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1 - Investitionsgut Software - Investitionsgut Software Nutzen der Potentiale, Vermeiden der Risiken durch Software Asset Management Montag, 11. Mai 2009 Da sind Sie gut beraten.

2 Unterstützung Geschäftsprozesse durch Software Wohlfahrtsorganisationen stehen heute vor der Aufgabe immer komplexere Geschäftsprozesse zentral zu steuern und zu überwachen Gleichzeitig entsteht durch weiter fortschreitenden Kostendruck zusätzlich die Notwendigkeit, die Geschäftsprozesse soweit wie möglich zu automatisieren und die vorhandene Ressourcen möglichst optimal zu nutzen 2 Investitionsgut Software

3 Unterstützung Geschäftsprozesse durch Software Die Nutzung von Software ermöglicht die Reduzierung der Prozesskosten und gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad. Entsprechend bildet Software heute die Grundlage der meisten Geschäftsprozesse in Unternehmen z.b. für Verwaltung von Kundendaten, Finanzbuchhaltung, Rechnungsstellung (z.b. CRM-Systeme wie SAP), Kommunikationsmanagement (z.b. -Systeme wie Microsoft Exchange / Outlook und Bürosuiten wie Microsoft Office z.b. für Textverarbeitung), Die Aufrechterhaltung und Wirtschaftlichkeit der allgemeinen Geschäftsprozesse hängt zunehmend von der Nutzung von Software ab 3 Investitionsgut Software

4 Risiken bei Einsatz von Software Haftungsrisiko für das Unternehmen und seine handelnden Organe bei Unterlizenzierung Nachlizenzierung oder Nutzungsunterlassung bei Organisationsmängeln, da keine geeigneten Managementprozesse für Software und/oder kein benannter zuständiger Mitarbeiter mit Entscheidungsgewalt Arbeitsausfall durch Beschlagnahmung von Software, PCs und Servern aufgrund von Urheberrechtsverstößen oder fehlender Softwarelizenznachweise Schadensersatz bei Fahrlässigkeit Auch Haftstrafen sind bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz möglich Weitere Informationen über aktuelle Fälle im Internet unter 4 Investitionsgut Software

5 Risiken bei Einsatz von Software 5 Investitionsgut Software

6 Risiken bei Einsatz von Software Steigerung der Investitionskosten in die Unternehmensinfrastruktur (Software, Hardware, Support und Verwaltung) Eine steigende Anzahl der genutzten Softwareprodukte bedingt in der Regel auch steigende Kosten für Betrieb, Support und Wartung Mit steigender Anzahl der genutzten Softwareprodukte steigt auch die Komplexität der Managementprozesse zur Verwaltung IT- Infrastruktur Überlizenzierung / Fehlinvestition durch fehlenden oder unvollständigen Managementprozesse für Software Bindung von Ressourcen durch Herstelleraudits (durchschnittlich werden mittlere und große Unternehmen mindestens einmal jährlich von einem Hersteller überprüft, Tendenz steigend!) 6 Investitionsgut Software

7 Risiken bei Einsatz von Software Mit Geschäftsprozessoptimierung durch Software entstehen jedoch auch zusätzliche Risiken und Folgekosten Fehlinvestitionen, wie z.b. Erwerb von Upgrades ohne gültige Vorlizenz, bei Umstellung auf eine neue Softwareversion Erwerb neuer Lizenzen trotz vorhandener Maintenanceabdeckung und Erwerb von Softwarelizenzen mit für den Einsatzzweck nicht ausreichenden Nutzungsrechten Die Nutzung von Software zur Optimierung der zentralen Geschäftsprozesse beinhaltet auch ein wirtschaftliches Risiko für den allgemeinen Geschäftsbetrieb 7 Investitionsgut Software

