3. GLIEDERUNG. Aufgabe:

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1 3. GLIEDERUNG Aufgabe: In der Praxis ist es für einen Ausdruck, der nicht alle Detaildaten enthält, häufig notwendig, Zeilen oder Spalten einer Tabelle auszublenden. Auch eine übersichtlichere Darstellung am Bildschirm oder das "Verstecken" von Teilen der Berechnung wird durch diese Technik ermöglicht. Dieses Kapitel zeigt Ihnen anhand einer strukturierten Tabelle, wie Sie mit der Gliederung komfortabel und vor allem schnell die Ansicht Ihrer Tabelle verändern können. Lernziele: Tabellen in einem Schritt mit AUTOFORMAT formatieren Gliederungen automatisch erstellen Gliederungen nachträglich bearbeiten Gliederungen anwenden Gliederungen entfernen Ergebnis: DI GÜNTHER GRUND GLIEDERUNG 29

2 Schritt für Schritt: 1. Öffnen der Arbeitsmappe Öffnen Sie die vorbereitete Arbeitsmappe (03-08) Listenverwaltung. 2. Berechnen der Gesamtsummen Wenn Sie in der Zelle B17 eine Summe erstellen, erkennt Excel automatisch die Struktur der vorhandenen Daten und schlägt vor, nur die Zwischenergebnisse zu summieren. Akzeptieren Sie diesen Vorschlag und füllen Sie die Summe bis zur Zelle F17 aus. 30 GLIEDERUNG DI GÜNTHER GRUND

3 3. Formatieren einer Tabelle mit AUTOFORMAT Achten Sie darauf, dass eine Zelle innerhalb der Liste aktiv ist, und wählen Sie dann den Befehl FORMAT AUTOFORMAT. Wenden Sie das Format Standard 2 an. Ihre Tabelle wird nun in einem Schritt formatiert. Anmerkung: Im Dialogfenster AUTOFORMAT können Sie mit der Schaltfläche die von Excel gebotenen Varianten geringfügig beeinflussen. DI GÜNTHER GRUND GLIEDERUNG 31

4 4. Ein- und Ausblenden in Excel Folgende Elemente können Sie in Excel ein- und ausblenden: Arbeitsmappen: Wählen Sie den Befehl FENSTER AUSBLENDEN. Sie haben damit die aktuelle Arbeitsmappe ausgeblendet. Blenden Sie Ihre Mappe mit dem Befehl FENSTER EINBLENDEN wieder ein. Die bekannteste Mappe, die standardmäßig ausgeblendet wird, ist die persönliche Makroarbeitsmappe (siehe Kapitel 19). Tabellenblätter: Wählen Sie den Befehl FORMAT BLATT AUSBLENDEN. Sie haben damit das aktuelle Tabellenblatt ausgeblendet. Blenden Sie das Blatt Gliederung mit folgendem Befehl wieder ein: FORMAT BLATT EINBLENDEN Durch das Ausblenden von Blättern kann z.b. ein unabsichtliches Verändern oder Löschen sehr zuverlässig verhindert werden. 32 GLIEDERUNG DI GÜNTHER GRUND

5 Zeilen und Spalten: Zeilen und Spalten können auf unterschiedliche Arten ein- und ausgeblendet werden: Drag & Drop: Blenden Sie die Spalte A aus, indem Sie an der Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen A und B solange nach links ziehen, bis die in der Quickinfo angezeigte Breite 0 beträgt. Wenn Sie mit Drag & Drop einzelne Zeilen oder Spalten wieder einblenden wollen, müssen Sie den Mauszeiger im Bereich der entsprechenden Trennlinie so platzieren, dass er die unten dargestellte Form annimmt. Ziehen Sie anschließend nach rechts, um die Spalte A wieder einzublenden. Befehle EINBLENDEN und AUSBLENDEN: Beide Befehle sind sowohl im Kontextmenü enthalten als auch über FORMAT ZEILE bzw. FORMAT SPALTE aufrufbar. Markieren Sie die Zeilen 10 bis 12 und blenden Sie sie aus. Vor dem Einblenden müssen Sie zuerst einen ausreichend großen Bereich, der zumindest eine Zeile jeweils oberhalb und unterhalb der "Lücke" umfasst, markieren. Blenden Sie die Zeilen wieder ein. Gliederung: Die Gliederung bietet eine sehr gute Unterstützung, wenn Sie häufig Zeilen und Spalten ein- und ausblenden müssen. Ihre Einrichtung und Anwendung wird im folgenden Kapitel erklärt. DI GÜNTHER GRUND GLIEDERUNG 33

