Handbuch Standardlohn mit KUG. Zusatz zum Lohn & Gehalt Hauptpaket

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1 Handbuch Standardlohn mit KUG Zusatz zum Lohn & Gehalt Hauptpaket Version für MS-Windows ab Windows XP Stand 03/2011

2 Bitte wenden Sie sich bei Fragen rund um die Standard Line zuerst an den Fachhändler, bei dem Sie dieses Programm gekauft haben. Er ist am besten geeignet, Ihnen alle Fragen schnell und kompetent zu beantworten. Wir haben uns in diesem Handbuch darauf konzentriert, alle wichtigen Arbeitsabläufe und Abrechnungsschritte nachvollziehbar darzustellen. Trotzdem werden Sie vielleicht das eine oder andere vermissen. Wir sind Ihnen dankbar, wenn Sie uns eine kurze Information hierfür oder Anregungen zum Handbuch selbst zukommen lassen. Benutzen Sie dafür bitte das Formular am Ende des Buches oder schicken Sie uns eine an Wollen Sie diesen Text oder Teile des Textes weitergeben oder vervielfältigen? Sprechen Sie uns in diesem Fall bitte an. Ohne unsere schriftliche Zustimmung ist jede Weitergabe und Vervielfältigung in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer untersagt. Hersteller-Hotline: Hotline-Telefon 0900/ ) Hotline-Telefon 0900/ ) Hotline-Telefon 0900/ ) Hotline-Telefon 0900/ ) Hotline-Telefax 0900/ ) Hotline- Hard-/Software-Installation Auftrag, Produktion Lohn & Gehalt, Baulohn Finanzbuchhaltung für alle Bereiche 1. Auflage 2007 Änderungen und Irrtümer vorbehalten Handbuch von Helmerich-PCAS Software & Service GmbH Krögerweg 21, D Münster 1) 1,99 /Min. aus dem dt. Festnetz (Preis kann für Anrufe aus dem Mobilfunknetz abweichen)

3 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis 1 Einpflegen der Lohn-/Gehaltsbuchhaltungs-grundlagen Administration Mandantenstamm Mandantenstamm Zusatz-Adressen Stammdaten Lohnkonstanten Steuerungskennzeichen Grundlagen Arbeitszeitplan-Stamm Berufsgenossenschaften Stammblatt Monatsliste Jahresliste Lohnarten Zusätzliche Lohnarten anlegen Kug-Lohnarten Personal Lohnsätze Basisdaten Gewerbedaten Kurzarbeit Besonderheiten bei Erfassung und Abrechnung Urlaub Urlaubsvorträge erfassen Urlaubsgewährung Gewerbliche Mitarbeiter Gehaltsempfänger, Festlöhner, Azubis Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Lohnarten Sonderzuwendung (13. Monatseinkommen) Gewerbliche Mitarbeiter Gehaltsempfänger, Festlöhner, Azubis Zeitkontoführung...31

4 4 Inhaltsverzeichnis 3.1 Hinterlegung im Personalstamm Vorträge Hinweise zur Erfassung Gewerbliche Mitarbeiter Angestellte, Festlöhner, Auszubildende Sonstige Bebuchungen Arbeitszeitkonto - Anlage zum Lohnbeleg Kurzarbeitergeld-Abrechnung (Kug) Gewerbliche Mitarbeiter Lohndatenerfassung Kug-Ausfallstunden Mehrarbeitsstunden Krankheitsstunden Soll-/ Istentgelt Angestellte, Festlöhner, Azubis Lohndatenerfassung Kug-Ausfallstunden Soll-/ Istentgelt Gehaltskürzung, Festlohnkürzung Mehrarbeitsstunden Krankheitsstunden Kug-Abrechnung in Verbindung mit Zeitkonten Ausdruck der Kug-Anträge Überprüfung der Abrechnung Gewerbedatenupdate Allgemeine Informationen Demomandant Nr Gewerbedatenupdate Vorbereitungen Update-Automatik Auto. Gewerbedatenupdate Manuelle Updatesteuerung Kein Gewerbedatenupdate Updatedurchführung Auto. Gewerbedatenupdate Manuelle Updatesteuerung...55

5 Inhaltsverzeichnis 5 6 Anhang Speicherverzeichnis Lohnartenverzeichnis Stichwortverzeichnis Bitte um Benutzeranregungen...83 Programm-Anregung...85

6 6 Grundlagen prüfen und einpflegen 1 Einpflegen der Lohn- /Gehaltsbuchhaltungsgrundlagen Zu den Grundlagen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gehören die Angaben zu Ihren Mandanten und die jeweiligen Stammdaten. Sie sollten diese Bereiche regelmäßig sorgfältig überprüfen. Nachfolgend werden Ihnen die Menüpunkte erläutert, die bei der Berechnung von Kug besonders gepflegt werden müssen. Informationen und weiterführende Hinweise zur allgemeinen Erfassung finden Sie im Haupthandbuch im Kapitel Ablauf der Lohn- und Gehaltsbuchhaltungsgrundlagen. 1.1 Administration Mandantenstamm Mandantenstamm Zusätzlich zu den allgemeinen Firmenstammdaten müssen Sie im Falle von Kurzarbeitergeld die Kug-Nr., die Sie vom Arbeitsamt erhalten haben, in das Feld Kug-Nr. Arbeitsamt im Block Stammnummern eintragen. Sie wird für den Ausdruck des Kug-Antrages benötigt.

7 Grundlagen prüfen und einpflegen 7 Im Feld Gewerbezuweisung wählen Sie bei der Mandantenanlage den Eintrag Standardlohn mit KUG. Damit bestimmen Sie die Übernahme der gewerbespezifischen Grundlagen und Stammdaten. I Die Auswahl der Gewerbezuweisung wirkt sich auf die während der Installation automatisch erstellten Lohnarten und den Registerreiter Gewerbedaten im Personalstamm aus. Sie können die Gewerbezuweisung nur bei der Neuanlage von Mandanten und beim Löschen der Bewegungsdaten festlegen Zusatz-Adressen Mithilfe des Unterpunktes Zusatz-Adressen können Sie die Adressdaten verschiedener Behörden, wie z.b. des Arbeitsamtes und zusätzlich alle wichtigen Kontakte Ihres Unternehmens hinterlegen und auf einen Blick verwalten.

8 8 Grundlagen prüfen und einpflegen Für den Ausdruck des Kug-Antrages des Arbeitsamtes ist es notwendig, an dieser Stelle das Arbeitsamt als Kontakt zu erfassen. Dazu vergeben Sie zuerst eine Adress-Nr. (Adress-Nummer) und bestätigen diese mit /. Daraufhin löscht sich die Eingabemaske und Sie können die Adress- und Bankdaten des für Sie zuständigen Arbeitsamtes erfassen. Beachten Sie, dass für die korrekte Listenerstellung unbedingt der Eintrag Arbeitsamt aus dem Auswahlfeld Adressart gewählt werden muss. Alle anderen wichtigen Adressen verwalten Sie über den Eintrag sonstiger Kontakt. 1.2 Stammdaten Lohnkonstanten

9 Grundlagen prüfen und einpflegen 9 Unter Lohnkonstanten sind Angaben zu verstehen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Berechnung von Abzügen beeinflussen. Diese Angaben gelten für alle Mitarbeiter in gleicher Weise. Erfassen Sie immer zu Beginn des Jahres, die für Ihren Betrieb gültigen Konstanten. Diese steuern dann die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Steuerungskennzeichen Da eine korrekte Berechnung des Zeitkontos nur mithilfe der Ist-Stunden möglich ist, müssen Sie die Lohndatenerfassung unbedingt mittels Kalendarium vornehmen. Aktivieren Sie diese Option daher durch ein Häkchen. I In der Lohndatenerfassung öffnet sich dann ein zusätzliches Fenster, das Ihnen die Regelarbeitszeit des aktuellen Monats anzeigt, wenn Sie Lohnarten erfassen, die mit Stunden oder Tagen als Rechenfaktor arbeiten. In diesen Kalender tragen Sie alle Abweichungen von der Regelarbeitszeit ein. Das Programm ermittelt dann automatisch die Gesamtsumme der Arbeitsstunden. Auf der rechten Seite finden Sie das Feld Basisstunden. Die Eingaben, die Sie hier erfassen, entsprechen der durchschnittlichen Regelarbeitszeit Ihres Betriebes und sind pro Tag, Woche und Monat ausgewiesen.

