Baureferat Referatsgeschäftsleitung

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1 Telefon Telefax Baureferat Referatsgeschäftsleitung Münchner kommunales Rechnungswesen (MKRw) Produktorientierter Haushalt Pilotprojekt Baureferat, Pilotphase 2 Erfahrungsbericht Sitzungsvorlage Nr / V Anlage: Berechnungsschema neue Modellrechnung Gesamtreferat mit Formblättern (auszugsweise für die Hauptabteilung Tiefbau) Bekanntgabe in der Sitzung des Bauausschusses vom Öffentliche Sitzung I. Vortrag der Referentin 1. Ausgangslage Der Oberbürgermeister hat mit Schreiben vom das Baureferat gebeten, sich als Gesamtreferat für die 2. Pilotphase des neuen Haushaltes zur Verfügung zu stellen und für das Haushaltsjahr 2007 parallel zum herkömmlichen, kameralen Verfahren die Planung eines kaufmännischen, produktorientierten Haushalts zu testen. Im Jahr zuvor hatte bereits die Hauptabteilung Gartenbau im Rahmen der ersten Pilotphase modellhaft versucht, für ihre Produkte eine kaufmännische Planung zu erstellen (Bekanntgabe im Bauausschuss vom sowie in der Vollversammlung des Stadtrates vom (Sitzungsvorlage Nr / V 07594)). Neben dem Baureferat hat die Stadtkämmerei in Referatsfunktion das neue Verfahren erprobt (Pilotphasen 1 und 2). Die Durchführung der Pilotphase 2 erfolgt in Projektform. Unterstützt und begleitet wird die Projektgruppe des Baureferats durch eine Arbeitsgruppe unter Federführung der Stadtkämmerei, die in ihrer Zentralfunktion für das gesamtstädtische Konzept dem Baureferat für die jeweiligen Planungsschritte Vorgaben in Form von Arbeitspaketen liefert und bei der Bearbeitung beratend zur Seite steht.

2 Seite 2 2. Gegenstand der zweiten Pilotphase Die zweite Pilotphase betrifft das Haushaltsplanaufstellungsverfahren. Dieses erfolgt in den drei Planungsschritten: - strategische Planung - operative Planung - Genehmigungsplanung Bestandteile der strategischen Planung sind die Erstellung des Geschäftsberichts sowie die Aufstellung der Modellrechnung (Grobplanung) nach doppischem Muster. Die operative Planung besteht aus der Produktdetailplanung, dem Ergebnis- und Finanzplan sowie aus Bilanz und MIP. Nach einem Abgleich der operativen mit der strategischen Planung schließt die Genehmigungsplanung mit einer Bekanntgabe des Ergebnisses im jeweiligen Fachausschuss ab. 3. Inhalt der Bekanntgabe Starttermin der zweiten Pilotphase war Anfang Mai In dem (nur) 6-monatigen Erprobungszeitraum hat das Baureferat die neue Modellrechnung erstellt und sich mit der Produktdetailplanung auseinander gesetzt. An diesem Planungsschritt wird derzeit noch gearbeitet. Mit dieser Vorlage wird dem Bauausschuss über Erfahrungen mit der erstmaligen Erstellung der neuen Modellrechnung berichtet. Ferner wird ihm ein Überblick über erste Erkenntnisse aus der Produktdetailplanung verschafft. 4. Vorgegebene Zeiten und deren Einhaltung Für die Modellrechnung wurde von der Stadtkämmerei ein Zeitfenster von 7 Wochen angesetzt. Das Baureferat konnte die Modellrechnung fast zeitgerecht (eine Woche länger als geplant) fertig stellen. Mit dem 2. Baustein Produktdetailplanung wurde nach Einweisung und Erläuterungen durch die Stadtkämmerei Anfang August 2006 begonnen. Für die Produktdetailplanung und alle hierfür notwendigen Erfassungen in SAP wurde von der Stadtkämmerei ein Zeitraum von 8 Wochen vorgegeben. Das Baureferat kam nach einer eigenen Grobplanung der einzelnen Schritte zu einem geschätzten Zeitbedarf von ca. 10 Wochen. Für die Durchführung der Produktdetailplanung und Eingabe ins System wurden für das gesamte Baureferat etwa 12 Wochen benötigt. Die wesentlichen Erkenntnisse und Erfahrungen des Baureferates zur neuen Modellrechnung und Produktdetailplanung sind nachfolgend dargestellt. 5. Neue Modellrechnung Der Einstieg in die Planung des neuen Haushalts erfolgte mit dem Arbeitspaket Modellrechnung. Diese wurde losgelöst von einem Geschäftsbericht erstellt, der mit seinen Daten über die Produktentwicklung (Produktdatenblätter) an sich die Grundlage des Planungsprozesses hätte sein müssen, jedoch wegen fehlender Voraussetzungen (es gab keine Vorgaben und die Produktdaten lagen noch nicht vor) nicht verfasst worden war.

