SAP DCC Document Control Center. Beherrschung komplexer Dokumentenstrukturen im Anlagenbau. Holger Müller Ferrostaal AG, Teamleiter

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1 SAP DCC Document Control Center Beherrschung komplexer Dokumentenstrukturen im Anlagenbau Holger Müller Ferrostaal AG, Teamleiter Dr.-Ing. Ulrich Schmidt bdf consultants GmbH Mike Felten PLM Sales Executive SAP Deutschland AG & Co. KG

2 Agenda Agenda 1. Übersicht DCC 2. Anwendungsbeispiel - Ferrostaal 3. DCC - Solution Map 4. DCC Use-Cases: 1. Dokumentplanung & vituelle Dokumente 2. Digitaler Einkauf SAP 2009 / Seite 2

3 Engineering Supply Chain & Dokumentenlogistik Integrierte Steuerung von Dokumenten in der Vorplanung, Generierung, Terminierung und Verteilung, basierend auf SAP Product Lifecycle Management DCC Document Control Center Wir unterstützen Sie in Ihrer Industrie insbesondere durch prozessorientierte Nutzung von: Dokumentenplanung, Dokumenten-Terminierung und Verfolgung, Dokumentenbeschaffung, Automatisierte Web-Kollaboration, Zeichnungsversand, Digitalem Einkauf, Digitalem Rechnungsversand mit der Bereitstellung unserer Best Practice-Lösungen von bdf und SAP SAP 2009 / Seite 3

4 Agenda Agenda 1. Übersicht DCC 2. Anwendungsbeispiel - Ferrostaal 3. DCC - Solution Map 4. DCC Use-Cases: 1. Dokumentplanung & vituelle Dokumente 2. Digitaler Einkauf SAP 2009 / Seite 4

5 ECM AG DCC Document Control Center Anwendungsbeispiel DCC Holger Müller, Teamleiter Ferrostaal AG Ferrostaal AG

6 Ferrostaal - Overview IPIC s Portfolio Companies 19,6% (through Borealis) 64% 20% 4% 30% 100% 20,76% 9,54% 70% 15% 71,23% 30% 70% These companies belong to its portfolio Ferrostaal AG ECM AG

7 Overview International Network in more than 60 countries Ferrostaal AG Headquarters in Essen Ferrostaal AG subsidiaries Ferrostaal AG ECM AG

8 Division Projects Segments Petrochemicals Power Solar Energy Industrial Plants Segments Main Products & Services Methanol Ammonia Melamine Olefins Oil and gas upstream Oil and gas Combined cycle power Diesel power Balance of plant Solar thermal power Process heat Solar cooling Desalination Heating, Ventilation and Air conditioning Bioethanol Biodiesel Pulp and paper downstream Ferrostaal AG ECM AG

9 Division Projects which are managed by us along the entire value chain FS FS FS General Contractor / Leader of international Consortia Project - & Risk - Management Tailor made Project - Financing Project- Development EPC 1) - Contracting Operation & Maintenance Commissioning Project- Concept Project- Financing Basic / Detail Engineering Global Procurement Civil & Erection FS FS FS P FS FS P P P Operation & Maintenance Ferrostaal is managing the entire Value Chain of Large Scale Projects 1) EPC: Engineering, Procurement, Construction FS Managed by Ferrostaal Provided by Ferrostaal P Managed by Ferrostaal Provided by strong partners Ferrostaal AG ECM AG

10 Aktuelles Einsatzgebiet ECM auf Basis DCC SAP DCC Ferrostaal AG ECM AG

11 Document Control Document Lifecycle Planning Creation Customer Secure Exchange cfolders Reporting / Search Partners Delivery Approval For all partners: transparency maximizing and risk minimizing strategy via One Platform Ferrostaal AG ECM AG

12 Document Control DCC Überblick Globale Plattform DCC Gesamtüberblick cfolders Dokumentenaustausch und Kollaborationsplattform Document Control (MDL) Terminierung und Statusmanagement EasyDM Dokumentenmanagement und Ablage SAP Zugriff über Web-Browser externe Partner, Projekt-Team eingeschränkte Funktionalität SAP Zugriff über SAP GUI Dokumenten-Controller volle Funktionalität SAP Zugriff über MS Explorer Projekt-Team, Dokumenten-Controller eingeschränkte Funktionalität Ferrostaal AG ECM AG

