Agile Beschaffungen. Best Practices. Reto Maduz, SwissQ Consulting AG, Mitglied Leitungskreis swissict Fachgruppe Lean, Agile & Scrum

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1 Agile Beschaffungen Best Practices Reto Maduz, SwissQ Consulting AG, Mitglied Leitungskreis swissict Fachgruppe Lean, Agile & Scrum #ITBeschaffung 1

2 Agenda Umfrage an Beschaffungskonferenz 2012 Ziel des Leitfadens Erfolgskriterien Drei Schritte einer Beschaffung Beschreibung des WAS Verschiedene Sichten Fragen, die sich stellen Nächste Schritte 2

3 Umfrage 2012 Ja Nein Ist das Konzept "Dialog" praktikabel? 95% 5% Ist das Konzept "Technologie-Partner" praktikabel? 90% 10% Sind die zwei erwähnten Konzepte (Dialog, Strategiepartner) offen genug für Änderungen im Verlaufe des Projektes? 30% 70% 3

4 Leitfaden: IT Beschaffung Der Leitfaden soll folgenden Fokus haben: Erfolgreiche und nachhaltige IT Beschaffung in der öffentlichen Hand. Ausschreibungen im Umfang von bis zu 3 Mio CHF sollen effizienter werden. Zu Handen von Unternehmen und Organisationen, die IT Beschaffungen tätigen. Fokus: Standardsoftware, Individualsoftware, Wartung und Weiterentwicklung, SaaS; kein Personalverleih. 4

5 Leitfaden: IT Beschaffung Involvierte Personen Daniel Gerhard, Diartis AG Matthias Günter, GnostX GmbH Marc Leutenegger, XIMIQ AG Reto Maduz, SwissQ AG Stephan Sutter, ti&m AG Diskussionen wurden weiter geführt mit: Rich Lutz, VBZ pcn (public consultant network) Diverse Personen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite 5

6 Erfolgskriterien für erfolgreiche Beschaffung Freunden Sie sich mit der Realität an Klar definierte Lösung zu einem festen Preis à Illusion Sie werden Dinge brauchen, an die Sie nicht gedacht haben Definieren Sie das WAS Richtige Granularität in den Ausschreibungsdokumenten Steuern Sie. Immer. Verantwortung für das WAS niemals wegdelegieren Bleiben Sie im Projekt permanent transparent Eignungskriterien filtern. Wählen Sie diese mit Bedacht Vorsicht mit Muss -Kriterien und Technik-Vorgaben. 6

7 Drei Schritte einer Beschaffung Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach Ausschreibung Anforderungserhebung Wahl des Verfahrens Festlegen der Kriterien Publikation Fragerunden Angebot Ablauf Angebotsfrist Analyse und Bewertung Entscheid Zuschlag Vertragsabschluss Realisierung Betrieb Weiterentwicklung 7

8 Beschaffen heisst Entscheiden. Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden. 8

9 9

10 Beschaffen heisst Entscheiden. Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden. Wie reagiere ich auf Änderungen??Lösung? 10

11 Gute Ausschreibungen ermöglichen eine schrittweise Realisierung Vor Ausschreibung Ausschreibung Nach Ausschreibung Beschreibung des WAS Priorisierung, Detaillierung und Klärung 11

12 Beschreibung des WAS im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen Service und nie ein System und/oder eine Software Das Lastenheft als Dokument der Ausschreibung beschreibt das WAS des zu entwickelnden Systems das Geschäft, das mit dem neuen System abgewickelt werden soll à Beschreibung des Service Prozessabläufe Qualitätsanforderungen Systemumfeld Der Lieferant (Offert-Steller; Lieferant) beschreibt, WIE das System für den Service entwickelt wird (Pflichtenheft). Enge Zusammenarbeit zwischen den Parteien. 12

13 Beschreibung des WAS im Lastenheft IT-Beschaffung beschreibt einen Service und nie ein System und/oder eine Software Auftraggeber: Lasterheft à WAS Lieferant: Pflichtenheft à WIE Gemeinsam: Umsetzung à schrittweise 13

14 Verschiedene Sichten Messbare Beurteilung der Angebote à la Checkliste Einkäufer Klare Vertragslage Jurist / Rechtsabteilung Fachabteilung Lieferant Möglichst viel Gestaltungsfreiraum und Involvierung bei der Lösungsfindung resp. Lösungsrealisierung Offerierbare Ausschreibung. Nachvollziehbarer Entscheid. Mitwirkung Auftraggeber. Klare Abgrenzung. 14

15 Beschaffen heisst Entscheiden. Entscheiden heisst eine klare Entscheidungsgrundlage zu haben indem ich beschreibe, WAS ich will. Bei Projektstart kann nicht alles im Detail beschrieben werden weshalb der Lieferant ein Pflichtenheft erstellt, welches mit dem Auftraggeber besprochen wird. Auf Änderungen reagiere ich flexibel. Die Priorisierung hilft mir. 15

16 Fragen, die sich stellen Beschreibung des WAS im Lastenheft als Entscheidungsgrundlage: Wie bewerte ich das? Was sind da die richtigen Eignungs- und Zuschlagskriterien? Flexible Abwicklung: Wenn ich etwas weglasse, dafür was anderes hinzu nehme, verändere ich die Ausgangslage. Ist das Beschaffungs-rechtlich machbar? 16

17 Nächste Schritte Tenor für Erkenntnisse einholen anlässlich dieser IT Beschaffungskonferenz Fachsession 2 am Nachmittag: Varianten von agilen Beschaffungen Vervollständigung des Leitfadens und Review auf breiter Front. Publikation des Leitfadens unter dem Patronat von swissict 17

18 Haben Sie Interesse, den Leitfaden weiter zu gestalten? Melden Sie sich! Daniel Gerhard, Diartis AG Matthias Günter, GnostX GmbH Marc Leutenegger, XIMIQ AG Reto Maduz, SwissQ AG Stephan Sutter, ti&m AG 18

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