INHALT DER BMD-ORGANIZER 2
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- Annegret Fromm
- vor 8 Jahren
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1 Stammdaten Inhalt INHALT DER BMD-ORGANIZER 2 Stammdaten 2 Anlage eines Kunden 2 Anlage eines Mitarbeiters 3 Anlage von Diversen Personen 3 Diverse Stammdaten 4 Terminkalender 6 Allgemeines 6 Zusätzliche Funktionen 9 Medienverwaltung 17 Aufgabenverwaltung 19 Zusätzliche Funktionen 21 Fristenverwaltung 22 Telefonprotokoll 27 Allgemeines 27 Zusätzliche Funktionen 29 Telefonbuch 31 Kundenverwaltung 33 Ideenverwaltung 37 Interne Nachrichten 40 Favoritenverwaltung
2 Stammdaten DER BMD-ORGANIZER ist Bestandteil der neuen NTCS-Produktlinie und bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Büroorganisation und kommunikation. Folgende Programmteile stehen bisher zur Verfügung: Terminkalender mit Medienverwaltung Fristenverwaltung Aufgabenverwaltung Telefonprotokoll /Telefonbuch Kundenverwaltung Kontaktjournal Mitarbeiterkalender / Kundenkalender Ideenverwaltung Interne Nachrichten Favoriten Stammdaten Um den BMD-Organizer in vollem Umfang in Betrieb nehmen zu können, müssen auch die Personenstammdaten (Kunden, Mitarbeiter und evtl. diverse Personen) vorhanden sein. Die Anlage dieser Stammdaten kann einerseits automatisiert mittels Schnittstellen (siehe vorherige Beschreibung Import Büroverwaltung ) und andererseits durch manuelle Erfassung erfolgen. Anlage eines Kunden Stammdaten Personenverwaltung Kunden:
3 Stammdaten Anlage eines Mitarbeiters Stammdaten Personenverwaltung Mitarbeiter: Anlage von Diversen Personen Diverse Personen sind für den Anwender zusätzliche Verbindungen und Kontakte, die für verschiedenste Anwendungen zur Verfügung stehen. Sie können nach Personenkennzeichen (Kategorien) individuell gegliedert werden. Im Bereich des Organizers finden Diverse Personen bisher im Telefonprotokoll, in der Termin- und Aufgabenverwaltung sowie im Kontaktjournal ihre häufigste Verwendung. Die Erfassung der diversen Personen erfolgt analog der Anlage der Kunden. Stammdaten Personenverwaltung Diverse Personen Suchen Personen-Kennz:
4 Personen-Kennzeichen 1 Geschäftspartner wird als Standard bei der Installation des Organizers angelegt. Alle weiteren sind individuell im Suchfenster - anzulegen. Diverse Stammdaten Zusätzlich zu den zentralen Stammdaten Firmen und Personen gibt es noch eine Vielzahl an Diversen Stammdaten. Es sind zum einen Teil Standards, die bei der Installation der NTCS ausgeliefert werden und zum anderen Teil sind sie individuell anzulegen. Manche sind noch nicht aktiv, d. h. sie werden noch in keinen Anwendungen benötigt. Die Diversen Stammdaten umfassen: Noch nicht aktiv bzw. für den BMD-Organizer nicht notwendig sind Konditionen, Regionen, Überweisungsarten und Fotoverwaltung. Notizen
5 Notizen
6 Terminkalender Terminkalender Allgemeines Ein wesentlicher Teil des Organizers ist der Terminkalender. Übersichtliche Bildschirmmasken und einfache Bedienungsfunktionen ermöglichen es jedem Mitarbeiter einerseits rasche Einsicht in den Terminplan zu nehmen (eigener oder fremder) und andererseits Termine zu bearbeiten. In einer Combo Box (Auswahlfenster) kann die Anzeige auf offene, erledigte oder alle Termine gesetzt werden. Bedeutung der Icons im Terminkalender: Abwesend/Auswärts: Private Termine: Termin als verteilt oder delegiert erhalten: Termin verteilt: Termin mit Erinnerung: Termin mit Medium:
7 Terminkalender Neben den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) gibt es eine Fülle von zusätzlichen Funktionen, die auf den nächsten Seiten im Detail beschrieben sind: Beispiel für Neuanlage bzw. Bearbeiten eines Termins: Betreffsuche (*) Auswärtskennzeichen (***) Erinnerung (**) (*) An dieser Stelle besteht die Möglichkeit standardisierte Betreffs (bereits abgespeicherte Betreffs) zu suchen und zu übernehmen oder neue Betreffs als Standard zu speichern
