Online-Umfragen mit LimeSurvey

Transkript

1 Online-Umfragen mit LimeSurvey Der ZID betreibt einen Server mit dem System LimeSurvey, das für Online-Umfragen der BOKU genützt werden kann. In dieser Anleitung werden nur die Eigenschaften vom LimeSurvey beschrieben, deren Verwendung wir empfehlen. Die komplette Online-Dokumentation von LimeSurvey finden Sie unter: Als ersten Einstieg in die Online-Dokumentation empfehlen wir Ihnen: Zielgruppe der Dokumentation: Anfragen: Studierende, Mitarbeiter/innen, Forscher/innen Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Informationen Zugriff Vorgangsweise Planung und Vorbereitung Kontakt mit dem ZID Fragebogen erstellen und testen Fragebogen für Test-Antworten aktivieren Auswertung testen Fragebogen de-aktivieren Fragebogen endgültig fertigstellen... 5

2 3.8 Umfrage starten Zwischenergebnisse kontrollieren Umfrage beenden Endergebnisse auswerten Arbeit am Fragebogen beenden Fragebogen Aufbau und Eigenschaften eines Fragebogens Fragengruppen Fragen Abschluss der Umfrage Die Eingabe beenden Die Ergebnisse auswerten Die eingegebenen Antworten löschen Rettung bei irrtümlichem Deactivate Dieselbe Umfrage mehrmals durchführen Den Fragebogen für eine andere Umfrage nützen Die Umfrage komplett und unwiederbringlich löschen Auswertung der Ergebnisse Auswertung mit MS-Excel Auswertung mit SPSS Anonyme Umfragen Normale Umfragen Umfragen mit Tokens Personenbezogene Daten... 19

3 1 Allgemeine Informationen Das System LimeSurvey ist sehr mächtig und bietet sehr viele, teilweise sehr komplexe oder spezielle Möglichkeiten. Wir empfehlen Ihnen, dass sie möglichst nur die hier beschriebenen Möglichkeiten einsetzen und dass Sie die anderen Möglichkeiten eher vermeiden, weil sie nach unseren Erfahrungen technische Probleme bereiten oder die Personen, die die Fragen beantworten sollen, verwirren oder überfordern könnten. Die komplette Online-Dokumentation von LimeSurvey finden Sie unter: Als ersten Einstieg in die Online-Dokumentation empfehlen wir Ihnen: 2 Zugriff Hier können die Administrator/innen der Umfragen ihre eigenen Umfragen bearbeiten, wenn sie die Berechtigung dafür vom ZID erhalten haben: Hier können die befragten Personen eventuelle öffentlich sichtbare Umfragen finden und auswählen: In der Regel werden Umfragen aber nicht öffentlich angelegt, sondern der URL der Umfrage wird der jeweiligen Zielgruppe direkt mitgeteilt, z.b. per . Der URL für das Testen eines Fragebogens hat die Form: Der URL für das Ausfüllen eines Fragebogens durch die befragten Personen hat die Form: also ohne den newtest-parameter. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 3 (20)

4 3 Vorgangsweise 1. Die Umfrage, den Fragebogen und die Zielgruppe überlegen 2. Kontakt mit dem ZID 3. Den Fragebogen erstellen und testen 4. Den Fragebogen für Test-Antworten aktivieren 5. Die Auswertung testen 6. Den Fragebogen de-aktivieren. 7. Den Fragebogen endgültig fertigstellen 8. Den Fragebogen aktivieren und die Umfrage starten 9. Zwischenergebnisse kontrollieren 10. Die Umfrage beenden 11. Die Endergebnisse auswerten 12. Den Fragebogen de-aktivieren oder löschen Das Erstellen und Testen des Fragebogens (Schritte 3 bis 7) benötigt je nach der Komplexität des Fragebogens meistens 2 bis 6 Wochen. Den Zeitraum der Umfrage (Schritte 8 bis 10) bestimmen Sie in Hinblick auf die Zielgruppe. Da die meisten zu einer Umfrage eingeladenen Personen die Online-Umfrage erfahrungsgemäß entweder sofort oder gar nicht ausfüllen, genügen oft 1 bis 2 Wochen. Bei einem längeren Zeitraum kann eine Erinnerungs-Mail sinnvoll sein. Die Auswertung der Ergebnisse (Schritte 5 und 11) führen Sie mit Excel oder SPSS oder einer anderen geeigneten Software durch. 3.1 Planung und Vorbereitung Überlegen Sie, wie Sie den Fragebogen aufbauen und die Fragen und Antwortmöglichkeiten formulieren und wie Sie eine statistisch repräsentative Zielgruppe erreichen, damit Sie die von Ihnen erwünschten Ergebnisse der Befragung erhalten. An der BOKU können Sie dabei eventuell Beratung am Institut für Statistik und EDV erhalten. Überlegen Sie auch, wie Sie die Zielgruppe zum Ausfüllen der Online-Umfrage einladen können und dürfen unter Beachtung der Gesetze und BOKU-internen Regeln ( Spam-Verbot ). 3.2 Kontakt mit dem ZID Wenden Sie sich an die ZID-Hotline und vereinbaren Sie mit dem ZID die Details zur Erstellung und Durchführung der Online-Umfrage. In der Regel wird der ZID eine leere Umfrage mit den von Ihnen benötigten Eigenschaften anlegen und Ihnen dann die Berechtigung einrichten, dass Sie diese Umfrage selbst erstellen und verwenden. Die Eigenschaften, die schon zu diesem Zeitpunkt benötigt werden, sind der Titel (Kurzbeschreibung) und die Sprache(n) der Umfrage. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 4 (20)

