Elektronische Offenlegung. von Jahresabschlussunterlagen. des Geschäftsjahres 2006 bzw. 2006/07. WP/StB Dirk Urban

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1 TREUHAND-GESELLSCHAFT DR. STEINEBACH & PARTNER GMBH WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSGESELLSCHAFT Elektronische Offenlegung von Jahresabschlussunterlagen des Geschäftsjahres 2006 bzw. 2006/07 WP/StB Dirk Urban GESCHÄFTSFÜHRER WP STB DR. WILLI STEINEBACH UND WP STB DIPL.ING. MARTIN STEINEBACH SITZ BAD SODEN AM TAUNUS * AMTSGERICHT KÖNIGSTEIN/TS. * HRB NR * Steuernummer BÜRO BAUTZEN: PAULISTRASSE 28 * BAUTZEN * TELEFON 03591/ * FAX 03591/ BÜRO BAD SODEN: WIESENWEG 14 * BAD SODEN A. TS. * TELEFON /27277 * FAX 06196/61986 INTERNET:

2 I Inhalt Vorbemerkung I. Überblick 1. Das neue Gesetz 2. Betroffene Unternehmen 3. Offenlegungsfristen 4. Sanktionen II. Offenlegungspflichtige Jahresabschlussunterlagen 1. Kleine GmbH und GmbH & Co. KG und kleine e.g. 2. Mittelgroße und große GmbH und GmbH & Co. KG, mittelgroße e.g. 3. Aktiengesellschaften III. Verfahren der Offenlegung IV. Unser Dienstleistungsangebot 1. Lieferung von Jahresabschluss, Anhang, Bestätigungsvermerk wie bisher (sogenannter Geschäfts- oder Kurzbericht) als Word-Datei 2. Lieferung des überprüften Offenlegungsexemplars von Jahresabschluss, Anhang und Bestätigungsvermerk unter Ausnutzung aller gesetzlich möglichen Erleichterungen für die Aufstellung und Offenlegung als ebundesanzeigerkonforme Word-Datei 3. Einreichung der vollständigen und überprüften offenlegungspflichtigen Jahresabschlussunterlagen unter Ausnutzung aller gesetzlich möglichen Erleichterungen für die Aufstellung und Offenlegung als ebundesanzeiger-konforme Word-Datei beim elektronischen Bundesanzeiger Schlussbemerkung

3 1 Vorbemerkung Nachdem wir in unserem Sonderrundschreiben I/2007 einen Überblick über das neue online Unternehmensregister gegeben haben, möchten wir Ihnen mit diesem Rundschreiben ganz konkrete Informationen zu den neuen Vorschriften liefern. Gleichzeitig bieten wir Ihnen optional drei Dienstleistungpakete zur Unterstützung bei der Bewältigung Ihrer Offenlegungspflichten an. Unsere Hilfestellung ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass das HGB eine Vielzahl von Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen für bestimmte Größenklassen von Kapitalgesellschaften und Genossenschaften vorsieht, die jedoch an verschiedenen Stellen im Gesetz zu finden sind. Es dürfte wohl in Ihrem Interesse sein, den Informationsgehalt der veröffentlichten Jahresabschlussinformationen auf das gesetzlich zulässige Minimum zu beschränken, da jedermann (kostenlosen) Zugriff via Internet auf die Informationen hat, auch das Finanzamt und etwaige Konkurrenten. I. Überblick Das neue Gesetz Das ab geltende Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (kurz: EHUG) bringt für die Abschlusspublizität und die offenlegungspflichtigen Unternehmen eine Reihe von wichtigen Änderungen. Unternehmen bestimmter Rechtsformen müssen demnach ihren Jahresabschluss künftig zwingend beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einreichen. Jeder Interessierte kann unter alle offengelegten Unterlagen kostenlos einsehen. 2. Betroffene Unternehmen Die neue Offenlegungspflicht betrifft in unserer Mandantschaft folgende Rechtsformen: Aktiengesellschaften, GmbH, GmbH & Co. KG sowie eingetragene Genossenschaften.

