GroupWise 8.0 über WebMail

Transkript

1 GroupWise 8.0 über WebMail Erstellt von: Medizinische Universität Graz Informationstechnik Ursula Leopold Dokumentname: GW8 WebMail-HB_v1-0 Änderungsdatum: Version: 1 Status: Freigegeben

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Allgemeine Hinweise zum Skript 3 GroupWise-Einstieg über WebMail (Browser) 3 Copyright & Support 3 Medieninhaber 3 1. WebMail Besonderheiten beim Einsteigen von WebMail Browser-Kompatibilität Domain & Sicherheit Änderungen zur Version Anmeldung 5 3. Mailbox Mailbox Ungeöffnete Nachrichten Ausgangsnachrichten Kalender Kontakte Jobliste In Arbeit Aktenschrank Papierkorb 6 (3.10. Mein Ordner) 6 4. Die Menüleiste Neu Adressbuch Vertretung Ordner verwalten 6 5. Neu Neue Nachricht erstellen Eine Datei als Anhang mitschicken 8 6. Das Adressbuch Die verschiedenen Arten von Adressbüchern 9 7. Mails Mails empfangen und bearbeiten Nachrichten öffnen s bearbeiten s verschieben s weiterleiten Ungeöffnete Nachrichten Ausgangsnachrichten Tilgen: s endgültig löschen Regel-Definition Vertretungsregelung Rechte und Nutzen Ablauf Vertretungsrecht-Vergabe Vertretungsrecht Löschen (durch Besitzer) Vertretung wahrnehmen GroupWise WebMail verlassen 16 GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 2 von 16

3 Einleitung Allgemeine Hinweise zum Skript Einstieg ins Groupwise über WebMail (WebAccess) Groupwise ist seit Herbst 2007 das Standard- -Programm der Medizinischen Universität Graz. Im Dezember 2009 wurde der Upgrade auf Groupwise 8 durchgeführt, wodurch sich einige Funktionen geändert haben bzw. in einer geänderten Struktur zu finden sind. Im gleichen Zuge wurde die Domain umgestellt - von meduni-graz.at auf medunigraz.at. (Bitte diese Änderung in allen Webaktionen beachten!) Mit dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie via WebMail und Ihrem Webbrowser ortsunabhängig (bei funktionierender Internetverbindung) auf Ihr Med Uni-Postfach zugreifen können. Copyright Das Skript wurde von der Abteilung Informationstechnik der Medizinischen Universität Graz zur Unterstützung der MitarbeiterInnen und Studierenden bereit gestellt und ist Eigentum der Med Uni Graz. Support Bei Problemen mit Groupwise Client bzw. Groupwise/WebMail wenden Sie sich bitte an die IT-ServiceLine der Med Uni Graz. T: +43 / 316 / bzw. E: it-serviceline@medunigraz.at W: Medieninhaber Medizinische Universität Graz Universitätsplatz 3, A-8010 Graz Tel: +43 / 316 / Fax: +43 / 316 / rektor@medunigraz.at GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 3 von 16

4 Besonderheiten WebAccess 1. WebMail 1.1. Besonderheiten bei der Verwendung von WebMail Folgende Besonderheiten gelten nur für die Verwendung von Groupwise über einen Browser (= WebAccess) Browser-Kompatibilität Folgende Browser wurden von der IT für die Verwendung von GroupWise WebMail freigegeben: Internet Explorer ab Version 7 Firefox/Mozilla ab Version 3.2 Safari ab Version 4.04 Dieser Browser kann für WebMail definitiv nicht verwendet werden: 1 Internet Explorer Domain & Sicherheit Da es sich bei s um sensible Daten handelt, hat der Mailsever ein Sicherheitzertifikat. Bei nicht korrekter Domaineinstellung ( meduni-graz.at ) kommt es zu Zertifikatsproblemen, die immer wieder zu Verunsicherungen führen. Verwenden Sie daher bitte unbedingt die richtige Webadresse: Ändern Sie gegebenfalls auch Ihre Favoriten bzw. Lesenzeichen in Ihrem Browser. (Anleitungen dazu finden Sie unter: Änderungen zur Version 7 Die Version 8 von Groupwise besticht vornehmlich dadurch, dass sie der Client-Version angeglichen wurde und somit fast kein Unterschied mehr zum Client festzustellen ist. Dadurch wird die Handhabung um einiges erleichtert und verständlicher. Unter anderem ist ab der Version 8 die rechte Maustaste mit einem Menü hinterlegt, somit können Mails/ Termine ab sofort einfach verschoben werden ohne umständliches Markieren und Verschieben per Knopf- Drücken. Weiters scheinen Termine von freigegebenen Terminkalendern im Adressbuch auf und man kann daher einfacher Terminkollisionen feststellen. Dies sind nur ein paar Highlights - eine komplette Liste der Neuerungen finden Sie im Verzeichnis des Herstellers unter folgender Web-Adresse: 1 Bei älteren Browsern können nicht nachvollziehbare Fehler auftreten. Installieren Sie bitte eine aktuelle Version. (Betrifft Klinikum: Kontaktieren Sie bitte unsere KollegInnen in der Kages IKT zur Installation eines adäquaten Browsers!) GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 4 von 16