10 10 Grundlagen prüfen und einpflegen Die Regelarbeitszeit bestimmen Sie in den Grundlagen im Unterpunkt Arbeitszeitplan-Stamm. Die Angaben in diesen Feldern erscheinen beim Anlegen der Personalstammdaten als Vorgabewerte in den entsprechenden Eingabefeldern der Basisdaten. Abweichungen einzelner Mitarbeiter von der betrieblichen Regelarbeitszeit können im Personalstamm eingepflegt werden Grundlagen Arbeitszeitplan-Stamm Arbeitszeitpläne in den Bereichen zwischen werden, zusammen mit den übrigen Gewerbedaten, als Tariftabellen mit der für das jeweilige Gewerbe gültigen wöchentlichen Regelarbeitszeit bereits vorinstalliert und ständig durch uns gepflegt. Neben den tariflichen Arbeitszeitmodellen steht Ihnen der Arbeitszeitplan 999 keine Regelarbeitszeit zur Verfügung. Durch Anklicken der Zeitplan-Nr. erhalten Sie eine Auswahl der bereits angelegten Arbeitszeitpläne. Sie können hier einen schon vorhandenen Plan auswählen.

11 Grundlagen prüfen und einpflegen 11 Sollten für Ihren Betrieb oder einzelne Arbeitnehmer abweichende Regelarbeitszeiten gelten, so legen Sie bitte die entsprechenden Pläne neu an. Verwenden Sie dazu unbedingt den Nummernkreis ab 100, damit Ihre selbst angelegten Pläne auch nach späteren Updates weiterhin für Sie Bestand haben. Beachten Sie auch das entsprechende Kapitel im Haupthandbuch Berufsgenossenschaften Pflegen Sie unter diesem Menüpunkt die Stammdaten Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaften ein. Vergeben Sie dazu eine neue BG-Nr. (Berufsgenossenschafts-Nummer) und erfassen Sie anschließend die Adressdaten der Berufsgenossenschaft und die Kennung, die Sie von der Berufsgenossenschaft erhalten haben.

12 12 Grundlagen prüfen und einpflegen Für die korrekte Berechnung des Monats- und Jahresbrutto der Mitarbeiter und damit für die korrekte Erstellung der BG- Jahresliste ist es zwingend erforderlich die jährlichen Entgelt- Höchstgrenzen der Berufsgenossenschaft einzutragen. Weiterhin beachten Sie bitte, dass im Personalstamm der Mitarbeiter die jeweilige Berufsgenossenschaft und die zutreffende Gefahrenklasse hinterlegt sein müssen. Hinweise dazu finden Sie im Kapitel Stammdaten Personal in diesem Handbuch Stammblatt Unter dem Menüpunkt Stammdaten - Stammdatenlisten finden Sie den Eintrag Berufsgenossenschaften. Nach der Auswahl Mandantenübergreifend (allgemein), die Sie mit OK bestätigen, finden Sie sowohl das Berufsgenossenschaftsstammblatt als auch eine Übersichtsliste aller angelegten Berufsgenossenschaften.

13 Grundlagen prüfen und einpflegen Monatsliste Die monatliche Berufsgenossenschaftsliste finden Sie unter dem Menüpunkt Auswertungen - Berufsgenossenschaftsliste. Anschließend können Sie den Druck auf bestimmte Mitarbeiter oder bestimmte Berufsgenossenschaften eingrenzen Jahresliste Unter dem Menüpunkt Jahresabschluss - BG Jahresliste können Sie die jährliche Gesamtübersicht der Berufsgenossenschaften ausdrucken. Der Ausdruck ist nach Personalnummer und Berufsgenossenschaft selektierbar. Die Liste weist Ihnen die jährlichen Stunden und das jährliche BG-pflichtige Brutto eines jeden Mitarbeiters, sortiert nach Gefahrenklassen und die Gesamtsumme aller Mitarbeiter und Gefahrenklassen aus.

14 14 Grundlagen prüfen und einpflegen Lohnarten Neben den Standardlohnarten sind während der Mandantenanlage auch die für die Kug-Abrechnung benötigten Lohnarten aus einem zentrale Verzeichnis der Standard Line Lohn & Gehalt bereits eingepflegt worden. Am Ende dieses Handbuches finden Sie eine komplette, mit Hinweisen und Erläuterungen ergänzte, Übersicht über die bereits angelegten Lohnarten Zusätzliche Lohnarten anlegen Sollten Sie einmal eine anders definierte Lohnart benötigen, so können Sie eigene Lohnarten anlegen. Die Lohnarten mit den Endziffern 70 bis 99 werden im Standard- Lohnartenverzeichnis nicht vergeben. Dieser Ziffernkreis steht Ihnen daher für eigene Lohnarten zur Verfügung. I Verwenden Sie bitte unbedingt diesen Ziffernkreis, da Ihre Änderungen an Standard-Lohnarten ansonsten durch ein späteres Update überschrieben werden. Informationen zur Neuanlage und Definition von Lohnarten gemäß Ihren speziellen Bedürfnissen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln des Haupthandbuches.

15 Grundlagen prüfen und einpflegen Kug-Lohnarten Eine Übersicht über die im Falle von Kug anzuwendenden Lohnarten finden Sie im Kapitel Kug-Abrechnung in diesem Handbuch Personal Für jeden Mitarbeiter, der in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung abgerechnet werden soll, muss auch im Standardlohn mit Kug ein Personalstammsatz mit einer Personal-Nr. (Personalnummer) angelegt werden. Gehen Sie bei der Anlage der Mitarbeiter-Stammdaten wie gewohnt vor. Ausführliche Hinweise finden Sie im entsprechenden Kapitel des Haupthandbuchs. Nachfolgend werden daher nur die Einstellungen erläutert, die bei der Abrechnung von Kug zusätzlich beachtet werden müssen Lohnsätze Auf der Seite Lohnsätze verwalten Sie die für den Mitarbeiter zutreffenden Lohnsätze mit dem dazugehörenden Betrag. Bei der Anlage eines Mandanten werden die häufig benötigte Lohnsätze gemäß der Gewerbezuordnung mit installiert. Im Falle von Kug müssen Sie bei gewerblichen Mitarbeitern (Stundenlöhnern) zwingend folgende Lohnsätze erfassen: LS 1 LS 2 LS 5 = Tariflicher Stundenlohn = Außertarifliche Zulage pro Stunde = Differenzbetrag zum Basislohnsatz pro Stunde bei Stundenlöhnern im Falle von Kug

16 16 Grundlagen prüfen und einpflegen Der Differenzbetrag ist z.b. der Arbeitgeberanteil zu VWL. Für alle anderen Arbeitnehmer (Kaufmännische Angestellte, Festlöhner und gewerbliche/ kaufmännische Auszubildende) ist nur die Hinterlegung des Lohnsatzes 6 erforderlich. LS 6 = Durchschnittslohnsatz, mit dem das Gehalt im Falle von Kug-Ausfall gemindert wird. Der Durchschnittslohnsatz wird ermittelt aus Gehalt/ Festlohn/ Ausbildungsvergütung dividiert durch die monatliche tarifliche Normalarbeitszeit Basisdaten Zu den Basisdaten gehören die täglichen und wöchentlichen (Arbeits-)Stunden. Sie finden hier schon eine Vorgabe aus den Steuerungskennzeichen der Lohnkonstanten. Änderungen sollten Sie deshalb nicht im Personalstamm, sondern in den Lohnkonstanten vornehmen.