3 Seite 3 Aufbau und Inhalt der neuen Modellrechnung (nur Aufwand-/ Kosten-/ Ausgabenseite) wurden dem Stadtrat bereits im kameralen Eckdatenbeschluss vom ausführlich dargestellt. Das im Rahmen der Testphase entwickelte Berechnungsschema und die ergänzenden Formblätter zu den Erhöhungen/ Reduzierungen wurden vom Baureferat befüllt (Anlage). Die Bekanntgabe knüpft an die hierbei gewonnenen Erkenntnisse an. Planungsgrundlage: Ist-Kosten 2005 Im Gegensatz zur kameralen Modellrechnung 2007, die auf der Fortschreibung von kameralen Planansätzen des Jahres 2006 basiert, setzt die neue Modellrechnung bei echten Ist-Ausgaben des Vorvorjahres (hier 2005) an. Somit ist die Planungsgrundlage eine vollkommen andere. Die ordnungsgemäße Befüllung aller Bestandteile des Berechnungsschemas der neuen Modellrechnung erzwingt durch die Vergangenheitsorientierung auf das Vorvorjahr die Datenvorhaltung aller budgetrelevanten Einflussfaktoren über einen Gesamtbetrachtungszeitraum von 2 Jahren. Dies erfordert im Gegensatz zur bisherigen kameralen Planung zusätzlichen Aufwand. Es ist abzusehen, dass die zur Planung herangezogenen Ist-Werte der einzelnen Vorjahre unterschiedlich schwanken werden. Somit ändert sich systembedingt auch die Ausgangsbasis von Jahr zu Jahr innerhalb einer bestimmten Schwankungsbreite. Große Probleme bereitete der als Ausgangsbasis für die Planung zu verwendende Bericht aus dem SAP Modul CO (Controlling), der die Ist-Kosten des Jahres 2005 nach Sachkonten ohne unmittelbaren Produkt- und Kostenstellenbezug abbildet. Unter anderem mussten die Ist-Werte aus diesem Bericht deshalb erst mit der Geldmenge aus den kameralen Haushaltsdaten für 2007 kompatibel gemacht werden. In einem aufwändigen Verfahren mussten je Produkt und Sachkonto die Ist-Kosten 2005 dargestellt, aus deren Verbindung die Haushaltsstelle gebildet und somit eine Verknüpfung zum kameralen Haushalt hergestellt werden. Darstellung der Teuerungen Derzeit werden die Teuerungen nur für die zentralen Ansätze gesondert dargestellt (z.b. die Hausbewirtschaftungskosten wie Strom, Heizung,...). Nicht gesondert berücksichtigt werden z.b. die Kosten für den Betriebsstrom der Straßenbeleuchtung und der Lichtsignalanlagen. Die hier ebenfalls anfallenden Kostensteigerungen sollten künftig systemgerecht auch in diesem Kostenblock explizit geplant werden. Abgrenzungsposten Die Zukunftswerte für die kalkulatorischen Kosten werden im Gegensatz zum Vorgehen in der kameralen Modellrechnung unverändert aus 2005 übernommen. Ebenso die Kosten für die Kostenmiete, Steuerungsumlage und die Interne Leistungsverrechnung. Eine echte kaufmännische Planung findet somit nicht statt. Erhöhungen/ Reduzierungen (Veränderungen vorbestimmt, - fremdbestimmt, Korrekturen Ist-Basis) Eine produktgenaue Darstellung von Erhöhungen bzw. Reduzierungen der Ist-Kosten 2005 zu 2007 in den Formblättern (vorbestimmt, fremdbestimmt, Korrektur Ist-Basis) war in Teilen nur für die in der kameralen Modellrechnung ausgewiesenen gesondert bewerteten Bereiche (z.b. Bauunterhalt, Reinigung und Winterdienst, etc.) möglich. Hier standen für bestimmt umrissene Blöcke die Geldmenge und der Verwendungszweck, somit das Produkt fest.