8 Terminkalender (**) Mit der Markierung eines Termins an dieser Stelle (Leertaste oder Maus) wird die sog. Erinnerung aktiviert der entsprechende Mitarbeiter wird zum gegebenen Zeitpunkt automatisch an diesen Termin erinnert. Einzustellen ist, in welcher Form man benachrichtigt werden möchte Wecker (Meldung am Bildschirm) oder (Erinnerung via Outlook,...) und in welchem Zeitraum vor Beginn des Termins die Erinnerung erfolgen soll (Vorwarnzeit in Minuten, Stunden oder Tagen). Als Standard sind 5 Minuten als Vorwarnzeit und der Wecker als Benachrichtigungsmedium eingestellt. (***) Eine Empfehlung für die Erfassung eines Termins: Aktivieren Sie die Datenfelder 4 Auswärts/Abwesend und 6 Abfahrtszeit. Das Programm ermittelt bei Auswärtsterminen Aktivierung Auswärts/Abwesend mittels Leertaste oder Maus aufgrund der Termin-Beginnzeit ( von ) die Abfahrtszeit. Voraussetzung dafür ist die Hinterlegung der Dauer der Anfahrt zum Kunden in dessen Stammdaten (Datenfeld 94 Anfahrtsdauer). Es wird dadurch dieser Zeitraum für neue Termine blockiert und über den Zeitpunkt der Abfahrt informiert (in der Ansicht des Terminkalenders neben der Beginnzeit in Klammer ersichtlich)
9 Terminkalender Zusätzliche Funktionen Medien Zu jedem Termin, bei dem zusätzlich Medien (Datenträger, Bücher, Geräte, Räumlichkeiten, Fahrzeuge, etc) benötigt werden, hat man die Möglichkeit diese auszuwählen und zuzuteilen. Dabei werden diese reserviert und sind für die Dauer des Termins blockiert. Erledigt Mit dieser Funktion werden abgeschlossene Termine mit einem Kennzeichen versehen und verschwinden aus dem Bereich der offenen Termine. In der Standardansicht des Terminkalenders werden immer nur die offenen angezeigt. Für eine Gesamtübersicht muss im Auswahlfenster (Combo- Box) extra auf den Status Alle gewechselt werden. Daher ist zu überlegen, ob bei Kalenderterminen der Status tatsächlich auf Erledigt gesetzt werden soll. Verschieben Verschieben eines Termins auf einen anderen Tag. Dieser sollte natürlich in der Zukunft liegen, andernfalls wird man darauf aufmerksam gemacht, dass das Datum in der Vergangenheit liegt und eventuell ein Irrtum oder eine Fehleingabe vorliegt. Termine verschieben funktioniert auch auf sehr einfache Art und Weise in der Kalenderübersicht (Tages- oder Wochenansicht) mittels drag and drop -Funktion dazu aber später näheres
10 Terminkalender Verteilen Die Funktion Verteilen ermöglicht die Vervielfältigung eines Termins auf andere, frei selektierbare Mitarbeiter. Diese werden im Anschluss mittels (Outlook,...) über den neuen Termineintrag informiert. Man kann auch jederzeit nachsehen bzw. überprüfen an welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt wurde die Verteiler-Liste bleibt erhalten. Ändert man einen verteilten Termin, erfolgt die Abfrage, ob der Termin bei den betreffenden Mitarbeitern ebenso angepasst werden soll. Delegieren Ein Termin wird auf einen anderen Mitarbeiter übertragen und bei Bedarf vom Absender mit der Funktion Rückmeldung versehen. Es wird geprüft, ob dieser Mitarbeiter in diesem Zeitraum bereits mit einem anderen Termin belegt ist. Im Falle einer Terminkollision erfolgt eine entsprechende Meldung und es ist zu entscheiden, ob der Termin trotzdem übertragen werden soll oder nicht. Wurde zusätzlich die Rückmeldung aktiviert, wird der Absender über die weitere Bearbeitung des Termins informiert (mittels bei Löschung oder Erledigung)
