Diese Anleitung ist eine Handreichung, wie Sie als Reseller Open-Xchange Contexte für Ihre Kunden einrichten und verwalten.

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1 Open-Xchange Administration für Reseller Diese Anleitung ist eine Handreichung, wie Sie als Reseller Open-Xchange Contexte für Ihre Kunden einrichten und verwalten. Open-Xchange ist eine Trademark der Open-Xchange Inc. Open-Xchange Groupware dient zur Teamarbeit, Kommunikation und Verwaltung der Unternehmensdaten sowie persönlicher Daten. Die pro-ite GmbH ist Certified Open-Xchange Partner und bietet für Reseller Open-Xchange als SaaS Lösung an, um eigene Kunden-Contexte zu betreiben. Reseller von pro-ite nutzen Open- Xchange WhiteLabel-Hosting. Rechtlicher Hinweis: Die Übernahme dieses Dokumentes oder Teile davon in andere Dokumente ist ausdrücklich erlaubt, wenn die Quelle (pro-ite.de) eindeutig genannt wird. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 1

2 1. Reseller Zugang Context anlegen ID ContextName InfoStore-Quota LoginMapping IMAP-Server Domain Benutzername Passwort Angezeigter Name Standard Mailadresse Sprache / Zeitzone Kontakt-Mail Pinnwand Notiz Context bearbeiten Context aktivieren / deaktivieren Context löschen Besonderheiten zu Domaineinrichtung, IP-Adresse usw Zugangsdaten IP-Adressen Eine Domain wird bereits für Internet genutzt Mail weiterleiten Bestehende Mailpostfächer umziehen Glossar...13 pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 2

3 1. Reseller Zugang Für Sie als Reseller sind lediglich die Zugangsdaten zum Server erforderlich, um Open-Xchange für Ihre Kunden einzurichten. Ihre Reseller-Zugangsdaten erhalten Sie von pro-ite: Um in das Reseller-Menü zu gelangen, melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten am OXadmin4Reseller Server an, z.b. mit der URL: URL: Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Menüauswahl: Context anlegen: neue Contexte erstellen Context bearbeiten: Contexte deaktivieren, aktivieren, löschen und Contextdaten editieren Mail an alle Contextadministratoren senden 2. Context anlegen Um einen neuen Context anzulegen, klicken Sie bitte auf Es wird ein Formular angezeigt, in dem alle Parameter des Contextes eingetragen werden. Anmerkung: Um einen neuen Context zu erstellen, sind einige Angaben erforderlich, die später nicht editiert werden können. Bitte lesen Sie dieses Kapitel vor Neuanlegen sorgfältig durch. Um einen neuen Context anzulegen, brauchen Sie eine Hauptdomain und eine Mailadresse, an die die Zugangsdaten gesendet werden. Die Hauptdomain (Contextname + LogginMapping) lässt sich später nicht ändern. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 3

4 2.1. ID Die Context-ID wird automatisch vorgeschlagen. Das System nimmt immer die nächste freie ID in Zehnerschritten. Wurde z.b. als letzte ID verwendet, so schlägt das System als nächste ID vor. Die ID kann nur beim Anlegen innerhalb des Reseller-Bereiches geändert werden ContextName Der Contextname dient Ihnen zur Verwaltung. Wird nichts angegeben, wird die ID als Contextname verwendet. Zu empfehlen ist: Den ContextNamen gleichlautend mit dem LoginMapping zu setzen, z.b. kunden domain.tld Dieses Feld kann nachträglich nicht verändert werden! 2.3. InfoStore-Quota Das Infostore-Quota bezeichnet den maximalen Speicherplatz des Context-Infostores. Die GigaBytes-Angabe (GB) bezieht sich auf das Speicher-Volumen für den gesamten Context. Mit dieser Angabe begrenzen Sie das Volumen, das allen Usern gemeinsam zur Verfügung steht für die Dateiablage im Infostore (persönlicher Infostore und gemeinsam genutzter Infostore). Der Wert kann jederzeit angepasst werden und ist sofort gültig. Kommazahlen sind nicht zulässig. Welcher Quota-Wert ist sinnvoll? Beispiel: Sie legen einen Context für Ihren Kunden an mit ca. 20 Mitarbeitern. Jedem Mitarbeiter, der das Lizenzmodul Groupware oder PremiumGroupware nutzen darf, soll 2 GB zur Verfügung haben: 20 Mitarbeiter x 2 = 40 GB sollten als Minimum eingetragen sein. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 4