17 Grundlagen prüfen und einpflegen 17 Auswahlliste der Regelarbeitszeitpläne Wenn Sie für Ihren Mitarbeiter ein Zeitkonto führen möchten, so wählen Sie zunächst das gewünschte Zeitkontomodell, die Zeitkonto-Steuerung und gegebenenfalls die Zeitkonto- Begrenzungen aus. Damit eine korrekte Zeitkontenberechnung gewährleistet werden kann, müssen Sie das Feld Arbeitsplan Regelzeiten mit dem entsprechenden Regelarbeitszeitplan Ihres Unternehmens hinterlegen. Nutzen Sie dazu die Auswahlliste, die Sie zuvor in den Grundlagen erstellt haben.

18 18 Grundlagen prüfen und einpflegen Gewerbedaten Kurzarbeit Dieser Registerreiter ist bei der Kurzarbeitergeld-Abrechnung von zentraler Bedeutung. Beachten Sie bitte immer die aktuellen Vorgaben des Arbeitsamtes zur Kug-Berechnung. Auf Basis dieser Hinweise können Sie die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vornehmen. Aktivieren Sie zuerst im Block Lohnartenautomatik das Häkchen in dem gleichnamigen Feld. Daraufhin bauen sich im

19 Grundlagen prüfen und einpflegen 19 dazugehörigen Tabellenfeld verschiedene Automatiklohnarten auf, die während der Abrechnung benötigt werden. Tragen Sie hier die Leistungsgruppe (A-E) und den Leistungssatz (1 oder 2) des Mitarbeiters ein. Das Programm schlägt Ihnen bei der Neuanlage einer Personalnummer die betreffende Leistungsgruppe und den betreffenden Leistungssatz des Mitarbeiters aufgrund Ihrer Einträge unter dem Registerreiter Steuern Steuerklasse und Kinderfreibetrag vor. Die Zuordnung des Mitarbeiters richtet sich nach folgenden Merkmalen: 1. Stelle = Leistungsgruppe 2. Stelle = Leistungssatz A1 Steuerklasse I und IV mit Kinderfreibetrag B1 Steuerklasse II mit Kinderfreibetrag C1 Steuerklasse III mit Kinderfreibetrag D1 Steuerklasse V mit Kinderfreibetrag E1 Steuerklasse VI mit Kinderfreibetrag A2 Steuerklasse I und IV ohne Kinderfreibetrag B2 Steuerklasse II ohne Kinderfreibetrag C2 Steuerklasse III ohne Kinderfreibetrag D2 Steuerklasse V ohne Kinderfreibetrag E2 Steuerklasse VI ohne Kinderfreibetrag I Die Leistungsgruppe ergibt sich aus der Steuerklasse. Beim Leistungssatz wird unterschieden zwischen: 1 Mitarbeitern, auf deren Lohnsteuerkarte ein Kinderfreibetrag von mindestens 0,5 eingetragen ist oder für die aufgrund einer Bescheinigung des Arbeitsamtes der Leistungssatz 1 maßgebend ist.

20 20 Grundlagen prüfen und einpflegen 2 Alle übrigen Mitarbeiter. Auf der Steuerkarte des Mitarbeiters sind die Steuerklasse III und ein Kinderfreibetrag von 1,0 eingetragen. Der Eintrag in diesem Feld muss "Cl" lauten. I Sollten Sie von Ihrem Arbeitsamt anderslautende Informationen zur Einordnung Ihres Mitarbeiters erhalten haben, so gelten die Angaben des Arbeitsamtes als verbindlich. Im Zweifelsfalle setzen Sie sich bitte mit Ihrem Arbeitsamt in Verbindung. Ändern sich die Angaben zur Steuerklasse oder der Kinderfreibetrag auf der Lohnsteuerkarte Ihres Mitarbeiters müssen Sie das Eingabefeld gegebenenfalls manuell nachpflegen. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihr Arbeitsamt. Im Feld Basis Arbeitsplan pflegen Sie ein, ob für Ihren Mitarbeiter ein tariflicher oder individueller Arbeitszeitplan gilt. Im Feld Arbeitgeberanteil tragen sie ein, wie der Arbeitgeberanteil zur Vermögensbildung berechnet werden soll. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen - Kein VWL-Anteil (es wird kein AG-Anteil zur Vermögensbildung berücksichtigt) - VWL-Anteil/ Monat (fest) (der AG trägt einen festen monatlichen Anteil an den VL) - VWL-Anteil/ Stunde

21 Grundlagen prüfen und einpflegen 21 (der AG-Anteil zur Vermögensbildung richtet sich nach den geleisteten Stunden, die in der Lohndatenerfassung erfasst werden) Anschließend bestimmen Sie den Höchstbetrag pro Monat, der als VWL-AG-Anteil berechnet werden soll.

22 22 Erfassung und Abrechnung 2 Besonderheiten bei Erfassung und Abrechnung Nachfolgend finden Sie einige Abrechnungsbesonderheiten erläutert. Dazu wird Ihnen, dem jeweiligen Fall (z.b. Urlaub; Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) angepasst, eine Übersicht über die zu verwendenden Lohnarten geboten. 2.1 Urlaub Urlaubsvorträge erfassen Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter pflegen Sie im Personalstamm auf dem Registerreiter Basisdaten ein. Der Block Urlaubstagekonto beinhaltet dabei den gesetzlichen Mindesturlaub, der eine Vorgabe aus den Lohnkonstanten ist. Tragen Sie hier noch eventuelle Resturlaubstage (Anspruch Vorjahr) und den Anspruch im laufenden Jahr Ihres Mitarbeiters ein.

23 Erfassung und Abrechnung Urlaubsgewährung Sie gewähren den Urlaub eines Mitarbeiters über das Urlaubstagekonto in der Lohndatenerfassung. Klicken Sie dazu auf den Button. Die folgende Bildschirmmaske gibt Ihnen einen Überblick über den Urlaubsanspruch, den gewährten Urlaub und den daraus resultierenden Resturlaub sowohl für das Vorjahr als auch für das laufende Jahr. Tragen Sie im Feld Tage erfassen die Anzahl der aktuell abzurechnenden Urlaubstage ein. Entscheiden Sie danach ob es sich bei diesen Tagen um - tatsächlich gewährten Urlaub, - oder Urlaubsabgeltung handelt. Anschließend bestimmen Sie in den Eingabefeldern Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger wie Ihre Buchhaltung und Kostenrechnung diese Urlaubstage oder die Urlaubs-

24 24 Erfassung und Abrechnung abgeltung verarbeiten soll. Sie können mit Hilfe des Auswahlpfeils oder der Schaltfläche auf die Auswahl Ihrer Konten zurückgreifen. Speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf den gleichnamigen Button ab. Die erfassten Urlaubstage werden über die automatische Lohnart 0600 direkt in die Lohndatenerfassung übernommen Gewerbliche Mitarbeiter Für die Urlaubsgewährung bei gewerblichen Mitarbeitern erfassen Sie zusätzlich eine der folgenden Lohnarten. Diese steuern die Ist-Stunden-Ermittlung und dienen der Urlaubsgeld-Berechnung. LA Bezeichnung 2700 Urlaubsstunden 25% > (SL-Basis) 2710 Urlaubsstunden 25% > (DU-Satz 1 Vormonat) 2720 Urlaubsstunden 25% > (DU-Satz 3 Vormonate) 2740 Urlaubsstunden 50% > (SL-Basis) Erläuterung Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung); Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 25% durch die Folgelohnart 7600 Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung) mit dem Durchschnittssatz aus 1 Vormonat; Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 25% durch die Folgelohnart 7600 Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung); mit dem Durchschnittssatz aus 3 Vormonaten; Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 25% durch die Folgelohnart 7600 Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung); Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 50% durch die Folge-

