Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Kostenrechnung

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1 Benutzerhandbuch Microsoft Dynamics NAV 4.0 Kostenrechnung

2 Informationen zum Inhalt Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Der Inhalt des Handbuches kann ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Obwohl wir bestrebt sind, den Handbuch- Inhalt so informativ wie möglich und aktuell zu halten, sind Fehler und Unterlassungen nicht ganz zu vermeiden. Für Verbesserungsvorschläge sind Autor und Verlag dankbar. Warenzeichen Die in diesem Buch erwähnten Software- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen auch eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Copyright Das Werk, einschliesslich aller Teile, ist uheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Publikation Druckerei Odermatt [Januar 2007 / Version C4.00]. Alle Rechte vorbehalten. Weitere Publikationen finden Sie unter Druck und Verlag Druckerei Odermatt, Dorfplatz 2, 6383 Dallenwil

3 INHALTSVERZEICHNIS Kapitel 1 Kostenrechnung 3 Funktionsübersicht 4 Stammdaten 10 Kostenbuchungen erfassen und übernehmen 27 Umlagen (Zuordungen) 34 Kostenbuchungsjournal 50 Berichte und Informationen 53 Kostenbudget 58 Tips und Tricks zur Kostenrechnung 64 i

4 Inhalt ii

5 Kapitel 1 Kostenrechnung Mit dem Kostenrechnungsmodul wird die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics NAV mit der Betriebsbuchhaltung ergänzt. Bei der Entwicklung wurde Wert darauf gelegt, dass die Anwendung besonders benutzerfreundlich und flexibel bleibt und trotzdem einen grossen Funktionsumfang aufweist. Dies manifestiert sich vor allem beim Einrichten der Umlagen, wo es möglich ist, mit wenigen Einschränkungen fast beliebige Umlageverfahren zwischen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern vorzubereiten. Dieses Handbuch hat die folgenden Abschnitte: Funktionsübersicht Einrichten der Stammdaten Kostenbuchungen erfassen und übernehmen Umlagen Kostenbuchungsjournal Berichte und Informationsfenster Kostenbudget Tips und Tricks zur Kostenrechnung

6 Kapitel 1. Kostenrechnung 1.1 FUNKTIONSÜBERSICHT In der Liste unten finden Sie eine Auswahl an Funktionen, die mit der Kostenrechnung von Microsoft Dynamics NAV abgedeckt werden. Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und Buchen Frei definierbarer Kostenartenplan mit ähnlichem Aufbau und Funktionalität wie der Kontenplan der Fibu. Der Kostenartenplan kann auf Basis der Fibu-Erfolgskonten automatisch angelegt werden. Mehrere Fibukonten können in einer Kostenart zusammengefasst werden. 4

7 1.1 Funktionsübersicht Freie Definition von Kostenstellen und Kostenträgern. Diese können mit Zwischentotalen und Titeln ergänzt und frei sortiert werden. Kostenstellen und Kostenträger können von den sogenannten Hauptdimensionen der Fibu übernommen und synchronisiert werden. Automatischer Transfer von der Fibu in die Kostenrechnung bei jeder Buchung. Oder: Übernahme der Buchungen mit einer Stapelverarbeitung mit der Möglichkeit, tägliche bzw. monatliche Sammelbuchungen pro Kostenart anzulegen. Erfassen und Buchen von manuell erfassten Kostenbuchungen in mehreren Journalen. Einmalige und wiederkehrende Kostenbuchungen. Budgets Beliebig viele Kostenbudgets mit ähnlicher Funktionalität wie Fibubudget. Kopieren von Kostenbudget in Fibubudget und umgekehrt. Übernahme von budgetierten Kosten als Istkosten. Zuordnung (Umlagen) Umlagen für Istwerte oder Budgetzahlen. Statische Umlagen anhand fester Anteile oder Prozentzahlen. Dynamische Umlagen mit 10 vordefinierten Bezugsgrössen und 12 dynamischen Datumsbereichen. 99 Umlagestufen. Beliebig viele Umlagevarianten. Umlagedefinitionen mit zeitlichem Gültigkeitsbereich. Umlagen weitestgehend frei definierbar zwischen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern. Stornieren von Umlagen und Buchungsläufen. 5