5 Anmeldung 2. Anmeldung Mit GroupWise WebMail können Sie über Ihren Web-Browser auf Ihre Groupwis box zugreifen. Dazu müssen Sie sich zuerst im System anmelden. Starten Sie einen Web-Browser (siehe Liste der freigegebenen Browser ) und geben Sie die Adresse in die Adresszeile ein (Abb. 2.1). Abb Browser-Eingabe Es öffnet sich ein PopUp (Abb. 2.2), in welches Sie Ihren persönlichen MEDonline-Benutzernamen und das dazugehörende Passwort eingeben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Anmelden. Abb Das Webmail-PopUp GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 5 von 16

6 Mailbox und Menüleiste 3. Mailbox Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich im Hauptfenster von GroupWise WebAccess. Abb WebAccess Hauptfenster Im linken Bereich finden Sie folgende Standard-Ordner sowie Ihre selbst erstellte Ordner: 3.1. Mailbox Über den Ordner Mailbox erhalten Sie eine Übersicht über die empfangenen Nachrichten ( s). Ein ungeöffneter Umschlag zeigt Ihnen, dass die Nachricht noch nicht gelesen wurde Ungeöffnete Nachrichten Auflistung aller ungeöffneten Nachrichten Ausgangsnachrichten Liste aller gesendeten Nachrichten Kalender Zugriff auf den Kalender Kontakte Zugriff auf Ihr/das allgemeine Adressbuch 3.6. Jobliste Ordner für die Junkmailbehandlung In Arbeit Nachrichten/Termin, die noch nicht verschickt wurden 3.8. Aktenschrank Allgemeiner Ordner 3.9. Papierkorb Beinhaltet gelöschte, aber noch nicht endgültig entfernte s. (3.10. Mein Ordner) Weitere, von Ihnen erstellte Ordner. (Der/Die Name(n) sind individuell einstellbar.) 4. Die Menüleiste Hier finden Sie die wichtigsten Bedienelemente Ihres WebMail-Clients. Abb Menüleiste 4.1. Neu Eine neue Nachricht erstellen Adressbuch Hier können Sie auf die verschiedenen Adressbücher zugreifen Vertretung Damit können Sie Vertretungsregeln einrichten. 4.4 Ordner verwalten Neue Ordner anlegen, hinzufügen, verschieben, löschen und freigeben. GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 6 von 16

7 Neue Nachrichten erstellen 5. Neu... Durch Klicken auf NEU, können Sie neue Mails, Termine, Jobs, Notizen und Telefonnachrichten erstellen. Wir greifen hier nur das Beispiel Neue Nachrichten heraus: 5.1. Neue Nachricht erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu auf der Menüleiste. Abb Neue Nachricht Tragen Sie die -adresse des Empfängers in das Feld An: ein. Geben Sie eine Kurz-Info über den Inhalt der in das Feld Betreff: ein. Schreiben Sie Ihre Nachricht und drücken Sie auf Senden um diese zu versenden. Abb Ansicht Mail-Nachricht GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 7 von 16

8 Datei-Anhang 5.2. Eine Datei als Anhang mitschicken Klicken Sie auf den Karteireiter Anlagen. Abb Anlage hinzufügen (Teil 1) Klicken Sie auf Durchsuchen. Abb Anlage hinzufügen (Teil 2) Wählen Sie die Datei aus, die Sie mit Ihrer versenden möchten. Klicken Sie anschließend auf Beifügen. GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 8 von 16