5 3.3 Fragebogen erstellen und testen Geben Sie die Standard-Texte (Titel, Untertitel, Willkommens-Text, Ende-Text) und die Konfigurations-Parameter des Fragebogens an. Legen Sie die einzige Fragengruppe oder die verschiedenen Fragengruppen an und legen Sie die Fragen innerhalb jeder Fragengruppe an. Die Details dazu finden Sie im Kapitel Fragebogen. Testen Sie den Fragebogen und korrigieren Sie die alle Texte und Eigenschaften. In dieser Phase ( inaktiv ) werden die Test-Antworten noch nicht gespeichert. Sie können den Fragebogen mit den grünen Zahnrad-Symbol oder mit einem URL der Form testen, 3.4 Fragebogen für Test-Antworten aktivieren Aktivieren Sie den Fragebogen mit einem Klick auf das kleine grüne Dreieck und beantworten Sie die Frage nach dem Erstellen einer Token-Tabelle mit Nein, Danke. Von da an werden alle eingegebenen Antworten gespeichert. Solange der Fragebogen aktiviert ist, sind keine Änderungen am Fragebogen möglich. 3.5 Auswertung testen Geben Sie Test-Antworten ein. Wenn Sie genügend verschiedene vollständige und unvollständige Test-Antworten eingegeben haben, exportieren Sie die Ergebnisse für Excel oder für SPSS und führen Sie eine Auswertung der Test-Antworten durch. Details dazu finden Sie im Kapitel Auswertung. Meistens wird sich aus dieser Test-Auswertung die Notwendigkeit für weitere Änderungen am Fragebogen ergeben. 3.6 Fragebogen de-aktivieren. Wenn Sie mit der Auswertung der Test-Antworten fertig sind, de-aktivieren Sie den Fragebogen mit einem Klick auf das kleine rote Symbol. Damit werden alle bisher gespeicherten Antworten (also die Test-Antworten) gelöscht, und von da an sind wieder Änderungen am Fragebogen möglich. 3.7 Fragebogen endgültig fertigstellen Führen Sie die letzten Änderungen am Fragebogen durch und kontrollieren Sie den Fragebogen nochmals genau. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 5 (20)

6 3.8 Umfrage starten Setzen Sie das Start-Datum und das Ende-Datum der Umfrage und aktivieren Sie den Fragebogen mit einem Klick auf das kleine grüne Dreieck. Bei normalen Umfragen beantworten Sie die Frage nach dem Erstellen einer Token-Tabelle mit Nein, Danke. Von da an werden alle eingegebenen Antworten für die endgültige Auswertung gespeichert und sind keine Änderungen mehr am Fragebogen möglich mit Ausnahme des Ende-Datums, das kann bei Bedarf auch noch geändert, werden, wenn die Umfrage bereits läuft. Testen Sie von nun an den Fragebogen nicht mehr, weil sonst Ihre Tests als echte Antworten gespeichert werden. Sorgen Sie dafür, dass die Zielgruppe zum Ausfüllen des Fragebogens eingeladen wird. In dieser Einladung geben Sie den URL der Umfrage in der Form an, also ohne den newtest-parameter. Wenn Sie die Zielgruppe per einladen, beachten Sie bitte die diesbezüglichen Gesetze und BOKU-internen Regeln ( Spam-Verbot ). Wenn Sie in der Umfrage direkt oder indirekt personenbezogene Daten erfassen wollen, beachten Sie bitte die diesbezüglichen Hinweise im Kapitel Personenbezogene Daten. 3.9 Zwischenergebnisse kontrollieren Während die Umfrage läuft, können Sie die Ergebnisse der bisher eingegebenen Antworten für Excel oder SPSS exportieren und ansehen. Damit können Sie kontrollieren, wie viele Personen die Umfrage bereits ausgefüllt haben und welche Antworten sie gegeben haben. Falls Sie dabei entdecken, dass viele Personen bestimmte Fragen oder Antworten missverstanden haben, können Sie der Zielgruppe einen entsprechenden Hinweis per Mail senden. Im Fragebogen selbst dürfen Sie nichts mehr ändern. Außerdem können Sie je nachdem, wie viele Antworten Sie schon erhalten haben, das Ende der Umfrage auf einen früheren oder späteren Termin verschieben Umfrage beenden Wenn das Ende-Datum der Umfrage erreicht wurde, können keine Antworten mehr eingegeben werden. Lassen Sie den Fragebogen im Zustand beendet (expired) und de-aktivieren sie ihn noch nicht, denn das würde alle gespeicherten Antworten löschen! 3.11 Endergebnisse auswerten Exportieren Sie die Endergebnisse für Excel oder SPSS und führen Sie die Auswertung mit Excel oder SPSS durch. Details dazu finden Sie im Kapitel Auswertung. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 6 (20)

