Sozialinformatik. Dokumentation. 7. Eichstätter Fachtagung März Herausgeber: Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr.

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1 Dokumentation 7. Eichstätter Fachtagung Sozialinformatik März 2012 Herausgeber: Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr. Bernd Halfar Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Fakultät für Soziale Arbeit Arbeitsstelle für Sozialinformatik

2 Helmut Kreidenweis / Bernd Halfar (Hrsg.) Dokumentation zur 7. Eichstätter Fachtagung Sozialinformatik Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt, Eichstätt 2012 Bezug: Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Fakultät für Soziale Arbeit Arbeitsstelle für Sozialinformatik Tel.: 08421/ Fax: 08421/ Internet : Mail: Die Inhalte dieses Werkes sind urheberrechtlich geschützt. Der Nachdruck oder die elektronische Wiedergabe auch von Teilen des Werkes bedarf der schriftlichen Zustimmung der Herausgeber. Wissenschaftliche Zitationen bleiben unbenommen. 2

3 Vorwort Das verflixte 7. Jahr! Die nicht ganz konfliktfreie Ehe zwischen Sozialer Arbeit und Informatik ist nicht vor dem Scheidungsrichter gelandet. Ob es sich allerdings um eine Liebesheirat handelte, um eine verbotene Zwangsehe, oder um Modell (einfältiger) Sozialarbeitsbauer sucht (übergewichtige) Informatikerin, wissen wir nicht bzw. verraten wir nicht. Wie auch immer: Das Sorgerecht für Branchensoftware, für IT-Management und Anwenderservice in sozialen Organisationen bleibt der Sozialinformatik erhalten. Die Sprösslinge sind aus den Windeln raus, die Sozialinformatikschule ist beinahe zur Regelschule geworden und wir warten ab, was die Pubertät mit sich bringt. Neue Entwicklungschancen tun sich auf, aber auch neue Themen. Es verspricht also spannend zu bleiben. Im Fokus der diesjährigen Fachtagung standen unter anderem Praxisthemen rund um die Anwender, ohne die die IT ja bekanntlich ein wundervolles Geschäft wäre. Wie viel Mitarbeiterbeteiligung ist bei der Software-Auswahl sinnvoll und notwendig? Wie lassen sich IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten? In den Workshops zu diesen Themen wurden die Stühle knapp. Auch Blicke über den Tellerrand haben bei unserer Fachtagung Tradition. In diesem Jahr etwa zum IT-gestützten Geschäftsprozessmanagement. Dabei zeigt sich immer deutlicher, dass sich die Sozialinformatik vor den anderen Fachinformatiken nicht zu verstecken braucht. In der Großindustrie oder in Mega-Behörden mögen teils andere methodische Kaliber erforderlich sein, aber das grundlegende Rüstzeug ist in einer an die Branche angepassten Dosierung verfügbar. Und Beispiele guter Praxis zeigen, dass es fruchtbar eingesetzt werden kann. Das führten nicht zuletzt die in der diesjährigen Fachtagung erstmals gezeigten Posterpräsentationen der ersten Absolventen des Eichstätter Sozialinformatik- Masterstudiengangs vor Augen. Die in den Masterarbeiten realisierte Verknüpfung von Theorie und Praxis ist ein weiterer Mosaikstein in der Entwicklung der Disziplin, auf die wir hier im Altmühltal auch ein wenig stolz sein dürfen. Was bleibt also noch zu tun? Die Synchronisation Ihres Outlook-, Google- oder iphone-kalenders mit diesem Text, um dort sogleich das Datum der nächsten Fachtagung zu speichern: Wir freuen uns schon jetzt, Sie vom 7. bis 8. März 2013 wieder in Eichstätt begrüßen zu können. Eichstätt, im Mai 2012 Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr. Bernd Halfar 3