8 Risiken bei Einsatz von Software Softwarenutzung in Wohlfahrtsorganisatiionen Für den rechtlich abgesicherten Einsatz von Software in Unternehmen ist ein transparenter Nachweis des aktuellen Einsatzes von Software und der erworbenen Nutzungsrechte notwendig Für den wirtschaftlich optimalen Einsatz sind dedizierte Managementprozesse unerlässlich Software Asset Management 8 Investitionsgut Software

9 Welche Ziele hat Software Asset Management? Die betriebswirtschaftliche und lizenzrechtliche Beurteilung des aktuellen Einsatzes von Software in Ihrer Organisation Kostenverrechnung auf Basis der realen Softwarenutzung Wirtschaftlicher Umgang mit vorhandener Software Beschaffung von Software zu optimalen Kosten Die Planung des zukünftigen Einsatzes von Software Eine auch für unabhängige Dritte transparente und nachvollziehbare Darstellung des aktuellen und historischen Lizenzierungsstandes und des damit verbundenen Risikos Ein dauerhaftes Management von Software als Investitionsgut 9 Investitionsgut Software

10 Welche Potentiale bietet Software Asset Management? Einmalige Kosteneinsparung von bis zu 30% bei Neubeschaffungen im ersten Jahr nach Einführung durch Verwendung von bisher bei Einzelstandorten nicht genutzten Lizenzen (Überlizenzierung) an anderen Organisationsstandorten (Pooling) Entzug und Wiederverwendung von durch den Nutzer nicht mehr genutzten Softwarelizenzen Reduzierung der Softwareinstallationen durch nutzungsorientierte Kostenverrechnung pro Nutzer 10 Investitionsgut Software

11 Welche Potentiale bietet Software Asset Management? Dauerhafte Reduzierung der jährlichen Softwarekosten um bis zu 20% durch Erwerb von Upgrades für vorhandene Altlizenzen vollständige Nutzung der vorhandenen Nutzungsrechte (Zweitkopierechte, Downgraderechte etc.) an der Softwarestrategie orientierten Erwerb von Maintenance Sammelbeschaffungen über Volumenlizenzverträge Nutzungsorientierte Kostenverrechnung auf Mietbasis über zentrale Kostenstelle fundierte Forecasts für verbesserte Verhandlungsbasis gegenüber Herstellern / Lieferanten Anpassung der Softwarestandards an die betriebliche Praxis unter Berücksichtigung lizenzrechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte 11 Investitionsgut Software

12 Softwarenutzungsrechte 12 Investitionsgut Software

13 Erwerb von Updates / Upgrades ohne Vorversion 13 Investitionsgut Software

14 Erstellung von Images Die Erstellung eines Images von einem Installationsdatenträger für die elektronische Verteilung der Software über ein Netzwerk (elektronische Softwareverteilung / -distribution) stellt einen Kopiervorgang dar Das Recht zur Erstellung eines Images zur Ablage einer Software auf einem Server zur Verwendung durch andere Geräte oder elektronischen Softwareverteilung muss im Lizenzvertrag genannt sein 14 Investitionsgut Software

15 Verwendung von Downgrades Downgrade = anstelle der erworbenen Produktversion soll eine ältere Produktversion genutzt werden Ein Downgrade ist jedoch nur gestattet, wenn dieses Recht im Lizenzvertrag ausdrücklich eingräumt wird Einige Hersteller bieten ausschließlich für bestimmte Produktformen (in der Regel Volumen- / Rahmenvertragslizenzen) ein Downgraderecht an. Microsoft Office Volumenlizenzen beinhalten ein Downgraderecht (Bezug über einen Rahmenvertrag) Microsoft Office Boxprodukte beinhalten kein Downgraderecht Einige Hersteller gestatten ein Downgrade ausschließlich, wenn die entsprechende Lizenz unter noch aktiver Maintenance steht, z.b. Computer Associates Corel 15 Investitionsgut Software

