Softwarelösungen, die Ihre Arbeit unterstützen und vereinfachen

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1 Softwarelösungen, die Ihre Arbeit unterstützen und vereinfachen Projekt- und Teamportale Unternehmensplattform Management-Informationssystem Dokumentenmanagement Prozesssteuerungsinstrument S si l ve r; fotol i a. com elearning-system Elektronische Akten Intranet Microsoft SharePoint Lösungen von Halvotec IT takes more than systems

2 Microsoft SharePoint Eine Software, viele Lösungen Eines der größten Potenziale zur Steigerung des Unternehmenserfolges in der Zukunft liegt darin, möglichst vielen Mitarbeitern das Wissen der gesamten Organisation unkompliziert zugänglich zu machen. Hierfür gilt es, Strukturen zu schaffen und neue Wege zu erschließen auf denen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugang zum kumulierten Wissen finden und sich so dieser extrem bedeutenden Ressource bedienen können. SharePoint leistet all das und noch weit mehr. Es stellt die perfekte Plattform für den Austausch, die gemeinsame Weiterentwicklung und Bearbeitung von unternehmensinternen Informationen dar und bietet gleichzeitig erstklassige Möglichkeiten ausgewählte Informationen auch mit externen Mitarbeitern oder Partnerunternehmen zu teilen bzw. über das Internet allgemein zu veröffentlichen. Microsoft SharePoint ist ein IT-System, durch welches alle Menschen, Dokumente, Daten, Informationen und Prozesse eines Unternehmens miteinander verbunden werden. Durch die umfassenden Funktionen dieser zentralen Softwarelösung entsteht dem Unternehmen neuer Nutzen, mehr Funktionalität und höhere Effizienz. Genauer bedeutet dies: In SharePoint laufen alle Informationen und Inhalte eines Unternehmens zusammen. Es bildet die Schnittstelle zwischen allen Standorten, Abteilungen und Mitarbeitern sowie anderen Softwaresystemen und dient damit als zentrale Informationsplattform, zentrales Prozesssteuerungsinstrument und zentrales Ablagesystem. In SharePoint können Unterlagen und Daten unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten zentral abgelegt, verwaltet und bearbeitet werden. Über das System können Informationen aus allen Bereichen und sogar anderen angebundenen Systemen abgerufen werden. SharePoint kümmert sich darum, dass definierte Arbeitsprozesse automatisiert ablaufen und die richtigen Mitarbeiter oder Systeme einbezogen werden. Über SharePoint können Aufgaben gesteuert und Berichte generiert werden. Es kann den verantwortlichen Stellen automatisiert Übersichten und Kennzahlen zur Verfügung stellen. Es fördert darüber hinaus den gesamten Wissensaustausch und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Sharepoint kann als Informationsplattform für Mitarbeiter und externe Stellen eingesetzt werden. Ganz gezielt können hierüber Informationen veröffentlicht oder bestimmten Nutzern über Zugriffsberechtigungen unkompliziert und schnell zugänglich gemacht werden. SharePoint ist dabei 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche von jedem Standort zugänglich. Nutzer müssen nicht an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen sein, um an Informationen oder Dokumente zu gelangen. Sie können SharePoint online standortunabhängig nutzen oder sich Unterlagen offline mitnehmen und später mit der Plattform alle Änderungen abgleichen. In SharePoint sind alle Funktionen auf einer einzigen Plattform vereint. Die Anschaffung, Pflege und Koordination diverser Einzellösungen entfallen damit. Zudem ist es natürlich mit den Microsoft Office Programmen eng verknüpft und kann wechselseitig mit ihnen genutzt werden. Zentrale Informationsplattform Zentrales Prozesssteuerungsinstrument Zentrales Ablagesystem shockfactor; fotolia.com Microsoft SharePoint ist In SharePoint lassen sich bereits viele Lösungen für konkrete Unternehmensanforderungen ohne Programmierung bereitstellen. In dieser Broschüre finden Sie eine nähere Beschreibung der Funktionsbereiche von Microsoft SharePoint sowie e aus Unternehmen. Natürlich sind die Möglichkeiten mit Microsoft SharePoint sehr weitläufig - in seiner Nutzung ist es für zahlreiche Ideen offen. Gerne beraten wir Sie, wie sich Ihre Anforderungen in SharePoint umsetzen lassen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

