Einführungsumfang von VIVA

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1 VIVA-PRO: Grundlegende Informationen zum Projekt

2 Inhalt Inhalt Einführungsumfang VIVA Ziele von VIVA Einführungsumfang Bereich PSV Einordnung des Projekts VIVA-PRO Systemarchitektur Leistungsumfang VIVA-PSV Überblick HR-Komponenten PSV Integration innerhalb von PSV

3 Inhalt HR-Standard VIVA Vorteile im Überblick Integrative Prozesse zur Abrechnung Betriebs- und Betreuungsstruktur im Landesamt für Finanzen Projektorganisation VIVA-PRO Berechtigungskonzept Beispiele für Infotypen

4 Einführungsumfang von VIVA

5 Ziele von VIVA strategische Ziele schlanke Verwaltung Beschleunigung von Geschäftsprozessen Kostenreduzierung in den Verwaltungsabläufen Gewinnung von Führungsinformationen Schaffung von Grundlagen für das egovernment mit VIVA als einer der wichtigsten Basiskomponenten operative Ziele Daten- und Verfahrensintegration Verwendung einheitlicher Software im gesamten Ressortbereich Einsatz standardisierter Software Einsatz zukunftsträchtiger Technologien langfristige Ausweitung der Nutzungsmöglichkeiten Umsetzung von gewonnenem Know-How in anderen Projekten

6 Einführungsumfang von VIVA im Bereich PSV Einführungsumfang / Prozessbereiche im Bay StMF PSV Personaladministration mit Beurteilung Stellenwirtschaft und Organisationsmanagement Beurteilungs-, Aus- und Fortbildungsverfahren (optional) Bewerber- und Prüfungsverfahren (optional) BEZ Personaladministration Personalabrechnung Versorgung KLR Integration der Kosten- und Leistungsrechnung mit PSV und BEZ

7 Einordnung des Projektes VIVA-PRO Das neue Projekt VIVA-PRO basiert auf dem realisierten Funktionsumfang des Projektes VIVA PSV Roll Out

8 Einordnung des Projektes VIVA-PRO Grundlage für das Projekt VIVA-PRO Ministerratsbeschluss Grundlage der Einführung von VIVA-PSV in allen Ressorts der bayerischen Staatsverwaltung ist der Ministerratsbeschluss vom 09. Mai 2005 Flächendeckender Einsatz des Verfahrens VIVA bei allen Dienststellen des Freistaats Bayern Zeitrahmen bis Mitte 2009

9 Systemarchitektur Server (Backend) Client (Frontend) LAN/WAN Datenbank- Applikations- Server Server Anwender in einer Dienststelle RZ-Nord in Nürnberg

10 Leistungsumfang VIVA-PSV PSV: Kernprozesse VIVA als Basiskomponente enthält die Kernprozesse der Personalund Stellenverwaltung: Personalverwaltung Stellenverwaltung Organisationsmanagement Beurteilungsverfahren Daneben wurden im Geschäftsbereich des StMF drei Nebenprozesse zusätzlich realisiert: Bewerberverfahren Fortbildungsverfahren (Veranstaltungsmanagement) Prüfungsverfahren Die Realisierung folgte dem Prinzip: Größtmögliche Nutzung des SAP-Standards, sowenig Modifikationen wie möglich!

11 Leistungsumfang VIVA-PSV PSV aus Sicht der HR-Anwendungsbereiche

12 Leistungsumfang PSV Integrierte Anwendung PSV und BEZ

13 HR-Standard VIVA Umfang der HR-Anwendung Kernprozesse der Personal- und Stellenverwaltung Umfang orientiert sich am SAP HR-Standard (sowenig Modifikationen wie möglich) Abgrenzung zu anderen Verfahren (z.b. Ausbildungs-/ Prüfungsverfahren, Schülerdatei) notwendig offene Schnittstellen zur Druckverwaltung Anbindung DiaText

14 Einige Vorteile im Überblick Einige Vorteile im Überblick einheitliche Personalabläufe mit klaren Zuständigkeiten Daten durchgehend elektronisch verfügbar qualitative Unterstützung der Personalverwaltung Vermeidung von Doppel- oder Mehrfacherfassungen Vermeidung von Fehleingaben durch Plausibilitätskontrollen Transparenz der Daten Benutzeroberfläche und Bedienung einheitlich integratives Zusammenwirken der einzelnen Komponenten