25 Erfassung und Abrechnung Urlaubsstunden 50% > (DU-Satz 1 Vormonat) 2760 Urlaubsstunden 50% > (DU-Satz 3 Vormonate) lohnart 7610 Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung) mit dem Durchschnittssatz aus 1 Vormonat; Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 50% durch die Folgelohnart 7610 Urlaubsentgelt-Stunden (Kalendererfassung) mit dem Durchschnittssatz aus 3 Vormonaten; Berechnung des Urlaubsgeldes in Höhe von 50% durch die Folgelohnart Gehaltsempfänger, Festlöhner, Azubis Für die Auszahlung des Urlaubsgeldes von Gehaltsempfängern, Festlöhnern und Auszubildenden stehen Ihnen in der Standard Line Lohn & Gehalt mit Kurzarbeitergeld die folgenden Lohnarten zur Verfügung. LA Bezeichnung 7700 Urlaubsgeld Gh + Fl (Betrag) 7710 Urlaubsgeld 50% Gh + Fl (Betrag) Erläuterung Urlaubsgeld als fester Betrag Urlaubsgeld für 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 50 % vom Gehalt)

26 26 Erfassung und Abrechnung LA Bezeichnung 7720 Anteil. Urlaubsgeld 50% Gh + Fl (Betrag) für Monate 7730 Urlaubsgeld 25% Gh + Fl (Betrag) 7740 Anteil. Urlaubsgeld 25% Gh + Fl (Betrag) für Monate 7750 Urlaubsgeld 33,33% Gh + Fl (Betrag) 7760 Anteil. Urlaubsgeld 33,33% Gh + Fl (Betrag) für Monate Erläuterung Urlaubsgeld für weniger als 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 50 % vom Gehalt) Eingabe: Anzahl der Monate unter Menge Urlaubsgeld für 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 25 % vom Gehalt) Urlaubsgeld für weniger als 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 25 % vom Gehalt) Eingabe: Anzahl der Monate unter Menge Urlaubsgeld für 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 33,33 % vom Gehalt) Urlaubsgeld für weniger als 12 Beschäftigungsmonate (Berechnungs-Basis = 33,33 % vom Gehalt) Eingabe: Anzahl der Monate unter Menge

27 Erfassung und Abrechnung Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Wird ein Arbeitnehmer durch Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, so hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen. Da die Umlagepflicht in Abhängigkeit zur Unternehmensgröße steht, haben wir die Basislohnarten wie z.b. Ausbildungsvergütung mit EFZ-Erstattung geschlüsselt. Sollten Sie Fragen zur LFZ-Erstattung haben, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Krankenkasse Lohnarten Die Erfassung der Krankheitsstunden und -tage nehmen Sie mit den folgenden Lohnarten vor. LA Bezeichnung 2300 Krankstunden (SL-Basis) 2310 Krankstunden (DU-Satz 1 Vormonat) 2320 Krankstunden (DU-Satz 3 Vormonate) 0800 Krankheitstage ohne EFZ-Erstattung Erläuterung Krankstunden mit 100% Lohnfortzahlung Krankstunden mit 100 % Lohnfortzahlung mit dem Durchschnittssatz v. 1 Vormonat Krankstunden mit 100 % Lohnfortzahlung mit dem Durchschnittssatz v. 3 Vormonaten Kranktage ohne Erstattung, und für den Andruck der Kranktage auf dem Lohnbeleg und anderen statistischen Auswertungen.

28 28 Erfassung und Abrechnung LA Bezeichnung 0810 Krankheitstage mit EFZ-Erstattung Erläuterung Kranktage mit Erstattung, und für den Andruck der Kranktage auf dem Lohnbeleg und anderen statistischen Auswertungen. Gleichzeitig erfolgt die EFZ- Erstattung im Beitragsnachweis. Zusätzlich sollten Sie die Fehlzeiten immer auch über die Fehlzeitenerfassung eingeben. Ein Klick auf die Schaltfläche in der Lohndatenerfassungsmaske öffnet ein neues Fenster, in dem Sie die Fehlzeiten zu dem ausgewählten Mitarbeiter erfassen können. Wählen Sie die entsprechende Fehlzeit aus der Liste, die sich hinter der Schaltfläche verbirgt, aus und übernehmen Sie diese durch einen Doppelklick in die Eingabezeile unter der Tabelle. Übernehmen Sie zudem noch den Fehlzeitbeginn und ggf. das -ende aus dem Kalendarium. Wenn das Ende der Fehlzeit noch nicht feststeht, lassen Sie das Feld frei. Indem Sie die Einträge in der Eingabezeile bestätigen, werden diese in die Tabelle der Fehlzeitenerfassung übernommen. Weitere Fehlzeiten erfassen Sie in gleicher Weise. Anschließend speichern Sie Ihre Eingaben.

29 Erfassung und Abrechnung Sonderzuwendung (13. Monatseinkommen) Der Anspruch des Beschäftigten auf eine Sondervergütung kann auf betriebliche Sonderzahlungen des Arbeitgebers wie Weihnachtsgeld, Gratifikation, Jahresleistungsprämie, Ergebnisbeteiligung oder Jahresabschlussvergütung voll angerechnet werden. Die Sondervergütung wird i. d. R. mit der Abrechnung für den Monat November fällig Gewerbliche Mitarbeiter Für gewerbliche Mitarbeiter stehen Ihnen im Standardlohn mit Kug die folgenden Lohnarten zur Verfügung.: LA Bezeichnung Erläuterung 6400 Sonderzuwendung 13. ME Sonderzuwendung 163 x den Tarifstunden-Lohn, davon 50 % gew. AN, Weihnachtsgeld 6440 Anteilige Sonderz. 13. ME Sonderzuwendung bei unter 12 gew. AN, Weihnachtsgeld monatiger Betriebszugehörigkeit, für Monate anteilig nach Monaten Eingabe: Monate unter Menge Gehaltsempfänger, Festlöhner, Azubis Es stehen Ihnen für die Erfassung von Gehaltsempfängern, Festlöhnern und Auszubildenden folgende Lohnarten zur Verfügung: LA Bezeichnung Erläuterung 6410 Sonderzuwendung 13. ME Sonderzuwendung/13. Monatseinkommen Gh+Fl, Weihnachtsgeld (Berechnungs-Basis = 50 % vom Gehalt) 6450 Anteilige Sonderz. 13. ME Gh+Fl, Weihnachtsgeld für Monate Sonderzuwendung/13. Monatseinkommen bei einer Betriebszugehörigkeit unter 12 Monaten

30 30 Erfassung und Abrechnung (Berechnungs-Basis = 50 % vom Gehalt) Eingabe: Anzahl der Monate unter Menge

31 Zeitkontoführung 31 3 Zeitkontoführung Wenn Sie mit flexiblen Arbeitszeiten arbeiten wollen, müssen Sie für Ihre Mitarbeiter ein Zeitkonto führen, auf dem die Arbeitszeiten erfasst werden. Die Arbeitszeitkontenführung ist an die tariflichen Grundlagen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit und an die Grundlagen des Arbeitsförderungsgesetzes angepasst. 3.1 Hinterlegung im Personalstamm Entscheiden Sie im Personalstamm der Mitarbeiter, welche Art von Arbeitszeitkonto (manuell oder automatisch) geführt werden soll. Da die manuelle Zeitkontenführung den Anwender mit erheblich mehr manuellen Eingaben in der laufenden Erfassung belastet, kann diese nicht empfohlen werden. Im Folgenden wird Ihnen daher ausschließlich die Vorgehensweise bei automatischer Zeitkontoführung erläutert.

32 32 Zeitkontoführung Beginnen Sie mit der Bestimmung der Zeitkontoart und Steuerung. Soll den Mitarbeitern nur ein gewisser Spielraum für Zeitschuld bzw. -guthaben zur Verfügung stehen, setzen Sie im Feld mit ZK-Begrenzung einen Haken. Entsprechend Ihrer Auswahl, aktivieren Sie die nachfolgenden Eingabefelder, in denen Sie die jeweiligen Werte (Stunden) einpflegen. Ergänzen Sie die Angaben in den Feldern Ausweisung Lohnbeleg und Arbeitszeitplan Regelzeiten Vorträge Über den Button erreichen Sie die Maske, in der eventuelle Vortragswerte eingepflegt werden. In der Regel sind Vortragswerte nur erforderlich, wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung unterjährig auf SL Lohn umstellen oder in besonderen Ausnahmefällen.

