diabolo Schnelleinstieg

Transkript

1 1 Vorwort diabolo Schnelleinstieg Vorwort Wir freuen uns, dass Sie sich für diabolo entschieden haben. Diese Dokumentation unterstützt Sie neben dem Handbuch bei den ersten Schritten mit Ihrer neuen Software. Der Schnelleinstieg zeigt Ihnen kurz und übersichtlich zu den unten genannten Themen die wichtigsten vorzunehmenden Einstellungen und Funktionen. Die Software ist modular aufgebaut. Deshalb sind nicht alle beschriebenen Funktionen automatisch im Standardlieferumfang enthalten, sondern müssen käuflich erworben werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und sonstigen Daten sind frei erfunden. Eventuelle Ähnlichkeiten sind rein zufällig. Inhalt Vorwort... 1 Inhalt... 1 Programmstart... 3 Die ersten Schritte mit diabolo... 3 Kalkulationsarten Zuschlagskalkulation Listenpreiskalkulation Festpreiskalkulation... 3 Die Startseite... 4 Einrichten Firmenstammdaten... 5 Erfassen der Kontakte... 7 Erfassen von Artikeln... 8 Erfassen von Leistungen... 9 Ein Angebot schreiben Drucken eines Angebots Die Kalkulation Arbeiten mit Festpreisen oder mit Listenpreisen... 12

2 2 Programmstart Zuschlagskalkulation Kalkulieren auf Gliederungsebene Einstellungen des Lohnanteils Einstellungen des Materialanteils Einstellungen zum Verkauspreis Einstellungen in der Stückliste Kalkulieren in der Detailansicht Kalkulationsgrundlagen Kalkulationsart Lohnselbstkostenpreis Stundenverrechnungssatz Materialfaktor EK Materialfaktor VK Zeitfaktor (für erschwerte / leichtere Arbeitsbedingungen) Zeitvorgabefaktor Zeitgewichtungsfaktor Kalkulationsgruppen Kalkulationsergebnis Kalkulierte Arbeitszeit Deckungsbeitrag II Ab- / Zuschlag Festlegen der Endsumme Weitere Schritte Schlusswort VIP Kunden Hotline: diabolo VIP-Kunden Hotline Hotline ohne VIP Vertrag: diabolo Rufnummer Zentrale... 22

3 3 Programmstart Programmstart Nach erfolgreicher Installation von diabolo können Sie das Programm über das Icon auf dem Desktop direkt starten. Das diabolo-programm Icon Die ersten Schritte mit diabolo Diabolo vereinfacht Ihre Arbeiten im Büro. Durch geschickte Voreinstellungen können viele Arbeitsschritte automatisiert werden. So übernimmt diabolo entsprechend der definierten Faktoren die korrekte Kalkulation von Angeboten. Kalkulationsarten Diabolo beherrscht 3 Kalkulationsarten. Im Kapitel Die Kalkulation werden die Möglichkeiten der Kalkulation vertieft. 1. Zuschlagskalkulation Bei der Zuschlagskalkulation erfolgt die Verkaufspreisbildung über Faktoren mit denen der Materialeinkaufspreis multipliziert wird. Material EK x Faktor EK x Faktor VK = Verkaufspreis 2. Listenpreiskalkulation Bei der Listenpreiskalkulation wird der in den Artikelstammdaten hinterlegte Listenpreis als Verkaufspreisbasis herangezogen. Der Listenpreis kann über eine Schnittstelle mit aktuellen Werten Ihres Großhändlers gepflegt werden. 3. Festpreiskalkulation Bei der Festpreiskalkulation wird für den Artikel ein fester Verkaufspreis (VK) definiert.

