ScanFile V8. ScanFile V8 Document Management Software. Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau - mit ScanFile V8 behalten Sie den Durchblick!

Transkript

1 Document Management Software Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau - mit behalten Sie den Durchblick!

2 Mikrofilm Übersicht Scannen Dokumente ist ein leicht bedienbares Dokument Management System, das alle Optionen besitzt, um auch komplizierte Aufgaben der Dokumentenverwaltung zu bewältigen. Das Grundkonzept von ist einfach, aber wirkungsvoll: Es stellt Ihnen als Anwender die Gesamtheit all Ihrer Dokumente als virtuelles Archiv zur Verfügung. Somit trägt jeder Anwender des Archivs zu dessen Entwicklung bei und profitiert zugleich von den bereits eingelagerten Dokumenten. richtet sich an diejenigen, die eine gesteigerte Produktivität durch perfektes Informationsmanagement suchen. verwaltet im Wesentlichen die aktuellen Dokumente, wobei die Archivierung von Dokumenten nur ein Teilaspekt von ist. Über Ihren vernetzten Arbeitsplatz haben Sie Zugriff auf alle Dokumente und können Ihre Aufgaben mit herkömmlichen Programmen (Word, Excel, Outlook ) bearbeiten. Document Routing Drucken Scannen Jedes Dokumentenformat kann in einem ScanFile-Archiv ablegt werden. Somit ist jedes Dokument immer aktuell abrufbar und den Benutzern (entsprechend den Zugangsrechten) netzwerkweit zugänglich. verfügt über alle wichtigen Funktionen für den Import elektronischer Dateien, die Ansteuerung von Scannern und peripheren Massenspeichern, sowie die automatische Indexierung mit OCR Texterkennung/Barcode-Lesung. Mit verfügen Sie über alle notwendigen Mittel zur Erfassung und Indexierung von Dokumenten sowie zur Vergabe von Zugriffsrechten auf die Dokumente. elektronische Dokumente persönliche Ablage Internet Remote Station WebServer Internet browsergestütze Internetrecherche Upload elektronischer Dokumente Scannen Die ScanFile Remote Station: Archivierung über Internet ScanFile Remote Station ist die ideale Lösung, um Ihre weltweit vorhandenen Dokumente direkt und ohne Umwege in ein zentrales Archiv zu integrieren. Das bewährte Dokumenten Management System wird in diesem Fall mit dem Modul ScanFile Remote Station Server zu einer echten Client/Server Archivierungslösung. Das Servermodul verwaltet und konfiguriert nicht nur die ScanFile Remote Stations, sondern verwaltet auch Remote Server Konten, mit denen Ihre User auf andere Server oder deren Ressourcen im Organisationsverbund zugreifen können. Die Übertragung der Daten erfolgt dabei mit Netzwerkgeschwindigkeit und ist selbstverständlich mittels Verschlüsselung gegen Missbrauch geschützt. Durch den Einsatz von LuraDocument können Farbseiten so komprimiert werden, dass sie mühelos über jede Anbindung an das Internet übertragen werden können. Der ScanFile WebServer Heutzutage arbeiten Unternehmen immer häufiger mit Internet- Technologien, die die Anbindung räumlich entfernter und mobiler User an das Firmennetzwerk ermöglichen. Der Webbrowser dient hierbei als Werkzeug bei der Recherche nach Dokumenten. Diese Entwicklung führt zu dem Wunsch zukünftig per Internet/ Intranet auf die Dokumente des Unternehmens zugreifen zu können. Der ScanFile WebServer nutzt die Vorteile des Internets und genießt so derzeit einen außergewöhnlichen Status. Dabei stützt er sich auf die Datenstruktur von. ScanFile WebServer ist eine Anwendung, die auf der Nutzung eines Internet Information Servers (IIS) basiert. Mittels eines Webbrowsers greifen Sie weltweit auf Ihre Bibliotheken zu. Dokumente werden mit dem ScanFile WebServer schnell, einfach und sicher im Internet/Intranet zur Verfügung gestellt.