33 Zeitkontoführung 33 Es werden die folgenden Werte in die entsprechenden Felder eingetragen: - Stunden Tragen Sie hier die Anzahl der Stunden vor. - Betrag Tragen Sie hier den Betrag vor. - Durchschnitt Hinterlegen Sie hier den Durchschnittssatz. Den Wert erhalten Sie, wenn Sie den Betrag durch die Stunden dividieren.

34 34 Zeitkontoführung Stunden 12,00 Betrag 186,00 Durchschnitt 186,00/12,00 = 15,50 Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf übernehmen und speichern Sie anschließend die gesamte Seite im Personalstamm über das gleichnamige Feld ab. Sollten einmal falsche Vortragswerte erfasst worden sein, wählen Sie einfach den Button. Die gespeicherten Werte werden daraufhin gelöscht. 3.2 Hinweise zur Erfassung Gewerbliche Mitarbeiter Lohnarten, die mit Kalendererfassung geschlüsselt sind, werden bei der Zeitkontenverarbeitung automatisch berücksichtigt. LA Bezeichnung 2000 Zeitlohnstunden (SL-Basis) 2040 Mehrarbeitsstunden (SL-Basis) 2100 Feiertagsstunden (SL-Basis) 2200 Freistunden, bezahlt (SL-Basis) 2230 Freistunden aus Zeitkonto Abbau Zeitguthaben (nur Menge) 2300 Krankstunden (SL-Basis) 2400 Unfallstunden (SL-Basis) Erläuterung Normale Lohnstunden Mehrarbeitsstunden Feiertagsstunden bezahlter Sonderurlaub z.b. wegen Hochzeit, Umzug etc. Freistunden, die aus einem Zeitguthaben bezahlt werden Krankstunden mit 100 % Lohnfortzahlung Unfallstunden mit 100 % Lohnfortzahlung

35 Zeitkontoführung 35 LA Bezeichnung 2500 Reisestunden (SL-Basis) 2600 Freistunden, unbezahlt (SL-Basis) fiktiv 2700 Urlaubsstunden 25% > (SL-Basis) etc. Erläuterung Reisestunden unbezahlte Freistunden, die nicht aus dem Zeitkonto gebucht werden Urlaubsstunden Weitere Lohnarten finden Sie im Lohnartenverzeichnis im Anhang. Beachten Sie bitte, dass bei der Kurzarbeitergeld- Abrechnung ganzjährig eine getrennte Ausweisung der Mehrarbeitsstunden zwingend notwendig ist. Mehrarbeitsstunden dürfen also nicht mit der LA 2000, sondern müssen mit der LA 2040 erfasst werden Angestellte, Festlöhner, Auszubildende Für Gehaltsempfänger, Festlöhner und Auszubildende ist es bei der automatischen Zeitkontenführung zwingend erforderlich, die geleisteten Stunden zu erfassen. Andernfalls ermittelt die Automatik an Hand des Regelarbeitszeitplans ein Stundensoll, welches entsprechend verbucht wird. LA Bezeichnung Erläuterung 0530 Entgeltstunden Festlöhner Erfassung der Arbeitsstunden Vortragslohnart (ohne Kalender), wenn das Gehalt/ der Festlohn/ die Ausbildungsvergütung ohne Stunden, nur als Betrag erfasst wird (z.b. LA 1000) Zeitkontenstunden Erfassung der Arbeitsstunden (Gehalt/Festlöhner) mit (mit Kalender), wenn das Gehalt/ Kalender der Festlohn/ die Ausbildungsvergütung ohne Stunden, nur als Betrag erfasst wird. (z.b. LA 1000)

36 36 Zeitkontoführung LA Bezeichnung 1010 Gehalt (mit Stunden) 1120 Festlohn (mit Stunden) 1140 Ausbildungsvergütung kfm. Auszubildende (mit Stunden) 1160 Ausbildungsvergütung gew. Auszubildende (mit Stunden) Erläuterung Erfassung des Gehalts mit den Monatsstunden in einer Zeile Erfassung des Festlohns mit den Monatsstunden in einer Zeile Erfassung der kaufmännischen Ausbildungsvergütung mit den Monatsstunden in einer Zeile Erfassung der gewerblichen Ausbildungsvergütung mit den Monatsstunden in einer Zeile Sonstige Bebuchungen Sollten Sie einmal eine manuelle Zeitkontenbebuchung vornehmen müssen, stehen Ihnen in der Standard Line Lohn & Gehalt die folgenden Lohnarten zur Verfügung. LA Bezeichnung Erläuterung 2920 Entgeltstunden für ZK Manuelle Zeitkontengutschrift Manuelle ZK-Zubuchung entspricht einem Bruttoabzug für den AN 2930 Entgeltstunden aus ZK Manuelle Zeitkontenbelastung Manuelle ZK-Abbuchung entspricht einem Bruttobezug für dem Arbeitnehmer Zum Ausgleich des Zeitkontensaldos, z.b. bei Austritt des Mitarbeiters, stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung.

37 Zeitkontoführung 37 LA Bezeichnung 6950 Abgeltung ZK Guthaben (Einmalzahlung) 6960 Abgeltung ZK Schuld (Einmalzahlung) Erläuterung Leerung des gutgeschriebenen Zeitkontensaldos, Bruttobezug Leerung des mit Zeitschuld belasteten Zeitkontensaldos, Bruttoabzug 3.3 Arbeitszeitkonto - Anlage zum Lohnbeleg Unter dem Menüpunkt Erfassung/ Abrechnung Abrechnungslisten finden Sie den Eintrag Arbeitszeitkonto. Hier können Sie eine Übersichtsliste zum Zeitkonto ausdrucken, die alle Bewegungen des Zeitkontos aufzeigt. Sie finden neben den tatsächlich geleisteten Stunden aus der Kalendererfassung auch Angaben zum Zeitkontostamm des Mitarbeiters. Es empfiehlt sich, dem Mitarbeiter den Zeitkontoausdruck als Anlage zum Lohnbeleg auszuhändigen.

38 38 Zeitkontoführung Im Folgenden sehen Sie einen beispielhaften Ausdruck:

39 Kug-Abrechnung 39 4 Kurzarbeitergeld- Abrechnung (Kug) Die Kurzarbeitergeld-Abrechnung in Standard Line Lohn und Gehalt mit Kug basiert auf den aktuellen Vorgaben des Arbeitsamtes zum Kurzarbeitergeld. Dennoch sollten Sie unbedingt eine genaue Überprüfung Ihrer Abrechnung vornehmen. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Arbeitsamt. Die Vorgaben Ihres Arbeitsamtes gelten immer als verbindlich. Die Bemessung des Kug erfolgt auf Basis einer Sollentgelt/ Istentgelt-Berechnung, die das Abrechnungs- und Erstattungsverfahren vereinfachen soll. Die Erfassung der Kug-Lohnarten erfolgt über die tatsächlichen Ausfallstunden je Tag. Die Berechnung des zu zahlenden Kug erfolgt automatisch durch das Programm während der Abrechnung. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Kug-Erstattungsantrag für das Arbeitsamt zu drucken. 4.1 Gewerbliche Mitarbeiter Lohndatenerfassung Für eine korrekte Kug-Berechnung ist es zwingend erforderlich für den gewerblichen Mitarbeiter alle Stunden des laufenden Monats mit einem Entgelt zu bewerten Kug-Ausfallstunden Die tatsächlichen Kug-Ausfallstunden erfassen Sie wie gewohnt unter dem Menüpunkt Erfassung/Abrechnung Lohndatenerfassung. Im Standard-Lohn mit Kug steht Ihnen die folgende Lohnart zur Verfügung.