3 Dokumentenmanagement und elektronische Akten Teamarbeit, Collaboration und Unternehmensportale Das elektronische Dokumentenmanagement bietet die optimale Lösung, um Inhalte unternehmensweit zentral abzulegen und einfach wiederzufinden. Um alle benötigten Informationen auf einen Blick zu haben, wird es häufig durch elektronische Akten ergänzt. In diesen werden Unterlagen, Daten, Vorgänge, etc. aus unterschiedlichen Quellen bedarfsgerecht zusammengestellt. Damit ermöglichen die elektronischen Akten eine vorgangsorientierte Bearbeitung und steigern die Produktivität. Wissen ist das höchste Gut im Unternehmen - SharePoint unterstützt die Menschen dieses Wissen gemeinsam zu nutzen und auszutauschen. In SharePoint können Daten, Informationen, Dokumente, und vieles mehr hinterlegt und über verschiedene Portale ausgetauscht werden. Beispielsweise in Projektportalen, in welchen man gemeinsame Aufgabenlisten, Projektkalender und Projektunterlagen nutzen kann, oder im unternehmensweiten Intranet, in welchem allgemeine Unternehmensinformationen, oder individuelles und zugriffsbeschränktes Abteilungswissen ausgetauscht werden kann. Das erhalten Sie durch den Einsatz von SharePoint für Ihr Dokumentenmanagement und als Lösung für elektronische Akten: Das erhalten Sie durch den Einsatz von SharePoint als Portallösung und Informationsplattform in der Teamarbeit und Zusammenarbeit: Informationen und Vorgänge aus verschiedenen Quellen auf einen Blick Funktionsüberblick von SharePoint Enterprise Content Management Informationen und Inhalte unternehmensweit verwalten Dokumentenmanagement Unterlagen strukturieren Zugriffsreche und gleichzeitige Bearbeitung Archivierung Historie Versionierung On-/Offline Nutzung Collaboration Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern Interaktive und kollaborative Anwendungen Abteilungsübergreifende Kommunikation Plattform für alle Beteiligten (Mitarbeiter, Teilnehmer, Ehemalige, etc.) Unterstützte Kommunikation zwischen Unternehmen und Teilnehmer/Kunde Individuelle Inhalte durch Zugriffsbeschränkung und Sichtbarkeit Projektteams, Portale Workflows & ProzessManagement Informations- /Datenaustausch Gemeinsame Aufgaben & Kalender Unterlagen zusammen nutzen Diskussionsforen Genehmigungen und Freigaben elektronische Formulare automatisierte Arbeitsschritte manuelle Prozesse automatisieren Standortunabhängiges, mobiles Arbeiten Verbessertes Wissensmanagement Anbindung an andere Systeme Schnelle Informationsweitergabe Nutzung gemeinsamer Kalender, Aufgaben Transparenz über diverse Status Business Intelligence Kennzahlen zur Verfügung stellen Datenanalysen schnell erstellen übersichtliche Dashboards einsetzen und veröffentlichen Berichte und KPI Analysen Unternehmensweite Suche Umfangreiche Meta-Datenvergabe Schlagwort-Suche in Dokumententexten suchen zahlreiche Filterfunktionen Berücksichtigung von Zugriffsrechten skynesher; istockphoto.com Nutzung von nur einer einzigen aktuellen Dokumentenversion Weniger Platz- und Organisationsbedarf v.a. bei längerer Archivierung Einfache Sicherung von Daten Online und offline Nutzung Integrationsmöglich keit in ERP-Systeme Vermeidung von Medienbrüchen 2jenn; fotolia.com Schnellere Prozesse und Vorgangsbearbeitung