Business Whitepaper. Informationen über die Vorteile des IT-Asset- Managements für Ihr Unternehmen. Ein Leitfaden mit Best Practices

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1 Business Whitepaper Informationen über die Vorteile des IT-Asset- Managements für Ihr Unternehmen Ein Leitfaden mit Best Practices

2 Inhalt 3 Kurzübersicht 3 Einleitung 6 Was bedeutet ITAM 8 Der Asset-Management-Lebenszyklus 18 Entwicklung eines ITAM-Systems 19 Rolle des Asset Managements bei der Verwaltung Cloud-Service-basierter Umgebungen 20 Weitere Informationen

3 Kurzübersicht Zu vielen CIOs fehlt es an Glaubwürdigkeit bei gleichrangigen Kollegen, z. B. bei den Managern der einzelnen Geschäftsbereiche. Ein hoher Prozentsatz von ihnen enttäuscht und frustriert ihre CFOs, COOs und CEOs, weil sie selbst Fragen nicht beantworten können, die seit Langem für den Erfolg eines Unternehmens als maßgebend angesehen werden: Über welche Assets verfügen wir? Inwiefern zahlen sich diese Assets für das Unternehmen aus und wie verbessern wir diese Rendite? Wo steht die Leistung unserer Investitionen in Assets im direkten Vergleich mit unseren Konkurrenten? Welche Risiken bergen die Assets für unser Unternehmen und welche Maßnahmen haben wir diesbezüglich ergriffen? Die IT ist ein hochkomplexes System, das aus vielen sich schnell verändernden Teilen besteht - dies interessiert aber nur die wenigsten CEOs. Führungskräften in Unternehmen ist in erster Linie wichtig, welchen Nutzen diese IT-Komponenten im Hinblick auf Kostenreduzierung, neue Einnahmequellen, Wachstumschancen und Compliance bringen. Welche Möglichkeiten haben CIOs wie Sie also, bezüglich der Leistung Ihrer IT-Assets Aussagen zu treffen, die für den CEO relevant sind? Wie lässt sich anschließend belegen, dass Sie diese Assets so einsetzen und verwalten können, dass nicht nur eine gute Rendite für das Unternehmen realisiert werden kann, sondern auch eine Rendite, die besser ist als die der Mitbewerber? Einleitung Die Zeiten haben sich geändert: IT wird nicht länger als reine Kostenstelle wahrgenommen, sondern im Gegenteil als Business- Enabler, was zu höheren Investitionen in diesem Bereich geführt hat. Folgerichtig hat ITAM inzwischen bei der Optimierung des Finanzmanagements und bei der Geschäftsausrichtung der IT höchste Priorität. Dies hat HP dazu veranlasst, ein umfassendes Lösungsportfolio, einschließlich Best Practices, für die Verwaltung der IT-Infrastruktur während ihres gesamten Lebenszyklus zusammenzustellen. Für die effektive Verwaltung von Assets ist es unumgänglich, die damit verbundenen Kosten zu kennen und zu wissen, wie die einzelnen Assets kritische Geschäftsservices während ihrer Lebensdauer unterstützen. Dies sind die sogenannten Gesamtbetriebskosten. Diese Angabe ist für die Analyse und Kenntnis der während des gesamten Lebenszyklus eines Assets auflaufenden Kosten unerlässlich, da sie bei der Budgetierung, Zuordnung, Abrechnung und Servicebewertung einbegezogen werden muss. Dieses Whitepaper zeigt auf, wie Sie mithilfe von IT-Asset- Management (ITAM) diese grundlegenden Fragen zur Zufriedenheit Ihres CFO, COO und CEO beantworten können. ITAM, das Prozesse, Tools, Daten und Personal gleichermaßen einbezieht, verwaltet den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets und kann so eine klare Aussage zu der Art und Anzahl von Assets geben, über die ein Unternehmen bereits verfügt. Ebenso wird ersichtlich, welche Assets in naher Zukunft hinzukommen bzw. ausgemustert werden sollten. Mit ITAM können die Kosten der einzelnen IT- Assets erfasst, zusammengefasst und nachverfolgt sowie die IT- Assets bestimmten Geschäfts- und IT-Services logisch zugeordnet werden. So lassen sich die für die Bestimmung der Rendite eines beliebigen Geschäfts- oder IT-Service erforderlichen Kosteninformationen viel besser vermitteln. ITAM kann darauf aufbauend diese Rendite durch effektives Lieferanten- und Vertragsmanagement steigern. Und schließlich können die mit den einzelnen IT-Assets verknüpften Risiken identifiziert und gesteuert werden, weil ITAM die rechtlichen Auflagen im Zusammenhang mit Lieferantengarantien und Supportvereinbarungen, Ansprüchen und Assetentsorgung verwaltet. 3