13 Document Control Center unterschiedliche Rollen unterschiedliche Sichten auf Dokumente Standard Anwender: ca. 90% aller Anwender einfacher Zugriff auf Dokumente SAP EasyDM SAP GUI Professioneller Anwender: ca. 10% aller Anwender erweiterte Dokumentenkontrolle Integration verschiedener Geschäftsprozesse Unterschiedliche Rollen haben unterschiedliche Sichten auf das selbe Dokument je nach Sicht ist somit mehr oder weniger Interaktion notwendig. Ferrostaal AG ECM AG

14 Document Control System Overview E/Q-System cfolders SAP web AS (cfolders 4.0, ECC 6.0) SAP DMS Server (incl. DCC) E/Q-System DMS external Location Internet - Explorer Content Server P-System cfoders SAP web AS (cfolders 4.0, ECC 6.0) Content Server internal Location Internet - Explorer Index Server P-System DMS Essen internal Location easydms SAN Internet Internet Gateway Content Server DMZ Essen Firewall SAP DMS Server (incl. DCC) Content Server SAP DMS Fallback-Server (incl. DCC) (high availabilty solution) Index Server Content Server SLS FS Intranet Ferrostaal AG ECM AG

15 Document Control Center Genutzte Hauptfunktionen Zugriff der Anwender auf Projekte per Berechtigungskonzept (Einzeldokumentebene) Anwendung einer Standard Ablagestruktur Automatische Erzeugung von Dokumentennummern Erstellung von Revisionen Verwaltung von Dokumenten über Statusnetze Stempelprozess von Dokumenten Versendung von Dokumenten aus dem System mit automatischer Erstellung von Transmittalen automatische Vereinnahmung/Massenverarbeitung von Dokumenten von externen Partnern Dokumententracking von ausgehenden und eingehenden Dokumenten Erweiterte Dokumentensuche in easydms Office Integration für Briefe, Faxe und Besprechungsberichte Arbeitsvorratssteuerung Baustellenanbindung Ferrostaal AG ECM AG

16 Document Control Center Optimierungsfunktionen Integration (eingehend & ausgehend) Erweiterte Berechtigungssteuerung Rollenkonzept für Statusnetze Automatischer Versand bei Statuswechsel Optimiertes Reporting c-folder Nutzung für eingehende Dokumente Ferrostaal AG ECM AG

17 Use-Cases Engineering Supply Chain - Dokumente Contract Manufacturer Bank Supplier 3 rd Party Service Provider Kundenbaustelle Internal Design Project Office Kundenprojektmanagement Engineering Partner 3rd Party Kundenprojektbüro Ferrostaal AG SAP 2010 / Page

18 Use-Cases Engineering Supply Chain - Dokumente x = Prozessschritt Beispielprozess: 1. Easy-DMS - Dokumentanlage 2. Bestempelung, Erstellung Transmittal & Versand 3. Empfang Dokumentpaket 4. Antwort = Packtisch 5. Reporting Ferrostaal AG ECM AG

19 1. Schritt: Easy-DMS: Dokumentanlage Automatisierte Klassifizierung & Nummerierung Projekt Bereich (z.b. Engineering) Teilbereich (z.b. Mechanical) Funktion (z.b. Zeichnung) Projekt Engineering Mechanical Zeichnung automatische Übernahme der DCC Ordnerstruktur in EasyDM Auswahl Ablageordner Anlage des Originals per Drag & Drop Auswahl des DCC Dokumententyps automatische Klassifizierung der Dokumente automatische Ablage in die DCC Ordnerstruktur automatische Nummerierung von DIS und Original Ferrostaal AG ECM AG Film 1

20 2. Schritt: Erstellung Transmittal, Versand & Bestempelung Dokumentenversand Start Versandmonitor besonderer DCC Knotentyp Zusammenstellung verschiedener Dokumente zu Versandpaketen Zuweisung von internen und externen Empfängern Erzeugung von Transmittal und Anschreiben automatische Erstellung von Transmittalen zu Versandpaket Welche Dokumente wurden Verschickt? An welche Empfänger? zusätzliches Anschreiben mit individuellem Text wird erstellt Freigabe Transmittal und automatischer Versand nach Freigabe des Transmittals erfolgt der eigentliche Versand automatisch eingehende Rückantworten sind im DIS des Transmittals als Objektverknüpfung vorhanden Monitoring bzw. Reporting über ausstehende Antworten möglich Film 2.1 Film 2.2 Ferrostaal AG ECM AG

21 3. Schritt: Empfang der Dokumente im Kundenprojektbüro mit Anhängen: Transmittal Original (Repräsentanten) Verarbeitungscode Geplantes Rückgabedatum Transmittal Ferrostaal AG ECM AG Film 3