16 16 Investitionsgut Software

17 Zugriffe auf Server Für die Nutzung von Serverdiensten durch Anwender oder Geräte sind bei einigen Herstellern zusätzliche Zugriffsberechtigungen notwendig Microsoft Windows Server Windows Client Access License (CAL) Bei Umstellung auf eine neue Produktversion sind neben neuen Serverlizenzen auch CALs in der entsprechenden Version erforderlich Zentrale Niederlassung A Die Geräte von Niederlassung A dürfen weder direkt noch indirekt auf den Server der Zentrale zugreifen Windows Server 2008 Std. Win CAL Win CAL Win CAL Windows Server 2003 Std. Win CAL Win CAL 17 Investitionsgut Software

18 Ermittlung Lizenzhistorie Ausgangssituation: Eine der Grundlagen eines Software Asset Managements sind die bereits vorhandenen Lizenzen und die damit verbundenen Nutzungsrechte. Aufgrund der meist über einen langen Zeitraum gewachsenen IT-Strukturen und Personalwechsel liegen meist keine qualifizierten Daten über die Summe der vorhandenen Lizenzen vor. In der Regel existiert keine zentrale Ablage der vorhandenen Lizenznachweise und Nutzungsbestimmungen. 18 Investitionsgut Software

19 Ermittlung Lizenzhistorie Ausgangssituation: Für die Erstellung einer Lizenzhistorie müssen die vorhandenen Lizenzen und die darin enthaltenen Nutzungsrechte ermittelt werden. Zur Erstellung einer Lizenzhistorie müssen die Daten in der Regel manuell aufgenommen werden. Zur Ermittlung der enthaltenen Nutzungsrechte werden Informationen des Herstellers sowie qualifiziertes Personal benötigt. 19 Investitionsgut Software

20 Ermittlung Lizenzhistorie Vorgehensweise: Die entsprechenden Eingangrechnungen müssen selektiert werden Wird Software über zentrale Kostenstellen beschafft, sollten die entsprechenden Kostenstellen ausgewertet werden In der Regel reicht die Sichtung der Daten der letzten vier bis sechs Jahre aus, da ältere Softwareprodukte meist nicht mehr genutzt werden Ergibt die Datenselektion, dass eine größere Anzahl an Upgrades erworben wurde, müssen evtl. auch frühere Eingangsrechnungen selektiert werden 20 Investitionsgut Software

21 Ermittlung Lizenzhistorie Vorgehensweise: Vorhandene Lizenznachweisedokumente müssen in einer zentralen Ablage zusammengefasst werden Laufende Volumenlizenzverträge müssen selektiert werden Laufende und bereits beendete Maintenanceverträge müssen selektiert werden, um die nutzbare Softwareversion zu ermitteln Eingangsrechnungen für Hardware (PCs, PDAs, Notebooks etc.) müssen zur Ermittlung der mitgelieferten Software selektiert werden (OEM-Versionen) 21 Investitionsgut Software

22 Ermittlung Lizenzhistorie Vorgehensweise: In der Regel verfügen größere Softwarehersteller über eine Online- Lizenzauskunft, die zur Datenermittlung genutzt werden kann Daten über beim Fachhandel bezogenen Lizenzen können bei den einzelnen Fachhändlern abgerufen werden (Artikel-Kunden- Statistik) Hersteller-Artikelnummern sollten zur eindeutigen Identifikation der Softwareart und der enthaltenen Nutzungsrechte so weit wie möglich ermittelt werden Enthaltene Nutzungsrechte können über die vorliegenden Lizenzbestimmungen oder den Softwarehersteller ermittelt werden 22 Investitionsgut Software

23 Ermittlung Lizenzhistorie Vorgehensweise: Die entsprechenden Daten sollten vollständig elektronisch erfasst werden: Vollständige Bezeichnung, z.b. Microsoft Office 2003 Professional Enterprise Edition deutsch oder Microsoft Office Professional 2003 OEM deutsch Enthaltene Nutzungsrechte (Upgradepfade bei Upgrades, Downgraderechte, Zweitkopierecht, Imaging-Recht etc.) Art des Lizenznachweises (Lizenzbestätigung, Eingangsrechnung, Online-Lizenzauskunft etc.) Soweit wie möglich Datum des Bezugs der Lizenzen und Lieferant Enthaltene Maintenance inkl. aktuell nutzbarer Softwareversion 23 Investitionsgut Software

