Das Mobility Tool in der Leitaktion 1. Teil 1 Verwalten des Projekts und Anlegen von Mobilitäten für Projekte ab Antragsrunde 2017

Transkript

1 ERASMUS+ im Schulbereich Das Mobility Tool in der Leitaktion 1 Teil 1 Verwalten des Projekts und Anlegen von Mobilitäten für Projekte ab Antragsrunde 2017 Stand: 8. September 2017

2 Grundlegendes zum Mobility Tool Das so genannte Mobility Tool (MT) ist eine Online-Plattform zur Verwaltung des Mobilitätsprojekts. Die Berichterstattung findet ausschließlich über das Mobility Tool statt. Zugang zum MT hat die Kontaktperson, sie kann aber weitere Personen mit gleichen Rechten anlegen, die dann die Verwaltung übernehmen oder dabei unterstützen.

3 Ganz wichtig! Die beim PAD gespeicherte(n) -Adresse(n) muss/müssen stimmen. Ansonsten: Fehler in der Datenbank Kontaktpersonen erhalten keine Benachrichtigungen per Deshalb: Denken Sie stets daran, den PAD über Änderungen der im Antrag angegeben Kontaktdaten zu informieren!

4 Arbeitsschritte in der Übersicht 1. PAD transferiert nach Vertragsabschluss das Projekt ins MT; Daten werden aus PAD-Datenbank (d. h. wie im Antrag) entnommen 2. MT generiert an Kontaktperson aus Antrag mit der Info, dass das Projekt im MT verfügbar ist 3. Zugang zum Projekt über EU Login (früher: ECAS, WICHTIG: E- MAIL-ADRESSE AUS ANTRAG VERWENDEN): Falls noch kein EU Login erstellt wurde, muss dieses mit der im Antrag angegebenen -Adresse der Kontaktperson angelegt werden 4. Kontaktperson legt vor deren Beginn im MT Einzelmobilitäten an (es können auch weitere Kontaktpersonen für das Projekt angelegt werden) 5. Alle Teilnehmenden an Mobilitäten füllen einzelne Teilnehmer- Berichte aus 6. Kontaktperson erstellt Abschlussbericht (Gesamtprojekt)

5 Arten von Berichten im Mobility Tool Teilnehmerbericht = Einzelbericht über Mobilität Von jedem Teilnehmer / jeder Teilnehmerin wird automatisch an den/die Teilnehmer/-in am Ende der Mobilität versandt (Voraussetzung: die entsprechende Mobilität ist im MT angelegt) Der Bericht wird online (über EU Survey) ausgefüllt Bericht ist sichtbar im Mobility Tool Abschlussbericht = Gesamtbericht über das Projekt Gesamtbericht am Ende des Projekts Finanzbericht und inhaltlicher Bericht Fasst Einzelberichte der Teilnehmenden zusammen, stellt das Ergebnis des Projekts für die Schule dar = Anforderung der zweiten Rate

6 Einloggen Die Anmeldung erfolgt über EU Login

7 Projekt öffnen Sie werden automatisch ins MT weitergeleitet. Ggf. werden hier mehrere Projekte angezeigt, wenn Sie z. B. Koordinatorin / Koordinator für ein Projekt der Leitaktion 1 und Leitaktion 2 sind oder im Laufe des Programms bei mehreren Projekten als Koordinatorin / Koordinator eingetragen sind. Klicken Sie auf die Projektnummer des zu bearbeitenden Projektes.

8 Projektdetails und Menü Die Details zu Ihrem Projekt wurden schon transferiert.

9 Arbeiten mit dem Mobility Tool

10 Verwaltung Die Verwaltung des Projekts im Mobility Tool nimmt die Kontaktperson vor. Zu ihren Aufgaben gehören: Anlegen von Partnerorganisationen Anlegen von Mobilitäten vor deren Beginn! Verwaltung des Budgets Erstellung und Einreichung des Gesamtberichts

11 Organisationen Hier finden Sie Ihre Einrichtung und alle Partnereinrichtungen (sofern im Antrag aufgeführt) 11

12 Partnerorganisationen hinzufügen Alle Organisationen, die Ziel von Mobilitätsmaßnahmen sind (Kursveranstalter, Partnerschulen, etc.), müssen im MT angelegt werden Um eine Organisation hinzuzufügen, klicken Sie auf

13 Falls PIC nicht bekannt, hier Häkchen setzen PIC der Partnereinrichtung eingeben, dann Check PIC klicken, ggf. Angaben ergänzen (sofern PIC bekannt) ODER Auf Organisation ohne PIC klicken, wenn Sie den PIC nicht kennen. Die Felder können dann beschrieben werden. Generell gilt, dass Sie den PIC zuvor bei der Partnereinrichtung erfragen sollten (Veranstalter von Fortbildungskursen haben zumeist einen PIC). Am Ende speichern.

14 Kontakte Sie können hier Personen anlegen, die ebenfalls Zugriff auf das Mobilitätsprojekt im MT erhalten sollen. Es muss immer eine bevorzugte Kontaktperson geben. Die Teilnehmer/-innen der Mobilitäten müssen hier jedoch nicht eingetragen werden.