7 3.12 Arbeit am Fragebogen beenden Wenn die Auswertung und die Veröffentlichung der Ergebnisse abgeschlossen sind und Sie 100% sicher sind, dass Sie die gespeicherten Antworten nicht mehr benötigen werden, dann deaktivieren Sie den Fragebogen. Damit werden alle gespeicherten Antworten gelöscht. Falls Sie personenbezogene Daten erfasst haben, muss dies so früh wie möglich erfolgen; in allen anderen Fällen bleibt es Ihnen überlassen, ob und wann Sie den Fragebogen de-aktivieren wollen. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, den Fragebogen selbst (ohne die gespeicherten Antworten) noch längere Zeit in LimeSurvey zu belassen. Dies hat den Vorteil, dass Sie oder andere Personen später eine Kopie des Fragebogens für eine neue, gleichartige oder ähnliche Umfrage verwenden können oder zumindest einzelne Fragen oder Antwort-Möglichkeiten in andere Umfragen kopieren und wieder verwenden können. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 7 (20)

8 4 Fragebogen 4.1 Aufbau und Eigenschaften eines Fragebogens Ein Fragebogen enthält allgemeine Informationen und eine oder mehrere Fragengruppe(n). Jede Fragengruppe enthält bestimmte weitere Informationen und eine oder mehrere Frage(n). Der Fragebogen kann auf eine oder mehrere Bildschirmseiten aufgeteilt werden. Jeder Fragebogen enthält: Titel - wird auf jeder Seite der Umfrage angezeigt Beschreibung (Description) - wird auf jeder Seite der Umfrage angezeigt Einleitungsseite (Welcome Page) - wird auf der ersten Seite der Umfrage angezeigt eine oder mehrere Fragengruppe(n) Abschlussseite (End Page) oder Abschluss-URL + Beschreibung - wird nach dem Klick auf Submit angezeigt Die wichtigsten Eigenschaften eines Fragebogens: Hauptsprache und eventuell eine oder mehrere weitere Sprachen Seitenaufteilung (alles auf einer Seite, jede Gruppe extra, jede Frage extra) Navigation (Weiter-Button, Zurück-Button) Anzeige (Anzahl der Fragen, Fortschrittsanzeige) Administrator der Umfrage und -Adresse Start-Datum - am besten mit der Uhrzeit 0:00 Ende-Datum (Expriy Date) - am besten mit der Uhrzeit 23:59 = inklusive diesem Tag Mitgespeicherte Daten (Zeitpunkt des Ausfüllens u.a.) Möglichkeiten für die Teilnehmer (Speichern und Fortsetzen, Antworten ausdrucken u.a.) Die Details finden Sie in der Online-Dokumentation von LimeSurvey: Anmerkungen und Empfelungen: Bei allen Texten (Beschreibung, Einleitungsseite, Titel der Fragengruppe, Einleitungstext, Abschlussseite, Frage, Hilfetext etc.) kann auch eine Formatierung mittels HTML-Code erfolgen (inklusive Unterstreichung, Absätzen, Bildern, Links etc.). Der Punkt "Anonymized responses" sollte immer auf JA gesetzt werden, da auf der BOKU nur anonyme Umfragen unterstützt werden (siehe Anonyme Umfragen ). Der Punkt "Cookies" sollte in der Regel auf NEIN gesetzt werden, damit es möglich ist, dass mehrere Personen nacheinander denselben PC verwenden können (z.b. Studierende in einem Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 8 (20)