4 Abbildung 1. Grundlegende Fragen Diese fünf grundlegenden Fragen zeigen das Ziel und den Umfang eines effektiven Infrastrukturmanagements auf. Wenn Sie die Antworten nicht kennen oder gerade nicht zur Hand haben, kann HP Ihnen helfen. Über welche Assets verfügen Sie? Wo befinden sich Ihre Assets? Wie effektiv unterstützen Ihre Assets Ihr Business? $ Wie hoch sind die Kosten? Wie gut funktionieren Ihre Assets? Die zunehmende Notwendigkeit einer Verwaltung und Steuerung von Assets Die folgenden zentralen Faktoren sollten bei Ihren Überlegungen hinsichtlich einer besseren Strategie zur Verwaltung Ihrer IT- Assets eine Rolle spielen: Kosten Mit der Bereitstellung einer zuverlässigen, flexiblen und dem neuesten Stand der Technik entsprechenden Infrastruktur als einer der wichtigsten Kenngröße für Mitarbeitereffizienz und Wettbewerbsvorteile läuten Sie automatisch ein neues Zeitalter ein. Aber dieser Fortschritt ist nicht umsonst. Die Anschaffungskosten machen den größten Teil aus. Da die restlichen Gesamtbetriebskosten die Kosten für den gesamten Lebenszyklus der betroffenen Ausstattung umfassen einschließlich der Kosten für Installation, Change-Management, Wartung, Upgrades, Virtualisierung, Services, Help Desk und Entsorgung kann die Prognostizierung einer realistischen Gesamtbetriebskostenangabe eine echte Herausforderung sein. Hinzu kommt, dass es schlichtweg nicht möglich ist, Ihre Infrastrukturinvestitionen zu optimieren, wenn Sie nicht wissen, über welche Assets Sie verfügen und wie diese zur Unterstützung kritischer Geschäftsservices eingesetzt werden. Abhängigkeit Da dank der IT nationale und internationale Geschäftsaktivitäten rund um die Uhr und rund um den Globus möglich sind, ist die IT-Infrastruktur ein zu fundamentaler Aspekt, um sich selbst überlassen zu bleiben. ITAM spielt bei der Optimierung der Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens mithilfe der IT eine zentrale Rolle, da mehr in Betracht gezogen wird als der reine Nutzwert von Assets. Die Kenntnis aller vor- und nachgeordneten Beziehungen der Assets ist für den effektiven Umgang mit den Auswirkungen von Änderungen über mehrere heterogene Infrastrukturen hinweg entscheidend. Austausch von Hardware Der Druck, immer wettbewerbsfähig zu bleiben, sowie die schnelle Weiterentwicklung sowohl im Bereich der Software als auch der Hardware veranlassen Unternehmen, die IT-Hardware regelmäßig zu aktualisieren, um immer umfangreichere, komplexere Software ausführen zu können. Hardware wird heute jährlich oder alle zwei Jahre ersetzt, im Gegensatz zu den früher üblichen fünf Jahren. Nur in seltenen Fällen überschreitet die maximale Einsatzdauer die Dreijahresgrenze. Steuervorteile In manchen Ländern können IT-Assets steuerlich geltend gemacht werden. Daraus entsteht zwangsläufig eine effiziente Verwaltung, die alle Assets gleichermaßen berücksichtigt. Dies kann im Laufe der Zeit zu bedeutenden Einsparungen führen. Überblick über die Vorteile einer IT-Asset-Management- Lösung Auf dem Weg hin zu einer dauerhaften Marktführerschaft müssen bei der Verwaltung Ihrer IT-Assets Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisiert werden, ohne dass dafür Kompromisse bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Kauf genommen werden. In Anbetracht dieser Dynamik sollte ein qualitativ hochwertiges Asset-Management-System Funktionen zur Nachverfolgung von Assets umfassen, die Sie bei der Planung, Verwaltung, Entsorgung und dem Austausch von Komponenten effektiv unterstützen. Aber das Asset-Management kann noch viel mehr. Eine leistungsfähige Asset-Management-Lösung muss Funktionen für Vertragsmanagement, Lizenz-Compliance und IT-Finanzmanagement umfassen. 4