3 Features Features von ist ein leicht bedienbares Dokument Management System, das alle Optionen besitzt, um auch komplizierte Aufgaben der Dokumentenverwaltung zu bewältigen. Benutzerfreundliche Bedienung Bis zu 10 Indexfelder individuell einstellbar Import elektronischer Dokumente Office Integration: - Direkte Speicherung von Word-, Excel-, Powerpoint-, Outlook- und Access-Dokumenten - Direkter Start der o.g. Office Applikationen aus - Archivieren und Drucken in einem Schritt Index-, Schlagwort- und Volltextsuche Detaillierte Anwenderverwaltung Scheduler Service - Automatische, zeitplanbasierende Import- und Aktualisierungsfunktionen Zusammenfassung von bis zu 50 Dokumenten in einer Wallet - Kostenloser Wallet-Viewer - Aufbewahrungssteuerung von Dokumenten - Export, Löschen oder Wiedervorlage nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer Schlagwortmodul - Zuordnung von Dokumenten zu einem oder mehreren Schlagwörtern Direkte Archivierung aller druckfähigen Dokumente mittels TIFFwriter Optionales Bibliotheksmodul - Aufbau archiv- und datenträgerübergreifender Datenbanken (Jukeboxunterstützung) Optionale Formularerkennung - Klassifizierung von Dokumenten durch individuelle Erkennungsmerkmale - Individuelle Barcode/OCR-Zonenerkennung für jedes Dokument Optionales OCR-/Barcode-Modul: - Automatisches Indizieren mit OCR-/bzw. Barcode-Lesezonen - Volltexterkennung aller Dokumente - Lesevorgang sowohl auf gesamten Ordner, als auch auf selektierte Dokumente/Seiten skalierbar Optionaler virtueller Archivierungsdrucker (VNP) - Archivieren und Drucken in einem Arbeitsschritt - Automatische Erfassung gedruckter Belege (in Verbindung mit OCR/Barcode) Optionales Workflowelement Document Routing - Definierter, kontrollierter und protokollierter Dokumentenfluß Optionaler Aktivitätenreport: - Genaue Protokollierung ausgewählter Aktivitäten Optionaler Import von Mainframedaten (COLD) Optional LuraDocument Optionale Zusatzapplikation ScanFile Remote Station Optionale Zusatzapplikation ScanFile WebServer Arbeitsoberfläche von Nach dem Starten von erscheint das Hauptfenster auf dem Bildschirm. Dieses Fenster enthält eine standardisierte Windows-Menüleiste und Toolbars, mit deren Hilfe Sie schnell verschiedene Funktionen aktivieren können. Die Größe und Position der Fenster wird in jedem ScanFile-Archiv anwenderbezogen gespeichert, so dass der Anwender beim nächsten Öffnen die gleiche Umgebung vorfindet. Erstellen von Archiven Dokumente werden in in Archiven zusammengefasst. Archive speichern grundsätzlich alle zu den Dokumenten gehörenden Informationen, also die Dokumente selbst, ihre Indexinformationen, ihre Anmerkungen und Memos sowie die Scanner- und Usereinstellungen. Wenn Sie das optionale OCR-Modul benutzen, sind auch die Wortlisten der Volltexterkennung im Archiv integriert. Archive können auf allen beschreibbaren Medien - einschließlich Netzwerkpfaden - angelegt werden. Ein Archiv können Sie unter einem aus max. 32 Zeichen bestehenden Namen ablegen. Jedes Archiv hat bis zu 10 Indexfelder mit max. 255 Zeichen. Individuelle Attribute für die verschiedenen Felder beschleunigen oder automatisieren das Indizieren während des Scannens oder Nacherfassens. Automatische Zusammenführung Ein neues Dokument kann automatisch mit einem bereits gespeicherten Dokument, das den gleichen Index besitzt, zusammengeführt werden. Diese Feldeigenschaft kann separat für jedes Indexfeld eingestellt werden. Existiert ein Index bereits, kann ein neues Dokument automatisch oder nach Benachrichtigung und Bestätigung diesem Index hinzugefügt werden. Das Speichern eines existierenden Indexes kann erlaubt oder verhindert werden. Erweiterte und detaillierte Anwenderverwaltung Die Anwenderverwaltung wurde wesentlich erweitert. Die Userverwaltung unterstützt das Anlegen von Usergruppen. Wenn ein User einer Gruppe zugeordnet wird, erbt er automatisch die Rechte dieser Gruppe auf bestimmte Datenbestände sowie Funktionen innerhalb des ScanFile-Systems. Über die ererbten Gruppenrechte hinaus können einem User zusätzliche individuelle Rechte auf Daten und Funktionen eingeräumt werden. Ein ererbtes Gruppenrecht kann einem User nicht entzogen werden. Diese erweiterten Funktionen stellen eine wesentliche Erleichterung der Useradministration in dar. Aufbewahrungssteuerung Für jedes Dokument kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z. B. nach dem Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument auf Wiedervorlage gelegt, exportiert oder vernichtet werden.

4 Benutzung eines Scanners Benutzung eines Scanners Änderung von Dokumenten unterstützt folgende Canon-Scanner direkt: - DR-2050C - DR-2080C - DR-2580C - DR DR DR-3080C / DR-3080C II - DR-5010C - DR DR-5080C - DR-5060F - DR-6080 / DR DR-7080C - DR-9080C - MS300 - MS350 - MS400 - MS500 - MS800 - Canofile CR-180 Darüber hinaus unterstützt über die TWAIN-Schnittstelle eine Vielzahl weiterer Scanner. Ist ein Scanner angeschlossen, brauchen Sie ihn nur in der Scanner-Liste auszuwählen. Die Scanner-Parameter werden in jedem Archiv individuell gespeichert. Man kann mehrere Scanner für ein Archiv benutzen. Image Filtern Die Lesbarkeit und Klarheit eines eingescannten Images kann durch Filter verbessert werden. Der Filter beseitigt z.b. isolierte weiße oder schwarze Bildpunkte oder verdunkelt eine Seite bzw. erhellt diese. Zudem können z.b. dünne Linien entfernt oder unterbrochene Linien ergänzt werden. Gefilterte Bilder nehmen wesentlich weniger Speicherplatz ein. Der Filter kann im Menü Optionen - Filter einstellen permanent ein- oder ausgeschaltet werden, so dass die Filterung während oder direkt nach dem Scannen ausgeführt wird. Einzelne Bilder können auch später gefiltert werden und, falls gewünscht, das Original ersetzen. Änderung von Dokumenten Scannen von Dokumenten Neue Dokumente können in durch Anklicken des Buttons Scannen im Steuerfenster eingescannt werden. Wie die Indexierung während des Scanvorgangs verläuft, hängt vom Dokumenttyp und Indexaufbau ab. Ob die Dokumente mit einem Barcode versehen sind, ob eines der Felder ein automatisches Zählfeld ist, ob die Dokumente mit OCR gelesen werden - all diese Schritte laufen automatisch ab. Seiten anfügen Wählen Sie das Dokument, an das Sie Seiten anfügen wollen (z.b. mit Menü Suchen ). Durch einen Klick auf den Button Seiten anfügen wird der Scanvorgang gestartet und die Seiten an das Dokument angehängt. Seiten löschen Ein Dialogfenster bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Seiten zu entfernen. Der Batch-Modus erzeugt ein Mehrseiten-Dokument. Nachdem der Feeder leergelaufen ist, muss der Anwender festlegen, was mit den gescannten Seiten und dem noch nicht abgeschlossenen Datensatz passieren soll. Im Einzelseitenmodus wird für jede gescannte Seite eine neue Datei angelegt. Einzelseiten scannen Batch-Scannen Vorhergehende Seite Nächste Seite Seiten einfügen Wählen Sie das Dokument, in das Sie Seiten einfügen wollen (z.b. mit Menü Suchen ). Positionieren Sie die Anzeige auf die Seite, vor die weitere Seiten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf Bearbeiten, legen die einzufügenden Seiten ein und klicken auf Seiten einfügen. Seiten revidieren Durch Einscannen können Sie bestehende Seiten revidieren. Ältere Revisionen können durch einen speziellen Button auf dem angezeigten Bild eingesehen werden. Umschaltung Feeder manuell Inhalt der Indexfelder löschen Index ändern Einzelne Indexeinträge eines Dokumentes können verändert werden. Positionieren Sie die Anzeige auf das zu verändernde Dokument (z.b. mit Menü Suchen ). Klicken Sie auf Bearbeiten, verändern Sie den Inhalt der Indexfelder durch Anklicken und Eingabe und übernehmen Sie die Änderungen durch Klicken auf den Button Index ändern. Seitenreihenfolge ändern Sie können in die Reihenfolge der Seiten eines Dokuments nach Ihren Vorstellungen verändern. Durch Drag and Drop ist es möglich, die Position einer Seite im FastPic-Fenster zu verschieben.