9 Das Adressbuch 6. Das Adressbuch Klicken Sie auf Adressbuch oder Kontakte - Sie kommen bei beiden Punkten auf das Mail-Adressbuch. Abb Adressbuch öffnen (2 Möglichkeiten) Abb Auswahl des Adressbuches 6.1. Die verschiedenen Arten von Adressbüchern Groupwise WebAccess stellt Ihnen drei verschiedene Adressbücher zur Verfügung. Das GroupWise-Adressbuch Hier sind alle GroupWise-User systemweit gespeichert. (Die Benutzer-Daten werden von MEDonline bereitgestellt.) Das persönliche Adressbuch - dieses wird mit dem Benutzernamen angezeigt (hier Quadro Z10). Zusätzlich zum öffentlichen Adressbuch wird ein persönliches Adressbuch für jeden Benutzer angelegt. Dieses ist zu Beginn ohne Inhalt und enthält nur Namen und Gruppen, welche Sie selbst dort eingeben. Das primäre Adressbuch (-> Primärbuch ) Im Primärbuch können Sie auf die am häufigsten von Ihnen oder kurz zuvor verwendeten Einträge zugreifen. Jede Adresse in einer Mail, wird der Eintrag in Ihr Primärbuch kopiert und steht wieder zur Verfügung. ACHTUNG: Im Primärbuch werden auch die falsch eingetragenen -adressen gespeichert. Dies ist bei der Autovervollständigung der -adressen-eingabe zu beachten. Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert bis Sie ihn manuell löschen. Siehe auch: GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 9 von 16

10 -verkehr 7. Mails 7.1. Mails empfangen und bearbeiten Alle neuen Nachrichten, die in Ihrem Postfach eingegangen sind, werden mit einem ungeöffneten Umschlag angezeigt. Eine Büroklammer neben dem Umschlag bedeutet, dass diese Nachricht einen Anhang enhält. (Eine Liste aller Symbole finden Sie auf: Client-Symbole_v2.pdf) Abb Nachrichten-Fenster 7.2. Nachrichten öffnen Doppelklicken Sie auf die um diese zu öffnen. Klicken Sie in die Mail auf das rotgeschriebene Feld um sie zu... Öffnen - um eine angehängte Datei sofort an zu schauen oder zu bearbeiten.... Speichern unter - um die angehängte Datei in den gewünschten Ordner zu speichern.! Hinweis: Speichern Sie bitte die angehängte Datei vor jeder weiteren Bearbeitung in einem Ordner Ihrer Wahl. Abb Nachricht en detail GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 10 von 16

11 -verkehr s bearbeiten s können geöffnet, weitergeleitet, verschoben und gelöscht, sowie mit Eigenschaften (später lesen, gelesen, Kategorien) versehen werden s verschieben Klicken Sie die Nachrichten an, die Sie in einen anderen Ordner verschieben möchten und verschieben Sie die Nachricht - mit gedrückter Maustaste - in den passenden Ordner. (Ab GW8 sehen Sie beim Verschieben ob das Verschieben in den gewünschten Ordner möglich ist...) Abb s verschieben Abb Verschieben in diesen Zielordner ist erlaubt Abb Hierin kann das Dokument nicht verschoben werden. GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 11 von 16

12 -verkehr s weiterleiten Geöffnete Nachrichten können Sie durch einen Klick auf Weiterleiten an einen oder mehrere Benutzer weiterleiten. (Weitergeleitete Nachrichten werden als Anlage beigefügt.) Die enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare. Abb Weiterleitung Ungeöffnete Nachrichten Im Ordner Ungeöffnete Nachrichten werden alle Informationen aufgelistet, die Sie noch nicht geöffnet haben. Abb Nachrichten-Ordner Ungeöffnete Nachrichten Ausgangsnachrichten Alle Nachrichten, die Sie versenden, werden im Ordner Ausgangsnachrichten gespeichert. Abb Ausgangsnachrichten GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 12 von 16