40 40 Kug-Abrechnung LA Bezeichnung 8600 Kug Ausfallstunden Stundenlöhner/ Arbeitsamt Erläuterung Kug Ausfallstunden für Stundenlöhner (Erstattung durch das Arbeitsamt) Mehrarbeitsstunden Fallen für einen Mitarbeiters in der Zeit von Kug Mehrarbeitsstunden an, müssen diese zwingend mit einer gesonderten Lohnart erfasst und ausgewiesen werden. Eine Erfassung über die LA 2000 Zeitlohnstunden ist nicht zulässig. Verwenden Sie daher die folgende Lohnart. LA Bezeichnung Erläuterung 2040 Mehrarbeitsstunden Mehrarbeitsstunden auf Stundenlohn Basis Krankheitsstunden Erkrankt ein Mitarbeiter während eines Zeitraumes in dem Kug gewährt wird, müssen diese Krankstunden gesondert ausgewiesen werden. Gleiches gilt, wenn ein Mitarbeiter während eines Zeitraumes in dem Kug gewährt wird, Anspruch auf Krankengeld erwirbt. Für diese Fälle stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung.

41 Kug-Abrechnung 41 LA Bezeichnung 8630 Kug Krankstunden Stundenlöhner/ Arbeitsamt 8700 Kug Krankengeldstunden Stundenlöhner/ Krankenkasse Erläuterung Kug Krankstunden für Stundenlöhner (Erstattung durch das Arbeitsamt) Kug Krankengeldstunden für Stundenlöhner (Erstattung durch die Krankenkasse) Soll-/ Istentgelt Diese Lohnarten sind dafür gedacht, ggf. auftretende Differenzen beim Soll- oder Istentgelt auszugleichen. LA Bezeichnung 0510 Sollentgelt Kug/ WAG Vortragslohnart (Differenzen) 0520 Soll-/ Istentgelt Differenz Vortragslohnart 0560 Vt. Istentgelt Fiktiv für Kug/ WAG Vortragslohnart Erläuterung Vortragslohnart, welche die Speicherwerte des Sollentgelts Kug erhöhend korrigiert Vortragslohnart, welche die Speicherwerte des Soll- und Istentgelts Kug erhöhend korrigiert Vortragslohnart, welche die Speicherwerte des Istentgelts Kug erhöhend korrigiert Erfassen Sie die jeweils zutreffende Lohnart wie gewohnt unter dem Menüpunkt Erfassung/Abrechnung Lohndatenerfassung. Tragen Sie im Feld Betrag den Gesamtbetrag des entsprechenden Entgeltes für diesen Monat ein.

42 42 Kug-Abrechnung 4.2 Angestellte, Festlöhner, Azubis Lohndatenerfassung Kug-Ausfallstunden Die tatsächlichen Kug-Ausfallstunden erfassen Sie wie gewohnt unter dem Menüpunkt Erfassung/Abrechnung Lohndatenerfassung. Im Standard-Lohn mit Kug steht Ihnen die folgende Lohnart zur Verfügung. LA Bezeichnung 8610 Kug Ausfallstunden Gehalt + Festlöhner/ Arbeitsamt Erläuterung Kug Ausfallstunden für Monats- / Fest- und Leistungslöhner (Erstattung durch das Arbeitsamt) Zur korrekten Berechnung der Differenz Sollentgelt/ Istentgelt ist bei der Erfassung der Ausfallstunden auch der Durchschnittslohnsatz anzugeben. Dieser sollte zuvor in den Personalstammdaten auf dem Registerreiter Lohnsätze als LS 6 hinterlegt worden sein, damit er anschließend in der Erfassung der Kug-Lohnarten vom Programm vorgeschlagen wird Soll-/ Istentgelt Beachten Sie bitte, dass Sie im Falle von Kug neben der entsprechenden Ausfall-Lohnart zusätzlich das Sollentgelt erhöhen müssen. Dafür und für den Fall, dass Sie Korrekturen am Soll- und/oder Istentgelt vornehmen müssen, stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung. LA Bezeichnung Erläuterung 0500 Sollentgelt Kug/WAG Vortragslohnart, welche das Soll-

43 Kug-Abrechnung 43 Vortragslohnart (feste Vorgabe) 0520 Soll-/ Istentgelt Differenz Vortragslohnart 0560 Vt. Istentgelt Fiktiv für Kug/ WAG Vortragslohnart entgelt Kug als feste Vorgabe speichert Vortragslohnart, welche die Speicherwerte des Soll- und Istentgelts Kug erhöhend korrigiert Vortragslohnart, welche die Speicherwerte des Istentgelts Kug erhöhend korrigiert. Eine Sollentgelterhöhung liegt z.b. bei der Auszahlung von VWL-AG-Anteilen vor. Die LA 0500 muss daher mit dem Gesamtbetrag Gehalt + VWL-AG- Anteil erfasst werden Gehaltskürzung, Festlohnkürzung Im Falle von Kug ist das Gehalt um den entsprechenden Kug- Ausfall zu kürzen. Dazu stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung. LA Bezeichnung 1300 Gehaltsverzicht (aus laufendem Entgelt) 1340 Festlohnverzicht (aus laufendem Entgelt) Erläuterung Gehaltsverzicht aus laufendem Entgelt Festlohnverzicht aus laufendem Entgelt

44 44 Kug-Abrechnung Ein Angestellter bezieht ein Monatsgehalt von 2000,00 zuzüglich 26,00 VL-AG-Anteil. Der Kug-Ausfall beträgt 8,00 Stunden. LA 1000 Gehalt = 2000,00 LA 6800 VL-AG Anteil = 26,00 LA 0500 Sollentgelt Kug = 2026,00 LA 8610 Kug Ausfallstunden (12,50 / Std. * 8,00) = 100,00 LA 1300 Gehaltsverzicht = 100, Mehrarbeitsstunden Geleistete Mehrarbeitsstunden müssen, entsprechend den Vorgaben des Arbeitsamtes, das Istentgelt erhöhend erfasst werden. Dafür steht Ihnen im Standard-Lohn mit Kug die folgende Lohnart zur Verfügung. LA Bezeichnung Erläuterung 3150 * Mehrarbeitsentgelt Mehrarbeitsstunden auf Basis des 100% Lohnsatzes 6 I Um die Berechnung der Mehrarbeitsstunden automatisch zu steuern, müssen Sie im Personalstamm auf dem Registerreiter Lohnsätze den LS 6 hinterlegen Krankheitsstunden Erkrankt ein Mitarbeiter während eines Zeitraumes in dem Kug gewährt wird, müssen diese Krankstunden gesondert ausgewiesen werden. Gleiches gilt, wenn ein Mitarbeiter während eines Zeitraumes in dem Kug gewährt wird, Anspruch auf Krankengeld erwirbt. Für diese Fälle stehen Ihnen die folgenden Lohnarten zur Verfügung.

45 Kug-Abrechnung 45 LA Bezeichnung 8640 Kug Krankstunden Gehalt + Festlöhner / Arbeitsamt 8710 Kug Krankengeldstunden Gehalt + Festlöhner / Krankenkasse Erläuterung Kug Krankstunden (Erstattung durch das Arbeitsamt) Kug Krankstunden (Erstattung durch die Krankenkasse) 4.3 Kug-Abrechnung in Verbindung mit Zeitkonten Prüfen Sie bitte vor der Kurzarbeitergeld-Abrechnung ob Ihrem Mitarbeiter eventuell noch Zeitguthaben zu gewähren ist. Sollte dies zutreffen, ist das Zeitguthaben vor der Kug- Abrechnung unbedingt abzugelten. 4.4 Ausdruck der Kug-Anträge Unter dem Menüpunkt Erfassung/Abrechnung Abrechnungslisten finden Sie den Eintrag KUG/WAG Erstattung. Sie können dort nach der Abrechnung sowohl eine Erstattungsliste inklusive Leistungsantrag für das Arbeitsamt als auch, im Falle von Krankengeld, für die Krankenkasse ausdrucken.

