Tiscover Academy. Kurzanleitung Contact Manager Booking Manager Lösung Für Ort/Region

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1 Kurzanleitung Contact Manager Booking Manager Lösung Für Ort/Region Letzte Änderung im Mai 2007

2 Contact Manager Extranetlösung für Orte und Regionen Inhalt Einleitung Contact Manager Booking Manager -Lösung... 3 Was ist der Contact Manager?... 3 Funktionsweise... 3 TAM-Mitglieder definieren... 4 Betrieb bereits im Tiscover System (betrifft auch Yellowpage-Unterkünfte)... 4 Betrieb nicht im Tiscover System... 5 Contact Manager... Fehler! Textmarke nicht definiert. Aktuelle Anfragen... 6 Sortieren:... 7 Archivieren:... 7 Anfrage im Detail... 8 Zur Zimmersuche (Angebot)... 8 Zu Angebot ohne Kontingent... 8 An Unterkünfte weiterleiten... 8 Suche... 9 Ergebnisliste... 9 Telefonische Anfragen erfassen... 9 Tiscover 2007 Seite 2 von 10

3 Contact Manager Extranetlösung für Orte und Regionen Einleitung Contact Manager Booking Manager -Lösung Was ist der Contact Manager? Der Contact Manager wurde speziell für Orte und Regionen entwickelt, um die Abwicklung der täglich eingehenden Gästeanfragen zu optimieren und das Anfragemanagement zu verbessern. Alle Anfragen, die der Contact Manager über ein Anfrageformular auf der Orts/Regions-Homepage generiert, werden in einem so genannten Pool gesammelt. Diese Anfragen können entweder vom Ort bzw. der Region oder direkt von den einzelnen Vermietern einfach und schnell bearbeitet werden. Funktionsweise HP Ort/Region Booking Manager > Anfrage User stellt über Homepage des Ortes bzw. der Region eine Anfrage Angebot Extranet-Unterkunft > Contact Manager Bei Ort/Region: Anfragen gelangen von Ihrer Homepage direkt in das Booking Manager. In der Folge können die Daten der Anfrage für ein Angebot übernommen werden. Falls sich der Gast für das Angebot entscheidet, kann, wie gehabt, direkt eine Buchung erstellt werden. Anfragen, welche über Ihre Homepage eingehen, können auch an Ihre Unterkünfte weitergeleitet werden. Damit der Anfragensteller nicht mit Angeboten überhäuft wird, kann er definieren, wie viele Angebote er maximal erhalten möchte. Die Unterkünfte haben so lange die Möglichkeit, Angebote zu stellen bis die vom User definierte Maximalanzahl erreicht wurde. Weiters kann der User angeben, wie er das Angebot zugestellt bekommen möchte (entweder per , Post oder Fax). Bei Unterkunft: Damit Unterkünfte Ihres Ortes/Ihrer Region den Tiscover Contact Manager nutzen können, müssen Sie Ihn über Ihr Orts/Regions- Extranet den entsprechenden Unterkünften zuordnen. Wenn nun ein User von der Homepage des Ortes bzw. der Region direkt an eine Unterkunft eine Anfrage stellt, gelangt diese in das Extranet der entsprechenden Unterkunft. Von dort aus können Anfragen über Angebots- und Absagevorlagen rasch und effizient beantwortet werden. Nicht Contact Manager Mitglieder werden wie bisher behandelt und erhalten eine normale Anfrage per Mail. Tiscover 2007 Seite 3 von 10

