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1 L I Z E N Z M A N A G E M E N T I N D E U T S C H E N U N T E R N E H M E N FINANCIAL ADVISORY SERVICES Intellectual Property

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3 L I Z E N Z M A N A G E M E N T I N D E U T S C H E N U N T E R N E H M E N Ergebnisse einer Umfrage von KPMG

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5 INHALT Einführung Zusammenfassung Warum Lizenzmanagement? Einzelergebnisse der Umfrage Organisatorische Rahmenbedingungen Inventar Hardware Software Planung des Softwarebedarfs Bedarfsermittlung Aktualisierung der Softwareplanung Beschaffung und Installation Nicht autorisierte Software Lizenzen Aufbewahrung und Verwaltung Einschätzung des Lizenzmanagements Befragte Unternehmen Vier Säulen des Lizenzmanagements Organisatorische Voraussetzungen und Richtlinien Hard- und Softwareinventar Lizenzinventar Bedarfsplanung und Beschaffung Checkliste zum Lizenzmanagement KPMG Financial Advisory Services Ansprechpartner KPMG International Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Inhalt 5

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7 EINFÜHRUNG Wohl keine technologische Entwicklung des vergangenen Jahrhunderts hat unsere Lebenswelt so stark geprägt wie die Erfindung des Computers beendete Konrad Zuse seine Arbeiten zu dem Z1, dem ersten programmgesteuerten und frei programmierbaren Rechner. Kaum 64 Jahre später erlauben uns Computer und die entsprechende Software, eine enorme Menge an Daten zu speichern und zu verarbeiten. Die rasante Entwicklung des Internets hat zu einer zunehmenden Vernetzung von Unternehmen und Menschen geführt; räumliche Distanzen sind so in vielen Bereichen zu Nebensächlichkeiten geworden. I think there is a world market for about five computers. Thomas J. Watson, Chairman of IBM, 1945 Die Implikationen der technologischen Möglichkeiten auf unsere unmittelbare Lebenswelt sind für niemanden zu übersehen. Schwieriger zu erkennen ist die damit verbundene Wandlung grundsätzlicher Strukturen. Wurde früher auf Märkten hauptsächlich der Tausch von Eigentum an materiellen Gütern abgewickelt, so ist heute der Zugang zu Services in einem Netzwerk von Anbietern und Nutzern eine völlig neue Komponente von Marktbeziehungen, die mit Eigentumtransfers im klassischen Sinne nichts mehr zu tun hat. Eigentum und Besitz sind in unserer Vorstellung noch immer durch materielle Güter geprägt: Das hat zu tun mit Anfassen, Sehen, Fühlen. Hieraus entwickeln sich unsere Wertvorstellungen von Dingen. Dies ist bei immateriellen Gütern grundlegend anders. Vielleicht ist auch das ein Grund, weshalb Lizenzmanagement noch immer eine weitestgehend stiefmütterliche Behandlung erfährt, obwohl Unternehmen jedes Jahr erhebliche Summen in die Ausstattung ihrer Mitarbeiter mit der benötigten Software investieren. Diese Publikation beschäftigt sich mit dem Lizenzmanagement im Bereich Software. Das Management von Softwarelizenzen ist für uns die auf eine richtige Ermittlung des jeweiligen Bedarfs gerichtete Verwaltung der zu Grunde liegenden Lizenzen. Dies beinhaltet, dass ein Unternehmen jederzeit auf aktuelle Zahlen zum Soft- und Hardwarebestand sowie zum Bestand an erworbenen Lizenznachweisen Zugriff hat. Weiterhin impliziert dies, dass sowohl PC als auch die dort installierte Software Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen einzeln zugeordnet werden können. Erst durch die Zusammenführung dieser Informationen ist eine effektive Planung möglich. Um den Stand des Lizenzmanagements in deutschen Unternehmen näher zu beleuchten, hat KPMG im Rahmen einer Umfrage mittelständische Unternehmen befragt und die Ergebnisse kombiniert mit Empfehlungen in dieser Publikation zusammengefasst. Wir wollen unseren Lesern Anregungen geben, wie ein überlegenes Lizenzmanagement aussehen könnte und welche integralen Bestandteile dazu gehören. Damit soll die Grundlage geschaffen werden, Lizenzmanagement zu dem zu machen, was es sein sollte: eine wichtige, interessante und manchmal auch schwierige Managementaufgabe. Allen Unternehmen, die an dieser Umfrage teilgenommen haben, danken wir für ihre Unterstützung. Dieter John Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einführung 7