11 Terminkalender Verlauf Historie eines Termins welcher Mitarbeiter hat wann (Datum und Uhrzeit) und wem (welchem Mitarbeiter) den Termin verteilt oder delegiert. Intervall Wenn für einen längeren Zeitraum (mehrere Tage, Wochen, Monate) ein Termin wiederholt einzutragen ist, bietet sich die Funktion Intervall an. Bei Intervall ist auszuwählen, ob der Termin einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich eingetragen werden soll. Freien Termin suchen a) Suche nach Datum: b) Suche nach Dauer: Einen gemeinsamen Termin für mehrere Mitarbeiter zu finden, gestaltet sich in vielen Fällen relativ schwierig. Die Funktion Freien Termin suchen hilft auf sehr einfache Weise Zeit zu sparen
12 Terminkalender a) Bei der Suche nach Datum kann in einem frei wählbaren Zeitraum (von-bis Datum) bzw. Zeitrahmen (Terminbeginn/Terminende) für bestimmte Wochentage ein gemeinsamer Termin gesucht werden. Bei erfolgreicher Suche hat man die Möglichkeit diesen Termin bei allen betroffenen Mitarbeitern eintragen zu lassen. Sollte das angezeigte Suchergebnis nicht passen, kann weitergesucht werden. b) Bei der Suche nach Dauer gelten obige Eingaben erweitert um die exakte Dauer des Termins. Dokumente zuordnen Grundlegend können zu jedem Termin ein oder mehrere Dokumente aus dem BMD-Archiv (BMDDOCS) zugeordnet werden. Bei der Zuordnung (siehe untenstehendes Fenster) wird automatisch die Person oder Institution vorgeschlagen, die dieser Termin betrifft. Wochenübersicht:
13 Terminkalender In der Kalenderübersicht kann in die Tagesansicht, Arbeitswoche (wie oben), Kalenderwoche und Monatsübersicht gewechselt werden. Es stehen auch sämtliche Funktionen (Neuanlage, Bearbeiten, Erledigen, Verschieben, Delegieren,...) zur Verfügung. Monatsübersicht Die Monatsübersicht - auch Teil der Wochenübersicht wurde, um den Aufruf zu beschleunigen, als eigene Funktion definiert: Gruppenübersicht Diese Funktion ermöglicht eine allgemeine Terminübersicht für bestehende Mitarbeitergruppen
14 Terminkalender Die Anlage dieser Mitarbeitergruppen erfolgt in selbiger Funktion (Extras Mitarbeitergruppen) mit anschl. Zuteilung der Mitarbeiter zu den erfassten Gruppen (Extras Personenzuordnung): Terminübersicht Um einen Gesamtüberblick der erfassten Termine aller Mitarbeiter zu bekommen, wählt man die Funktion Terminübersicht. Als Standard sind Person/Institution und Mitarbeiter auf alle und die Datumsauswahl auf ab Datum mit aktuellem Tag gesetzt. Es ist aber jederzeit möglich, die Listung auf eine bestimmte Person (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder div. Person), einen bestimmten Mitarbeiter und auch auf einen bestimmten Tag ( oder F8) einzuschränken. Optional kann eingestellt werden, die Listung immer ab Datum oder tageweise zu starten (Extras Einstellungen benutzerbezogen oder global 0 = ab Datum, 1 = tageweise)
15 Terminkalender Synchronisation Outlook Für alle, die mit PDA-Geräten (Personal Digital Assistants) arbeiten, ist diese Funktion von großer Bedeutung. Um die Termine aus dem Organizer mit den Terminen des PDA zu koordinieren, werden über den Umweg des Outlooks die Termine abgeglichen und synchronisiert. Terminkollisionen werden protokolliert und man wird darauf aufmerksam gemacht. Das Protokoll kann man sich ansehen und auch ausdrucken. Kopieren / Einfügen Standardfunktionen für das Kopieren eines Termins (auch Strg C) und Einfügen an anderer Stelle (auch Strg V)
16 Terminkalender Notizen
17 Medienverwaltung Medienverwaltung Der Organizer enthält mit der Medienverwaltung einen Programmteil, der dem Anwender die Möglichkeit bietet, ein sogenanntes Verleihsystem aufzubauen. Zu jeder von BMD als Standard vorgegebenen Medienart können individuell Medienkategorien (als Beispiel zur Medienart Geräte ) angelegt werden. Abschließend sind zu jeder angelegten Kategorie die entsprechenden Medien zu erfassen. Auf diese Weise angelegte Medien können von den Mitarbeitern privat oder beruflich ausgeliehen werden (Medienverwaltung Medienverwaltung). Zusätzlich wird in dieser Ansicht zum ausgewählten Medium angezeigt, ob es derzeit verfügbar ist oder nicht. Wenn ja, kann mit der Funktion Verleih das Medium reserviert (als nicht verfügbar gekennzeichnet) werden. Die Medienverwaltung hat sich in der Praxis ganz besonders in Verbindung mit der Terminverwaltung bewährt