5 Früher wurde der Wert der erworbenen Assets am Ende ihres Lebenszyklus schlicht abgeschrieben. Da Hardware heute sehr viel schneller ausgetauscht wird, haben die einzelnen Komponenten am Ende ihres Lebenszyklus aber noch einen beträchtlichen Wert. Um die Assets weiterverkaufen zu können, müssen Sie jedoch in der Lage sein, den aktuellen Wert gängigerweise in Abhängigkeit von der Prozessorgeschwindigkeit und dem Speicherplatz zu bestimmen. Davon abgesehen kann die Organisation der Weitergabe und des Einsatzes von Software eine Sisyphusaufgabe sein. Allgemein gültige Best Practices müssen in Kraft sein, damit Compliance realisiert und bewahrt werden kann. Im Fall geleaster Geräte fallen bei Nichtrückgabe der Geräte am Ende des vereinbarten Leasingzeitraums beträchtliche Strafzahlungen an. Die Herausforderung besteht hier darin, die innerhalb Ihres Unternehmens weitergegebenen Geräte schnell ausfindig zu machen. Unabhängig davon, für welche Beschaffungsstrategie Sie sich entscheiden ob Kauf oder Leasing von Assets, hilft Ihnen eine effektive ITAM-Lösung bei der Kostenoptimierung. In den meisten Unternehmen wird der erste Benutzer protokolliert, nicht aber die im Anschluss auftretenden Änderungen während des Lebenszyklus eines Geräts. Zu diesen Änderungen zählen die Installation und das Entfernen von Software, das Hinzufügen von Speicherplatz oder einer größeren Festplatte sowie die Weitergabe der physischen Assets an einen anderen Benutzer. Die Folge ist, dass das Asset verloren geht oder den Erwerb zusätzlicher Softwarelizenzen erfordert. All dies macht die Nachverfolgung von Assets zu einem der wichtigsten Features eines hochwertigen Asset-Management-Systems. Hinzu kommt, dass die Verknüpfung einzelner Vertragsdaten, z. B. Leasing- und Austauschdaten, Versicherungs- sowie Wartungsverträge, eine besonders nützliche Komponente von ITAM darstellt, da sich damit für alle Elemente die tatsächlichen aufgelaufenen Kosten berechnen lassen. Zugunsten einer klaren Kauf- bzw- Leasingentscheidung ermöglicht ITAM dem Asset-Manager auf der Grundlage von Nutzdaten das Durchführen einer vergleichenden Analyse Kauf versus Leasing. Machen Sie sich klar, dass die Gesamtbetriebskosten beim Leasing höher sein können als die tatsächlichen Anschaffungskosten, auch wenn die Leasingraten im ersten Jahr noch sehr attraktiv erscheinen. Ganz davon abgesehen, dass dieselben Raten in drei oder vier Jahren nicht mehr ganz so überzeugend sein werden, da Sie zu diesem Zeitpunkt mit einiger Wahrscheinlichkeit für inzwischen veraltete Technologie bezahlen. Integration ist ein weiterer zentraler Aspekt einer ITAM-Lösung. Eine qualitativ hochwertige ITAM-Lösung lässt sich mit anderen elektronischen Datenquellen verknüpfen, gilt für den gesamten Lebenszyklus von Assets und eröffnet Chancen im Bereich E-Business. Der Einsatz eines Beschaffungssystems ist auch bei der Integration von Informationen und der Verkürzung von Beschaffungszyklen nützlich. Kurz gesagt kann der konsequente Einsatz von ITAM einem Unternehmen folgende Vorteile bieten: Einführung von Virtualisierung und Gewährleistung von Compliance Verwaltung der Gesamtbetriebskosten eines Geschäftsservice Mehr Wettbewerbsvorteile Höhere Betriebsproduktivität Implementierung konsistenter und wiederholbarer Prozesse Reduzierung von Kosten, speziell im Hinblick auf Änderungen Effektives Management der Assetnutzung und Freisetzung von Kapital innerhalb des Unternehmens Verbesserung der Profitabilität Optimierung von Service-Level-Agreements (SLAs) und in der Folge die Steigerung der Kundenzufriedenheit Verwaltung der Aspekte Finanzen und Rechnungsstellung in der IT durch die Rückbuchung für die Nutzung von Services 5