24 Ermittlung Lizenzhistorie ACHTUNG! In der Regel ist es nicht möglich, eine lückenlose Lizenzhistorie zu erstellen. Das Hauptaugenmerk sollte bei der Datenermittlung auf besonders häufig genutzten Softwareprodukten bzw. hochpreisigen Produkten liegen. Vor der Datenselektion sollte daher grob die aktuelle Softwarenutzung in der Organisation ermittelt werden. 24 Investitionsgut Software

25 Network Desktop- Device Network Desktop- Device Network Mobile- Device Scan results: HW - HP, Pent. M 1,8 GHz, 1 GB RAM, 120 GB HD,... SW - Win Vista Business., Office 2007 Prof., Scan results: HW -?? SW -?? Terminal-Device Server-Device Scan results: HW - HP, Pent. V 2,8 GHz, 512 MB RAM, 120 GB HD, SW - Win XP Prof., Office 2003 Prof.,... Scan results: HW - HP, Pent. V 3,0 Ghz, 512 MB RAM, 80 GB HD, SW - Win XP Prof., Office 2003 Std.,... Scan results: HW - HP, 2 x XEON 2,8 GHz, 4096 MB RAM, 4 x 36 GB HD,... SW - Windows 2003 Server Std.,... Software Inventory Installed Software 85 x Office 2003 Std. 12 x Office 2003 Prof. 3 x Office 2007 Prof. 95 x Windows XP Prof. 3 x Windows Vista Business 2 x Windows Vista Ultimate 3 x Windows Server 2003 Std.?? x Windows 2003 Client Access License?? x Windows 2003 Terminal Server Client Access License?? x Office 2003 Std. per Terminal Server Access Tools Software Asset Management?? x Software on stand alone devices Hardware Inventory Servers 1 x HP, 2 x XEON 2,8 GHz, 4096 MB RAM, 4 x 36 GB HD, Desktops 10 x HP, Pent. V 2,8 GHz, 512 MB RAM, 120 GB HD, Mobile 5 x HP, Pent. M 1,8 GHz, 1 GB RAM, 120 GB HD, Investitionsgut Software Proof Of License Inventory 15 x Microsoft Office Prof dt. OEM - Licensed per copy on device - Maintenance coverage: no - Downgrade: no - Second copy on portable device: no - Electronic deployment: no 85 x Microsoft Office Std dt. with Software Assurance OPEN License - Licensed per device - Maintenance coverage: yes - Downgrade: yes - Second copy on portable device: yes - Electronic deployment: yes 60 x Microsoft Windows XP Prof. dt. OEM - Licensed per copy on device - Maintenance coverage: no - Downgrade: yes - Second copy on portable device: no - Electronic deployment: no 40 x Upgrade Microsoft Windows XP Prof. dt. OPEN License - Licensed per device - Maintenance coverage: no - Downgrade: yes - Second copy on portable device: no - Electronic deployment: yes - BASIC LICENSE REQUIRED 3 x Windows Server 2003 dt. OPEN License - Licensed per instance - Maintenance coverage: no - Downgrade: yes - Electronic deployment: yes 105 x Windows Server 2003 Client Access License dt. OPEN License - Licensed per user - Maintenance coverage: no - Downgrade: yes 10 x Windows Server 2003 Terminal Server Client Access License dt. OPEN License - Licensed per user - Maintenance coverage: no - Downgrade: yes Volume License Agreements Microsoft OPEN License Business - Contract duration: Licenses maintenance covered: no - Maintenance coverage optional: yes