4 4 Die ersten Schritte mit diabolo Die Startseite Alle wichtigen Informationen und Funktionen finden Sie direkt auf der Startseite von diabolo. Die Startseite ist Ihre Schaltzentrale auf der Sie alle wichtigen Termine und zuletzt bearbeiteten Vorgänge finden. Über den Schnelleinstieg können Sie auch gezielt neue Vorgänge, wie z.b. ein Angebot, erzeugen. Die diabolo -Startseite

5 5 Die ersten Schritte mit diabolo Einrichten Firmenstammdaten Zunächst wird die eigene Firma - der Mandant - in den Einstellungen eingerichtet. Formular zur Erfassung der Firmenstammdaten In den Firmenstammdaten werden die Grundlagen der Kalkulation eingetragen. Dialog zur Erfassung der Kalkulationsgrundlagen Diese Faktoren bilden bei der Zuschlagskalkulation die Basis zur Preisberechnung. 100,00 (EK) x 1,26 (Materialfaktor VK) = 126,00 (Bruttonutzen 26,00 )

6 6 Die ersten Schritte mit diabolo Zur Ermittlung der Lohnpreise steht dem Anwender das Arbeitsblatt Lohntarife zur Verfügung. Dialog zur Erfassung der Lohntarife

7 7 Die ersten Schritte mit diabolo Erfassen der Kontakte In den Kontakten werden alle Adressen abgelegt (Kunden, Lieferanten, Interessenten ). Sie hinterlegen die Anschrift, Telefonnummern, Ansprechpartner usw.) Zusätzlich können viele Voreinstellungen für die spätere Kalkulation von Angeboten und Abrechnung von Vorgängen des Kunden hier bereits voreingestellt werden. So kann bereits mit der Einstellung EK+Zuschlag im Feld Preiscode voreingestellt werden, dass bei der Angebotserfassung für diesen Kunden die oben beschriebenen Faktoren wirken. Hier finden Sie alle wichtigen Befehle zur Bearbeitung der Datenformulare z. B.: Neu, Löschen, Speichern Der Dialog zur Erfassung von Adressen

8 8 Die ersten Schritte mit diabolo Erfassen von Artikeln Dialog zum bearbeiten der Artikel In der Rubrik Artikel werden alle Artikel hinterlegt und verwaltet. Artikeldaten von Großhändlern können auch automatisiert über eine Schnittstelle eingelesen werden. Für eine wirksame Zuschlagskalkulation muss ein Einkaufspreis (EK) eingetragen werden. Zusätzlich können auch Listenpreis oder ein fester Verkaufspreis hinterlegt werden.

9 9 Die ersten Schritte mit diabolo Erfassen von Leistungen Zusätzlich zum Artikelstamm können Sie in diabolo auch Leistungen hinterlegen. In einer Leistung werden Arbeitszeit und Materialverbrauch für eine bestimmte Tätigkeit pro Einheit hinterlegt. So können Tätigkeiten auch auf eine einfache Weise effizient in Ihre Kalkulation übernommen werden. Dialog zum Bearbeiten einer Leistung Die für eine Leistung benötigten Minuten pro Einheit werden im Feld Zeitvorgabe hinterlegt. Der Preis der Leistung pro Einheit errechnet sich aus dem Zeitansatz und dem hinterlegten Lohn. Weiterhin werden die für die Durchführung der Arbeit benötigten Artikel eingetragen. Diese Auflistung nennt man auch Materialstückliste. Beide Komponenten zusammen ergeben den Preis der Leistung. In der Kalkulationsübersicht des Arbeitsblattes kann die Berechnung der Preise leicht nachvollzogen werden.

