Com-In SMS Anleitung. Erste Schritte. Das Arbeiten mit dem SMS Tool. SMS-Tool starten: Der Absender:

Transkript

1 Com-In SMS Anleitung Erste Schritte Nehmen Sie Kontakt mit der Com-In AG auf. Wir installieren und konfigurieren Ihr System für den SMS Versand. Ihre SMS werden über das Internet an die gewünschten Handys übermittelt. Es ist somit wichtig, dass Ihr System über einen entsprechenden Internetanschluss verfügt. Um mit unserem Tool, SMS versenden zu können, benötigen Sie ein SMS-Guthaben (Credits). Diese "Credits" können bei der Com-In Zürich AG bezogen werden. Pro versendetes SMS, werden Ihrem Guthaben entsprechende "Credits" abgezogen. Der verbleibende Stand Ihres Guthabens ist zu jeder Zeit abrufbar. Wichtig: Damit Sie SMS über die Com-In Anwendung versenden können, ist es notwendig, "Credits" (Guthaben) bei Com-In Zürich AG zu beziehen und nicht bei einem anderen SMS-Dienstleistungsanbieter. Das Arbeiten mit dem SMS Tool SMS-Tool starten: - Mutation Kundenstammdaten (Programm 1.1.1) anwählen - Kunde suchen und auswählen - Kundenstamm mit entsprechender Handynummer ergänzen - Das Format der Nummer ist frei wählbar (z.b. 079/ od. 078/333'33'33 u.s.w) - Eingabe von "S" auf der Zeile mit dem Vermerk "FELD NR. EINGEBEN:" und das SMS-Tool wird mit der entsprechenden Handynummer gestartet. - Es ist auch möglich, aus einer beliebigen Menuwahl heraus, DWSMS einzugeben, um das SMS-Tool zu starten. In diesem Fall, werden die zuletzt verwendeten SMS- Verbindungseinstellungen verwendet. Der Absender: - Bei der Installation und Konfiguration Ihres Tools, wurde ein Standard-Absender erfasst. - Beim starten des Tools, wird dieser Absender aus dem Codestamm gelesen und in dem Tool im Feld "Absender" angezeigt. - Der SMS-Empfänger sieht auf seinem Display, von wem er das SMS erhalten hat. Als Absender kann ein Name wie auch eine Nummer angegeben werden. Wichtig! Die Länge des Absenders, ist auf 11 Zeichen beschränkt. Verbleibende "Credits": Stand der "Credits" abrufen (Übermittlung kann einen Augenblick gehen)

2 Empfänger: Automatisch: Starten Sie das SMS-Tool über das Kunden-Mutationsprogramm. Durch die Eingabe von "S", wird die Handynummer des ausgewählten Kunden in das SMS-Tool übertragen und sowohl im Feld "Empfänger" als auch im Feld "Empfängerliste" angezeigt. Bei einem Massenversand können mehrere Nummern im Feld "Empfängerliste" stehen. Manuelles erfassen von Empfängern: Die Handynummer ist im Feld "Empfänger" zu erfassen. Es genügt, wenn jeweils nur die Nummer erfasst wird (ohne Namen). Achtung: Wird zusätzlich zur Nummer, auch der Name erfasst, so sind die beiden Angaben mit einem Strichpunkt ";" zu trennen (z.b ;Muster ) Mit dem Knopf "Zur Liste hinzufügen", wird die Nummer in das Feld "Empfängerliste übernommen. Wichtig: Es werden nur jene Nummern verarbeitet, welche in der "Empfängerliste" aufgeführt sind. Das heisst, es genügt nicht, die Nummer nur in dem Feld "Empfänger" zu erfassen. Auf diese Art, können bis maximal 250 Nummern pro SMS-Versand erfasst werden. Empfänger löschen: Einzelne Empfänger löschen: Der zu löschende Empfänger in der "Empfängerliste" anklicken und auf den Knopf "Aus Liste löschen" klicken. Alle Empfänger löschen: Sollen alle Empfänger aus der "Empfängerliste" gelöscht werden, so klicken Sie auf den Knopf "Alle Empfänger löschen". SMS-Text erfassen: - Im Feld "SMS-Text erfassen" können Sie ihre SMS-Mitteilung erfassen. - Der Buchstabenumfang entspricht demjenigen eines normalen Handys. - 1 SMS besteht jeweils aus 160 Zeichen. - Bei mehr als 160 Zeichen pro SMS, wird auch ein mehrfaches verrechnet (z.b. 180 Zeichen = 2 SMS, 490 Zeichen = 3 SMS). Maximal sind 800 Zeichen pro SMS erlaubt. Flash SMS: - Gewöhnlich wird ein SMS beim Empfänger durch ein Klingelzeichen angekündigt. Danach wird das SMS zum Lesen aufgerufen. Beim Flash-SMS wird die Mitteilung dem Empfänger direkt auf dem Display angezeigt. Möchten Sie ein Flash SMS versenden, so klicken Sie auf das Optionenfeld "Flash SMS". Achtung: diese Art von SMS wird nur auf dem Display angezeigt, und nicht gespeichert. Das kann zu Verwirrungen führen, ev. wird es vom Empfänger nicht bemerkt!