46 46 Kug-Abrechnung

47 Kug-Abrechnung 47 Selektieren Sie dazu den Abrechnungskreis, die Personalnummern und gegebenenfalls die Krankenkassen, für die Sie die Liste erstellen wollen. Anschließend müssen Sie auswählen, für welchen Träger (Arbeitsamt/ Krankenkasse der Ausdruck erfolgen soll. Das Programm schlägt Ihnen standardmäßig immer vor, auch das Formular des entsprechenden Leistungsträgers zu erstellen. Wünschen Sie nur die Erstattungsliste, entfernen Sie den Haken im Feld Antrag. Nach dem Ausdruck des Antrag-Vordruckes überprüfen Sie diesen bitte sorgfältig und füllen die Felder gemäß den Hinweisen auf dem Vordruck und gemäß Ihres Bescheides vom Arbeitsamt aus. Bei Fragen steht Ihnen Ihr Arbeitsamt gerne zur Verfügung. Für die korrekte Erstellung der Anträge ist es zwingend erforderlich, das Arbeitsamt im Mandantenstamm als Kontakt zu hinterlegen. Ebenfalls muss im Krankenkassenstamm die entsprechende Krankenkasse vollständig eingepflegt sein. Beachten Sie dazu bitte auch die entsprechenden Kapitel in diesem Handbuch und in der Dokumentation des Hauptpaketes. 4.5 Überprüfung der Abrechnung Wenn Sie einmal überprüfen möchten, welche Werte das Programm für die Kug-Berechnung zugrunde gelegt hat, können Sie die Speicherwerte zu Rate ziehen.

48 48 Kug-Abrechnung Gehen Sie dazu auf in das Menü Datenpflege und wählen Sie den Unterpunkt Ansicht Speicherwerte aus. Wählen Sie über das Feld Personal-4r. einen Mitarbeiter aus. Sie können dann die Speicherwerte dieses Mitarbeiters sehen. Dabei bedeuten die Speicher: 4r. Speichertext 026 Istentgelt (Betrag) im Abrechnungsmonat für Kug- Berechnung 055 Sollentgelt (Betrag) im Abrechnungsmonat für Kug- Berechnung

49 Kug-Abrechnung 49 Der Punkt Ansicht Speicherwerte sollte hauptsächlich zur Information genutzt werden. Manuelle Änderungen der Speicherwerte sind dem Anwender nicht zu empfehlen, da die Speicherbelegung programmgesteuert ist. Außerdem haben Sie die Möglichkeit unter dem Menüpunkt Erfassung/ Abrechnung Abrechnungslisten ein Speicherprotokoll zu drucken, welches alle berechneten Speicherwerte beinhaltet.

50 50 Gewerbedatenupdate 5 Gewerbedatenupdate 5.1 Allgemeine Informationen Die Gewerbedaten in Standard Line Lohn & Gehalt Berliner Baugewerbe werden bei einer Neuanlage von Mandanten automatisch aktiviert. Bei bereits bestehenden Mandanten können sie im Rahmen eines Jahreswechsels oder Gewerbedatenupdates aktualisiert und aktiviert werden. Grundsätzlich gilt, dass auf Basis dieser Daten eine komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung über Standard Line Lohn & Gehalt ausgeführt werden kann. Sofern die Daten jedoch unvollständig installiert oder nur teilweise aktualisiert werden, kann diese Funktionalität von uns leider nicht mehr zugesichert werden. Beachten Sie bitte, dass die Grunddaten auf Basis der uns vorliegenden Informationen, bis zum Zeitpunkt des CD-Brennens, erstellt und geliefert werden. Sollten sich nach der CD-Lieferung noch maßgebende Änderungen ergeben, können Sie diese in den meisten Fällen, bis zur Lieferung einer neuen CD manuell in das Programm einpflegen. Darüber hinaus beachten Sie bitte, dass bei den mitgelieferten Lohnarten immer nur ein Teil der möglichen Abrechnungsfälle in den Stammdaten dargestellt werden kann. Es wird daher unter bestimmten Konstellationen erforderlich sein, in den dafür reservierten Nummernkreisen eigene Lohnarten anzulegen. Daher prüfen Sie generell vor der Verwendung der Gewerbedaten sorgfältig, ob die von Ihnen gewählten Lohndaten in allen Fällen den erforderlichen Abrechnungskriterien ent-

51 Gewerbedatenupdate 51 sprechen oder zunächst noch auf individuelle Gegebenheiten angepasst werden müssen. Zu den Lohndaten zählen neben den Lohnarten auch die Lohnkonstanten und Grundlagen. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Abrechnung im Bereich Lohn und Gehalt obliegt, trotz des Einsatzes einer Standard-Software, letztlich dem Arbeitgeber. Die Richtigkeit der monatlichen Abrechnungsdaten sollten daher auch von diesem überprüft werden. 5.2 Demomandant Nr. 999 Bei dem für Neuinstallationen gelieferten Demomandant mit der Mandanten-Nummer 999 handelt es sich um reine Musterdaten und keine Grundlagendaten. In diesem Mustermandanten werden, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, nur einzelne Konstellationen dargestellt. Dieser Mandant soll Ihnen helfen Fragen der Anwendung zu klären. 5.3 Gewerbedatenupdate Vorbereitungen Vor dem Einspielen der neuen Gewerbedaten sind zunächst alle Ihre bisherigen Abrechnungsdaten zu sichern. I Wir empfehlen eine Sicherung auf Festplatte und zusätzlich die Sicherung auf einem gesonderten Datenträger, der an einem gut geschützten Ort aufbewahrt wird. Sollten Sie über ein Ihnen noch nicht vertrautes neues Sicherungssystem (z.b. Bandlaufwerk) verfügen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie im Notfall auch auf die

52 52 Gewerbedatenupdate gesicherten Daten zur Rücksicherung zugreifen können Update-Automatik Vor Start des Gewerbedatenupdates ist im Mandantenstamm zwingend noch die korrekte Einstellung der Update-Automatik gemäß der nachfolgenden Auswahl vorzunehmen Auto. Gewerbedatenupdate Wir empfehlen im Regelfall die Einstellung auf Auto. Gewerbedatenupdate zu setzen. Diese Einstellung steuert neben den bauspezifischen Lohnarten beim Jahreswechsel auch die Aktualisierung der Lohnkonstanten, z.b. mit neuen SV- Werten Manuelle Updatesteuerung Die Einstellung Manuelle Updatesteuerung sollte nur in Einzelfällen ausgewählt werden. Sie ist zu nutzen, wenn für den Mandanten die gelieferten Grundlagendaten nur teilweise aktualisiert werden sollen. Dies ist der Fall, wenn individuelle Daten nicht in den reservierten, kundeneigenen Nummernkreisen angelegt worden sind. I Kundeneigene Nummernkreise sind für: Fehlzeiten = ab Nr. 70 ff. Speichertexte = ab Nr. 090 ff. Lohnformeln = ab Nr ff.

53 Gewerbedatenupdate 53 Arbeitszeitpläne = ab Nr. 100 bis Nr. 998 Lohnarten = alle Lohnarten zwischen den 2 Endziffern 70 u. 99 Mit der Auswahl dieser Updatesteuerung kann die Updatefunktion über eine Anwenderauswahl auf bestimmte Daten eingegrenzt werden Kein Gewerbedatenupdate In absoluten Einzelfällen kann das Gewerbedatenupdate mittels dieser Auswahl Kein Gewerbedatenupdate komplett abgeschaltet werden. Somit erfolgt beim Jahresabschluss aber auch keine Aktualisierung der Grunddaten. I In diesem Fall müssen Sie aber Lohnkonstantenwerte und Grundlagen manuell nachpflegen. Beachten Sie außerdem, dass bei der Auswahl Kein Gewerbedatenupdate der Eintrag Gewerbedatenupdate nicht aktiviert ist.