4 INHALTSVERZEICHNIS Vorwort... 3 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Jens Maitra: IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten...27 Elmar Müller: Breite Mitarbeiterbeteiligung im Software-Auswahlprozess lohnt der Aufwand?...35 Margit Mayr/Barbara Franz: IT-Vernetzung von Sozial- und Gesundheitsdienstleistern Forschungsansätze und Erfahrungen...54 Viktor Grinewitschus: Ambient Assisted Living Neue Entwicklungstrends Oliver Wegner: Vom Produkt- zum IT-Lösungsverkäufer IT verkaufen heißt den Kunden einkaufen lassen Andreas Gadatsch: Geschäftsprozessmanagement Praxisnutzen und Zukunftsperspektiven Herausgeber und Autoren

5 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management - Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Eichstätt Schwerpunkte des Vortrags 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 5

6 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Schwerpunkte Software Asset Management (SAM) - ein Überblick Überblick über Best Practices aus Industrie & Standards Einordnung des Software Asset Management in bestehende Prozesse Möglichkeiten zur Optimierung und Steuerung 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Software Asset Management (SAM) 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 6

7 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Relevanz I think there is a world market for maybe five computers. Thomas J. Watson, Chairman of IBM, 1945 Software Asset Management Was ist eine Software-Lizenz? Sie räumt dem Käufer das Recht ein, das Software-Produkt zu nutzen. Die Nutzung ist durch den abgeschlossenen Lizenz-Vertrag sowie das Urheberrechtsgesetz bestimmt. Das Recht am geistigen Eigentum verbleibt beim Software-Hersteller. Im Fall eines Audits liegt es im Verantwortungsbereich des Käufers nachzuweisen, dass er die entsprechende Anzahl an Lizenzen tatsächlich erworben hat. Es findet kein Eigentumsübergang statt. Es wird nur ein Nutzungsrecht eingeräumt Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 7

8 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Lizenznehmer und Lizenzgeber - Überblick Lizenznehmer (Verträge mit z.b. Produktionsfirmen, Online-Portalen und Gerätehersteller) Lizenzgeber (Verträge mit Software-Hersteller) Lizenzprüfung Überblick über die Lizenzrechte Überprüfung der externen Informationsprozesse Sammeln und Bewertung von Einzahlungen inklusive SOX-Compliance Bewertung und Sicherstellung der Korrektheit von abgelaufenen Lizenzen seitens des Lizenznehmers Software Asset License Management Überblick über die bestehenden Verpflichtungen Überprüfung der internen Informationsprozesse Sammlung und Bewertung von Auszahlungen Gewährleistung korrekter Rechnungserstellung Ziel Sicherstellen, dass zugeordnete Lizenzrechte und Softwareumsätze korrekt sind. Ziel Schutz des Unternehmens vor ungeplanten Nachfragen und vor Verschlechterung der Geschäftsbeziehung aufgrund von fehlerhaften Zahlungsvorgängen. 1 Software Asset Management Entwicklung xxx Software 80% Compliance Hit Ratio 20% Compliant Non-Compliant Incompliance in % auf gesamtes Softwareportfolio eines Unternehmens bezogen Umsatzerlöse der Top 10 Software - Hersteller 10% Software Compliance Reviews Andere 70% 30% Non-Compliant Compliant * Gartner 90% 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 8

9 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Gründe Schutz vor Strafe Chance zur Wertsteigerung 40% der mittelständischen Unternehmen können in 2012* eine Software - Lizenzüberprüfung erwarten. Das Lizenzmanagement ermöglicht Kostenersparnisse, insbesondere in einer sich ständig ändernden IT-Umgebung. Strafzahlungen, die aus Verletzungen von Software-Nutzungsrechten resultieren, sind mit großen außerplanmäßigen Kosten verbunden: Eine der großen Banken zahlte eine Geldstrafe in Höhe von EUR 20 Mil. für die nicht vertragsgemäße Nutzung eines Software-Produktes. Eine internationale Versicherung zahlte EUR 2,3 Mil. für 120 fehlende ERP Lizenzen. 5% - 15% der Lizenzkosten können, abhängig von dem Betrag, gespart werden. Das Lizenzmanagement sichert Vorteile beim Aushandeln von Lizenzverträgen mit Software- Herstellern. Erhöhte Transparenz in Bezug auf die eingesetzte Software kann Kosten reduzieren und redundante Systeme schützen. * Gartner Predicts Vendor Software Audits, January Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Software Asset Management Herausforderungen (1/2) Komplexer IT Asset Life Cycle Unterschiedliche Interessengruppen sind in die Prozesse Bestellung, Installation, Migration und Verwaltung von Software-Produkten involviert. Prozesse und Technologien sind nicht integriert oder standardisiert. Komplexität der Lizenzbedingungen Software-Produkte werden oft mit zusätzlichen Service-Verträgen oder Produkten verkauft. Produkte vieler Softwarehersteller unterliegen unterschiedlichen Lizenzbedingungen. Unternehmen verstehen ihre Lizenzverträge und deren Einschränkungen oft nicht. Der Einkauf versteht Software-Lizenzierung nicht und hat keinen Überblick wie Lizenzen genutzt werden Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 9