15 Integrative Prozesse zur Abrechnung Integrative Prozesse zur Abrechnung Pflege der Stammdaten zur Person durch Sachbearbeiter Personal (Unterstützung der Pflege durch Maßnahmen) anschließende Pflege der Daten durch Sachbearbeiter Bezüge (ergänzende Maßnahme) Mitteilung der Sachverhalte über Wiedervorlagetermin Papier/Belegfluss nur noch in bestimmten Ausnahmefällen Verbesserte Kommunikation zwischen PSV- und Bezüge-Stelle Zahltagsbewusstsein

16 Integrierte Personalsachbearbeitung PSV Personalmaßnahme PSV BEZ Personalmaßnahme BEZ Benachrichtigung über IT 0019

17 Betriebs- und Betreuungsstruktur im Landesamt für Finanzen (HR CCC) CCC = Customer Competence Center Leitstelle Abt. IuK Mat.-recht. Vorgaben Organisatorische Hinweise Verfahrensorganisation (Produktverantwortung, Vertrieb) IT-Infrastruktur (System, Netz, ) Freigabe des Verfahrens (ggf. Mitwirken beim Testen) Qualitätsmanagement, Zentrale Aufgaben Entwicklung (Customizing/Programmierung) Mat.-rechtl. Hotline Mat.-rechtl. Schulung Helpdesk, Schulungsmanagement (Programmschulung, ) Fachverantwortung Produktverantwortung

18 Projektorganisation Festlegungen zur Projektorganisation durch den Ministerratsbeschluss Gremium: Organisatorische Zuordnung: Steuerungskreis Staatskanzlei Lenkungsausschuss BayStMF Projektgruppe BayStMF Einbeziehung in die Projektgruppe HR CCC beim LfF Dienststelle München VIVA (SAP)-Kompetenzteam LfStaD München

19 Projektorganisation: Zentrales Projekt Steuerungskreis Lenkungsausschuss Verfahrenssicht Themensicht Projektleitung Projektteam DIAPERS Akzeptanzmanagement PSV-Prozesse + Funktionen PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Migration / Schnittstellen IBP*PVS Qualitätssicherung Lehrerdatei Support Integrationsmanagement Beteiligungsgremien NN PERSTELF PersV SySiPus N.N.

20 Projektorganisation: Dezentrales Projekt Zentralprojekt Gespiegelte Projektstrukturen Dezentrales Projekt Projektleitung Projektteam PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Qualitätssicherung Support Integrationsmanagement Akzeptanzmanagement Beteiligungsgremien NN DIAPERS IBP*PVS Lehrerdatei PERSTELF PersV SySiPus N.N. Steuerungskreis Lenkungsausschuss Projektleitung Projektteam PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Qualitätssicherung Support Integrationsmanagement Akzeptanzmanagement Beteiligungsgremien NN

21 Projektleitung Projektteam Integrationsmanagement PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Qualitätssicherung Support Akzeptanzmanagement Beteiligungsgremien NN Projektorganisation: Verbindung Zentralprojekt - Dezentrales Projekt Steuerungskreis DIAPERS IBP*PVS Lehrerdatei PERSTELF PersV SySiPus N.N. Lenkungsausschuss Projektleitung Projektteam Projektleitung PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Qualitätssicherung Support Integrationsmanagement Akzeptanzmanagement Beteiligungsgremien NN Projektteam Integrationsmanagement PSV-Prozesse + Funktionen Basis + Techn. Infrastruktur Migration / Schnittstellen Qualitätssicherung Support Akzeptanzmanagement Beteiligungsgremien NN Verbindung zwischen Zentralprojekt und dezentralen Projekten erfolgt über die Zusammenarbeit auf der Verfahrensschiene

22 Projektorganisation: Verantwortlichkeiten Verantwortlichkeiten und Aufgaben Steuerungskreis in der Staatskanzlei genehmigt den Einführungsplan überprüft regelmäßig den Projektfortschritt schreibt den Projektplan fort Lenkungsausschuss im FM koordiniert die ressortübergreifenden Anforderungen übernimmt die weitere Projektsteuerung Projektgruppe im FM sorgt für einen gemeinsamen Informationsstand spricht die Projektarbeiten ab koordiniert die Durchführung konsolidiert die Ergebnisse in regelmäßigen Sitzungen mit allen Ressorts

23 Projektorganisation: Verantwortlichkeiten Verantwortlichkeiten und Aufgaben Zusammenspiel Projektzentrale und einführende Ressorts Kopfstelle im jeweiligen Ressort Vertreter der Fachanwendungen Landesamt für Finanzen (Leitstelle HR)