Höhere Zugriffsgeschwindigkeit, komfortablere Recherchemöglichkeiten Strukturierte und einheitliche Ablage von Dokumenten Paralleler Zugriff auf Informationen und Unterlagen Vereinfachung von gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten Dezentraler Zugriff auf Daten Informationen teilen, Wissen vermehren, Interaktion fördern Web 2.0 Technologien Wissensaustausch über Wikis Kommunikation in Blogs SocialComputing im Unternehmen RSS-Feeds zur Information Elektronische Prozesse und Formulare Business Intelligence und Management-Informationssysteme Elektronische Prozesse bzw. Workflows und die damit häufig verwendeten elektronischen Formulare werden in vielen Unternehmen eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu standardisieren, komfortabler zu gestalten, mehr Transparenz zu erhalten und Fehler zu reduzieren. Indem viele Abläufe durch das System automatisiert abgewickelt werden, können zahlreiche Verwaltungsarbeiten und Arbeitsschritte in wesentlich kürzerer Zeit abgewickelt werden. In den Unternehmen existiert eine stetig wachsende Flut an Daten und Informationen. Entscheidungsträger stehen dabei vor der großen Herausforderung, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dazu sind sie aber nur imstande, wenn sie schnell auf die benötigten richtigen Informationen zugreifen und diese entsprechend auswerten können. SharePoint als Business Intelligence Lösung bietet hierzu die optimale Lösung. Auf der zentralen Plattform werden Unternehmensdaten zentral zusammengestellt und allen berechtigten Anwendern bereitgestellt. Das erreichen Sie durch den Einsatz von SharePoint zur Abbildung elektronischer Prozesse und Formulare: Das erhalten Sie durch den Einsatz von SharePoint als BI und ManagementInformationssystem: Prozessverbesserung, um mehr Zeit für Teilnehmer/Kunden zu schaffen Erhöhung der Prozessqualität Vereinheitlichung der Prozesse Verschlankung bürokratischer Prozesse Einfachere Abbildung komplexer Abläufe Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten Einfach nutzbares Managementinstrument Unternehmen besser steuern und Einsparpotenziale erkennen Abruf und Auswertung von Daten in Echtzeit Schneller Erhalt von Informationen durch Selfservice Lösungen Standortunabhängiger Abruf von Informationen Erhöhung der Informationsverfügbarkeit Bessere Verteilung von Wissen Beschleunigung von Aufgaben und Abläufen Entlastung der Mitarbeiter bei Verwaltungsaufgaben Vermeidung von Medienbrüchen Erhöhen der Transparenz (Statusermittlung, Dokumentation) Nmedia; fotolia.com Aufbereitung von Daten übersichtlich in Dashboards Transparenz über Zusammenhänge Spezifische Informationen als Basis für gute Entscheidungen Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Systemen Sergej Khackimullin, Sebastian Kaulitzki; fotolia.com Daten und Kennzahlen unkompliziert bereitstellen und auswerten Schneller Vorgänge bearbeiten und Arbeitsabläufe automatisieren

4 Elektronische-Akte zur Verwaltung von Unterlagen und Informationen Die Arbeit mit Menschen resultiert häufig in einer Vielzahl von Dokumenten, Daten und Informationen sowohl in elektronischer als auch in Papierform, wie beispielsweise Schriftverkehr, Notizen, Verträge, Berichte, Protokolle, uvm. In der digitalen Akte können alle diese Informationen und Vorgänge hinterlegt, strukturiert und einfach wieder aufgerufen werden. Mitarbeiter müssen sich benötigte Informationen nicht mehr aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen. Auf diese Weise werden einzelne Arbeitsschritte schneller und wesentlich flexibler. Die digitale Akte kann mit dem ERP System (hier das System RIOS für die berufl. Bildung und Rehabilitation) verbunden werden, wodurch auf Unterlagen direkt aus dem ERP-System