5 Aufzeichnung/Speichern von Dateien Import elektronischer Dokumente Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente an ein ScanFile-Archiv zu senden und in ein ScanFile-Archiv zu importieren. Elektronische Dokumente können in ihrem Ursprungsformat oder im TIFF-Format abgespeichert werden. Zur Abspeicherung im TIFF-Format verwendet man den TIFFwriter. Menü Senden an im Explorer fügt dem Menü Senden an im Windows Explorer automatisch eine weitere Auswahlmöglichkeit hinzu: ScanFile Elektronische-Dateiarchivierung. Damit können Sie mit der Maus Dateien im Explorer auswählen und an ScanFile senden. Ein Archivauswahlfenster öffnet sich, in dem Sie das Zielarchiv bestimmen sowie den Index eingeben können. Import von Indexinformationen Mit der Funktion Index importieren können zusätzliche Informationen zu einem bereits existierenden Dokument hinzugefügt werden. Microsoft Office Integration Mit der Office-Integration, die Sie während der Installation auswählen können, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Access in zu archivieren. Insbesondere die Möglichkeit, s direkt aus Microsoft Outlook einschließlich Anhang zu archivieren, stellt einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg zur vollständigen Integration elektronischer Dokumente in dar. Mit dieser Funktion können Sie die oben genannten Office-Dokumente in ihrem Ursprungsformat in speichern. Die beiden unten abgebildeten Icons erscheinen automatisch in den Symbolleisten der oben genannten MS Office-Anwendungen ,Projekt Phase 1, , ,Teil 1 - Phase 2, , ,Durchführbarkeitsstudie, , ,Planung, , ,Planfeststellungsverfahren, , ,Mittel, , ,Infrastruktur, ,17222 Die oben abgebildete Textdatei enthält Index-informationen, die durch Kommata voneinander getrennt sind. Für den Import wird die erste Information in der Zeile benutzt, um das Dokument in zu finden und dann die weiteren Indexfelder durch die zusätzlichen Informationen der Zeile auszufüllen. Import von Dateien in den Nacherfassungspool Beim Import von Dateien werden diese zunächst in dem Nacherfassungspool eines ScanFile-Archivs gespeichert. Senden an ScanFile Drucken und an ScanFile senden Obwohl Sie Dateien jeglichen Formats importieren können, werden Ihnen im Auswahlmenü speziell die Formate TIF, PCX, BMP, GIF, JPG, DOC, XLS, PPT, TXT, DAT und ASC angeboten. Wählen Sie Laufwerk und Pfad, woher die Dateien importiert werden sollen. Anschließend werden die Dateien in den Nacherfassungspool kopiert. Im Nacherfassungspool können Sie die Dateien auf einfache Weise zu Dokumenten bündeln und indizieren.

6 Dokumentenrecherche Dokumente suchen Wählen Sie im Steuerfenster das Menü Suchen und geben Sie die Suchkriterien für die Dokumente, die Sie benötigen, in eines oder mehrere Indexfelder ein. Durch Anklicken des Icons Suchen beginnt die Suche. Auf dem Bildschirm erscheint eine Liste der Dokumente, die den angegebenen Suchkriterien entsprechen. Zudem wird die erste Seite des ersten in der Liste erscheinenden Dokumentes angezeigt. Durch die Eingabe von Wildcards (Suchfunktion mit Platzhaltern) in Verbindung mit Schlagworten reduzieren Sie die Trefferliste auf die gewünschte Auswahl von Dokumenten. Die Indexfelder sind zur präzisen Auffindung eines Dokumentes logisch mit UND kombiniert. Erweiterte Indexsuche Wenn ein Dokument eingescannt oder importiert wird, werden mehrere zusätzliche Informationen in Bezug auf das Dokument gespeichert. Enthalten sind u.a. das Scandatum des Dokumentes und der Name des Anwenders, der das Dokument gescannt hat. Zudem werden Datum, Zeit und Anwender der letzten Änderung gespeichert. Diese Option bietet neben der Bereichssuche die Suche nach den Informationen, die bei der normalen Indexsuche nicht zugänglich sind. Der Anwender kann z.b. durch Eingabe des Anwendernamens oder des Änderungsdatums ein Dokument recherchieren. In den Indexfeldern kann eine Bereichssuche VON BIS durchgeführt werden. Auch die Suchbegriffe können durch die Booleschen Operatoren UND oder ODER miteinander verknüpft werden. Suche mit Schlagworten Wurde einem Archiv eine Schlagwortliste zugeordnet, können Sie zur Suche eine Kombination von Schlagworten und Indexbegriffen verwenden. Bei der Suche mit Schlagworten können mehrere Schlagworte gleichzeitig ausgewählt werden. Wenn die Schlagworte logisch mit UND verbunden sind, werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter allen ausgewählten Schlagworten abgespeichert sind. Wenn die Schlagworte logisch mit ODER verbunden sind, werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter mindestens einem der ausgewählten Schlagworte gespeichert sind.