8 Kapitel 1. Kostenrechnung Berichte und weitere Features Kontenschema erlauben flexible Darstellungen im Berichtswesen, ähnlich wie in der Fibu. Viele übersichtliche und informative Auswertungen und Statistikfenster. Zugriffsschutz und Berechtigungen gemäss dem hohen Standard von Microsoft Dynamics NAV. Einfache Bedienung mit gewohnter Flexibilität von Microsoft Dynamics NAV. Natürlich kann auch die Kostenrechnung wie die übrigen Module von Microsoft Dynamics NAV bei Bedarf an Ihre betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden. Dies könnte beispielsweise wichtig sein, wenn Bezugsgrössen für dynamische Umlagen aus benutzerdefinierten Zusatzmodulen stammen oder die Möglichkeiten des Reportings mit den internen Berichten und C/ODBC mit zusätzlichen Berichten erweitert werden sollen. 6

9 1.1 Funktionsübersicht Aufgaben der Kostenrechnung Die folgende Graphik zeigt die Zusammenhänge zwischen Fibu, Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung: Fibu Aufwand Ertrag Kostenartenrechnung Welche Kosten sind entstanden? Gemeinkosten Kostenstellenrechnung Wo sind Kosten entstanden? Umlage Einzelkosten Erlös Kostenträgerrechnung Welche Produkte belasten? In der Kostenrechnung werden, im Gegensatz zu den Aufwendungen der Fibu, die effektiven betrieblichen Kosten erfasst und ausgewertet. Das Ziel besteht darin, die Kosten pro Kostenstelle und Kostenträger genau zu analysieren und damit eine verlässliche Grundlage für die Kalkulation zu schaffen. Kostenstellen sind meistens Abteilungen und Profitcenters eines Betriebs, die für Kosten und Erlöse weitgehend selbst verantwortlich sind. Kostenträger sind Produkte, Produktegruppen oder Dienstleistungen eines Betriebs - die Erzeugnisse eines Betriebs also, welche die Kosten schliesslich zu tragen haben. 7

10 Kapitel 1. Kostenrechnung Ein grosser Teil der betrieblichen Kosten kann aus der Fibu übernommen werden. Rein betriebliche Kosten, interne Verrechnungen und Umlagen werden erst in der Kostenrechnung erfasst und gebucht. Gemeinkosten werden zuerst auf Kostenstellen gebucht, um später den Kostenträgern belastet zu werden, wie beispielsweise die Verkaufsadministration, die mehrere Produkte gleichzeitig vertreibt. Einzelkosten können direkt einem Kostenträger zugeordnet werden wie beispielweise Materialeinkauf für ein bestimmtes Produkt. Kontenplan und Kostenartenplan sind oft ähnlich aufgebaut. Die verwendeten Bezugsgrössen und die Genauigkeit der Umlageschlüssel haben einen wichtigen Einfluss auf die Resultate der Kostenrechnung. Umlageschlüssel werden verwendet, um in einem ersten Schritt die Kosten zwischen sogenannten Vorkostenstellen auf Hauptkostenstellen und in einem zweiten von Kostenstellen auf Kostenträger umzulegen. Im BAB (Betriebsabrechnungsbogen) werden die Ergebnisse der Kostenstellen und Kostenträger einander gegenübergestellt. Besonders interessieren dabei die Umlagebuchungen. 8

