JETZT NEU. opta3 e-test. Das Online-Testsystem von u-form:e. Einfach, sicher & flexibel. Für mobile Endgeräte. Der u-form:e Testpool

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1 opta3 e-test Das Online-Testsystem von u-form:e JETZT NEU Einfach, sicher & flexibel Der u-form:e Testpool Für mobile Endgeräte Auflage 9/2015 Die moderne Technologie bietet Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit, Flexibilität und Bedienungskomfort. Der Testpool bietet Ihnen die Möglichkeit, Tests individuell auf Ihre Anforderungen zuzuschneiden. Mit dem neuen Simple Layout können Sie Tests auch auf mobilen Endgeräten durchführen.

2 opta3 1x1 Nicht lesen, GUCKEN! So einfach geht online Testen: Copyright: u-form Testsysteme GmbH & Co. KG, Solingen Quelle Titelbild: bloomua Fotolia.com u-form Testsysteme GmbH & Co. KG Klauberger Str Solingen Tel Fax Internet: info@testsysteme.de 2

3 Inhalt Die Zugangsdaten für Ihren Test-Account 4 Management-Oberfläche 4 Ihre Demotest-TAN*: 4 Testzugangsseite 4 Beispiele für individuelle Startseiten 4 1. Kurzanleitung opta3-system 5 Anmelden 5 2. Test-TANs Allgemeines Erwerb von Test-TANs Überblick über freigeschaltete Test-TANs Kopieren von Test-TANs TAN-Gültigkeit Abgelaufene TANs ersetzen System-Test 15 Test-Teilnehmer aus dem nicht deutschsprachigen Ausland Test durchführen - klassisches Test-Layout & Simple Test-Layout Vorbereitung Bearbeitungshinweise Unterschiede des klassischen Test-Layouts zum Simple Test-Layout Testeingangsseite Bearbeitung des Tests Eingabe von Rechenergebnissen und Zahlenwerten Unterschiede der Testoberflächen Auswertung Auswertungsschemata Übertragen von Ergebnissen Systemvoraussetzungen OPTA3-System Systemzeiten Individuelle Lösungen Technische Bewerberhotline Musterbriefe für Bewerber 30 Klassisches Test-Layout 30 Simple Test-Layout opta Allgemeines Funktionsweise Berufsprofile Bewerber Aktivitäten Übersicht der zugewiesenen TANs Übersicht der Test-Ergebnisse EpsKA-Test 40 Tipps und Besonderheiten im Umgang mit der 41 Online-Version des EpsKA-Tests Auswertung EpsKA 43 Beispiel für die Testzusammenfassung in 44 Kurzform als druckbares PDF Ihre Notizen Abgabe des Tests Klassisches Test-Layout Simple Test-Layout 22 3

4 Die Zugangsdaten für Ihren Test-Account Management-Oberfläche Um TANs zu verwalten oder Ergebnisse einzusehen, loggen Sie sich bitte unter opta3.de in die Management-Oberfläche des Testsystems ein. Ihre Kundennummer: Ihr Passwort: Ihre Demotest-TAN*: TAN demotan xu11223 Testname System-Demotest im neuen Simple-Layout System-Demotest im klassischen Layout *Zum Kennenlernen des Online-Testsystems haben wir Ihnen TANs für verschiedene Tests freigeschaltet. Bitte führen Sie mit diesen TANs keine Bewerbertests durch, da die Testdaten bei der Umwandlung in einen verloren gehen könnten. Testzugangsseite Zum Start eines Tests gehen Sie bitte auf testdurchfuehren.de (klassisches Test-Layout) oder alternativ auf testen.io (Simple Test-Layout). Unterschiede und Vorteile der beiden Test-Layouts finden Sie auf Seite 17. Beispiele für individuelle Startseiten 4

5 1. Kurzanleitung opta3-system Anmelden Um Ihre Test-TANs zu verwalten oder Testergebnisse einzusehen, müssen Sie sich zuerst in das System einloggen. Geben Sie dafür unter opta3.de in die vorgesehenen Felder Ihre Kundenummer und Ihr Passwort ein. Erscheint die Meldung Die von Ihnen angegebenen Anmeldedaten wurden nicht akzeptiert, haben Sie sich entweder bei der Eingabe vertippt oder Ihre Zugangsdaten sind ungültig. Sollte auch Ihr zweiter Anmeldeversuch fehlschlagen, setzen Sie sich bitte mit unserer Hotline ( / ) in Verbindung. Informationen über die u-form Testverfahren finden Sie unter testsysteme.de! Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche ist in 3 Bereiche unterteilt: A. Navigationsleiste B. Funktionsleiste C. Arbeitsbereich 5

6 A. Navigationsleiste Die Navigationsleiste führt Sie durch opta3. Funktionen, die Sie hier anwählen, werden auf dem Arbeitsbereich (C) dargestellt. Die Navigationsleiste besteht aus den vier Hauptmenüpunkten Ergebnisse, TANs bestellen, TANs verwalten, Vorgaben und Auswahllisten bearbeiten. 1. Ergebnisse Dieses Menü bietet Ihnen die Möglichkeit, die Ergebnisse der durchgeführten Online-Tests einzusehen. Die einzelnen Menüpunkte sind kontextsensitiv. Das bedeutet, dass die jeweilige Funktion nur auf die im Arbeitsbereich markierten TANs eine Auswirkung hat. Bevor Sie eine der Funktionen nutzen, müssen Sie zuerst die entsprechende TAN bzw. mehrere TANs über das nebenstehende Kästchen (roter Pfeil) markieren. 6

7 1.1.1 Detailansicht ansehen Hier können Sie die Testergebnisse des ausgewählten Bewerbers (oder der ausgewählten TAN) einsehen. Hierzu markieren Sie die entsprechende TAN und klicken auf Detailansicht ansehen Test löschen Diese Funktion löscht eine TAN oder mehrere TANs und die dazugehörigen Testergebnisse. Vor der Löschung erhalten Sie zur Sicherheit noch eine Übersicht über die zu löschenden TANs. Klicken Sie auf Löschen, um diese endgültig und unwiederbringlich zu löschen TAN-Verlauf anzeigen Hier können Sie den Weg jeder einzelnen TAN nachvollziehen zum Beispiel wann die TAN generiert, wann der Test durchgeführt oder wann die TAN in Rechnung gestellt wurde Ablaufübersicht Die Ablaufübersicht listet alle Ereignisse einer Testdurchführung auf. 7

8 1.2.1 PDF-Export Dieser Menüpunkt ermöglicht es Ihnen, ein Ergebnis-PDF des ausgefüllten Testbogens zu erzeugen Detailansicht Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Daten und Testergebnisse eines Bewerbers. Die vom System erstellte Übersicht können Sie sich anschauen, als PDF ausdrucken oder herunterladen Testbogen Unter diesem Punkt können Sie den ausgefüllten Testbogen einsehen. Das erzeugte PDF enthält ebenfalls eine Übersicht der Bewerberdaten und der erzielten Ergebnisse. Falsche Antworten sind rot markiert. Die richtige Antwort steht grün markiert neben dem Kästchen. Richtige Ergebnisse werden nicht farblich markiert. 8