7 Anzeige von Dokumenten Anzeige elektronischer Dokumente Anzeige der Dokumente In gibt es mehrere Werkzeuge, um das gewünschte Dokument anzuzeigen. Eine Zoomfunktion kann aktiviert werden, Images können beliebig gedreht und die Größe des Images an das Anzeigefenster angepasst werden. Mit den Buttons Nächste Seite / Vorhergehende Seite kann man durch ein Dokument blättern. In können Dateien jeglichen Formats abgelegt werden. Mehr als 200 Dokumentformate zeigt durch einen integrierten Viewer automatisch an. Andere Dateiformate können ebenfalls angezeigt werden, wenn die entsprechende Applikation installiert ist. Jedes elektronische Dokument kann in geöffnet werden, wenn die zugehörige Applikation installiert ist. Änderungen in diesem Dokument werden entweder als Revision oder als neues Dokument gespeichert. Das Ursprungsdokument bleibt immer als Original erhalten. FastPics-Anzeige Erster Eintrag Erste Seite Seite auswählen Komplett anpassen Image rechts drehen Die in einem Dokument enthaltenen Seiten können als FastPics in einem eigenen Anzeigefenster dargestellt werden. Letzter Eintrag Vorhergehende Seite Zoom Window Breite anpassen Image um 180 drehen Im FastPics-Fenster können Sie feststellen, ob eine Seite die Vorder- oder Rückseite eines doppelseitig gescannten Dokumentes ist. Zudem können Sie die Seiten markieren, die Sie drucken, löschen oder senden möchten. Nächster Eintrag Vorhergehender Eintrag Dokumentenübersicht mit Arbeitskopien Letzte Seite Nächste Seite Image verkleinern Image links drehen Image vergrößern 1:1 Darstellung Elektronische Dokumente (z.b. Dateien einer Textverarbeitung) werden in den FastPics durch EDOC gekennzeichnet. COLD-Seiten tragen die Bezeichnung COLD. Haben Sie das FastPics-Fenster aktiviert und drücken jetzt die rechte Maustaste, erscheint ein Menü, in dem Sie verschiedene Aktionen wie OCR-Lesen, Kopieren, Drucken, Senden, etc. durchführen können. Neben dem Imageanzeigefenster können Sie bis zu drei Arbeitskopien erstellen und diese parallel anzeigen lassen. Diese Arbeitskopien sind völlig unabhängig vom aktuell geöffneten Archiv und seinem Anzeigefenster. Sie bleiben geöffnet, bis sie vom Anwender geschlossen werden oder geschlossen wird.

8 CD / DVD Schreiben vorbereiten Versenden von Dokumenten und CD Schreiben vorbereiten Mit diesem in integrierten Modul können Sie das Auslagern von einem oder mehreren Archiven vorbereiten. Auf Wechseldatenträger (CD-ROM) ausgelagerte Archive können mit dem Bibliotheksmodul recherchiert werden. Durch Auswählen und Klick auf den Button Kopieren können Sie die auszulagernden Archive auf einfachem Wege zusammenstellen. Das Modul überwacht, dass die Gesamtgröße der ausgelagerten Archive das CD-Fassungsvermögen nicht überschreitet. Zudem kann man mit diesem Modul CDs auf zwei Arten vorbereiten. Die erste Methode ist eine normale Auslagerung von ScanFile-Archiven auf einen Datenträger, wie z.b. CD-ROM. Bei der zweiten Methode können Sie auf den Auslagerungsdatenträger zusätzlich ein Retrieval-Programm kopieren. Die durch das Modul zusammengestellten Dateien können anschließend mit Standardsoftware auf CD/DVD fixiert werden. Das Retrievalprogramm ermöglicht die Datenrecherche ohne ScanFile Programm Lizenz auf jedem Windows Rechner. Versenden von Dokumenten als Anhang Mit können Sie nicht nur drucken und Faxe versenden, sondern auch durch einen einfachen Klick ein Dokument oder ausgewählte Seiten eines Dokuments per versenden. Um ein Dokument zu verschicken, wählen Sie im Pop-Up-Menü den Punkt Senden an . Dadurch wird eine neue generiert, die die ausgewählten Seiten des ScanFile-Dokuments als Anhang mitführt. Sie geben nur noch die -adresse des Empfängers und einen eventuellen Begleittext ein. In den Grundeinstellungen von können Sie selbst entscheiden, ob Sie die Seiten als PDF, Multi-TIFF-Datei oder als einzelne Dateien verschicken möchten.