18 Medienverwaltung Notizen
19 Aufgabenverwaltung Aufgabenverwaltung Eine Aufgabe beinhaltet in der Regel eine Tätigkeit, die der Mitarbeiter zu erledigen hat. Im Unterschied zu Terminen haben Aufgaben keine Beginn- bzw. Endezeit, sondern sie können lediglich mit einer gewünschten Sollerledigung (= Datum) versehen werden. Diese Sollerledigung ist bei der Anlage einer Aufgabe nicht zwingend vorgeschrieben und stellt im Normalfall keine mit eventuellen Konsequenzen behaftete Deadline dar, wie man sie aus der Fristenverwaltung kennt. Aufgaben sind auch eher als kurzfristig zu erledigende Tätigkeiten gedacht. Tab-Sheets (*) Combo-Box (**) Darstellungsvarianten der Aufgabenliste: (*) Tab-Sheets (Karteireiter) ermöglichen die Ansicht für einen bestimmten Mitarbeiter eine / alle Kategorien eine / alle Personen(Institutionen) (**) In der Combo Box (Auswahlfenster) stellt man für die Listung einen bestimmten Aufgabenstatus ein: Offen Erledigt Delegiert Noch nicht fällig Nicht machbar In Evidenz Alle
20 Aufgabenverwaltung Neben den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) gibt es eine Fülle von zusätzlichen Funktionen in der Aufgabenverwaltung. Der Großteil dieser Funktionen ist mit der Terminverwaltung identisch und daher nicht mehr gesondert beschrieben. Beispiel für die Erfassung einer neuen Aufgabe: Aufgaben können in Kategorien eingeteilt werden (anlegen/ändern im Suchfenster). Diese Kategorien haben informative Bedeutung bei späteren Auswertungen. Weiters besteht die Möglichkeit, Aufgaben, die in Zusammenhang mit Personen oder Institutionen stehen, diesen zuzuordnen
21 Aufgabenverwaltung Zusätzliche Funktionen Als versenden Das aktuelle Programm (Outlook, Lotus Notes,...) wird geöffnet. Die Adresse (wenn in den Stammdaten der Person hinterlegt), der Betreff (= Betreff der Aufgabe) sowie der erfasste Langtext der Aufgabe werden automatisch übergeben. Die kann anschließend sofort gesendet werden. Aufgabe ausführen Werden Aufgaben aus anderen Teilbereichen des Organizers Postverwaltung oder Telefonprotokoll (Rückruf) in die Aufgabenliste eines Mitarbeiters eingetragen, steht die Funktion Aufgabe ausführen zur Verfügung. Im Falle einer Aufgabe, die aus dem Telefonprotokoll erzeugt wurde, startet selbiges automatisch für den Rückruf. Entstand die Aufgabe aus der Postverwaltung, öffnet sich das entsprechende Poststück zur Ansicht. Damit aus der Postverwaltung eine Aufgabe automatisch eingetragen wird, ist allerdings ein Parameter einzustellen (Postverwaltung Extras globale Einstellungen Automatische Anlage Aufgabe = 1 ). Abschließend erfolgt die Abfrage, ob die Aufgabe auf erledigt gesetzt werden soll. Aufgabe in Termin umwandeln Bei dieser Funktion wird eine Aufgabe in einen Termin umgewandelt. Dabei werden sämtliche relevanten Daten an die Terminanlage übergeben. Im Erfassungsfenster besteht nun die Möglichkeit die vorgeschlagenen Termindaten zu korrigieren. Verspeichert man den Termin, wird die Aufgabe aus der Aufgabenliste gelöscht. Notizen
22 Fristenverwaltung Fristenverwaltung Unter Fristenverwaltung versteht man, wie schon die Bezeichnung zum Ausdruck bringt, die Kontrolle von Aufgaben die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne (einer Frist) erledigt sein müssen. Sie sind, im Unterschied zu den Aufgaben aus der Aufgabenverwaltung, mit einer echten Deadline nicht nur mit einem gewünschten Sollerledigungsdatum versehen. Fristen sind bei nicht fristgerechter Erledigung in aller Regel mit Konsequenzen häufig auch finanzieller Natur verbunden. Zum Beispiel Bescheide vom Finanzamt, die innerhalb von 30 Tagen erledigt werden sollten (dagegen berufen, etc) Mit Fristen sind unter anderem WT-Kanzleien sehr häufig konfrontiert (Fristen in Verbindung mit dem Finanzamt, Gemeinden oder sonstigen Ämtern bzw. Institutionen). Fristen können zwar auch manuell erfasst werden, entstehen aber hauptsächlich automatisch und zwar in Verbindung mit der Postverwaltung (Postein- bzw. -ausgang). Tab-Sheets (*) Combo-Box (**)