10 10 Ein Angebot schreiben Ein Angebot schreiben Über den Schnelleinstieg der Startseite können Sie direkt einen Ordner mit einem neuen Angebot erstellen. Auf einem Arbeitsblatt werden die erforderlichen Daten abgerufen (Artikel, Leistungen ). Im unteren Bildschirmteil sieht man den errechneten Nettopreis des Angebotes sowie die Mehrwertsteuer und den Bruttopreis. Weiterhin sieht man die errechneten Stunden und die Einkaufs-/Verkaufspreise pro Kostenart. Dialog zum Bearbeiten eines Angebots

11 11 Ein Angebot schreiben Drucken eines Angebots Mit dem Befehl Drucken (F9) kann man eine Druckvorschau einblenden. Diabolo kann die von Ihnen erfassten Positionen unterschiedlich für den Druck aufbereiten. So können die einmal erfassten Daten auch zur Ausgabe von begleitenden Dokumenten, wie einer Materialliste genutzt werden. Auch der Druck eines Pauschalangebots ist nur einen Klick entfernt. Über das Druckmenü können weitere Darstellungen ausgewählt werden. Auswahl verschiedener Druckvarianten Druckbildansicht des Angebots

12 12 Die Kalkulation Die Kalkulation diabolo unterstützt drei Arten der Preisfindung: das Arbeiten mit Festpreisen die Zuschlagskalkulation die Kalkulation mit Listenpreisen Die Art der Preisfindung für einen Vorgang wird im Feld Kalkulationsart festgelegt. Diese kann auch nachträglich noch geändert werden. Die Voreinstellung erfolgt aus der Kundenadresse. Für die Angebotsschreibung wird der Eintrag aus dem Feld Kalkulationsart genommen; für Regieabrechnung gilt der Eintrag im Preiscode. Beim Wechsel der Kalkulationsart werden automatisch die Preise laut der Einstellung neu berechnet. Arbeiten mit Festpreisen oder mit Listenpreisen Dies ist die einfachste Methode, Preise festzulegen. Das System greift bei dieser Einstellung auf den Verkaufspreis zu. Natürlich können Sie den angezeigten Preis überschreiben. In der Spalte ±% können Sie pro Position einen Zu-/Abschlag auf den Einzelpreis eingeben. Negative Werte werden als Rabatt gewertet, positive als Zuschlag. Diese Zu-/Abschläge werden offen ausgewiesen. Wenn Sie auf das ganze Dokument einen Nachlass, oder Zuschlag geben wollen, tragen Sie diesen im Feld Ab- /Zuschlag % ein. Dieser wird am Ende des Dokuments offen ausgewiesen. Ein positiver Wert ist ein Zuschlag, ein negativer ein Abschlag.

13 13 Die Kalkulation Das Arbeiten mit Listenpreisen funktioniert ähnlich wie mit Festpreisen. Allerdings wird hier der Listenpreis des Artikels in die entsprechende Spalte des Dokuments übernommen. Wenn Sie Ihre Daten per DATANORM eingelesen haben, wird Ihnen in der Spalte Bezugsrabatt der Rabatt angezeigt, den ihnen der Großhändler gewährt. Voraussetzung ist, der Datenlieferant überträgt Ihnen Listenpreise mit Rabattgruppen. Diese Rabatte sind in der Tabelle Einkaufskonditionen in der Rubrik Artikel abgelegt. Möchten Sie Ihren Kunden einen verdeckten Nachlass auf den Listenpreis geben, dann tragen Sie diesen in der Spalte ±%VK ein. Wenn Sie zusätzlich noch eine Montagezeit erfassen wollen (oder im Material fest hinterlegt haben), dann tragen Sie diese in der Spalte Zeitvorgabe ein. Diese wird mit dem Stundenverrechnungssatz, der in den Firmendaten hinterlegt ist, multipliziert und ergibt den Lohnanteil. Einen abweichenden Verrechnungssatz können Sie in der Spalte Lohntarif auswählen. Material- und Lohnanteil werden zu einem Verkaufspreis zusammengefasst. Diese Eingaben sind nur möglich, wenn die entsprechenden Spalten eingeblendet sind. Wollen Sie Spalten ein- oder ausblenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Erfassungsbereich und wählen im Kontextmenü die Funktion Spalten ein-/ausblenden. In dem Dialog, der anschließend erscheint, blenden Sie eine Spalte ein, indem Sie vor der entsprechenden Spalte ein Häkchen setzen. Sie blenden eine Spalte aus, wenn Sie das Häkchen wegnehmen. Zuschlagskalkulation Bei dieser Art der Preisfindung wird vom Einkaufspreis des Materials ausgegangen. Dieser wird mit vorgegebenen Faktoren beaufschlagt. Im Lohnbereich werden die im Material oder in den Leistungen hinterlegten Zeitvorgaben mit dem Stundenverrechnungssatz aus den Firmendaten multipliziert. Die Zuschlagsfaktoren für das Material stehen ebenfalls in den Firmendaten. Dabei unterscheiden wir grob zwei Arten. Einstellungen, die globale Änderungen im gesamten Dokument bewirken und Einstellungen, die nur auf der einzelnen Gliederungsebene wirksam sind. Als Grundsatz gilt: Einstellungen auf Gliederungsebene sollten immer zuerst vorgenommen werden. Die globalen Einstellungen (Kalkulieren im Detailfenster) ergeben den Feinschliff. Weiter unterscheiden wir noch, ob die Ab- und Zuschläge offen ausgewiesen oder versteckt durchgeführt werden.