heraus zugegriffen werden kann ein Systemwechsel ist nicht nötig. Elektronische Akten in SharePoint können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden und auch unabhängig von einem ERP-System genutzt werden, bspw. als Personalakten, Lieferantenakten, QM-Akten, Kundenakten, etc. In ihnen werden Informationen bedarfs- und zugriffsgerecht bereitgestellt. Schnellere Vorgangsbearbeitung durch elektronische Anträge & automatisierte Prozesse Formulare, wie Reiseanträge, müssen häufig von Hand ausgefüllt, weitergegeben, geprüft, genehmigt und anschließend oftmals zusätzlich elektronisch in irgendeinem System erfasst werden. Damit wird der Vorgang an vielen Stellen fehleranfällig, zeitaufwändig und wenig transparent. In SharePoint werden dagegen Formulare und Vorgangsprozesse vollständig elektronisch abgebildet. Mitarbeiter füllen die Formulare direkt am Computer aus, greifen bei Bedarf direkt auf Hilfen zu und vergessen durch hinterlegte Pflichtfelder keine bearbeitungsrelevanten Angaben. Auf Knopfdruck sendet das System anschließend den entscheidungsreifen Antrag selbstständig an den entsprechenden Vorgesetzten oder die entscheidende Stelle und informiert diese zeitgleich über den Eingang eines neuen Antrags. Dabei kann der Bearbeitungsstatus bei jedem Antrag eingesehen werden, wodurch Rückfragen entfallen. Ist eine Entscheidung gefallen, erhält der Antragsteller diese Information ggf. inklusive eines Kommentars vom Entscheider vom System. Besondere Funktionen von elektronischen Formularen sind die automatischen Eskalationsstufen, die eine generelle und zeitnahe Bearbeitung sicherstellen und die Möglichkeit automatisierte Berechnungen in den Anträgen zu hinterlegen. Mithilfe digitaler Prozesse können noch viel mehr Vorgänge optimiert werden, wie die Freigabe von Unterlagen, das Verteilen von Informationen im Unternehmen, weitere Antragsprozesse, das Setzen von Logiken im System, usw... Abb.: Digitaler Reiseantrag Abb.: Digitale Akte: Ansicht in SharePoint (vorne) und im ERP-System RIOS (hinten) Das Teilnehmer- und Lernportal bietet dem Anwender viel mehr als ein normales Learning Management System. Natürlich können hier alle Lerninhalte, wie Skripte, CAD Zeichnungen, elearning Contents, Übungen, Multimediadateien, Prüfungen, Links etc. hinterlegt, einzelnen Lerngruppen oder Teilnehmern zugewiesen und der Lernfortschritt stets überprüft werden. Jedoch kann man das Teilnehmer- und Lernportal außerdem direkt an das ERPSystem (hier das ERP-System RIOS für die berufl. Bildung und Rehabilitation) anbinden. So lassen sich teilnehmerindividuelle Informationen automatisiert in das Portal einbinden, beispielsweise Leistungsergebnisse, Terminübersichten und Fehlzeiten oder allgemeine Informationen wie Veranstaltungen, Essenspläne, etc.. Desweiteren können Teilnehmer automatisiert vom ERP-System RIOS in das Lernportal eingespielt oder entfernt werden, ohne selbst Arbeitszeit dafür aufwenden zu müssen. Natürlich lässt sich das Lernportal auch ausschließlich auf SharePoint-Basis ohne ein ERP-System oder in Verbindung mit anderen Systemen nutzen. Solche SharePoint-Portale lassen sich in vielerlei Hinsicht nutzen, z.b. als Intranetprotale, Projektportale, etc. Gute Entscheidungen lassen sich besser auf Basis aktueller Daten und Kennzahlen treffen. Aus diesem Grund werden in den sogenannten Management-Dashboards alle relevanten Zahlen des Unternehmens aus verschiedenen Systemen in SharePoint zusammengeführt und übersichtlich aufbereitet. Über die individuellen Zugangsberechtigungen im System können positionsbezogene oder auch individuelle Dashboards angezeigt werden, beispielsweise über aktuelle Belegungszahlen, Auslastung von Maßnahmen, regionale Verteilung von Teilnehmern, und vieles