5 2.4. LoginMapping Das LoginMapping beschreibt die Hauptdomain. Anmerkung: Das eingetragene LoginMapping kann später nicht mehr geändert werden! Das LoginMapping wird auch für die Loginnamen und die Haupt-Mailadresse der User verwendet. Z.B. wird die Hauptdomain kunden domain.tld gewählt und später der User max.tester angelegt. Der User erhält als Loginnamen und Haupt-Mailadresse Sie können später weitere Domains anlegen, aber die Hauptdomain lässt sich nicht mehr verändern IMAP-Server Die Standardeinstellung für den Mailserver ist "imap://localhost" Ist der Mailserver nicht auf demselben System, also ein eigener separater Server, so muss die entsprechende Adresse angegeben werden. Beispiel bei pro-ite Server ox4u.de ist der Mailserver lokal einzutragen mit: imap://localhost Wenn die -daten auf einem externen Mailserver verwaltet werden, ist folgendes einzutragen: imap://ip ADRESSE Bitte beachten Sie: Die Einbindung eines externen Mailservers ist nur möglich, wenn ein externer Zugriff auf diesen Mailserver auch erlaubt ist. Auskunft erteilt Ihnen der Provider des Mailservers. Anmerkung: Bitte lesen Sie hierzu auch Punkt 6 "Besonderheiten zu Domaineinrichtung, IP- Adresse usw. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 5

6 Weitere Formularfelder: 2.6. Domain Weitere Domains, die für Mailadressen verwendet werden sollen, können hier eingetragen und später auch geändert werden. Damit erhalten User die Möglichkeit zusätzliche Domains als -absender zu nutzen. Anmerkung: Bitte lesen Sie hierzu auch Punkt 6 "Besonderheiten zu Domaineinrichtung, IP- Adresse usw Benutzername Der Benutzername / Username für den Contextadmin wird automatisch vom System vergeben. Der Name ist vordefiniert und kann nicht verändert werden. Der Name setzt sich mit der ID wie folgt zusammen: context[id]admin@hauptdomain. Mit diesem Benutzernamen können über die Administrationsoberfläche "OXadmin" Nutzer und Gruppen des Contextes angelegt und verwaltet werden. Der Contextadmin kann sich wie ein User an der Groupware anmelden. Dies ist z.b. erforderlich, um das Contextadmin-Passwort zu ändern. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 6

7 2.8. Passwort Bitte vergeben Sie hier ein Passwort mit der Mindestlänge 8 Zeichen. Das Passwort kann der Contextadmin nach erstmaliger Anmeldung an der Groupware auf ein eigenes Passwort ändern Angezeigter Name Der angezeigte Name setzt sich aus Vor- und Nachname zusammen. Beispiel: Vorname: Adam Nachname: Test Angezeigter Name: Adam Test Ist der Name des Contextadmins keiner natürlichen Person zu zuordnen, dann können Sie auch, wie oben im Screenshot gezeigt, als Nachname Admin und als Vorname Context<ID> angeben Standard Mailadresse Die Standard Mailadresse wird vom System automatisch vergeben nach dem Muster Username@LoginMapping Beispiel: context140010admin@kunden domain.tld Diese ist gleichzeitig der Loginname für die Administrationsoberfläche "OXadmin" Sprache / Zeitzone Standardmäßig ist "Deutsch" voreingestellt. Die Angaben können als Default-Einstellung auf die bevorzugte Sprache angepasst werden für das spätere Anlegen von Usern. Wird die Voreinstellung für den Context später geändert, so wirkt sich die Änderung nicht auf bereits angelegte User aus Kontakt-Mail Die Kontakt-Mail ist die externe Mail-Adresse des Context-Admins für Zusendung der Zugangsdaten und Infomails. Hier muss eine gültige Mail-Adresse angeben werden Pinnwand Soll dem Context eine Pinnwand zur Verfügung stehen, dann können Sie die Pinnwand hier aktivieren. Die Zugriffsrechte für einzelne User können in der Administrationsoberfläche "OXadmin" individuell angepasst werden Notiz Feld für Ihre Notizen. Dieses Feld ist nur für Sie sichtbar. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 7