13 -verkehr Papierkorb: Mails zum Löschen markieren Wenn sie eine Nachricht löschen, wird sie zunächst in den Papierkorb verschoben. Solange sich die Nachricht im Papierkorb befindet, können Sie diese auch zurückholen. (Standardmäßig ist eine Behaltefrist von 7 Tagen eingetragen, danach werden alle Dokumente aus dem Papierkorb entfernt.) Abb Papierkorb-Ordner Tilgen: s endgültig löschen Über Tilgen können Sie die markierten Nachrichten/Informationen endgültig aus Ihrem Postfach bzw. aus Ihrem Kalender entfernen. (Sie können nicht wieder hergestellt werden!) Abb Endgültiges Löschen von Mail! Hinweis: Denken Sie bitte daran, regelmäßig Ihre nicht mehr benötigten s zu löschen. GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 13 von 16

14 Regeln 8. Regel-Definition Eingehende s können über Regeln automatisch verarbeitet werden. Welche Möglichkeiten Sie haben, finden Sie in einem separaten Handbuch auf: 9. Vertretungsregelung Über diese Funktion können Sie jemanden die Berechtigung erteilen ihre gesamte Mailbox zu nutzen. Sie können dessen Rechte einschränken, indem Sie nur das Lesen bzw. Schreiben von bestimmten Nachrichtenkategorien erlauben Rechte und Nutzen Der Vertreter erhält das Recht, Termine/E-Mais in Ihrem Namen zu versenden. (Schickt er als Ihr Vertreter eine Mail ab, sind Sie als Absender eingetragen!) Die Vertretung wird nicht offengelegt. Dies ist besonders geeignet für Funktionsaccounts (AssistentInnen können Termine für ihre(n) Vorgesetzte(n) eintragen oder s versenden) Ablauf Eine Vertretung läuft immer in zwei Schritten ab: 1. Der Vertretene muß einem anderen das Vertretungsrecht einräumen. 2. Der Vertreter muss dieses Recht auch annehmen Vertretungsrecht-Vergabe So vergeben Sie jemanden ein Vertretungsrecht: Klicken Sie auf Optionen (rechts oben in der obersten dunkelblauen Navigationsleiste). Abb Optionen GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 14 von 16

15 Vertreterregelung Wählen Sie das Register Vertretungszugriff und klicken Sie anschließend auf Eintrag hinzufügen. Abb Karteireiter Vertretungszugriff Tragen Sie in das Feld Name den Namen Ihrer Vertretung ein oder wählen Sie aus dem globalen Adressbuch aus. Vergeben Sie die einzelnen Lese- und Schreibrechte und klicken Sie zu Abschluß auf Speichern. Abb Vertretungszugriff eintragen 9.3. Vertretungsrecht Löschen (durch Besitzer) Um Vertretungsrechte zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer löschen neben dem Vertreternamen. Dadurch werden diesem User das Recht entzogen. Abb Löschen eines Vertreters GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 15 von 16

16 Vertreterregelung 9.4. Vertretung wahrnehmen Wenn jemand für Sie eine Vertretungsregel eingerichtet hat, können Sie diese wahrnehmen und je nach erlaubten Rechten, Nachrichten lesen und beantworten, Termin fixieren - alles unter dem Namen des Vertretenden. Wählen Sie das Register Vertretungszugriff und klicken Sie anschließend auf Eintrag hinzufügen. Abb Karteireiter Vertretungszugriff Geben Sie in dem erscheinenden neuen Feld entweder direkt den Benutzernamen (z.b. o_zufall) im Feld B ein oder suchen sich im Adressbuch (A) den passenden Namen heraus. Anschließend klicken Sie auf Anmelden. Es öffnen sich nun in diesem Feld WebMail der betreffenden Person und Sie können also - je nach vergebenen Rechten - div. Tätigkeiten durchführen. Zum Verlassen klicken Sie einfach rechts oben auf Abmelden (Es schließt dadurch das PopUp-Fenster).! Hinweis: Den Vertretungs-Eintrag müssen Sie nur einmal durchführen. Danach merkt sich das System die eingetragenen Vertretungen und Sie können einfach via Doppelklick auf den Namen die Vertretung wahrnehmen. 10. GroupWise WebMail verlassen Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Abmelden um das GroupWise ordnungsgemäß zu verlassen. Abb GroupWise verlassen. GW8 WebMail-HB_v1-0 Seite 16 von 16