3 Fixtexte: Dient zum Verwalten von Textkonserven. Neuen Fixtext erfassen: Neuer Text erfassen im Feld "SMS-Text erfassen". Den Text markieren. Knopf "Fixtext" anklicken. - Der erfasste Text wird in das Feld "Fixtext" übernommen. - Knopf "Fixtext Speichern" anklicken. - Im folgenden Eingabefenster einen Titel (max. 60 Zeichen) erfassen und mit OK bestätigen. - das "Fixtext"- Fenster durch Anklicken von "Bearbeitung schliessen" verlassen. Bestehenden Fixtext in das Feld "SMS-Text erfassen" übernehmen: Der ausgewählte Fixtext wird an die aktuelle Cursorposition im Feld "SMS-Text erfassen" angehängt. Vorgehen: - Cursor an den gewünschten Ein/Anfügeort im Feld "SMS-Text erfassen" positionieren. - Den Knopf "Fixtext" anklicken - Gewünschter Titel im Feld "Erfasste Fixtext-Titel" anklicken - Den Knopf "Fixtext Auswählen" anklicken - Durch anklicken von "Bearbeitung schliessen", - das Fenster "Fixtext" schliessen.

4 Bestehende Fixtexte mutieren: - Knopf "Fixtext" anklicken - im Feld "Erfasste Fixtext-Titel", den gewünschten Titel anklicken und im Feld - "Fixtext" den Text anpassen. - Danach auf "Fixtext Speichern" klicken und den angezeigten Titel mit "OK" bestätigen. Bestehenden Fixtext löschen: - - Knopf "Fixtext" anklicken - - im Feld "Erfasste Fixtext-Titel", den gewünschten Titel anklicken. - - Knopf "Fixtext löschen" anklicken. - - Die Löschabfrage durch anklicken von "Ja" bestätigen Versenden - Sind alle Daten erfasst worden, so klicken Sie auf den Knopf "Versenden". - Es erscheint ein Informationsfenster, welches Ihnen den Versandstatus anzeigt. - Kann Ihr Versand abgesetzt werden, so erscheint eine Meldung mit der Mitteilung über die verbrauchten "Credits". Wichtig!: Eine positive Versandmeldung heisst nicht, dass die Nachricht auch wirklich den Weg auf das Handy des Empfängers gefunden hat. - Ist hingegen keine Verbindung zustande gekommen, so erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung und der Vorgang wird abgebrochen. Sie haben die Möglichkeit, das Versenden der Mitteilung nochmals anzuwählen. Wichtig!: Beim Verlassen des Tools, gehen alle nicht gespeicherten Angaben verloren.

5 Massen SMS: - Starten Sie aus der Com-In Anwendung das Programm - 3 Debitoren, Mailing/Serienbriefe - 3 Ausdruck Kunden - 44 Adressen-Export nach Kriterien - Bei folgenden Optionen ist das Aufbereiten der Adressen für einen SMS-Massenversand möglich: - 1 Selektion Kunden - 3 Selektion Fahrzeuge und Kunden Nachdem Sie Ihre Selektionskriterien erfasst haben, müssen Sie die Funktionstaste "F5" drücken, damit die Daten entsprechend aufbereitet und das SMS-Tool gestartet werden kann. Wichtig!: Wählen Sie Ihre Kriterien so, dass nicht mehr als 250 Empfänger aufbereitet werden. Es werden nicht mehr als 250 Empfänger pro Versand aufbereitet und versendet.

6 SMS-Guthaben (Credits) bestellen: Wir bemühen uns, den administrativen Aufwand für Sie, so gering wie möglich zu halten. Aus diesem Grund ist eine separate Bestelloption direkt im SMS-Tool eingefügt worden. Klicken Sie auf den Steuerknopf "Bestellen" und Ihr Standard Explorer wir gestartet. Prüfen Sie nun die Verrechnungsadresse und tragen Sie die gewünschte Anzahl Credits in das vorgesehene Feld ein. Klicken Sie im Anschluss auf "Senden" und innerhalb kürzester Zeit erhalten Sie die gewünschten "Credits" gutgeschrieben. Persönliche Adressen: Nebst den Handynummern der Kunden, welche über den Kundenstamm aufgerufen und in das SMS-Tool implementiert werden, gibt es noch all jene Nummer die oft gebraucht, jedoch umständlich im Zugriff sind. Für solche Fälle, ist die Verwaltung der "Persönlichen Nummer" die ideale Lösung. Beispiel: Den Hansi Muster haben wir über den Kundenstamm aufgerufen und in das SMS-Tool übernommen. Nun möchten wir ihn in den persönlichen Speicherbereich übernehmen. Es ist wie folgt vorzugehen: Klicken Sie auf den Steuerknopf "Persönliche Nummer". Ein neuer Fensterbereich wird angezeigt und die Nummer/Name im Feld "Empfänger" ist übernommen worden. Mit Klick auf den Steuerknopf "Speichern", wird die Nummer/Name in einen persönlichen Ablagebereich gespeichert.

7 Neuer Eintrag: - Steuerknopf "Neuer Eintrag" anklicken - Feld "Name:" ausfüllen - Feld "Handynummer:" ausfüllen Schon nach Eingabe des ersten Buchstabens, wird eine Anzeigezeile im Listenfeld generiert. Speichern: - Nach Erfassung eines neuen Eintrages oder nach der Mutation eines bestehenden Eintrages, müssen die Daten gespeichert werden. - Dies kann über den Steuerknopf "Speichern" erfolgen. Wird "Speichern" nicht angeklickt, so erfolgt eine Speicher-Abfrage beim Schliessen des "Persönliche Nummern"- Bereiches. Adresse auswählen: - Im Listenfeld, den gewünschten Namen/Nummer anklicken - Steuerknopf "Auswählen" anklicken. - Alternativ kann auch eine Auswahl durch Doppelklick auf die gewünschte Listenzeile erfolgen. Löschen: - Einen Eintrag wird durch anklicken eines Listeneintrages und dem anschliessenden Anwählen des Steuerknopfes "Löschen" durchgeführt.