8 3. Context bearbeiten Bestehende Contexte können Sie deaktivieren, aktiveren, löschen und Änderungen vornehmen. Sie sehen alle bestehenden aktiven und inaktiven Contexte aufgelistet, nach der ID-Nummer sortiert. In diesem Menü haben Sie folgende Möglichkeiten: - bearbeiten - aktivieren - deaktivieren - löschen Aktivierte Contexte sind grün hinterlegt, deaktivierte Contexte sind grau hinterlegt. Sie können aktive sowie auch deaktivierte Contexte bearbeiten. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 8

9 4. Context aktivieren / deaktivieren Um einen Context zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, wählen Sie im Menü-Punkt Context bearbeiten aus der Liste einen Context und klicken Sie dann auf Deaktivierte Contexte sind weiterhin im System vorhanden. Anmerkung: wenn Sie als Reseller eine Abrechnung pro User mit Ihrem Provider vereinbart haben, so wird auch der deaktivierte Context berechnet. 5. Context löschen Um einen Context zu löschen, müssen Sie zuvor den Context deaktivieren. Klicken Sie im Menü- Punkt Context bearbeiten auf Bitte beachten Sie, dass vor dem Löschen der jeweilige Context deaktiviert werden muss! 6. Besonderheiten zu Domaineinrichtung, IP-Adresse usw. Fragen zu Zugangsdaten, IP-Adressen, sowie Besonderheiten bei Contexten zu bestehenden Domains, Domainumzug, neue Domains, bestehende Mailpostfächer beantwortet Ihnen gerne unser Team. Dazu senden Sie bitte eine an hilfe@pro-ite.de 6.1. Zugangsdaten Ihren Zugangsdaten für den Reselleraccount erhalten Sie von der pro-ite GmbH. Bei Fragen bezgl. der Anmeldungsdaten wenden Sie sich bitte an sales@pro-ite.de pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 9

10 6.2. IP-Adressen Problem: IP-Adresse ermitteln, z.b. des Mailservers, des Groupwareservers usw. Lösung: Wenn Sie IP-Adressen ermitteln wollen, nutzen Sie dazu als Linux-User die Konsole. Um die IP des Mailservers kunde.de zu ermitteln, geben Sie folgendes ein: dig MX kunde.de dig liefert Ihnen Informationen über den eingetragenen Mailserver der Domain. Weitere Infomationen zu "domain information groper" : Auf Windows-Systemen steht Ihnen in einer Eingabeaufforderung ( DOS-Box ) der Befehl "nslookup <domainname>" zur Verfügung. Siehe auch: Eine Domain wird bereits für Internet genutzt Problem: Die Kundendomain für den anzulegenden Context wird extern verwaltet. Es besteht auch ein externer -server mit dieser Domain. Dieselbe Domain soll jetzt für die Open- Xchange-User als Mailadresse verwendet werden. Z.B. kunden domain.tld Lösung: Als Hauptdomain (= LoginMapping) wird die Kundendomain eingetragen, also z.b. die kunden domain.tld Um sich an der Groupware anzumelden, verwendet der Kunde die WhiteLabelHosting Domain von pro-ite, z.b. Alternativ kann sich der Kunde über eine Subdomain anmelden. Vorgehensweise: 1.) Sie verwalten die Domains kunden domain.tld selbst bei einem externen Hoster. Dann tragen Sie bei Ihrem Hoster die Subdomain ein, z.b. ox.kunden domain.tld 2.) Für diese Subdomain richten Sie eine Weiterleitung auf den Open-Xchange Server ein. Der Open-Xchange Servername wird Ihnen mit den Reseller-Zugangsdaten mitgeteilt. Wenn Sie nun diese neue Adresse in Ihren Browser eintragen, erscheint die Open-Xchange Anmeldeseite, auf der ein User sich mit Benutzernamen@Hauptdomain und Passwort anmelden kann. Wenn Sie selbst keinen direkten Zugriff auf die Domainverwaltung haben, dann beauftragen Sie Ihren Provider mit der Einrichtung der Subdomain mit der Weiterleitung auf die IP-Adresse des Open-Xchange Servers. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 10