8 ZUSAMMENFASSUNG Die Erfahrungen von KPMG zeigen, dass Lizenzmanagement bei der überwiegenden Anzahl der Unternehmen in Deutschland eine untergeordnete Rolle spielt. Dies wurde bei der Konzeption der Umfrage berücksichtigt, indem eine große Anzahl von Unternehmen angeschrieben wurde, um in jedem Fall auswertbare Daten zu erhalten. Die wesentlichen Ergebnisse unserer Umfrage fassen wir wie folgt zusammen: Zusammenfassung Befragt wurden die Leiter der IT-Abteilungen von mittelständischen Unternehmen. Die Rücklaufquote war wie erwartet gering, sie betrug 3,4%. Alle folgenden Prozentangaben beziehen sich ausschließlich auf die Unternehmen, die an der Umfrage teilgenommen haben. 40% der IT-Leiter schätzen das eigene Lizenzmanagement als verbesserungswürdig ein, 28% davon bewerten es sogar als schlecht. Die Ergebnisse der Umfrage unterstreichen diese Einschätzung: 24% der IT-Leiter bemängeln die fehlende Unterstützung der Geschäftsleitung. 39% der IT-Leiter beklagen eine fehlende Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie 49% eine nicht ausreichende Beteiligung der IT-Abteilung an den Entscheidungen über die Softwarebeschaffung. Ein Drittel der befragten Unternehmen verfügt über keinerlei Regelungen zur Nutzung von Software und Internet. In 24% der Unternehmen sind bestehende Richtlinien den Mitarbeitern unbekannt und in 26% wird deren Einhaltung nicht überprüft. Fast jedes zweite Unternehmen führt keine regelmäßigen Softwareinventuren durch und hat demzufolge auch keine aktuellen Softwarebestandslisten. Nahezu die Hälfte der Unternehmen (48%) stellt dabei die Softwarebestände unmittelbar an den PC fest, obwohl diese Methode sehr kosten- und zeitaufwendig ist. Eine einheitliche Bedarfsplanung von Software existiert bei den Unternehmen nicht. Die Zeiträume der Bedarfsplanung und die Aktualisierungsintervalle der Planzahlen fallen zudem häufig auseinander. Bei weniger als der Hälfte der befragten Unternehmen (47%) erfolgt eine Bewertung der Qualität der Planzahlen anhand der ermittelten Ist-Größen. Nur 21% der befragten Unternehmen führen ein Lizenzinventar, das alle für ein Lizenzmanagement relevanten Informationen enthält. Hiervon erfolgt bei weniger als der Hälfte eine Zuordnung der Lizenzen zu einzelnen Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen. Kontrollen über die tatsächlich installierte Software fehlen in den Unternehmen entweder ganz oder werden nur unregelmäßig durchgeführt. Welche Maßnahmen werden von den Unternehmen als Verbesserungspotenziale gesehen? Verstärkter Einsatz von Inventarisierungssoftware. Klare Definition von Verantwortlichkeiten. Umfassendere Unterstützung durch die Geschäftsleitung. 8