9 2. TANs bestellen Unter diesem Menüpunkt können Sie neue TANs kostenpflichtig bestellen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf den Seiten 11 bis TANs verwalten Unter diesem Punkt können Sie die TAN-Gültigkeit und Basiswerte definieren. Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf den Seiten 13 bis 14. 9

10 4. Vorgaben Ergebnis-Sollvorgaben lassen sich Ihren individuellen Wünschen entsprechend anpassen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf den Seiten 32 bis Auswahllisten bearbeiten Sofern individuelle Zusatz-Felder in einen Ihrer Tests implementiert wurden, besteht für Sie hier die Möglichkeit, Auswahllisten für diese Zusatzfelder zu erstellen und anzupassen. B. Funktionsleiste Die Funktionsleiste hat eine übergeordnete Funktion. Hier können Sie sich ausloggen, sich ein neues Passwort generieren und Filtereinstellungen für den Arbeitsbereich definieren sowie die Benutzersprache ändern. 1. Logout Mit einem Klick auf dieses Symbol wird Ihre opta3-sitzung beendet. 2. Passwort generieren opta3 generiert für Sie ein neues, sicheres Passwort. Sofern Sie dieses ändern möchten, klicken Sie auf das Passwort-Symbol. Das neue Passwort wird an die hinterlegte -Adresse versendet. Zur Sicherheit müssen Sie diesen Vorgang noch bestätigen. Eine Vergabe des Passworts durch den Nutzer ist aus Gründen der Sicherheit nicht möglich. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, rufen Sie die u-form:e-hotline an. 3. Filtereinstellungen Hier können Sie Ergebnisse nach bestimmten Tests oder einer Tan filtern. Nachdem Sie die gewünschten Filtereinstellungen eingegeben haben, klicken Sie auf Aktualisieren. 4. Sprachauswahl Sie können zwischen folgenden Benutzersprachen wählen: Deutsch, Englisch oder Chinesisch. 10

11 2. Test-TANs 2.1 Allgemeines Zur Durchführung von Online-Tests benötigen Sie Test-TANs. Die Test-TANs erfüllen verschiedene Funktionen. Grundsätzlich kann ein Test nur mit einer gültigen Test-TAN gestartet werden. So verhindert das TAN-System einen unberechtigten Zugriff auf das Testverfahren. Nach der Nutzung verliert die TAN ihre Gültigkeit, sodass der Bewerber den Test nicht mehrfach durchführen kann. Anhand der Test-TAN erkennt das System, welchen Test es dem Test-Kandidaten zur Verfügung stellen muss. Außerdem dienen die Test-TANs als Abrechnungseinheit. Es werden nur Testdurchführungen in Rechnung gestellt, für die Sie TANs gekauft oder selbst generiert haben. Das TAN-System bietet Ihnen somit ein Höchstmaß an Sicherheit. 2.2 Erwerb von Test-TANs Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Test-TANs erwerben können: 1. Sie kaufen TANs, die dann durch die u-form Testsysteme freigeschaltet werden 2. Sie generieren selbst Test-TANs im System 3. Sie nutzen eine Web-Schnittstelle in diesem Fall werden durch andere HR-Systeme (z.b. Bewerbermanagementsysteme) automatisch TANs generiert. Alle drei Möglichkeiten werden im Folgenden ausführlich dargestellt. Gerne beraten wir Sie persönlich, welche der Möglichkeiten am besten zu Ihnen und Ihrem Recruiting-Prozess passt Kauf von Test-TANs Bei dieser Variante bestellen Sie Test-TANs in der gewünschten Menge. Die Freischaltung der TANs erfolgt zeitnah durch die u-form Testsysteme im opta3-system. Einen Überblick über die für Sie freigeschalteten TANs erhalten Sie im opta3-system unter dem Menüpunkt TANs verwalten. Die Rechnungsstellung erfolgt zeitnah nach der Freischaltung durch die u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Die Mindest-TAN-Menge bei Erstbestellungen beträgt 10 TANs pro Testverfahren. Nachbestellungen können Sie in beliebiger Menge anfordern ein kurzer Anruf oder eine Mail genügen. In Ihrem Account können Sie die TANs mit wenigen Klicks in Excel übertragen und so in Serienbriefe einbinden oder ausdrucken. Bereits wenige Minuten nach Ihrem Anruf können Sie Ihre Bewerber mit dem opta3-system testen. Bitte beachten Sie: Nicht verwendete TANs werden nicht zurückgenommen oder erstattet. Auf Wunsch tauschen wir TANs entgeltpflichtig gegen TANs für andere oder aktuellere Testverfahren der gleichen Preisstufe um. 11

12 2.2.2 Generieren von TANs durch den Kunden Diese Funktion steht Kunden mit einem Mindestumsatz von 50 Test-TANs pro Jahr zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist das Bestehen eines Rahmenvertrages zur Abnahme von Test-TANs zwischen Ihnen und der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG sowie ein gültiges Angebot. Nach Abschluss des Vertrags erfolgt die Freischaltung zur TAN-Generierung. Nach der Freischaltung können Sie TANs in beliebiger Menge für die Tests generieren, die für Sie freigeschaltet wurden. Möchten Sie Ihr Test-Angebot ausweiten, sprechen Sie uns bitte an. Der Vorteil dieser Variante ist, dass Sie zeitnah Test-TANs selbst generieren können. Das heißt, Sie sind weder auf unsere Bürozeiten angewiesen noch müssen Sie die Menge an TANs, die Sie für Ihre Testdurchläufe benötigen, vorher schätzen. Sie können jederzeit innerhalb von Sekunden TANs im System freischalten Freischalten von TANs Zum Freischalten der TANs loggen Sie sich bitte in opta3 ein. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Menüpunkt TANs bestellen. Nun erscheint eine Auflistung aller Tests, die für Sie freigeschaltet wurden. Geben Sie jeweils pro Test die gewünschte TAN-Menge an. Mit einem Klick auf das Warenkorb-Symbol neben der Mengenangabe fügen Sie die TANs dem Warenkorb hinzu. Klicken Sie anschließend in der Navigationsleiste auf kostenpflichtig bestellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, das Ihnen noch einmal eine Übersicht über die Tests und die Bestellmengen anzeigt. Sofern Sie mit der Auswahl einverstanden sind, klicken Sie auf Bestellen. Eine Bestellung kommt nur zustande, wenn Sie Ihre Auswahl mit Bestellen bestätigen. Die TANs stehen Ihnen jetzt zur Nutzung zur Verfügung. Zur Nutzung der Test-TANs gehen Sie in der Navigationsleiste zurück auf TANs verwalten. Hier finden Sie die TANs nach Testnamen sortiert. (siehe Abbildung auf Seite 9). Bitte beachten Sie: Die Generierung von TANs kommt dem Kauf von TANs gleich.mit der Generierung wird ein gültiger Kaufvertrag abgeschlossen. Einmal durch Sie generierte TANs werden nicht zurückgenommen Abrechnung Die Abrechnung der generierten TANs erfolgt monatlich. Basis für die Abrechnung sind die generierten und nicht die genutzten TANs. 12

