Wichtige Hinweise zur Jahresabschlusserstellung Checkliste zu den Abschlussvorarbeiten

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1 2. Checkliste zu den Abschlussvorarbeiten Buchen Sie die fehlenden Aktiva und Passiva der Eröffnungsbilanz ein. Sofern notwendig, gliedern Sie beim Vortrag auf andere Konten um. Sind sämtliche Eröffnungsbilanzwerte bereits vorgetragen, müssen die Vortragskonten zu 0 saldieren. Überprüfen Sie, ob die Werte mit den Positionen der Vorjahresbilanz übereinstimmen. Verwenden Sie für die Anschaffung neuer Wirtschaftsgüter nach Möglichkeit nur Anlagekonten, die bereits in die Vorjahresbilanz eingeflossen sind; buchen Sie ggf. um. Noch erfasste Anlagenabgänge sind ebenfalls Geschäftsvorfälle der laufenden, abzustimmenden Buchhaltung. Kopieren Sie die Verkaufsrechnung, den Entnahme-beleg oder den Hinweis auf Inzahlungnahme o.ä. und buchen Sie ggf. nach. Suchen Sie beim Abstimmen der Anlagekonten nach Kleingeräten/Betriebsbedarf bis zu 150 und nach geringwertigen Wirtschaftsgütern im Wert bis zu 410 bzw und buchen Sie diese um. Ist die Inventur der Vorräte richtig durchgeführt worden? Klären Sie für den JA eventuelle Differenzen. Bereiten Sie Unterlagen vor für etwaige Bewertungsabschläge bei den Vorräten. Wenn die Wertminderungen ausreichend dokumentiert sind, können auch steuerlich Teilwertabschreibungen zulässig sein. Bereiten Sie Unterlagen vor für zu den angefangenen Arbeiten und zur Bewertung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse zu Herstellungskosten. Aus den ersten Monatsbuchhaltungen des neuen Jahres können Sie angefangene Arbeiten und deren Bearbeitungsstand zum Jahresende nachvollziehen. 1

2 Geleistete und erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen aus dem vorangegangenen (Eröffnungsbilanz) und laufenden Jahr sind wie folgt zu prüfen: Wenn die Endabrechnung zwischenzeitlich gestellt wurde, so buchen Sie die Anzahlung um. Achten Sie bei geleisteten Anzahlungen auf einen korrekten Vorsteuerausweis auf dem Beleg und den gültigen Mehrwertsteuersatz. Bereiten Sie für den Abschluss eine Liste mit allen ausstehenden Forderungen vor. Buchen Sie die Forderungen der Eröffnungsbilanz aus, sofern diese im laufenden Geschäftsjahr beglichen wurden. Prüfen Sie, ob alle Forderungen eingebucht sind. Holen Sie dies ggf. nach. Als Vorbereitung für den JA stellen Sie eine Liste dieser Rechnungen zusammen oder heften Sie auf sämtliche Rechnungskopien einen Additionsstreifen. Wenn Sie auch während des laufenden Jahres Forderungskonten verwenden wozu Sie als Soll-Versteuerer für die USt-VA verpflichtet sind -, dann stimmen Sie zum Jahresende die ausstehenden Posten auf den Kontenblättern und den Vorträgen aus der Eröffnung ab: Sind die offenen Rechnungen tatsächlich noch ausgeglichen? Buchen Sie sämtliche als Forderung und bei Zahlung doppelt erfassten Umsatzerlöse um. Die Neubewertung und ggf. Abschreibung von alten und zweifelhaften Forderungen sowie die pauschale Wertberichtigung auf den gesamten Forderungsbestand werden zum Jahresabschluss vorgenommen. Bereiten Sie Schriftstücke vor, aus denen sich einzelne Risiken wie erreichte Mahnstufen und entsprechender Schriftwechsel, fruchtlose Pfändungen eidesstattliche Versicherungen, Insolvenzverfahren u.a. erkennen lassen. Kennzeichnen Sie auch diejenigen Forderungen, bei denen später etwa durch Warenrücksendungen und Preisnachlässe Abzüge vorgenommen werden. Für sämtliche Vermögensgegenstände ist zu prüfen, inwieweit die vorgetragenen Eröffnungsbilanzwerte am Jahresende noch vorhanden sind. Buchen Sie ggf. auf anderen Konten erfasste Abgänge um. 2

