3135 SAP-Reporting (Doppik)

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1 Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) Aus- und Fortbildungszentrum SAP-Reporting (Doppik) Beleganzeige Saldenlisten Einzelpostenlisten Datenselektion Bilanz und GuV Dozent: Torsten Hentrop Freie Hansestadt Bremen

2 Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) Inhalt 1. Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens Anzeige des Kontenplans Die Belegarten Datenselektionen F4 - Suchhilfe Suchen Suchen in komplexen Verzeichnissen Persönliche Werteliste Mehrfachselektion Liste zusammenstellen über Mehrfachauswahl Mehrfachauswahl mit externen Dateien Freie Abgrenzungen Beleganzeige Einzelbeleganzeige Belegliste Layout der Belegliste ändern Layouts auswählen Anzeige von Belegänderungen Anzeige der Belegänderung Beleg-Änderungsanzeige - Infosystem Sachkonten Änderungsanzeige von Sachkonten-Stammdaten Löschen und Archivieren von Sachkonten Sachkonteneinzelpostenliste Sachkontensaldenliste Hauptbuch Infosystem Sachkontensalden Sachkontensalden in Hauswährung nach Klassifikationsmerkmal Bericht Gegenkonto Summen- und Saldenliste Strukturierte Saldenliste Hauptbuch Einzelposten Sachkontenauszüge Beleg-Journal... 53

3 Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) 7.9. Beleg-Kompakt-Journal Einzelposten-Journal Hauptbuch aus der Belegdatei Doppelt vergebene Rechnungsnummern Lücken in der Belegnummernvergabe Buchungssummen nach Belegart Umsatz- und Vorsteuer Kreditorenbuchhaltung Anzeigen von Kreditoren-Stammdaten Änderungsanzeige von Kreditorstammdaten Anzeige einer Kreditorenrechnung Anzahl von Kreditoren-Stammsätzen Kreditoren-Einzelposten-Listen Kreditoren-Saldenlisten OP-Fälligkeits-Vorschau Kreditoren Kreditorenbeurteilung mit OP-Rasterung Kreditoren-Umsätze Verkehrszahlen - Kontostand Verkehrszahlen Umsätze Debitorenbuchhaltung Anzeigen von Debitoren-Stammdaten Änderungsanzeige von Debitorstammdaten Anzeige einer Debitorenrechnung Anzahl von Debitoren-Stammsätzen Debitoren-Einzelposten-Listen Debitoren-Saldenlisten Kundenbeurteilung mit OP-Rasterung Debitoren-Umsätze Debitorenanalyse OP-Fälligkeitsanalyse OP-Fälligkeits-Vorschau Debitoren Reports verändern Sortieren und filtern Berechnungen in Reports Gestaltung der Reports ändern Layouts Varianten zu Berichten Export von Berichten / 159

4 Finanzmanagement / SAP SAP Reporting (Doppik) Liste nach Excel exportieren Liste nach Word übertragen Export in eine Datei Bilanzen und Erfolgsrechnungen Ist-Ist-Vergleich mit dem Vorjahr Bilanz / GuV Mehrjahresvergleiche Berichtswesen bzw. Reports Überblick über Berichte System-Berichtsauswahl Transaktion SA Berichtsdokumentationen Recherche-Tools SAP-Recherche Report-Painter Report-Writer Query Anhang Kontenklassen des BremKR Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence / 159

5 Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens 1. Bremer Kontenrahmen 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens Für die Freie Hansestadt Bremen wurde der auf dem Industrie-Kontenrahmen (IKR) und dem hessischen Verwaltungskontenrahmen (VKR) basierende Bremische Kontenrahmen (BremKR) entwickelt. Sowohl die Anforderungen der bremischen Eigengesellschaften und betriebe, Sonderhaushalte als auch die der bremischen Verwaltung wurden bei der Entwicklung des BremKR berücksichtigt. Grundlage für die Finanzbuchhaltung der bremischen Verwaltung ist ein gemeinsam mit der Kosten- und Leistungsrechnung genutzter Kontenrahmen bzw. plan. Abweichend von den Ausführungen zum IKR werden die in der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen und Erträge gleichzeitig auf den Kostenarten der Kosten- und Leistungsrechnung mitgebucht und ausgewiesen die Notwendigkeit einer statistischen Umbuchung dieser Werte entfällt daher. Kontenklasse Bilanz GuV Bremischer Kontenrahmen Bezeichnung Klasse 0 AV Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Klasse 1 AV Finanzkonten Klasse 2 UV Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzungen Klasse 3 EK Eigenkapital und Rückstellungen Klasse 4 FK Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungen Klasse 5 Erträge Erträge Klasse 6 Aufwendungen Betriebliche Aufwendungen Klasse 7 Aufwendungen Weitere Aufwendungen Klasse 8 KLR Kosten- und Leistungsrechnung Klasse 9 Abschluss und kamerale Abgrenzungen Eine weitere Untergliederung des Kontenplans sieht beispielhaft wie folgt aus: Kontenklasse 6 Betriebliche Aufwendungen Kontengruppe 1 67 Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten Kontenuntergruppe 670 Mieten, Pachten, Erbbauzinsen und Nebenkosten Sachkonto Pachten und Erbbauzinsen (Grund und Boden) 1 siehe hierzu die Liste der Kontengruppen im Anhang / 159