22 4. Schritt: Empfang der Antworten im Project-Office Technologie: DCC cfolders & Packtisch. Beispiel: 2 Empfänger 2 Originale: Originale: ZB1 und ZB2 Ausgangstransmittal TRM 1 und TRM 2 Es werden somit 4 Antworten erwartet (RAW 1 4). cfolders: Antwort wird durch setzen Status automatisch erstellt. Packtisch: n-antworten per oder Dateiübtertragung mit/ohne Eingangstransmittal. Ferrostaal AG ECM AG Film 4

23 5. Schritt: Reporting im Project-Office Unterstützung Planung & Management im Project-Office (Document Controller) Planungsmonitor Ausstehende Antworten Terminübersicht (Tracking) Zusammenstellung von Paketen nach Status, Termin und technische Kriterien (Disziplinen,Klassifizierungen,.) Frühwarnsystem Film 5.x Ferrostaal AG ECM AG

24 Optimierung 1: -eingehend Effizienz & Compliance Projektpostfächer. Automatisierte Ablage von eigehenden s in der Projektstruktur. Differenzierung -texte - Anlagen Konvertierung in Lanzeitformate Profile mit Voreinstellungen Film Opt.1 Ferrostaal AG ECM AG

25 Optimierung 2: -ausgehend Effizienz & Compliance Automatisierte Ablage von ausgehenden s in der Projektstruktur. Direkte Erstellung in der Ablagestruktur. Automatisierte Integration Transmittal, Anhänge, Langzeitspeicherformat, Digitale Signatur Nutzung von DCC-Dokumenttypen und -vorlagen. Film Opt.2 Ferrostaal AG ECM AG

26 Document Control Center Optimierungsfunktionen - Ausblick Funktionen in der Planung (Einsatz mittelfristig): easydms Alternative Web basierend (OPOS) interne Verteilung von Dokumenten Sichtknoten Ablösung Webtool Integration anderer SAP Systeme Schnittstellen zu anderen IT Lösungen (COMOS, FS Logistics..) über DCC-Webservices Ferrostaal AG ECM AG

27 Document Control - OPOS One Place One Screen Client optimization Ferrostaal AG ECM AG

28 Document Control - OPOS One Place One Screen Client optimization 1 Struktur 2 Automatisierte Ableitung Dokumenttyp 3 Automatisierte Ableitung Metadaten 4 Originale Best Case: Qualifiziertes Dokument - Maustaste nur 6-Mal drücken! Ferrostaal AG ECM AG

29 Agenda Agenda 1. Übersicht DCC 2. Anwendungsbeispiel - Ferrostaal 3. DCC - Solution Map 4. DCC Use-Cases: 1. Dokumentplanung & vituelle Dokumente 2. Digitaler Einkauf Ferrostaal AG SAP 2009 / Seite 29

30 DCC Eine Lösung für unternehmensweite Dokumentensteuerung DCC Lösungslandkarte Dokumentenstrukturierung Dokumentenplanung Dokumentenkontrolle Dokumentenbeschaffung Druck & Archivierung Desktop Integration cfolders Integration Methodik & Implementierung Engineering Objekt Terminierung Bestellplanung für Dokumente PDF Generierung Easy DM Integration Ordnerstrukturen Benutzeranlage MDDL Konzept virtuelles Dokument BANF Erstellung Projektmanagement Vorgangssteuerung Vorlagenverwaltung Packtisch Collaboration separater IMG MDDL Dokumenttyphierarchie Terminierungsstrategien Dokumentenbestellung Stempelverwaltung Excel Integration Folders ASAP Methodik Sichtknoten virtuelle Klassifizierung Wareneingang für Dokumente Fortschrittskontrolle Änderungsmitteilung Easy DM Archivierung Dokumente Best Practices Versandknoten Dokumentengenerierung automatisierte Terminrückmeldung Rückmeldung und Statusfortschreibung Fertigungsauftrag Web Client Statusnetze MDDL-Content Struktur- Upload Nummerngenerator Dokumentenverteilung Nachrichtensteuerung Papierkorb PS -Integration Planungsstrategien Verteilungscodes Zertifizierung DCC kopieren Massen- Upload Massen- Download SAP 2010 / Page 30

31 Agenda Agenda 1. Übersicht DCC 2. Anwendungsbeispiel - Ferrostaal 3. DCC - Solution Map 4. DCC Use-Cases: 1. Dokumentplanung & vituelle Dokumente 2. Digitaler Einkauf SAP 2009 / Seite 31