4 2 Die neuen Vorschriften sind erstmals auf Unterlagen für das nach dem beginnende Geschäftsjahr anzuwenden. Somit sind die Jahresabschlüsse zum bzw. zum erstmals betroffen. 3. Offenlegungsfristen Die Jahresabschlussunterlagen müssen nach wie vor unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag eingereicht werden. Jahresabschlüsse mit Stichtag sind demnach bis zum zu veröffentlichen, Jahresabschlüsse mit Stichtag folglich bis zum Sanktionen Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden sind. Fällt die Prüfung negativ aus, unterrichtet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers das für die Durchführung von Ordnungsgeldverfahren zuständige Bundesamt für Justiz. Verstöße werden von Amts wegen geprüft und mit einem Ordnungsgeld von EUR bis EUR geahndet. Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden. Es muss vorher angedroht werden und kann bei Nichtbefolgung mehrfach festgesetzt werden. II. Offenlegungspflichtige Jahresabschlussunterlagen Kleine GmbH und GmbH & Co. KG und kleine e.g Kleine GmbH und GmbH & Co. KG sowie kleine e.g. sind gemäß 267 HGB solche, die 2 der 3 folgenden Merkmale an 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten: Bilanzsumme: EUR Umsatzerlöse: EUR Arbeitnehmer: 50 (Jahresdurchschnitt)

5 3 Kleine GmbH und GmbH & Co. KG sowie kleine e.g. haben wegen der Erleichterungsvorschrift in 326 HGB nur folgende Unterlagen zu veröffentlichen: - Bilanz und Anhang (ohne Angaben zur GuV und weitere Verkürzungen) - Prüfungsbescheinigung des Prüfungsverbandes bei e.g. 2. Mittelgroße und große GmbH und GmbH & Co. KG, mittelgroße e.g Mittelgroße GmbH und GmbH & Co. KG sowie mittelgroße e.g. sind gemäß 267 HGB solche, die 2 der 3 unter II.1. genannten Merkmale überschreiten und jeweils mindestens 2 der 3 nachstehenden Merkmale an 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten: Bilanzsumme: EUR Umsatzerlöse: EUR Arbeitnehmer: 250 (Jahresdurchschnitt) Mittelgroße und große GmbH und GmbH & Co. KG sowie mittelgroße e.g. haben folgende Unterlagen zu veröffentlichen: - Jahresabschluss bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang - Lagebericht - Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers (nicht bei mittelgroßen e.g.) - Prüfungsbescheinigung des Prüfungsverbandes bei e.g. - Bericht des Aufsichtsrates - Ergebnisverwendungsvorschlag und beschluss (nicht bei e.g.) Mittelgroße Kapitalgesellschaften und e.g. können eine verkürzte Bilanz gem. 327 HGB einreichen. Für die Gewinnund Verlustrechnung können die Posten Umsatzerlöse bis Materialaufwand zu einem Posten Rohergebnis zusammengefasst werden. Unabhängig von der Größe können gem. 325 Abs. 1 HGB alle GmbH und GmbH & Co. KG von der Angabe zur Ergebnisverwendung absehen, wenn hierdurch die Gewinnanteile von Gesellschaftern, die natürliche Personen sind, festgestellt werden können.

6 4 3. Aktiengesellschaften Für (nicht börsennotierte) Aktiengesellschaften gelten dieselben Vorschriften bezüglich Größenklassen und Offenlegung wie für GmbH (siehe oben). Das bedeutet für unsere Mandanten, dass (Mutter-) Aktiengesellschaften, die nicht mittelgroß sind, auch nur die Bilanz und den Anhang veröffentlichen müssen. Ein zumeist freiwillig durch den Vorstand erstellter Lagebericht, der Bericht des Aufsichtsrates und der Ergebnisverwendungsvorschlag müssen daher an dieser Stelle nicht eingereicht werden. Für mittelgroße Aktiengesellschaften gelten die Vorschriften wie für mittelgroße GmbH. Die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Anhang bei Aktiengesellschaften müssen jedoch eine Reihe zusätzlicher Angaben gem. AktG enthalten. Unbenommen davon sind die Pflichten zur Bekanntmachung der Tagesordnung der Hauptversammlung gemäß 124 AktG im elektronischen Bundesanzeiger. III. Verfahren der Offenlegung Die Unterlagen sind via Internet beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen. Für eine Übergangszeit können die Unterlagen bis zum auch noch in Papierform eingereicht werden. Für die elektronische Einreichung bietet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an. Zugelassene Dateiformate sind MS-Word, RTF, MS-Excel, pdf und ein ebundesanzeigerspezifischer XML-Standard auf Basis von XBRL und ohne XBRL. Die möglichen Dateiformate unterscheiden sich hinsichtlich der Publikationsentgelte des Bundesanzeigers, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter nachzulesen sind. Außerdem stellt der ebundesanzeiger hohe Anforderungen an die Einhaltung der Dateiformate. Z.B. müssen Bilanzen und Tabellen mit der jeweiligen Office-Tabellenfunktion erstellt werden, ansonsten wird das gesamte Dokument mit dem nächst höheren Zeichenpreis berechnet.