6 Was bedeutet ITAM Inventory Discovery (Bestandsermittlung) eine zentrale Komponente von ITAM Inventory Discovery kann grob unterschieden werden in physisch und automatisch. Um besonders genaue Ergebnisse zu erzielen, wird empfohlen, beide Methoden einzusetzen: Physische und virtuelle Inventory Discovery Zur Ermittlung der vorhandenen Ausstattung können ganz konkret Geräte gezählt (physische Methode) oder vorhandene Informationen verwertet werden, die dazu dienen, die Asset- Management-Datenbank auf dem neuesten Stand zu halten. Ein Beispiel: Assets sind üblicherweise einem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können prüfen, ob die Mitarbeiterdatensätze korrekt sind, indem Sie sie mit Datensätzen der Personalabteilung, oder noch besser, mit Lohnauszahlungen abgleichen. Auf diese Weise lassen sich alle derzeit beschäftigen Mitarbeiter feststellen. Sobald Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, müssen die Daten im Asset-Repository aktualisiert werden, und besonders wichtig es muss ein Prozess in Kraft sein, um die Ausstattung, die einem ehemaligen Mitarbeiter zugeordnet war, nachzuverfolgen. HP bietet Universal Discovery-Software (UD) (Nachfolger der Discovery and Dependency Mapping Inventory-Produkte [DDMI]) zur Unterstützung der automatischen Discovery. Die UD-Software kombiniert eine agentenlose Bestandsaufnahme der HP Umgebung mit einer agentenbasierten Hardware- und Softwarebestandsaufnahme sowie Softwarenutzungsinformationen, um die Datengenauigkeit wie in den Best Practice-Richtlinien vorgegeben zu verbessern. Sie setzt Hardware- und Softwareerkennung ein, ebenso wie bewährte, akkurate Datenerfassungsmechanismen, die qualitativ hochwertige Daten bereitstellen. Außerdem ist die UD-Software mit einer vorkonfigurierten Integration in HP Asset Manager-Software ausgestattet. Obwohl die Automatisierung der Schlüssel zur Reduzierung der Kosten für die Verwaltung und die Protokollierung ist, handelt es sich nicht um das Allheilmittel, da auch sie ihre Grenzen hat. Die automatische Ermittlung kann weder Assets ausfindig machen, die nicht mit dem Netzwerk verbunden sind, noch kann sie den wahren Besitzer oder Berechtigten der ermittelten Assets identifizieren. Automatische Inventory Discovery Die beste Methode, IT-Assets nachzuverfolgen, ist ein Produkt für die automatische Inventory Discovery, das eine Kombination agentenloser und -basierter Funktionen enthält. Durch die Kombination verschiedener Discovery-Techniken lässt sich eine größere Anzahl von Assets ermitteln und während ihres Lebenszyklus nachverfolgen schnell und zuverlässig. Dies wird realisiert durch Ping, das Lesen von DHCP- (Dynamic Host Configuration Protocol) und anderen ARP-Caches (Address Resolution Protocol) des Routers sowie weiteren Standardmethoden. Im Folgenden finden Sie weitere entscheidende Faktoren eines effektiven Produkts für die automatische Inventory Discovery: Sollte qualitativ hochwertige Daten für eine zutreffendere Präsentation der Ergebnisse bereitstellen Sollte in der Lage sein, das Netzwerk zu überwachen, ohne es durch laufende Suchvorgänge zu belasten, und Assets zu ermitteln, die mobilen Benutzern zugeordnet sind oder innerhalb des Unternehmens weitergegeben wurden Sollte die Softwarenutzung protokollieren, da diese Information zur Optimierung der Kosten für Softwarelizenzen eingesetzt werden kann Sollte sowohl physische als auch virtuelle Assets nachverfolgen können Sollte Funktionen zur Hardwareerkennung aufweisen, wobei Daten plattformübergreifend in demselben Format bereitgestellt werden, damit diese so oft wie möglich standardisiert werden können Sollte detaillierte Funktionen zur Softwarererkennung aufweisen, um die ermittelten Daten mit den im Asset-Management- System gespeicherten Verträgen abzugleichen 6

