swissdigin-forum 19. Juni 2013

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1 swissdigin-forum 19. Juni 2013 Regeln zur Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum Agenda E-Rechnungen ohne Bestellbezug Begrüssung, Aktuelles zu swissdigin Einführung ins Thema Fallbeispiel Kanton Basel-Stadt Fallbeispiel Herzog Küchen R. Wölfle / C. Tanner C. Tanner, FHNW G. Rauber R. Herzog Networking bei Kaffee und Kuchen h Fallbeispiel Die Schweizerische Post Diskussion und Sammeln von Regeln Varia und Ausblick A. Pascale Plenum C. Tanner Networking-Apéro Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 2 1

2 Aktuelles aus dem swissdigin-forum Neue Partner und Teilnehmende Partner: Herzog Küchen, Richner/BR Bauhandel Teilnehmende: Abraxas, AXPO Informatik, Debrunner König Management, Feller, Georg Fischer RLS, Printpuls, PSINOVA, SoftwareONE, ZKB Version 3.1 publiziert Übermittlung der MWST-Nummer im UID-Format ohne Suffix Internationales E-Invoicing Forum Liechtenstein Forum elektronische Rechnung Deutschland mit ZUGFeRD-Standard swissdigin.ch neues Layout, mehr Interaktion AGr E-Invoicing Teilnehmerverzeichnis demnächst online E-Invoicing-Statistik 2 Millionen mehr E-Rechnungen E-Invoicing B2B-Netzwerkübersicht aktualisiert & vernetzter Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 3 swissdigin-forum Förderung von E-Invoicing in der Schweiz Plattform zur branchenneutralen Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz E-Invoicing Stakeholder (Behörden, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, IT- Anbieter, Berater, Verbände, ) Website Empfehlungen Standards Veranstaltungen Leitfäden, Buch Checklisten, Tools -Forum Teilnehmer Partner Arbeitsgruppe Rollen im swissdigin-forum und ihre Aktionsschwerpunkte FHNW: Leitung und Koordination Partner: Inhaltliche Ausgestaltung und finanzielle Trägerschaft, Teilnahme an Partnermeetings und Veranstaltungen Teilnehmer: Inhaltliche, öffentlich sichtbare Unterstützung und Förderung, Teilnahme an Forum-Veranstaltungen Arbeitsgruppe: Inhaltliche Vertiefung in einem Spezialthema Stakeholder: Nutzung der Ergebnisse, Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen swissdigin-forum Partner: Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 4 2

3 Aktuelles aus dem swissdigin-forum AGr E-Invoicing Teilnehmerverzeichnis Demnächst online - wird per kommuniziert werden! Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 5 Aktuelles von swissdigin Nationale E-Invoicing-Statistik 2 Millionen E-Rechnungen mehr im 2012! Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 6 3

4 Aktuelles aus dem swissdigin-forum E-Invoicing B2B-Netzwerkübersicht V 1.40 Aktualisiert mit neuen Verbindungen und mehr angeschlossenen Organisationen Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 7 Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bestellbezug: Einführung Rechnungssteller Rechnungsstellung Rechnungsdaten zusammenstellen Rechnungsdaten aufbereiten und übermitteln Papierrechnung erzeugen, abpacken, frankieren, versenden Zahlungseingang (automatisch) überwachen E-Invoicing Service Provider E-Rechnung Papierrechnung Rechnungsempfänger Manuelle Rechnungsverarbeitung Rechnung empfangen Rechnung zuordnen Rechnung kontrollieren Rechnung kontieren Rechnung freigeben Elektronische Rechnungsverarbeitung Rechnungseingang automatisch bearbeiten Rechnungen mit Bestellbezug automatisch kontrollieren und verbuchen Rechnungen ohne Bestellbezug im Workflowprozess bearbeiten Zahlung (automatisch) zuordnen und verbuchen Dokumente (automatisch) archivieren Zahlungsauftrag Gutschriftsanzeige Bank 2 Bank 1 Rechnung verbuchen Rechnung bezahlen Rechnung archivieren Zahlung automatisch auslösen Rechnung automatisch archivieren Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 8 4

5 Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bestellbezug: Systematisierung von Beispielen Automatisierung bei der Rechnungseingangsverarbeitung Zuordnung der E-Rechnung zum richtigen Kontroll- und Freigabe-Prozess ggf. manuelle online-kontrolle/-freigabe ggf. automatisierte Kontrolle (z.b. aufgrund von Vertrag/Regel) Zuordnung der Beträge zu Kostenobjekt/Kostenstelle Verbuchung der Beträge auf Sachkonten Produkt (-gruppe) Zuordnung E-Rechnung Lieferantentyp Kostenzuweisung Kontrollregel Freigaberegel Verbuchungsregel Beispiel: Büromaterial- Lieferant Drucker-/ Kopierpapier Warengruppen- Code des Lieferanten weist E-Rrechnung den «Zentralen Diensten» zu Warengruppen- Code belastet Kostenstelle der «Zentralen Dienste» Online/Manuell im Workflow durch Bestellerin in den «Zentralen Diensten»,da keine autom. Kontrolle möglich Bis CHF 1000 nur durch Bestellerin, darüber durch KST-Leitung Automatische Zuordnung des Sachkontos «Büromaterial» durch Warengruppen- Code Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 9 Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bestellbezug: V3.1 Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 10 5