11 1.1 Funktionsübersicht Zusammenhänge in der Kostenrechnung von Microsoft Dynamics NAV Die folgende Übersicht zeigt die Beziehungen zwischen den wichtigsten Tabellen und Verarbeitungen in der Kostenrechnung. Fibukonto Fibuposten Umlagequelle Umlageziel KR Stammdaten KR Verw. KA übern. KR Fibuposten holen KR Umlage Kosten Buchungsjournal Kostenart Kostenjournalzeile KostenJournal Buchen Kostenposten Kostenstelle Kostenträger Kostenjournal Name Kostenart Saldo Der Kontenplan der Fibu und der Kostenartenplan sind eng miteinander verbunden. Die Kostenstelle ist mit dem Globalen Dimensionscode 1 der Fibu verbunden, die Kostenträger mit dem Globalen Dimensionscode 2. Fibuposten, Umlagebuchungen und vom Benutzer erfasste Kostenbuchungen gelangen via Journalzeile und die Funktion Kostenjournal Buchen in die Kostenposten. Wenn das Kostenjournal gebucht wird, erfolgt ein Eintrag im Kosten Buchungsjournal. Die Umlagen werden in den beiden Tabellen Umlagequelle und Umlageziel definiert. Die meisten Statistiken und Berichte bauen auf den gebuchten Kostenposten auf. 9

12 Kapitel 1. Kostenrechnung 1.2 STAMMDATEN Die Stammdaten der Kostenrechnung bestehen aus 4 Bereichen: Kostenarten und Kostenartenplan Kostenstellen Kostenträger Kostenrechnung Stammdaten Zuordnungen (Umlagen) Die ersten 4 Bereiche werden in diesem Abschnitt beschrieben. Den Umlagen ist ein eigener Abschnitt gewidmet. Kostenartenplan Der Kostenartenplan der Betriebsbuchhaltung hat fast die gleichen Aufgaben wie der Kontenplan der Fibu. In Klein- und Mittelbetrieben werden beide oft ganz ähnlich strukturiert. Es ist daher möglich, den Kontenplan der Fibu zu übernehmen und anschliessend anzupassen. Er kann jedoch auch von Grund auf unabhängig von der Fibu angelegt werden. Die Kostenarten werden im Fenster Kostenartenplan oder auf der Kostenartenkarte eingerichtet und gepflegt. Der Kostenartenplan wird direkt vom Hauptmenü geöffnet, die Kostenartenkarte vom Kostenartenplan aus über den Menüpunkt Kostenart, Karte. 10

13 1.2 Stammdaten Aufbau des Kostenartenplans Der Kostenartenplan hat fast die gleiche Funktionalität und Gestaltungsmöglichkeiten wie der Kontenplan der Fibu. In der folgenden Tabelle sind daher nur die Besonderheiten ausführlich beschrieben. Feld Nummer Zeilenart Summe von/bis Fix/Variabel Fixanteil Inhalt Die Nummer der Kostenart entspricht oft der Nummer eines entsprechenden Erfolgskontos aus der Fibu. Sie kann jedoch beliebig definiert werden. Einzige Regel ist, dass die Nummern in aufsteigender Reihenfolge angezeigt werden. Kostenart, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit gleicher Funktion wie im Kontenplan. Bereich der Zwischentotale mit gleicher Funktion wie im Kontenplan. Die Kostenart kann Fix, Variabel, Sprungfix oder unbestimmt sein. Die Einstellung wird später als Filter verwendet, um beispielsweise nur jene Kostenarten zu analysieren, die fixe Kosten enthalten. Die Einstellung hat sonst keinen weiteren Einfluss auf die Verarbeitungen der Kostenrechnung. In diesem Textfeld kann ein Kommentar hinterlegt werden, welcher die Einstellung im Feld Fix/Variabel genauer erläutert. Dieses Feld muss mit der Entwicklungsumgebung eingesetzt werden. 11