4 Contact Manager Extranetlösung für Orte und Regionen TAM-Mitglieder definieren Um den Anfragemanger als Unterkunft nutzen zu können, muss der Ort bzw. die Region die entsprechenden Unterkünfte als TAM-Mitglied definieren. Im Folgenden wird die Vorgehensweise beschrieben: Zuerst für Unterkünfte, die bereits im Tiscover System vorhanden sind, und anschließend für Unterkünfte, welche nicht im System existieren. Betrieb bereits im Tiscover System (betrifft auch Yellowpage-Unterkünfte) Gehen Sie folgendermaßen vor, um Unterkünfte als TAM-Mitglieder zu definieren, welche bereits im Tiscover System existieren: 1. Öffnen Sie in Ihrem Orts/Regionsextranet den Bereich Daten > TAM Mitglieder. Aktivieren Sie nun das entsprechende Kontrollkästchen in der Spalte Auswahl und betätigen Sie die Schaltfläche Merken. Wiederholen Sie nun den Such- und Merkvorgang, bis Sie alle Unterkünfte gewählt haben, die Sie als TAM-Mitglieder definieren wollen. 2. Klicken Sie nun auf das Symbol neues Objekt. 6. Bestätigen Sie anschließend Ihre Wahl mit der Schaltfläche Erstellen/Zuordnen. 3. Wählen Sie anschließend über das Kombinationsfeld Klassifikation jene Klassifikation, unter welcher der Betrieb im Tiscover System aufscheint und betätigen Sie daraufhin die Schaltfläche Erstellen/Zuordnen. Daraufhin erscheinen links eine Liste aller TAM- Mitglieder und rechts Daten zum jeweils markierten TAM-Mitglied. 4. Geben Sie danach in das Textfeld den Namen ein, unter welchem der Betrieb im Tiscover System aufscheint und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Suchen. Anmerkung: Da ein Objekt, welches nicht im Tiscover System ist, keinen Extranetzugang besitzt, kann über den Bereich TAM Extranet Login ein Passwort definiert werden. 5. Danach erscheint das Ergebnis der Suche: Geben Sie im Feld Ihr Passwort das Passwort Ihres Ortes/Ihrer Region ein und anschließend zweimal das Passwort für die Unterkunft. Tiscover 2007 Seite 4 von 10

5 Contact Manager Extranetlösung für Orte und Regionen Betrieb nicht im Tiscover System Gehen Sie folgendermaßen vor, um Unterkünfte als TAM-Mitglieder zu definieren, welche nicht im Tiscover System existieren: 1. Öffnen Sie in Ihrem Orts/Regionsextranet den Bereich Daten > TAM Mitglieder. 6. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Erstellen/Zuordnen, um Ihre Wahl zu bestätigen. 2. Klicken Sie nun auf das Symbol neues Objekt. 3. Wählen Sie anschließend den Link Objekt neu erstellen. 4. Geben Sie zuerst im Feld Name den Hausnamen der Unterkunft ein und wählen Sie anschließend über das Kombinationsfeld Klassifikation die entsprechende Klassifikation. 7. Da ein Objekt, welches nicht im Tiscover System ist, keinen Extranetzugang besitzt, kann über den Bereich TAM Extranet Login ein Passwort definiert werden. Geben Sie im Feld Ihr Passwort das Passwort Ihres Ortes/Ihrer Region ein und anschließend zweimal das Passwort für die Unterkunft. Betätigen Sie die Schaltfläche Erstellen/ Zuordnen, um Ihre Eingabe zu bestätigen. 8. Über die restlichen Bearbeitungsbereiche sind Informationen zur Unterkunft einzutragen. Anmerkung: Es müssen nur jene Felder ausgefüllt werden, welche mit einem * Symbol gekennzeichnet sind. 5. Aktivieren Sie danach das Optionsfeld vor Ihrem Ort bzw. Ihrer Region und betätigen Sie die Schaltfläche Merken. 9. Betätigen Sie die Schaltfläche Speichern, um alle Änderungen zu bestätigen. Tiscover 2007 Seite 5 von 10

6 Contact Manager Booking Manager -Lösung für Orte und Regionen Contact Manager Steigen Sie wie gewohnt in Ihr Booking Manager ein. Sobald der Contact Manager für Ihr Booking Manager frei geschaltet wurde, finden Sie den zusätzlichen Menüpunkt Anfrage vor. Aktuelle Anfragen Öffnen Sie das Menü Anfrage > aktuelle Anfragen, um eine Liste aller eingegangenen Anfragen zu erhalten. Pro Seite werden jeweils 10 Anfragen angezeigt. Zu den Anfragen werden zahlreiche Informationen dargestellt: Nr. Aufenthalt Personen Kategorie Name Datum Jede Anfrage erhält automatisch vom System eine eindeutige Kennnummer, die so genannte Anfragenummer. Klicken Sie auf eine Anfragenummer, um zur Anfragedetailseite zu gelangen. Am unteren Rand der Anfragedetailseite finden Sie Links über welche verschiedene Aktionen aufgerufen werden können. Nähere Informationen unter Anfrage im Detail auf Seite 8. Gewünschter Aufenthalt bzw. Anzahl der Nächte. Anzahl Erwachsene/Kinder. Gewünschte Unterkunftskategorie(n). Vor- und Nachname des Anfragenstellers. Anfragedatum. Tiscover 2007 Seite 6 von 10

