Themen-Spezial Immobilien Service-KVG Stand 27. Mai 2014

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1 Themen-Spezial Immobilien Service-KVG Stand 27. Mai Weniger Administration, mehr Zeit Werte zu schaffen Die Vielzahl der administrativen Aufgaben und Anforderungen verstellt den Blick auf die wesentliche Aufgabe in der Vermögensverwaltung: Wert durch die Auswahl, Steuerung und das Management des Portfolios zu erzielen. Immer mehr Investoren nutzen daher Immobilien Service-Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG), die ihnen administrative und aufsichtsrechtliche Aufgaben abnehmen. Hierdurch gewinnen die Portfolioverantwortlichen Zeit, sich stärker um die Zusammenstellung ihres Portfolios und die Auswahl der Investmentziele zu kümmern. Die Service-Mandate nehmen ihnen die Administration von Immobilien- und anderen Portfolien ab, die im Nachgang der Finanzkrise erheblich aufwendiger und komplizierter geworden ist. Und: Losgelöst von administrativen Zwängen lässt sich das Portfolio flexibler steuern. Spezialwissen nutzen Zu einem aktiven Portfoliomanagement gehört, die Investments über die verschiedenen Immobilienmärkte und Segmente zu streuen. Da Preise und Risiken für Core-Objekte infolge des Niedrigzinsumfeldes stark angestiegen sind, weichen die Investoren zudem immer stärker auf alternative Anlagesegmente aus. In einer Befragung durch Union Investment zum Jahresende 2013 gaben institutionelle Investoren an, vermehrt Alternativen zu Core- Investments zu suchen und beispielsweise Positionen in Sekundärstädten, kleineren Objektgrößen und einzelnen Segmenten, wie bei Hotels, auszubauen. Für diese ausgewählten Investments suchen sie spezialisierte Anbieter und steuern diese Positionen in ihrem Portfolio aktiv. Die Folge: Die Anlagen in Immobilien-Spezialfonds steigen beständig. Allein 2013 flossen ihnen neue Mittel in Höhe von 4,2 Milliarden Euro zu. Dabei, wie auch bei Anlagen in andere Anlageklassen, legen die Investoren zunehmend Wert auf eine Arbeitsteilung. Lagen 2010 noch bei knapp 60 Prozent des in Spezialfonds auf verschiedene Anlageklassen investierten Vermögens Portfoliomanagement und Administration in einer Hand, hat sich das Verhältnis Ende 2013 bereits umgekehrt. Bei 59 Prozent des in Spezialfonds investierten Vermögens sind Management und Administration des Fondsvermögens jeweils auf spezialisierte Dienstleister aufgeteilt, so die Statistik des BVI. Zwei Drittel der institutionellen Investoren verwalten die Portfolien dabei nicht im eigenen Haus, sondern nutzen hierfür spezialisierte externe Portfoliomanager. 1

2 Grafik: Investoren schätzen Spezialfonds und die Trennung von Administration und Portfoliomanagement (Quelle: BVI) Mehr Möglichkeiten im Portfolio-Management Indem institutionellee Investorenn die Administration über Service-Mandate verschiedene Anbieterr in vom Portfoliomanagement trennen, können siee das Expertenwissen ihrem Portfolio zusammenführen. Beispielsweise konzentriert sich bei Union Investment ein rund zwanzigköpfiges Expertenteam auf Einzelhandelsimmobilien. Dank ihrer Marktkenntnisse haben die Spezialisten Zugang zu hochwertige en Shoppingg Centern sowohl in den Ballungsgebieten als auch in ausgewählten Mittelzentren. Da D die Shopping Center weniger abhängig von den Immobilienmärkten sind und sich durch vergleichsweise konstante Erträge auszeichnen, unterstützen sie diee Diversifikation von Immobilienportfolios. Union Investment verwaltet derzeit 38 Shoppingg Center in einem Gesamtvolumenn von 6 Milliarden Euro. Viele institutionelle Investoren wollen nicht alle Nischensegmente über denselben Asset Manager abdecken, sondern von der Spezialisierung einzelner Anbieter A profitieren. Zumal mit alternativen Sachinvestments wie erneuerbaren Energien und Infrastrukturr oder Immobiliensegmenten wie Hotels, Büro- oder Wohnimmobilien die d Investmentoptionenn und Möglichkeiten zur Diversifizierung beständig zunehmen. Ist die Administration vom Portfoliomanagement getrennt, können institutionelle Investoren zudem einfacher und flexibler reagieren. Sie können die jeweiligen Anbieter für Portfoliomanagement schnell und zu geringeren Kosten austauschen. Dabei ist es nicht nötig die administrativen Aufgaben aufwendig zu übertragen und es fallen keine Transaktionskostenn für den Austausch des Portfolios an. Denn die d bisherigen Positionen bleiben bei der Service-KVG und werden dort von einem neuen Fondsmanager übernommen. 2

