Bedienungsanleitung. V3.5

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1 Bedienungsanleitung V3.5

2 Inhaltsverzeichnis Anwendungsbereiche...2 Anwendungsprinzip...2 Konfiguration...2 Das Verzeichnis der Gegenstände konfigurieren... 2 Die Absender-Adressen konfigurieren... 2 Eine neue Absender-Adresse erstellen... 3 An- oder Abmeldeformular erstellen Adressbuch...4 Das Abmeldeverzeichnis... 4 Die verschiedenen Funktionen des Adressbuchs...5 Adressbuch bearbeiten... 5 Badmail...6 Die dynamischen Felder...7 Wozu dienen die dynamischen Felder?... 7 Wie kann ich meine Adressen personalisieren?... 7 Eine CSV-Datei (personalisiert) importieren (Microsoft Excel )... 8 Adressbücher exportieren Nachricht...11 Grundprinzip Wie wird eine Vorlage (ein Nachrichtenmodell) erstellt? Handhabung des Wysiwyg-Editors...12 Ein Bild in eine Nachricht oder eine Vorlage importieren Erstellen einer neuen Nachricht...16 Die Schablonen Die Symbole im Menü Nachrichten...19 Die Funktion Senden...20 Kontrolle Versand Ihre Einkäufe Statistiken...21 Basisprinzip Öffnungsrate Details der Klicks PDF-Rapport Support /23

3 Anwendungsbereiche Das Modul mailpro ist eine von AgenceWeb SA entwickelte ASP-Anwendung. Das Modul kann unabhängig vom Betriebssystem (Linux, Apple, Windows) und von der Technologie Ihrer Website angewendet werden. Anwendungsprinzip Mailpro basiert auf den vier folgenden Prinzipien -Adressbücher Nachrichten und Nachrichtenvorlagen Sofortiger Versand oder zeitliche Planung des Versands Versand-Statistiken (Anzahl an geöffneten Mails, getätigten Klicks, ) Für das Versenden von Nachrichten, erstellen wir zu Beginn ein Adressbuch. Dann erstellen wir die Nachricht, die auf einem vorherigen Modell beruht, und verwenden dabei dynamische Felder für die Personalisierung der zu versendenden s. Schließlich wird die versendet oder der Versand geplant, wobei das zu verwendende Adressbuch, die zu versendende Nachricht, das Datum und die Uhrzeit dafür genau festgelegt werden. Konfiguration Das Verzeichnis der Gegenstände konfigurieren Wir verstehen unter Gegenständen die Bilder, die herunter zu ladenden PDF, die Videos und andere Elemente, die angehängt werden müssen. Dieser Teil wird für die Online-Konten von uns konfiguriert oder autokonfiguriert. Die Absender-Adressen konfigurieren Sie können beliebig viele Absender-Adressen und Absender-Namen, die Sie mit Ihrer Domain (ihredomain.ch/.com/fr ) verbinden möchten, konfigurieren. 2/23

4 Eine neue Absender-Adresse erstellen Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Adresse zu bearbeiten Geben Sie die gewünschte -Adresse ein. Geben Sie den Absender-Namen ein. Der Absender-Name ist das in Ihrem - Programm angezeigte Von. An- oder Abmeldeformular erstellen Um ein An- oder Abmeldeformular zu erstellen wählen Sie das Register Webmaster -> Erstellung eines An- und Abmeldeformular für Ihre Webseite Der Generator zur Erstellung eines Formulars öffnet sich. Als erstes wählen Sie die Art des Formulars aus, also An- oder Abmeldeformular. Danach bestimmen Sie das Adressbuch in das die adressen eingetragen werden sollen. 3/23

5 Die URL bei Erfolg und bei Fehler sind die Seite, auf die der Empfänger nach dem Anmelden weitergeleitet wird. Die Schaltfläche ist das Ikon, mit dem der Kunde die Anmeldung absenden kann. Sie können mit den Feldern festlegen welche Informationen Sie von den Kunden wünschen um einen personalisierten Newsletter zu versenden. Das Feld- ist ist obligatorisch an erster Stelle. -Adressbuch Sie können so viele -Adressbücher erstellen, wie Sie wollen. Ein neues Adressbuch erstellen Klicken Sie auf Ein Adressbuch hinzufügen Geben Sie dem Adressbuch einen Namen. Das Abmeldeverzeichnis Das System wird gegebenenfalls ein Verzeichnis erstellen mit dem gleichem Titel wie dasjenige, das Sie gerade einrichten, das aber mit dem Symbol Papierkorb versehen ist. 4/23