23 Fristenverwaltung Darstellungsvarianten der Fristenliste: (*) Tab-Sheets (Karteireiter) ermöglichen die Ansicht der Fristen für einen bestimmten Mitarbeiter eine / alle Fristarten eine / alle Personen (Institutionen), als Betrifft bezeichnet (**) In der Combo Box (Auswahlfenster) stellt man für die Listung einen bestimmten Friststatus ein:
24 Fristenverwaltung Offene Fristen Erledigte Fristen Überfällige Fristen Noch nicht fällige Fristen Fristen in Vorwarnung Delegierte Fristen Alle Fristen
25 Fristenverwaltung Neben den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) gibt es eine Fülle von zusätzlichen Funktionen in der Fristenverwaltung. Sämtliche Funktionen sind bereits im Zuge der Termin- oder Aufgabenverwaltung beschrieben und daher nicht mehr gesondert angeführt. Beispiel für die manuelle Neuanlage einer Frist: Bei der Anlage einer Frist sind die Fristart und Person/Institution als Mussfelder vorgeschrieben. Dies gilt natürlich ebenso, wenn die Frist aus der Postverwaltung entsteht. Fristarten sind mit einer Laufzeit (= Frist- Tage) zu erfassen, aus der sich die Deadline ermittelt. Auch die Vorwarnzeit, wie viele Tage vor Ablauf der Frist eine Warnung zu senden ist, sollte man hinterlegen. Diese Warnung erfolgt dann via oder Wekker
26 Fristenverwaltung Notizen
27 Telefonprotokoll Telefonprotokoll Allgemeines Das Telefonprotokoll dient zur Erfassung von Telefongesprächen (ein- und ausgehende Anrufe), wobei Start- und Endezeit sowie die Dauer des Gesprächs automatisch mitgeführt werden. Sinnvolle Telefonaufzeichnungen sollten unbedingt folgende Daten beinhalten: Teilnehmer Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Institution (FA, GKK,...) mit dem das Gespräch geführt wird. Der Teilnehmer muss in den Stammdaten (Personen- oder Institutionsverwaltung) angelegt sein. Bezugsperson Die Bezugsperson ist jene Person auf die sich das Gespräch mit oben angeführtem Teilnehmer (muss eine Institution sein) bezieht. Die Bezugsperson muss ebenfalls in den Stammdaten angelegt sein und kann nur ein Kunde oder Lieferant sein. Kontaktperson Die Kontaktperson ist der direkte Gesprächspartner. Sie muss bei ausgewählten Teilnehmer als Kontaktperson hinterlegt sein. Rufnummer Die Rufnummer (Telefonnummer) des Teilnehmers wird automatisch vorgeschlagen, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt ist. Aktiviert man die Combo-Box (bei der Rufnummer), werden sämtliche zu diesem Teilnehmer gespeicherte Rufnummern angezeigt (Telefon-, Fax-, Handynummern,...). Betreff / Text Der Betreff ist im Normalfall ein Schlagwort zu einem Telefongesprächs für eine längere Dokumentation oder für diverse Notizen steht das Text -Fenster zur Verfügung. Weitere verfügbare Datenfelder wie Bereich, Anfrage oder auch Tätigkeit haben aus aktueller Sicht eher für interne Auswertungen des Telefonprotokolls Bedeutung. Zusätzlich zu den bereits angeführten Daten werden der Status des Klienten (Farbcode), die Durchwahl der ausgewählten Kontaktperson sowie die Adresse des Klienten angezeigt unter der Voraussetzung, dass diese in den Stammdaten hinterlegt sind. Sämtliche Einträge finden sich für diverse Übersichten unter anderem auch im Kontaktjournal wieder
