Bedingungen für den erfolgreichen Einsatz von Open Source Software

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1 Bedingungen für den erfolgreichen Einsatz von Open Source Software Stadt Freiburg Rüdiger Czieschla IT Leiter 6. Dezember 2005

2 Alles könnte so einfach sein Sichtweisen OSS Studie Freiburg Open Source als Baustein des E-Government

3 Alles könnte so einfach sein 3

4 Alles könnte so einfach sein Open Source 4

5 Alles könnte so einfach sein Sichtweisen OSS Studie Freiburg Open Source als Baustein des E-Government

6 Sichtweisen Problemsicht Kundensicht Technische Sicht Kostensicht Strategische Sicht... 6

7 Problemsicht Politische Software Projekte Strategien der Datenzentralen und Rechenzentren MS lastige Mitarbeiterausbildung Open Source E-Government Misere Etablierte Softwareverteilung & Benutzermanagement IT Skills in der Verwaltung 7 Vielzahl Plattformabhängiger Fachverfahren Heterogene IT-Endgeräte Landschaft LandesVerwaltungsreform

8 Kundensicht: Was hat Bürger/in davon? Werden Verwaltungsprozesse schlanker / Bürgerservice verbessert? Abbildung über Fachverfahren Derzeit kaum OSS Alternativen Können Lizenzkosten eingespart werden? Wenig bilanzwirksame Einsparungseffekte: Kosten für Windows-Lizenzen seit 2000 minimal (Hardware inkl. OEM-Lizenz) Kosten für Office 2000 Lizenzen seit 2001: 0,- Zwang zum Update nicht absehbar Worst Case: Stadtweite Neulizensierung MS-OfficeXY ca T 8

9 Interne Sicht Wird die interne Benutzerunterstützung einfacher (Help Desk)? Umstellungsprojekte und Multiplattformstrategien erhöhen den Aufwand im Help Desk Wird die Datensicherheit verbessert? Studie Forrester Research 2003: mehr kritische Schwachstellen in OSS Produkten Wird der Betrieb der Infrastruktur kostengünstiger? Service Kette: PC Bereitstellung, Imaging, Softwareverteilung, Help Desk System & User Management Security: Antivirus, Spam, etc. Kostentreiber sind die Services, nicht die Systeme 9

10 Kostensicht München 2003 Quelle Universität Erlangen-Nürnberg Prof. Michael Amberg / Unilog Management 10

11 Akzeptanz Ein tolles IT-Projekt lockt niemanden mehr Reiz und Attraktivität der IT lässt nach IT-Projekte werden Routine & ordnen sich ein Der strategische Nutzen der IT wird hinterfragt Wirtschaftlichkeit aller IT-Projekte wird gefordert Nutzer wollen keine Technik-getriebene Veränderung interner Arbeitsprozesse IT Mannschaft ist mit operativem Betrieb ausgelastet Mehraufwand und Nutzungsnachteile durch Emulationen (VMWare, WIN4Lin, WINE) werden nicht akzeptiert OSS Migration als technische Aufgabe diskreditiert die IT 11

12 Alles könnte so einfach sein Sichtweisen OSS Studie Freiburg Open Source als Baustein des E-Government

13 OSS Studie 2004 Analyse der Einsatzmöglichkeiten von Open Source-Produkte als Alternative zu Microsoft-Produkten im Clientbereich Zeitraum Juni bis Oktober 2004 Projektteam aus Mitarbeitern der Stadtverwaltung Freiburg, badenova und badenit GmbH (Projektleitung) Zentraler Bestandteil war die Prüfung von Open Office als Alternative zu Microsoft Office SAP, mit der Verknüpfung zu Office Produkten Eine begrenzte Auswahl an Fachverfahren, exemplarisch: -Prosoz, ProbauG, Posy, California Sonstige Funktionalitäten und Programme, begrenzt auf 5 Anwendungen 13

14 OSS Studie Ergebnisse Mittelfristig ist die Open Source-Software als eine ernstzunehmende Alternative zu kommerziellen Windows-Programmen zu bewerten. Stand heute, ist der netzwerkweite Einsatz von Open Source-Produkten, speziell Open Office, für die Stadtverwaltung Freiburg keine Alternative zu den Microsoft Produkten und nicht zu empfehlen. Insbesondere die fehlende Interoperabilität mit den Fachanwendungen und im SAP-Umfeld ist ein klarer Nachteil von Open Office. Bekannte Einschränkungen, bezogen auf die weitere Verwertbarkeit bestehender Microsoft Office Datenformate unter Open Office, werden durch die durchgeführten Testreihen bestätigt. 14

