personalabrechnung Software für die Personalabrechnung: Zehn Produkte im Vergleich

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1 Software für die Personalabrechnung: Zehn Produkte im Vergleich Deutliche Unterschiede Bei Geld sind viele Menschen sehr sensibel. Beim eigenen Lohn und Gehalt potenziert sich diese Empfindlichkeit geradezu. Umso wichtiger ist eine zuverlässige, gesetzes- und vorschriftenkonforme Personalabrechnungs-Software im Unternehmen. Dieser Vergleich von zehn Produkten gibt Entscheidungshilfe für die Software-Anschaffung. Noch mehr Entscheidungshilfe: Software für die Finanzbuchhaltung is report 5/00 E-Commerce-Fähigkeit von ERP-Software is report 6/00 Software zur Auftragsabwicklung/Warenwirtschaft, is report 7/00 Vorab etwas zum Ergebnis: Die Software-Produkte haben deutliche Leistungsunterschiede, sie erfüllen das gestellte Anforderungsprofil zu 81 bis 95 Prozent. Dies ist anders als beispielsweise bei Software für die Finanzbuchhaltung, wo alle Produkte die Anforderungen zu über 90 Prozent erfüllten. Zur Bewertung: Die Güte, Qualität oder Leistungsfähigkeit einer Software lässt sich nicht absolut Detailauswertungen Genauere Informationen über Anforderungsprofil und Bewertung der Produkte können Sie unter dem Stichwort SoftTrend 210 gegen eine Schutzgebühr von 80 Mark (bitte als Scheck beifügen) direkt bei Koeppler & Partner Consulting GmbH, Kronprinzenstr. 54, Hamburg, Tel.: 0 40/ bestellen. Interessenten, die weitere Software vergleichen wollen, können unter gleicher Adresse das Produkt SoftSelect in der Standard- Version zum Preis von 398 Mark und in der Professional-Ausführung für 798 Mark erwerben. messen, sondern immer nur relativ zu dem, was der Anwender verlangt. Der Anwender hat gewisse Anforderungen, die er in einem Anforderungsprofil nach Kriterien gegliedert niederschreibt. Mit diesem Anforderungsprofil beurteilt er die Leistungsfähigkeit der angebotenen bzw. am Markt verfügbaren Software-Produkte und erhält am Ende eine so genannte Short- List von Anbietern. Die Anbieter auf dieser Short-List werden dann eingeladen, sich und ihre Leistungen zu präsentieren oder auch eine Testinstallation zu stellen. Die Auswahl der am Markt verfügbaren Software für die Personalabrechnung ist begrenzt. Denn Personalabrechnung ist durch eine Vielzahl von Bestimmungen des Gesetzgebers, des Sozialversicherers, des Tarifvertrages und mitunter auch durch Betriebsvereinbarungen so speziell, dass es sich für Anbieter erst ab einer hohen Anzahl von Kunden lohnt, derartige Software anzubieten. Daher sind von den im is report 11/98 verglichenen zwölf Produkten acht wieder mit dabei. Neu hinzugekommen sind zwei große Anbieter im Markt, die DATEV eg und Sage KHK. Im Leistungsvergleich zu den anderen Produkten rollen diese beiden das Feld von hinten auf. Und der Anbietermarkt konsolidiert sich weiter. Die Lohn- und Gehaltssoftware der IBM auf den Betriebssystemen AS/400 und /36 wurde jetzt von der P&I Personal & Informatik AG übernommen. Maximal 889 Punkte Allerdings wurden, so betont Michael Gottwald, Geschäftsführender Gesellschafter der Koeppler & Partner GmbH aus Hamburg, und Verantwortlicher für den Produktvergleich, nicht die von vornherein Besten in den Vergleich einbezogen. Es wurden Produkte und Anbieter ausgewählt, die ihm während seiner langjährigen Beratungstätigkeit positiv aufgefallen sind. Das von Michael Gottwald erstellte Anforderungsprofil ist typisch für ein Unternehmen des Mittelstandes und hat 215 Kriterien. Jedes Kriterium wird logisch nach der Wichtigkeit (von 1 bis 5) oder numerisch nach der Anzahl bewertet. Je nach Erfüllungsgrad mit den Anforderungen können die Software-Pro Jahrgang is report 8/2000