24 Phasenplanung (Grobplanung) VIVA-PRO 2. JH HJ HJ HJ HJ HJ HJ HJ HJ 2009 Gesamtprojektlaufzeit VIVA-PRO 1. Phase: Konzeption Ende 09/06 Ministerratsbeschluss 2. Phase: Umsetzung Parallele Abwicklung von 2 3 Umsetzungsprojekten

25 Meilensteinplanung für die ersten 12 Monate Projektstart 11/ / / / / / / / / / / /2006 Mitte 2009 Projektvorbereitung Info-Veranstaltung Führungskräfte Konstituierende Sitzung Lenkungsausschuss Schulung Ressortteammitglieder Prozessabgleich Anfang 02/06 Projektauftrag durch Lenkungsausschuss Konzeptionsphase Anforderungserhebung + Konzeption 02/ fertiges Feinkonzept fertige Ministerratsvorlage fertiger Einführungs-, Kostenu. Finanzierungsplan Ende 09/06 Ministerratsbeschluss Ende 09/06 Genehmigung Realisierung

26 Berechtigungskonzept von SAP-HR Referatsleiter/in Arbeitsgebietsleiter/in Arbeitsgebietsleiter/in Sachbearbeiter/in Sachbearbeiter/in Sachbearbeiter/in

27 Berechtigungskonzept von SAP-HR Berechtigungskonzept In SAP HR gibt es zwei Typen von Berechtigungen: 1. Allgemeine Berechtigungen: Berechtigung für Infotypen 2. Strukturelle Berechtigungen: Berechtigung entlang einer definierten Objektstruktur Jeder Anwender erhält die Berechtigungen, die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich sind!

28 PSV- relevante Infotypen der Personaladministration (x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet! Persönliche Daten: IT 0002 Daten zur Person (x) IT 0004 Behinderung (x) IT 0021 Familie/Bezugsperson: Subtyp 1 (Ehegatte) + Subtyp 2 (Kind) (x) IT 0006 Anschriften (x) Mitarbeiterqualifikation IT 0022 Ausbildung IT 0023 Andere/frühere Arbeitgeber IT 0024 Qualifikation, Profil: Versetzungswünsche IT 0024 Qualifikation, Profil: Fortbildung

29 PSV- relevante Infotypen der Personaladministration (x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet! Vertragliche und betriebliche Angaben IT 0016 Vertragsbestandteile (x) IT 0032 Betriebsinterne Daten (x) IT 0024 Qualifikationen, Profil: Statusentwicklung IT 0034 Betriebliche Funktion IT 0035 Belehrungen IT 0329 Nebentätigkeiten IT 9001 Laufbahnmerkmale IT 9006 Staatsbedienstetenwohnung/-darlehen Beurteilungsdaten IT 0024 Qualifikationen, Profil: Erhaltene Beurteilungen IT 0024 Qualifikationen, Profil: Verwendungseignung IT 0024 Qualifikationen, Profil: Interessen

30 PSV- relevante Infotypen der Personaladministration (x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet! Organisatorische Angaben: IT 0000 Maßnahmen (x) IT 0302 Ergänzende Maßnahmen (x) IT 0001 Organisatorische Zuordnung (x) IT 0783 ADT IT 9002 Funktion IT 9004 Externe Verwendung IT 9005 Finanzierungsausnahmen Angaben zur Personalzeitwirtschaft: IT 0007 Sollarbeitszeit (x) IT 2001 Abwesenheiten (x) IT 0080 Mutterschutz / Elternzeit (x) IT 0081 Wehrdienst / Zivildienst (x) IT 9003 Wohnraumarbeit

31 PSV- relevante Infotypen der Personaladministration Abrechnungsdaten: (x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet! IT 0008 Basisbezüge (x) IT 0304 Zusätze zum Basisbezug (x) IT 0014 Wiederkehrende Be- und Abzüge (x) IT 0015 Einmalzahlungen (x) IT 0013 Sozialversicherung (x) IT 0521 Altersteilzeit (x) IT 0509 Höherwertige Tätigkeit (x) IT 9094 Leistungselemente Auswertungsgrundlagen: IT 0019 Terminwiedervorlage (x) IT 0041 Datumsarten (x) Historische Daten (Datenmigration): IT 9091 Tarifhistorik IT 9092 Dienststelle IT 9093 Einsatz

32 Einstiegsbildschirm Über das Menü können die Anwendungsfunktionen aufgerufen werden!

33 IT 0002 Daten zur Person

34 IT Sollarbeitszeit

35 IT Laufbahnmerkmale

36 Präsentation VIVA Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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