6 Einführung: Definition Einzelrechnung Die Einzelrechnung fordert den Betrag für genau eine Bestellung (auch Auftrag) ein und entspricht ihr in Bezug auf die einzelnen (eine oder mehrere) Positionen und Liefermengen genau. Die Rechnung kann, muss aber nicht, einen konkreten Bezug zu einer im System des Kunden generierten Bestellung aufweisen. Deshalb wird zwischen Rechnungen mit bzw. ohne Bestellbezug unterschieden, die auf Seite der Rechnungsempfänger unterschiedliche Abwicklungsprozesse erfordern (siehe Prozess-Hypothesen). Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 11 Einführung: Prozesshypothesen Rechnungen mit Bestellbezug Ziel ist die automatisierte Rechnungsabwicklung durch das System des Rechnungsempfängers. Es ist eine eindeutige Identifikation der Rechnung und der Rechnungspositionen zu einer Bestellung mit den entsprechenden Bestellpositionen möglich. Die Lieferanten-/Kreditorenstammdaten (speziell die Zahlungsinformationen, Zahlungsbedingungen) werden im System des Rechnungsempfängers gepflegt und die Kontierungsinformationen sind durch die Bestellung im System des Rechnungsempfängers vordefiniert. Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 12 6

7 Einführung: Prozesshypothesen Rechnungen ohne Bestellbezug Ziel ist die automatische Zuordnung der Rechnung zu einem vorhandenen Vertrag und/oder zu einer eindeutig identifizierten Rechnungsempfangsstelle (Person/Abteilung/o.ä.), welche die Rechnung kontrolliert, mit Kontierungsinformationen ergänzt und allenfalls eine bestimmte Person/ Stelle/Abteilung elektronisch mit der Genehmigung und Freigabe der Rechnung beauftragt. Teilweise lassen sich die Kontierungsinformationen aufgrund der Eindeutigkeit der in Rechnung gestellten Leistung in Verbindung mit der Rechnungsempfangsstelle durch den Rechnungsempfänger automatisiert vorbestimmen. Die Lieferanten-/Kreditorenstammdaten im System des Rechnungsempfängers sind nicht immer komplett, weshalb die Angabe von Zahlungsinformationen und Zahlungsbedingungen von Seite der Rechnungsempfänger vereinzelt gefordert wird. Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 13 Einführung: Prozesshypothesen Zentrale Zuordnungsreferenz K Bestellreferenz des Käufers beinhaltet die zentrale Zuordnungsreferenz, um beim Rechnungsempfänger den laut der formulierten Prozesshypothesen definierten Rechnungsverarbeitungs- und Prüfprozess anzustossen. Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 14 7

8 Umsetzung swissdigin in EANCOM Zentrale Zuordnungsreferenz des Käufers Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 15 CEN CORE INVOICE UN/CEFACT CII Zentrale Zuordnungsreferenz des Käufers Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 16 8

9 Weitere «kundeneigene» Zuordnungsdaten Kopfdaten Vertragsnummer (K-01-06, O) Mögliche Zuordnung von Kostenobjekt/Kostenstelle, Sachkonto, ggf. Prüfregel für Rechnungsbetrag Identifikation (des Rechnungsstellers) laut Kundensystem (K-02-01, M) Zuordnung der eingehenden Rechnung, Prüfung der Geschäftsbeziehung ggf. Zuordnung von Sachkonto und/oder Kostenstelle Name Organisationseinheit (K-03-05, I) Informatives Feld für Rückfragen oder zur internen Information Name Kontaktperson (K-03-06, I) Informatives Feld für Rückfragen oder zur internen Information Identifikationsnummer Lieferadresse (K-04-02a1, O) Kostenzuordnungsinformation (K-06-01, O) Information für die Kostenzuordnung auf (Projekt/Kostenstelle/Kostenobjekt/Sachkonto) Positionsdaten Standard-Artikelnummer (P-02-03, O) Standard-Produktklassifikation (P-02-04, O) Kostenzuordnungsinformation (P-06-01, O) Information für die Kostenzuordnung auf (Projekt/Kostenstelle/Kostenobjekt/Sachkonto) Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 17 Agenda E-Rechnungen ohne Bestellbezug Begrüssung, Aktuelles zu swissdigin Einführung ins Thema Fallbeispiel Kanton Basel-Stadt Fallbeispiel Herzog Küchen R. Wölfle / C. Tanner C. Tanner G. Rauber R. Herzog Networking bei Kaffee und Kuchen h Fallbeispiel Die Schweizerische Post Diskussion und Sammeln von Regeln Varia und Ausblick A. Pascale Plenum C. Tanner Networking-Apéro Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 18 9