9 Bibliotheken erstellen Schlagworte Schlagworte Dies ist ein Modul, das einfaches und schnelles Gruppieren und Sortieren von Dokumenten ermöglicht. Schlagwortlisten werden vom Anwender angelegt und im Menü Archiv bearbeitet und mit dem entsprechenden Ordner verbunden. Schlagworte können als Kategorien angesehen werden, in die Dokumente eingeordnet werden. Dokumente können aber auch mit jeder beliebigen Kombination von Schlagworten verbunden werden, obwohl das Dokument nur einmal gespeichert wird. Erstellen Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen die Schlagworte, mit denen Sie Ihre Dokumente am einfachsten wiederfinden können. Sie können für ein einzelnes Dokument ein oder mehrere Schlagworte angeben, (wenn notwendig) auch in Kombination mit den Indizes des Dokumentes. Für die Recherche können Sie beliebig viele Schlagworte (logisch mit UND oder ODER verbunden) benutzen, auch in Verbindung mit den Indizes. Bibliotheken erstellen Das Erstellen von Bibliotheken ist eine der zentralen Optionen für die Suche in. In einer Bibliothek können Sie mehrere Archive sehr einfach zusammenfassen und somit in diesen Archiven gleichzeitig recherchieren. Die Bibliothek kann automatisch aktualisiert werden und die Suche sich über mehrere Laufwerke/Datenträger erstrecken. Konkret bedeutet das, dass die Datenbanken der verschiedenen ScanFile-Archive für den Anwender sehr gut nachvollziehbar miteinander verbunden werden. Die ScanFile-Archive in einer Bibliothek können nach Maßgabe von Zugriffssicherheit und Speicherplatz beliebig auf verschiedene Laufwerke/Datenträger verteilt werden. Das Bibliotheksmodul findet die Daten automatisch auf dem entsprechenden Laufwerk bzw. fordert zum Einlegen des richtigen Datenträgers auf. Das Bibliotkesmodul verwaltet auch Massenspeichersysteme wie CD-, DVD- und MO-Jukeboxen. Die Bibliothek vereint automatisch die Schlagwortlisten und OCR- Volltextdatenbanken der in ihr enthaltenen Archive. Suche mit Schlagworten Wurde einem Archiv eine Schlagwortliste zugeordnet, können Sie zur Suche eine Kombination von Schlagworten und Indexbegriffen verwenden. Bei der Suche mit Schlagworten können mehrere Schlagworte gleichzeitig ausgewählt werden. Wenn die Schlagworte logisch mit UND verbunden sind, werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter allen ausgewählten Schlagworten abgespeichert sind. Wenn die Schlagworte logisch mit ODER verbunden sind, werden diejenigen Dokumente angezeigt, die unter mindestens einem der ausgewählten Schlagworte gespeichert sind. Bibliotheksaktualisierung Bibliotheken werden durch diesen Scheduler auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Die Laufwerke und Bibliotheken, die zu überwachen sind, können einzeln ausgewählt werden.

10 TIFFwriter Virtueller Netzwerk- und Archivdrucker Virtueller Netzwerk- und Archivdrucker TIFFwriter Der TIFFwriter ist ein Windowsdrucker, mit dem Sie durch Drucken jedes Dokument aus einer beliebigen Windows- Anwendung in einem ScanFile-Archiv ablegen können. Alle mit dem TIFFwriter in einem ScanFile-Archiv gespeicherten Dokumente werden automatisch im TIFF/JPEG-Format abgelegt. Um ein Dokument mit dem TIFFwriter in zu archivieren, wählen Sie die Option Drucken aus und anschließend als Drucker den ScanFile TIFFwriter. Sie können das Archiv auswählen, in dem Sie das Dokument ablegen möchten. Bei der Auswahl des Archivs erscheinen die Felder (und die Schlagworte) des Archivs. Im Anschluss können Sie die Index-Informationen Ihres Dokumentes sofort eingeben oder das Dokument im Postindex (Nacherfassungspool) ablegen. Aus diesem Nacherfassungspool können Dokumente dann zu einem späteren Zeitpunkt indiziert werden. Des Weiteren verfügt der TIFFwriter über den Sammelmodus, mit dem Sie mehrere Dokumente vor dem Speichern in einem ScanFile-Archiv zusammenstellen können. Sie können die gesammelten Dokumente nacheinander ansehen, indem Sie den Button Sammlung anzeigen anklicken. Sie können sich einzelne Seiten der Dokumente in der Sammlung ansehen, sie löschen oder komplette Dokumente innerhalb der Sammlung löschen. Alle gesammelten Dokumente werden automatisch direkt in einem Scanfile-Archiv abgelegt oder in seinem Nacherfassungspool gespeichert. Mit dem VNP in Verbindung mit dem TIFF-Spooler kann man auf einfache Weise jede Anwendung, auch solche von Mainframe Computern, an das ScanFile-System ankoppeln, welches zu archivierende Belege durch Drucken erzeugt. Bei dem VNP handelt es sich um einen Netzwerkdrucker, der die zu druckenden Belege als TIFF-Dateien in bis zu acht verschiedenen Verzeichnissen ablegen kann. Danach können sie perfekt erkannt, klassifiziert und zur Archivierung automatisch indiziert werden. Beim Druck auf den VNP kann der Druckstrom gleichzeitig zur Erzeugung des Papierdokuments auf einen physikalischen Drucker umgelenkt werden. Durch die Verbindung des VNP mit dem Formularerkennungs- Modul können praktisch alle Warenwirtschaftssysteme mit dem Dokumentmanagementsystem verbunden werden, da alle gedruckten Belege automatisch archiviert werden. Falls der VNP Dokumente im Verzeichnis des TIFF-Spoolers ablegt, leistet diese Kombination eine automatische Ablage und Erfassung der im eigenen Unternehmen erzeugten Belege. TIFF-Spooler Der TIFF-Spooler überwacht ein Verzeichnis und importiert die dort abgelegten TIFF-Dokumente in regelmäßigen Abständen in ein ScanFile Archiv. Dabei werden die Dokumente automatisch mit Hilfe der Formularerkennung ausgewertet und klassifiziert. Diese Verzeichnisse können durch den virtuellen Netzwerkdrucker (VNP), durch einen Pushscan eines Canon Imagerunners iri (Hotfolder) oder durch andere Quellen bedient werden. Beim Importvorgang werden die Dokumente automatisch mit Hilfe der Formularerkennung ausgewertet und klassifiziert.