13 2.2.3 Nutzung der Web-Schnittstelle Für Kunden, die bereits ein anderes HR-System nutzen und das opta3-testsystem in ihren E-Recruiting-Workflow einbinden möchten, bietet das System eine weitere komfortable Lösung: das Generieren von TANs über eine Web-Schnittstelle. Bei Nutzung der Web-Schnittstelle werden TANs automatisch im opta3-system generiert und in Serienmails oder -briefe eingebunden. Die Abrechnung erfolgt in diesem Fall auf Basis der durchgeführten Tests. Bitte beachten Sie: Eine technische Beschreibung unserer Web-Schnittstelle stellen wir Ihnen gerne kostenlos zur Verfügung. Durch die Anbindung Ihres HR-Systems an das opta3-system können einmalig Programmierkosten entstehen. 2.3 Überblick über freigeschaltete Test-TANs Wenn Sie wissen möchten, wie viele TANs Ihnen pro Test noch zur Verfügung stehen (gilt nicht bei Nutzung der Web-Schnittstelle, da hier immer bei Bedarf und nicht auf Vorrat TANs generiert werden siehe Seite 14 Punkt 2.3.2), so finden Sie unter dem Menüpunkt TANs verwalten eine Auflistung der freigeschalteten und noch nicht verwendeten TANs. Die TANs sind nach Tests sortiert. Sie sehen so auf einen Blick, wie viele TANs Ihnen für den jeweiligen Test noch zur Verfügung stehen Weitere Ansichten für unbenutzte TANs TANs werden in zwei Kategorien eingeteilt: Unbenutzte TANs Die TANs können von einem Bewerber genutzt werden. Benutzte TANs Die TANs wurden genutzt und können nicht erneut verwendet werden. Alle unbenutzten TANs werden in der Ansicht Alle unbenutzten TANs gemeinsam aufgeführt. Unbenutzte TANs werden nochmals in drei weitere Sorten unterteilt, da dies in einigen Szenarien sinnvoll ist. Diese Ansichten sortieren ihre bestehenden TANs, hier werden keine zusätzlichen TANs angezeigt: Freie TANs Die TAN ist einem Test, jedoch keinem Bewerber zugeordnet. Sie kann beliebig verwendet werden. Reservierte TANs Eine TAN gilt als reserviert, wenn sie durch ein über die Webschnittstelle an opta3 angebundenes HR-System einem Bewerber zugeordnet wurde oder ein Bewerber die Testdurchführung seines Berufseingangstestes startet. Die TAN ist somit ab diesem Zeitpunkt (Start der Testdurchführung oder Zuordnung TAN zu Person) an eine bestimmte Person gebunden und kann nicht mehr anderweitig verwandt werden. Sonstige TANs Hier werden TAN-Typen für spezielle Anwendungsfälle aufgelistet. Im Normalfall ist diese Liste leer. 13

14 2.3.2 Überblick über generierte Test-TANs bei Nutzung der Schnittstelle Bei Kunden, die eine Web-Schnittstelle nutzen, erscheinen die TANs automatisch unter Reservierte TANs, da die TANs bereits durch das entsprechende HR-System den Bewerbern zugeordnet werden. Diese Ansicht zeigt also alle vom HR-System generierten, bisher aber vom Bewerber noch nicht genutzten TANs. Sie sehen so auf einen Blick, wie viele Bewerber zum Test eingeladen wurden, diesen aber noch nicht durchgeführt haben. 2.4 Kopieren von Test-TANs Aus Sicherheitsgründen ist die Kopierfunktion im opta3-system eingeschränkt und ein Kopieren mit der rechten Maustaste nicht möglich. Möchten Sie die Test-TANs in ein anderes Programm übertragen, verwenden Sie bitte die Übertragungsmöglichkeit per Excel-Schnittstelle (über das Excel-Symbol, s. Screenshot). 2.5 TAN-Gültigkeit Den Gültigkeitszeitraum von Test-TANs können Sie individuell festlegen. Diese zeitliche Begrenzung der Test- TANs ist besonders dann sinnvoll, wenn Ihre Bewerber die Tests von zu Hause aus durchführen. Ändern Sie diese Einstellung nicht, ist eine TAN 720 Tage lang gültig. Wenn Sie Ihren Bewerbern feste Testzeiträume vorgeben (z. B. Testdurchführung innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt der TAN), sollten Sie die Test-TAN zeitlich begrenzen. So verhindern Sie, dass Bewerber außerhalb des vorgegebenen Zeitraums einen Test durchführen können. Mit Hilfe der Funktion Basiswerte definieren können Sie für alle neu zu generierenden TANs die Gültigkeit in Tagen festlegen. Geben Sie dafür die Gültigkeit in Tagen in das vorgesehene Kästchen ein und klicken Sie dann auf Ändern. Alle zukünftig generierten TANs sind dann entsprechend der neu definierten Gültigkeit gültig (in diesem Beispiel 10 Tage). 14

15 Die Gültigkeit für einzelne TANs können Sie jederzeit wieder verändern (z.b. wenn ein Bewerber krank oder auf Klassenfahrt war). Klicken Sie dafür zuerst die TAN(s) an, deren Gültigkeit Sie einschränken oder verändern möchten. Rufen Sie jetzt über die Navigationsleiste die Funktion TAN-Gültigkeit ändern auf. In dem sich öffnenden Fenster können Sie ganz einfach die neue Gültigkeit festlegen. Klicken Sie den von Ihnen gewünschten Gültigkeitsbeginn ( Gültig ab ) und/oder das Gültigkeitsende ( Gültig bis ) im Kalender an. Durch einen Klick auf den Button Ändern übernimmt das System Ihre Änderungen für alle ausgewählten TANs. Der geänderte Gültigkeitszeitraum wird Ihnen sofort in der Liste der verfügbaren Test-TANs angezeigt. 2.6 Abgelaufene TANs ersetzen In der betrieblichen Praxis kommt es vor, dass Bewerber einer Testeinladung nicht nachkommen, da sie sich z.b. bereits für eine andere Stelle entschieden haben. Damit Sie die erworbenen und noch nicht genutzten Test-TANs weiter verwenden und anderen Bewerbern zur Verfügung stellen können, bietet opta3 die Option, abgelaufene TANs automatisch durch neue TANs zu ersetzen. Durch diese automatische Aktualisierung vermeiden Sie, dass zwei Bewerber versuchen, auf ein und dieselbe TAN zuzugreifen. Um die Option zu aktivieren, gehen Sie unter TANs verwalten auf die Funktion Basiswerte definieren. Im jetzt erscheinenden Fenster klicken Sie in das Kästchen hinter abgelaufene TANs ersetzen und dann auf Ändern. Das System ersetzt nun automatisch nach Ablauf der Gültigkeit die abgelaufene TAN durch eine neue. Versucht der Bewerber, nach Ablauf der Gültigkeit mit der TAN einen Test zu starten, erhält er eine Fehlermeldung mit dem Hinweis TAN nicht gültig. Hinweis: Durch das automatische Ersetzen der abgelaufenen TANs entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. 3. System-Test Damit Ihre Bewerber das Testsystem in Ruhe kennenlernen und ausprobieren können, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Systemtest an. Den Einsatz eines solchen Systemtests empfehlen wir insbesondere dann, wenn Sie Ihre Bewerber von zu Hause aus testen. Die Bewerber können sich vor der eigentlichen Testdurchführung in Ruhe mit den Funktionalitäten des opta3-systems vertraut machen. Die für den Systemtest benötigte Test-TAN ist eine Dauer-TAN, das heißt, sie ist beliebig oft nutzbar. Das hat zwei Vorteile: Erstens brauchen Sie nur eine Test-TAN für alle Bewerber (Sie erhalten eine leicht merkbare TAN) und zweitens kann der Bewerber den Test beliebig oft wiederholen oder an verschiedenen Rechnern ausprobieren. Die Bewerber sehen das Ergebnis Ihres Systemtests und wissen so, ob Sie alle Ergebnisse richtig eingegeben haben. Für den Systemtest werden keine persönlichen Daten erfasst und die Ergebnisse werden automatisch nach der Testdurchführung gelöscht. Die Ergebnisse des Systemtests sehen Sie nicht! Test-Teilnehmer aus dem nicht deutschsprachigen Ausland Die meisten u-form:e-tests erhalten eine Rechtschreibübung in deutscher Sprache. In den Texten befinden sich auch Wörter mit Umlauten und Eszett (ß). Dies kann, wenn der Test an einem PC im Ausland durchgeführt wird, ein Problem darstellen, da ausländische Tastaturen oft keine Umlaute und kein Eszett enthalten. Um Probleme bei der Testdurchführung zu verhindern, sollte der Test-Kandidat vor der Testdurchführung kurz Kontakt mit uns aufnehmen, entweder über die Hotline-Nummer ( / ) oder per Mail (info@testsysteme.de). 15