28 Telefonprotokoll Beispiel für die Erfassung eines Telefonats: Programm (*) Letzte Telefonate (**) (*) Für den Fall, dass man dem Teilnehmer während eines Gesprächs etwas mailen möchte, gelangt man durch die Anwahl des kleinen Icons mit der linken Maustaste in das am PC verfügbare Programm (Outlook,...). Dabei wird die in den Stammdaten des Teilnehmers hinterlegte Adresse in das Empfängerfeld ( An ) des Mail-Fensters übernommen. (**) Die zuletzt geführten Gespräche mit dem Teilnehmer werden angeführt, wobei die Größe des Listfensters von jedem Benutzer im Bedarfsfall jederzeit geändert werden kann. Über Parameter (Extras globale Einstellungen Tage für Detailanzeige) ist der Zeitraum in Tagen festzulegen, der max. für die Detailansicht im Protokoll geladen wird Standardwert = 60) Neben den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) gibt es eine Fülle von zusätzlichen Funktionen im Telefonprotokoll
29 Telefonprotokoll Zusätzliche Funktionen Teilnehmerübersicht Im Rahmen der Teilnehmerübersicht werden die aufgezeichneten Telefonate zu der ausgewählten Person (Kunde, Lieferant oder diverse Person) bzw. Institution gelistet. Die Funktion ermöglicht die schnelle Suche nach einem bestimmten Telefonat mit der selektierten Person und/oder die nachträgliche Bearbeitung oder Löschung eines solchen Telefonats. Mitarbeiterübersicht Grundlegend funktioniert die Mitarbeiterübersicht wie die oben angeführte Teilnehmerübersicht. Sie unterscheiden sich jedoch darin, dass diese Listung ausschließlich für Mitarbeiter und nur tageweise (Abfrage des Datums) erstellt werden kann. Kundenverwaltung Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Kundenverwaltung. versenden Diese Funktion wurde bereits beim Beispiel für die Erfassung eines Telefonates auf vorheriger Seite (*) näher erläutert. Sie ist in diesem Pull-Down-Menü nur noch einmal extra angeführt
30 Telefonprotokoll Kundenkalender Der Kundenkalender ist eine sehr einfache und übersichtliche Darstellung aller Aufgaben, Termine und Fristen eines Kunden - sofern die Ansicht der Fristen nicht deaktiviert ist (Ansicht mit/ohne Fristen). Ähnlich den einzelnen Anwendungen (Terminverwaltung,...) stehen auch hier sämtliche Standard- und viele der Zusatzfunktionen zur Verfügung. Der Mitarbeiterkalender (Organizer Mitarbeiterkalender) ist nahezu identisch mit dem Kundenkalender. Im Mittelpunkt steht anstelle des Kunden der Mitarbeiter. Rückruf/Aufgabe Mit dieser Funktion beauftragt man - noch während eines Telefonats einen anderen Mitarbeiter mit dem Rückruf eines Teilnehmers. Einzugeben ist der entsprechende Mitarbeiter, das gewünschte Datum des Rückrufs und allenfalls notwendige Anmerkungen zum Telefonat. Dem Mitarbeiter wird der Rückruf als Aufgabe eingetragen und er wird mittels darüber informiert
31 Telefonprotokoll Idee erfassen Viele gute Ideen entstehen während eines Gesprächs. Um diese festzuhalten wurde mit der Funktion Idee erfassen ein Möglichkeit geschaffen, solche Geistesblitze auf sehr rasche und einfache Art aufzuzeichnen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Ideenverwaltung. Telefonbuch Eine zusätzliche Anwendung in der Telefonverwaltung ist das Telefonbuch (Organizer Telefon Telefonbuch). Es beinhaltet zu jeder Person oder Institution alle erfassten Telefon- und Faxnummern. Die Suche eines Teilnehmers erfolgt wahlweise nach Name oder Telefonnummer (Vorwahl und/oder Telefonnummer). Mit den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) können Einträge im Telefonbuch bearbeitet werden
32 Telefonprotokoll Notizen