6 Symbol für das Abmeldeverzeichnis Sie wählen beim Versand aus, welches Abmeldeverzeichnis Sie verwenden möchten. Wenn sich eine Person abmeldet, wird ihre Adresse vom System automatisch vom Adressbuch, das für den Versand gewählt wurde, gelöscht und im Abmeldeverzeichnis hinzugefügt, das beim Versand gewählt wurde. Sie können sich entscheiden: Sie erstellen für jede Kundengruppe ein Adressbuch und ein eigenes Abmeldeverzeichnis Sie erstellen nur ein allgemeines Abmeldeverzeichnis für alle Adressbücher Die verschiedenen Funktionen des Adressbuchs Adressbuch bearbeiten Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Namen des Adressbuchs zu ändern die Art des Verzeichnisses zu ändern (Adressbuch oder Abmeldeverzeichnis) Der Sicherheitscode ist ein einmaliger unveränderbarer Code. Es handelt sich um eine spezifische Identifikation Ihres Adressbuchs, die eine Synchronisation mit Ihrer internen Datenbank, beispielsweise mit Ihrem eigenen CRM, ermöglicht. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihre Adressbücher mit Ihrer Datenbank verbinden möchten. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Adressbuch zu löschen Das System wird Sie bitten, den Befehl zu bestätigen. 5/23

7 Danach wird das Verzeichnis endgültig gelöscht und Sie können es nach Bestätigung nicht wieder wiederherstellen. Klicken Sie auf dieses Symbol, um: die -Liste in Ihrem Adressbuch anzusehen eine oder mehrere s manuell hinzuzufügen eine im Adressbuch zu suchen Klicken Sie auf dieses Symbol, um: manuell eine -Adresse einzugeben -Adressen von anderen Quellen zu kopieren und einzufügen Badmail Klicken Sie auf dieses Symbol um die Badmails aufzulisten. Badmails auch Bounces, sind Mails die beim Empfänger nicht angekommen sind oder die vom Empfänger (Server) nicht angenommen wurden. Eine -Adresse die falsch geschrieben ist oder nicht mehr existiert wird ebenfalls als Badmail deklariert. Die Adressen werden automatisch aus dem Adressbuch gelöscht und im Register Badmail eingetragen. Klicken Sie auf dieses Symbol um die Badmail-Liste zu exportieren. 6/23

8 Die dynamischen Felder Wozu dienen die dynamischen Felder? Durch die dynamischen Felder kann jede versendete personalisiert werden. Um eine Nachricht zu personalisieren verwenden Sie in Ihrem Text die Variable $Champ1$ für das Feld 1, $Champ2$ für das Feld 2, $Champ3$ für das Feld3, etc. Es stehen Ihnen 25 dynamische Felder zur Personalisierung Ihrer s zur Verfügung. Die Felder können aus Text, aus Zahlen oder aus einer Mischung aus Text und Zahl bestehen. Wie kann ich meine Adressen personalisieren? 1. Bei einer bestehenden -Adresse: Wenn Sie -Adressen einzeln bearbeiten oder personalisieren möchten gehen Sie über das Register Adressbücher. Wählen Sie dieses Symbol um die Adressen des gewünschten Adressbuches aufzulisten. Wählen Sie dieses Symbol um die Adresse zu bearbeiten oder zu personalisieren. 2. Beim Hinzufügen einer/mehrer -Adressen: Möchten Sie eine oder mehrere Adressen hinzufügen, gehen Sie über das Register Adressbücher. Wählen Sie das Symbol (Eine hinzufügen) damit diese Maske erscheint: 7/23

9 Hier können Sie eine oder mehrere -Adressen mit den dynamischen Feldern hinzufügen. WICHTIG: die Felder müssen durch ein Komma davor und danach ohne Leerzeichen getrennt sein das erste Feld muss unbedingt die -Adresse sein Halten Sie das obige Format ein und machen Sie einen Zeilenrückschritt, um eine neue -Adresse einzufügen. Eine CSV-Datei (personalisiert) importieren (Microsoft Excel ) Sie können Adressen im CSV-Format aus jeder beliebigen Datenbank oder aus Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel exportieren und bei Mailpro importieren. Beispiel für einen Export mit Microsoft Excel : Um eine CSV-Datei zu erstellen, gehen Sie über Menü Datei Speichern unter. Wählen Sie im Scroll-Menü Dateityp CSV Bestätigen Sie jedes Fenster, das sich öffnet mit Ja 8/23