10 Autom. von E-Rechnungen ohne Bestellbezug Nun sind Ihre Beispiele gefragt! Notieren Sie sich ein interessantes Beispiel im beiliegenden Formular und überprüfen Sie die Verständlichkeit mit Ihrem Sitznachbar / Ihrer Sitznachbarin. Interessiert sind wir speziell an automatischen Kontrollregeln (Betrag, Inhalte etc.). Zuordnung / Regel Beispiel Lieferantentyp Produkt (-gruppe) Zuordnung E-Rechnung Kostenzuweisung Kontrollregel Freigaberegel Verbuchungsregel Büromateriallieferant Drucker-/ Kopierpapier Bestellerin der Abteilung «Zentrale Dienste» gibt im Online-Shop ihre Personal-Nummer an, wodurch sie beim Rechnungseingang automatisch avisiert wird Personal-Nummer schlüsselt die Kostenstelle «Zentrale Dienste», der die Rechnung belastet wird Online/Manuell im Workflow durch Bestellerin der Abteilung «Zentrale Dienste» Bis CHF 1000 nur durch Bestellerin, darüber durch KST-Leitung «Zentrale Dienste» Automatische Zuordnung des Sachkontos «Büromaterial» durch Warengruppen-Code, der dem Lieferanten hinterlegt ist. Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 19 Autom. von E-Rechnungen ohne Bestellbezug Legende Lieferantentyp: Zentrale Leistung die er erbringt (z.b. Büromateriallieferant) Produkt(-gruppe): Produkt auf das sich die folgende Regel bezieht Zuordnung E-Rechnung: Information/Referenz für die korrekte Zuordnung in den richtigen Prozess bzw. zur Anwendung der richtigen Regeln Kostenzuweisung: Regel für die Zuweisung des Rechnungsbetrags, bzw. des Positionsbetrags auf ein Kostenobjekt bzw. auf eine Kostenstelle Kontrollregel: Regel zur Kontrolle/Plausibilisierung des Rechnungsbzw. Positionsbetrags ggf. auch MWST-Sätze Freigaberegel: Regel zur korrekten automatischen, ein- oder mehrstufigen Freigabe der Rechnung Verbuchungsregel: Regel zur Verbuchung der Rechnung auf das richtige Sachkonto Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 20 10

11 Annahmen/Fazit Rechnungssteller soll bei einem Auftrag möglichst wenig «kundeneigene» Daten, die er «verstehen» muss, zusätzlich erfassen müssen Idealerweise nur eine Bestellreferenz Bestell-Nummer für Rechnungen mit Bestellbezug Andere Referenz für Rechnungen ohne Bestellbezug Ziel: Anstossen des richtigen Rechnungskontrollprozesses Zuordnungen sollen durch Rechnungsempfänger erfolgen Grundlagen: Eigene Regeln, Rechnungssteller-Daten Sicherstellung der Datenqualität Flexibilität bleibt gewahrt Roll-out wird vereinfacht Nutzen Weniger Abstimmungsaufwand Weniger Datenpflege, weniger Abweichungen Bessere Sicherstellung des Prozesses Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 21 Offene Fragen Soll am zentralen Feld «Bestellreferenz des Käufers» K mit dem bisherigen Inhalt und Zweck festgehalten werden? entweder für die Bestellnummer und falls nicht anwendbar für die vom Käufer mitgeteilte/gewünschte Bestellreferenz Soll als Empfehlung in der Umsetzung von swissdigin weiterhin formuliert sein, dass Kontierungsinformationen vom Rechnungssteller nur in Ausnahmefällen als solche festzuhalten und zu übermitteln sind? Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 22 11

12 Varia Ein Primeur: Interoperabilität zwischen Paynet und Swisscom IT Services ist produktiv! Nächste Schritte Online-Feedback zum swissdigin-forum, Thema für November-Forum Erneuerung des swissdigin-leitfadens zur Umsetzung des Standards Publikation von Beispielen für die weitgehend automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen ohne Bestellbezug Nächste Veranstaltungen swissdigin-partnermeeting Di, 20. August 2013!! EXPP-Summit, Warschau 23./24. September 2013 Einführung der E-Rechnung, EFV, Bern Do, 3. Oktober 2013 swissdigin-forum, Basel Mi, 20. November 2013 Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 23 Kontakt Prof. Christian Tanner Leiter swissdigin-forum Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW Hochschule für Wirtschaft Institut für Wirtschaftsinformatik Peter Merian-Strasse 86 CH-4002 Basel T 061 / F 061 / info@swissdigin.ch christian.tanner@fhnw.ch swissdigin-forum Partner Prof. Christian Tanner 2013 FHNW Kompetenzschwerpunkt E-Business 24 12