26 Bedarf Zusatzsoftware Bedarf Zusatzsoftware Bedarfsfreigabe Vertragsdaten Nutzunsgrechte Kostenverrechnung Deinstallationsdaten Lizenzdaten ILV-Daten Basis-Software Beschaffungsdaten Installationsdaten 26 Investitionsgut Software

27 27 Investitionsgut Software

28 28 Investitionsgut Software

29 Tools Software Asset Management ACHTUNG! Grundlage eines Software Asset Managements ist die Definition und Einhaltung von Prozessen. Softwaretools dienen ausschließlich zur leichteren Ermittlung und Verwendung der notwendigen Daten. Sie ermöglichen ohne die notwendigen Prozesse und lizenzrechtliches Know-how kein nachhaltiges Software Asset Management. Die definierten Prozesse sollten dauerhaft auf Gültigkeit und Einhaltung geprüft, ggf. angepasst und schriftlich dokumentiert werden. 29 Investitionsgut Software

30 Nutzer Annahme & Weiterleitung Bedarfsantrag Auswirkungen unvollständiger oder fehlerhafter Prozesse JA Bestellung Software 30 Investitionsgut Software

31 Risiken unvollständiger Prozesse Mögliche direkte finanzielle Folgen der VIP Sonderrechte: Keine Prüfung, ob aktuell ungenutzte Softwarelizenzen in der Organisation bereits vorhanden sind Überlizenzierung Kein Abgleich mit aktuell bereits in der Beschaffung befindlichen Softwarelizenzen Doppelbeschaffung Keine Berücksichtigung vorhandener älterer Softwarelizenzen hinsichtlich des Bezugs von Upgrades keine Beschaffung zu optimalen Kosten Keine Berücksichtigung der notwendigen Nutzungsrechte (z.b. Erwerb Boxprodukt anstelle Volumenlizenz) Fehlinvestition Unvollständige Budgetierung in den Folgejahren durch unvollständiges Inventar der genutzten Software 31 Investitionsgut Software

32 Risiken unvollständiger Prozesse Haftung Unvollständige / fehlende Softwarelizenznachweise Anforderungen an die Unternehmensorganisation werden nicht eingehalten Möglicher Verstoß gegen die im Lizenzvertrag definierten Nutzungsrechte (z.b. bei Erwerb eines Boxproduktes anstelle einer Volumenlizenz) Nachweis einer rechtlich korrekten Softwarelizenzierung ggf. nicht möglich 32 Investitionsgut Software

33 Risiken unvollständiger Prozesse Support Erhöhter Aufwand für Installation & Wartung durch dezentrale / unregistrierte Installation unvollständiges Softwarenutzungsinventar Ggf. Systemausfälle durch fehlerhafte Installation Ggf. Netzwerkausfälle durch fehlerhafte Installation Keine Berücksichtigung vorhandener Softwarestandards Hohe Kosten, da ggf. externer Support notwendig 33 Investitionsgut Software

34 Warum Logiway? Langjährige praktische Erfahrung Unterstützung bei allen Bestandteilen eines Software Asset Managements: Von der Einführung bis hin zum späteren Betrieb Breites Schulungsangebot Grundlagen der Softwarelizenzierung (ein Tag) Microsoft Licensing Professional inkl. Abnahme Abschlussprüfung (zwei Tage nächster Termin 16./17. Juni 2009 in Berlin) Einführung & Betrieb eines Software Asset Managements (anderthalb Tage) Tools zur Soft- und Hardwareinventarisierung, Softwaredeployment, Softwaremetering und Software Asset Management Datenbanken 34 Investitionsgut Software

35 Warum Logiway? Autorisierter Microsoft Software Asset Management Partner (www.microsoft.com/germany/sam/) Aufnahme Softwarebestand mit Anerkennung der ermittelten Werte durch Microsoft Ausstellung eines Software Asset Management Zertifikates durch Microsoft mit einem Jahr Gültigkeit Clearance Service zur Reduzierung der zu verwaltenden Lizenznachweise Unterstützung SOM (Software Asset Management Optimization Model) bis hin zur Zertifizierung der Stufe 4 35 Investitionsgut Software