9 PC-Raum). Wenn dieser Punkt auf JA gesetzt wird, gelten alle Eingaben auf diesem PC, die das Cookie verwenden, als Eingaben derselben Person und ermöglichen nachträgliche Korrekturen und verhindern Mehrfachausfüllen. So genannte Tokens und der so genannte "Closed access mode" sollten nur in seltenen Ausnahmefällen verwendet werden (siehe Anonyme Umfragen ). Wenn die Sichtbarkeit in der Liste der öffentlichen Fragebögen auf NEIN gesetzt ist, kann der Online-Fragebogen nur von den Personen ausgefüllt werden, denen der URL (Internet-Adresse) des Fragebogens persönlich mitgeteilt wurde (z.b. per ). Damit kann man die Zielgruppe der Umfrage recht gut eingrenzen. Die automatische Speicherung von Datum und Uhrzeit auf JA zu setzen, ist meist nützlich und hilfreich. Die automatische Speicherung der IP-Adresse muss auf NEIN gesetzt sein (siehe Anonyme Umfragen und Personenbezogene Daten ). Der Punkt "Participants may print answers" sollte auf JA gesetzt werden, das kann nützlich sein. Der Punkt "Participant may save and resume later" sollte auf JA gesetzt werden, das kann nützlich sein und funktioniert auch bei anonymen Umfragen. 4.2 Fragengruppen Jeder Fragebogen besteht aus mindestens einer Fragengruppe. In den Konfigurations-Parametern können Sie angeben, ob die Namen und Einleitungstexte der Fragegruppen angezeigt werden sollen und wie die Anzeige der Fragen und Fragegruppen auf Bildschirmseiten aufgeteilt werden sollen (alle Fragen auf einer Seite, jeder Gruppe auf einer Seite, jede Frage auf einer Seite). Wenn Sie alle Fragen auf einer Seite untereinander oder jede Frage auf einer separaten Seite angezeigt haben wollen, dienen die Fragengruppen nur für eventuelle Überschriften. Wenn Sie eine Seitenaufteilung wünschen, bei der der Fragebogen aus mehreren Seiten mit jeweils einer oder mehrere Fragen auf einer Seite besteht, dann müssen die Fragengruppen mit dieser Seiteneinteilung übereinstimmen. Jede Fragengruppe enthält bzw. kann enthalten: Überschrift Einleitungstext eine oder mehrere Frage(n) Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 9 (20)

10 4.3 Fragen Bei jeder Frage müssen Sie angeben, ob diese Frage eine Pflichtfrage oder optional ist. Außerdem können Sie zahlreiche andere Eigenschaften der Frage angeben entweder sofort im Eingabeformular oder nach dem Anklicken der erweiterten Optionen oder der Antworten oder (bei Arrays) der Subfragen. Jede Frage enthält bzw. kann enthalten: einen intern und bei der Auswertung verwendeten, eindeutigen Code (ein kurzes Wort oder eine Nummer) die (kurze) Frage eventuell einen zusätzlichen Hilfetext - wird unter der Frage angezeigt die Möglichkeit für die Auswahl und/oder Eingabe der Antwort(en) je nachdem Typ der Frage. Die wichtigsten von LimeSurvey unterstützten Fragentypen sind: Einfachauswahl Mehrfachauswahl Eingabefelder Eingebe von mehreren Texten Eingabe von mehreren Zahlen Tabelle (Array, Matrix) von gleichartigen Unterfragen (Subquestions Bestimmte vordefinierte Auswahlmöglichkeiten (ja/nein, besser/schlechter, Notenskala 1-5 oder 1-10, Geschlecht, Sprache, Datum u.a.) Text-Anzeige zwischen den Fragen (ohne Antwort-Möglichkeit) Es gibt auch die Möglichkeit, dass bestimmte Fragen nur dann angezeigt werden, wenn vorher bei bestimmten anderen Fragen bestimmte Antworten eingegeben wurden. Die Details finden Sie in der Online-Dokumentation von LimeSurvey: Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 10 (20)