10 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Herausforderungen (2/2) Unternehmen sind sich ihrer Softwareverletzungen nicht bewusst Nichtlizenzierte Software schleicht sich ein in die eigenen Vermögenswerte. Prozesse und Tools werden oft nicht effizient genutzt. Nach Recherchen von Gartner sind 30 % der Produkte in den Softwareportfolios der Unternehmen nicht compliant lizensiert, wovon der Studie zufolge 60 % der Anwendungen überlizensiert sind Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Software Asset Management aktuelle Lage Kein Handlungsbedarf Momentan läuft alles gut Fehlender Management-Support keine Unterstützung um Projekt intern in die Wege zu leiten Fehlende personelle und fianzielle Mittel Mangel eines aktuellen Geschäftvorfalles oder eines stragischen Plans, der Projektstart erzwingt Mangel an Wissen über Lizenzierung wenn sich niemand bisher mit Software Asset Management auseinandergesetzt hat Fehlende SAM Strategien und Vorgehensweisen Geringes Level von Problembewusstsein und Fachwissen Keine Langzeitstrategie Weder taktische noch strategische Implementation Asset Management Tool bereits vorhanden Technologische vs. Prozessorientierte Fokussierung, geringer Implementierungsgrad Schlechte Datenspeicherung Proofs of Entitlements nicht vorzeigbar Software auf ausgedienter Hardware Schränke und Räume, die voll mit ausgedienten und trotzdem softwarebestückten Geräten sind und dadurch Lizenzprüfungsrelevant werden 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 10

11 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Einblick in eine SAM Toolbox Software Asset Management Überblick Software asset management (SAM) is all of the infrastructure and processes necessary for the effective management, control and protection of the software assets within an organization, throughout at all stages of their lifecycle. Reference: ITIL V3 Guide to Software Asset Management 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 11

12 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Was ist SAM? Software Asset Management ist: Das Wissen über die eingesetzten Software-Produkte. Nur das Nutzen von Produkten, die das Unternehmen tatsächlich benötigt. Aktive Verwaltung des Software-Einkaufs (wann und wie). Sicherstellen, dass das Unternehmen das Wissen über die eingesetzten Software-Produkten behält und die eigenen Vermögensverwerte aktiv verwaltet Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Best Practices aus der Industrie & Standards ITIL & ISO ITIL SAM - Leitfaden ITIL (IT Infrastructure Library) ist der weltweit meist genutzte Ansatz im IT-Service Management ITIL beinhaltet internationale Best Practices im öffentlichen und im privaten Sektor SAM ist ein Teil des IT - Service Managements (z.b. SAM DB ist Teil von CMDB) ITIL ist ein Framework und kein Standard Kann als Richtlinie für die Entwicklung von effektiven Prozesse und Vorgehensweisen genutzt werden ISO : SAM - Prozesse ISO (International Organization for Standardization) ist ein internationaler Verband nationaler Normungsgremien ISO/IEC ist ein internationaler Standard im Bereich SAM. ISO/IEC wurde abgeleitet von mehreren Umsetzungen eines Frameworks. Kann genutzt werden, um Best Practices zu realisieren. 12