7 Contact Manager Booking Manager -Lösung für Orte und Regionen Angebote Status Die erste Ziffer zeigt an, wie viele Angebote der Kunde bereits bekommen hat. Die eingeklammerte Ziffer danach gibt darüber Auskunft, wie viele Angebote der Kunde maximal bekommen möchte. Eine Anfrage kann eine der folgende vier Stati innehaben: Neu (Neue Anfrage) Weitergeleitet (Anfrage wurde an Unterkünfte weitergeleitet) Angebot selbst erstellt (Anfrage, die Sie selbst beantwortet haben) Alle Angebote erstellt (Anfrage, für die die maximal mögliche Anzahl an Angeboten erstellt wurde) Ende Antwortfrist (Angebot, bei dem die Angebotsfrist abgelaufen ist) Sortieren: Im Kopf der Anfrageliste befindet sich das Kombinationsfeld Sortierung. Wählen Sie einen Wert und betätigen Sie die Schaltfläche Go, falls Sie die Ergebnisliste neu sortieren wollen. Archivieren: Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen und betätigen Sie die Schaltfläche Ins Archiv geben, falls Sie eine Anfrage archivieren wollen. Tiscover 2007 Seite 7 von 10

8 Contact Manager Booking Manager -Lösung für Orte und Regionen Anfrage im Detail Öffnen Sie das Menü Anfrage > aktuelle Anfragen, um eine Liste aller Anfragen zu erhalten. Klicken Sie anschließend in der Spalte Nr. auf eine Anfragenummer. Nachher öffnet sich im rechten oberen Frame der Bereich Anfrage, in welchem alle Daten zum Angebot angezeigt werden. Am Unteren Rand des Bereiches Anfrage finden Sie drei Links: Zur Zimmersuche (Angebot) Betätigen Sie diesen Link, um die Daten des Angebotes in die Zimmersuchmaske zu übernehmen und anschließend ein Angebot zu erstellen. Zu Angebot ohne Kontingent Betätigen Sie diesen Link, um die Daten des Angebotes zu übernehmen und ein Angebot ohne Kontingent zu erstellen. An Unterkünfte weiterleiten Betätigen Sie diesen Link, um die Anfrage den Unterkünften der angefragten Kategorie(n) weiterzuleiten. Diese haben so lange die Möglichkeit auf die Anfrage zu antworten bis die vom User definierte Maximalanzahl an Angeboten erreicht wurde. Sobald Sie eine Anfrage an Unterkünfte weitergeleitet haben, besitzen Sie nicht mehr die Möglichkeit auf diese zu Antworten. Tiscover 2007 Seite 8 von 10

9 Contact Manager Booking Manager -Lösung für Orte und Regionen Suche Öffnen Sie das Menü Anfrage > Suche, falls Sie nach aktuellen oder archivierten Anfragen suchen wollen. Definieren Sie die entsprechenden Suchkriterien und betätigen Sie die Schaltfläche Suchen. Falls Sie Anfragen aus dem Archiv suchen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Archiv durchsuchen. Ergebnisliste Öffnen Sie das Menü Anfrage > Ergebnisliste, falls Sie die Ergebnisliste der letzten Anfragesuche angezeigt bekommen möchten. Telefonische Anfragen erfassen Falls zu Ihrem Booking Manager der Contact Manager freigeschalten wurde, wird unter dem Formular Suche von Hotel Zimmer der Link in Contact Manager geben angezeigt. Dies ermöglicht Ihnen telefonische Anfragen zu erfassen und in den Pool des Contact Managers zu stellen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Geben Sie über das Formular Suche von Hotel/ Zimmer die entsprechenden Kriterien ein (gewünschte Unterkunftsart, gewünschte Verpflegung usw.) 2. Klicken Sie anschließend auf den Link in Contact Manager geben. Daraufhin wird die Seite Anfrage erfassen angezeigt. Tiscover 2007 Seite 9 von 10

10 Contact Manager Booking Manager -Lösung für Orte und Regionen 3. Suchen Sie entweder einen bereits bestehenden Kunden aus der Datenbank oder legen Sie die Daten eines Kunden neu an. 4. Bemerkungen können Im Feld besondere Wünsche eingetragen werden. 5. Klicken Sie im Bereich Versandart die gewünschte Zustellungsart an (entweder Fax, oder Post). 6. Betätigen Sie die Schaltfläche in Contact Manager geben. 7. Um zum Anfragepool zu gelangen, öffnen Sie das Menü Anfrage > aktuelle Anfragen. Tiscover 2007 Seite 10 von 10

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