Aufbau und Nutzen einer ganzheitlichen IT- Dokumentation

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1 Aufbau und Nutzen einer ganzheitlichen IT- Dokumentation tekom RG Baden am dokuit Manuela Reiss Mai

2 Manuela Reiss Studium der Geographie Seit fast 20 Jahren Erfahrungen als Beraterin in IT-Projekten im Microsoft Windows Umfeld in verschiedenen Positionen Autorin mehrerer Fachbücher und diverser Beiträge in Fachzeitschriften Langjährige Erfahrungen als Trainerin und Beraterin zum Thema IT- Dokumentation (Betriebs-, Notfall- und Projektdokumentation) Inhaberin von dokuit - als Fullservice-Anbieter im Bereich IT-Dokumentation bietet dokuit seinen Kunden Unterstützung bei allen Fragestellungen rund um das Thema IT-Dokumentation dokuit Manuela Reiss Mai

3 Agenda Aufbau einer prozessorientierten IT-Dokumentation im Überblick Die Basis: System- und Prozessdokumentation Zwingend erforderlich: IT-Notfalldokumentation Unumgänglich: Projektdokumentation Fragen und Diskussion dokuit Manuela Reiss Mai

4 AUFBAU EINER PROZESSORIENTIERTEN IT- DOKUMENTATION IM ÜBERBLICK dokuit Manuela Reiss Mai

5 Typische Hilferufe Wir haben keine IT-Dokumentation, wollen oder müssen das Thema aber endlich einmal angehen Wir haben sehr viele Dokumente, aber niemand hat einen Überblick Bei uns steht ein Audit oder eine Zertifizierung an Wir sollen unsere Prozesse dokumentieren, finden aber keinen Einstieg Uns wurde aufgetragen ein Notfallhandbuch zu erstellen Bei uns klappt es nicht mit der Projektdokumentation dokuit Manuela Reiss Mai

6 Meine Vorgehensweise ANALYSE Analyse der Ziele / Anforderungen Analyse der vorhandenen Dokumentation und der Dokumentationsprozesse AUSWERTUNG Bewertung und Dokumentation der erhobenen Informationen Ermittlung der Defizite und Optimierungspotentiale KONZEPTION Erarbeitung eines Grobkonzepts einschließlich Maßnahmenplan Festlegung der Umsetzungsreihenfolge dokuit Manuela Reiss Mai

7 (Gesetzliche) Anforderungen an die IT-Dokumentation Nachweis eines ordnungsgemäßen IT-Betriebes Nachweis von Datensicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz Unterstützung der Wiederherstellung im Notfall dokuit Manuela Reiss Mai

8 Die IT-Dokumentation ist nicht nur lästiges Übel Arbeitsabläufe werden transparent und können besser optimiert werden Neue Mitarbeiter oder Vertretungen können sich schneller einarbeiten Mitarbeiter haben ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Informationen und können effizierter arbeiten Wertvolles Knowhow bleibt dem Unternehmen auch bei einem Ausscheiden von Mitarbeitern erhalten Fazit: Wichtig ist die Dokumentation der IT-Prozesse dokuit Manuela Reiss Mai

9 Bausteine der IT-Dokumentation Richtlinien Betrieb Notfall Projekte dokuit Manuela Reiss Mai

10 DIE BASIS: SYSTEM- UND PROZESSDOKUMENTATION dokuit Manuela Reiss Mai

11 Möglicher Aufbau der IT-Betriebsdokumentation (1) Die Basis: Eine aktuelle Systemdokumentation Betriebsdokumentation Systemdokumentation (Hardware- und Software) dokuit Manuela Reiss Mai

12 Einbindung bereits (automatisiert) erfasster Informationen Manuell erstellte Systembeschreibungen Bestandsverwaltung /CMDB Iventarisierung IT-Systemdokumentation Patchverwaltung Monitoring Daten zum Grundschutz z.b. im GSTool Softwareverteilung und Lizenzverwaltung dokuit Manuela Reiss Mai

13 dokuit Manuela Reiss Mai

14 Möglicher Aufbau der IT-Betriebsdokumentation (2) Standards / Normen fordern in der Regel eine spezifische Dokumentation Betriebsdokumentation Systemdokumentation (Hardware- und Software) Compliance-Dokumentation IT-Sicherheitsmanagement Datenschutz Qualitätsmanagement dokuit Manuela Reiss Mai

15 Möglicher Aufbau der IT-Betriebsdokumentation (3) Zusätzlich erforderlich: Dokumentation der IT-Prozesse Betriebsdokumentation Systemdokumentation (Hardware- und Software) Compliance-Dokumentationen Prozessdokumentation IT-Sicherheitsmanagement IT-Grundschutz IT-Risikomanagement IT-Kernprozesse IT-Serviceprozesse dokuit Manuela Reiss Mai

