Zukunftstrend Mobilität: Bringen Sie Ihr Unternehmen in die digitale Welt

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1 Whitepaper 1 Zukunftstrend Mobilität: Bringen Sie Ihr Unternehmen in die digitale Welt Mobiles Arbeiten verändert Unternehmen nachhaltig. Viele Mitarbeiter sind bereits mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Sie wollen nicht mehr nur im Privatleben, sondern auch im Arbeitsalltag von mobilen Anwendungen profitieren. Aus diesem und vielen anderen Gründen wird das Einsetzen mobiler Lösungen in zukunftsorientierten Unternehmen vorangetrieben. Hinter dem Stichwort Enterprise Mobility verbirgt sich ein Trend, der für Sie mit den wachsenden Unternehmensanforderungen nach Vernetzung und modernen, Cloud-basierten IT-Infrastrukturen an strategischer Bedeutung gewinnt. Die rasante Entwicklung hin zu mehr Vernetzung und Mobilität veranlasst immer mehr mittelständische Unternehmen zum Umdenken und zur Formulierung einer Mobile Business Strategie zur Stärkung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit. Was eine erfolgreiche Enterprise Mobility-Strategie ausmacht, bringen wir in diesem White Paper auf den Punkt.

2 Whitepaper 2 Mobile Endgeräte auf dem Vormarsch Allein in Deutschland gab es 2014 mehr als 40 Mio. Smartphone Nutzer. Weltweit soll die Zahl der Smartphone Nutzer bis 2018 gar auf mehr als 2,56 Mrd. anwachsen. Die Durchdringung von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets setzt sich auch im Geschäftsalltag mit großem Tempo fort. In Verbindung mit immer neuen Cloud-Angeboten, die diesen Trend noch beschleunigen, ist der Paradigmenwechsel in der Unternehmens-IT heute allgegenwärtig. Offen, plattformunabhängig, flexibel skalierbar und agil sind nur einige Eigenschaften, die modernen IT-Infrastrukturen heute zugeschrieben werden. Sich ändernde Nutzungs- und Informationsgewohnheiten bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern stellen gerade mittelständische Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Anzahl der Smartphone-Nutzer in Deutschland in den Jahren 2009 bis 2014 (in Millionen) 27,3 29, ,4 35,7 37,4 40,4 21,3 24 Über 40 Mio. 14,03 17,8 Smartphone-Nutzer in Deutschland 6,31 8,43 in 2014 Jan Jan Dez Jul Dez Mrz. Jul. Okt. Dez. Feb. Jun. Okt. Feb Quelle: Statista Umsatzsteigerungen und Kostensenkung durch Enterprise Mobility Die Anbindung mobiler Endgeräte an die Unternehmens-IT erhöht die Produktivität, bringt bessere Service-Level, durchgängige Prozessen ohne Medienbrüche und flexiblen Arbeitszeitmodellen für Ihre Mitarbeiter mit sich. Immer mehr Unternehmen wollen Geschäftsprozesse zukünftig mobil abbilden und organisieren und entwickeln sich zu einem Mobile Enterprise. Die Vorteile mobiler Anwendungen liegen auf der Hand und werden in zahlreichen Studien, z.b. der Lünendonk Trendstudie 2014, belegt. Neben quantitativen Vorteilen, wie der Steigerung der Effizienz und Produktivität von Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern gewinnen auch qualitative Verbesserungen an Bedeutung. Durch den mobilen Einsatz von Smartphones und Tablets erhöhen Sie auch die Transparenz und das Vertrauen gegenüber Kunden und schaffen flexible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter. Mehr als 50% der Unternehmen aus Industrie, Banken und Dienstleistern haben mehr Erfolg durch Enterprise Mobility. Steigerung der Prozesseffizienz, Umsätze und Mitarbeiterproduktivität ist branchenübergreifend ein Ziel von Enterprise Mobility. Quelle: Lünendonk -Trendstudie 2014, Mobile Enterprise Review