13 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? ISO/IEC :2006 Rahmenprogramm für SAM- Prozesse Kontrolle Wer ist für SAM verantwortlich? Welche rechtlichen und finanziellen Risiken gibt es? Planung Was sind die SAM Ziele? Wie funktioniert der Feedback-Mechanismus? Bestand Wie ist der IT-Bestand? Wie sind Änderungen prüfungssicher dokumentiert? Verifizierung Wie ist der Verifizierungs-Prozess? Ist die Software sicher? Betriebsabläufe Wie sieht das Vertragsmanagement-Prozess aus? Sind finanzielle Details erfasst? Prozessschnittstellen Existiert ein Change Management - Prozess? Existiert ein Akquisitionsprozess? 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ISO/IEC 19770:2006 Rahmenprogramm für SAM - Prozesse Unternehmensmanagement - Prozesse für SAM Kontrollumfeld für SAM Corporate Govern.- Prozesse für SAM Planungs- und Implementierungsprozess für SAM Plannung von SAM Implementierung von SAM Schlüsselprozesse SAM Inventory Processes for SAM Identifikation von Software-Produkten Inventory Mang. von Software-Produkten Verifizierung und Compliance-Prozesse Protokollverifikation von Software-Produk. Software - Compliance Überwachung und Verbesserung Überprüfung von SAM von SAM Kontrolle von Software-Produkten Security Compliance von Software-Produk. Operatives Controlling und Schnittstellen zu anderen Prozessen Relationship & Contr. Mgmt. für SAM Finanzmanagement. für SAM Primäre Prozesschnittstellen für SAM Lifecycle Prozess -Schnittstellen für SAM Change Mgmt. -Prozesse Aquisition Rollen und Verantwortlichkeiten für SAM Software Dev. -Prozesse Software Release Mgmt. -Prozesse Richtlinien, Proz Prozesse in SAM Verifizierung der Übereinstimmung Dienstleistungs- Sicherheits- Mgmt. Mgmt. für SAM für SAM Software Depl. -Prozesse Incident Mgmt. -Prozess Kompetenz von SAM Problem Mgmt. -Prozesse Ausmusterungsprozesse Wer ist für SAM verantwortlich? Welche rechtlichen und finanziellen Risiken gibt es? Was sind die SAM Ziele? Wie funktioniert der Feedback- Mechanismus? Wie ist der IT-Bestand? Wie sind Änderungen prüfungssicher dokumentiert? Wie ist der Verifizierungs-Prozess? Ist die Software sicher? Wie sieht das Vertragsmanagement- Prozess aus? Sind finanzielle Details erfasst? Existiert ein Change Management - Prozess? Existiert ein Akquisitionsprozess? 13

14 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Wo wird SAM eingeordnet? SAM fügt sich in die bestehenden IT Management - Prozesse ein Software Asset Mgt IT Asset Management IT Service Management ITIL SAM ISO / IEC IT Infrastructure Library (ITIL) ISO / IEC und basiert auf den gleichen Standarts, die Sie schon nutzen für Ihre sonstigen Management -Aktivitäten.. Unternehmen, die ein SAM Projekt implementieren, haben im ersten Jahr eine Kosten-Reduktion von bis zu 30% und 5%-10% in den nächsten fünf Jahren Gartner 2006 Software Asset Management Bedeutung (1/2) Möglichkeit Kosten einzusparen Unternehmen könnten überlizenziert sein und zahlen Wartungskosten für Software-Produkte, die sie nicht nutzen. Software - Lizenz - Audits Lizenz-Audits sind im Trend Software-Hersteller nutzen Lizenz-Audits, um den Druck auf die Gewinnmarge zu reduzieren Branchenverbands Prämien Beschränkung von rechtlichen Risiken Richtige SAM-Implementierung kann die rechtlichen und die finanziellen Risiken bei Auftreten von Lizenzproblemen begrenzen 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 14