3 Erstellen Sui eine Liste über die ausstehenden sonstigen Forderungen. Stimmen Sie durchlaufende Posten und Geldtransit ab. Gleichen Sie die Eröffnungsbilanzwerte zur Vorsteuer und den Umsatzsteuerforderungen mit den Konten ab. Überprüfen Sie ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge und Habenbuchungen. Verproben Sie die Vorsteuer des laufenden Jahres und halten Sie das Ergebnis für den JA fest. Stimmen Sie die letzten Kontenblätter von Kasse, Girokonto Sparguthaben, Festgeld, Wertpapiere etc. mit dem Kassenbuch Dezember bzw. dem letzten Konto- oder Depotauszug ab. Zum Nachweis machen Sie jeweils Kopien. Sofern noch geschehen, lösen Sie sämtliche Rechnungsabgrenzungen aus dem Vorjahr auf. Lösen Sie die Disagios zeitanteilig für das laufende Jahr auf. Bereiten Sie die Unterlagen zu geplanten Reinvestitionen von Anlagegütern auf. Welche Anlagegüter sollen für Sie als Existenzgründer oder Mittelständler in den nächsten Jahren angeschafft werden? Überprüfen Sie die Rückstellungen aus der Eröffnungsbilanz und lösen Sie sie ggf. auf. Sofern keine aktuellen Unterlagen vorhanden sind, fordern Sie von der Versicherung ein Gutachten zur Pensionsrückstellung und Aktivwerte der Rückdeckungsversicherung ein. Für die Bildung von aktuellen Rückstellungen erstellen Sie eine dokumentierte Liste zum JA. Stimmen Sie die Darlehenskonten einzeln mit den Jahresauszügen der Bank ab und buchen Sie ggf. falsch zugeordnete Tilgungen oder getrennte Zinsanteile um. Erstellen Sie einen Darlehensspiegel und legen Sie Kopien der Jahresauszüge zu den Abschlussbuchungen. Kopieren Sie bei neu aufgenommenen oder umgeschuldeten Darlehen die Verträge und buchen Sie das Disagio nach. 3

4 Sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Eröffnungsbilanz ausgewiesen, so überprüfen Sie die Buchungen zum Rechnungsausgleich im laufenden Jahr. Stornieren Sie ggf. die doppelt erfassten Eingangsrechnungen. Bereiten Sie für den JA Kopien von allen ausstehenden Eingangsrechnungen vor und addieren Sie gleichartige Verbindlichkeiten auf. Wenn Sie dies auch während des letzten Jahres so umgesetzt haben, buchen Sie die Verbindlichkeiten direkt um. Für sämtliche sonstigen Verbindlichkeiten ist zu prüfen, inwieweit die vorgetragenen Eröffnungsbilanzwerte am Jahresende noch vorhanden sind. Buchen Sie ggf. den anderen ein zweites Mal erfassten Aufwand um. Als Bruttolohnverbucher stimmen Sie das Lohnverrechnungskonto und die zugehörigen Lohnkostenverbindlichkeiten ab. Erstellen Sie eine Liste über die sonstigen Verbindlichkeiten zum Jahresende und heften Sie Belegkopien bei. Überprüfen Sie die Eröffnungsbilanzwerte zu den USt- Verbindlichkeiten aus dem Vorjahr mit den Konten. Überprüfen Sie ungewöhnlich hohe Beträge und Sollbuchungen auf den USt-Konten. Stimmen Sie die umsatzsteuerpflichtigen Erlöse mit der USt ab. Erstellen Sie eine Übersicht über die Zahlen (Umsätze, USt, Vorsteuer, Zahllast) aus den USt-Voranmeldungen und stimmen Sie daran die Konten zu den USt-Vorauszahlungen ab. Sind die Vorauszahlungen unpünktlich mit Verspätungszuschlägen und durch Verrechnungen geleistet worden, empfiehlt es sich, zusätzlich von der Finanzkasse einen Kontoauszug anzufordern. Achten Sie darauf, dass die Erlöse nach steuerlichen Aspekten auf getrennte Konten richtig erfasst sind. Darüber hinaus erstellte unterjährige Aufgliederungen nach verschiedenen Warengruppen oder Dienstleistungen sollte man zum Jahresende wieder zusammenfassen. 4