7 Abbildung 2. Managmentherausforderungen Aus Sicht der IT ist das Management von IMAC-Prozessen ein unkontrollierbarer Teil des Asset-Management-Lebenszyklus. Neues Asset Empfang und Erfassung eingehender Konfigurationen Erfassung während des Lebenszyklus (IMAC) Abgleich und Audit Erfassung am Ende des Lebenszyklus Was ITAM nicht ist Um zu erklären, was ITAM ist, muss zunächst geklärt werden, was es nicht ist. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie über Asset-Management-Systeme verfügen, weil eine oder alle folgenden Komponenten installiert sind: Discovery-Tool Die meisten Unternehmen mit der Fähigkeit, physische Assets zu ermitteln, sind davon überzeugt, über eine Asset-Management- Lösung zu verfügen. Ihnen ist nicht klar, dass unter Asset-Management nicht nur die Ermittlung (Discovery) der Assets, sondern auch die Nachverfolgung der physischen, finanziellen und vertraglichen Informationen zu diesen Assets während ihres gesamten Lebenszyklus verstanden wird. Ein reines Discovery-Tool kann dies alles nicht leisten. Physische Bestandsdatenbank Dies ist eine besonders akkurate, wenn auch zeitkritische Lösung. Sobald die Bestandsdaten erfasst wurden, sind sie aufgrund von kontinuierlich in der Infrastruktur auftretenden Verschiebungen, Hinzufügungen und Änderungen möglicherweise schon wieder veraltet. Hinzu kommt, dass physische Bestände ausschließlich Hardware- und Softwarekonfigurationsinformationen umfassen. In den meisten Fällen verzichten Unternehmen auf den erforderlichen Rechercheaufwand, um Finanz- und Vertragsinformationen mit den jeweiligen Assets in Verbindung zu bringen. Der Bedarf an physischen Bestandsaufnahmen wird gängigerweise ausgelöst durch ein einmaliges Ereignis wie eine Aufschlüsselung der Kosten für Leasing- oder Versicherungszwecke oder durch ein kritisches Ereignis wie eine Anschaffung, Aktualisierung oder ein Massenupgrade. Asset-Spreadsheets Asset-Spreadsheets werden in vielen Unternehmen von den einzelnen Geschäftsbereichen eingesetzt. Sie dienen üblicherweise der Nachverfolgung von Assets, um die Budgetierung transparenter zu gestalten. Sie werden aber auch aus Gründen der Sicherheit oder zum Schutz des geistigen Eigentums eingesetzt. Da diese Spreadsheets von jedem Geschäftsbereich selbst erstellt und gepflegt werden, gibt es keine allgemein gültigen Vorgaben oder Standards für die Formatierung bzw. Namenskonventionen für die nachverfolgten Felder. Dies macht eine konsistente unternehmensübergreifende Sicht praktisch unmöglich. Fixed Asset-Systeme Die meisten Finanzprofis ziehen Fixed Asset-Systeme als Datensatzsysteme vor, da diese unmittelbar mit der Buchhaltung und der Besteuerung zusammenhängen. Dies ist allerdings weder im täglichen IT-Betrieb besonders nützlich noch hilft es, einen genauen Einblick in die Gesamtkosten eines Assets zu gewinnen. Ein Fixed Asset-System berücksichtigt nicht die während des Nutzungszeitraums entstehenden Kosten eines Assets, beispielsweise für die Installation, das Verschieben, das Hinzufügen und das Ändern von Prozessen (Install, Move, Add, Change IMAC). Das System erfasst nur Anschaffungs- und Entsorgungskosten, die in aller Regel nicht mehr als 25 Prozent der Gesamtbetriebskosten ausmachen. Es ist offensichtlich, dass sich das Fixed Asset-System nicht als Erfassungssystem für ITAM eignet. Eine Best Practice besteht darin, das IT-Repository in Fixed Asset-Systeme zu integrieren, um eine genaue Nachverfolgung während des gesamten Lebenszyklus eines Geräts zu ermöglichen und um beispielsweise Compliance- Audits auf der Grundlage von Sarbanes-Oxley (SOX) zu unterstützen. Idealerweise sollte das Asset-Management-System in der Lage sein, so genannte Fixed Assets auf der Basis wichtiger Ereignisse wie Anschaffungen oder Entsorgungen zu erstellen und zu aktualisieren. Darüber hinaus sollte die Asset-Management- Datenbank als Informationsquelle dienen, da die gesamte Konfiguration mit dem übergeordneten, quantitätsbasierten Register für Fixed Assets abgeglichen wird. 7