11 Automatisches Indizieren OCR / Formularerkennung (optional) Automatisches Indizieren Mit der Formularerkennung können Dokumente automatisch klassifiziert, sortiert und automatisch indiziert werden. Formulare werden in durch ein oder mehrere Merkmale unterschieden. Ein Merkmal kann ein graphisches Element, also beispielsweise ein eindeutiges Logo oder ein bestimmtes Schlüsselwort an einer definierten Stelle der Seite sein. Damit ein neues Dokument zugeordnet wird, muss es einem der bereits eingerichteten Formulare aufgrund der Merkmale hinreichend ähnlich sein. Nach der Zuordnung zu einem Formular findet eine automatische Indizierung des Dokuments statt. Dabei wird der Index durch die zum jeweiligen Formular gehörenden Lesezonen automatisch aufgebaut. Dabei können Barcode-, OCR- und OMR-Lesezonen in einem Formular kombiniert werden. Die Formularerkennung wird jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments durchgeführt. Scannen mit Barcode (optional) Wenn Dokumente Barcodes enthalten, ist es möglich, die Informationen des Barcodes während des Scannens in einem Indexfeld des Archivs mit dem Attribut Barcode zu indizieren. Konfiguration eines Archivs kann bis zu zehn Barcodes gleichzeitig lesen und die Resultate in den Archivfeldern speichern. Bei der Erstellung der Archive kann für jedes Feld das Attribut Barcode gewählt werden. Indizieren mit Zonen-Lesung Ohne Einrichtung von Barcode-Lesezonen werden die Barcodes von oben links nach unten rechts gelesen. Diese Option ermöglicht Ihnen, mit Lesezonen den Index automatisch von einem Dokument zu lesen. Diese Zonen werden mit den Indexfeldern des ScanFile-Archivs verbunden. Daher können Sie bis zu zehn verschiedene Lesezonen spezifizieren. Die Einrichtung der Zonen ist sehr einfach mit der Maus vorzunehmen. Sind alle Zonen definiert, kann die OCR-Zonenerkennung gestartet werden. Ist die Zonenerkennung abgeschlossen, kann das OCR-Modul geschlossen und sofort eine Recherche in dem angelegten Archiv durchgeführt werden. Volltext-OCR Diese Option ermöglicht eine Volltextlesung aller Dokumente. Der gelesene Text wird mit der entsprechenden Bilddatei kombiniert und abgespeichert. Darüber hinaus wird eine Wortdatenbank aller vorkommenden Begriffe aufgebaut. Anschließend ist es möglich, mit der Volltextsuche nach einem bestimmten Wort oder einer bestimmten Wortkombination in den Dokumenten zu suchen. Barcode-Typen Die vier Barcode-Typen Barcode 39, 2 aus 5 interleaved, Codabar und Code 128 können in ausgewählt werden, falls Ihre Programmlizenz das Barcodelesemodul enthält. Eine Barcodeprüfziffer erhöht die Zuverlässigkeit des Barcodelesemoduls. Ist die Option Barcode 90 drehen eingeschaltet, werden zusätzliche Barcodes gelesen, die in Durchlaufrichtung des Scanners aufgedruckt sind.

12 Aktivitätenreport (optional) Document Routing (optional) Document Routing (optional) Aktivitätenreport (optional) Der Aktivitätenreport führt eine genaue Protokollierung aller in ausgeführten Aktionen aus und schreibt dieses Protokoll in eine Datenbank. Das Protokoll enthält die ausgeführte Aktion, den Zeitpunkt, den User und den Computer, auf dem die Aktion ausgeführt wurde. Administratoren im ScanFile-System können die geloggten Aktivitäten für bestimmte Zeiträume, bestimmte User oder eine Kombination von Usern und Zeiträumen auflisten und drucken. Das Document Routing ist ein Workflow-Modul, mit dem Dokumente auf vordefinierten Routen versendet werden können. Eine Route besteht aus mehreren Schritten, wobei ein Schritt dem Senden eines Dokuments an einen oder mehrere User oder Archive entspricht. Wurde einem User ein Dokument zugesendet, muss er das Dokument bearbeiten, d.h. er muss es bestätigen, ablehnen, zur Kenntnis nehmen oder kommentieren. Das Dokument wird danach automatisch weitergeleitet, zurückgesendet oder umgeleitet, je nachdem, welche Aktion für den jeweiligen Schritt definiert wurde. Darüber hinaus kann jedem Schritt eine Zeitüberschreitungsaktion zugeordnet werden, die ausgeführt wird, wenn ein User das ihm zugesendete Dokument in der vorgegebenen Zeit nicht bearbeitet hat. Ein zentraler Server überwacht den Lauf eines Dokuments auf einer Route. Der Status und Fortschritt der gerouteten Dokumente kann durch einen autorisierten User angezeigt werden. Audit Trail Scheduler Der Audit Trail Scheduler entfernt automatisch alle Einträge aus der Datenbank des Aktivitätenreports, die älter als eine individuell bestimmbare Anzahl von Tagen sind. Auf diese Weise enthält die Protokolldatenbank automatisch immer die notwendigen Protokolldaten, ohne sinnlos anzuwachsen. Document Router Dieser zu den Remote Services gehörende Scheduler überwacht geroutete Dokumente und sendet diese nach Bearbeitung automatisch zum nächsten Schritt auf der Route. Der Document Router überwacht in Abständen von 5 Minuten den Status der gerouteten Dokumente und führt die nächsten Schritte aus. Aufbewahrungssteuerung Für jedes Dokument in einem Archiv kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z.b. nach dem Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument verschoben, exportiert oder vernichtet werden.