9 WARUM LIZENZMANAGEMENT? Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erfordert das Schritthalten mit einer schneller und schneller fortschreitenden technologischen Entwicklung. Unternehmen gehen vermehrt dazu über, Prozesse softwaregestützt umzusetzen. Dies bedeutet auch, dass eine zunehmende Anzahl verschiedener Softwareprogramme in Unternehmen eingesetzt wird. Da die Auswahl und die Beschaffung oft bedarfsorientiert und somit leider häufig unstrukturiert im Sinne einer Unternehmensgesamtstrategie für den IT-Einsatz erfolgt, ist es schwierig, kontinuierlich einen Überblick einerseits über die aktuell im eigenen Unternehmen eingesetzte Software und andererseits über die erworbenen Lizenzen zu behalten. Diese Problematik wird zusätzlich dadurch verschärft, dass in den IT-Abteilungen hierfür häufig keine ausreichenden personellen Ressourcen vorhanden sind. Lizenzmanagement hat zumeist keine hohe Priorität. Warum Lizenzmanagement? Der Einsatz eines effektiven Lizenzmanagements ermöglicht nicht nur eine erhebliche Verringerung der Kosten, sondern auch die Vermeidung rechtlicher Probleme. Mit Hilfe eines Überblicks über den aktuellen Lizenzbestand kann neue Software bedarfsgerecht eingekauft und damit eine Über- bzw. Unterlizenzierung vermieden werden. Überlizenzierung verursacht unnötige Kosten, Unterlizenzierung birgt für das Unternehmen die Gefahr, wegen einer Verletzung von Urheberrechten belangt zu werden. Darüber hinaus kann zum Beispiel eine unkontrollierte Installation von Software durch Mitarbeiter schneller erkannt werden. So wird die Gefahr einer unnötigen Belastung des IT-Supports deutlich verringert. Unternehmen sollten sich deshalb fragen, was durch den Einsatz eines effektiven Lizenzmanagements an Einsparungen realisiert werden könnte. Die Antwort hierauf wird viele überraschen. Namhaften Untersuchungen zu Folge lässt sich mit einem funktionierenden Lizenzmanagement eine Kostenreduktion von ca. 15% realisieren. Eine weitere interessante Zahl aus diesen Untersuchungen: 90% der Unternehmen machen von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch. Betrachtet man die Beträge, die Jahr für Jahr von Unternehmen durchschnittlich für die Bereitstellung von Software aufgewendet werden - sie liegen nach Erhebung Dritter bei rund Euro pro PC (hierin enthalten sind Prozess-, Lizenz- und Betriebskosten) - sollten diese Zahlen für alle Unternehmensbeteiligten Ansporn sein, dieses vielfach noch brachliegende Potenzial zur Kosteneinsparung zu nutzen. Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Warum Lizenzmanagement? 9

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11 EINZELERGEBNISSE DER UMFRAGE Organisatorische Rahmenbedingungen Abb. 1: Gibt es in den Unternehmen Richtlinien, die den Umgang mit Internet und Software klar regeln? Richtlinie für Software Richtlinie für Internet nein 26 % nein 32 % ja 68 % ja 74 % Rund ein Drittel der befragten Unternehmen verfügt über keine Regelungen der Softwareund Internetnutzung. Knapp ein Viertel der Unternehmen, die über schriftlich fixierte Richtlinien verfügen, gab an, dass ihre Mitarbeiter keine entsprechende Kenntnis der Richtlinien haben. Weniger als die Hälfte der Unternehmen macht davon Gebrauch, sich die Kenntnisnahme der Richtlinien per Unterschrift bestätigen zu lassen. In knapp einem Drittel der vorhandenen Richtlinien sind keine Sanktionen für den Fall von Verstößen vorgesehen. Empfehlung Als Basis für ein funktionierendes Lizenzmanagement müssen Arbeits- und Nutzungsanweisungen zum Umgang mit Softwareprodukten vorliegen. Da häufig auch Fälle zu beobachten sind, in denen durch das nicht autorisierte Herunterladen von Software aus dem Internet große Schäden entstehen, müssen sich diese Regelungen auch explizit auf die Nutzung des Internets beziehen. Die notwendigen Richtlinien nur zu formulieren, reicht dabei nicht aus. Notwendige Umsetzungsvoraussetzung ist, dass Richtlinien im Unternehmen bekannt gemacht werden. Neben der schriftlichen Bestätigung der Kenntnisnahme der Regelungen durch die Mitarbeiter kommt auch die Bekanntmachung der Regelungen in Form von Einführungsveranstaltungen, zum Beispiel für neue Mitarbeiter, in Betracht. In jedem vierten Unternehmen wird die Einhaltung der den Umgang mit Software betreffenden Regelungen überhaupt nicht kontrolliert. Abb. 2: In welchen Abständen wird die Einhaltung der den Umgang mit Software betreffenden Vorschriften kontrolliert? wöchentlich 2 % monatlich 11 % vierteljährlich 19 % eigene Angaben 44 % halbjährlich 4 % jährlich 20 % Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 11