11 Anmerkungen und Empfehlungen: Pflichtfragen haben gegenüber optionalen Fragen die Vorteile, dass die Teilnehmer nicht vergessen können, diese Frage zu beantworten, und dass Sie jedenfalls eine Antwort (zumindest "keine Angabe / no answer") auf diese Frage erhalten, sodass Sie bei der Auswertung die Antworten auf andere Fragen getrennt nach den Personengruppen auswerten können, die auf diese Pflichtfrage die eine oder andere Antwort gegeben haben (z.b. nach Altersgruppe, nach Geschlecht, nach Vorbildung... aufgeschlüsselt auswerten). Pflichtfragen haben gegenüber optionalen Fragen die Nachteile, dass die Teilnehmer den Fragenbogen nicht ausfüllen können (oder absichtlich falsche Antworten eingeben müssen), wenn Sie die Antwort auf eine Pflichtfrage nicht wissen oder wenn sie bestimmte (z.b. persönliche) Fragen nicht beantworten wollen. Erfahrungsgemäß vergessen manche Personen, nach dem Ausfüllen des Fragebogens auf den Submit-Button zu klicken.wenn eine Person nicht auf Submit klickt, dann werden nur die Antworten gespeichert, die bis zum letzten Klick auf "Weiter" / "Next" eingegeben wurden, die Antworten auf der letzten Seite fehlen. Es kann daher günstig sind, auf der letzten Seite (d.h. in der letzten Fragengruppe) nur eine unwichtige Frage z.b. nach sonstigen Kommentaren anzubringen, dann werden in diesem Fall alle Antworten außer diesem letzten Kommentar gespeichert und können ausgewertet werden. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 11 (20)

12 5 Abschluss der Umfrage Achtung! Die Online-Umfrage wird mit Activate und mit dem Start-Date gestartet. Die Online-Umfrage wird mit dem Expiry-Date beendet aber nicht mit Deactivate (das würde die in den Fragebogen eingegebenen Antworten löschen und die Auswertung der Ergebnisse verhindern) 5.1 Die Eingabe beenden Das Ende der Umfrage-Frist (Expiry Date) hat die folgenden Wirkungen: Die befragten Personen haben keinen Zugriff mehr auf den Online-Fragebogen. Die Fragen und die Antworten bleiben in der Datenbank des Systems gespeichert. 5.2 Die Ergebnisse auswerten Solange die Umfrage nicht de-aktiviert ist, können Sie die Ergebnisse exportieren und auswerten. Die folgenden Schritte sollen erst nach dem Abschluss der Auswertung der Ergebnisse durchgeführt werden, wenn sicher ist, dass die Daten nicht mehr benötigt werden und keine eventuell anderen Auswertungen mehr durchgeführt werden müssen. 5.3 Die eingegebenen Antworten löschen Wenn die von den befragten Personen eingegebenen Antworten garantiert nicht mehr benötigt werden oder aus Datenschutzgründen unwiederbringlich gelöscht werden müssen, kann bzw. muss man die Umfrage de-aktivieren. Dies hat die folgenden Wirkungen: Die von den befragten Personen eingegebenen Antworten werden gelöscht. Der Fragebogen selbst bleibt in der Datenbank erhalten und kann für eine spätere (gleiche oder ähnliche) Online-Umfrage genutzt werden. 5.4 Rettung bei irrtümlichem Deactivate Laut Online-Dokumentation kann man sofort nach einem irrtümlichen "Deactivate" den Fragebogen auf dem folgenden Weg wiederherstellen: Menü "Browse responses for this survey" Klick auf "Import answers from a deactivated survey table". Die Datei, die die alten Daten enthält, auswählen. Klick auf "Import responses" Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 12 (20)

13 5.5 Dieselbe Umfrage mehrmals durchführen Wenn dieselbe Umfrage mehrmals (z.b. jedes Jahr) wieder durchgeführt werden soll und wenn jedes Mal nur die neuen Antworten ausgewertet werden sollen, ohne die Antworten der früheren Umfragen, dann kann man dafür die folgende Vorgangsweise wählen: Mit "Deactivate Survey" die alten Antworten aus der Umfrage entfernen. Den Zeitraum der Umfrage (Start Date und Expiry Date) auf den neuen Zeitraum abändern. Die Umfrage mit "Activate Survey" für den neuen Zeitraum aktivieren. 5.6 Den Fragebogen für eine andere Umfrage nützen Der Fragebogen oder einzelne Teile davon (Fragen, Auswahl-Menüs, Welcome-Texte, Hilfetexte etc.) kann bei anderen Fragebögen wieder-verwendet oder zumindest als Muster genützt werden. Dies kann auf dem folgenden Weg erfolgen: die alte Umfrage mit "Export survey" exportieren und in die neue Umfrage (mit einem neuen, anderen Titel, damit es keine Verwechslungen mit der alten Umfrage gibt) mit "Import survey" importieren. Danach die neue Umfrage entsprechend verändern, ergänzen oder anpassen. Dies hat die folgenden Wirkungen: Die alte Umfrage bleibt unverändert erhalten und kann weiterhin auch noch für andere Zwecke genutzt werden. Die neue Umfrage kann unabhängig von der alten Umfrage bearbeitet und genutzt werden. 5.7 Die Umfrage komplett und unwiederbringlich löschen Das System erlaubt auch das komplette endgültige Löschen einer Online-Umfrage mit "Delete Survey" Dies wird nicht empfohlen, weil der Fragebogen bzw. einzelne darin enthaltene Fragen dann nicht mehr als Quelle für andere Umfragen genützt werden könnten. Die technischen Details finden Sie in der Online-Dokumentation von LimeSurvey: Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 13 (20)