15 Strategische Sicht Herstellerstandards Abhängigkeit Vendor Lock Entwickler von Fachverfahren haben den Bürger oft vergessen Die Verwaltung ist für den Bürger da! Viele Verfahren optimieren Verwaltungsprozesse as is Unabhängige und offene Standards erleichtern die Anwendungs- und Datenintegration Chancen für behördenübergreifende Ansätze 15

16 Fazit Finger weg von OSS? Komplexe Abhängigkeiten z.b. SAP und MS Office Betriebs- und Akzeptanzrisiken Projekt- und Ausbildungsaufwände Warnung vor naiver Euphorie OSS ist in erster Linie ein strategisches Thema Leise Vorbereitung statt Pressegetöse Lobby für strategische Ansätze ausbauen SW Beschaffung zentralisieren Chance zur Standardisierung nutzen Anreize für die Benutzer bieten 16

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18 Erfolgsfaktoren Zentrale Steuerung der Softwarebeschaffung (Finanzmittel!) Politisch akzeptierter Grundsatzbeschluss zur Plattformunabhängigkeit reicht aus Ausbildung der IT Spezialisten Server zuerst, Infrastruktur für Webservices Anreize für Benutzer schaffen Telearbeit mit Standard Desktop ( Fördert Webservices) Roaming Desktop Genehmigung von OSS Software Private Nutzung Networking mit Bundes- und Landesprojekten z.b. MEDIA@Komm-Transfer Gremienarbeit im Rechenzentrumsverbund kivbf und DV Interessensverbände bilden 18

19 IT Steuerung und Standardisierung Standardisierung IT Services Help Desk, Betrieb und App.service Qualitäts-Kennzahlen Zentrale IT Mittel Standardisierung IT Endgeräte Administrativer Arbeitsplatz(Thin Client) Technischer Arbeitsplatz (Fat Client) Mobiler Arbeitsplatz (Notebook) Standardisierung Verfahren Standard Verfahren = plattformunabhängig Abbau von nicht SAGA konformen Verfahren Betrieb von Standard Fachverfahren Outtasking: Betrieb von Non Standard Verfahren Virtuelles Rathaus Medienbruchfreie Schnittstellen Virtueller Arbeitsplatz Integrierte Prozesse Angepasste Technologien 19 Harmonisierung E-Bürgerdienste Geschäftsprozessoptimierung Sichere IT Infrastruktur

20 Steuerung des Verfahrenseinsatzes Hauptkostenfaktor ist die Migration / Anpassung von Fachverfahren Jede aufgelöste Abhängigkeit reduziert den Gesamtaufwand Welche Abhängigkeiten bestehen? Inventarisierung der Fachverfahren nach SAGA- Konformitätsklassen Wie können sie reduziert werden? Definition von Übergangszeiträumen für Problemfälle Druck auf Anbieter und strategische Partner erhöhen - Neue Verfahren konsequent nach SAGA ausrichten - Manches löst die Zeit von selbst - Ablösung von hausgemachten Abhängigkeiten (MS Access) 20

21 Software Klassifikation 21

22 Klassifikation nach SAGA 22

23 Klassifikation der Bürgerdienste 23

24 Erfolge Abbau der Herstellerabhängigkeit Plattformentscheid 2004 für Standard Fachverfahren Genehmigungsverfahren nach SAGA 2.0 Neuen plattformunabhängige Verfahren in Betrieb S.O.S. Beschwerdemanagement (LAMP) Ratsinformationssystem RIS (LAMP) OSS Alternativen standardisiert FIREFOX Open Source Internet Browser anstelle MS Internet Explorer GIMP Open Source Bildbearbeitung anstelle Photoshop Gantt Project ersetzt 95% MS Projekt Standard Plattform pilotiert Terminalserver Betrieb für TelearbeiterInnen (NAL Desktop Standard Umgebung) Thin Client Pilot (NAL Desktop Standard Umgebung 24

25 Rückschläge 25

26 Rückschläge 26

27 Rückschläge 27

28 Fragen?