5 Klären Sie bei den Erlösen ungewöhnlich hohe Sollbuchungen und auffällige Bank- und Forderungsumsätze in gleicher Höhe ab, ob tatsächlich Umsatz storniert bzw. doppelt gebucht wurde. Buchen Sie auxh bagatellerlöse wie etwa Erlöse Leergut, Erlöse Abfallverwertung und Provisionserlöse auf Umsatzerlöse um, wenn es Ihr wesentliches Geschäfts darstellt. Bereiten Sie für den JA zu den Auslandsumsätzen die Ausfuhrbescheinigungen und zu den EU-Umsätzen ordnungsmäßige Rechnungen und Versandnachweise vor. Stimmen Sie bei Differenzbesteuerung die gesonderten Konten Gebrauchtwageneinkauf, steuerfreie und steuerpflichtige Erlöse aus Differenzbesteuerung miteinander ab. Sortieren Sie sämtliche Einkaufsbelege und Verkaufsrechnungen der Gebrauchtgegenstände heraus. Holen Sie nun ggf. die Einzelaufzeichnungen sämtlicher Gegenstände mit einem Einkaufspreis über 500 nach und bilden Sie ansonsten monatliche Gesamtsummen. Der private Kostenanteil für PKW-Nutzung wird für steuerliche Zwecke wie ein Umsatzerlös erfasst. Bereiten Sie ggf. das Fahrtenbuch vor und prüfen Sie vollständige und lückenlose Einträge. Berücksichtigen Sie private Telefonanteile und Anteile für Strom, Gas, Wasser und Heizöl auf den Aufwandskonten im Haben mit Vorsteuerkorrektur oder den entsprechenden Erlöskonten der unentgeltlichen Wertabgabe. Stimmen Sie die Sachbezüge mit den Lohnabrechnungen ab. Überprüfen Sie stichprobenweise die Belege für die Aushilfslöhne Überprüfen Sie die Reisekostenabrechnungen stichprobenartig auf Vollständigkeit der Angaben und Einhaltung der steuerlich zulässigen Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Ein Vorsteuerabzug ist nur bei den Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich (Bus, Bahn, Taxi, Flugzeug, Schiff) sowie bei den tatsächlichen Kosten für Verpflegung und Übernachtung. 5

6 Trennen Sie die Zinsaufwendungen für kurzfristige und für langfristige Verbindlichkeiten. Buchen Sie Kontoführungsgebühren und ähnliche Kosten des Geldverkehrs um. Sortieren Sie die Belege der Zinserträge mit einbehaltener Zinsabschlagsteuer und Kapitalertragsteuer heraus, damit diese zwecks Anrechnung beim Finanzamt eingereicht werden können. Gleichen Sie auf dem Konto ausgewiesene Zinsabschlagsteuern mit den Belegen zu den Steuergutschriften und Dividendenbescheinigungen für das Finanzamt ab. Stimmen Sie die Debitoren- und Kreditorenkonten in erster Linie nach der Höhe der ausstehenden Posten ab, dann erst in der Nummernfolge. Halten Sie die Abstimmungsergebnisse fest und buchen Sie falsche Zuordnungen und Nachlässe um. Holen Sie nach dem Abstimmen bei Ihren Geschäftspartnern Saldenbestätigungen ein: für hohe ausstehende Beträge und bei unklaren Verrechnungen. 6

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