16 Typische IT-Prozesse Störungsmanagement (Support und HelpDesk) Backup- und Wiederherstellung Wartung (z.b. Patchmanagement) Benutzerverwaltung Softwareentwicklung Clientmanagement Änderungsmanagement dokuit Manuela Reiss Mai

17 Mögliche Gliederung einer Prozessbeschreibung Grundlage ist die Erfassung der bestehenden IT-Prozesse (Aufbau einer Prozesslandkarte) dokuit Manuela Reiss Mai

18 Alternativ: Serviceorientierte Struktur der Betriebsdokumentation IT im Wandel: Im Mittelpunkt stehen die Services und nicht die Systeme Services Aufbauorganisation bzw. Funktionen Prozesse Systeme dokuit Manuela Reiss Mai

19 ZWINGEND ERFORDERLICH: IT-NOTFALLDOKUMENTATION dokuit Manuela Reiss Mai

20 Abgrenzung Notfallmanagement versus IT Sicherheit Ressourcen Produkte Mitarbeiter Informationen Gebäude Produktionsanlagen Vertraulichkeit Verfügbarkeit Integrität Notfallmanagement Sicherheitsziele IT-Sicherheitsmanagement dokuit Manuela Reiss Mai

21 Notfallmanagementprozess gemäß BSI Standard Notfallmanagement = Vorsorge + Bewältigung + Ständige Verbesserung Erkennen und Vorsorgen Erstellung einer Leitlinie für das Notfallmanagement (Kap. 4) Durchführung einer Business Impact Analyse (Kap. 5) Durchführung einer Risikoanalyse (Kap. 5) Entwicklung der Kontinuitätsstrategien (Kap. 5) Erstellung und Umsetzung eines Notfallvorsorgekonzepts (Kap.5 und 6) Bewältigen Erstellung eines Notfallhandbuches zur Notfallbewältigung (Kap. 7) Erstellung von spezifischen Geschäftsfortführungsplänen (Kap. 7) Lernen Durchführung von Übungen und Tests (Kap. 8) Regelmäßige Überprüfung des Notfallmanagementprozesses (Kap. 9) dokuit Manuela Reiss Mai

22 Phasen der Notfallbewältigung dokuit Manuela Reiss Mai

23 Mögliche Gliederung des Notfallhandbuchs Wie auch die anderen Teile der IT Dokumentation sollte das Notfallhandbuch modular aufgebaut sein dokuit Manuela Reiss Mai

24 Beispiel Geschäftsfortführungsplan Quelle: HiSolutions AG, Berlin dokuit Manuela Reiss Mai

25 Wiederanlaufpläne Wiederanlaufpläne müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums die Rückkehr zum Normalbetrieb bzw. den Aufbau eines Notbetriebs ermöglichen (Wiederanlauf und Wiederherstellung). Sie ergänzen die Geschäftsfortführungspläne. Erforderliche Punkte in einem Wiederanlaufplan zur Wiederherstellung eines Systems: Aufbau, Installation und Konfiguration der erforderlichen Hardware- Komponenten Installation der Systemsoftware Einspielen der Anwendungssoftware Wiederherstellung der Daten einschließlich der Konfigurationsdateien aus der Datensicherung dokuit Manuela Reiss Mai

26 UNUMGÄNGLICH: PROJEKTDOKUMENTATION dokuit Manuela Reiss Mai

27 Möglicher Aufbau der Projektdokumentation Projektdokumentation Projektakte für Projekt xy Projektakte für Projekt xy Projektmanagementhandbuch Projektmanagement- Dokumente Ergebnisdokumente Dokumentation ist sehr häufig Unternehmensberatung!!! dokuit Manuela Reiss Mai

28 Projektmanagementhandbuch Das IT-Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) ist nach DIN : eine Zusammenstellung von Regeln und Vorgaben, die innerhalb eines Unternehmens für die Planung und die Durchführung von Projekten gelten. Typische Inhalte: Was ist ein Projekt? Verwendete Vorgehensmodelle Grundlegender Aufbau der Projektorganisation Standardisierte Projektmanagement-Prozesse Methoden und Instrumente der Projektplanung und -steuerung dokuit Manuela Reiss Mai

29 Projektmanagement DIN 69901:2009 Enthält Prozessbeschreibungen und zeigt phasenbezogene Beziehungen der PM-Prozesse dokuit Manuela Reiss Mai

30 Überführung der Projektdokumente in den Betrieb dokuit Manuela Reiss Mai

31 Wichtiger Prozess: Change-Management dokuit Manuela Reiss Mai

32 32 dokuit Manuela Reiss Mai

33 Vielen Dank! Manuela Reiss Tel dokuit Manuela Reiss Mai

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