Im Jahr 2003 hat das LDS NRW im Auftrag des Innenministeriums

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1 in der Landesverwaltung NRW Im Jahr 2003 hat das LDS NRW im Auftrag des Innenministeriums (IM), des Finanzministeriums (FM), des Justizministeriums (JM), des Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung (MVEL) sowie des Ministeriums für Wirtschaft und Arbeit (MWA) eine EU-Ausschreibung für ein Dokumentenmanagement- und Workflowsystem durchgeführt. Im Dezember 2003 kam es zu einer Entscheidung für das Produkt DOMEA der Firma SER egovernment Deutschland GmbH. Das Unternehmen wurde mittlerweile von der kanadischen Open Text Corporation übernommen. In der Unternehmenstochter Open Text egovernment Deutschland GmbH sind alle Vertriebs- und Projektaktivitäten von Open Text im Bereich der deutschsprachigen öffentlichen Verwaltung gebündelt. Die Software DOMEA DOMEA ist ein Dokumenten-Management- und Workflow-System (DMS/Workflow-System) speziell für die öffentliche Verwaltung. Der Name DOMEA setzt sich aus den Buchstaben Dokumenten-Management und elektronische Archivierung zusammen. Grundlage des Programms ist das DOMEA Konzept, das von der Koordinierungsstelle für Informationstechnik in der Bundesverwaltung beim BMI (KBSt) herausgegeben wird. DOMEA wurde für folgende Aufgabenbereiche konzipiert: Abb. 1: Aufgabenbereiche des Dokumentenmanagements und der elektronischen Archivierung (DOMEA ) LDVZ-Nachrichten 1/

2 Das Programm ist modular aufgebaut und erlaubt den stufenweisen Übergang von der Papierregistratur über die Anlage digitaler Akten bis hin zur elektronischen Vorgangsbearbeitung. Über die homogene Verknüpfung mit dem Inter-/Intranet wird die Voraussetzung für ein modernes, den heutigen Anforderungen gerecht werdendes egovernment geschaffen. Da sich alle Behörden in Aufbau, Aufgaben und Arbeitsweise unterscheiden, gibt es keine schlüsselfertige DOMEA - Lösung. DOMEA ist als Werkzeugkasten konzipiert, der für die einzelne Verwaltung konfiguriert werden muss. Vielfältige Einstellungsmöglichkeiten von der Einrichtung einzelner Nutzer bis hin zur vollständigen Umprogrammierung des Systems sind vorhanden. Die Workflowkomponente ermöglicht es, Geschäftsprozesse ausschließlich online abzuwickeln. Vorteile eines elektronischen Arbeitens sind: Ein Zugriff auf die Informationen ist möglich zu jeder Zeit von jedem Ort (Teleheimarbeit, Dienstreisen). Dokumente, Vorgänge und Akten können sehr effizient nach unterschiedlichen Kriterien gesucht und gefunden werden. Die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter/-innen wird verbessert. Durch die Möglichkeit der Parallelbearbeitung wird Zeit gespart. Die Produktivität erhöht sich durch die Vermeidung von Transport- und Liegezeiten. Das Verwaltungshandeln ist nachweisbar durch die Protokollierung aller Entscheidungsprozesse. Das elektronische Archiv In einem Archiv werden folgende Informationsarten unterschieden: Wozu wird ein DMS/Workflow-System benötigt? Egal ob in der Produktion, im Vertrieb und Marketing oder bei der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten: E- Mail hat sich als Standard-Kommunikationsmittel längst etabliert, elektronische Dokumente in vielfältiger Form sind eine Selbstverständlichkeit. Der allgemeinen Akzeptanz des elektronischen Datenaustausches stehen allerdings auch wachsende Probleme gegenüber. Derzeit ist es fast Normalität, dass Dokumente zu einem Projekt bei unterschiedlichen Personen in verschiedenen Gefügen gehalten werden: Dokumente in Papierform dezentral beim Bearbeiter und/oder zentral in der Registratur Dokumente im File System s in Outlook oder anderen Mail-Systemen Dokumente in Spezialanwendungen Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems hat das Ziel, ein vollständiges zentrales revisionssicheres elektronisches Archiv für eine Behörde einzurichten. Abb. 2: Informationsarten (KBSt DOMEA -Organisationskonzept Version 2.1) Abb. 3: Akten-/Vorgangssuche mit Hilfe verschiedener Suchkriterien 26 LDVZ-Nachrichten 1/2006

