Prozessoptimierung Projekte zur Produktivitätssteigerung

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1 Prozessoptimierung Projekte zur Produktivitätssteigerung CMC Certified Management Consultant Künzli Consulting I kuenzli@kucon.ch I Tel: +41 (0) I Fax: +41 (0)

2 Ziel Ziele Es ist unser Ziel, das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen durch: innovatives Handel kundenorientierte Geschäfts-Prozesse Stabile Prozesse mit hoher Reaktionsfähigkeit Kurze Durchlaufzeiten durch Ausschöpfung der bestehenden Ressourcen 2.0.2

3 Die vier n Leistungsinhalte Unsere Stärke liegt in der Vereinfachung, respektive Optimierung der Geschäftsprozesse. Für die effektive und effiziente Durchführung Ihrer Projekte und Aktionen unterstützen wir Sie mit unserem Netzwerk und einem erfahrenen Projektleiter. Potenzialanalyse bestimmen der Potenziale und wer, was, bis wann umsetzen soll -> Potenziale und Umsetzungsplanung Umsetzung Projektmanagement und Coaching Prozessorientierte Organisation (event. Prozessteam-Einführung) Kontinuierliche Verbesserungs- Prozesse (KVP) 2.0.3

4 Geschäftsprozesse Die Geschäftsprozesse bestehen aus - Leistungs- und Innovations- Prozessen - Managementprozessen - Unterstützungsprozessen und - Veränderungsprozessen Veränderungsprozess Management- Prozesse Leistungs- & Innovations- Prozesse Kunde Unterstützungs-Prozesse 2.0.4

5 Projekt - Abwicklungsphasen Projektabwicklung Am Anfang aller Bemühungen steht die Potentialanalyse ( 1). Diese erste zeigt die Potentiale auf und bestimmt die Aktionen und Aufwendungen für die Umsetzung ( 2 und 3). Mit der 4 werden die erreichten Resultate kontinuierlich erweitert und gesichert. Sofortmassnahmen Potenzialanalyse Messsystem & Schulung Hauptbarriere 1 Hauptbarriere 2 Hauptbarriere 3 Sicherung des Erreichten - Prozess-Audits - weitere Barrierenbeseitigung Prozessorientierte Organisation (Prozessteams)

6 Stufen der Wettbewerbsfähigkeit Prinzipien 1. ohne Investitionen Um Scheinlösungen ( Schnellschüsse ) zu vermeiden, sind Investitionen in Maschinen, Informatik, Personal etc. in einer ersten verboten. Produktivitätssteigerung Quantensprung ohne Investitionen in Ressourcen Best Reife Ist Zeit 2.0.6

7 Prinzipien 2. Zusammen In Workshops erarbeiten wir zusammen die Ideen und Aktionen. Das Unternehmen bringt das Know-how ein und wir die Methodik. Zudem zeigen wir auf, wie andere Unternehmen in ähnlichen Situationen vorgegangen sind. Wir arbeiten zusammen in Form von Workshops 2.0.7

8 Das Potenzial Potenziale? Produktivitätssteigerungen von mehr als 15% bei einer Halbierung der Auftragsdurchlaufzeit Dabei mehr als 15 % Kosteneinsparung etc. bei 30 bis 70% Durchlaufzeitverkürzung, erreicht man: kürzere Durchlaufzeiten Kosten-Reduktion Produktivitäts-Steigerung weniger Bestände weniger Fehler & Nacharbeit kürzere Entwicklungszeiten % Produktivität 2.1.1

9 Ziele der Potenzialanalyse Potenzialanalyse Warum? Wir sind gegen ein wildes Vorpreschen. Vielmehr soll mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitern das Verbesserungspotenzial abgeschätzt und die entsprechenden Aktionen zur Ausschöpfung dieses Potenzials bestimmt werden. Erst in einer zweiten wird die Realisierung entsprechend Plan vorangetrieben. Wichtig: Die Potenzialanalyse zahlt sich durch das Umsetzen der Sofortmassnahmen mehr als selbst! Auffinden der grössten POTENZIALE und ZIELE zur Produktivitätssteigerung Bestimmen der notwendigen AKTIONEN und VORGEHEN zur Potenzialausschöpfung Definieren des PROJEKTES zur effizienten UMSETZUNG Teilprojektaufträge, Projektorganisation, Terminplan, Ressourcen, Aufwand/Kosten etc. SOFORTMASSNAHMEN bestimmen und umsetzen

10 Schritt 1 Datenanalyse, Prozess-Identifikation und -Mapping Schritt 2 Barrierenidentifikation Potenzialanalyse Vorgehen In 6-8 gemeinsamen Workshops legen wir die Aktionen, Potenziale und das Vorgehen für die Umsetzung fest. Dieses Vorgehen durchlaufen wir erfahrungsgemäss in 6 Schritten. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Projektablauf 1 Definieren der Aktionen und Ziele Messsystem und Projektvision Potenzialabschätzung Prozesstraining Commitment der Entscheidungsträger, Projektdefinition für die

11 Methoden 1. Vereinfachen Die drei Schlüssel der Prozessoptimierung sind die physischen Übergänge (Schnittstellen), die Bürokratie (Anzahl erstellte Dokumente, Kopien, durchlaufene IT-Screens etc.) und die Durchlaufzeiten eines Auftrages. Das Hauptaugenmerk legen wir auf die grössten Zeit- und Geldfresser mit den grössten Durchlaufzeiten. Prozess Tätigkeit A Tätigkeit B Tätigkeit C etc. physische Stellen Ziele "Bürokratie" Dok Σ / 2 Σ / 3 Σ / 2 Durchlaufzeit Zeit 2.1.4

12 Methoden 2. Barrieren weg Ziel Ziel Die Identifikation der Barrieren rückt die Unternehmens- und Prozessprobleme in den Vordergrund. Es interessieren dabei nur die wichtigsten Barrieren, deren Beseitigung die grösste Durchlaufzeitverkürzung zur Folge haben. Weniger Fehler und Nacharbeit Weniger Bürokratie Weniger Übergänge Weniger Funktionsdenken Konzentration auf Wertschöpfung kürzere Durchlaufzeiten Start Start Die grössten Barrieren identifizieren und entfernen 2.1.5

13 Zeitbedarf Für die Potenzialanalyse wird normalerweise drei bis fünf Monate geschätzt. Natürlich kann eine solche Potenzialanalyse auch schneller durchgeführt werden. Dies kommt allerdings eher selten vor, da gerade die kompetenten Mitarbeiter nicht so einfach zur Verfügung stehen. Das Tagesgeschäft muss ja auch weiterlaufen können. Die Projekt-Teilnehmer kommen aus den verschiedensten Funktionen und Hierarchien (crossfunctional). Nur so kann der Erfolg resultieren. Übrigens, kritische Mitarbeiter sind willkommen! Projektphasen / -Aktionen 1 Potenzialanalyse Kick-off Rundgang und Interviews Geschäftspotentiale und Aktionen -> ca. 6-8 Workshops + Interviews II Prozessorientierte Detaillierung und Umsetzung (Schätzungen) III Festigung und Weiterentwicklung des Erreichten 1. Jahr 2. Jahr 1.Q 2. Q 3. Q 4. Q 1. Q 2. Q Präsentation und Freigabe II geschätzt 2.1.6