36 Warum Logiway? Das SAM-Team & seine Qualifikation Sechs speziell ausgebildete Mitarbeiter mit Erfahrung aus insgesamt über 40 Projekten Hochgradige Mitarbeiterzertifizierungen Microsoft Certified Professional Licensing Solutions for Large Organizations Microsoft Certified Professional Licensing Solutions for Small & Medium Organizations Microsoft Certified Professional Licensing Solutions for Large Organizations Microsoft Certified Professional Software Asset Management ITIL Foundation IT Service Management 36 Investitionsgut Software

37 Warum Logiway? Referenzen (Auszug) Bayer Business Services GmbH Bayer Health Care AG Berlin Chemie AG Deutsche Bahn AG Deutscher Caritas Verband e.v. Fujitsu Technology Solutions GmbH Premiere Fernsehen GmbH & Co.KG Schering AG (jetzt Bayer Schering Pharma AG) 37 Investitionsgut Software

38 Wo bekommen Sie Unterstützung? - Wir erarbeiten Ihnen gern ein Ihr individuelles Konzept für ein Software Management in Ihrer Einrichtung. - gern unterstützen wir Sie bei der internen Kommunikation um einem Projekt in Ihrem Haus das nötige Gewicht zu verleihen - Auswertung über alle Lizenzen, die über Logiway bezogen wurden - bereits jetzt, als Liste kurzfristig verfügbar - ab Sommer 09 planen wir eine Portallösung mit der Sie jederzeit online auf diese Informationen zugreifen können 38 Investitionsgut Software

39 Beschaffung von Softwarelizenzen ein wesentliches Element des Lizenzmanagements Welches Lizenzierungsmodell ist im Einzelfall das effektivste? welche Mengen-Staffeln existieren bei einer Beschaffung über einen Rahmenvertrag? Wann lohnt sich der Kauf mit Maintenance/Software Assurance? Bei Logiway steht Ihnen für diese Fragen ein Team von insgesamt 10 Vertriebs- Mitarbeitern für die Wohlfahrt zur Verfügung 39 Investitionsgut Software

40 Beschaffung bei zentralem/dezentralem Einkauf Zentrale Beschaffung: Belieferung von Außenstellen auch bei zentraler Bestellung Dezentrale Beschaffung: direkter Kontakt gern auch mit kleinen Außenstellen Unterstützung bei der Kommunikation mit Außenstellen 40 Investitionsgut Software

41 Wie ist der aktuelle Stand beim Microsoft-Select? aktuell können Lizenzen über diesen Vertrag bezogen werden Lizenzkeys sind freigegeben in verschieden Fällen kann es sinnvoll sein, einen eigenen Open-/ Selectvertrag abzuschließen. Wir beraten Sie dazu gerne. verschiedene EDU Bezugsberechtigungen (Krankenhäuser, verfasste Kirche ) entfallen zukünftig Wohlfahrtseinrichtungen insbesondere Behindertenhilfe sind davon bislang nicht betroffen Auch in Diakonischen Einrichtungen wird auditiert! 41 Investitionsgut Software

42 Welche Rahmenverträge gibt es für die Einrichtungen der Diakonie aktuell? Microsoft Select-EDU Adobe Citrix Corel Mindjet Kaspersky Avira CA F-Secure Symantec TrendMicro McAfee Nero Nuance Novell O&O Quark Eleven Hardware: Epson Beamer In Planung: Fujitsu Technologie Solutions Dell 42 Investitionsgut Software

43 Wo bekommen Sie Unterstützung? Logiway GmbH Am Borsigturm Berlin Tel.: 030 / Fax: 030 / Investitionsgut Software

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 44 Investitionsgut Software

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