16 4. Test durchführen - klassisches Test-Layout & Simple Test-Layout 4.1 Vorbereitung Zur Durchführung eines Tests benötigen die Teilnehmer einen internetfähigen PC oder einem Tablet mit einem aktuellen Browser und eine Test-TAN. Für die Bearbeitung der meisten Tests wird außerdem ein Taschenrechner benötigt. Die Bearbeitungshinweise, das Online-Tutorial (Simple Test-Layout) und der Systemtest enthalten entsprechende Hinweise für die Bewerber. 4.2 Bearbeitungshinweise Unter testdurchfuehren.de findet der Bewerber ausführliche Bearbeitungshinweise für die Testdurchführung im klassischen Test-Layout. Gerne schicken wir Ihnen diese Bearbeitungshinweise auch vorab als PDF zu. Für das neue Layout unter testen.io (siehe auch Punkt 4.3.2) gibt es zusätzlich ein kurzes Online-Tutorial. Die Erfahrung zeigt, dass die Bewerber eher ein Video schauen als Bearbeitungshinweise zu lesen. 4.3 Unterschiede zwischen klassischem Test-Layouts und Simple Test-Layout Um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, können die Tests in zwei unterschiedlichen Layouts durchgeführt werden. So bietet das klassische Test-Layout mehr Funktionalität, wohingegen das Simple Test-Layout auch mobile-fähig ist. Die meisten Testverfahren können unter beiden Test-Layouts gestartet werden. Ob Sie sich für das klassische oder das Simple Test-Layout entscheiden, hat keinen Einfluss auf die Preisgestaltung der Tests Klassisches Test-Layout Während das Simple Test-Layout zur Testdurchführung eine permanente Internetverbindung benötigt, funktioniert das klassische Test-Layout im so genannten online/offline-verfahren. Dabei wird der Test in den Browser geladen und kann auch bei unterbrochener Internetverbindung weiter bearbeitet werden. Erst bei Abgabe des Tests muss die Internetverbindung wiederhergestellt sein. Außerdem bietet es verschiedene Funktionalitäten, die das Simple Test-Layout nicht bietet, wie Taschenrechner, Merk- und Notizfunktion. In der Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung ist der Bewerber frei. Aufgaben können im Rahmen der Bearbeitungszeit übersprungen und später bearbeitet werden. Dafür sind beim klassischen Test-Layout die technischen Voraussetzungen etwas höher. Zur Testdurchführung wird Java-Script zwingend benötigt und der Popup-Blocker muss deaktiviert sein Simple Test-Layout Das Simple Test-Layout wurde entwickelt, um Testdurchführungen auf mobilen Endgeräten zu ermöglichen. Die technischen Voraussetzungen sind daher minimal gehalten. Zur Testdurchführung wird eine permanente Internetverbindung benötigt. Bricht die Internetverbindung ab, kann der Test durch Eingabe der TAN dort wieder aufgesetzt werden, wo er abgebrochen wurde (maximal zweimal). Die Aufgabenbearbeitung erfolgt sequentiell, das heißt, der Bewerber bearbeitet Aufgabe nach Aufgabe. Ein Vor- oder Zurückblättern ist nicht möglich. Funktionen wie Taschenrechner oder Notizfunktion stehen nicht zur Verfügung. 16

17 Hinweis: Wird der Test vom Bewerber von zu Hause aus durchgeführt, empfehlen wir das Simple-Test-Layout, weil die Täuschungsmöglichkeiten dadurch vermindert werden Vergleich klassisches Test-Layout mit Simple Test-Layout Internetverbindung Aufgabenbearbeitung Klassisches Layout Mit Browsercheck Auch bei Abbruch der Internetverbindung kann der Test weiter bearbeitet werden Das System bietet ein Menü, welches eine strukturelle Bearbeitung der Aufgaben ermöglicht Simple Layout Ohne Browsercheck Bei Abbruch der Internetverbindung keine Testbearbeitung möglich - dafür einfaches Wiederaufsetzen des Tests Sequentielle Aufgabenbearbeitung kein Vor und Zurück möglich Funktionen Technische Zugangsvoraussetzungen Täuschungsmöglichkeiten Mobile Endgeräte Rücklaufende Zeitmessung, Taschenrechner, Notizfunktion, Merkfunktion Bearbeitung auf mobilen Endgeräten nicht möglich Rücklaufende Zeitmessung Geringere Anfälligkeit für Täuschungsmöglichkeiten, da Aufgaben nicht erneut aufgerufen werden können Bearbeitung auf mobilen Endgeräten möglich Beratungshinweis schriftlich Online-Tutorial auf der Teststartseite Test starten - klassisches Test-Layout Der Test wird unter testdurchfuehren.de oder Ihrer individuellen Testzugangsseite gestartet. Unmittelbar nach Eingabe der URL führt das System einen Browsercheck durch und überprüft, ob alle technischen Voraussetzungen zur Testdurchführung gegeben sind. Folgende Ergebnisse der Funktionstests sind möglich: Symbol Bedeutung Der Funktionstest wurde erfolgreich beendet. X Eine erforderliche Funktion steht nicht zur Verfügung. Bitte schauen Sie in die Bearbeitungshinweise oder wenden Sie sich an unsere Bewerberhotline. Bei erfolgreicher Durchführung des Browserchecks erscheint nun folgende Bildschirmseite: 17