15 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Bedeutung (2/2) Kontrolle von Software - Bestände Kontrolle und Nachverfolgung von eingesetzten Software-Produkten Erhöhtes Bewusstsein für nicht mehr genutzte Software Umverteilung von Software-Lizenzen, wenn die Hardware um platziert bzw. stillgelegt wurde Organisationsreglement Der vertragskonforme Einsatz von Software-Produkten hilft das Reputationsrisiko zu minimieren, wenn es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung kommt. Softwareausgaben stellen 25 % des IT Budgets dar. Gartner schätzt, dass ein effektives SAM diesen Betrag um 10% reduzieren kann Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Software Asset Management Vorteile Es gibt mehrere Unternehmensbereiche, die von der SAM - Implementierung profitieren können: Finanzielle Vorteile Sonstige Vorteile Quantitative Vorteile Qualitative Vorteile Vorteile Risikominimierung Softwarelizenz-Nutzung Rechnungsverwaltung Kosten für die Hardwarewartung Hardware-Konsolidierung Effizienz-und Effektivitätsverbesserung Verbesserung der IT-Sicherheit Prozesstandartisierung Software - Altlastensanierung Richtlinien und Rahmenbedingungen Datensicherheit Bessere Informationssicherheit Einfach wiederholbares Anlagenattest Reduziertes Sicherheitsrisiko Vorteile $$ Software -Lizenzen $X Rechnungsverw. $X Hardware-Kons.: $X Sontiges $X TOTAL $X Qualitative Vorteile Bessere Prozessstandardisierung Bessere Softwaresanierung Bessere Datensicherheit Vorteile Risikominimierung Reduziertes Sicherheitsrisiko Reduziertes finanzielles Risiko 15

16 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Case study IBM Software - Lizenzplausibilisierung (1/2) Software Name Licenses Owned Maintenance Owned License License Requirement Discrepancy Opportunity Notes CEO Lotus Communications Bundle users are ACTIVE in Corp's Directory users are ACTIVE in Clients Address Book. Lotus Enterprise Integrator Processor Cores = 400 on Server Domino Utility Server Lotus Quickr Lotus Sametime Extranet Lotus Sametime Enterprise Meeting Lotus Sametime Domino Utility Server Express Das Beispiel zeigt eine Unterlizenzierung i. H. v Nutzer* Case study IBM Software - Lizenzplausibilisierung (2/2) Software Name Licenses owned Maintenance purchased until 2010 Actual Usage Client Opportunity Savings potential CEO Lotus Communications Bundle per License Lotus Enterprise Integrator per License Domino Utility Server per License Lotus Quickr per License Total: Im vorliegenden Beispiel haben insgesamt nur Nutzer das Produkt Lotus Notes/Domino in den letzten vier Wochen genutzt. Das ermöglicht ein Sparpotenzial von ca. EUR /Jahr. 16

17 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Entscheidender Punkt: Daten-Management Feststellungen SAM gewährleistet keine adäquate Due Diligence. Unterschiedliche Verzeichnisse zw. Software-Hersteller und deren Kunden Es ist leichter regelmäßige neue Ankäufe zu akzeptieren also solche, die nur ab und zu stattfinden. Die Kosten der SAM-Implementierung sind niedriger als die Kosten, die später aufgrund von Compliance-Verstoßen entstehen können. Empfehlungen Regelmäßige Überprüfung des Software-Bestandes. Implementierung von Richtlinien für die Bestandsführung. Regelmäßige Überprüfung von Neuankäufe in SAM. Verpflichte die Software-Hersteller regelmäßige Information über geänderte Namen und Lizenzbedingungen von Software-Produkten zur Verfügung zu stellen. Sicherstellen der Kontinuität der Nutzungsbedingungen, der Produktbeschreibung, sowie der Produktnummer. Resultat Präzision Reduzieren von Compliance-Risiken Kontinuität Software Asset Management wesentliche Aussagen Nur wenige von den durch Deloitte geprüften Unternehmen hatten ein funktionierendes und effizientes SAM-Tool im Einsatz. Es besteht ein breites Angebot von SAM-Tools auf dem Markt, es gibt jedoch kein SAM-Tool was effizient alle Arten von Software- Produkten deckt. Empfehlung: Kosten und Nutzen müssen in Balance stehen. Es gibt keine all-in-one Lösung. 17