14 14 Kalkulieren auf Gliederungsebene Kalkulieren auf Gliederungsebene Die jetzt beschriebenen Einstellungen sind nur auf der Gliederungsebene (Leistungen / Artikel) wirksam, auf der sie eingegeben werden. Sie haben keinen Einfluss auf gleichartige Ebenen, verändern jedoch übergeordnete Ebenen. So haben z.b. Änderungen in einer Leistung keinen Einfluss auf andere Leistungen. Sie beeinflussen wohl den Preis der Position, bzw. des Abschnitts und des Titels. Die nachfolgend beschriebenen Eingaben können Sie nur tätigen, wenn in der Kalkulationsansicht die entsprechenden Spalten eingeblendet sind (rechte Maustaste Spalten ein-/ausblenden). Demnach haben Sie bei Leistungen und Artikeln folgende Einstellmöglichkeiten: Einstellungen des Lohnanteils Zeitvorgabe Hier können Sie Montagezeiten eintragen bzw. die vorgegebene Zeit verändern. Lohntarif Hier können Sie den Lohntarif für diese Gliederungsebene ändern. Damit wird der Stundenverrechnungssatz außer Kraft gesetzt. Lohn / Einh Anstatt die Zeitvorgabe zu ändern, können Sie hier einen festen Lohnbetrag eingeben. Einstellungen des Materialanteils Material / Einh Hier steht der Materialanteil. Diesen können Sie mit einem Festbetrag überschreiben. Einstellungen zum Verkauspreis Einzelpreis Wenn Sie einer Leistungs- oder Artikelposition einen festen Preis zuordnen wollen, geben Sie ihn an dieser Stelle ein. Der Material- und / oder Lohnanteil wird anteilig im vorherigen Verhältnis geändert.

15 15 Kalkulieren auf Gliederungsebene Alternativpreis Wenn Sie einen Preis nicht in die Summe mit einrechnen lassen wollen, dann klicken Sie mit der Maus auf den Gesamtpreis der entsprechenden Gliederungsebene. Öffnen Sie mit die Auswahlliste und suchen sich die gewünschte Alternative aus. Alternativpreise werden beim Ausdruck entsprechend gekennzeichnet. Auswahl des Preismodus Einstellungen in der Stückliste Beim Aufruf von Leistungen werden die Artikel der Stückliste mit in das Dokument übernommen. Diese können Sie ändern, indem Sie auf das Pluszeichen der Leistung drücken. Allerdings wirken die Änderungen nur, wenn Sie in den Feldern Material, Lohn und Einzelpreis (Festpreise) vorher keine Eingaben vorgenommen haben. In der ersten Zeile der Leistung steht neben den Lohnanteilen der Gesamtpreis des Materials in der Spalte Material. Dieser Preis setzt sich zusammen aus den Summen der Preise der Stückliste, die in der Spalte Material Gesamt stehen.