32 Dokumentplanung & vituelle Dokumente Verlängerung der Prozesskette Durchgängige Nutzung der Daten (BID Project) Planung einer Dokumentstruktur in der Phase BID Durchgängige Nutzung der Daten von Angebot bis Auftragsende Standardisierungsmöglichkeiten für Strukturen und Dokumente Modellierung einer detaillierten Engineering Supply Chain SAP 2010 / Page 32

33 Dokumentplanung & virtuelle Dokumente Engineering Supply Chain - Dokumente Szenario A: Interne Planung Externe Erstellung Interne Prüfung Kunde TD= 5 TD = 20 TD = 15 Evt1 Evt2 Evt3 Evt4 Szenario B: Interne Planung Interne Erstellung Externe Prüfung 1 Baustelle TD= 5 TD = 20 TD = 15 Evt1 Evt2 Evt3 Evt4 TD = Time difference Es können beliebige Szenarien definiert werden. SAP 2010 / Page 33

34 Ausblick Teil 2: Engineering Supply Chain - Dokumente Contract Manufacturer Bank Supplier Evt4 Evt4 Evt3 3 rd Party Service Provider Kundenbaustelle Evt1 Internal Design Evt2 Evt3 Kundenprojekt- Evt1 Project Office 3rd Party management Evt3 Kundenprojektbüro Engineering Partner Evt2 SAP 2010 / Page 34

35 Nutzung Virtuelles Dokument in der Angebotsphase (BID) Projekt Bereich (z.b. Engineering) Teilbereich (z.b. Mechanical) Funktion (z.b. Zeichnung) Projekt Engineering Mechanical Zeichnung Virtuelles Dokument Standardstrukturen für verschiedene Projekt-, Anlagen, Produktarten. Planung der BID-Phase ohne reale SAP-Daten wie Dokumente oder Material möglich. Planungsfunktionen: Terminierung Berschaffrungsarten für Dokumente Templates Verantwortlichkeiten.. Virtuelles Dokument wird reales Dokument (im Auftragsfall) ECM AG 35

36 Agenda Agenda 1. Übersicht DCC 2. Anwendungsbeispiel - Ferrostaal 3. DCC - Solution Map 4. DCC Use-Cases: 1. Dokumentplanung & vituelle Dokumente 2. Digitaler Einkauf SAP 2009 / Seite 36

37 Beschaffung von Material auf der Basis von Spezifikationsdokumenten 1 Arbeitsvorrat BANF EK TEZ SPE DOK manuell automatisch automatisch automatisch 2 Anfrage/ Bestellung 3 Auswahl Nachrichten- Art DCC 4 pdf Bestelldruck DIS EKD 5 DIS EKD TEZ SPE DOK Generierung Dokumentenpaket Gesamtpaket mit Anhängen automatisch generierte Postfächer DIS EKD TEZ SPE DOK cfolders DIS EKD TEZ SPE DOK EKD = Bestelldokument (SAP-Beleg, automatisch arhciviert) TEZ = Technische Zeichnung, SPE = Spezifikation, DOK = Dokumentation Verfolgung und Änderungsmanagement für alle Einzeldokumente und das gesamte Paket.

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Fragen oder eine Systemdemo stehen wir gerne zur Verfügung! SAP 2010 / Page 38

39 Vielen Dank für ihre Interesse! Dr.-Ing. Ulrich Schmidt Das Bild kann nicht angezeigt werden. Dieser Computer verfügt möglicherweise über zu wenig Arbeitsspeicher, um das Bild zu öffnen, oder das Bild ist beschädigt. Starten Sie den Computer neu, und öffnen Sie dann erneut die Datei. Wenn weiterhin das rote x angezeigt wird, müssen Sie das Bild möglicherweise löschen und dann erneut einfügen. bdf consultants GmbH Zollhof Düsseldorf Tel.: Fax.: Mobil: Internet: Mike Felten Das Bild kann nicht angezeigt werden. Dieser Computer verfügt möglicherweise über zu wenig Arbeitsspeicher, um das Bild zu öffnen, oder das Bild ist beschädigt. Starten Sie den Computer neu, und öffnen Sie dann erneut die Datei. Wenn weiterhin das rote x angezeigt wird, müssen Sie das Bild möglicherweise löschen und dann erneut einfügen. Business Transformation Manager Product Lifecycle Management Value Chain Solutions SAP Deutschland AG & Co. KG Hasso-Plattner-Ring 7 D Walldorf M +49/151/ E SAP / Seite Page 39

40 Copyright 2009 SAP AG All Rights Reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iseries, pseries, xseries, zseries, eserver, z/vm, z/os, i5/os, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc. JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects S.A. in the United States and in other countries. Business Objects is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warrant. SAP 2009 / Seite 40

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