12 Derartige Kontrollen erfolgen bei 4% der Unternehmen halbjährlich, bei 19% quartalsweise, bei 11% monatlich und nur bei 2% wöchentlich. Die überwiegende Anzahl der befragten Unternehmen (64%) führt eine Kontrolle nur einmal pro Jahr oder unregelmäßig, sporadisch, bei Auffälligkeiten, nach Roll-Outs, bei Störfällen oder auf Anforderung durch. Das vorstehende Ergebnis der Umfrage zeigt, dass zwar die überwiegende Anzahl der Unternehmen über Richtlinien zur Internet- und Softwarenutzung verfügt, deren Einhaltung aber nur gelegentlich überprüft wird. Empfehlung Eine regelmäßige Kontrolle der Richtlinien im Hinblick auf die Einhaltung der den Umgang mit Software betreffenden Regelungen ist eine weitere Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Lizenzmanagement. Der Kontrollaspekt ist dabei nicht nur auf die tatsächliche Überprüfung der Einhaltung, sondern auch auf mögliche Modifikationen der Regelungen auszudehnen. Neben technischen Kontrollen sollten auch stichprobenartige Kontrollen an den PC der Mitarbeiter durchgeführt werden. Zielführend ist dabei eine Zusammenarbeit der IT-Abteilung mit einer Internen Revision. Inventar Hardware 78% der Unternehmen verfügen über Bestandslisten, in denen die Hardwarebestände verzeichnet sind. Bei 70% dieser Unternehmen ist auch eine Zuordnung von verzeichneter Hardware zu einem Mitarbeiter oder einem Arbeitsplatz möglich. Abb 3: In welchen Abständen werden die Hardwarebestände aktualisiert? fortlaufend bei Änderungen 53 % eigene Angaben 17 % zum Jahresabschluss 21 % wöchentlich 2 % monatlich 7 % Insgesamt haben 90% der Unternehmen in den letzten 24 Monaten eine Bestandsaufnahme der Hardware durchgeführt. Hiervon aktualisiert jedoch nur etwa die Hälfte (53%) die Bestandslisten fortlaufend. 21% der Unternehmen aktualisieren die Hardwarebestände mit der Erstellung des Jahresabschlusses. Zahlreiche Unternehmen gaben an, eine Aktualisierung der Bestände entweder nur unregelmäßig oder aber im Rahmen größerer Vorhaben, wie beispielsweise dem Roll-Out von neuen Programmen oder bei umfassenden Austauschaktionen, durchzuführen. 12

13 Die Ergebnisse der Umfrage machen deutlich, dass fast jedes zweite Unternehmen der Führung seines Hardwareinventars keine ausreichende Bedeutung beimisst. Insbesondere vor dem Hintergrund handelsrechtlicher Vorschriften zum Inventar verdeutlicht dies, dass kein hinreichender Informationsaustausch zwischen der Anlagenbuchhaltung und der IT-Abteilung besteht. Empfehlung Ein funktionierendes Lizenzmanagement setzt verlässliche Bestandslisten für die Hardware voraus. Damit diese Listen richtig und aktuell sind, hat eine fortlaufende Pflege des Inventars zu erfolgen. Das gilt insbesondere für die Zuordnung der in dem Inventar enthaltenen Hardware zu einzelnen Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen. Die ausschließliche Durchführung von Hardwareinventuren anlässlich der Erstellung des Jahresabschlusses ist zwar buchhalterisch nicht zu beanstanden, jedoch stehen dem Unternehmen dann unterjährig keine verlässlichen Zahlen zur Verfügung. Software Abb. 4: Gibt es regelmäßige Bestandsaufnahmen der Software? Ja Nein 39 % 61 % Während die überwiegende Anzahl der Unternehmen eine regelmäßige Bestandsaufnahme der Hardware schon auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen vornimmt, fehlen für Software derartige Regelungen. Im Folgenden soll in Analogie zu den gesetzlichen Vorschriften für Hardware- und Lizenzinventar auch von Softwareinventar und dementsprechend auch von Softwareinventuren gesprochen werden. Unter dem Lizenzinventar wird die Erfassung der Softwarenutzungsrechte verstanden (basierend auf handelsrechtlichen Vorschriften), während im Softwareinventar die tatsächlich auf den PC installierte Software verzeichnet wird (Vertragsmanagement). 39% der Unternehmen führen keine regelmäßigen Softwareinventuren durch und haben demzufolge auch keine aktuellen Softwarebestandslisten. Bei 89% der Unternehmen, die ein Softwareinventar führen, erfolgt eine Zuordnung zu einzelnen Usern. Abb. 5: In welchen Abständen werden die Softwarebestandsaufnahmen durchgeführt? monatlich 8 % halbjährlich 12 % bei Änderungen 38 % zum Jahresabschluss 13 % eigene Angaben 29 % Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 13

