Eine Gebrauchsanweisung

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1 Konfliktmanagement für Führungskräfte Personalführung und Personaleinsatz 5 Eine Gebrauchsanweisung Konflikte sind im menschlichen Zusammenleben alltäglich. Niemand kann sich auf Dauer davor schützen, selbst in einen Konflikt verwickelt zu werden oder in unmittelbarer Lebensumgebung einen Konflikt mitzuerleben. Konflikte treten in sämtlichen Lebensbereichen auf, dementsprechend auch am Arbeitsplatz in der Öffentlichen Verwaltung. Obwohl Konflikte zur Lebensnormalität gehören, begegnen ihnen nur wenige Menschen mit freudigem Optimismus. Vielmehr werden Konflikte regelmäßig als unangenehm, lästig, störend oder sogar schädlich empfunden. Auch aus organisatorischer Sicht erscheinen Konflikte unerwünscht, indem sie beispielsweise zu Reibungsverlusten in den Geschäftsprozessen führen, Krankheits- und sonstige Ausfallzeiten verursachen, Arbeitszufriedenheit und Arbeitsmotivation belasten, in der Außendarstellung negative Image-Effekte auslösen, insgesamt also die Erreichung der Verwaltungsziele beeinträchtigen. Angesichts dieser Ausgangslage stellt sich die Frage: Was tun? In den letzten Jahren haben sich immer mehr Unternehmen und Behörden entschieden, einerseits Konflikte als natürlichen Bestandteil des menschlichen Zusammenlebens anzuerkennen, andererseits aber den negativen Auswirkungen und Begleitumständen durch die Einrichtung Betrieblicher Konfliktmanagementsysteme offensiv und gestaltend entgegenzutreten. Allerdings treten in der praktischen Umsetzung zwei zentrale Probleme auf: Konfliktmanagement gehört zu den eher jüngeren Themengebieten der arbeits- und organisationspsychologischen Forschung, die theoretische und empirische Fundierung steckt noch in den Anfängen. Umsetzungsreife Konzepte finden dementsprechend erst nach und nach den Weg in die Praxis. Effektive und effiziente Konfliktmanagementsysteme können nicht einfach als Blaupause von anderen Organisationen (Behörden, Unternehmen) übernommen werden. Vielmehr sind bei der Planung und Gestaltung solcher Systeme die speziellen Gegebenheiten in der jeweiligen Verwaltung angemessen zu berücksichtigen. Hierzu gehören beispielsweise die Verwaltungsgröße, die spezifische Aufgabenstruktur, örtliche Beteiligte mit ihren Erfahrungen und Erwartungen sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen finanzieller und personeller Art.

2 6 Personalführung und Personaleinsatz Konfliktmanagement für Führungskräfte Dieser Ausgangslage wird in diesem Buch dadurch Rechnung getragen, dass wir einen weiten Anlauf nehmen: Zunächst werden zentrale Grundlagen aus der allgemeinen Konfliktforschung vermittelt, etwa was einen Konflikt ausmacht und wie Konflikte anhand bedeutsamer Kategorisierungenanalysiertwerden können. Im zweiten Schritt werden dann Strategien zum Umgang mit Konflikten sowie konkrete Verfahren der Konfliktbearbeitung vorgestellt und mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen diskutiert. Erst im dritten Schritt wird gezeigt, wie das Grundlagenwissen über Konflikte und den Umgang mit ihnen zur Gestaltung eines eigenen Betrieblichen Konfliktmanagementsystems eingesetzt werden kann. Mit dieser Vorgehensweise ist gegenüber einer reinen Beschreibung eines idealtypischen Konfliktmanagementsystems ( Blaupause ) ein doppelter Mehrwert verbunden: Zum einen erwerben Sie umfangreiches Grundlagenwissen über Konflikte, deren Verlauf und den Umgang mit ihnen. Auf dieser Grundlage können Sie Ihr eigenes Konfliktverhalten analysieren und weiterentwickeln und stärken damit Ihre persönliche Konfliktkompetenz (was auch in Ihrem Privatleben für eine echte Bereicherung sorgen dürfte). Zum anderen können Sie die spezifischen Besonderheiten in Ihrer Organisation beim Aufbau des eigenen Konfliktmanagementsystems besser berücksichtigen und darüber hinaus falls nicht alles wie erwartet läuft oder sich die örtlichen Rahmenbedingungen verändern Optimierungsmöglichkeiten selbstständig erkennen und umsetzen. Dieses Buch soll übrigens keine letzten Wahrheiten und keine Patentrezepte zum Konfliktmanagement vermitteln, sondern Ihnen eine Anregung zur eigenständigen Auseinandersetzung mit diesem Themengebiet sein. Gerade dann, wenn Sie mit hier vorgestellten Konzepten, Definitionen und Anregungen nicht übereinstimmen, ist es interessant, dem Warum nachzuspüren dies ermöglicht Ihnen in der Regel eine qualifizierte Reflexion Ihres eigenen Denkens und Verhaltens. Bevor es gleich losgeht, ist noch auf dreierlei hinzuweisen: Innerhalb des Gesamtkomplexes Öffentliche Verwaltung bestehen sehr unterschiedliche Strukturen und Organisationsformen; zur Vermeidung von Irritationen werden einheitliche Funktionsbezeichnungen verwendet, die folgendermaßen zu beschreiben sind:

3 Konfliktmanagement für Führungskräfte Personalführung und Personaleinsatz 7 Als Verwaltungsleitung wird die oberste Führungsebene bezeichnet, die die Personalgesamtverantwortung trägt und zu strategischen Entscheidungen befugt ist, die die gesamte Verwaltung betreffen. Dabei wollen wir nicht unterscheiden, ob diese Kompetenzen lediglich einer Person obliegen oder mehreren Personen gemeinsam zukommen. Unter dem Begriff Führungskräfte werden alle Personen zusammengefasst, die Personalverantwortung tragen; sofern keine ausdrückliche Differenzierung erfolgt, wird die Verwaltungsleitung den Führungskräften zugerechnet. Als Beschäftigte werden die übrigen Personen bezeichnet, denen gemein ist, dass sie sämtlich keine Personalverantwortung tragen. Zur Verbesserung der Lesbarkeit werden Funktionsbezeichnungen grundsätzlich nur in männlicher Form ausgewiesen. In Beispielen erfolgt bei Einzelpersonen eine geschlechtsentsprechende Bezeichnung. Die Beispiele beruhen teilweise auf Schilderungen aus unterschiedlichen Verwaltungen und wurden zum Schutz der betroffenen Personen deutlich verfremdet. Die verwendeten Namen sind frei erfunden. Eine Übereinstimmung mit realen Personen ist nicht beabsichtigt und wäre rein zufällig. Übrigens: Die Befassung mit betrieblichen Konflikten ist eine wichtige Führungsaufgabe. Schön, dass Sie sich dieser Herausforderung stellen! Lüdenscheid, im August 2014 Dr. Karl Heinz Blasweiler

4 Konfliktmanagement für Führungskräfte Personalführung und Personaleinsatz 11 Inhalt EineGebrauchsanweisung... 5 Herausgeber... 9 Autor GrundlagenausderKonfliktforschung Was ist ein Konflikt? Definition und Abgrenzung.. 16 Checkliste Konfliktsymptome Welche Konflikttypen gibt es? Konfliktkategorisierungen Grundidee KonfliktkategorisierungennachBeteiligten Konfliktkategorisierungen nach dem Konfliktgegenstand Wie gehen die Konfliktparteien miteinander um? FormenderKonfliktaustragung Welche Aspekte müssen noch beachtet werden? Begleitumstände Persönlichkeitseigenschaften Persönliche Situation und situative Rahmenbedingungen PersönlicheKonflikterfahrungen Konfliktkultur Welche Strategien verfolgen die Konfliktparteien? Konfliktverhalten Wie können Konflikte sachgerecht untersucht werden? Konfliktanalyse AnsatzpunktederKonfliktanalyse Hinweis: Die zusätzlich online verfügbaren Arbeitshilfen sind im Inhaltsverzeichnis kursiv dargestellt.

5 12 Personalführung und Personaleinsatz Konfliktmanagement für Führungskräfte DiehandlungsorientierteKonfliktanalyse Leitfragen Handlungsorientierte Konfliktanalyse DieevaluativeKonfliktanalyse Selbsttraining handlungsorientierte Konfliktanalyse Trainingsanleitung Handlungsorientierte Konfliktanalyse Selbsttraining Handlungsorientierte Konfliktanalyse 2 StrategienzumUmgangmitKonflikten Wie kann der Konfliktentstehung entgegengewirkt werden? Konfliktvermeidung Wie kann die Konfliktaustragung verhindert werden? Konfliktunterdrückung Wie können Konflikte inhaltlich angegangen werden? KonfliktlösungundKonfliktregelung Grundlagen Verfahrensarten VerfahrenohneBeteiligungDritter VerfahrenmitBeteiligungDritter KriterienzurStrategieauswahl Wie können Konflikte bewusst geschürt werden? Konfliktstimulation Betriebliches Konfliktmanagement und Betriebliches Konfliktmanagementsystem Worum geht es bei Betrieblichen Konfliktmanagementsystemen genau? Konzept, DefinitionundZielsetzung KonzeptionelleGrundlagen Definition und Zielsetzung Betrieblicher Konfliktmanagementsysteme Hinweis: Die zusätzlich online verfügbaren Arbeitshilfen sind im Inhaltsverzeichnis kursiv dargestellt.

6 Konfliktmanagement für Führungskräfte Personalführung und Personaleinsatz Was gehört zu einem Betrieblichen Konfliktmanagementsystemdazu? Bestandteile EinrichtungvonKonfliktanlaufstellen Bereitstellung von Unterstützungsleistungen zur Konfliktbearbeitung AngebotezurSchulungundWeiterbildung Evaluation RegelwerkundGesamtsystem Wie wird ein Betriebliches Konfliktmanagementsystem vorbereitet? Einführungsstrategie Grundlagenarbeiten AufbaudesKonfliktmanagementsystems StartderinhaltlichenArbeit Checkliste Bereitstellung von Informationen AblaufplanEinführungsprozess Checkliste Vom Konzept zur Umsetzung Wie kann das Regelwerk gestaltet werden? Entwurf einer Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Konfliktmanagementsystem Grundgedanke KommentierterEntwurf Muster Dienstvereinbarung ModifikationenfürkleinereVerwaltungen Nachwort EineErmutigung AlleOnline-ArbeitshilfenzumBuchaufeinenBlick Quellenverzeichnis Stichwortverzeichnis Hinweis: Die zusätzlich online verfügbaren Arbeitshilfen sind im Inhaltsverzeichnis kursiv dargestellt.