14 Kapitel 1. Kostenrechnung Feld Fibukontobereich Kostenstellencode Kostenträgercode Sammelbuchung Saldo Saldo bis Datum Umzulegende Bewegung Inhalt Hier wird festgelegt, welche Fibukonten auf diese Kostenart übertragen werden. Bei einer 1:1 Beziehung zwischen Fibukonto und Kostenart wird nur ein Fibukonto eingetragen. Falls mehrere Fibukonten in einer Kostenart zusammengefasst werden, wird dies mit einem Bereich wie beispielsweise definiert. Das Feld wird von Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt, wenn die Kostenart anhand vom Kontenplan automatisch angelegt wird, kann aber nachträglich abgeändert werden. Dieser Code gilt als Vorgabewert für Kostenbuchungen, die später im Kostenjournal erfasst werden. Wenn die Fibuposten später als Sammelbuchungen pro Tag oder Monat übertragen werden sollen, wird hier die entsprechende Option eingestellt. Keine Sammelbuchung bewirkt, dass jeder Fibuposten einzeln in die Kostenrechnung übernommen wird. Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die Kostenart. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben. Mit den FlowFiltern Kostenstelle Filter und Kostenträger Filter kann der angezeigte Saldo eingeschränkt werden. Diese Felder werden im Hintergrund mitgeführt und können bei Bedarf aktiviert werden. Sie entsprechen dem Feld Saldo mit dem Unterschied, dass die Resultate vom Datum Filter beeinflusst werden. Dieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt werden könnte. Der Eintrag im Feld Umgelegt in den Kostenposten ist massgeblich, ob ein Kostenposten in das FlowField eingeht. Kostenartenplan von der Fibu übernehmen Oft ist der Kostenartenplan ähnlich wie die Erfolgskonten im Kontenplan aufgebaut. In diesem Fall ist es empfehlenswert, den Fibukontenplan mit einer Stapelverarbeitung in den Kostenartenplan zu übernehmen und danach anzupassen. Dazu sind die folgenden Schritte notwendig: 12

15 1.2 Stammdaten 1 Öffnen Sie unter Kostenrechnung, Kostenarten das Fenster Kostenartenplan. Vermutlich ist es zu diesem Zeitpunkt noch leer. 2 Wählen Sie Funktion, Kostenarten von Fibu übernehmen und bestätigen Sie die folgende Meldung. 3 Der Kostenartenplan enthält nun alle Erfolgskonten aus der Fibu inklusive Titel und Zwischentotale. 4 Passen Sie nun den Kostenartenplan gemäss den Ausführungen in den folgenden Abschnitten an Ihre Bedürfnisse an. Kostenarten aktualisieren Sie können wählen, ob bei einer Anpassung des Kontenplans der Kostenartenplan automatisch aktualisiert werden soll. Wählen Sie unter Kostenrechnung, Einrichtung, Kostenrechnung Einrichtung im Register Allgemein im Feld Abgleich Fibukonto/Kostenart eine der 3 Optionen Kein Abgleich, Automatisch, Mit Rückfrage. Beziehung zwischen Kostenart und Fibukonto Die Verbindung zwischen Kostenart und Fibukonto ist sowohl auf der Kostenart als auch auf dem Fibukonto gespeichert. Das Feld Fibukontobereich in der Tabelle Kostenart legt fest, welche Fibukonten zu einer Kostenart gehören. 13

16 Kapitel 1. Kostenrechnung Im Feld Kostenartnr. wird im Kontenplan festgehalten, zu welcher Kostenart das Fibukonto gehört. Die beiden Felder werden während der Stapelverarbeitung Kostenarten von Fibu übernehmen von Microsoft Dynamics NAV ausgefüllt. Zwischen Fibukonten und Kostenarten besteht eine sogenannte n : 1 Beziehung. Das bedeutet, dass mehrere Fibukonten zur gleichen Kostenart gehören können, aber jedes Fibukonto zu maximal einer Kostenart gehört. Abhängig davon, wie später die Fibuposten in die Kostenrechnung übertragen werden sollen, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Verbindung zu definieren und die beiden Felder auszufüllen: Verbindung Fibukontobereich Kostenartnr. Ein Fibukonto pro Kostenart ein Fibukonto eine Kostenart Mehrere Fibukonten auf eine Kostenart Kostenart, die keine Fibuposten aufnimmt Fibukonto, dessen Posten nicht übertragen werden Fibukonto Bereich (z.b ) <leer> Für jedes Fibukonto die gleiche Kostenart <leer> Kostenarten ohne Bezug zur Fibu Kostenarten, die keine Fibuposten übernehmen, werden vor allem in drei Situationen eingesetzt: Konten der Betriebsbuchhaltung wie beispielsweise kalk. Zinsen und Abschreibungen, die nur Kosten der Betriebsbuchhaltung aufnehmen. Hilfskostenarten wie beispielsweise Kostenart 9000 bis 9004 im Demomandanten, die als Belastungs- und Entlastungskonten bei Umlagen verwendet werden. Das Hilfskonto mit Nummer 9200 im Demomandanten für sachliche Abgrenzungen. Unter sachlichen Abgrenzungen versteht man die Differenz zwischen Kosten und dem Aufwand der Fibu. 14