14 Etwa die Hälfte der Unternehmen, die Bestandsaufnahmen vornehmen, führt diese unterjährig mindestens einmal durch. Bei mehr als einem Drittel der Unternehmen (38%) erfolgt die Bestandsaufnahme bei Änderungen. Zahlreiche Unternehmen gaben hingegen an, Bestandsaufnahmen nur sporadisch, im Rahmen größerer Roll-Outs oder aber bei Bedarf durchzuführen. Empfehlung Das Softwareinventar muss fortlaufend aktualisiert werden, um als verlässliche Datenquelle im Rahmen des Lizenzmanagements genutzt werden zu können. Unregelmäßige Inventuren bergen die Gefahr, dass der Überblick über die eingesetzte Software in den Zeiträumen zwischen zwei Bestandsaufnahmen verloren geht. Außerplanmäßige Inventuren sind insbesondere bei Zukäufen oder der Veräußerung von Unternehmensteilen unumgänglich. Abb. 6: Von wem werden die Bestandsaufnahmen durchgeführt?* Externe eigene Angaben Mitarbeiter Fachabteilung Fachabteilung Leiter Mitarbeiter IT Leiter IT 1 % 10 % 7 % 8 % 22 % 71 % * Mehrfachnennungen möglich Die Bestandsaufnahmen werden überwiegend (71%) durch Mitarbeiter der IT-Abteilungen durchgeführt. Bei 22% der Unternehmen führt der Leiter der IT-Abteilung die Bestandsaufnahme persönlich durch. 55% der Unternehmen nutzen ein Software-Inventarisierungstool, 48% führen eine Prüfung unmittelbar am PC durch. Abb. 7: Wie werden die Bestandsaufnahmen durchgeführt?* eigene Angaben Fragebogen Prüfung am PC Softwaretool 7 % 7 % 48 % 55 % * Mehrfachnennungen möglich Die Softwareinventarisierung entspricht bei der überwiegenden Zahl der befragten Unternehmen noch nicht den Anforderungen an ein funktionierendes Lizenzmanagementsystem. Empfehlung Die Erfassung der installierten Software mit Hilfe von Software-Asset-Management-Systemen stellt eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis dar. Ungenauigkeiten ergeben sich allerdings bei Stand-Alone-PC ebenso wie bei PC, die im Inventarisierungszeitraum nicht im Netzwerk angemeldet sind. Zudem untersuchen diese Inventarisierungsprogramme in der Regel die Festplatten der im Netzwerk angemeldeten PC auf ausführbare Dateien, anhand derer nicht durchgängig nach den verschiedenen Versionen der einzelnen Software-Programme unterschieden werden kann. Um eine eindeutige Aussage nicht nur über die Anzahl der eingesetzten Programme, sondern auch über die jeweils verwendeten Versionen zu bekommen, ist es in der Regel notwendig, neben einer automatisierten Abfrage auch eine Prüfung unmittelbar am PC vorzunehmen. Diese ist auf der Grundlage einer automatisierten Abfrage schnell und leicht durchzuführen. Die ausschließliche Prüfung unmittelbar am PC ist hingegen sehr kosten- und zeitaufwendig. 14

15 Planung des Softwarebedarfs Bedarfsermittlung Abb. 8: Wie wird der Softwarebedarf ermittelt?* eigene Angaben Planung IT Befragung Mitarbeiter Budgetplanung Bedarf Anwender 8 % 13 % 32 % 74 % 79 % * Mehrfachnennungen möglich Der überwiegende Teil der Unternehmen richtet die Ermittlung des Softwarebedarfs an dem Bedarf der Anwender aus. Diese Ausrichtung wird durch die Gesamtplanung der IT-Abteilung und durch die Budgetplanungen der jeweiligen Unternehmen ergänzt. unbekannt eigene Angaben neue Software Softwarebestand Personalentwicklung Personalbestand Anzahl PC 4% 2 % Abb. 9: Welche Plangrößen fließen in die Bedarfsplanung ein?* 71 % 50 % 32 % 36 % 71 % * Mehrfachnennungen möglich Neben der Anzahl der PC im Unternehmen und dem Angebot an neuer Software fließen auch der Softwarebestand und Personalzahlen in die Bedarfsplanung ein. Empfehlung Der Bestand an Software, den die Mitarbeiter im Unternehmen nutzen können, sollte sich in erster Linie an deren Bedarf orientieren. Das spiegeln auch die Ergebnisse der Umfrage wider. Es ist aber zu hinterfragen, ob der Bedarf, den der Anwender meldet, so auch tatsächlich besteht. Häufig ist zu beobachten, dass Mitarbeiter Anwendungen auf ihren PC installiert haben, die noch niemals genutzt worden sind. Insoweit ist die Ausstattung eines Arbeitsplatzes mit Software stets mit der Tätigkeitsbeschreibung des jeweiligen Mitarbeiters abzugleichen. Unnötige Kosten können hierdurch vermieden werden. Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 15