11 6.4. Mail weiterleiten Problem: Der Kunde möchten seine Mails von einem externen Mailpostfach im Open-Xchange Mailpostfach empfangen. Z.B. wird die Adresse domain.tld bereits genutzt. Die identische Adresse wird auf dem Open-Xchange Server eingerichtet und alle Mails sollen hier empfangen und versendet werden. Lösung: Einrichtung einer Mailweiterleitung vom bisherigen Postfach auf das neue Open-Xchange Postfach. Vorgehensweise: 1.) Weiterleitung vorbereiten Um die Weiterleitung zu aktivieren, muss auf dem Open-Xchange Server eine vorrübergehende Zweitadresse angelegt sein. Dazu ergänzen Sie bei Domains eine zusätzliche Adresse, zb. eine Subdomain ox.kunden domain.tdl Wie Sie eine Subdomain einrichten können, lesen Sie bitte unter "Domain wird bereits genutzt". 2.) Weiterleitung aktivieren Je nach Ausstattung des externen Hosters, tragen Sie global oder für jedes Postfach einzeln die Weiterleitungen auf den Open-Xchange Server ein: domain.tld ==> Weiterleitung an domain.tld Das bedeutet: Sie müssen jedem Nutzer zusätzlich zu seiner Anmelde-Adresse noch einen Alias domain.tld" einrichten. Wenn Sie im Context-Formular im Feld Domain die neue eingetragen haben, in unserem Beispiel die Subdomain ox.kunden domain.tld dann können Sie für die einzelnen User diese Domain als zusätzliche Mailadresse aktivieren. Nun wird für die Einlieferung der weitergeleiteten s ox.kunden domain.tld genutzt Bestehende Mailpostfächer umziehen Problem: Bestehende Mailpostfächer sollen auf Open-Xchange genutzt werden. Bereits existierende Mailadressen sollen weiter verwendet werden und die Postfachinhalte sollen umziehen. Lösung: Zuerst werden alle eingehenden Mails über eine Weiterleitung auf den Open-Xchange Server geleitet, damit keine Mails verloren gehen. In einem nächsten Schritt wird der Postfachinhalt umgezogen. Zum Schluss werden die Einträge für die Mailserver angepasst, damit alle neuen Mails direkt auf dem Open-Xchange Server ankommen. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 11

12 Vorgehensweise A: jeder User holt seine bestehende Inbox selbst ab Dieses Vorgehen ist bei wenigen Usern bzw. wenigen Bestandsmails praktikabel. Open-Xchange bietet jedem User die Möglichkeit mehrere externe Mailpostfächer einzubinden und in der Groupware zu verwalten. 1.) Eine zusätzliche Domain wird eingetragen für die "Umzugsphase". Diese dient als vorübergehende Ersatzmailadresse, z.b. ox.kunden domain.tld. Siehe "Mail weiterleiten". 2.) Die UserAccounts werden eingerichtet. Die Usereinrichtung erfolgt über die OXadmin Oberfläche. Die User werden mit angelegt, wobei "name" dem bisherigen Usernamen entspricht. Als zusätzlicher Alias wird für jeden Benutzer eingetragen. Für einen User mit Namen Adam.Test wäre das dann die zusätzliche Mailadresse domain.tld 3.) Damit in Zukunft alle neuen Mails vom neuen Open-Xchange Postfach empfangen werden, wird auf dem alten Mailserver eine Weiterleitung auf das neue Postfach eingerichtet, wie in "Mail weiterleiten" beschrieben. Dies sollte erst erfolgen, sobald alle User auf Open- Xchange angelegt sind und auf ihre Mail zugreifen können. 4.) Postfach in der Groupware einbinden: Die User melden sich auf der Groupware an und richten sich dort ein externes Postfach (imap(s) oder pop3(s)) ein. Dazu muss dem User die Serveradresse, der Loginname und das Passwort bekannt sein, die er für sein bisheriges Mailpostfach verwendet hat. Diese Daten sind nun als "externes" Postfach einzutragen. Das Open-Xchange-Benutzer-Handbuch erläutert die Schritte. Nach erfolgreichem Anlegen des Postfachs werden alle vorhandenen Mails angezeigt. Der User sieht nun sein "internes" Open-Xchange Postfach und das externe Postfach. 5.) Jetzt wird mit Drag&Drop der Postfachinhalt "umgezogen" auf das interne Postfach. Da neue Mails über die Weiterleitung bereits an das Open-Xchange Postfach ausgeliefert werden, ist nach Drag&Drop das externe Postfach leer, es kommen dort keine weiteren Mails an. 6.) Alten Mailserver umstellen: Der MX-Record des Mailservers wird auf die neue Adresse des Open-Xchange Mailservers angepasst. Dies erfolgt beim bisherigen Provider. Die Daten des Open-Xchange Mailservers erhalten Sie mit den Reseller Zugangsdaten von pro-ite. Der Umzug ist abgeschlossen, wenn der MX-Record aktiv ist. Dies kann wenige Stunden bis mehrere Tage dauern. Lösung B: Der Mailumzug erfolgt durch pro-ite. Nähere Infos erhalten Sie über pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 12