13 COLD LuraDocument COLD (Computer Output On Laserdisc) Mit dem COLD-Modul von können Sie von einem Mainframe-Computer (Großrechner) erstellte Druckdaten in archivieren. Diese Daten können zusammen mit eingescannten Dokumenten oder anderen importierten Dateien gemeinsam in einem Archiv verwaltet werden. Das COLD-Modul übernimmt Spool-Dateien, z.b. die von einem Zentralrechner ausgestellten Rechnungen, und indiziert diese automatisch mit Hilfe der in jedem Dokument vorhandenen Informationen. Eine Spool-Datei kann mehrere tausend Seiten enthalten. Das COLD-Modul teilt diese Datei automatisch in Seiten auf und entnimmt die Index-information von vordefinierten Positionen jeder Seite. Während des Imports in ein Archiv überträgt das COLD- Modul nicht nur die einzelnen Seiten, sondern erstellt zudem automatisch die Indexinformationen in der Datenbank des ScanFile-Archivs. Für jedes unterschiedliche Spool-Dateiformat wird eine eigene Importmaske erstellt. Für jede Importmaske kann der Datei-Typ sowie die Position der Indexinformationen auf der Seite festgelegt werden. Darüber hinaus kann für die Anzeige das Schriftbild (z.b. Schriftgröße, Zeichenart und Zeilenabstand) eingestellt sowie ein Formular in den Hintergrund eingeblendet werden. LuraDocument LuraDocument erlaubt eine außergewöhnlich hohe Kompression digitaler Bilder (Farbe und Graustufen) bei hoher Bildqualität. Dieser Kompressionsalgorithmus arbeitet getrennt auf drei Bildebenen, in die das Bild automatisch zerlegt wird. Die Datenkompression ist so erheblich, dass es nun möglich ist, ohne großen zusätzlichen Speicherplatzaufwand auch farbige Dokumente zu archivieren. COLD Scheduler Der COLD Scheduler überwacht Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten Spooldateien automatisch mit einer zugehörigen COLD-Importmaske in ein damit verbundenes ScanFile-Archiv. Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Spooldateien, falls gewünscht, in ein Backupverzeichnis kopiert.

14 Scheduler Edoc Scheduler File und Index Scheduler Audit Trail Scheduler Document Router VNP Retention Control TIFF-Spooler Scheduler / Wallet COLD Scheduler Index Scheduler Bibliotheks Scheduler Tiffspooler Volltext/OCR Scheduler Zonen/OCR Scheduler Der TIFF-Spooler importiert aus verschiedenen Verzeichnissen die dort abgelegten TIFF- Dokumente in regelmäßigen, einstellbare Zeitabständen in ScanFile Archive. Diese Verzeichnisse können durch den virtuellen Netzwerkdrucker (VNP), durch einen Pushscan eines Canon Imagerunners iri (Hotfolder) oder durch andere Quellen bedient werden. Beim Importvorgang werden die Dokumente automatisch mit Hilfe der Formularerkennung ausgewertet und klassifiziert. E-Doc Scheduler Der E-Doc Scheduler überwacht bis zu 6 Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten Dateien automatisch in damit verbundene ScanFile-Archive. Dabei können die Daten zum Nacherfassen importiert oder unter Verwendung des Dateinamens direkt indiziert werden. Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Dateien, falls gewünscht, in ein Backupverzeichnis kopiert. COLD Scheduler Der COLD Scheduler überwacht bis zu 6 Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten Spooldateien automatisch mit einer zugehörigen COLD-Importmaske in ein damit verbundenes ScanFile-Archiv. Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Spooldateien, falls gewünscht, in ein Backupverzeichnis kopiert. OCR-Scheduler Der Volltext OCR-Scheduler überwacht in regelmäßigen, einstellbaren Zeitabständen Archive und führt bei neu hinzugekommenen Dokumenten eine OCR Volltextlesung durch. Der Zonen OCR-Scheduler überwacht in regelmäßigen, einstellbaren Zeitabständen Archive und führt bei neu hinzugekommenen Dokumenten eine Zonenerkennung durch. Aufbewahrungssteuerung Für jedes Dokument in einem Archiv kann eine individuelle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Aufbewahrungsfrist wird in Monaten berechnet, z.b. nach dem Eröffnungsdatum oder auch der letzten Änderung. Am Ende der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument verschoben, exportiert oder vernichtet werden. File und Index Importscheduler Dieser Scheduler überwacht Verzeichnisse und importiert die dort abgelegten Dateien mit Hilfe einer zugehörigen Indexdatei automatisch in damit verbundene ScanFile-Archive. In der Indexdatei ist der Index mit den zugehörigen Dokumentdateien verknüpft. Nach erfolgreichem Import wird das Verzeichnis geleert und die Dateien, auf Wunsch, in ein Backupverzeichnis kopiert. Index Importscheduler Dieser Scheduler überwacht Indexdateien und importiert automatisch Indexinformationen zu bereits archivierten Dokumenten. Falls Dokumente z.b. unter einer eindeutigen Kundennummer in archiviert werden, kann dieser Scheduler weitere Indexfelder automatisch mit den entsprechenden Daten aus einer bestehenden Kundendatei versehen. Audit Trail Scheduler Der Audit Trail Scheduler entfernt automatisch alle Einträge aus der Datenbank des Aktivitätenreports, die älter als eine individuell bestimmbare Anzahl von Tagen sind. Auf diese Weise enthält die Protokolldatenbank automatisch immer die notwendigen Protokolldaten, ohne sinnlos anzuwachsen. Wallet Bis zu 50 Dokumente können in einer einzigen speziellen Datei, der Wallet-Datei, zusammengefügt werden. Diese Wallet-Datei enthält die gesamten Informationen eines Dokuments, also alle Seiten des Dokuments, die Indexinformationen und Zusatzinformationen, wie Memos und Anmerkungen, enthalten. Ein Viewer für die Wallet-Dateien ist frei verfügbar und kann ohne Softwarelizenz installiert werden. Bei einem Doppelklick auf die Wallet-Datei öffnet er sich automatisch und zeigt die Dokumente der Wallet-Datei an. Das Wallet-Format ist insbesondere zum Versenden als -anhang geeignet, trägt es doch alle Informationen eines Dokuments, die auch in gespeichert sind. Bibliotheksaktualisierung Bibliotheken werden durch diesen Scheduler auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Die Laufwerke und Bibliotheken, die zu überwachen sind, können einzeln ausgewählt werden. Document Router Dieser zu den Remote Services gehörende Scheduler überwacht geroutete Dokumente und sendet diese nach Bearbeitung automatisch zum nächsten Schritt auf der Route. Der Document Router überwacht in Abständen von 5 Minuten den Status der gerouteten Dokumente und führt die nächsten Schritte aus.