16 Aktualisierung der Softwareplanung Abb. 10: Wie häufig werden die Planzahlen aktualisiert? eigene Angaben unbekannt jährlich halbjährlich vierteljährlich monatlich 1 % 11 % 11 % 15 % 20 % 42 % 42% der Unternehmen aktualisieren ihre Planzahlen jährlich. Bei 27% der Unternehmen erfolgt eine unterjährige Aktualisierung. Abb. 11: Auf welchen Zeitraum bezieht sich die Bedarfsplanung? eigene Angaben unbekannt Jahr Halbjahr Vierteljahr Monat 6% 7 % 7 % 5 % 16 % 59 % Dem Aktualisierungsintervall entsprechend bezieht sich die Bedarfsplanung bei der Mehrzahl der Unternehmen (59%) auf einen Jahreszeitraum. Bei 19% der Unternehmen wird auf einen unterjährigen Zeitraum abgestellt. Nur knapp die Hälfte der Unternehmen (47%) nimmt eine Bewertung der Qualität der Planzahlen auf Basis der ermittelten Istgrößen vor. Empfehlung Um jederzeit einen Überblick über Softwarebestand und Softwarebedarf im Unternehmen zu haben, ist eine ständige Rückbeziehung der Planungsprozesse auf die tatsächliche Entwicklung von wesentlicher Bedeutung. Die Frage nach der Aktualisierung operativer Planzahlen ist immer vor dem Hintergrund der unternehmerischen Gesamtentwicklung zu beantworten. Bei besonderen Entwicklungen, wie einer schnellen Expansion oder Unternehmensakquisitionen, hat ungeachtet fester Zeitrhythmen eine Aktualisierung zu erfolgen. 16

17 Beschaffung und Installation Nur bei etwas mehr als der Hälfte der Unternehmen wird die IT-Abteilung an der Entscheidung über die Beschaffung von Software beteiligt. In 30% der Fälle entscheidet der Leiter der IT-Abteilung allein und in 21% gemeinsam mit dem Leiter der jeweiligen Fachabteilung über die geplanten Anschaffungen. Diese Zahlen zeigen, dass der Beschaffungsprozess für Software in zahlreichen Unternehmen verbesserungswürdig ist. Empfehlung Der Beschaffungsprozess sollte immer unter Einschluss der für das Lizenzmanagement verantwortlichen Abteilung erfolgen. Nur so lassen sich von den Unternehmen nicht gewünschter Softwarewildwuchs, Insellösungen, Fehleinschätzung der Leistungsfähigkeit von Programmen oder einfach überflüssige Software vermeiden. Durch einen unkontrollierten Einkauf über unterschiedliche Beschaffungswege entstehen unnötige Kosten, denn über die Bündelung der Beschaffungswege im Sinne eines strategischen Einkaufs könnten deutlich bessere Konditionen verhandelt werden. Die Installation neuangeschaffter Software erfolgt bei 42% der Unternehmen über das Netzwerk, bei 22% mittels der beim Softwareerwerb mitgelieferten Datenträger, bei 5% über eine Image-CD und bei 28% aus einer Kombination der vorgenannten Installationsmöglichkeiten. Lediglich 3% der Unternehmen sehen von einer Desktop-Installation ab und bieten serverbasierte Anwendungsprogramme an. Abb. 12: Wer nimmt die Installation vor? Mitarbeiter selbst 1 % externer Dienstleister 14 % Mitarbeiter IT 70 % eigene Angaben 15 % Die Installation von Software wird in 70% der Unternehmen durch Mitarbeiter der IT-Abteilung vorgenommen und nur zu einem geringen Anteil installieren Mitarbeiter die Programme selbst. Externe Dienstleister werden bei den in unserer Umfrage befragten Unternehmen nur in geringem Umfang (14%) eingesetzt, diese Tendenz ist ebenfalls bei der Inventarisierung festzustellen. Empfehlung Die Installation sollte von den IT-Abteilungen selbst durchgeführt werden. Nur wenn den Anwendern technisch die Möglichkeit genommen ist, Software selbst aufzuspielen, kann sichergestellt werden, dass nur genehmigte oder von der IT-Abteilung vorgesehene Software installiert wird. Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 17