18 4.3.5 Test starten Simple Test-Layout Der Test im Simple Test-Layout wird unter testen.io gestartet. Möchten Sie einen Test im Simple Test-Layout unter Ihrer individuellen Kunden-URL starten, so lautet die Adresse z.b. firmenname.testen.io. 4.4 Testeingangsseite Standardmäßig werden auf der Eingangsseite der Tests die persönlichen Daten des Bewerbers (Name, Adresse, Alter) sowie der zu erlangende Schulabschluss abgefragt. Bei den Systemtests wird auf die Abfrage der persönlichen Daten und des Schulabschlusses aus datenschutzrechtlichen Gründen verzichtet. Vielleicht möchten Sie mehr Daten erfassen, die Ihnen für die Testauswertung oder für Statistiken wichtig erscheinen. So fragen wir für einige Kunden auf der Teststartseite ab, wie die Bewerber auf das Angebot aufmerksam geworden sind oder bei welcher Filiale der Bewerber zukünftig eingesetzt werden möchte. Wenn Sie solche oder ähnliche Informationen erfassen möchten, richten wir für Sie eine individuelle Testeingangsseite ein. Gerne erstellen wir Ihnen dazu ein individuelles Angebot. Die auf der Testeingangsseite erfassten zusätzlichen Informationen werden bei der Excel-Übertragung (siehe ab Seite 27) in einem separaten Datenblatt mit übergeben, sodass sie Ihnen zur Auswertung zur Verfügung stehen. Auf Wunsch ist die Testdurchführung auch anonym, also nur auf TAN-Basis möglich. Das heißt, Ihr Test enthält in diesem Fall eine Testeingangsseite, auf der keine persönlichen Daten erfasst werden. Eine Zuordnung der Testergebnisse erfolgt später auf TAN-Basis. Die Einrichtung einer Testeingangsseite ohne Datenerfassung ist kostenpflichtig. 18

19 5. Bearbeitung des Tests 5.1 Eingabe von Rechenergebnissen und Zahlenwerten Das System prüft Ergebnisse nicht auf Plausibilität, sondern akzeptiert die vom Bewerber eingegebenen Zahlen und Ziffern. Auch unlogische Lösungen werden vom System angenommen und später in der Lösung wiedergegeben. 5.2 Unterschiede der Testoberflächen Testoberfläche - klassisches Test-Layout Funktionen: 1. Integrierter Taschenrechner 2. Merk-Funktion 3. Notizblock (erlischt mit Abgabe) 4. bearbeitete Fragen ausblenden : nur noch nicht bearbeitete Fragen werden angezeigt 5. aktueller Abschnitt : nur Fragen des aktuellen Abschnitts werden im Menü angezeigt 6. Anzeige Anzahl beantworteter Fragen pro Abschnitt 7. Anzeige Anzahl bearbeiteter Fragen pro Test 19

20 5.2.2 Drag and Drop- Aufgaben - nur im klassischen Test-Layout möglich Um Zuordnungs- und Reihenfolgeaufgaben zu vereinfachen, gibt es im klassischen Test-Layout den Aufgabentyp Drag and Drop. Das heißt, Antworten können durch einfaches Anklicken und Ziehen Feldern zugeordnet oder in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Ist diese Funktionalität in einem Test enthalten, wird sie als Musteraufgabe im Systemtest erklärt, sodass der Testteilnehmer das Drag and Drop vorher schon einmal ausprobieren kann. Musteraufgabe Drag and Drop 20

21 5.2.3 Testoberfläche Simple Test-Layout Funktionen: 1. Rücklaufende Zeitangabe 2. Fortschrittsanzeige der bereits bearbeiteten Aufgaben 3. Button zur nächsten Frage 4. Ergebniseingabe Hinweis: Aufgrund der besonderen Bildschirmfunktionalitäten von mobilen Endgeräten ist eine Darstellung von Drag and Drop-Aufgaben im Simple-Test-Layout nicht möglich! 21

22 6. Abgabe des Tests 6.1 Klassisches Test-Layout Nach Ablauf der Zeit wird der Test automatisch vom System beendet. Mit Hilfe des Abgeben -Buttons in der Menü-Leiste kann der Bewerber den Test auch vor Ablauf der Zeit abgeben. Die vom Bewerber in Anspruch genommene Zeit können Sie in der Ergebnis-Übersicht ablesen. Bitte beachten Sie: Klickt der Bewerber auf Abgeben erfolgt eine Abfrage, ob der Test wirklich vor Ablauf der Zeit abgegeben werden soll. Klickt der Bewerber auf OK, wird der Test an das System übermittelt. Die Ergebnisse können jetzt nicht mehr verändert werden. Klickt der Bewerber auf Abbrechen, kann er den Test weiter bearbeiten. Das Schließen des Browsers ohne vorherige Abgabe des Tests führt dazu, dass der Test nicht ausgewertet werden kann! Eine Wiederherstellung der Ergebnisse kann durch unseren System- Administrator erfolgen. Der entstandene Aufwand wird in Rechnung gestellt. 6.2 Simple Test-Layout Auch beim Simple Test-Layout wird der Test nach Ablauf der Zeit automatisch durch das System abgegeben. Allerdings kann der Test vom Kandidaten nicht einfach zwischendurch beendet werden. Der Button Test abgeben erscheint erst bei der letzten Aufgabe. 22

23 7. Auswertung 7.1 Auswertungsschemata Bereits Sekunden nach Abgabe des Tests können Sie auf die Testergebnisse zugreifen. Bitte loggen Sie sich dazu unter opta3.de mit Ihrer Kundennummer und Ihrem Passwort in das System ein. Direkt nach dem Einloggen erscheint das Menü Ergebnisse (wenn nicht, einfach in der Navigationsleiste Ergebnisse anklicken). Standardmäßig zeigt das opta3-system die Ergebnisse der Tests an, die in den letzten 30 Tagen durchgeführt wurden. Bitte beachten Sie: Eine Benachrichtigung per bei Testabgabe erfolgt nicht Filter-Möglichkeiten Sie haben die Möglichkeit, nach den folgenden Kriterien zu filtern: Zeitraum der Testdurchführung (Standard-Zeitraum: Letzten 30 Tage) Prozentwerte (Standard-Wert: 0 bis 100 Prozent) Testname (das System zeigt nur Ergebnisse dieses Tests an) Schulabschluss Alter Die Filterfunktion für Schulabschluss und Alter erhalten Sie, indem Sie auf das grüne Pluszeichen klicken. Kunden, die individuelle Eingabefelder auf der Teststartseite haben, finden die Filterfunktion für diese Felder auch durch einen Klick auf das grüne Pluszeichen. Jede Änderung in den Filter-Einstellungen wird erst mit einem Klick auf den Aktualisieren -Button im Funktionsbereich übernommen. 23

24 7.1.2 Sortierung Die Testergebnisse werden Ihnen nach Testname sortiert dargestellt. In der Standardeinstellung sortiert das System die Ergebnisse nach den erzielten Gesamtergebnissen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Ergebnis-Übersicht nach unterschiedlichen Kriterien (TAN, Name, Notenspiegel, Prozent, Startzeit, Testdauer und Status) zu sortieren. Hinweis: Loggen Sie sich aus dem System aus, merkt sich das System Ihre aktuellen Filtereinstellungen für Ihren nächsten Login. Haben Sie zum Beispiel als Testzeitraum 10 Tage gewählt, zeigt Ihnen das System beim nächsten Login auch nur die Testergebnisse der letzten 10 Tage. Sie können den Filter jederzeit wieder verändern. Um z.b. die Ergebnisse in alphabetischer Reihenfolge der Teilnehmer zu sortieren, gehen Sie mit der Maus auf die Kategorie Name. Das Feld färbt sich hellblau und am Ende des Feldes erscheint ein kleiner Pfeil. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, erscheint ein Menü, in dem Sie auswählen können, wie genau Sie die Ergebnisse sortieren möchten (z.b. aufsteigend oder absteigend). Mit einem Klick auf den entsprechenden Menüpunkt sortiert das System die Ergebnisse nach Ihren Vorgaben. 24