16 16 Kalkulieren in der Detailansicht Kalkulieren in der Detailansicht Die Detailansicht hat zwei grundsätzliche Funktionen: 1. Sie gibt Ihnen eine Übersicht über die Kosten und Erlöse Ihres Projektes. 2. Sie können in dieser Ansicht kalkulieren. Bei der Kalkulation unterscheiden wir zwischen den Kalkulationsgrundlagen, den Werten der Kalkulationsgruppen und den Kalkulationsergebnissen. Zum Aufruf der Detailansicht wählen Sie bitte die Funktion Kalkulationsdetails oder F7. Übersicht Kalkulationsgrundlagen Angebot Alle nachfolgend beschriebenen Einstellungen wirken verdeckt. Sie lassen sich durch einfaches Überschreiben ändern.

17 17 Kalkulieren in der Detailansicht Kalkulationsgrundlagen Kalkulationsart Voreinstellung der Kalkulationsart. Diese wurde z.b. aus den Adressdaten des Kunden in den Vorgang übernommen. Lohnselbstkostenpreis Hier wird Ihnen der Selbstkostenpreis des Lohntarifs Standard angezeigt. Eine Änderung hier ist nur dann sinnvoll, wenn für dieses Projekt tatsächlich andere Lohnkosten anfallen. Stundenverrechnungssatz diabolo arbeitet bei dem Lohntarif Standard mit dem Stundenverrechnungssatz aus den Firmendaten. Dieser wird hier angezeigt. Sie können ihn hier dokumentbezogen ändern. Der neue Verrechnungssatz gilt dann für alle Lohnanteile, die mit dem Lohntarif Standard abgerufen wurden. Andere Lohntarife werden nicht berührt. Wenn Sie bei Leistungen und / oder Artikeln Lohntarife fest hinterlegt haben, wirken diese vorrangig vor den allgemeinen Einstellungen. Materialfaktor EK Dieser Faktor beaufschlagt den EK des Materials, um die Beschaffungs- und Lagerkosten. Er bereinigt den Bruttonutzen. Materialfaktor VK In diesem Feld wird der Faktor angezeigt, mit dem Sie das Material beaufschlagen wollen. Auch hier können Sie dokumentbezogen ändern. Die Basis ist hierbei der EK (der ggf. bereits durch den Materialfaktor EK bereinigt wurde). Alle Werte (Lohnpreise und Faktoren) werden aus den Grundeinstellungen der Firma übernommen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, gelten nur für dieses Dokument. Grundsätzliche Änderungen nehmen Sie in den Firmendaten (Rubrik Einstellungen) vor.

18 18 Kalkulieren in der Detailansicht Zeitfaktor (für erschwerte / leichtere Arbeitsbedingungen) Der Zeitfaktor ändert die Zeitvorgaben nach oben oder unten und wirkt damit direkt auf die Lohnanteile im Verkaufsbereich und im Einkaufsbereich (Kosten). Zeitvorgabefaktor Eine Änderung hier wirkt sich nur im Einkaufsbereich (Kosten) aus. Hier können Sie vor dem Ausdruck der Zeitvorgabeliste den Risikozuschlag aus Ihren Arbeitszeiten herausnehmen. Eine Eingabe hier hat keinen Einfluss auf den Angebotspreis. Zeitgewichtungsfaktor Dieser Zeitfaktor dient zur Berechnung des Lohn-VKs. Er wird automatisch errechnet, wenn Sie im Fuß der Erfassung im Feld zu berechnende Stunden einen Wert eintragen. Ein Anwendungsbeispiel: kalkuliert wird ein Stundenverbrauch von 7,5 Stunden, berechnen möchten Sie aber 8 Stunden. In diesem Fall geben Sie diese 8 Stunden ein. Intern wird dann der Lohn-VK so ermittelt, als ob 8 Stunden verbraucht wären.