33 Kundenverwaltung Kundenverwaltung Für viele Unternehmen ist es von großer Bedeutung sich einfach und rasch einen Gesamtüberblick über ihre Kundendaten zu verschaffen - z.b. während eines Telefonates mit dem Kunden. Die Kundenverwaltung erfüllt genau diese Anforderung! Im Folgenden werden die einzelnen Detailanwendungen der Kundenverwaltung näher beschrieben: Kundenstammdaten Aus der Schnellstart-Leiste oder mittels Short-Cut (STRG + K) gelangt man direkt in die Ansicht der Stammdaten eines Kunden. Die angeführten Datenfelder sind, wie in all diesen Listungen, auch hier individuell einstellbar. Startet man diese Ansicht aus einem anderen Programmteil (z.b. Telefonprotokoll, Terminverwaltung,...), wird der dort selektierte Kunde dieser Ansicht übermittelt und sofort angezeigt. In allen Detailanwendungen der Kundenverwaltung stehen dem Anwender folgende Funktionen zur Verfügung: In der gelben Menü-Leiste unter und zusätzlich in der Fußzeile
34 Kundenverwaltung Bearbeiten (F6) Chronik Kundenkalender Kontaktpersonen senden Verwaltung Kundeninfo Zusätzliche Adressen Weitere Telefonnummern Weitere Adressen Kundenstammdaten können bearbeitet werden Schnellaufruf der Kunden-Chronik im Änderungsmodus (näheres in der nächsten Detailansicht weiter unten) Siehe Kapitel Kundenkalender Aufruf der Kontaktpersonen-Verwaltung - Ansehen / Neuanlage / Bearbeiten oder Löschen einer Kontaktperson Es wird das Programm (Outlook,...) gestartet und die Haupt - Adresse des Kunden in das Empfängerfeld ( An ) übernommen Siehe Kapitel KundenINFO Aufruf der Adressverwaltung - Neuanlage / Bearbeiten / Löschen von Zusatzadressen des Kunden Aufruf der Telefonverwaltung - Neuanlage / Bearbeiten / Löschen von zusätzlichen Telefonnummern des Kunden Aufruf der Verwaltung - Neuanlage / Bearbeiten / Löschen von zusätzlichen Adressen des Kunden Kundenchronik Die Kundenchronik bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen zu einem Kunden zu protokollieren. Zur Bearbeitung der Chronikdaten ist die Funktion Chronik in der Fußzeile auszuwählen
35 Kundenverwaltung Kontaktjournal Eine wichtige Informationsquelle für Dienstleistungsunternehmen repräsentiert das Kontaktjournal. Sämtliche in den angeführten Programmteilen erfassten Kontakte mit den Kunden wie - Telefonate (Telefonprotokoll) - Korrespondenz (Postverwaltung und Archiv) - Termine (Terminkalender) - Aufgaben (Aufgabenverwaltung) und - Fristen (Fristverwaltung) werden im Kontaktjournal in chronologischer Form dargestellt. Im Auswahlfenster (Combo-Box) kann zwischen den Ansichten (Alle, Korrespondenz, Telefonate,...) gewechselt werden. Die Standardfunktionen wie Ansehen, Neuanlage, Bearbeiten und Löschen (rechte Maustaste) ermöglichen die Bearbeitung der Einträge im Kontaktjournal. KundenINFO Für weitere Zusatzinformationen steht noch die KundenINFO zur Verfügung. Angelegt in den Stammdaten (diverse Stammdaten Kunden INFO-Gruppen), gliedert sie sich in Hauptgruppen mit einer oder mehreren dazugehörigen Untergruppen. Beispiel: INFO-Hauptgruppe: Betriebssystem Dazugehörige INFO-Untergruppe(n): Win98 Win2000 WinNT WinXP UNIX
36 Kundenverwaltung Bei der Erfassung der KundenINFO selektiert man nun die für den Kunden notwendigen INFO- Hauptgruppen und ordnet jeweils eine der zutreffenden INFO-Untergruppen zu (wie in unten angeführtem Beispiel). Auf diese Weise können ohne großen Aufwand zahlreiche Zusatzinformationen zu einem Kunden erfasst werden, die jederzeit sehr einfach und schnell abrufbar sind
37 Ideenverwaltung Ideenverwaltung Gute Ideen, Geistesblitze oder Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern werden sehr häufig deswegen nicht in die Praxis umgesetzt, weil viele davon nicht an die Öffentlichkeit gelangen ( man muss den Vorgesetzten oder Chef nicht damit belasten, vielleicht ist es doch keine so gute Idee, er/sie hat sowie keine Zeit, und weitere 100 Gründe dagegen). In der relativen Anonymität der elektronischen Aufzeichnung in der Ideendatenbank tut sich mancher Mitarbeiter leichter sein Gedankengut in Worte zu fassen und zu deponieren. Dieses Potential sollte sogar aktiv beworben oder gefördert werden. Die Erfassung einer Idee ist denkbar einfach und