18 Nicht autorisierte Software Abb. 13: Wie wird kontrolliert, dass sich nur autorisierte Software auf den Rechnern befindet?* unbekannt automatische Kontrolle regelmäßige Kontrolle Berechtigungen Sperrung CD-ROM Laufwerk Verschluss der Installationsmedien 12 % 16 % 24 % 22 % 29 % 56 % * Mehrfachnennungen möglich Maßnahmen zur Kontrolle, ob sich nicht autorisierte Software auf den Rechnern der Mitarbeiter befindet, werden von den befragten Unternehmen in unterschiedlichem Umfang eingesetzt. Überwiegend erfolgt dies über eine Einschränkung der Benutzer- und Administratorrechte, deutlich seltener durch eine Sperrung der CD-ROM-Laufwerke oder eine regelmäßige Kontrolle der installierten Software durch die IT-Abteilung. Nur bei wenigen Unternehmen erfolgt eine automatische Kontrolle der Programmdateien bei der Anmeldung der Nutzer im Netzwerk. Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass einerseits zwar Kontrollen durchgeführt werden, diese andererseits aber, wie im Zusammenhang mit den organisatorischen Rahmenbedingungen dargestellt, unregelmäßig erfolgen. Empfehlung Neben der Implementierung von Prozessen, die sicherstellen, dass Zu- und Abgänge im Softwarebestand zeitnah erfasst werden, sollten in einem Unternehmen Vorkehrungen dagegen getroffen werden, dass von den Mitarbeitern unkontrolliert Software auf den PC installiert wird. Dies sollte nicht nur unter lizenzrechtlichen Gesichtspunkten erfolgen, sondern auch vor dem Hintergrund, dass einerseits Wildwuchs zu Instabilitäten im System führen kann, wodurch die Support- und Wartungskosten unkalkulierbar ansteigen, und andererseits der Sicherheitsaspekt von den IT-Abteilungen nicht mehr kontrolliert werden kann. In regelmäßigen Abständen ist die Wirksamkeit der Maßnahmen durch die IT-Abteilung zu überprüfen. sehr gut gut verbesserungswürdig mangelhaft schlecht Abb. 14: Wie sicher schätzen Sie die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen ein? 3 % 34 % 42 % 17 % 4 % Über drei Viertel der Unternehmen (79%) schätzen die von Ihnen getroffenen Maßnahmen zur Vermeidung der Installation nicht autorisierter Software als zumindest relativ sicher ein. Die Ergebnisse dieser Umfrage werfen die Frage auf, ob dies nicht eine trügerische Sicherheit ist, da nur durch den Einsatz regelmäßiger und systematischer Kontrollen eine Aussage darüber möglich ist, wie groß die Verbreitung nicht autorisierter Software im Unternehmen tatsächlich ist. 18

19 Lizenzen Aufbewahrung und Verwaltung In der Regel wird von den Softwareproduzenten eine Lizenz in Papierform als originärer Nachweis für das Eigentum an der Lizenz ausgestellt. eigene Angaben unbekannt externer Dienstleister Konzernzentrale Rechtsabteilung jeweiliger Anwender jeweilige Abteilung IT-Abteilung 6% 2 % 2 % 2 % 2 % 2 % Abb. 15: Wo werden die Lizenznachweise aufbewahrt? 14 % 70 % Die Aufbewahrung der Lizenznachweise erfolgt in fast drei Viertel der Unternehmen (70%) in der IT-Abteilung. Nur in wenigen Unternehmen werden diese in anderen Abteilungen oder extern aufbewahrt. Abb. 16: Wer ist für die Verwaltung der Lizenznachweise zuständig? eigene Angaben unbekannt Konzernzentrale Leiter Einkauf Leiter Finanzen Leiter IT Leiter Fachabteilung Geschäftsleitung 4 % 4 % 4 % 2 % 3 % 1 % 20 % 62 % Ein vergleichbares Bild ergibt sich bei der Frage nach der Verwaltung der Lizenznachweise: In 62% der Unternehmen erfolgt diese durch den Leiter der IT-Abteilung. Empfehlung Die Aufbewahrung der Lizenznachweise hat in der für das Lizenzmanagement verantwortlichen Abteilung, sinnvollerweise der IT-Abteilung, zu erfolgen. Ein gut strukturiertes Lizenzmanagement erfordert eine Archivierung der Lizenz- und der Kaufnachweise nach Produkten und Beschaffungsdatum an einer zentralen Stelle im Unternehmen. Entscheidend ist, dass in angemessener Zeit ein Überblick über den Lizenzbestand gewonnen werden kann. Die mit der Verwaltung der Lizenzen betraute Abteilung muss über entsprechende personelle Ressourcen verfügen und die mit der Lizenzverwaltung beauftragten Mitarbeiter sind im Hinblick auf die oftmals komplexen Lizenzbedingungen umfassend zu schulen. Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 19