18 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Marktüberblick Beispiel Discover Interpret Centennial Discovery Fokus Desktop Managesoft BDNA Microsoft SMS iquate Snow Software Miss Marple (Adlon) Altiris/Symantec Acresso Inventory Fokus Server Monitor 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wesentliche Bestandteile eines SAM - Tools Vertragsinformation Bestandsdaten KPI Compliance- Reporting Lizenz- Compliance Board POs / Verträge Lizenzprüfung Audit - Information Vergleichs -prozess Vergleich Sollbestand Istbestand SAM Analyse- Tool Sonstige Datenquellen SAM - Eskalationsprozess Vorfallmanagement Change Management Speicherung Beschaffung 18

19 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Software Asset Management Tool - Beispiel 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Software Asset Management Best Practice Umfassende Transparenz gewährleisten Die Bereiche SAM und Beschaffung zentralisieren Best Practices Nicht nur auf entstehende Kosten fokussieren Regelmäßige den Bestand überprüfen SAM -Tools einsetzen Restrukturieren, um Werte zu schaffen Involiviert bleiben und Fachpersonal schulen 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 19

20 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Ansprechpartner 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ansprechpartner Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Jan Minartz Senior Manager Enterprise Risk Services Rosenheimer Platz 4 D München Deutschland Tel +49 (0) Fax +49 (0) Member of Deloitte Touche Tohmatsu 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 20

21 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? SAM Realisierungsansatz Zuordnung von SALM in der Organisationsstruktur 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 21

22 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Schlüsselbereiche bei der Implementierung von SALM Transparenz erreichen: Richtige Kostenzuordnung, Lizenz-Compliance und Lizenz-Balance basierend auf einer soliden und konsolidierten Datenbank, sicheren eine bessere Position bei der Durchführung von Verhandlungen mit Software-Herstellern. Ziele Lizenzvereinbarung anhand der Compliance Richtlinie anpassen: Überprüfung aktueller Lizenz-Verträge, um Über- bzw. Unterlizenzierung und riskante Forderungen von Software-Hersteller zu vermeiden; achte auf die Kosten, auf Compliance und auf Transparenz; befreie Dich von alten Lizenz-Verträgen und gewinne Verständnis über die Lizenz-Arten und die Lizenz-Kategorien; reduziere die Kosten für die Beschaffung von Software. Weltweite IT-Governance-Struktur, Design und Durchführung von Verbesserungsmaßnehmen: Entwickle und verbessere das SAM; entwickle einen Standartprozess für das SAM und sorge dafür dieser in allen Unternehmensbereichen implementiert wird. Ermittelte Handlungsfehler 1 Software Lizenz E2E SW License SW Asset Compliance/Risikoabwendung Contract Governance Kostenoptimierung Management Prozess Management-Tool Vertrags- und Geldstrafen vermeiden Lizenz-Transparenz und Compliance gewährleisten Business - Risiken minimieren Klare Eigentumsverhältnisse schaffen Obligatorische Zustimmung aller Mitarbeiter zu den Richtlinien (Mitteilung des Vorstandes) Schnelle Entscheidungsfindung Transparente Softwareanforderungen als Basis für den Software- Einsatz Angemessene Erhebung von der Software-Nutzung Begründete Nutzung von Software-Produkten 1 Hohe Prioriät, Handlungsbedarf 5 Niedrige Prioriät Reduzieren von Beschaffungskosten für Software-Produkte Nutzen von Sparpotenzielen (unnötige Lizenz-und Wartungskosten) Transparenz in bezug auf die software-relevante Information als Basis für die Optimierung der Software-Nutzung Das Tool als Grundlage für die Identifizierung von Über-bzw Unterlizenzierung Ansatz bei der Implementierung von SALM 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 22

23 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? E2E Software License Management und Kostenoptimierung durch Frameworks 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft IT Governance-Framework Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 23