19 19 Kalkulieren in der Detailansicht Kalkulationsgruppen Sie können im Bereich der Kalkulationsgruppen je Zeile folgende Änderungen vornehmen: den Verkaufspreis VK als Betrag den Deckungsbeitrag DB I (Bruttonutzen) als Betrag den Deckungsbeitrag DB I / h (Bruttonutzen) je Stunde den Ertrag als Prozentsatz einen Zu-/Abschlag als Prozentsatz Klicken Sie einfach das entsprechende Feld an und überschreiben den Wert. diabolo nähert die eingegebenen Beträge dem gewünschten Wert an und zeigt Ihnen direkt das Ergebnis. Die vorher beschriebenen Änderungsmöglichkeiten gelten auch für die Summenzeile. Änderungen hier werden anteilig bei allen Kalkulationsgruppen vorgenommen.

20 20 Kalkulieren in der Detailansicht Kalkulationsergebnis Kalkulierte Arbeitszeit Hier sehen Sie den geplanten Zeitverbrauch. Sie können die Werte ändern. Deckungsbeitrag II Der Deckungsbeitrag II errechnet sich aus der Netto-Auftragssumme abzgl. der Einkaufspreise der variablen Anteile der Kalkulationsgruppen. Der Einkaufspreis Lohn wird dabei als fix definiert, weil man davon ausgeht, dass die Mitarbeiter bezahlt werden müssen, ob sie arbeiten oder nicht. Ab- / Zuschlag Wenn Sie einen Nachlass oder Zuschlag geben wollen, tragen Sie diesen im Feld Ab-/Zuschlag% ein. Er wird am Ende des Dokuments offen ausgewiesen. Festlegen der Endsumme Im Feld Pauschal können Sie einen Festbetrag eingeben, zu dem Sie das Projekt anbieten. In diesem Fall wird beim Ausdruck ein Zuschlag oder ein Nachlass ausgewiesen. Sie können das Dokument allerdings auch als Pauschalangebot, mit oder ohne Mengen, drucken lassen, indem Sie beim Drucken (F9) die entsprechende Darstellung auswählen. Zurück zur Bearbeitung gelangen Sie über den Link Bearbeiten oder mit der Taste F4.

21 21 Weitere Schritte Weitere Schritte Ist beispielsweise der Arbeitsschritt der Angebotserstellung abgeschlossen, das Angebot gedruckt und es soll ein Auftrag zum Angebot erzeugt werden können Sie dies ganz einfach über die Schaltfläche weitere Schritte erledigen. Hier können Sie das Angebot in einen Folgevorgang kopieren. weitere Schritte aus der Angebotserfassung Im erscheinenden Kontextmenü werden Ihnen relevante Schritte aufgelistet. So kann beispielsweise das Angebot in einen Auftrag kopiert werden. Hierbei werden alle Positionen, Mengen und Einstellungen des Angebots in den Auftrag übernommen. Über die Funktion weitere Schritte gelangen Sie so Schritt für Schritt bis hin zum Abschluss Ihres Geschäftsvorganges mit einer Rechnung oder Schlußrechnung. Dialog: Weitere Schritte zum Angebot

22 22 Schlusswort Schlusswort Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit diabolo. Möchten Sie Ihre Programmkenntnisse vertiefen? Erkundigen Sie sich nach unserem Schulungsangebot. Ob bequem als online Workshop, in unserem Schulungszentrum, oder bei Ihnen vor Ort. Zögern Sie bitte nicht und sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne! VIP Kunden Hotline: diabolo VIP-Kunden Hotline +49 ( ) Hotline ohne VIP Vertrag: diabolo Rufnummer +49 ( ) Zentrale +49 ( ) 471 1