10 Ihre Excel-Tabelle ist nun im CSV-Format. Format der Excel-Liste: Zelle A1-A muss die -Adresse enthalten Zelle B1-B Feld 1 Zelle C1-C Feld 2 etc Klicken Sie unter dem Register Adressbücher auf dieses Symbol, um eine CSV-Datei zu importieren. Folgender Bildschirm erscheint: 9/23

11 Klicken Sie auf Klicken Sie hier um eine Datei auszuwählen, um eine Datei auf Ihrer Festplatte zu suchen. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht WICHTIG: Verwenden Sie nur kurze Dateinamen ohne Sonderzeichen! Pro Import können Sie bis zu Adressen importieren. 10/23

12 Adressbücher exportieren Um Adressbücher zu exportieren wählen Sie zuerst das oder die Adressbücher, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Adressbuch/die Adressbücher auszuwählen Das zuvor graue Symbol wird gelb. Begeben Sie sich auf das Seitenende und klicken Sie auf Gewählte exportieren und eine CSV-Datei wird erstellt. Nachricht Grundprinzip Die neu zu erstellenden Nachrichten basieren häufig auf Vorlagen oder auf bereits bestehenden Nachrichtenmodellen. Beim Online-Speichern wird automatisch eine Vorlage erstellt. Obwohl das Erstellen von Vorlagen dank des Wysiweg-Editors immer möglich ist, raten wir Ihnen, Profis heranzuziehen. Das Einrichten von Vorlagen kann nämlich technische und graphische Kenntnisse erfordern, damit diese mit den wesentlichen -Programmen (Outlook Express, Outlook, Eudora, Lotus Notes, etc.) kompatibel sind. AgenceWeb SA und ihre Partner stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Erstellung von einer oder mehreren Vorlagen zu unterstützen. Sie können so viele Vorlagen (Modelle) und Nachrichten haben, wie Sie wünschen. Sie erstellen entweder eine neue Nachricht mit einem Modell oder mit einer leeren Seite. Der Editor wird Ihre Nachricht in ein HTML-Format übersetzen. Wie wird eine Vorlage (ein Nachrichtenmodell) erstellt? 1. Wählen Sie das Register Nachrichten 2. Klicken Sie auf Eine Nachrichtenvorlage hinzufügen Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Nachrichten-Editor (nicht vergessen, der Vorlage einen Namen zu geben) 11/23

13 Handhabung des Wysiwyg-Editors Die Verwendung des Editors verläuft intuitiv. Es genügt, wenn Sie die Maus auf das Symbol richten, um die Funktion zu sehen. Einige wichtige Punkte, die Sie wissen müssen: Ein Bild in eine Nachricht oder eine Vorlage importieren Klicken Sie auf dieses Symbol, um ein Bild zu importieren. 12/23

14 Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Eigenschaften des Bildes. Auf Server durchsuchen klicken Ein neues Fenster, in dem sich Ihre Bilder auf unserem Server befinden, öffnet sich. Sie haben Ihr Bild entweder schon auf den Server gegeben, sodass es sich auf der Liste befindet, oder Sie müssen Ihr Bild von Ihrem Arbeitsplatz herunterladen. Um ein neues Bild herunterzuladen klicken Sie auf Durchsuchen unten auf der Seite. 13/23

15 Suchen Sie Ihr Bild auf Ihrer Festplatte und klicken Sie auf Herunterladen, wodurch Ihr Bild auf unseren Server geladen wird. Sie können Ihre Bilder in einem Unterverzeichnis einrichten und ordnen. Um ein Unterverzeichnis zu erstellen klicken Sie auf Create New Folder. Die Unterverzeichnisse können aus Sicherheitsgründen nicht gelöscht werden. Einen Hypertext-Link erstellen Um einen Hypertext-Link zu erstellen geben Sie zuerst den Namen des Links im Editor ein und wählen Sie diesen aus. Beispiel: Klicken Sie dann auf das Symbol Links wird geöffnet. und das Fenster mit den Eigenschaften des 14/23

16 15/23

17 Geben Sie die URL-Adresse ein (diese am besten vom Browser kopieren) Bestätigen Sie mit OK und Ihr Link wird erstellt. Erstellen einer neuen Nachricht Was den Wysiwyg-Editor betrifft, so funktioniert das Erstellen einer neuen Nachricht gleich wie das Erstellen einer Vorlage. Klicken Sie im Menü auf Eine Nachricht erstellen 16/23