6 Bremer Kontenrahmen Aufbau des Bremer Kontenrahmens Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht den hierarchischen Aufbau / 159

7 Bremer Kontenrahmen Anzeige des Kontenplans 1.2. Anzeige des Kontenplans Sie können ihren Kontenplan zur Anzeige bringen über: Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Berichte zum Hauptbuch > Stammdaten > Kontenplan (S_ALR_ Kontenplan) oder Infosysteme > Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Kontenplan (F.10) (Alternativ über Transaktion SA38 mit Report RFSKPL00) Wählen Sie ihren Kontenplan aus (hier: BKR) Mit oder Funktionstaste F8 wird die Selektion ausgeführt und Sie erhalten die Anzeige ihres Kontenplans. Zum Suchen von Konten können Sie das Fernglas-Symbol verwenden. Platzhalter werden hierbei nicht unterstützt / 159

8 Die Belegarten Anzeige des Kontenplans 2. Die Belegarten Die Belegart ist jeweils in den Kopfdaten eines Beleges angegeben. Die Belegarten differenzieren die verschiedenen Arten von Geschäftsvorfällen und dienen damit auch der Sortierung und Dokumentation. Die Belegart steuert und kontrolliert auch die Auswahl der für einen bestimmten Geschäftsfall möglichen Buchungsschlüssel und Konten. Die Belegnummern werden in Abhängigkeit von der Belegart zugeordnet, da jeder Belegart ein eigener Nummernkreis zugeordnet ist. Mit der Belegart wird auch die Frage beantwortet, ob die Belegnummer SAP-systemintern oder aber extern vergeben wird. Stammdaten einer Belegart Wie die Bildschirmdarstellung zeigt, gehört zu einer Belegart die Zuweisung eines Nummernkreises. Des Weiteren werden hier die erlaubten Kontoarten und Steuerungsinformationen angegeben. Mittels der Transaktion OBA7 kann eine Liste der Belegarten aufgerufen werden. Belegarten im SAP-Standard / 159

9 Datenselektionen F4 - Suchhilfe 3. Datenselektionen 3.1. F4 - Suchhilfe Bei vielen Eingabefeldern ist eine Suchhilfe hinterlegt. Sie können damit einen Eintrag in einer Auswahlliste auswählen bzw. Daten heraussuchen. Am rechten Rand eines Feldes mit Suchhilfe ist abgebildet. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich die Suchhilfe anzeigen zu lassen: - Klicken Sie auf - Drücken Sie Je nach Datenfeld und nach Umfang der hinterlegten Auswahlmöglichkeiten reagiert die Suchhilfe unterschiedlich. Dies wird nachfolgend an verschiedenen Beispielen erläutert Suchen in einer einfachen Liste Wenn Sie beim Aufrufen des Anordnungsjournals im Feld "Belegart" die Suchhilfe aufrufen, erhalten Sie in Listenform eine Darstellung (s. Abbildung) aller vorhanden Belegarten. Im nebenstehenden Fenster ist an dem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift "Art" erkennbar, dass nach dieser Spalte die Einträge aufsteigend sortiert sind. Sie können einen Eintrag aus der Liste auswählen durch: - Doppelklick auf einen Eintrag - Markieren des gewünschten Eintrags und Klick auf Sortieren Die Sortierung bzw. Sortierreihenfolge beeinflussen Sie mit einem Klick in die Spaltenüberschrift / 159

10 Datenselektionen Suchen 3.2. Suchen Mit Klick auf. können Sie gezielt nach einem Eintrag suchen. Sie können auch mit Platzhaltern arbeiten (siehe Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.). Klicken Sie dann auf. Es wird der erste passende Eintrag in der Liste markiert. Um festzustellen, ob noch weitere passende Listeneinträge vorhanden sind, klicken Sie auf. Zum Öffnen einer Suchmaske klicken Sie auf das kleine Dreieck. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. Dabei können Sie auch Platzhalterzeichen verwenden (siehe SeiteFehler! Textmarke nicht definiert.) Nach Klick auf werden nur die Einträge gezeigt, die den Kriterien entsprechen. Beachten Sie dass eine "Maximale Trefferzahl" von 500 voreingestellt ist. Wenn die ausgewählte Datenmenge größer ist, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien oder erhöhen Sie den Wert für die maximale Trefferzahl / 159