25 7.1.3 Detaillierte Ergebnisübersicht eines Bewerbers Für einen detaillierten Überblick über die Ergebnisse eines einzelnen Bewerbers, klicken Sie erst das Kästchen vor der TAN des Bewerbers an und dann auf den Reiter Detail oder in der Navigationsleiste auf Detailansicht. Sie erhalten nun eine graphische und tabellarische Ergebnisübersicht des jeweiligen Bewerbers gegliedert nach Kategorieergebnissen. Wenn Sie wissen möchten, welche Fehler der Bewerber gemacht hat, können Sie sich den ausgefüllten Testbogen als PDF anzeigen lassen. Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste auf Testbogen. Antwortkästchen mit fehlerhaften oder fehlenden Antworten sind rot umrandet das richtige Ergebnis steht neben dem Kästchen. Zum Ausdrucken der Testergebnisse bietet das System ein druckoptimiertes Ergebnis-PDF (s. Abb. auf der nächsten Seite). Klicken Sie hierfür bitte auf den Menüpunkt Detailansicht ausdrucken. 25

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27 7.2 Übertragen von Ergebnissen Um die Testdaten auf Ihren Rechner zu übertragen, können Sie die Excel-Schnittstelle oder den PDF-Export nutzen. Markieren Sie zuerst die Bewerber, deren Daten Sie übertragen möchten. Möchten Sie die Daten aller angezeigten Bewerber übertragen, klicken Sie auf das Kästchen vor der Kategorie TAN. Es werden alle angezeigten TANs markiert. Jetzt können Sie entscheiden, ob Sie die Daten als PDF übertragen und abspeichern möchten, oder ob Sie die Daten lieber in Excel exportieren. Für den Excel-Export klicken Sie im Arbeitsbereich oben rechts auf das Excel-Symbol. Je nach Betriebssystem können Sie jetzt wählen, ob Sie die Datei direkt öffnen oder herunterladen möchten. Alternativ (z.b. bei Mac) finden Sie die Datei in Ihrem Download-Ordner. Sollte Ihr Rechner nicht über Excel verfügen, können Sie versuchen, die Liste mit einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm zu öffnen. In diesem Fall müssen Sie bei der Abfrage Öffnen mit das entsprechende Programm suchen und die Datei damit öffnen. Bitte beachten Sie: Die Schnittstelle wurde speziell für Excel konfiguriert. Wir können nicht dafür garantieren, dass andere Programme die Inhalte richtig wiedergeben. Sollte die Übertragung mit Excel nicht möglich sein, nutzen Sie bitte den PDF-Export. Die Excel-Schnittstelle ist so aufgebaut, dass für jeden Test ein eigenes Datenblatt angelegt wird. Übertragen werden die folgenden Daten: Test-ID, Name des Prüflings, Vorname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, erreichte Punkte, max. erreichbare Punkte, Prozent, Notenspiegel, benötigte Zeit, Testdatum, Alter, Schulabschluss und die Abschnitts- und Kategorieergebnisse jeweils mit den erreichten Punkten, den maximal erreichbaren Punkten sowie dem Prozentwert. Möchten Sie die Daten Ihrer Bewerber mit ins Vorstellungsgespräch nehmen oder in einer (digitalen) Akte ablegen, empfehlen wir die Übertragung der Daten als PDF. Klicken Sie dafürin der Navigationsleiste auf Testbogen (Darstellung des gesamten Testbogens) oder Detailansicht (Darstellung der Detailergebnisse). Sie können das PDF jetzt einfach abspeichern oder ausdrucken. Achtung: Die Übertragung der Testdaten in Excel ist dann besonders sinnvoll, wenn Sie Vergleiche zwischen Bewerbern ziehen und weitere Auswertungen fahren möchten Löschen von Ergebnissen opta3 ist eine Software as a Service -Lösung. Die Testdaten liegen auf den Servern der u-form Testsysteme, aber in Ihrem persönlichen Account. Die Test-Ergebnisse liegen so lange in Ihrem Account, bis Sie die Ergebnisse löschen oder uns beauftragen, diese zu löschen. Zum Löschen der Daten markieren Sie zuerst die Bewerber, deren Testergebnisse Sie löschen möchten. Klicken Sie dann in der Navigationsleiste im Menü Ergebnisse auf TAN löschen. Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem alle zu löschenden TANs noch einmal angezeigt werden. Bitte überprüfen Sie, ob Sie die aufgezeigten TANs wirklich unwiederbringlich löschen möchten. Wenn ja, klicken Sie auf Löschen oder alternativ auf Abbrechen. Achtung: Haben Sie Daten aus Versehen gelöscht, setzen Sie sich bitte schnellstmöglich mit uns in Verbindung. Eine Wiederherstellung der Daten ist nur innerhalb von 48 Stunden möglich. Für den entstandenen Aufwand berechnen wir eine Kostenpauschale von 120,00 Euro. 27

28 8. Systemvoraussetzungen OPTA3-System Als Voraussetzung für die Nutzung des OPTA3-Testsystems in Unternehmen ist auf den Arbeitsplätzen ein gängiger Browser mit Internetzugang notwendig. Explizit unterstützt werden: Internet Explorer ab Version 8+ (für Bewerber ab Version 6+) Firefox ab Version 6+ Safari 4+ Google Chrome 10+ Die Browser müssen für die Site opta3.de so eingestellt sein, dass: Temporäre Cookies gespeichert werden Javascript zugelassen ist Für Bewerber und bei Nutzung des klassischen Layouts: Für diese Domain Popup-Fenster zugelassen werden Hintergrund zu den Popupfenstern: Im Rahmen des Testverlaufs wird für den Test ein neues Fenster aus der gleichen Domain (opta3.de) geöffnet, welches kein Menü, keine URL-Eingabe und keine Buttons hat. Dies soll den Probanden davon abhalten, z.b. den Zurück -Button zu betätigen. Per Javascript sind zudem die zugehörigen Tasten abgefangen. Zudem ist so der sichtbare Bereich größer, was insbesondere den Situationsbezogenen Aufgabentypen zu Gute kommt. Die Mindestauflösung für die Nutzung des Systems beträgt 1024x768 Punkte. 9. Systemzeiten Grundsätzlich steht das opta3-system den Bewerbern zum Teststart montags bis samstags in der Zeit von 6:00 bis 22:00 Uhr zur Verfügung. Für eine kundenspezifische Testzugangsseite (firmenname.testdurchfuehren.de oder firmenname.testen.io ) können die Zugangszeiten individuell eingeschränkt oder erweitert werden. Wünschen Sie z. B. eine Testdurchführung nur zu Zeiten, in denen die Bewerber auf unsere Hotline zugreifen können, so können wir den Zugriff Ihrer Teststartseite gerne einschränken. Bei Aufrufen Ihrer Startseite außerhalb der gewünschten Testzeiten erscheint dann folgender Hinweis. Bitte beachten Sie: Das System steht Ihnen nur in der Zeit von 6:00 bis 22:00 Uhr zur Verfügung. Eine Testdurchführung ist dann nicht möglich, weil kein Eingabefeld für die TAN angezeigt wird. 28