2 dukte in vier Bereichen eine maximale Anzahl von 889 Punkten erreichen: Ausbaufähigkeit (max. 63 Punkte) Benutzerfreundlichkeit (max. 62 Punkte) Funktionalität (max. 551 Punkte) und Auswertungen (max. 213 Punkte). Im Bereich Ausbaufähigkeit sind die Integration zur Reisekostenabrechnung, zur Personalplanung und zum List-, Berichts- und Formulargenerator als besonders wichtig gefordert. Diese gestellten Anforderungen verfehlen das Produkt der DATEV, Sage KHKs Classic Line 2000 und VARIAL PERSONALWIRTSCHAFT hinsichtlich Reisekostenabrechnung und Personalplanung sowie SBS Lohn & Gehalt hinsichtlich der Personalplanung. Die Merkmalsverwaltung der besten Software im Vergleich, EBS HUMAN RESOURCES, ist Beispiel für die Vielseitigkeit und freie Parametrisierbarkeit einer Anwendung. Bei der Benutzerfreundlichkeit wird kurz gesagt eine komfortable, dem Windows-Standard entsprechene Benutzeroberfläche verlangt. Hier schneidet das Produkt der DATEV am schlechtesten ab. Ob nun selbst definierbare Menüs oder individuell änderbare Funktionstastenbelegung unbedingt notwendig sind, lässt sich diskutieren. Aber das keine feldbezogenen Suchfenster vorhanden sind, kann stören. Schon alleine, wenn ich wissen will, wer am heutigen Tag Geburtstag hat. Technisch veraltet Wichtiger ist natürlich, und dies wird an der Anzahl der zu erreichenden Punkte deutlich, die Funktionalität der Software. Hier wird zunächst das Prüfzertifikat einer externen Sachverständigen-Organisation erfragt. Prüfbescheinigungen werden zum Beispiel vom AOK Bundesverband oder den Oberfinanzdirektionen erstellt. Sicherlich auch wegen der speziellen Anforderungen haben noch nicht alle Personalabrechnungsprogramme 4. Jahrgang is report 8/

3 Gesamtergebnis des Vergleichs (max. 889 Punkte) EBS HUMAN RESOURCES 843 adata Lohn & Gehalt 840 IFS-iV-Personalabrechnung 833 LOGA VARIAL PERSONALWIRTSCHAFT 817 PAISY 806 SBS Lohn & Gehalt 784 IBM Lohn und Gehalt/2 724 Classic Line 2000 Lohn und Gehalt 712 DATEV Lohn und Gehalt für Windows 688 Ausbaufähigkeit im Vergleich (max. 63 Punkte) IFS-iV-Personalabrechnung 62 adata Lohn & Gehalt 59 EBS HUMAN RESOURCES 52 Classic Line 2000 Lohn und Gehalt 49 VARIAL PERSONALWIRTSCHAFT 47 SBS Lohn & Gehalt 45 IBM Lohn und Gehalt/2 36 PAISY 32 LOGA DATEV Lohn und Gehalt für Windows 15 Funktionalität im Vergleich (max. 551 Punkte) LOGA EBS HUMAN RESOURCES 516 adata Lohn & Gehalt 511 VARIAL PERSONALWIRTSCHAFT 511 IFS-iV-Personalabrechnung 510 PAISY 506 IBM Lohn und Gehalt/2 504 SBS Lohn & Gehalt 494 Classic Line 2000 Lohn und Gehalt 467 DATEV Lohn und Gehalt für Windows 451 Auswertungen im Vergleich (max. 213 Punkte) EBS HUMAN RESOURCES 213 adata Lohn & Gehalt 212 LOGA PAISY 206 IFS-iV-Personalabrechnung 199 VARIAL PERSONALWIRTSCHAFT 197 SBS Lohn & Gehalt 190 DATEV Lohn und Gehalt für Windows 177 IBM Lohn und Gehalt/2 141 Classic Line 2000 Lohn und Gehalt 139 ihre Datenhaltung in einer Datenbank, sondern speichern Daten indexsequentiell. Das ist technisch nicht mehr auf dem