3 Whitepaper 3 Einsatzfelder von Mobilgeräten im Geschäftsalltag Einsatzbereiche für mobile Anwendungen gibt es zuhauf. Im mobilen Kundendienst können Aufträge etwa auf smarte Weise disponiert, Prozesse durchgängig abgebildet und unproduktive Wartezeiten vermieden werden. Im Service erleichtern sie zudem die Fehlerdiagnose und unterstützen komplexe Wartungsprozesse. Projektleiter sehen auf der Baustelle wichtige Informationen wie Preise, Eigenschaften, Bau- und Ausführungsbeschreibungen, technische Dokumentationen oder aktuelle Informationen rund um die komplexe Materiallogistik. Neben den Mobilanwendungen lässt sich aber auch die Hardware heute optimal auf den jeweiligen Einsatzzweck ausrichten. So eignen sich für gelegentlich im Außendienst tätige Mitarbeiter Tablets mit integrierter PC-Dockingstation, um auf der Baustelle mobil zu bleiben und im Büro wie gewohnt über einen externen Monitor, Maus und Tastatur zu arbeiten. Über unterstützende Apps wie etwa Microsoft OneNote können u.a. Termin-Notizen handschriftlich auf dem Tablet erfasst und im Zuge der automatischen Synchronisation auch auf andere Mobilgeräte wie dem Smartphone übertragen werden, so dass Handwerker stets ihr komplettes Büro dabei haben und ihre Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung verkürzen können. Auch für Innendienstmitarbeiter stellen mobile Geräte ganz neue Arten der digitalen Kommunikation bereit. Das Tablet wird zum Begleiter für Besprechungen und ermöglicht zudem das uneingeschränkte Arbeiten mit allen Softwareprogrammen optional im Home Office. Diese Entwicklungen weichen den klassischen 8-17 Uhr-Arbeitsplatz auf und ermöglichen die Gestaltung flexibler Arbeitszeitmodelle, passend für die Organisation von Familie und Beruf. Einsatzfelder im Überblick: Allgemeine Organisation: Microsoft Office 365 organisiert den gesamten Geschäftsalltag: Outlook für s und Kalenderorganisation, Word zur Textverarbeitung, Excel zur Tabellenkalkulation, PowerPoint für Präsentationen, OneNote für Notizen, Lync für Konferenzen, OneDrive als Datenspeicher Apps für geschäftsrelevante Prozesse Integrierte Kamera zur Dokumentation und Scannen von Barcodes, QR-Codes GPS zur Navigation Büro: Office 365 mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Lync, Sharepoint Betriebswirtschaftliche Handwerkersoftware von pds Baustelle: Aufmaß-Erfassung Bautagebuch-Dokumentation Digitale Zeiterfassung Service & Wartungsgeschäft: Termineinsatzplanung Routenmanagement über Bing-Karten Übermittlung von digitalen Aufträgen Dokumentation von Checklisten Kundenunterschrift Videokonferenzen via LYNC von Baustellen zum Innendienst Materialbedarfsplanung Technische Dokumentation Planung von Aufträgen Optimale Routenplanung Lager: Mobile Datenerfassung via MDE-Geräte Management: Zugriff auf Kennzahlen für strategische Unternehmensentscheidungen Unternehmensinformationen in Echtzeit Vernetzung von Menschen, Informationen und Prozessen Betriebswirtschaft 4.0 CRM Informationen rund um Ihre Kunden