17 1.2 Stammdaten Saldo aller Erfolgskonten in die Kostenrechnung übertragen? In der Kostenrechnung wird auch das Prinzip der doppelten Buchhaltung angewendet. Es sind also keine einseitigen Buchungen zugelassen. Es empfiehlt sich, bereits beim Einrichten des Kostenartenplans die zwei folgenden Regeln zu beachten: Die Fibuposten aller Erfolgskonten werden in die Kostenrechnung übertragen. Dies bedeutet, dass die Erfolgsrechnung und der Betriebserfolg per Saldo übereinstimmen, solange keine Kostenbuchungen vorgenommen werden. Für reine Kostenbuchungen wird als Gegenkonto immer die Hilfskostenart Sachliche Abgrenzungen verwendet. Dadurch ergibt sich der folgende buchhalterische Zusammenhang: Erfolg (Fibu) = Betriebserfolg + sachliche Abgrenzungen Automatischer Transfer und Sammelbuchungen Oft ist in der Kostenrechnung nicht der gleiche Detailliertheitsgrad gefragt wie in der Fibu. Daher ist es möglich, die Fibuposten als Sammelbuchung auf eine Kostenart zu übernehmen. Die entsprechende Einstellung kann für jede Kostenart im Feld Sammelbuchung vorgenommen werden. Sammelbuchung Keine Tag Monat Funktion Jeder Fibuposten wird einzeln auf die entsprechende Kostenart übertragen. Fibuposten mit dem gleichen Buchungsdatum werden als ein Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen. Alle Fibuposten eines Kalendermonats werden als ein Posten auf die entsprechende Kostenart übertragen. Wird in den Kostenrechnung Einrichtung Autotransfer von Fibu aktiviert, wird nach jeder Buchung in die Fibu auch die Kostenrechnung aktualisiert. Sammelbuchungen sind damit nicht mehr möglich. 15

18 Kapitel 1. Kostenrechnung Funktionen im Kostenartenplan Wenn Sie die Schaltfläche Funktion im Kostenartenplan klicken, stehen drei Stapelverarbeitungen zur Verfügung: Kostenartenplan einrücken bewirkt, dass der Kostenartenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen überprüft und aktualisiert werden. Kostenarten von Fibu übernehmen legt anhand vom Kontenplan einen Kostenartenplan an. Einzelheiten darüber sind in den vorangehenden Abschnitten beschrieben. Kostenarten in Kontenplan eintragen aktualisiert die Beziehung zwischen Kontenplan und Kostenartenplan. Dabei wird im Kontenplan das Feld Kostenartnr. ausgefüllt und dabei überprüft, dass jedes Fibukonto sich nur auf eine einzige Kostenart bezieht. Die Verarbeitung wird jeweils auch automatisch durchgeführt, bevor Fibuposten in die Kostenrechnung übertragen werden. Informationen im Kostenartenplan Mit Hilfe der Schaltfläche Kostenart und diversen AssistButton- Funktionen können von den Fenstern Kostenartenplan und Kostenartenkarte aus eine Menge wichtiger Informationen angezeigt werden. Schaltfläche Kostenart Menüpunkt Karte Posten Zugehörige Fibukonten Saldo Information Anzeige der Kostenart in der übersichtlichen Kartenform. Anzeige der Kostenposten, die zur Kostenart gehören. Anzeige aller Fibukonten, die im Feld Fibukontobereich definiert sind. Trendscape-Fenster des Kostenartenplans. 16

