaften). Nur anstelle von Mit freundlichen Grüßen schreiben Sie Hochachtungsvoll. Als Name für den Schnellbaustein wählen Sie z.b. hv.

6 Setzen Sie die Schreibmarke erneut auf einen leeren Absatz (aber nicht auf den Absatz, der sich unmittelbar unterhalb der zweispaltigen Tabelle befindet). Erstellen Sie eine Tabelle mit nur einer einzigen Tabellenzelle. Stellen Sie die Breite der Tabelle auf 5 cm (Register Layout, Registergruppe Tabellentools, Gruppe Zellengröße, Symbol Tabellenspaltenbreite; es muss aber nicht unbedingt genau 5 cm sein, Sie können bei Bedarf auch einen anderen Breitenwert wählen). Entfernen Sie die Rahmenlinien der Tabelle und legen für Rahmenlinie oben eine neue Linie mit der Stärke 1 ½ Pt fest. Weisen Sie zusätzlich der Tabellenzelle folgende Absatzformatierungen zu: Ausrichtung Zentriert, Abstand Nach 0 Pt. Markieren Sie die Tabelle und wählen im Register Einfügen in der Gruppe Tabellen das Symbol Tabelle, dann den Befehl Schnelltabellen und den Unterbefehl Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern, Im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen geben Sie der Tabelle einen Namen (z.b. Unterschrift). Die anderen Einstellungen belassen Sie so, wie sie sind. Nach der Speicherung löschen Sie die Tabelle. 19. Erstellen sie als nächstes ein paar Formatvorlagen. Die folgende Tabelle enthält einige Formatvorlagen, die auf alle Fälle in der Dokumentvorlage enthalten sein sollten (bitte wundern Sie sich nicht, dass alle Formatvorlagennamen mit ik beginnen. Das soll als Kürzel für Institut für Kunstpädagogik stehen. Solch eine Vorgehensweise bei der Festlegung von Formatvorlagennamen ist sinnvoll. Dadurch können Sie leichter und schneller die selbsterstellten von den integrierten Formatvorlagen unterscheiden. Anstelle von ik können Sie natürlich auch irgendein anderes Kürzel verwenden; z.b. die Initialen Ihres Namens): Name ikstandard ikbetreff Eigenschaften der Formatvorlage Formatvorlage basiert auf:... Standard Schriftart:... Schriftart Arial... Schriftgrad 10 Absatz:... Abstand Nach 12 Pt... Zeilenabstand Einfach Formatvorlage basiert auf:... ikstandard Schriftart:... Schriftschnitt Fett Absatz:... Abstand Vor 6 Pt

7 - 7 - Name ikbezug ikanrede ikbrieftext Eigenschaften der Formatvorlage Formatvorlage basiert auf:... ikstandard Absatz:... Abstand Nach 6 Pt Formatvorlage basiert auf:... ikstandard Absatz:... Sondereinzug Erste Zeile...Um 0,8 cm... Zeilenabstand 1,5 Zeilen Formatvorlage basiert auf:... ikstandard Schriftart:... Schriftschnitt Fett Absatz:... Abstand Vor 6 Pt Weisen Sie zunächst allen Leerabsätzen (unterhalb der zweispaltigen Tabelle) die Formatvorlage ikstandard zu. Erst wenn später Briefe basierend auf dieser Dokumentvorlage erstellt werden, kommen die anderen Formatvorlagen zum Einsatz. 20. Wechseln Sie in die Fußzeile (Register Einfügen, Gruppe Kopf- und Fußzeile, Symbol Fußzeile, Befehl Fußzeile bearbeiten) und geben folgenden Absatz ein: Bankverbindung: Sparkasse Gießen IBAN: DE Markieren Sie den Absatz und weisen ihm noch folgende Formatierungseigenschaften zu: Schriftart Arial, Schriftgrad 8, Ausrichtung Zentriert. Wechseln Sie zur Kopfzeile (Register Entwurf, Registergruppe Kopf- und Fußzeilentools, Gruppe Navigation, Symbol Zur Kopfzeile wechseln). 21. Zeichnen Sie eine weitere horizontale Linie (Vorgehensweise siehe Absatz 5, Seite 1). Weisen Sie der Linie die Linienstärke ¼ Pt und Farbe Schwarz zu. Die Breite sollte 0,8 cm sein. Im Dialogfeld Layout wählen Sie im Register Textumbruch die Option Rechteck, deaktivieren im Register Position das Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben, wählen bei Horizontal Absolute Position 0 cm rechts von Seite und bei Vertikal Absolute Position 10,6 cm

8 - 8 - unterhalb Seite. (beachten Sie auch den Hinweis bei Absatz 4, Seite 1). Damit haben Sie eine Falzmarke gesetzt. Damit ist die Dokumentvorlage fertig. Speichern und schließen Sie die Dokumentvorlage (Register Datei, Befehl Schließen). Wenn Sie jetzt einen Brief basierend auf dieser Dokumentvorlage schreiben wollen, wählen Sie im Register Datei den Befehl Neu und in der Gruppe Verfügbare Vorlagen das Symbol PERSÖNLICH. Wählen Sie die Dokumentvorlage aus. Jetzt geben Sie die Anschrift und alle anderen Textteile an den entsprechenden Stellen ein. Sofern Sie einen Betreff bzw. Bezug verwenden, können Sie den jeweiligen Absätzen die Formatvorlagen ikbetreff bzw. ikbezug zuweisen. Für den Absatz, wo Sie die Anrede eingegeben haben, verwenden Sie die Formatvorlage ikanrede und für den/die Absatz/Absätze mit dem eigentlichen Brieftext die Formatvorlage ikbrieftext. Die Grußformel bzw. die Tabelle für die Unterschrift fügen Sie über die Schnellbausteine ein (Grußformel: Register Einfügen, Gruppe Text, Symbol Schnellbausteine, gewünschter Schnellbaustein; Unterschrift: Register Einfügen, Gruppe Tabellen, Symbol Tabelle, Befehl Schnelltabellen, gewünschte Schnelltabelle). Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, können Sie den fertigen Brief ganz normal drucken bzw. als normales Word-Dokument speichern. Anmerkung: Die Schnellbausteine können auch etwas schneller eingefügt werden. Dazu geben Sie einfach nur den Namen des Schnellbausteins ein (also z.b. mfg) und drücken direkt danach die Funktionstaste F3.

9 Die fertige Dokumentvorlage