Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes

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1 Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes

2 Kompetenzzentrum Prozessmanagement - Wissenschaftliche Konferenz Bern, Astrid Liewald

3 Agenda Kompetenzzentrum Prozessmanagement (CC-PM) im Bundesverwaltungsamt Ausgangslage und Handlungsbedarf Zentrale und Dezentrale Aufgabenverteilung Bilanz und Ausblick 3

4 Bundesverwaltungsamt Errichtung 1960 Zentraler Dienstleister des Bundes Über 100 Fachaufgaben Ca Beschäftigte Neun Abteilungen Hauptsitz in Köln 4

5 Bundesverwaltungsamt Präsident Verenkotte Vizepräsident Petersson Abteilung I Abteilung III Abteilung V Abteilung VII BIT Zentrale Steuerungsaufgaben; IT-Fachverfahren BVA Innere Sicherheit; Ausländer; Staatsangehörigkeit; Spätaussiedler Elektronischer Identitätsausweis Verwaltungs-Service- Zentrum (VSZ) Dienstleistungszentrum (DLZ) Personalkosten; Personalnebenkosten Bundesstelle für Informationstechnik Abteilung II Zuwendungen; Sport- und Kulturförderung; Informationsstelle für Auswanderer und Auslandstätige Abteilung IV Verwaltung und Einziehung von Ausbildungsdarlehen; Vergabe und Einzug von Bildungskrediten; Ausbildung und Berufsbildung Abteilung VI Zentralstelle für das Auslandsschulwesen Abteilung VIII Verwaltungsmodernisierung; Organisationsberatung; Innenrevision; Prüfstelle Europäischer Sozialfonds 5

6 Ausgangssituation Unterschiedliche Software / Notationen, fehlende Konventionen Ich kenne nur das Flussdiagramm! Ich verwende ADONIS. Wir nutzen ARIS! Ich beschreibe Prozesse in WORD. Wir modellieren mit VISIO. Bei uns sehen Rollen immer rund u. gelb aus. Wir nutzen die eepk! Kennt jemand SWIMLANES? 6

7 Auftrag und Ziele Schaffung von Grundlagen für die Einführung von Prozessmanagement im BMI und Geschäftsbereich Einheitlichkeit bei der Erhebung, Darstellung und Analyse von Prozessen Transparenz bezüglich erfolgreicher Praxislösungen und Erfahrungsaustausch Gemeinsames Verständnis und Wissen über die Prozesse Ermöglichung von Prozessvergleichen (bis hin zur Prozessstandardisierung) Verbesserung der Zusammenarbeit von Organisation und IT 7

8 Zentrale und dezentrale Aufgabenverteilung Erarbeiten von Standards Weiterentwicklung Schriftenreihe Anforderungs- management Erfahrungs- austausch Kompetenzzentrum Prozessmanagement fachlicher Support und weitere Geschäftsbereichsbehörden 8

9 Methoden und Standards Konventionenhandbücher verbindlich (im Geschäftsbereich) Inhalt: Grundlegende Strukturen, Ebenenkonzept Methodik für die Modellabbildung fortlaufende Aktualisierung und Tipps für Modellierer Orientierungshilfen für Leser

10 Einheitliche Software Modellierungsdatenbank Prozessportal

11 Standardisiertes Ebenenkonzept Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Ebene 6 fachlicher Prozess (EPK ohne IT Inhalte) fachlicher IT Prozess (BPMN Diagramm des fachlichen Verhaltens der IT Systeme mit menschlicher Interaktion) detaillierter fachlicher IT Prozess (BPMN Diagramm des fachlichen Verhaltens der IT Systeme ohne menschliche Interaktion) 11

12 Schriftenreihe Prozessmanagement Leitfäden zur Auswahl, Erhebung und Analyse von Geschäftsprozessen Verzahnung von Fachbereichen und IT (Aufbau eines IT Dienste Managements zur effizienten Kommunikation zwischen Fachbereichen und internen/externen IT Dienstleistern ) Checklisten zur Qualitätssicherung von Prozessmodellen Leitfäden zu besonderen Funktionalitäten wie z. B. der Schnittstelle zur Nationalen Prozessbibliothek

13 Anforderungsmanagement Erarbeitung und Verbesserung diverser Berichte Umsetzung vieler kleiner Anforderungen (Feedback- Funktionalität, sichtbare Zeiten, Schriftenreihe im Portal, Methodenanpassungen etc.) Spezifizierung vieler komplexer Anforderungen (Selbstregistrierung, Freigabe-Workflow, etc.) Update- und Releaseplanung: Planung, Testen, Dokumentation der Neuerungen 13

14 Fachlicher Support Zentrale Anlaufstelle für Modellierer und Administratoren bei der gemeinsamen Software BIC Portal und BIC Design Fragen Fehlermeldungen Anforderungen Schulungen Ansprechpartner für fachliche Fragen zum Prozessmanagement, zur Prozesserhebung etc. 14

15 Geschäftsbereichsbehörden Behördenadministration Behördenspezifisches Rechte- und Rollen-Konzept Modellierung von Prozessen Entscheidung über konkretes Vorgehen Erhebung und Analyse ausgewählter Prozesse oder ganzheitliche Einführung von Prozessmanagement? Nutzung ausschließlich durch Organisatoren oder Nutzung des Portals auch im Rahmen des Informations- und Wissensmanagements für alle Mitarbeiter/innen? Zusammenarbeit von Organisation und IT? 15

16 Bilanz zwei Jahre CC-PM Konventionenhandbuch Betriebskonzept Modellierer- Tipps QS- Checklisten 2009 / 2010 Januar Gründung Kompetenzzentrum Prozessmangement Juli 2011 Leitfaden Erhebung - Hostingübernahme durch BAMF Berichte: Prozesshandbuch, Prozesssteckbrief, - Methodik: EPK - Ebenen-Konzept - Modellierungssoftware + Portal März/April Informationsveranstaltung -Erlass 16

17 Bilanz zwei Jahre CC-PM Leitfäden Auswahl und Analyse Portalleitfaden Leitfäden zu besonderen Funktionalitäten Konventionenhandbuch Teil 2 Verzahnung von Fachbereichen und IT Leitfaden Einführung Prozessmanagment Januar 2012 März 2012 Oktober Autolayouter - Analyse-Report - Attributänderungen Prozesstag (mit den Organisationsreferaten der GB- Behörden) - BPMN & Swimlane - Schnittstelle Nationale Prozess- Bibliothek (NPB) März 2013 Modellierertage (Erfahrungsaustausch) 17

18 Ausblick 2013 Inbetriebnahme Freigabeworkflow Mandantenfähige Benutzerverwaltung Analyse von Dokumenten in ihrem Lebenszyklus (Auswertung über mehrere Prozesse hinweg: wie und von wem wird ein Dokument in welchen Schritten bearbeitet?) Weiterentwicklung diverser Berichte

19 Haben Sie noch Fragen?? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ansprechpartnerin: Astrid Liewald

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