19 1.2 Stammdaten AssistButton-Funktionen Feld Fibukontobereich FlowField Saldo Umzulegende Bewegung Information Verzweigen zum Kontenplan und Auswählen von Fibukonten. AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum Saldo beigetragen haben. AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch nicht umgelegt worden sind. Die angezeigten Werte der FlowFields können, wie in Microsoft Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt Ansicht, FlowFilter durch zusätzliche Filterbedingungen beeinflusst werden. Kostenstellen Das Fenster Kostenstellen wird vom Hauptmenü der Kostenrechnung aus geöffnet. Die Kostenstellen entsprechen der Dimension 1 der Fibu! Beachten Sie daher: Beim Einsatz der Kostenrechnung muss der Hauptdimensionscode 1 für die Kostenstellen verwendet werden. Prüfen Sie diese Einstellung in der Fibu Einrichtung auf dem Register Dimensionen. Den meisten Kosten wird die Kostenstelle bereits beim Buchen in der Fibu (bzw. im Einkauf oder Verkauf) zugeordnet. Diese Kostenstellen müssen daher sowohl im Globalen Dimensionscode 1 der Fibu wie auch in den Kostenstellen der Kostenrechnung vorhanden sein. Unter Funktion, Kostenstellen von Dimension 1 holen können Sie beim ersten Einrichten der Kostenrechnung die Kostenstellen von den Dimensionswerten 1 der Fibu übernehmen. Wählen Sie in den Kostenrechnung Einrichtung im Feld Abgleich Dim 1/Kostenstelle eine Option, um die zwei Tabellen zu 17

20 Kapitel 1. Kostenrechnung synchronisieren. Der Abgleich erfolgt von der Fibu in die Kostenrechnung und nicht umgekehrt. Oft werden in der Kostenrechnung mehr Kostenstellen als in der Dimension 1 der Fibu geführt: In der Fibu sind meistens nur die Kostenstellen der ersten Stufe für direkte Kosten und Vorkostenstellen notwendig. In der Kostenrechnung gibt es zusätzlich Hilfskostenstellen und Kostenstellen der weiteren Umlagestufen. Im Kostenstellenplan gibt es die folgenden Felder: Feld Code Name Kostenstellenart Zeilenart Inhalt Die Abkürzung der Kostenstelle. Sie kann aus einer Kombination von Buchstaben und Ziffern zusammengesetzt werden. Ausführliche Bezeichnung der Kostenstelle. Die Kostenstellenart kann Hilfskostenstelle, Vorkostenstelle oder Hauptkostenstelle sein. Dieses Feld hat nur informativen Charakter und wird von Microsoft Dynamics NAV nicht weiter verwendet. Kostenstelle, Titel, Summe, Von-Summe und Bis-Summe mit ähnlicher Funktion wie im Kontenplan. Wenn der Kostenstellenplan nicht anhand vom Feld Code sortiert ist, sondern mit dem Feld Sortierreihenfolge, ist nur eine Stufe mit Von- und Bis-Summen erlaubt. 18