24 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? IT Asset Management-Framework Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft IT - Kostenoptimierung Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 24

25 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Kostenoptimierung durch zentralisiertes Lizenz- Management Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Prozessmodell zur Kostenoptimierung Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 25

26 Jan Minartz: Software Asset Management Nur Schutz vor Strafe oder Chance zur Wertsteigerung? Referenzen 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Referenzen ITIL V3 Guide to Software Asset Management ISO/IEC :2006 Information Technology Software Asset Management (Part 1 Processes) ISO/IEC :2002 IT Service Management (Part 1: Specification for Service Management) ISO/IEC :2003 IT Service Management (Part 2: Code of Practice for IT Service Management) PD 0005:2003, IT Service Management: A Manager s Guide PD 0015:2002, IT Service Management: Self Assessment Workbook 2012 Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Zurück zum Inhaltsverzeichnis 26

27 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten Jens Maitra: IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten IT Services aus Anwenderperspektive gestalten Jens Maitra Bereichsleiter Informations- und Kommunikationstechnologie März 2012 Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 1 Agenda (1) Ausgangssituation (2) Ziele (3) ESA Service Delivery Modell (4) Service-Level-Agreements (5) Diskussion Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 2 27

28 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten 1 Ausgangssituation (I) klassische Aussagen von IT-Anwendern Mein PC ist so langsam Ich habe in der Hotline nur den Anrufbeantworter erreicht Niemand hilft mir, meine Probleme mit dem PC zu lösen; ich bin so nicht arbeitsfähig Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 3 1 Ausgangssituation (II) klassische Antworten des IT-Dienstleisters: Das kann gar nicht angehen - der PC ist schnell genug Ich habe dafür jetzt keine Zeit andere Aufgaben sind wichtiger Dafür bin ich nicht zuständig die Komponente xyz ist nicht verfügbar; möge der Anwender beim Kollegen anrufen, der dafür zuständig ist Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 4 28

29 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten 1 Ausgangssituation (III) Mengengerüst (Altumgebung) Hamburg und Schleswig-Holstein mit ~200 Standorten und ca Anwendern (72% Standorte mit < 15 Endgeräten) Zentraler SAP und Non-SAP Anwendungsbetrieb (~60 Applikationen) ~900 Desktops, ~300 Thin Clients, ~100 Laptops, ~750 Drucker, ~1.800 Telefone AD (Windows 2000), Exchange, F&P Services, Citrix Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite Ziele Entwicklung und Implementation eines Standard Vertragswerkes auf Basis marktgängiger IT Standards ( plug-and-play ) damit Messbarkeit und Steuerung der IT Serviceleistungen hochgradige Standardisierung der IT Infrastruktur Kostensenkung und Kostentransparenz Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 6 29

30 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten 3 ESA Service Delivery Modell IT Service Integration LS Configuration Management - Order Management - Problem Management - Service Level Management - Asset & License Management - Capacity Management - Availability & Continuity Management - Contract Administration IT Service Delivery - Central User Helpdesk / Local Support - Change & Release Management - Service Optimization - Financial Management - End-to-End Monitoring - Incident Management - Reporting SAP Services Non-SAP Services WAN VPN Telefonie Desktop Messaging AD & LAN Services Leasing 3 rd Part y LS 1.1 3rd Party LS 1.2 3rd Party LS LS rd Party Der Anwender erwartet skalierbare und flexible IT Infrastruktur Services aus einer Hand mit hoher Qualität zu marktgerechten Preisen. Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite ESA Service Delivery Modell - Beispiel TE1 Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 8 30

31 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten 4 SLA-Beispiel (SAP) Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 9 4 SLA-Beispiel (NON-SAP) Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 10 31

32 Jens Maitra IT-Services aus Anwenderperspektive gestalten 4 SLA-Beispiel (BackOffice) Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 11 4 SLA-Beispiel (LAN) Evangelische Stiftung Alsterdorf 7. Fachtagung Sozialinformatik, März 2012 Seite 12 32

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