mehr. Damit gewinnen die zugangsberechtigten Anwender schnell einen Einblick in die aktuellen Unternehmenszahlen. Führungskräfte können unkompliziert auf die Übersichten zugreifen sowie diese weiter bearbeiten oder individuell filtern und dadurch selbst auf ihre aktuellen Bedürfnisse und Fragestellungen anpassen. Die Anforderung von Daten bei anderen Mitarbeitern, bspw. aus dem Controlling, und die damit zusammenhängendezeitaufwändige Aufbereitung der Zahlen in einem gesonderten System wie Excel entfällt und sie haben sofort alle relevanten, tagesaktuellen Kennzahlen zur Hand. Das Teilnehmer- und Lernportal ist zugleich Learning Management- und Informationsportal Übersichtliches Management-Dashboard mit tagesaktuellen Zahlen für Führungskräfte Abb.: Auswertungsüberblick bzgl. Teilnehmerzahlen im SharePoint-Dashboard Abb.: Das Teilnehmer- und Lernportal

5 Wer ist Halvotec? Halvotec ist ein mittelständisches Softwareunternehmen in Rosenheim, das anwenderorientierte Produkte und professionelle IT Dienstleistungen anbietet. Seit mehr als 1 0 Jahren unterstützen wir mittelständische und große Unternehmen im gesamten deutschsprachigen Raum mit unseren Softwarelösungen. Das Lösungsportfolio reicht von eigenen Softwareentwicklungen über die Veredelung von ausgewählten Microsoft Produkten bis hin zu IT-Dienstleistungen, inkl. Beratungsleistungen. Als SharePoint Spezialist und Softwareentwickler mit zahlreichen Microsoft Zertifizierungen sind wir der optimale Partner bei Ihrem passgenauen SharePoint Projekt. In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden setzen wir auf Zufriedenheit und Vertrauen. Verantwortungsbewusstsein, Kompetenz, Verbindlichkeit und erstklassiger Service sind Grundlagen unserer Arbeit. Unsere Mitarbeiter besitzen neben aktuellem technologischen Wissen viel Engagement und Kundenorientierung, um Ihre individuellen Anforderungen unter Berücksichtigung Ihrer internen Prozesse optimal umzusetzen. Die Verbesserung der Qualität, die Vereinfachung der Arbeitsabläufe und die Optimierung der Wirtschaftlichkeit in Ihrem Unternehmen sind unser Ziel. Wir schaffen die Basis, damit Sie sich voll auf relevante Projekte und Ihre Arbeit konzentrieren können und mehr Effizienz im gesamten Geschäftsalltag erhalten. Was Sie von uns erhalten Als erfahrenes IT-Unternehmen mit eigener Softwareentwicklung sowie als zertifizierter Microsoft Partner, bekommen Sie mit uns einen Partner, der Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen nicht nur professionell einführt und Ihnen im Einsatz die maximale Effizienz bietet, sondern Sie erhalten darüber hinaus umfassende IT-Dienstleistungen: Kompetente Beratung rund um Ihre Anforderungen und Strategien sowie ein auf Ihre Abläufe zugeschnittenes Gesamtkonzept. Zahlreiche fertige Lösungen, die Sie sofort im Unternehmen nutzen können. Professionelles Projektmanagement von Anfang bis Ende Ihres Projekts. Individuelle Anpassung oder Neuentwicklung von Softwarelösungen, um Ihre speziellen Bedürfnisse optimal abzudecken. Integration Ihrer Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft sowie Unterstützung bei der Einführung in Ihrem Unternehmen. Praxisorientierte Schulungen vom Administrator bis zum End-Anwender. Persönliche Betreuung und umfassenden Support auch nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts. Fortwährende ganzheitliche Prozessberatung, die Ihnen hilft, die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen stetig zu optimieren. Know-how Transfer und Enabling der eigenen IT Abteilung. Austauschmöglichkeit mit anderen Kunden in Anwenderkreisen und Strategiegruppen. Halvotec Information Services GmbH Kunstmühlstr. 1 2 D Rosenheim Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@halvotec.de