7 5 Die Übermittlung der Daten erfolgt durch ein Upload-Verfahren über die Publikations-Serviceplattform. Zuvor ist eine Registrierung beim elektronischen Bundesanzeiger erforderlich. Nähere Informationen finden Sie unter dem Menüpunkt Arbeitshilfen der Publikations-Serviceplattform unter IV. Unser Dienstleistungsangebot Lieferung von Jahresabschluss, Anhang, Bestätigungsvermerk wie bisher (sogenannter Geschäfts- oder Kurzbericht) als Word-Datei Sie erhalten von uns wie bisher den sogenannten Geschäftsoder Kurzbericht in gebundener Papierform und zusätzlich als Word-Datei. Dieser Bericht ist sowohl inhaltlich als auch layoutmäßig nicht bearbeitet. Dies bedeutet für Sie, dass Sie etwaige Erleichterungsvorschriften der Aufstellung und Offenlegung selbst vornehmen müssen. Außerdem ist die Datei ggf. noch durch Sie manuell in ein kostengünstigeres Word- bzw. Excel- Format zu übertragen, da wir in unseren Prüfungsberichten nicht die vom ebundesanzeiger geforderte kostengünstigere Formatierung verwenden (z.b. die Tabellenfunktion in Word). Die Anmeldung und die elektronische Einreichung der Jahresabschlussinformationen erfolgen durch Sie. Da wir keine Zusatzleistungen erbringen, erheben wir auch kein Honorar. Sie haben lediglich die Publikationsentgelte des elektronischen Bundesanzeigers zu bezahlen.

8 6 2. Lieferung des überprüften Offenlegungsexemplars von Jahresabschluss, Anhang und Bestätigungsvermerk unter Ausnutzung aller gesetzlich möglichen Erleichterungen für die Aufstellung und Offenlegung als ebundesanzeigerkonforme Word-Datei Sie erhalten von uns eine Word-Datei, die den Anforderungen der Ziff. 1 a) Elektronische Datenformate in den AGB des Elektronischen Bundesanzeigers entspricht. Dadurch reduziert sich der Zeichenpreis von 2,50 Ct. (pdf, unbearbeitete Word- Dokumente) auf 1,50 Ct. pro Zeichen. Inhaltlich haben wir den Jahresabschluss und den Anhang überprüft und sämtliche Erleichterungsvorschriften der Aufstellung und Offenlegung ausgenutzt. Die Anmeldung und die elektronische Einreichung der Jahresabschlussinformationen erfolgt durch Sie. Für unsere Dienstleistungen erheben wir in Abhängigkeit von der Rechtsform und der Größenklasse ein unter V. dargestelltes Pauschalhonorar. Zusätzlich sind von Ihnen die Publikationsentgelte des elektronischen Bundesanzeigers zu bezahlen. 3. Einreichung der vollständigen und überprüften offenlegungspflichtigen Jahresabschlussunterlagen unter Ausnutzung aller gesetzlich möglichen Erleichterungen für die Aufstellung und Offenlegung als ebundesanzeigerkonforme Word-Datei beim elektronischen Bundesanzeiger Zusätzlich der unter IV.2. beschriebenen Leistungen übernehmen wir für Sie die Anmeldung und Einreichung der Unterlagen an den elektronischen Bundesanzeiger. Dazu legen wir Ihre Firmendaten beim ebundesanzeiger in einer Datenbank an und treten für Sie als sogenannter Einsender auf. Sie müssen also selbst hinsichtlich der Offenlegung gar nichts unternehmen. Für unsere Dienstleistungen erheben wir in Abhängigkeit von der Rechtsform und der Größenklasse ein unter V. dargestelltes Pauschalhonorar. Zusätzlich sind von Ihnen die Publikationsentgelte des elektronischen Bundesanzeigers zu bezahlen.

9 7 Schlussbemerkung Wir hoffen Ihnen mit diesem Schreiben einen umfassenden Überblick über Ihre Offenlegungspflichten und unsere Dienstleistungen gegeben zu haben. Für Ihre eventuellen Fragen steht Herr Urban unter der Tel.- Nr bzw jederzeit gern zur Verfügung. Wir bitten Sie um die Rücksendung des in der Anlage beigefügten Antwortfaxes innerhalb von 2 Wochen, damit wir die weiteren Schritte fristgerecht durchführen können. Bautzen, den 01. Oktober 2007 Treuhand-Gesellschaft Dr. Steinebach & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dirk Urban Wirtschaftsprüfer Steuerberater Anlage: Antwortfax