18 Ein neues Fenster öffnet sich Markieren Sie eine Vorlage verwenden und wählen Sie die gewünschte Vorlage. Klicken Sie auf Hinzufügen" und ein neues Editor-Fenster, das auf der gewählten Vorlage basiert, wird geöffnet. 17/23

19 Vergessen Sie nicht, der Nachricht einen Namen zu geben. Der Name ist der Gegenstand der Nachricht im Empfangssystem. Speichern Sie Ihre Nachricht. Die Schablonen Die Schablonen sind eine Hilfe um eine Nachrichtenvorlage oder eine Nachricht zu erstellen. 18/23

20 Um eine Schablone einzufügen, klicken Sie unter dem Register Nachrichten auf Schablonen. Wählen Sie die gewünschte Vorlage per Mausklick aus. Der Wysiwyg- Editor öffnet sich in einem neuen Fenster und die Schablone ist bereits eingefügt. Die Symbole im Menü Nachrichten Ihre Nachricht ansehen Die Nachricht bearbeiten Die Nachricht löschen Die Nachricht senden Die Nachricht vervielfältigen 19/23

21 Die Funktion Senden Die Sendefunktion ist sehr einfach und in vier Schritte gegliedert: Und klicken Sie auf Senden Eine Zwischennachricht öffnet sich, wodurch Sie ein letztes Mal die Details Ihrer Nachricht prüfen können. Klicken Sie auf X s senden und Ihr Mailing wird im System geplant. Der Versand kann einige Momente dauern, maximal jedoch fünf Minuten. In Bereich Credits werden Sie über die verbleibenden Credits informiert. Kontrolle Versand Rufen Sie das Fenster In Bearbeitung ab, um zu sehen, dass Ihr Versand auf den Servern geplant wird. Die Nachricht wird im Fenster In Bearbeitung hinzugefügt. In diesem Stadium können Sie die Nachrichten noch löschen, indem Sie auf das Kreuz klicken. 20/23

22 Sobald die Nachricht versendet wurde, wird Sie im Fester Verlauf abgelegt. Ihre Einkäufe Das Register Ihre Einkäufe gibt Ihnen einen Überblick über alle Einkäufe die Sie getätigt haben. Klicken Sie auf dieses Symbol um alle Rechnungen Ihrer Einkäufe im PDF- Format herunterladen. Statistiken Basisprinzip Mit dem Menü Statistiken können Sie in Erfahrung bringen: 1. wie hoch die Öffnungsrate Ihres Versands ist 2. wann die Empfänger den Newsletter geöffnet haben 3. wer einen Link angeklickt hat / wann ein Link angeklickt wurde 4. wer eine Datei heruntergeladen hat (PDF etc.) 5. wie hoch die Badmailrate ist Sie können diese Informationen in Graphik- oder Textform erhalten. Öffnungsrate Beispiel: Klicken Sie auf das Symbol, um die Details anzusehen: Die Öffnungsrate beträgt hier %, also haben insgesamt 615 Personen von die Nachricht geöffnet. 21/23

23 Die Liste mit den -Adressen der 615 Personen, die die Nachricht geöffnet haben, wird angezeigt beim Klicken auf Öffnungen (Details der Öffnungen). Dieses Symbol erscheint, wenn der Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Beide Symbole erscheinen, wenn der Empfänger die Nachricht geöffnet und einen Link getätigt hat. Details der Klicks Die Graphik zeigt Ihnen die Klicks in Zusammenhang mit der Zeit. Die Liste informiert Sie über die Details der Kontakte, die auf den spezifischen Link geklickt haben. Sie können diese Liste verwenden und entweder: 1. diese Liste zu einem bestehenden Verzeichnis hinzufügen oder 2. damit ein neues Verzeichnis erstellen Für mehr Informationen über die Details der Klicks, wählen Sie Klicks unter dem Register Statistiken. 22/23

24 PDF-Rapport Die Statistiken im PDF-Format können Sie exportieren indem Sie unter dem Register Statistiken auf dieses Symbol klicken. Support Unser Support steht Ihnen montags bis freitags von 8:00 bis 12:00 Uhr und von 13:30 bis 17:30 Uhr für alle weiteren Informationen unter der Telefonnummer oder per an zur Verfügung. 23/23

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