15 Remote Station Archivierung über Internet Remote Station ist die ideale Lösung, um Ihre weltweit vorhandenen Dokumente direkt und ohne Umwege in ein zentrales Archiv zu integrieren. Das bewährte Dokumenten Management System ScanFile V8 wird in diesem Fall mit dem Modul Remote Station Server zu einer echten Client/Server Archivierungslösung. Das Servermodul verwaltet und konfiguriert nicht nur die Remote Stations, sondern verwaltet auch Remote Serverkonten, mit denen Ihre User auf andere Server oder deren Ressourcen im Organisationsverbund zugreifen können. Die Übertragung der Daten erfolgt dabei mit Netzwerkgeschwindigkeit und ist selbstverständlich mittels Verschlüsselung gegen Missbrauch geschützt. Einwahlbildschirm Kompatibilität : TCP-IP Client/Server Architektur Direkte Anbindung folgender Canon-Scanner : Dokumentenscanner DR2080C, DR3020, DR3060, DR3080C, DR5020, DR5080C, Mikrofilmscanner : MS 300, MS 400/500, MS 800 Anbindung weiterer Scanner durch TWAIN Sicherheit und Setup : Ausführliches Scan- und Sende-Protokoll Anwendererkennung über Fingerabdruck und/oder Passwort Zentrale Anwenderkonfiguration in Verschlüsselte Dokumentenübertragung Durch den Einsatz von LuraDocument können Farbseiten so komprimiert werden, dass sie mühelos über jede Anbindung an das Internet übertragen werden können. Leistungsmerkmale: 10 Seiten A4, 200 x 200 DPI Schwarz/Weiss ca. 35 kb pro Seite Auswahl des Zielarchivs Indizierung der Dokumente im Zielarchiv Geschwindigkeit (KB) : Übertragungsdauer (Sek.) : Seiten A4, 200 x 200 DPI 16 Mio.Farben ca. 90 kb pro Seite mit LuraDocument -Kompression Geschwindigkeit (KB) : Übertragungsdauer (Sek.) : ,5 Dokumente aufbereiten und senden Besondere Scan- und Übertragungsfeatures : Direktes Archivieren gescannter und elektronischer Dokumente Direktes Senden an Anwender Versenden per Senden an Drucker im Netzwerk Remote Station zur Recherche

16 WebServer WebServer Heutzutage arbeiten Unternehmen immer häufiger mit Internettechnologien, die die Anbindung räumlich entfernter und mobiler User an das Firmennetzwerk ermöglichen. Der Webbrowser dient hierbei als Werkzeug bei der Recherche nach Dokumenten. Diese Entwicklung führt zu dem Wunsch, zukünftig per Internet/Intranet auf die Dokumente des Unternehmens zugreifen zu können. Der WebServer nutzt die Vorteile des Internets und geniesst so derzeit einen aussergewöhnlichen Status. Dabei stützt er sich auf die Datenstruktur von. WebServer ist eine Anwendung, die auf der Nutzung eines Internet Information Servers (IIS) basiert. Mittels eines Webbrowsers greifen Sie weltweit auf Ihre ScanFile Bibliotheken zu. Auswahl der Bibliothek Dokumente werden mit dem ScanFile WebServer schnell, einfach und sicher im Internet/Intranet zur Verfügung gestellt. Features des WebServers Such-, Anzeige-, Download-Optionen in ScanFile Bibliotheken Individuelle Freigabe von Bibliotheken und Usern für den Webzugriff in Aufgrund der Nutzung des Webbrowsers keine zusätzliche Client-Installation notwendig Integrierter leistungsfähiger Viewer ermöglicht die direkte Anzeige einer Vielzahl von Dokumentformaten Einwahlbildschirm Ausführliche Protokollierung aller Zugriffe auf Dokumente Recherche in einer Bibliothek Trefferliste Herunterladen von Dokumenten