14 6 Auswertung der Ergebnisse Mit "Browse and Export Results" können Sie die Ergebnisse der Online-Umfrage ansehen und auswerten. Während die Umfrage läuft, können Sie damit die bisherigen Zwischenergebnisse kontrollieren oder auf einen Backup sichern oder eine vorläufige Auswertung erstellen. Nach dem Ende der Umfrage (Expiry Date) können Sie damit die kompletten Ergebnisse sichern und die endgültige Auswertung der Umfrage-Ergebnisse erstellen. Sie können die Ergebnisse in verschiedenen Formaten exportieren: für MS-Excel für das Ausdrucken mit MS-Word als CSV-Datei (comma separated values) für MS-Excel oder andere Verarbeitungen für SPSS für R als VV-Datei (Text-Datei, Tabelle) für eine händische Bearbeitung Sie können entweder Dateien exportieren, die alle gespeicherten Ergebnisse umfassen (also die vollständig ausgefüllten und die unvollständig ausgefüllten Fragebögen) oder die nur die vollständig ausgefüllten Fragebögen umfassen. Im zweiten Fall fehlen dann aber auch die "beinahe vollständigen" Ergebnisse, bei denen die Teilnehmer/in (fast) alle Fragen beantwortet und nur auf der letzten Seite auf das Anklicken des "Absenden"-Buttons vergessen hat. Die technischen Details finden Sie in der Online-Dokumentation von LimeSurvey: Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 14 (20)

15 6.1 Auswertung mit MS-Excel Für die Auswertung mit MS-Excel können Sie die Daten in einem der beiden folgenden Formate aus LimeSurvery exportieren: entweder als Excel-Datei (Extension.xls) oder als Datei im Standardformat "Comma separated values" (Extension.csv). Die Auswertung erfolgt in beiden Fällen durch Öffnen der Datei mit MS-Excel. Anmerkungen: Excel kann (zumindest in bestimmten Fällen) nur maximal 255 Spalten anzeigen und verarbeiten, der Export der Antworten von LimeSurvey für Excel enthält deshalb nur maximal 255 Spalten. Bei Fragebögen mit sehr vielen Fragen und/oder mit sehr vielen Antworten, die ausgewählt werden können, kann dies zu dem Problem führen, dass bei der Auswertung die letzten Fragen oder die letzten Antwort-Möglichkeiten fehlen. Die ID-Nummern müssen nicht mit den Zeilennummern übereinstimmen. Wenn eine Teilnehmer/in nach dem teilweisen oder vollständigen Ausfüllen des Fragebogens auf "Umfrage verlassen und löschen" geklickt hat, wurden die Eingaben dieser Teilnehmer/in nicht gespeichert. Dann enthält die Ergebnis-Datei keine Zeile mir der entsprechenden ID-Nummer. 6.2 Auswertung mit SPSS Für die Auswertung mit SPSS müssen Sie 2 Dateien aus LimeSurvey exportieren: die Syntax-Datei (Extension.sps) und die Daten-Datei (Extension.dat). Im Programm SPSS gehen Sie dann so vor: 1. die Syntax-Datei öffnen (im Unicode-Mode), 2. die 4. Zeile dieser Datei so editieren, dass die Daten-Datei mit dem vollen Pfad angegeben wird, 3. mit dem Menü-Punkt "Run/All" die Daten aus der Daten-Datei importieren. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 15 (20)