8 ITAM-Grundlagen Nachdem nun geklärt wäre, was ITAM nicht ist, soll im nächsten Schritt definiert werden, was ITAM wirklich ausmacht: Ganzheitliche Asset-Management-Disziplin Asset-Management ist die Integration der physischen, finanziellen und vertraglichen Attribute von Software und Hardware für die Bereitstellung kosteneffizienter, zeitgerechter Geschäftsservices. Als gesamtheitlicher Prozess umfasst es die Verwaltung der Kennungen, Komponenten, Support- und Garantiedaten, Kosten, Vertragsbindungen und aller Ereignisse im Zusammenhang mit Assets. Viel wichtiger ist aber, dass es sich beim Asset-Management um eine Disziplin handelt, die das Finanzmanagement von IT-Assets ermöglicht, indem sie die kosteneffektive Steuerung von IT- Assets und der Ressourcen zur Bereitstellung von IT-Services ermöglicht. Zur Implementierung eines funktionstüchtigen Asset-Management-Systems müssen die Tools an ereignisorientierten und nachverfolgbaren Prozessen ausgerichtet werden. Und innerhalb des Unternehmens müssen kulturelle und politische Umstrukturierungen stattfinden. Einfach gesagt: Ohne eine Asset-Management-Disziplin kann die erforderliche Genauigkeit im Asset-Management nicht realisiert werden, ebenso wenig wie die Fähigkeit, eine Configuration Management Database (CMDB) zu erstellen. Unternehmen müssen sich selbst die Frage stellen: Wenn ich nicht weiß, über welche Assets ich verfüge, wie sollte ich dann meine IT-Ausgaben optimieren können? Assetmesssystem Asset-Management ist ein leistungsfähiges Messsystem, das Funktionen von der Standardisierung über die Budgetierung bis hin zur ROI-Analyse bereitstellt. Ein Messfokus ist für jede Asset- Management-Initiative von entscheidender Bedeutung, da es ohne einen Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer Asset-Repositorys praktisch ausgeschlossen ist, die zugrunde liegenden Assets zu den bereitgestellten kritischen Geschäftsservices in Beziehung zu setzen. Dynamische Assetdatenbank Das Asset-Management-Repository enthält alle relevanten Assetinformationen. Dazu zählen: Benutzerdetails Standort Assettyp Modell und Seriennummern Erwerbs- und Leasingkosten Erwerbs- und Leasinginformationen Auslauf- oder Austauschdatum Wartungs-, Reparatur-, Änderungs- und Upgradeinformationen Fallgeschichte ITAM dient aber nicht nur dem Speichern von Daten. Es bietet auch Funktionen wie die folgenden: Erfolgreiche Nutzung der gespeicherten Daten in Operationen und Synchronisierungstasks Automatisierung von Vorgehensweisen, was von zentraler Bedeutung für die Koordinierung umfangreicher Projekte ist Eigenständige Ausführung von Routineaufgaben durch Mitarbeiter Reduzierung des Risikos doppelter Einträge und menschlicher Fehler durch die Erfassung von Daten mithilfe betrieblicher Prozesse Das ultimative Ziel besteht darin, dass jeder Mitarbeiter über die relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt im passenden Format verfügt. Sobald die Daten erfasst sind, können die enthaltenen Informationen für das Reporting an das Management, das Finanz-Reporting sowie für Audits und die Planung verwendet werden. Daten können systemübergreifend miteinander verknüpft werden, üblicherweise mittels einer einzelnen Datenquelle, statt dieselben Daten unnötigerweise an verschiedenen Standorten zu duplizieren. Der Asset-Management-Lebenszyklus Der Asset-Management-Lebenszyklus deckt die Zeitspanne ab der ursprünglichen Anforderung eines Elements über dessen Beschaffung, Lieferung, Lagerung, Bereitstellung, Überwachung, Support, Installation (und damit auch aller Verschiebungen, Hinzufügungen oder Standortänderungen), Upgrades, Wiederverwendung, Auslauf, Entsorgung und Austausch ab. Die breit gefächerten einzelnen Aspekte des Asset-Managements wurden mithilfe eines einfachen, dreistufigen Formats klassifiziert. Dies hilft Ihnen, die Best Practice-Methodik im Asset-Management zu verstehen und anzuwenden. Die kritischen Aspekte des Lebenszyklus umfassen unter dem Aspekt der Datengenauigkeit die Anforderung und Beschaffung zu Beginn sowie die Entsorgung am Ende des Zyklus. Änderungen am Asset finden zwischen diesen Zeitpunkten statt. Abbildung 3. Asset-Management-Lebenszyklus Der komplette Lebenszyklus beginnt mit der Anforderung und der Beschaffung und endet mit der Entsorgung oder einer erneuten Zuordnung. Lagerung Bereitstellung Empfang Überwachung Beschaffung Portfolio-/Finanzmanagement Support Anforderung IMAC Entsorgung/ Neuzuordnung 8