neuesten Stand. Die Software von adata, ADP, DATEV, Sage KHK und SBS nutzen in den verglichenen Releases noch keine relationale Datenbank, treffen aber entsprechende Vorbereitungen. Alle zehn Produkte haben jedoch eine benutzerspezifische Zugriffsverwaltung, die sicherlich in einer relationalen Datenbank leichter zu realisieren und komfortabler zu verwalten ist. Branchenspezifika verlangt das Anforderungsprofil nur für den Handel und den Maschinenbau. Auch dieses Kriterium erfüllen alle Programme, die jedoch in der Mehrzahl viel mehr Branchen abdecken: Vom Baulohn bis hin zu den Anforderungen der Arbeitgeber aus dem Öffentlichen Dienst oder der Kirche. Details wie die Märzklausel wichtig Weitere funktionale Anforderungen betreffen die Anzahl von Mandanten, Mitarbeitern pro Mandant, die verwaltet werden können, die Anzahl von Abrechnungskreisen, Bezugs- und Abzugsarten, Sozialkassen, Lohngruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel und Abteilungen. Es soll hier nur ein Eindruck vermittelt werden, wie detailliert das Anforderungsprofil und damit der Vergleich ist. So ist die Beachtung der Märzklausel bei der Bruttolohnabrechnung ein Kriterium, von dem wahrscheinlich die wenigsten Leser wissen, was es bedeutet. (Es geht um die Neuberechnung der Sozialversicherungsbeiträge im Vorjahr bei Einmalzahlungen in den ersten drei Monaten des aktuellen Jahres.) Aber Fortsetzung auf Seite Jahrgang is report 8/2000

4 Informationen zu Produkten und Anbiete Anbieter: adata Software GmbH ADP Employer DATEV eg EBS Software AG HS - Hamburger Software Services GmbH GmbH & Co. Getestetes Produkt Lohn & Gehalt PAISY Lohn und Gehalt EBS HUMAN IBM Lohn und Gehalt/2 für Windows RESOURCES Kontakt Telefon / / / / / Kontakt Internet Anzahl der Installationen in Deutschland k. A [alle Lohn-Produkte: ca ] Ist das Produkt bereits in Vorbereitung in Vorbereitung in Vorbereitung nein als ASP-Dienstleistung (z. Zt. als Out- (Application Service sourcing-lösung) Providing) verfügbar? Installationsanteil bei Unternehmen mit (Anteil geschätzt) - mehr als 500 MA 10% 80% 15% 65% 6% - bis zu 500 MA 30% 20% 40% 30% 31% - bis zu 100 MA 50% 0% 25% 5% 28% - bis zu 50 MA 10% 0% 20% 0% 35% Wo die Software vornehmlich eingesetzt wird (Anteil geschätzt) - Industrieunternehmen 40% 30% 40% 35% 25% - Handelsunternehmen 30% 30% 30% 10% 23% - Dienstleitungsunternehmen 20% 20% 25% 15% 48% - Öffentliche Verwaltung 10% 20% 5% 20% 5% Durchschnittliche Lizenzkosten bei ca. 100 abzurechnenden Mitarbeitern Mark Mark k. A Mark EUR Wartungskosten 20% 17% k. A. 18% 20% (p. a. in Prozent vom Lizenzpreis) Fortsetzung von Seite 24 alle Programme beachten bei der Personalabrechnung selbstverständlich diese gesetzliche Regelung. Die Unterschiede in der Bewertung sind dann auch durch Details begründet. Im Bereich Auswertungen geht es hauptsächlich um die Vielzahl von Berichten an die Finanzämter und Sozialversicherungsträger. Hier sind insbesondere die Anforderungen aus der DEÜV (Datenerfassung- und Übermittlungsverordnung) zu erfüllen, welche seit Januar 1999 das Meldeverfahren DÜVO abgelöst hat. Dieses Kriterium erfüllen alle Programme. Sage KHK allerdings weist darauf hin, dass die DEÜV-Monatsmeldung als Zusatzpaket erhältlich ist. Zu den Anforderungen gehört auch die automatische Erstellung aller möglichen Bescheinigungen, seien es