16 7 Anonyme Umfragen Im LimeSurvey-System der BOKU sind nur anonyme Umfragen erlaubt. Personenbezogene Umfragen sind nicht erlaubt. Die Abfrage und Speicherung von personenbezogenen Daten ist auch in einer anonymen Umfrage nur in dem unten angeführten, sehr eingeschränkten Umfang möglich. 7.1 Normale Umfragen Bei normalen anonymen Umfragen kann der Online-Fragebogen von allen Personen, die seine Internet-Adresse (URL) erfahren haben, ausgefüllt werden und es sind auch keine Überprüfungen auf ein- oder mehrmaliges Ausfüllen möglich. Bei den Eigenschaften dieser Fragebögen sollte der Punkt "Anonymized responses?" auf ja gesetzt werden, und unter "Survey security settings" sollte der Punkt "Initialize and Manage Tokens" nicht aktiviert werden. Empfehlung: Wenn bei den Eigenschaften des Fragebogens die Sichtbarkeit in der Liste der öffentlichen Fragebögen auf nein gesetzt ist, kann der Online-Fragebogen nur von den Personen ausgefüllt werden, denen der URL (die Internet-Adresse) des Fragebogens persönlich mitgeteilt wurde (z.b. per ). Damit kann man die Zielgruppe der Umfrage recht gut auf eine bestimmte Personengruppe eingrenzen. 7.2 Umfragen mit Tokens Dieser Spezialfall ist nur für seltene Ausnahmefälle vorgesehen, bei denen nur die Mitglieder einer bestimmte Personengruppe die Umfrage ausfüllen dürfen und jede Person auch nur genau 1 Mal. Typische Beispiele sind Evaluierungen oder Wahlen. In diesem Fall erfolgt die Information der Zielgruppe nicht über die Aussendung einer einheitlichen an alle Interessent/innen, sondern direkt durch das LimeSurvey-System selbst mit automatisch erstellten personalisierten Mails auf Grund der gespeicherten Informationen, welche Personen die Umfrage ausfüllen dürfen und welche von diesen es schon getan haben bzw. noch nicht getan haben. Zu diesem Zweck werden für diesen Fragebogen die sogenannten Tokens aktiviert. Die Tokens werden nur dafür verwendet, um zu überprüfen, ob die Person, die dieses Token kennt, die Umfrage schon ausgefüllt hat oder nicht. Bei den Antworten werden weder das Token noch die sonstigen personenbezogenen Daten gespeichert. Um auch keine indirekten Zuordnungen zu ermöglichen, wird auch der Zeitpunkt des Ausfüllens nicht gespeichert, sondern durch einen für alle Personen gleichen Platzhalter ersetzt. Die Speicherung der IP-Adresse darf ebenfalls nicht aktiviert werden. Damit ist sichergestellt, dass es keinerlei Möglichkeit gibt, die gespeicherten Antworten mit der Person in Verbindung zu bringen. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 16 (20)

17 Bei einer Umfrage mit Tokens müssen Sie die folgenden zusätzlichen Informationen in LimeSurvey eingegeben: den Text der personalisierten Mail, die an alle Personen zur Einladung zur Umfrage versendet werden soll, mit Platzhaltern für Vorname, Nachname und URL der Umfrage; den Text der personalisierten Mail, die zur Erinnerung an die Umfrage an die Personen versendet werden soll, die die Umfrage noch nicht ausgefüllt haben, mit Platzhaltern für Vorname, Nachname und URL der Umfrage; eine CSV-Datei (comma separated variables) mit den 3 Spalten firstname, lastname und für die Personen, die den Fragebogen testen sollen; eine CSV-Datei (comma separated variables) mit den 3 Spalten firstname, lastname und für die Personen, die die Umfrage ausfüllen dürfen und sollen,. Die Spaltenbezeichnungen der CSV-Datei müssen firstname, lastname und (in dieser Schreibweise mit Kleinbuchstaben) sein. Der in den Mails angegebene URL der Umfrage enthält automatisch das so genannte Token für die betreffende Person. Jede Person darf nur den URL verwenden, den sie in iherer eigenen Mail erhalten hat, nicht den URL von anderen Personen der gleichen Zielgruppe. Nach dem Import der CSV-Datei müssen mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol die Tokens für diese Personen erzeugt werden. Die Einladungs-Mail und die Erinnerungs-Mail kann dann mit einem Klick auf das jeweilige Symbol ausgesendet werden. Die technischen Details finden Sie in der Online-Dokumentation von LimeSurvey: Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 17 (20)

