Inhaltsverzeichnis. 1 Einleitung... 9

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 9 Teil I 2 Projektdefinition Interne Projekte Externe Projekte Personen innerhalb eines Projekts Projektauftraggeber Projektleiter Führungsstil Führungstechniken Projektteammitglieder Projektmitarbeiter Projekthandbuch Projektziele Projektmanagement Teil II 7 Projektphasen Projektvorbereitung Der Projektordner Die Idee Projektphasenplan Meilensteinplan Kick-off-Meeting Projektantrag Projektanalyse Ist-Analyse Soll-Analyse

3 9.3 Umfeldanalyse Risikoanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse Kostenorientierte Betrachtungsweise Nutzenorientierte Betrachtungsweise Kosten-Nutzen-Analyse Vertragsanalyse Auftragsanalyse Projektentscheidung Projektstart Projektplanung Planungsmethoden Projektstrukturplan Netzplan Balkenplan/Gantt-Diagramm Personaleinsatzplanung Kostenplanung Projektkommunikation Projektüberwachung und -steuerung Projektüberwachung Projektsteuerung Projektabschluss Projektabnahme Abschlusspräsentation Abschlussmeeting Abschlussbericht Auflösung des Projektteams

4 Teil II 15 Internationale Projekte Vorteile internationaler Projekte Risiken internationaler Projekte Qualitätssicherung Vertragsarten Dienstvertrag Werkvertrag Werklieferungsvertrag Mietvertrag Kreativitätstechniken Brainstorming Mind Map Methode Morphologischer Kasten Delphi-Methode Progressive Abstraktion Weiterbildung Links

5 3 Personen innerhalb eines Projekts 3.1 Projektauftraggeber Personen innerhalb eines Projekts Träger und Ausrichter des Projekts ist der Projektauftraggeber. Er übernimmt keine operative Rolle und greift somit nicht unmittelbar ins Projektgeschehen ein, aber seine Aufgabe ist strategischer Natur. Er übernimmt eine zielgerichtete, visionäre Funktion und wird als letzte Entscheidungsinstanz in übergeordneten Fragen konsultiert. Das Projekt muss zur Zufriedenheit des Projektauftraggebers ausgeführt werden. Insbesondere in der Anfangsphase eines Projekts kommen dem Projektauftraggeber besondere Funktionen zu: er schlägt eine Idee vor, die in einem Projekt münden soll. Dazu schafft er Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung, bestimmt den Projektleiter und definiert möglicherweise die Ziele und den Auftrag des Projekts. Er unterstützt den Projektleiter bei der Auswahl der Ressourcen und Mitarbeiter, sichert die Abstellung interner Mitarbeiter zu Projektzwecken und hilft bei der Lösung von Konflikten in der Kommunikation und bei Ressourcenengpässen. Während des gesamten Projekts übernimmt der Auftraggeber eine Kontrollfunktion. Er überwacht den Fortschritt und Erfolg des Projekts, indem die vereinbarten Ziele und Meilensteine eingehalten werden. Er genehmigt Änderungen im Projektablauf und bei Ressourcen (Zeit, Mitarbeiter, Geld etc.) und hat als letzte Entscheidungsinstanz die Möglichkeit, das Projekt abzubrechen. 13

6 Personen innerhalb eines Projekts 3.2 Projektleiter Der Projektleiter ist die kommunikative Schnittstelle zwischen Projektauftraggeber und Mitarbeitern des Projekts. Er vertritt dieses nach außen (z. B. Kontakt zu Dienstleistern, Öffentlichkeit etc.) und nach innen (z. B. Leitung des Projektteams). Ihm kommt die besondere Rolle zu, dass er Verantwortung sowohl gegenüber dem Auftraggeber als auch gegenüber den Mitarbeitern übernimmt. Der Arbeitsbereich des Projektleiters lässt sich in drei Handlungsbereiche unterteilen. Er übernimmt: Aufgaben o Auswahl und Führung der Projektteammitglieder o Auswahl der Projektmitarbeiter 14