54 54 Gewerbedatenupdate Updatedurchführung Auto. Gewerbedatenupdate Um das Gewerbedatenupdate zu starten rufen Sie unter dem Menüpunkt Datenpflege den Eintrag Gewerbedatenupdate auf. Anschließend wählen Sie den Startmonat der Aktualisierung aus. Danach können Sie mit einem Klick auf das Gewerbedatenupdate starten.

55 Gewerbedatenupdate Manuelle Updatesteuerung Um das Gewerbedatenupdate zu starten rufen Sie unter dem Menüpunkt Datenpflege den Eintrag Gewerbedatenupdate auf. Anschließend wählen Sie den Startmonat der Aktualisierung aus. Danach können Sie mit einem Klick auf das Gewerbedatenupdate starten.

56 56 Gewerbedatenupdate Sie bekommen die Auswahlmaske angezeigt. Hier wählen Sie mittels Anhaken der entsprechenden Punkte, die zu aktualisierenden Daten aus und geben über OK den weiteren Ablauf frei.

57 Anhang 57 6 Anhang Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die in Standard Line Lohn & Gehalt mit Kug verwendeten Speicher und Lohnarten. 6.1 Speicherverzeichnis In der folgenden Liste finden Sie eine Übersicht, wie die Speichertexte für das hier beschriebene Gewerbe angelegt wurden. Da die Anzahl der Zeichen für die Speichertexte begrenzt ist, sind dort in der Regel Abkürzungen hinterlegt. Um Ihnen zu verdeutlichen, was sich hinter den Abkürzungen verbirgt, erhalten Sie zusätzlich auch eine Erläuterung hierzu. ACHTU4G!!! Nehmen Sie in den Speichern keine Änderungen vor! Für eigene Zwecke belegen Sie bitte die freien Speicherplätze. 4r. Speichertext Texterläuterung 001 Du Satz 1VM Durchschnittssatz aus 1 Vormonat 002 Du Satz 3VM Durchschnittssatz aus 3 Vormonate 008 Url Geld AM Urlaubsgeld im Abrechnungsmonat 016 Url Geld JJ Urlaubsgeld im Abrechnungsjahr 024 Sonderzahl Sonderzahlungen (z.b. 13.Monatseinkommen) 025 Std. f.d - LS Stunden für die Durchschnittsberechnung eines Lohnsatzes 026 Ist-Entg Kug Istentgelt (Betrag) im Abrechnungsmonat bei Kug-Berechnung 030 Betrag DU-LS Betrag für die Durchschnittsberechnung eines Lohnsatzes 035 Arbeitstage. Arbeitstage für Statistik 036 Kalendertage Kalendertage für Statistik

58 58 Anhang 4r. Speichertext Texterläuterung 037 Freitage bez. Bezahlte Freistellungstage 038 Freitage unbez. Unbezahlte Freistellungstage 055 Soll-Entg Kug Sollentgelt (Betrag) im Abrechnungsmonat für Kug-Berechnung 064 Kug-Stunden Abgerechnete Kug-Stunden im Monat 065 Kug-Fiktiventg Fiktivbetrag abgerechnetes Kug im Monat für SV-Verbeitragung 067 EFZ 100% Volle Entgeltfortzahlung im Abrechnungsmonat 068 EFZ-Kürzung Kürzungsbetrag Entgeltfortzahlung im Abrechnungsmonat 070 Kranktg. o. EFZ Krankheitstage ohne Entgeltfortzahlung 071 Kranktg. m. EFZ Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung 079 ZK-Du.-Satz Zeitkonto Durchschnittssatz (Wert pro Stunde) 080 ZK-Saldo Stunde Zeitkonto Stunden (Guthaben oder Soll) 081 ZK-Saldo Wert Zeitkonto Betragswert (Guthaben oder Soll)

59 Anhang Lohnartenverzeichnis Nachfolgend finden Sie eine Liste, in der alle Lohnarten des hier beschriebenen Gewerbes kurz vorgestellt werden. LA Bezeichnung Eingabe (*=autom. Wert) Erläuterungen 4r. Betrag Menge %- Satz 0200 * Rückrechnung Netto Bezug 0210 * Rückrechnung Netto Abzug * * 0220 Vt. Nebeneinkommen 0230 Vt. ZK Stunden Gut 0240 Vt. ZK Stunden Soll 0250 Vt. ZK DU-Satz Vormonat 0300 Vt. Lohnstunden Monat 0400 Vt. Betrag für DU-Berechnung 0430 Vt. Zeitkonto Betrag Gut 0440 Vt. Zeitkonto Betrag Soll Std Std Std Rückrechnungswerte Bezug aus Korrekturabrechnung für zurückliegende Monate Abzug aus Korrekturabrechnung für zurückliegende Monate Vorträge Nebeneinkommen (Mehrfachbeschäftigung) Zeitkonto Stunden- Guthaben Zeitkonto Sollstunden Zeitkonto Durchschnittsatz Vormonate Lohnanspruchs-Stunden im Monat Betrag für Durchschnittsberechnung 1 bis 3 Vormonate Zeitkonto Guthaben, Betrag in Zeitkonto Schuld, Betrag in auch Vorträge 0500 Sollentgelt Kug das Sollentgelt erhöhend bei Kug (feste Vorgabe) 0510 Sollentgelt Kug das Sollentgelt erhöhend bei Kug (Ausgleich von Differenzen) 0520 Soll-/Istentgelt Differenz 0530 Entgeltstunden Festlöhner 0560 Vt. Istentgelt Fiktiv für Kug Std das Soll-/ Istentgelt erhöhend bei Kug Entgelt Anspruch Std. Festlöhner lfd. Monat das Istentgelt erhöhend bei Kug (Ausgleich von Differenzen) Urlaubstage

60 60 Anhang LA Bezeichnung Eingabe (*=autom. Wert) Erläuterungen 4r. Betrag Menge %- Satz 0600 Urlaubstage *Tage genommene Urlaubstage genommen 0610 Urlaubstage Abgeltung *Tage abgegoltene Urlaubstage Statistik 0700 Arbeitstage im Monat Tage Monatliche Arbeitstage in der Firma 0710 Arbeitstage Differenz Tage Korrektur von Arbeitstagen, bei Abweichungen (von LA 0700) 0750 Kalendertage im Tage Monatliche Kalendertage Monat 0760 Kalendertage Differenz Tage in der Firma Korrektur von Kalendertagen, bei Abweichungen (von LA 0750) 0800 Krankheitstage Tage Kranktage ohne EFZ- Erstattung 0810 Krankheitstage Tage Kranktage mit EFZ- Erstattung 0820 Kranktage Arbeitsunfall Tage Unfalltage ohne EFZ- Erstattung 0830 Kranktage Arbeitsunfall Tage Unfalltage mit EFZ- Erstattung 0860 Mutterschaftstage Tage Mutterschaftstage 0900 Freistellungstage, Tage bezahlte Freistellungstage bezahlt 0910 Freistellungstage, unbezahlt Tage unbezahlte Freistellungstage 0940 Steuerliche Unterbrechung Unterbrechungszeiten (für -U- auf LSt.-Karte) 0950 SV-Tage *Tage Sozialversicherungstage 0960 Steuertage *Tage Steuertage feste Entgelte 1000 Gehalt festes Gehalt 1010 Gehalt Std festes Gehalt mit Stunden 1110 Festlohn Festlohn 1120 Festlohn Std Festlohn mit Stunden 1130 Ausbildungsvergütung 1140 Ausbildungsvergütung 1150 Ausbildungsvergütung 1160 Ausbildungsvergütung Ausbildungsvergütung für kaufmännische Azubis Std Ausbildungsvergütung für kaufmännische Azubis mit Stunden Ausbildungsvergütung für gewerbliche Azubis Std Ausbildungsvergütung für gewerbliche Azubis mit Stunden