21 1.2 Stammdaten Feld Summe von/bis Verantwortlicher Sortierreihenfolge Saldo bis Datum Bewegung Umzulegende Bewegung Inhalt Bereich der Zwischentotale mit ähnlicher Funktion wie im Kontenplan. Hier kann der Verantwortliche für die Kostenstelle definiert werden. Mit dem AssistButton p kann eine Benutzer-ID aus der Benutzertabelle ausgewählt werden. Das Feld kann später beispielsweise verwendet werden, um vor dem Ausdrucken von Berichten Filter zu setzen. Normalerweise werden die Kostenstellen aufsteigend anhand des Feldes Code sortiert. Im Feld Sortierreihenfolge kann eine andere Sortierreihenfolge festgelegt werden. Der Kostenstelle, die zuoberst eingereiht werden soll, wird beispielsweise A oder 1 zugeordnet. Wenn mehrere Zeilen den gleichen Eintrag haben, wird als zweites Kriterium nach dem Code sortiert. Dieses FlowField zeigt den Saldo aller Buchungen auf die Kostenart bis zum Enddatum, das durch den Datum Filter festgelegt ist. Klicken Sie auf den AssistButton o, um die Kostenposten anzuzeigen, die zum Resultat beigetragen haben. Mit dem FlowFilter Kostenart Filter kann der angezeigte Saldo weiter eingeschränkt werden. Dieses Feld wird im Hintergrund mitgeführt und kann bei Bedarf aktiviert werden. Es entspricht dem Feld Saldo bis Datum mit dem Unterschied, dass das Resultat auch vom Anfangsdatum des FlowFilters Datum Filter beeinflusst wird. Dieses FlowField zeigt die Bewegung, die noch umgelegt werden könnte. Der Eintrag im Feld Umgelegt in den Kostenposten ist massgeblich, ob die Buchung in das FlowField eingeht. Das Feld Umgelegt wird während einer automatischen Umlage von Microsoft Dynamics NAV umgestellt. Funktionen im Kostenstellenplan Wenn Sie die Schaltfläche Funktion im Kostenstellenplan klicken, steht die Stapelverarbeitung Kostenstellenplan einrücken zur Verfügung. Sie bewirkt, dass der Kostenstellenplan optisch eingerückt wird und die Summen von Zwischentotalen überprüft und aktualisiert werden. 19

22 Kapitel 1. Kostenrechnung Falls die Sortierreihenfolge im Kostenstellenplan mit Einträgen im Feld Sortierreihenfolge bestimmt wird, gelten die folgenden Regeln: Es ist nur eine Stufe mit Von- und Bis-Summen möglich. Im Feld Summe von/bis wird der Bereich der Kostenstellen nicht mit einem Bereichsoperator (..), sondern mit der Oder-Verknüpfung definiert (vertikaler Strich / Alt Gr - 7). Informationen im Fenster Kostenstelle Mit Hilfe der Schaltfläche Kostenstelle und zwei AssistButton-Funktionen können vom Fenster Kostenstelle aus eine Menge wichtiger Informationen angezeigt werden. Schaltfläche Kostenstelle Menüpunkt Karte Posten Saldo Information Kartenansicht der Kostenstelle. Anzeige der Kostenposten, die zur Kostenstelle gehören. Trendscape-Fenster des Kostenartenplans mit Filter auf der aktuellen Kostenstelle. AssistButton-Funktionen Feld Saldo bis Datum Umzulegende Bewegung Information AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die zum Saldo beigetragen haben. AssistButton-Funktion zu den Kostenposten, die noch nicht umgelegt worden sind. Die angezeigten Werte der FlowFields können, wie in Microsoft Dynamics NAV üblich, mit Hilfe vom Menüpunkt Ansicht, FlowFilter durch zusätzliche Filter-bedingungen beeinflusst werden. 20