9 Abbildung 4. Größtmögliche Einfachheit Aus Gründen der Einfachheit kann der Asset-Management-Lebenszyklus in drei Phasen eingeteilt werden. ITAM-Prozess Übergeordneter Prozessfluss Phase 1 Beschaffung von IT-Assets -Ursprüngliche Auswahl, Genehmigung, Erwerb und Lieferung -Konfiguration und Schulung -Vollständige Einsetzbarkeit Phase 2 Change Management für IT-Assets Alle Änderungen während des Lebenszyklus eines IT-Assets. Phase 3 Entsorgung und Austausch von Assets -Auslauf der Nutzung -Umweltgerechte Entsorgung -Datenlöschung -Ermittlung des Austauschbedarfs Austausch Eine Best Practice besteht darin, dass große Unternehmen einen Asset Manager mit direktem Zugriff auf das Management-Team ernennen, um die Richtlinien für die Realisierung eines funktionstüchtigen Asset-Management-Systems effektiv implementieren zu können. Phase 1: Assetanforderung und -beschaffung Diese Phase umfasst jeden Aspekt des Erwerbs eines Assets, von der ursprünglichen Anforderung und der Auswahl bis hin zum Empfang und zur Schulung der Benutzer, um die IT-Komponenten in Betrieb zu nehmen. Die beiden wichtigsten Prozesse in dieser Phase sind die Benutzerverwaltung und der Genehmigungsprozess. Die zentralen Elemente der Benutzerverwaltung sind: Benutzeranforderungen Die Benutzer reichen über eine autorisierte Person, eine bestimmte Gruppe oder ein E-Beschaffungssystem ihre Anforderung ein. Die Anforderung könnte über einen Servicekatalog oder eine webbasierte Anforderungslösung übermittelt werden. Anschließend durchläuft sie Best Practice-Genehmigungsworkflows, die die Steuerung und Rechnungsstellung für Ausgaben und Standards ermöglichen. In jeder Phase des Genehmigungsprozesses sollte der Benutzer in der Lage sein, den aktuellen Status der Anforderung in Erfahrung zu bringen. Das ITAM-Framework für Standardisierung empfiehlt, dass die Auswahl beispielsweise auf nur drei Ausstattungsarten begrenzt wird. Dies würde bedeuten, dass die Wartungsmitarbeiter nur für drei Maschinen pro Jahr Ersatzteile aufbewahren und Know-how erlangen müssen. Jeder Typ Maschine sollte über eine Standardspezifikation verfügen, die in dem Produktkatalog definiert ist, aus dem Benutzer ihre Elemente auswählen, um eine homogene Büroumgebung zu gestalten, Kosten zu senken, die Komplexität der Systeme zu reduzieren und die Anzahl der Anforderungen am Help Desk zu verringern. Paket oder Bundle Wenn ein Benutzer eine Anforderung stellt, ist die gesamte zugehörige Ausstattung ebenfalls enthalten. Ein Desktop-PC enthält beispielsweise einen Bildschirm, eine Maus, eine Tastatur, ein Plattenlaufwerk, ein CD-ROM-Laufwerk und ein Mauspad, ebenso wie standardisierte Softwarepakete, die der Benutzer benötigt. Softwareanforderung Die Softwareanforderung sollte zum Zeitpunkt der Anforderungsstellung ebenfalls angegeben werden. Diese kann oft als Teil des Deals zu einem günstigeren Preis erworben werden. Und je nach Präferenz wird die Software manchmal von dem Anbieter bereits vor der Lieferung installiert oder ist Bestandteil des angeforderten Bundles oder des Standardsoftwareimages, basierend auf der Benutzerrolle. Diese Nachverfolgungsmechanismen und Standardbundles helfen auch bei der Steuerung der Gesamtbetriebskosten und der Unterstützbarkeit. Empfänger der Anforderung Eine Best Practice besteht darin, dass der Empfänger einer Anforderung nach neuer Ausstattung keine Einzelperson, sondern eine Gruppe oder ein Team von Mitarbeitern ist, damit Anforderungen auch dann bearbeitet werden, wenn eine Person nicht im Büro oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist. Der Genehmigungsprozess umfasst die folgenden Gesichtspunkte: Budget Es ist wichtig, das Budget aufmerksam zu überwachen. Geschieht dies nicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es aufgrund gestiegener Gesamtbetriebskosten und besserer Unterstützbarkeit ernsthafte Konsequenzen für Genehmigende und letztlich für das Unternehmen haben kann. 9