29 10. Individuelle Lösungen Das opta3-system ist so individuell und flexibel wie die Wünsche unserer Kunden. Neben den hier dargestellten standardmäßigen Funktionen bieten wir Ihnen eine Vielfalt an weiteren Möglichkeiten. Auf Wunsch setzen wir z.b. Ihr eigenes Auswertungsschema um, spielen Ihre eigenen Testinhalte in das System ein, versehen Ihr Auswertungsschema mit Kommentaren, ergänzen Ihre Testeingangsseite um für Sie interessante Informationen, erweitern die Filterkriterien oder passen Inhalt und Tonalität der Tests an die Anforderungen Ihres Unternehmens an. Gerne beraten wir Sie kostenlos und unverbindlich, wie Sie das opta3-system noch effizienter einsetzen können. Rufen Sie uns an, Frau Ullrich ( / ) freut sich auf Ihren Anruf. 11. Technische Bewerberhotline Telefon: / Montag Freitag: 8:00 18:00 Uhr 29

30 12. Musterbriefe für Bewerber Auf den folgenden Seiten finden Sie zwei Musterbriefe zur Einladung Ihrer Bewerber zum Online-Test. Sie können diese Texte als Vorlage nutzen und müssen nur die Platzhalter an Ihre entsprechenden Daten anpassen. Gerne senden wir Ihnen die Briefe auch als Datei zu - sprechen Sie uns an. Klassisches Test-Layout Jaqueline Mustermann Musterstraße Musterstadt Musterfirma GmbH & Co. KG Musterstraße Solingen Ihre Bewerbung um einen Ausbildungsplatz Online-Auswahlverfahren Sehr geehrte Frau Mustermann, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Unser Auswahlverfahren beginnt mit einem Online-Test, zu dem wir Sie hiermit herzlich einladen. Zur Durchführung des Tests benötigen Sie einen PC oder ein Tablet sowie einen Internetzugang. Auf der Internetseite firmenname.testdurchfuehren.de haben Sie die Möglichkeit, sich über ein Video-Tutorial mit dem Testsystem vertraut zu machen und Ihren Test zu starten. Wenn Sie die Funktionalität des Systems und die Fragetypen kennenlernen möchten, können Sie täglich zwischen 6:00 Uhr und 22 Uhr mit der folgenden System-Test-TAN den Demo-Test starten: demotan Zur Durchführung des eigentlichen Online-Tests geben Sie bitte die folgende 7-stellige Test-TAN ein, die für Sie persönlich reserviert wurde: >xxxxxxx< Dauer xx Min. Bitte führen Sie den Test zwischen dem xx.xx.2015 und dem xx.xx.2015 jeweils in der Zeit von xx:00 Uhr xx:00 Uhr durch. Bei technischen Problemen, wenden Sie sich von montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr an die Bewerber-Hotline unter der Telefonnummer: 0212/ Bitte beachten Sie: Jede Test-TAN (abgesehen von der System-Test-TAN) kann nur einmal verwendet werden. Wenn Sie die Test-TAN eingeben und den Test beginnen, müssen Sie diesen bis zum Ende durchführen. Legen Sie sich vorab einen Taschenrechner und eventuell Stift und Konzeptpapier zurecht. Planen Sie für die Bearbeitung ausreichend Zeit ein. Führen Sie den Test alleine und ohne fremde Unterstützung durch. Wenn uns Ihr Testergebnis überzeugt, laden wir Sie in unser Unternehmen ein und überprüfen das Ergebnis des Online-Tests. Mit freundlichen Grüßen 30

31 Simple Test-Layout Jaqueline Mustermann Musterstraße Musterstadt Musterfirma GmbH & Co. KG Musterstraße Solingen Ihre Bewerbung um einen Ausbildungsplatz Online-Auswahlverfahren Sehr geehrte Frau Mustermann, vielen Dank für Ihre Bewerbung. Unser Auswahlverfahren beginnt mit einem Online-Test, zu dem wir Sie hiermit herzlich einladen. Zur Durchführung des Tests benötigen Sie einen PC oder ein Tablet sowie einen Internetzugang. Auf der Internetseite firmenname.testen.io haben Sie die Möglichkeit, sich über ein Video-Tutorial mit dem Testsystem vertraut zu machen und Ihren Test zu starten. Wenn Sie die Funktionalität des Systems und die Fragetypen kennenlernen möchten, können Sie täglich zwischen 6:00 Uhr und 22 Uhr mit der folgenden System-Test-TAN den Demo-Test starten: demotan Zur Durchführung des eigentlichen Online-Tests geben Sie bitte die folgende 7-stellige Test-TAN ein, die für Sie persönlich reserviert wurde: >xxxxxxx< Dauer xx Min. Bitte führen Sie den Test zwischen dem xx.xx.2015 und dem xx.xx.2015 jeweils in der Zeit von xx:00 Uhr xx:00 Uhr durch. Bei technischen Problemen, wenden Sie sich von montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr an die Bewerber-Hotline unter der Telefonnummer: 0212/ Bitte beachten Sie: Jede Test-TAN (abgesehen von der System-Test-TAN) kann nur einmal verwendet werden. Wenn Sie die Test-TAN eingeben und den Test beginnen, müssen Sie diesen bis zum Ende durchführen. Legen Sie sich vorab einen Taschenrechner und eventuell Stift und Konzeptpapier zurecht. Planen Sie für die Bearbeitung ausreichend Zeit ein. Führen Sie den Test alleine und ohne fremde Unterstützung durch. Wenn uns Ihr Testergebnis überzeugt, laden wir Sie in unser Unternehmen ein und überprüfen das Ergebnis des Online-Tests. Mit freundlichen Grüßen 31

32 opta + 1. Allgemeines Das Zusatzmodul opta + erleichtert Ihnen die Bewerber- und Test-Verwaltung. Sie verschaffen sich einen besseren Überblick über Ihre Bewerbungen und sparen dabei Zeit: Über eine Excel-Schnittstelle laden Sie Ihre Bewerberdaten hoch und teilen mit wenigen Klicks jedem Bewerber eine TAN zu. Noch ein Klick und die Einladung zum Test geht per Mail an Ihre Bewerber. Auch Ihre Bewerber profitieren von opta + : Bei der Test-Durchführung müssen sie nicht mehr ihre persönlichen Daten eingeben, da diese schon im System hinterlegt sind. Bitte beachten Sie: Bei opta + handelt es sich um ein optionales, kostenpflichtiges Zusatzmodul, das nicht zum Standard-Funktionsumfang von opta3 gehört. opta + kann für Sie auf Wunsch jederzeit eingerichtet werden. opta + bietet sich als Erweiterung für Ihr Unternehmen an, wenn Sie keine Bewerbermanagement-Software im Einsatz haben und Ihr Bewerbungsverfahren noch weitestgehend manuell gestalten oder aber, wenn in Ihrem Bewerbermanagement-System noch keine Schnittstelle für opta3 implementiert ist. In diesem Fall ist der Einsatz von opta + eine kostengünstige Alternative zur Programmierung der entsprechenden Schnittstelle. Ist Ihr Account mit einer opta + -Lizenz ausgestattet, wird im Statusfeld in der Fußleiste der Schriftzug opta Pluslizenz angezeigt. Außerdem taucht in der Navigationsleiste der zusätzliche Menüpunkt Bewerber verwalten auf. Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle opta + -Funktionen und -Informationen. 2. Funktionsweise Der klassische opta + Workflow kann in vier Schritten dargestellt werden: 1. Initial legen Sie für jeden Ihrer Berufe bzw. Ausbildungsgänge ein Profil an. In dem Profil definieren Sie, welche Tests bei einer Bewerbung für diesen Beruf bzw. Ausbildungsgang absolviert werden müssen. 2. Dann importieren Sie Ihre Bewerber-Daten, wobei Sie jeden Bewerber mit dem passenden, zuvor angelegten Berufsprofil verknüpfen. 3. An diese Bewerber verschicken Sie nun aus opta + heraus Test-Einladungen. Anhand der Berufsprofil-Zuordnung werden automatisch passende TANs für die Bewerber generiert und in die Test-Einladung eingefügt. 4. Anschließend können Sie sich in opta + über den Status der einzelnen Bewerbungen informieren und Ihnen wird angezeigt, bei welchen Bewerbungen noch Handlungsbedarf besteht. 32