23 1.2 Stammdaten Kostenträger Das Fenster Kostenträger wird vom Hauptmenü der Kostenrechnung aus geöffnet. Alle Informationen, die wir im letzten Abschnitt für die Kostenstellen beschrieben haben, gelten analog auch für die Kostenträger. Für die Kostenträger ist der Globale Dimensionscode 2 der Fibu reserviert. Kontenplan Die Aufwand- und evtl. auch Ertragsbuchungen können entweder automatisch nach jeder Fibu-Buchung oder mit einer Stapelverarbeitung in die Kostenrechnung übertragen werden. Dabei werden nur Buchungen berücksichtigt, denen bereits in der Fibu ein Kostenträger oder eine Kostenstelle zugeordnet worden ist. Um aussagekräftige Grundlagen für die Kostenrechnung zu schaffen, müssen beim Erfassen der Belege und Buchungen unbedingt korrekte Kostenstellen und Kostenträger definiert werden. Microsoft Dynamics NAV stellt dafür die folgenden Hilfsmittel zur Verfügung: Für jedes Fibukonto können unter Finanzmanagement, Fibu, Kontenplan, Konto, Dimensionen, Zuordnung für aktuellen Datensatz, Vorgabewerte definiert werden. Das Bild zeigt, dass für Konto 4000 immer eine Kostenstelle notwendig ist, der Kostenträger jedoch leer sein muss. 21

24 Kapitel 1. Kostenrechnung Gemeinkosten werden normalerweise auf eine Kostenstelle übertragen, Einzelkosten auf einen Kostenträger. Die zwei folgenden Einstellungen sind empfehlenswert: Übertrag auf Kostenstellen Buchung Kostenträger Buchung Kostenstelle Code notwendig Kein Code Kostenträger kein Code Code notwendig Falls immer auf den gleichen Kostenstellencode oder Kostenträgercode gebucht werden soll, so kann an Stelle der Option Code notwendig die Option Gleicher Code eingestellt und unter Dimensionswertcode die entsprechende Vorgabe definiert werden. Um sicherzustellen, dass die beim Buchen vordefinierten Kostenstellen und Kostenträger - ausgewählt aus Dimensionscode 1 und 2 - später lückenlos und automatisch in die Kostenrechnung übernommen werden können, aktivieren Sie in den Kostenrechnung Einrichtung die Option KR Dim. bei G/L buchen prüfen. Weiterführende Informationen zu Dimensionen finden Sie in der Online- Hilfe. Festlegen von Kostenstellen und Kostenträger als Standardwerte Wie im letzten Abschnitt beschrieben, können im Kontenplan pro Fibukonto Kostenstellen- und Kostenträgercode vordefiniert werden. In der Verkaufssteuerung können Kostenstellen- und Kostenträgerinformationen auf der Debitorenkarte, dem Verkaufskopf und den 22

25 1.2 Stammdaten Verkaufszeilen vordefiniert werden, im Einkauf auf Kreditorenkarte, Einkaufskopf und Einkaufszeile. Beachten Sie diesbezüglich die folgenden Hinweise: Die pro Fibukonto vordefinierten Standarddimensionen sind nicht nur bei Buchungen aus der Fibu, sonderen auch aus der Einkaufs- und Verkaufssteuerung etc. gültig. Die Globalen Dimensionen 1 und 2 - also Kostenstelle und Kostenträger - werden an zwei Orten gespeichert: Als Hauptdimensionscode auf jedem Datensatz sowie in der zugehörigen Tabelle der Dimensionen. Mit Ansicht, Spalte anzeigen können die Hauptdimensionscode auf Tabellenfenstern wie z.b. Fibu Erfassungsjournal oder Verkaufszeile aktiviert und somit direkt bearbeitet werden. Die Tabelle Dimensionen wird über den entsprechenden Menüpunkt für Kopf und Zeilen angezeigt. Im folgenden Beispiel gibt es 4 Dimensionen, wobei für die Kostenrechnung nur der Kostenstellencode relevant ist. Kostenstellen- und Kostenträgercode werden im Verkauf von der Debitorenkarte auf den Auftragskopf übertragen. Auf die Zeilen wird der Code gemäss Artikelkarte oder Fibukonto übernommen. Haben diese keinen Code, wird der Wert vom Auftragskopf geholt. Der vorgeschlagene Wert kann jedoch an allen 3 Stellen überschrieben werden, solange noch nicht gebucht ist. Das gleiche Prinzip gilt auch für den Einkauf. Werden beispielsweise auf den Verkaufszeilen pro Artikel unterschiedliche Codes verwendet, so bewirkt dies logischerweise, dass 23