3 Individuelle Ausgestaltung der Mandate Die einzelnen Service-Mandate lassen sich individuell ausgestalten. Dies betrifft den Umfang der übernommenen Service-Leistungen von einzelnen administrativen Aufgaben bis zum Komplettservice einer Service-KVG. Aber Investoren können auch wählen, wie sie die Assets in die Service-KVG einbringen wollen. Beispielsweise können sie mehrere Fonds sowie direkt gehaltene Immobilien in einem Service-Mandat bündeln oder ein neues Immobilienportfolio aufbauen. Die Diversifikation des Immobilienportfolios lässt sich verbessern, indem bewusst Immobilieninvestments mit niedriger Korrelation kombiniert werden. Durch die breite Streuung lässt sich auch der Abschreibungsbedarf eingrenzen. Dabei ist sowohl ein Management der Portfolien durch Union Investment wie durch unabhängige Drittanbieter möglich. Das einheitliche Reporting für die verschiedenen Positionen erleichtert darüber hinaus die Steuerung des Portfolios. Kostenvorteil durch Größe Union Investment bietet seit 2011 Leistungen einer Service-KVG an. Investoren profitieren von den Skalenvorteilen und der hohen Effizienz der Administrations-Infrastruktur. Mit einem verwalteten Vermögen von knapp 24 Milliarden Euro gehört Union Investment zu den führenden Anbietern von Immobilienfonds in Deutschland. Kunden können die einzelnen Service-Leistungen modular auswählen und so auf ihre individuellen Anforderungen zuschneiden. Der Vorteil: Sie erhalten zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis die Service- Lösungen, die sie benötigen und dies mit der Erfahrung und der erprobten Administrations- Infrastruktur eines Marktführers für Immobilieninvestments. 2. Regulierung sorgt für zusätzlichen Aufwand in der Fondsadministration Die Investmentbranche ist seit jeher stark reguliert. Seit der Finanzkrise hat die Regulierung jedoch dynamisch zugenommen. Die neuen regulatorischen Vorgaben kommen aus unterschiedlichen Richtungen: Solvency II und Basel III für Versicherungen bzw. Banken aber auch EMIR für die Nutzung von Derivaten und natürlich die AIFM-Richtlinie bzw. deren Umsetzung in deutsches Recht im KAGB, die Regeln für offene und geschlossene Investmentfonds definiert. Allein die AIFM- Richtlinie und das KAGB hat das Reporting erheblich aufwendiger gemacht. Zusätzliche Dokumente von mehr als einer halben Million Seiten sind hierfür laut Berechnungen des Branchenverbandes BVI allein in Deutschland einmalig notwendig geworden. Den künftigen bürokratischen Mehraufwand schätzt der BVI auf mehr als Seiten jährlich. Dieser administrative Aufwand beißt sich mit den Anforderungen an ein flexibles Asset Management, auch im Immobilienbereich. Institutionellen Immobilieninvestoren bereiten regulatorische Risiken ähnlich große Sorgen wie etwa die Staatsschuldenkrise. 65 Prozent der Befragten betonten im Investitionsklimaindex von Union Investment aus dem vergangenen Sommer die Risiken aus regulatorischen Veränderungen. Lediglich Liquiditäts- und Kreditrisiken sowie steuerrechtliche Veränderungen sehen mit jeweils 71 Prozent noch mehr Anlageprofis kritisch. Denn es braucht Expertenteams, um mit der Vielzahl der Regulierungen und ihren Auswirkungen Schritt zu halten. Zudem sind die Anforderungen in ein entsprechendes aufsichtsrechtliches Reporting zu übersetzen. Hierzu sind die Prozesse zu optimieren und gegebenenfalls zusätzliche 3