3 Die kleinste Einheit des Schriftguts ist das Dokument. Dokumente werden in Vorgängen oder Akten verwaltet. Der Vorgang wird als Nachweis für das Verwaltungshandeln benötigt. In einem Vorgang werden Schriftstücke, die einen sachlichen Zusammenhang bilden und für die gemeinsame Bearbeitung benötigt werden, zusammengefasst. In der Prozesssicht versteht man unter einem Vorgang eine konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Behörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Akte bildet den übergeordneten sach- und organisationsbezogenen Rahmen für die Ablage von Dokumenten und Vorgängen. In DOMEA werden alle Informationen gemäß dieser Struktur abgelegt. Gesucht werden kann nach allen Primär- als auch Sekundärinformationen. Für Dokumente, Vorgänge und Akten gibt es folgende Suchmechanismen: Suche über alle Metadaten von Dokument, Vorgang und Akte Volltextsuche über die wichtigsten Metadaten von Dokument, Vorgang und Akte Volltextsuche in Dokumentinhalten (unterstützt über 150 Dokumentformate) Abb. 4: Ablaufplan der Sachbearbeitung Eine OCR-Erkennung beim Scannen ist in DOMEA integriert, so dass auch eingescannte Dokumente (tif- Format) über die Volltextrecherche wiedergefunden werden. Der Workflow In DOMEA können beliebige Prozesse von einfachen Laufmappen bis zum komplexen Workflow abgebildet werden. Beispiele: Abbildung 4: Sachbearbeitung Abbildung 5: Einfacher Antrag Bei jeder Aktivität ist es möglich, Bearbeiter, Empfänger, Fristen, Vorlagen usw. vorzugeben oder das Verfahren Abb. 5: Ablaufplan einer einfachen Antragsstellung über Programme zu automatisieren. (Siehe Abbildungen. 6 8 auf Seite 28.) Organisatorische Aspekte Bei Einführung eines DMS gilt es, eine Vielzahl von Problemen aufzuarbeiten. Dazu gehören unter anderem mangelnde Prozessorientierung und ineffiziente Arbeitsabläufe. Die zielgerichtete und systematische Einführung der Dokumenten- und Workflow-Management-Lösung DOMEA kann den Anwendern einen Ausweg aus dieser Situation bringen. Jedoch muss an die LDVZ-Nachrichten 1/

4 Beseitigung der Stolperfallen bereits in der Planungsphase gedacht werden, um den Erfolg einer solchen Einführung nicht zu gefährden. Abb. 6: Eigenschaften der Aktivität: Bearbeitung Abb. 7: Eigenschaften der Aktivität: zu den Akten (z. d. A.) So ist es elementar wichtig bereits im Vorfeld organisatorische Regelungen zu treffen, z. B.: Wie werden Informationen strukturiert? Was ist archivwürdig? Wer legt Informationen im Archiv ab? Wer darf auf Informationen zugreifen? Welche Suchoptionen werden benötigt? Wieviele/welche Metadaten sind erforderlich? Welche Metadaten sollen automatisch vom System vergeben werden? Welche Metadaten werden in welcher Form in externen Programmen wie z. B. Word benötigt? Welche Informationen sollen automatisch aus externen Programmen wie z. B. Outlook übernommen werden? Wer darf welche Informationen löschen? Wie lange verbleiben welche Informationen im Archiv? Was passiert mit den Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist? Wo soll eingescannt werden? Wie wird das Scangut verteilt? Wie lange werden die Papiereingänge wo verwahrt?.. Zu einigen Punkten sind gesetzliche Regelungen vorhanden, andere müssen innerhalb der Behörde geregelt werden. Bei Fragen zum Schriftgut bietet die Archivverwaltung NRW Hilfe an. Fazit Abb. 8: Eigenschaften der Aktivität: Prüfung durch Vorgesetzten Die Einführung eines modernen DMS/ Workflow-Systems ist komplex und anspruchsvoll. Beginnend von der automatisierten Erstellung bis hin zur digitalen Archivierung wird der gesamte aktive und passive Lebenszyklus von Dokumenten, Akten und Vorgängen abgebildet. 28 LDVZ-Nachrichten 1/2006

5 Abb. 9: Rollenmodell bei der Einführung eines DMS/Workflow-Systems Mit der neuen Technik eröffnen sich völlig andere Möglichkeiten des Arbeitens. Der Einsatz moderner Technologien allein bewirkt allerdings noch keinen Fortschritt. Es kommt vielmehr auf deren nutzbringende Anwendung und die daraus resultierende Optimierung und Neugestaltung der Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung an. Das bedeutet: die Einführung eines solchen Systems ist nur mit einer Optimierung der vorhandenen Geschäftsprozesse sinnvoll zu realisieren. Das LDS NRW unterstützt die Ministerien und Institutionen der Landesverwaltung NRW bei der Einführung des Systems. Im Dienstleistungsportfolio des LDS NRW sind alle Leistungen im Umfeld DMS/Workflow enthalten (vgl. Abb. 9). Ansprechpartner und Links Archiverwaltung NRW Dr. Barbara Hoen; Landesarchiv NRW Grundsatzfragen und Öffentlichkeitsarbeit; Telefon: ; KBSt DOMEA-Konzept.htm Open Text LDS NRW Annette Hochstein Tel.: LDVZ-Nachrichten 1/

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