18 Anmerkungen und Empfehlungen: Die Funktion "Speichern und später weiter ausfüllen" muss auf Nein gesetzt werden, um wirklich zu verhindern, dass eine Person (mit einem Token) den Fragebogen mehrmals ausfüllen kann. Die Zählung, ob eine Person den Fragebogen ausgefüllt hat oder nicht, geht nur danach, ob diese Person den Fragebogen komplett ausgefüllt und auf der letzten Seite auf den Absenden-Button geklickt hat. Wenn eine Person den Fragebogen unvollständig ausfüllt (eventuell auch bis zur letzten Seite und dann nur auf das Anklicken des Absenden-Buttons vergisst), dann kann die Person danach den Fragebogen nochmals ausfüllen. Jede Person kann also beliebig viele unvollständige Antworten, aber nur eine vollständige Antwort speichern. Wenn Manipulationen durch mehrfaches Ausfüllen verhindert werden müssen, dürfen also nur die vollständig ausgefüllten Fragebögen ausgewertet werden, also nur die, bei denen die Person auch tatsächlich zuletzt auf den Absenden-Button geklickt hat. Wenn die personalisierte Mail eine höfliche Anrede (mit Herr oder Frau, Titel und Nam) enthalten soll, müssen Sie in der CSV-Datei eine weitere Spalte mit der Anrede vorsehen und dann den entsprechenden Platzhalter in der Mail verwenden. Das Gleiche gilt für eventuelle sonstige Informationen, die in der Mail aufscheinen sollen. Bei zweisprachigen Umfragen ist es sinnvoll, nur eine Mail (die in LimeSurvey bei der Hauptsprache gespeichert wird) an die gesamte Zielgruppe auszusenden, die den Text in beiden Sprachen und beide URLs, für die deutsche und für die englische Umfrage, enthält. Dann kann jede Teilnehmer/in den Teil der Mail lesen und die Sprachversion der Umfrage verwenden, die ihren persönlichen Sprachkenntnissen und Vorlieben entsprechen. Falls eine Mail an mehr als 2000 Personen geht, muss nach einer kurzen Wartezeit (um den Server nicht zu überlasten) die Fortsetzung für die nächsten 2000 Personen angeklickt werden. Falls nachträglich weitere Personen hinzugefügt werden, müssen auch für diese Personen die Tokens erzeugt werden. Mit einem neuerlichen Klick auf das entsprechende Symbol wird dann die Einladungs-Mail nur an die Personen gesendet, die die Einladung noch nicht erhalten haben. Wir empfehlen Ihnen, die Bounce-Einstellungen auf "Nütze globale Einstellungen" zu setzen. Dann können Sie mit dem Bounce-Symbol überprüfen, welche s nicht zugestellt werden konnten, und gegebenenfalls bei diesen Personen die Mail-Adresse korrigieren und dann neuerlich die Einladungs-Mail senden. Mit der Teilnehmerliste können Sie überprüfen, wer schon welche Mails erhalten hat und wer schon die Umfrage ausgefüllt hat. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 18 (20)

19 7.3 Personenbezogene Daten Wir empfehlen Ihnen in Hinblick auf die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen, in Ihren Fragebögen keine personenbezogenen Daten wie Alter, Geschlecht, Religion, Gesundheit, politische Einstellung, besondere Bedürfnisse, Wohnort, Name, Mail-Adresse etc. abzufragen. Falls die Erfassung eines dieser Daten unvermeidlich ist, weil z.b. der Hauptzweck Ihrer Arbeit die Untersuchung der Geschlechts- oder Alters-Abhängigkeit oder der geographischen Verteilung bestimmter Phänomene ist, dann fragen Sie bitte nur dieses eine personenbezogene Datum ab, aber keine anderen. Keinesfalls dürfen Sie Daten abfragen, die zumindest in manchen Fällen einen Rückschluss auf einzelne Personen oder auf sehr kleine Personengruppen ermöglichen, wie z.b. Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Wohnort, Mailadresse, IP-Adresse. Sie dürfen auch keine Daten abfragen, deren Kombination einen Rückschluss auf einzelne Personen oder auf sehr kleine Personengruppen ermöglichen könnte, wie z.b. die Kombination Herkunftsland und Studienrichtung oder die Kombination Alter und Dienststelle. Wenn Sie eines oder mehrere personenbezogen Daten von BOKU-Mitarbeiter/innen abfragen, dann müssen Sie vor dem Start der Umfrage die Betriebsräte für das wissenschaftliche und für das allgemeine Personal der BOKU um die Genehmigung der Umfrage bitten. Wenn Sie eines oder mehrere personenbezogen Daten von Studierenden abfragen, dann empfehlen wir Ihnen, dass Sie vor dem Start der Umfrage die ÖH der BOKU um die Genehmigung der Umfrage bitten. Wenn Sie eines oder mehrere personenbezogen Daten abfragt haben, dann müssen Sie, sobald Sie die Auswertung der Ergebnisse abgeschlossen haben, unverzüglich die im LimeSurvey gespeicherten Antworten (mit Deaktivieren der Umfrage) und alle Auswertungs-Dateien komplett und unwiederbringlich löschen. Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 19 (20)

20 Historie Letzte Änderung: 30. Jänner 2014 Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten des ZID unter: Dokument Abschlussarbeiten Abstracts- Erfassung AbstractsErfassung_DE_V.1.0.0_ docx Quelldokument BOKU --- Aktualisierungsdatum/ Autor Version Änderungen (HP/ZID) Erste Version der Dokumentation erstellt Abschlussarbeiten Abstracts-Erfassung 20 (20)