4 Investitionen in die IT-Systeme notwendig. Insbesondere kleinere institutionelle Investoren leiden unter dem regulatorischen Aufwand. Sie bringen nicht das Volumen mit, um die neuen Prozesse und Strukturen effizient einführen zu können. Service-Mandate werden attraktiver Die zunehmende Diversifikation der Immobilienportfolios stellt die Administration vor zusätzliche Herausforderungen. Die Kennzahlen aus den verschiedenen Positionen, den unterschiedlichen Immobiliensegmenten und teilweise von verschiedenen Asset Managern, sind konsistent zusammenzuführen. Nur so kann nicht nur das Reporting, sondern insbesondere auch das Risikomanagement mit den infolge der Finanzkrise gestiegenen Ansprüchen Schritt halten. Eine formale Administration und das Erfassen von Kennzahlen alleine reichen nicht mehr aus. Immer mehr institutionelle Investoren lagern die Fondsadministration einschließlich aufsichtsrechtlicher Fragen und des Risikomanagements daher an eine Service-KVG aus. Die Motive hierfür sind vielfältig, wie die Master-KAG Studie von Telos aus dem Sommer 2013 zeigt: Die Administration soll einfacher und das Risikomanagement effizienter werden. Rund 86 Prozent der institutionellen Investoren nennen so ein zentrales und einheitliches Reporting als Vorteil einer solchen Administrationsplattform. Mehr als vier von zehn geben einen geringeren administrativen Aufwand an. Auch betonen die Investoren die Vorteile der Auslagerung für die Transparenz und damit die Kontrolle und Steuerung von Risiken (71 Prozent). Jeweils 57,1 Prozent schätzen, den jeweiligen Asset Manager oder Advisor flexibel austauschen zu können. Sie können hierdurch schnell und effizient auf Entwicklungen in einzelnen Positionen des Portfolios reagieren. Bilanzielle Gründe, eine exaktere Bewertung durch die vereinheitlichte Datenbasis sowie eine verbesserte Prozesssicherheit und bessere Möglichkeiten zur Diversifikation führen die Investoren unter anderen als weitere Vorteile an. Die Vielzahl der Motive für Service-KVG-Mandate zeigt, wie wichtig es ist, diese individuell auf die Bedürfnisse des Investors anzupassen. Union Investment Institutional Property GmbH (UII) unterstützt seine Service-KVG-Mandate für Immobilienportfolios daher mit einer Bandbreite unterschiedlicher Lösungspakete. 4

5 Infokasten: Investmentrechtliche Grundlage für Service-KVG-Mandate Rechtliche Basis Ausgestaltung ist als Fonds nach deutschem oder Luxemburger Recht möglich Kapitalanlagegesetzbuch ( 36) sieht Auslagerung nur an qualifizierte Partner vor Due Diligence stellt Qualifikationsnachweis sicher Übertragbare Aufgaben Fondsmanagement (Portfoliostrategie, Portfoliomanagement u. Investmentplan) Liquiditätsplanung und Liquiditätsmanagement (Advisory) Sourcing im An- und Verkauf Begleitung Due Diligence Bestandsverwaltung, Steuerung und Durchführung Property-Management Aufbereitung Informationstransfer zu den Sachverständigen Immobilienbuchhaltung, Stammdatenerfassung und -pflege der Mieter und Objekte, Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Vorteile einer Master-KAG aus Sicht von institutionellen Anlegern VAG-Reporting Kostentransparenz Klar Zuordnung von Kompetenzen, Vermeidung von Interessenkonflikten Erhöhung der Prozesssicherheit Overlay Management-Strategien Besserer Zugang für ausländische Manager Diversifikation der Managementstile und best-advice-prinzip Risiko-Reporting Service aus einer Hand Reduzierung des administrativen Aufwandes Einheitl. Datenbasis für Bewertung und Performance- Messung Bilanzielle Gründe Flexibler Austausch des Advisors / Managers möglich Verbesserung von Transparenz, Risikokontrolle und -steuerung durch Zentralisierung Zentrales und einheitliches Reporting 29% 29% 43% 57% 57% 57% 71% 86% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Quelle: Telos GmbH, Master-KAG Studie Juli