4 Whitepaper 4 Enterprise Mobility erfordert nachhaltige Konzepte Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten mit einer Hands-on-Mentalität einfach mal strategisch in die digitalen Prozesse zu starten, weiß Jörg Bilz, Prokurist und Head of Sales bei der pds GmbH. Typischerweise sind zwei Szenarien zu unterscheiden: Zum Einen nutzen die Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte ohne Wissen und Zustimmung des Managements auch zu geschäftlichen Zwecken, sei es auch nur zur -Kommunikation oder etwa zum Download benötigter Dokumente, oder dem Organisieren von Terminen und Aufgaben. Zum Anderen tolerieren Unternehmen den Gebrauch privater Endgeräte und erlauben Mitarbeitern den Zugriff ins Firmennetzwerk oder die Kommunikation mit dem Microsoft Exchange-Server. In beiden Fällen haben die Unternehmen zunächst keinerlei Kontrolle über die Datenflüsse, den Wildwuchs bei Apps oder Mobilgeräten oder Datenschutzmaßnahmen. Grundlegende Fragen, welcher Mitarbeiter welche Daten auf welchem Gerät benötigt, wie private und betriebliche Anwendungsfelder abgegrenzt werden können oder welche Sicherheitslücken einen Datenabfluss verursachen können, müssen daher frühzeitig geklärt werden. Um die einhergehenden Risiken effektiv zu managen und die Potenziale für das eigene Unternehmen zu kanalisieren, bedarf es daher eines ganzheitlichen strategischen Ansatzes. Dies schließt nicht nur Zielerwartungen und technische Fragen ein, sondern auch die Stärkung des Bewusstsein für einen verantwortungsvolleren Umgang mit den Unternehmensdaten. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen tun sich schwer, das Thema Mobilität strategisch anzugehen, so pds Vertriebsleiter Jörg Bilz. Formulierung einer Mobile-Enterprise-Strategie In ersten Schritten definieren Unternehmen die Zielgruppe und die Ziele der Mobil-Strategie. Sollen z.b. die eigenen Mitarbeiter im Service, Projektmanagement oder in der Sachbearbeitung mit Mobilgeräten ausgestattet oder Partner und Lieferanten angebunden werden? Ausgehend von der Zielgruppe kann das Unternehmen die Ziele bestimmen, die mit der mobilen Lösung erreicht werden sollen. Eine Mobilanwendung, die dem Servicemitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf benötigte projekt-, auftrags- oder kundenrelevante Informationen erlaubt und gleichzeitig die elektronische Übermittlung von Auftragsberichten gewährleistet, würde dem Unternehmen einen nachhaltigen und messbaren Mehrwert bieten. Eine automatisierte Auftragsdisposition, etwa mit Navigationsfunktion und integrierter Zeiterfassung, würde zudem das Auftrags-Handling maßgeblich erleichtern. Die Formulierung der Ziele dient der internen Abstimmung und Entscheidungsfindung über Inhalte und Funktion der künftigen mobilen Services. Dabei sollten alle Projektbeteiligten (z.b. Fachabteilungen, IT und ggf. Datenschutzbeauftragte) frühzeitig miteinbezogen werden. So können etwa Servicemitarbeiter beschreiben, welche Kundeninformationen und Dokumente benötigt werden und für welche Tätigkeiten eine mobile Unterstützung im Tagesgeschäft tatsächlich geeignet ist. Im Nachgang werden die technischen Anforderungen festgelegt, die unter Berücksichtigung der vorhandenen Infrastruktur die Basis für einen sicheren und zuverlässigen Datenaustausch bilden, u.a. im Hinblick auf Browser- und Cloud- Fähigkeit, Plattformunabhängigkeit, das Sicherheitskonzept, den Online- oder Offline-Zugriff oder Datenflüsse zwischen den Systemen. Schlussendlich liefert das Anforderungsprofil die Grundlage für die Entscheidung, in welcher Form und von welchem Anbieter eine mobile Lösung in die IT-Landschaft integriert werden kann. Ist die Wahl auf eine bestehende oder zu entwickelnde Lösung gefallen, muss diese in das IT-Sicherheitskonzept eingebunden werden: wie werden die Datentransfers verschlüsselt, welche Mitarbeiter erhalten welche Berechtigungen und wie können Datenflüsse dokumentiert werden. Um Sicherheitsrisiken durch private BYOD-Nutzung (Bring your own Device) zu vermeiden, müssen beteiligte Mitarbeiter über die unternehmensspezifischen Do s und Dont s beim Zugriff auf die Unternehmensdaten informiert werden.