20 Abb. 17: Gibt es eine Aufstellung der angeschafften Lizenzen? unbekannt 1 % Ja 21 % Nein 78 % Handelsrechtlich betrachtet sind Lizenzen immaterielle Vermögenswerte und dementsprechend zu bilanzieren. Lediglich 21% der befragten Unternehmen gaben an, dass ein Lizenzinventar geführt wird, das alle für ein Lizenzmanagement relevanten Informationen enthält. Die Anforderungen hieran gehen deutlich über die handelsrechtlichen Vorschriften hinaus. Nur in weniger als der Hälfte dieser Lizenzinventare wird eine Zuordnung der Lizenzen zu einzelnen Anwendern vorgenommen. Die Beantwortung dieser Frage zeigt deutlich, dass die Inventarisierung von Lizenzen bei der überwiegenden Zahl der befragten Unternehmen wohl nur auf Basis der handelsrechtlichen Mindestanforderungen umgesetzt wird. Empfehlung Die angeschafften Lizenzen müssen in einem Lizenzinventar zusammengeführt werden, das, ebenso wie das Hard- und Softwareinventar, fortlaufend zu aktualisieren ist. Das Lizenzinventar muss, über die handelsrechtlichen Vorschriften hinaus, neben den Produkten auch die jeweiligen Versionen sowie Besonderheiten der Lizenzbedingungen, wie beispielsweise Upgrade- und Downgraderechte, enthalten. Außerdem sollte in dem Lizenzinventar eine Zuordnung der Lizenzen zu einzelnen Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen erfolgen. Das Software- und das Lizenzinventar sind regelmäßig miteinander abzugleichen. Nur so können bestehende Über- oder Unterlizenzierungen erkannt werden. Die Inventare sind zusammenzuführen, um die Zuordnung von Mitarbeitern oder Arbeitsplätzen zu Software und Lizenzen zu gewährleisten. 20

21 Einschätzung des Lizenzmanagements sehr gut gut verbesserungswürdig mangelhaft schlecht 3 % Abb. 18: Wie schätzen Sie das Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen ein? 29 % 17 % 11 % 40 % 40% der Unternehmen schätzen ihr Lizenzmanagement als verbesserungswürdig ein. 28% der Unternehmen bewerten es als mangelhaft (17%) oder schlecht (11%). Abb. 19: Welche Maßnahmen halten Sie für sinnvoll, um das Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern?* eigene Angaben keine Vorstellung klare Definition von Verantwortung IT-basierte Bestandsaufnahme Unterstützung Geschäftsleitung mehr Mitarbeiter 8 % 9 % 10 % 24 % 39 % 64 % * Mehrfachnennungen möglich Als Verbesserungspotenziale wurden von den Leitern der IT-Abteilungen insbesondere der Einsatz von Inventarisierungssoftware, eine klare Definition von Verantwortlichkeiten und die Unterstützung durch die Geschäftsleitung genannt. Bemängelt wurde weiterhin Das Fehlen von klaren unternehmensübergreifenden Regelungen im Bereich der Softwarebeschaffung und Softwareverwaltung. Das Fehlen einer einheitlichen Bedarfsplanung. Das Fehlen von Kontrolle und Transparenz der bestehenden Abläufe. Die Komplexität von Lizenzbedingungen der Softwareanbieter. Es sollten jedoch unabhängig von den durch die Unternehmensleitung gesetzten Rahmenbedingungen in der IT-Abteilung einerseits die Grundlagen für ein effektives Lizenzmanagement geschaffen und andererseits Anstöße zu notwendigen organisatorischen Veränderungen gegeben werden. Lizenzmanagement in deutschen Unternehmen Einzelergebnisse der Umfrage 21

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