15 Mobilität anlegen 1 Mobilität kopieren Mobilität bearbeiten Neue Mobilität anlegen Es stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung, eine Mobilität anzulegen, zu bearbeiten oder zu kopieren. Letzteres ist von Vorteil, wenn Angaben für mehrere Personen, d.h. Mobilitäten, identisch sind, da dieselbe Fortbildung durchgeführt wird.

16 Mobilität anlegen 2 Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Achten Sie darauf, dass die - Adresse des Teilnehmers / der Teilnehmerin korrekt eingetragen wird. An diese wird der Link für den Teilnehmerbericht geschickt.

17 Mobilität anlegen 3 Klicken Sie anschließend rechts unten auf Speichern. Sie haben nun einen Entwurf der Mobilität angelegt.

18 Mobilität anlegen 4 Anschließend können Sie sehen, welche Bereiche der Mobilität noch ausgefüllt werden müssen ( Teilnehmer/-in und von / nach ).

19 Mobilität anlegen 5 Füllen Sie die weiteren Pflichtfelder zu Teilnehmerdaten aus. Beim Geburtsdatum gelangen Sie durch Klick auf den Monat und die Jahreszahl zur Auswahl der Monate. Ein weiterer Klick auf die Jahreszahl erlaubt die Auswahl anderer Jahre.

20 Mobilität anlegen 6 Beim Bildungsbereich ist i. d. R oder 0114 zutreffend.

21 Mobilität anlegen 7 Gehen Sie nun im Bereich Teilnehmer/-in auf Bescheinigungen. Legen Sie dort eine Teilnahmebescheinigung an.

22 Mobilität anlegen 8 Wählen Sie die bescheinigende Organisation und die Art der Bescheinigung aus, für Fortbildungskurse i.d.r. kursspezifische Bescheinigung, für Job-Shadowings Bescheinigung der aufnehmenden Einrichtung. Füllen Sie hier unbedingt auch das Pflichtfeld zum Kommentar zur Bescheinigung aus. Hier reicht die Eingabe eines Zeichens. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.

23 Mobilität anlegen 9 Achten Sie darauf, dass Zielland und Zielort korrekt sind. Standardmäßig wird hier der Sitz der Partnerorganisation eingefügt, der nicht zwingend der tatsächliche Zielort der Mobilität sein muss. Korrigieren Sie die Angaben falls nötig. Geben Sie die zutreffende Entfernungskategorie an. Sie finden hier auch den Link zum Entfernungsrechner, mit dem Sie die Entfernung zwischen Entsendeort und Zielort überprüfen können.

24 Mobilität anlegen 10 Geben Sie im Abschnitt Dauer Beginn und Ende der Fortbildung (nicht der Reise!) an, sowie die Anzahl der zusätzlichen Reisetage, sofern zutreffend. Geben Sie im Bereich Budget die Anzahl der Kurstage an, sofern es sich bei der Maßnahme um einen strukturierten Fortbildungskurs handelt. Hier zählen nur reine Kurstage ohne freie Tage dazwischen (z. B. Wochenende) oder Reisetage.

25 Mobilität anlegen 11 Das Mobility Tool berechnet automatisch anhand Ihrer Angaben den entsprechenden Zuschuss. Bitte beachten Sie, dass dieser nicht zwingend identisch ist mit dem bewilligten Zuschuss, z. B. wenn Maßnahmen länger sind oder in einem anderen Zielland stattfinden als ursprünglich beantragt.

26 Mobilität anlegen 12 Klicken Sie nach Beendigung Ihrer Eingaben auf Speichern.

27 Budgetübersicht Unter dem Reiter Budget erhalten Sie eine Übersicht über das bewilligte Budget sowie das Budget, das aufgrund Ihrer Angaben im Mobility Tool errechnet wurde Tragen Sie unter Organisatorische Unterstützung den entsprechenden Betrag ein (350 /Maßnahme; Betrag wird oberhalb des Feldes grau unterlegt angezeigt)

28 BERICHTE DER TEILNEHMER- BERICHT

29 Teilnehmerbericht Einzelbericht Wird von dem Teilnehmer / der Teilnehmerin ausgefüllt Wird online über EU Survey eingereicht Am letzten Tag der Mobilität wird automatisch eine (richtige -Adresse in der angelegten Einzelmobilität wichtig) an den Teilnehmer / die Teilnehmerin versandt; Voraussetzung hierfür ist, dass die Mobilität komplett angelegt ist (alle Pflichtfelder gefüllt) Ergebnisse sind im Mobility Tool abrufbar

30 Teilnehmerbericht Der Berichtsstatus ist sichtbar im Mobility Tool

31 Teilnehmerberichte verwalten Die Berichte können innerhalb der Mobilität auch einzeln geöffnet und gespeichert werden mit Klick auf PDF downloaden

32 Teilnehmerberichte verwalten Bei Bedarf können Sie den erneuten Versand des Links zum Bericht an den Teilnehmer / die Teilnehmerin veranlassen (sofern der Bericht noch nicht eingereicht wurde). Gehen Sie hierfür unter dem Reiter Mobilitäten in die Ansicht der betreffenden Mobilität. Klicken Sie anschließend im Bereich TEILNEHMER/-IN auf den Reiter Teilnehmerbericht und dort auf Erneut senden.