5 Whitepaper 5 Cloud vereinfacht die Umsetzung von Mobil-Strategien Tatsächlich machen die Cloud und Cloud-fähige Anwendungen heute den Weg zur Enterprise Mobility sehr einfach. Die hybride Cloud, bei der klassische Inhouse-Anwendungen bedarfsgerecht und nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten mit beliebigen Cloud-Anwendungen kombiniert werden können, schafft eine hervorragende infrastrukturelle Basis, auf der Unternehmen für ihre Mobilstrategie aufsetzen können. Sie steht heute bereits als Synonym für Mobilität, Skalierbarkeit, Elastizität und Flexibilität beim IT-Einsatz und macht es denkbar einfach, Anbindungen und Erweiterungen des Netzwerkes vorzunehmen, die Kapazitäten nach dem jeweiligen Bedarf exakt steuern und Berechtigungen wie auch Endgeräte bequem verwalten zu können, erklärt Jörg Bilz. Mit dem Betrieb im Rechenzentrum können Unternehmen Betriebs- und Sicherheitsrisiken vollständig an den Dienstleister abgeben und profitieren von geringen Initialisierungskosten sowie einem gleichbleibend hohen Kosten-Performance-Verhältnis. Wefers GmbH stellt Kundendienst mit pds Apps und Mobilgeräten auf digital um. Werden von dem eigenen Lösungsanbieter bereits branchenspezifische Mobilanwendungen für den Cloud-Einsatz bereitgestellt, können Betriebe ihre mobile Strategie direkt umsetzen. Mit pds service und pds zeit bietet pds und das bundesweite Partnernetzwerk bereits fertige mobile, plattformunabhängige End-to-End-Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen von Handwerksunternehmen zugeschnitten sind. Damit konnten wir in Sachen Service-Planung, Echtzeit-Datenzugriff, Rückkopplung zum Unternehmen und zur Auftragserfassung den Generationswechsel in unserem mobilen Kundendienst schnell und erfolgreich umsetzen. Unsere Geschäftsprozesse rund um den Kundendienst verlaufen heute vollständig digital, samt Projektakte, Baustellendokumentation, automatisierter Zeiterfassung und elektronischer Leistungserfassung, erläutert André Wefers, Geschäftsführer des Kölner SHK-Spezialisten Wefers GmbH. All unsere betriebenen Anlagen werden damit zu eigenständigen Service-Einheiten, deren Lebenszyklus, Störungs- und Wartungsintervalle heute genauestens erfasst und ausgewertet werden können, was uns wiederum zusätzliche Umsatz-Potenziale eröffnet. Nachfrage nach Cloud-Lösungen mit weiterhin hohen Zuwachsraten Cloud-Markt wächst ungebremst Umsatz mit Cloud-Lösungen (Hardware, Software, Services) in Mrd. Euro in Deutschland 4,4 +46% 6,4 +39% 8,8 +34% 11,8 +30% 15,4 +28% 19,8 2014* 2015* 2016* 2017* 2018* * Prognose Quelle: Expertongroup, Bitkom 2014

6 Whitepaper 6 Ansprechpartner Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 150 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe in den DACH-Ländern sowie in Luxemburg. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software beinhalten pds Lösungen auch mobile Anwendungen für die Baustelle, wie mobiler Kunden- und Wartungsservice, Fahrzeugortung und Zeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie von pds abacus und pds focus gibt pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt (Hessen) und Weinstadt (Baden-Württemberg). Für eine ganzheitliche Vor-Ort Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 18 pds Partnerunternehmen. Ansprechpartner Katrin Kasche Telefon Jörg Bilz Telefon Bei Fragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen, rufen Sie uns gerne an. Unsere Partner pds GmbH Mühlenstraße Rotenburg Telefon Telefax twitter.com/pds_gmbh Mehr Infos finden Sie unter

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