7 o Erstellung des Projekthandbuchs o Mitgestaltung der Projektziele o Gestaltung der Projektphasen, Meilensteine und Zäsuren o Projekt(struktur)planung o strategische Aufgaben wie Projektmarketing o Projektüberwachung und -steuerung Verantwortung o Erreichung der Projektziele o Sicherstellung der Kommunikation o Einhaltung von Terminen Macht o bevorzugter Zugang zu Informationen o Arbeitsverteilung o Belohnungs- und Bestrafungssystem o Kontrolle der Arbeitsergebnisse o Unterzeichnungsbefugnis o Verwaltung von Budgets Personen innerhalb eines Projekts Allgemeine Kenntnisse von betrieblichen Arbeitsabläufen sind für einen Projektleiter notwendig. Auch wenn nicht tief gehende fachliche Kenntnisse erforderlich sind, so sollten doch gewisse Grundlagen vorhanden sein. Rechnungswesen und Marketing Ein betriebswirtschaftliches Studium ist nicht notwendig. Es kann aber von enormen Vorteil für sein, wenn es um Kalkulationen, Kosten und Rechnungen geht. Ebenso verhält es sich mit Marketingkenntnissen. 15

8 Personen innerhalb eines Projekts EDV Der Projektleiter wird viele Dinge am Computer erarbeiten, sei es die Präsentation vor dem Auftraggeber, die Vorbereitung des Kick-off-Meetings oder die Projektplanung mithilfe von Planungssoftware. Fremdsprachen Allgemeine Englischkenntnisse sind insbesondere bei internationalen Projekten unumgänglich. Viele Begriffe des Projektmanagements stammen aus dem englischsprachigen Raum und werden einheitlich benutzt. Englisch ist notwendig, alle anderen Fremdsprachen hilfreich. Des Weiteren werden vom Projektleiter so genannte Soft-Skills erwartet: Kommunikation Projektleitern wird häufig nachgesagt, sie seien sehr kommunikationsstark, auf der anderen Seite jedoch dabei oberflächlich. Das heißt, Gespräche sollten für sie leicht anzufangen sein, auch wenn sie eventuell trivial erscheinen mögen. Andererseits sollten sie profunde Unterhaltungen führen können, denn der Auftraggeber möchte, dass auf seine Ideen und Wünsche eingegangen wird. Ausdauer und Belastbarkeit Ein Projektleiter muss Ausdauer jeglicher Art mitbringen. Ein Projekt zu entwickeln von der ersten Idee bis zur Nachbereitung, dauert einige Zeit, und nicht immer sind sofortige Auswirkungen der Arbeit zu sehen. Dementsprechend sollte der Projektleiter mit der Vision des Projekts auf längere Zeit arbeiten können. Ebenso können die Arbeitszeiten des Projektleiters sehr belastend für Geist und Körper sein. 16

9 Personen innerhalb eines Projekts Integrität Der Projektleiter ist eine Entscheidungsinstanz. Daher wählt er Aussagen mit Bedacht und verpflichtet sich diesen. Er nimmt die Bedenken und Anregungen der Projektteammitglieder in die Entscheidungsfindung auf und trifft seine Entscheidungen auf Basis zugrunde gelegter Projektnormen. Organisation Da die Planungsphase eines Projekts sehr lange dauern kann, sollte immer der Überblick bewahrt werden. Dies erfordert eine akribische Arbeitshaltung und ein Gefühl für Zeitmanagement. Teamfähigkeit Der Projektleiter arbeitet mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Zum einen ist da der Auftraggeber, zum anderen die Projektteammitglieder und weitere Mitarbeiter des Projekts. Alle möchten gehört und selbstverständlich ernst genommen werden, falls Probleme auftauchen. Dies erfordert ein gewisses Einfühlungsvermögen und Fingerspitzengefühl, wie mit wem umzugehen ist. Der Projektleiter kann zudem ein Belohnungs- oder Bestrafungssystem anwenden. Improvisationsvermögen Gerade in der letzten, heißen Phase des Projekts wird es häufiger zu Engpässen oder Problemen kommen. Dementsprechend muss der Projektleiter diese Probleme mit klarem Kopf angehen können, um sie baldmöglichst zu beseitigen. Auch Improvisation ist eine Art der Kreativität. 17