10 Abbildung 5. Der typische Prozess zur Beschaffung von IT-Assets (Phase 1) Benutzerauswahl (auf Standardangebote beschränkt) Softwareanforderungen Beratung von IT- Technikern (Installation) Laptopausstattung an IT-Abteilung für Image/ Softwarebuild Benutzeranforderung Zur Genehmigung einreichen Anforderung einreichen Beschaffungsteam Ja Bereitstellung durch Lieferanten Bestellungen beim Lieferanten aufgeben, sobald sie genehmigt wurden Beratung des Netzwerkteams (Netzwerkkennwort) Ausstattung an Standort geliefert (Sicherheitspersonal muss die Lieferung mit dem Lieferschein abgleichen) Aktualisierung von Lizenzen und Assetregister durch die IT Desktop an Büro geliefert; vor Ort konfiguriert Schulung (bei Bedarf) Benutzer erhält Ausstattung Budget (Bereitstellungs-/ Genehmigungsprozess) Genehmigung Benutzer ablehnen Beratung des Asset Managers Bestätigung von ordnungsgemäßem Lieferungstyp bzw. -spezifikation durch die Sicherheit/IT Alte Ausstattung von IT entfernt; Assetregister wird aktualisiert; Entsorgungsprozess wird eingeleitet Bemerkungen: Der Image-Build und die Software werden möglicherweise vor der Bereitstellung durch den Lieferanten installiert. Finanzabteilung für Bezahlung Rechnung von Lieferanten Zahlung der Rechnung Die Verantwortung für das Aktualisieren/Überprüfen des Assetregisters liegt bei dem IT-Techniker (Zuordnung/Installation). Die Ausstattung muss dem Assetregister (CMDB) hinzugefügt und von dem Benutzer vor der Freigabe unterzeichnet werden. Das elektronische Beschaffungsmodell vereinfacht den Prozess. Anforderungen werden üblicherweise über einen Onlinelieferantenkatalog getätigt. Vermeidung von Verzögerungen Der Genehmigungsprozess ist beim Erwerb neuer Ausstattung häufig die Ursache von Verzögerungen. Wenn es sich bei dem Genehmigenden um eine einzelne Person innerhalb einer Organisation handelt, können Verzögerungen auftreten, weil diese Person noch nicht in der Lage war, die Anforderung zu bearbeiten. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte die Genehmigungsanforderung automatisch an einen Stellvertreter oder einen übergeordneten Genehmigenden weitergegeben werden. Dieser Schritt kann als Teil des Beschaffungssystems konfiguriert werden. Handelt es sich um ein manuelles System, kann eine Kopie der Genehmigungsanforderung an die Genehmigenden gesendet werden. Außerdem sollte das Team für die Beschaffung alle Anforderungen mithilfe von regelmäßigen Berichten zur Reaktionszeit überwachen. Bereiche oder Einzelpersonen, die für Verzögerungen verantwortlich sind, sollten überprüft und Lösungen für die vorhandenen Probleme ermittelt und implementiert werden. Lagerbestand Effektive Asset-Management-Prozesse ermöglichen es dem Genehmigenden, zu überprüfen, ob ein angefordertes Element bereits verfügbar ist, und so nicht erforderliche Einkäufe zu vermeiden. Falls dies nicht der Fall ist, muss es einen Kontrollpunkt innerhalb des Change-Management-Prozesses geben, an dem sichergestellt wird, dass die bestellte Ausstattung mit den Unternehmensrichtlinien konform ist. Es sollte auch ein Abgleich mit den zuständigen Personen für das Change Management stattfinden, um zu überprüfen, ob die eingehende Bestellung nicht von einer unmittelbar anstehenden strategischen Änderung innerhalb des Unternehmens betroffen ist. Neueinstellungen Um den Druck auf das Beschaffungssystem zu verringern, sollten die erforderlichen Zusatzkosten berücksichtigt und genehmigt werden, sobald eine Neueinstellung genehmigt wurde. Die Genehmigung einer Neueinstellung sollte beispielsweise einen Schreibtisch, einen Stuhl, einen Büroplatz und einen PC umfassen. Die Personalabteilung sollte dem Einkauf Tipps hinsichtlich des Einsatzes des neuen PC geben. Beispielsweise könnte der neue PC einem vorhandenen Mitarbeiter zugeordnet und der von diesem Mitarbeiter bisher verwendete PC an den neuen Mitarbeiter weitergegeben werden. Genehmigung nicht erteilt Wenn eine Genehmigung abgelehnt wird, muss diese Entscheidung möglichst schnell an den Anforderer und den Einkauf kommuniziert werden. 10

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