Arbeitszeit-, Verdienst- oder Arbeitszeitbescheinigungen. Die DA- TEV verspricht, diese Kriterien mit der Version 3.0 ihrer Software zu erfüllen, die ab Oktober diesen Jahres verfügbar sein soll. Selbstverständlich werden auch noch unternehmensinterne Auswertungen wie Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerauswertungen gefordert. Preisfrage Die Produkte im Vergleich lassen sich in Gruppen einteilen: Da sind zum einen Produkte, die Teil einer umfassenden betriebswirtschaftlichen Standard-Software sind. Zu nennen sind hier sicherlich die Produkte der EBS Software AG, der IFS Deutschland GmbH & Co. KG, der Varial Software AG und mit Einschränkung der Sage KHK. Die anderen sechs Lösungen sind Stand-alone-Pakete für die Personalabrechnung. Fast deckungsgleich sind die Gruppen der Hersteller, die auf eine relationale Datenbank aufbauen bzw. eine indexsequentielle Datenhaltung nutzen. Diese Unterteilung lässt auch einen Rückschluss auf den technischen Stand der Programmierung zu. Bemerkenswert ist, dass im Bereich der Personalabrechnung das Schlagwort der Saison Application Service Providing (ASP), also die Nutzung von Software gegen Gebühr, praktisch noch keine Verbreitung gefunden hat. Einzig Sage KHK hat eine Pilotinstallation laufen. Einige Anbieter haben Angebote in Vorbereitung. Die Abgrenzung zum Outsourcing, wie es ADP anbietet, ist hier fließend. Zum Schluss noch die Preisfrage: Auch hier gibt es deutliche Unterschiede. Die Lizenzkosten für circa 100 abzurechnende Mitarbeiter Jahrgang is report 8/2000

5 produkte im Vergleich IFS Deutschland P&I Personal & I Sage KHK Software SBS Software Varial GmbH & CO. KG nformatik AG GmbH & Co. KG GmbH Software AG IFS-iV-Personalab- LOGA 2001 Classic Line 2000 SBS-500 VARIAL rechnung IFS-Appli Lohn und Gehalt PERSONALcations Personal- WIRTSCHAFT wesen (ab 2001) / / / / / ware.de nein ja ja (erste Pilot- nein in Vorbereitung installation) 60% 70% 10% 50% 10% 40% 10% 15% 18% 40% 0% 10% 20% 14% 25% 0% 10% 55% 18% 25% 70% 20% 5% 25% 30% 20% 20% 45% 20% 30% 10% 20% 45% 50% 20% 0% 40% 5% 5% 20% Mark Mark Mark Mark Mark [für 200 MA] [Entry-Version] 18% 18% [Vollversion] 14% 23% 24% 24% [Entry-Version] reichen von Mark (SBS Software) bis Mark (ADP). In enger Korrelation stehen die Wartungskosten, die bei Personalabrechnungssoftware grundsätzlich höher sind als bei anderen Modulen betriebswirtschaftlicher Standard-Software. Grund sind die durch ständige Änderungen bei Gesetzen und Vorschriften hervorgerufenen Update- Notwendigkeiten. Produkte mit niedrigeren Lizenzkosten verlangen tendenziell höhere Wartungskosten. Positive Ausnahme ist Sage KHK mit den niedrigsten Wartungskosten von Michael Gottwald, Geschäftsführender Gesellschafter bei Koeppler & Partner, hat für den is report zehn Software- Produkte zur Personalabrechnung verglichen. jährlich 14 Prozent der Lizenzkosten, die in diesem Vergleich die viertniedrigsten sind. Der Markt für Personalabrechnungssoftware ist insgesamt überschaubar. Alle mit Zertifikat und/oder DEÜV-Zulassung versehenen Produkte lassen sich im Unternehmen zuverlässig einsetzen. Trotzdem gibt es Unterschiede bei funktionalen Details, bei den Auswertungsmöglichkeiten und insbesondere der Ausbaufähigkeit/ Integration. Auch die Preisunterschiede bei den Lizenz- und Wartungskosten sind entscheidungsrelevant. dk 4. Jahrgang is report 8/