6 5. Erstellen einer automatischen Gliederung Achten Sie darauf, dass eine Zelle innerhalb der Liste aktiv ist, und wählen Sie dann folgenden Befehl: DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG AUTOGLIEDERUNG Anmerkung: Falls keine Gliederung angezeigt wird, kontrollieren Sie unter EXTRAS OPTIONEN, ob in der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Gliederungssymbole aktiviert ist ( + ). 6. Händisches Einfügen einer einzelnen Gruppierung Markieren Sie die Zeile 8 und verwenden Sie den Befehl DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG GRUPPIERUNG, um diese Zeile nachträglich der 3. Gliederungsebene zuzuordnen. Anmerkung: Bei Tabellen, die nicht so gut und einheitlich strukturiert sind, empfiehlt es sich, die gesamte Gliederung auf diese Art zu erstellen. 34 GLIEDERUNG DI GÜNTHER GRUND

7 7. Arbeiten von Gliederungsebenen Verwenden Sie die in der Abbildung gekennzeichneten Symbole, um die jeweilig untergeordneten Gliederungsebenen auszublenden. 8. Ein- und Ausblenden von Detaildaten Lassen Sie sich die Details von einzelnen Gruppen anzeigen, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken. DI GÜNTHER GRUND GLIEDERUNG 35

8 9. Anwenden einer eingerichteten Gliederung Üben Sie das Arbeiten mit einer Gliederung anhand folgender zwei Beispiele: Sichtbar: 2. Quartal von Kleinwagen Gesamt Sichtbar: Gesamtjahresergebnis von PKW F Blenden Sie die restlichen Daten nur soweit aus, wie mit der bestehenden Gliederung möglich ist! 10. Ergänzende Hinweise Wenn Sie gerne mit Tastenkombinationen arbeiten, können Sie sich das händische Einrichten von einzelnen Gruppierungen deutlich erleichtern: Zeile markieren: + Spalte markieren: + Gruppierung hinzufügen: + + Gruppierung aufheben: + + Betrachten Sie die Überschrift, wenn Sie die einzelnen Quartale ausund einblenden. Sie erkennen, dass sich die Schriftgröße automatisch an den geringeren Platz anpasst. Die wird durch das Format An Zellgröße anpassen bewirkt (Befehl FORMAT ZELLEN, Registerkarte Ausrichtung)! 11. Entfernen der Gliederung (nur zur Vollständigkeit) Zum Entfernen der Gliederung dient folgender Befehl: DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG GLIEDERUNG ENTFERNEN 36 GLIEDERUNG DI GÜNTHER GRUND

9 ZUSAMMENFASSUNG: GLIEDERUNG Gliederungen dienen zum komfortablen Ein- und Ausblenden von Daten. Man erhält dadurch: Eine übersichtlichere Darstellung am Bildschirm Einen Ausdruck ohne die Detaildaten Erstellen einer Gliederung: DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG AUTOGLIEDERUNG DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG GRUPPIERUNG Entfernen einer Gliederung: DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG GLIEDERUNG ENTFERNEN Anwenden einer Gliederung: Ausblenden von Gliederungsebenen Ein- und Ausblenden von einzelnen Detaildaten Anmerkungen: Es können immer nur ganze Zeilen oder ganze Spalten aber keine einzelne Zellen oder Zellbereiche ein- und ausgeblendet werden. Das Ein- und Ausblenden von Spalten kann auch ohne Gliederung z.b. mit dem Kontextmenü durchgeführt werden. Es besteht die Möglichkeit spezielle Ansichten einer einzelnen Tabelle zu speichern (ANSICHT BENUTZERDEFINIERTE ANSICHT ), um damit noch schneller zwischen diesen hin- und herwechseln zu können. Im Gruppenmodus steht diese Technik leider nicht zur Verfügung. DI GÜNTHER GRUND GLIEDERUNG 37

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