33 3. Berufsprofile Zum Anlegen und Pflegen von Berufsprofilen wählen Sie zunächst den Menüpunkt Bewerber verwalten in der Navigationsleiste aus. Aktivieren Sie anschließend den Reiter Berufe. Im Arbeitsbereich sehen Sie nun eine Übersicht über Ihre aktuellen Berufsprofile. 3.1 Berufsprofil hinzufügen Den Dialog zum Erstellen eines neuen Berufsprofils erreichen Sie über die Funktion Beruf hinzufügen in der Navigationsleiste. Als ersten Schritt geben Sie die Berufsbezeichnung an. Bei der Wahl des Berufsnamens sind im Normalfall die offiziellen Berufsbezeichnungen der Bundesagentur für Arbeit zu verwenden. Hierfür haben wir Ihnen eine stets aktuelle Liste mit allen dort aufgeführten Berufen im System hinterlegt. Sobald Sie einen Begriff in das Eingabefeld Berufsname eintippen, erscheint eine Vorschlagsliste mit allen passenden Einträgen, aus der Sie dann den gesuchten Berufsnamen auswählen können. Mit der Bezeichnung wird auch der jeweilige BA-Code, der zur eindeutigen Identifizierung des Berufes dient, übergeben. Zudem erkennt das System, ob es sich um einen Ausbildungsberuf handelt. Als zweiten Schritt legen Sie fest, wie die externe Referenz des Berufes lauten soll. Diese Information ist für den späteren Import von Bewerber-Daten mittels einer Excel-Tabelle von zentraler Bedeutung. Näheres hierzu finden Sie unter Punkt (Excel-Import Importprofil einrichten) auf S. XX. Die Angabe der externen Referenz ist optional und kann nachträglich noch geändert werden. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zu der Test-Auswahl. Hier können Sie festlegen, welche Tests diesem Berufsprofil zugeordnet werden sollen. Sobald später ein Bewerber mit dem Berufsprofil verknüpft wird, generiert das System entsprechend dieser Zuordnung automatisch passende TANs für den Bewerber. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig wird das Berufsprofil erstellt 33

34 3.2 Berufsprofil ändern / löschen Zum Ändern eines Berufsprofils markieren Sie das entsprechende Profil im Arbeitsbereich und rufen anschließend die Funktion Beruf ändern in der Navigationsleiste auf. Zum Löschen eines Berufsprofils markieren Sie das entsprechende Profil im Arbeitsbereich (Mehrfachauswahl möglich) und rufen anschließend die Funktion Berufe löschen in der Navigationsleiste auf. 4. Bewerber Zum Anlegen und Pflegen von Bewerbern wählen Sie zunächst den Menüpunkt Bewerber verwalten in der Navigationsleiste aus. Aktivieren Sie anschließend den Reiter Bewerber. Im Arbeitsbereich sehen Sie nun eine Übersicht über Ihre bisher hinzugefügten Bewerber. 4.1 Bewerber hinzufügen Neue Bewerber können Sie auf zwei Arten in opta + einpflegen: a) Ausfüllen eines Formulars b) Import mittels einer Excel-Tabelle Der Excel-Import eignet sich besonders gut, wenn Sie mehrere Bewerber-Daten auf einmal importieren wollen. Die Formular-Variante ist hingegen für Einzelfälle besser geeignet Bewerber hinzufügen mittels Formular Das Formular zum Anlegen eines neuen Bewerbers erreichen Sie über die Funktion Bewerber hinzufügen in der Navigationsleiste. Im ersten Schritt geben Sie die Kontaktdaten des Bewerbers an. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie dann zu der Berufsauswahl. Hier ordnen Sie dem Bewerber ein zuvor angelegtes Berufsprofil zu. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig wird der Bewerber angelegt. Der Arbeitsbereich muss anschließend zunächst neu geladen werden, damit der neue Bewerber auch angezeigt wird. Dies erreichen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren in der Funktionsleiste. TANs wurden an dieser Stelle noch nicht generiert. Dies geschieht erst, wenn Sie in opta + eine Testeinladung an den Bewerber versenden (s. Punkt (Testeinladungen versenden) auf S. XX) Excel-Import Importprofil einrichten Für den Excel-Import müssen Sie zunächst ein Importprofil anlegen. Durch dieses Profil teilen Sie dem System einmalig mit, wie es Excel-Tabellen verarbeiten soll. Den Dialog zum Einrichten (und Bearbeiten) eines Importprofils erreichen Sie über die Funktion Importprofil bearbeiten in der Navigationsleiste. 34

35 Zunächst legen Sie den Profilnamen fest. Als Zweites wird eine Muster-Tabelle benötigt. Falls vorhanden, können Sie hierfür auch eine bestehende Bewerbertabelle verwenden. Über die Schaltfläche Auswählen wählen Sie die Muster-Datei auf Ihrem Computer aus und laden sie hoch. Beispiel für eine Muster-Tabelle: Nachdem Sie Ihre Muster-Tabelle importiert haben, werden im rechten Dialog-Bereich die Spalten-Inhalte der obersten Tabellen-Zeile aufgelistet. Im linken Dialog-Bereich sehen Sie die (noch) leeren opta-felder. Nun ordnen Sie den opta-feldern via Drag n Drop die passenden Excelspalten zu. Bitte beachten Sie: Das opta-feld Berufskennung enthält die wichtige Information, welchem Berufsprofil der Bewerber zugeordnet ist. Diesem Feld muss eine separate Tabellen-Spalte zugewiesen werden, die beim Import die externe Referenz des jeweiligen Berufsprofils enthält (in obiger Beispiel-Tabelle: Ausbildungsberuf ). Die externe Referenz eines Berufsprofils wird unter dem Reiter Berufe im Arbeitsbereich angezeigt. Die externe Referenz eines Berufsprofils können Sie bearbeiten, indem Sie das Profil im Arbeitsbereich markieren und anschließend die Funktion Beruf ändern in der Navigationsleiste aufrufen. Das opta-feld Bewerberkennung dient als Referenz für Ihre eigene Bewerber-ID, sofern vorhanden. Innerhalb von opta + ist dieses Feld im Normalfall nicht von Relevanz. Die Einrichtung des Importprofils schließen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig ab. 35