13 7. Glossar Context Ein Context verwaltet beliebig viele User auf einer gemeinsamen Groupware. Ein Context wird z.b. für eine Firma verwendet mit allen Mitarbeitern. Die Zugriffsrechte der Mitarbeiter werden individuell verwaltet. DNS Domain Name System - Lizenzmodule bezeichnet die verschiedenen Stufen an Modulen und Rechten: WebMail: Webmail Postfach, inkl. 5GB Speicherplatz, jederzeit erweiterbar, über imap/imaps, pop3/pop3s, inkl. Virenschutz und Spamschutz, inkl. Backup, inkl. Kontakte (Adressbuch), inkl. Mail-Aliases. Sie erhalten kostenlosen Basissupport. PIM: PersonalInformationManager, Funktionalität und Umfang wie ein Webmail Postfach und zusätzlich: Terminkalender, persönliche Aufgabenverwaltung PIM-BMO: Wie PIM und Mobility-Web "BMO". Mit Business Mobility OXtender für Ihre persönlichen Daten. Geeignet für Smartphones mit ActiveSync. Groupware: Wie PIM und zusätzlich: gemeinsame Kontakte (Adressbücher), gemeinsame Kalender und Aufgaben verwalten, Infostore und öffentliche Ordner, zusätzlich 2 GB Speicher für InfoStore, Dokumentenmanagement, inkl. Versionierung, Publish & Subscribe Funktion um Inhalte zu veröffentlichen und externe Inhalte einzubinden. PremiumGroupware: Wie Groupware und zusätzlich: WebDAV, Outlook Oxtender, Open-Xchange OXtender für Business Mobility, ActiveSync, Mobile Web + SyncML. Zusätzlich 2GB für Infostore je User Mail-Alias Mehrere Namen, die von Usern verwendet werden. Z.B. Adam Test nutzt die Mailadressen a.test@kunden domain.tld einkauf@kunden domain.tdl a.test@ox.kunden domain.tld adam.test@andere domain.tld usw. MX-Record Mail Xchange Record - Reseller Bereich ID-Bereich, die der Reseller vergeben kann. Der ID-Bereich wird mit den Zugangsdaten mitgeteilt..tld Steht für "top level domain" und wird im Text als Platzhalter für gebräuchliche Domainendungen verwendet, z.b..de.com.info WhiteLabelHosting WLH Mit WhiteLabelHosting bietet die pro-ite GmbH eine neutrale Open-Xchange Oberfläche und Administrationsoberfläche an, ohne selbst in Erscheinung zu treten. Der Reseller hat die Möglichkeit Open-Xchange mit eigenem Logo/Branding anzubieten. pro-ite GmbH November 2011 OXadmin4Reseller v1.0 Seite 13

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