6 3. Service-KVG-Mandate werden individuell ausgestaltet Ein zentraler Vorteil, das Asset Management von der Fondsadministration zu trennen, liegt in der hierdurch gewonnenen Flexibilität. Für Service-KVG-Mandate bedeutet dies: Sie müssen sich den jeweiligen Voraussetzungen und Anforderungen des Kunden individuell anpassen. Dies gilt für die Einbringung der Bestände, den Umfang der Aufgaben wie für die jeweiligen Prozesse. Grundsätzlich bietet Union Investment drei Modelle an, mit denen institutionelle Investoren ihre Immobilienpositionen in ein Service-Mandat einbringen können. Erstens können ein oder mehrere externe Asset Manager in ein individuelles Service- KVG-Mandat eingebunden werden. Sie verwalten dann das jeweilige Immobilienportfolio, während Union Investment als Service-KVG die Fondsadministration übernimmt. Zweitens können mehrere Investoren ihre Portfolios, die von dritten Fondsmanagern verwaltet werden, gemeinsam in ein Service-KVG-Mandat einbringen. Schließlich kann ein Service-KVG-Mandat auch die Funktion eines Bündelungsvehikels erfüllen. Institutionelle Investoren können so ihre direkten und indirekten Immobilienanlagen in einem Fonds zusammenführen. Das einheitliche Reporting und die Administration des neu aufgelegten Dachfonds erleichtern dann, das Portfolio zu steuern und die aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Aufgabenpakete flexibel verteilen Wie diese drei grundsätzlichen Modelle im Detail ausgestaltet werden, hängt stark von den individuellen Anforderungen und Zielen der institutionellen Investoren ab. Die einzelnen Aufgaben lassen sich vergleichsweise flexibel über ein Service-Mandat an externe Asset Manager vergeben. Eingeschränkt wird der Gestaltungsspielraum allerdings durch die regulatorischen Anforderungen an die involvierten Parteien. Liquiditätsmanagement, Risiko- Controlling, Immobilienbewertung und Controlling sowie die Fondsbuchhaltung werden daher typischerweise über die Service-KVG abgedeckt und nicht an dritte vergeben. Das Portfoliomanagement lässt sich dagegen ausgliedern, entweder in Form einer Auslagerung an ein zugelassenes Unternehmen oder durch Anbindung eines Beraters. Hierzu gehören in der Regel die Portfoliostrategie, das Management des Anlageportfolios, Bestandsverwaltung und Immobilienbuchhaltung, aber auch der An- und Verkauf von Immobilienpositionen. So flexibel, wie sich die Aufgabenpakete verteilen lassen, gestalten sich auch die Kosten für die jeweiligen Service-Leistungen. Auf ein Basispaket aus Administration des Sondervermögens, Reporting, investmentrechtlicher Unterstützung und Liquiditätsmanagement sollten Investoren jedoch nicht verzichten. Einfacher Einbringungsprozess durch erfahrenen Partner Die Vorteile, die Service-KVG-Mandate bieten, liegen auf der Hand. Ebenso entscheidend ist jedoch eine einfache und verlässliche Umsetzung der Mandate. Dies wird durch klare Prozessschritte und -abläufe sichergestellt. Standards, wie eine umfangreiche Dokumentation der typischen Rechte und Pflichten, schaffen eine hohe rechtliche Sicherheit. Für den 6

7 institutionellen Investor ausschlaggebend ist hierbei der Investmentvertrag, der die Beziehung mit dem Partner, der Service-KVG, und der Verwahrstelle regelt. Die Zusammenarbeit von Asset Managern und Service-KVG wird detailliert in einem Vertragswerk vereinbart. Auch aus rechtlicher Sicht hat der institutionelle Investor damit einen zentralen Ansprechpartner. Dank der klaren, bereits definierten Prozessschritte lassen sich Service-KVG-Mandate innerhalb weniger Monate umsetzen. 7