kann, wie schon beim Telefonprotokoll auf Seite 50 erwähnt, auch während eines Telefongesprächs direkt aufgerufen werden. Ideen können müssen aber nicht - bei der Anlage mit einer Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig), mit einem gewünschten Sollerledigungsdatum und der zugehörigen Kategorie versehen werden. Oftmals macht es Sinn, eine Idee einer Person/Institution (z.b. Kunde) zuzuordnen. Die Geistesblitze sämtlicher Mitarbeiter werden in der Ideendatenbank gesammelt und stehen in der Folge auch allen Mitarbeitern zur Verfügung. Damit verhindert man in aller Regel die mehrfache Aufzeichnung gleichartiger Ideen
38 Ideenverwaltung Tab-Sheets (*) Combo-Box (**) Darstellungsvarianten der Ideenliste: (*) Tab-Sheets (Karteireiter) ermöglichen die Ansicht der Ideen für eine / alle Kategorie(n) einen / alle Mitarbeiter eine / alle Person(en) / Institution(en) (**) In der Combo Box (Auswahlfenster) stellt man für die Listung einen bestimmten Ideenstatus ein: Offene Ideen Erledigte Ideen Delegierte Ideen Noch nicht fällige Ideen Nicht machbare Ideen Ideen in Evidenz Alle Ideen Neben den Standardfunktionen (F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen) gibt es noch zusätzlichen Funktionen in der Ideenverwaltung. Fast alle wurden bereits bei vorangegangenen Themen beschrieben und sind daher nicht mehr gesondert angeführt
39 Ideenverwaltung Damit Ideen effizienter realisiert werden können, wurde die Funktion Idee in Aufgabe umwandeln geschaffen. Dabei wird sie dem bei der Idee angeführten Mitarbeiter in die Aufgabenliste eingetragen und er wird via davon verständigt. Über Parameter (Extras Globale Einstellungen Parameter Umwandeln in Aufgabe ) wird eingestellt, ob eine Idee auf erledigt gestellt (= 0 ) oder gelöscht (= 1 ) wird. Notizen
40 Interne Nachrichten Interne Nachrichten Die Benachrichtigung eines Mitarbeiters bezüglich neuer oder geänderter Termine, Aufgaben und Fristen bzw. auch eine entsprechende Erinnerung erfolgt normalerweise mit dem vorhandenem Programm (Outlook, Lotus Notes,...). Existiert allerdings beim Absender bzw. Empfänger einer Nachricht kein Programm, kann man sich der Internen Nachrichten bedienen. Das Programm erkennt automatisch, ob die Mitteilung mittels oder Interner Nachricht zu versenden ist. Dazu notwendig ist die Aktivierung des nachstehenden Parameters: Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büro-Parameter Einstellungen für Büroverwaltung Eigene Einstellungen Workflow Benachrichtigungsart (1 = Benachrichtigung per , 2 = Benachrichtigung per Intranet-Mail) Hat man bei jenen Mitarbeitern, die über kein verfügen, den Parameter auf 2 Intranet gesetzt, erscheint bei Erhalt einer internen Nachricht folgende Benachrichtigung am Bildschirm: Für die Bearbeitung von internen Nachrichten stehen wiederum die Standardfunktionen F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen zur Verfügung. Sonderfunktionen: Gesamten Eingang löschen Gesamten Ausgang löschen
41 Interne Nachrichten Beispiel für die Erfassung einer Internen Nachricht (Ausgang): Notizen
42 Favoritenverwaltung Favoritenverwaltung Auch für die Verwaltung von Favoriten, Homepages oder Internetseiten, die man häufig beim Surfen im Internet benötigt, bietet der BMD-Organizer einen entsprechenden Programmteil. Um seine Favoriten zu kategorisieren, sind Themenbereiche (sog. Kategorien) anzulegen, denen anschließend die dazupassenden Internet-Adressen zugeordnet und mit einem sprechenden Namen versehen werden. Neben den Standardfunktionen F2 Ansehen, F5 Neuanlage, F6 Bearbeiten und F7 Löschen steht die Sonderfunktion Webseite öffnen (Alt + A oder rechte Maustaste) zur Verfügung, die die hinterlegte Webadresse im Internet startet. Notizen
43 Favoritenverwaltung
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