4 Seite 4 Für den in der kameralen Modellrechnung pauschal bewerteten Bereich (z.b. Bürobedarf, Treibstoffe, Dienst- und Schutzkleidung, Fortbildung, usw. ) konnten die Erhöhungen/ Reduzierungen nur als Gesamtblock bestimmt werden. Betroffen ist ein Betrag von ca. 33 Mio. (unter Ausgliederung der Hausbewirtschaftungskosten Gas, Heizung, Wasser, Abwasser, Strom, Mieten), welcher sich auf den verschiedensten Produkten niederschlägt. Die anteiligen Personalkostenänderungen werden in den Formblättern für die Erhöhungen/ Reduzierungen für jedes Produkt eigens ausgewiesen. Die gleiche Verfahrensweise erfolgt für den Anteil der nicht zahlungswirksamen Kosten. Damit werden bereits im Rahmen der strategischen Planung vorgezogen sehr detaillierte und unterschiedlich zusammengesetzte Daten dargestellt. Insgesamt jedoch arbeitserleichternd und aussagekräftiger, weil übersichtlicher, ist die neue Modellrechnung insofern, als in ihr nur die Bereiche produktgenau aufzuführen sind, bei denen es zu Veränderungen kommt. In der kameralen Modellrechnung hingegen müssen bekanntlich für alle gesondert bewerteten Bereiche die aktuellen Budgetansätze sowie die Ansätze für das Planjahr dargestellt werden. Zentrale Veränderungen Der Abschnitt Zentrale Veränderungen dient der Darstellung von zentral vorgegebenen Budgetänderungen, wie z.b. die Haushaltssicherungskonzepte (HSK). In der Modellrechnung für 2007 wurden folgende HSKs berücksichtigt: 2. HSK (Erbringungszeitraum seit 1997) 3. HSK (Erbringungszeitraum von 2003 bis 2007) 4. HSK (Erbringungszeitraum von 2007 bis 2011) Erstmals werden die durch das 2. HSK aufzufangenden Kostensteigerungen (z.b. im Bereich der Personal- bzw. Hausbewirtschaftungskosten) als konkrete Zahl (pro Referat) dargestellt. Diese Tatsache ist zu begrüßen; sie verdeutlicht die durch die Referate zu tragenden Mehrbelastungen, für die es keinen monetären Ausgleich gibt. Da die Modellrechnung 2007 auf echten Ist-Zahlen des Vorvorjahres (hier 2005) basiert, die Beträge der zu erbringenden Raten des 3. und 4. HSK dagegen auf kameralen Planzahlen des Jahres 2006, ist wegen dieser unterschiedlichen Berechnungsbasis eine Anpassung der HSK-Raten erforderlich. Dieser Umstand wurde in den vergangenen MKRw-Workshops 20 und 21 ebenfalls erkannt. Für die künftige Planung soll durch die Stadtkämmerei eine entsprechende Anpassung der Raten erfolgen. Eventuell müssen die veränderten Raten durch eine erneute Stadtratsentscheidung beschlossen werden. Des Weiteren werden in der Modellrechnung die Raten der einzelnen HSKs pauschal von den Ist-Werten abgezogen; es wird nicht berücksichtigt, auf welche Art und Weise die Erbringung erfolgt. Das Baureferat erbringt einen Teil der HSK-Raten durch die Verrentung von kameralen Haushaltsresten. Die somit erbrachten Beträge dürfen in Konsequenz nicht noch einmal von den Ist-Kosten in Abzug gebracht werden. Zu den oben genannten HSKs ist zusätzlich die Sonderkonsolidierung 2006 (SoKo 2006) zu erbringen. Es handelt sich hierbei um ein Volumen von ca. 2,4 Mio. Euro. Die SoKo 2006 ist in der aktuellen Version der neuen Modellrechnung nicht berücksichtigt. Wie damit genau umgegangen werden soll, ist zur Zeit noch ungeklärt. Erträge/ Erlöse/ Einnahmen

5 Seite 5 Die neue Modellrechnung besteht einerseits aus der Ermittlung des Ausgabenbudgets, andererseits aus der Planung von Erträgen/Erlösen/Einnahmen in einer im kameralen Haushalt so nicht vorgesehenen - gesonderten Einnahmenmodellrechnung. Beide Seiten wurden vom Baureferat in einem sehr engen zeitlichen Rahmen beplant. Kurz vor Fertigstellung des Referatsabgleichs wurden die Arbeiten an der Einnahmenmodellrechnung auf entsprechende Mitteilung der Stadtkämmerei wegen erheblichen technischen Änderungsbedarfs eingestellt. Eine Wiederaufnahme ist bisher nicht erfolgt. Der nächste Planungsschritt die Produktdetailplanung - kann insoweit nicht auf der Modellrechnung aufbauen, folglich ein Abgleich mit dieser ebenfalls nicht stattfinden. Budgetanpassung Die neue Modellrechnung legt - wie die kamerale Modellrechnung den finanziellen Rahmen für die folgende operative Detailplanung fest. Zwischen endgültiger Festschreibung der Werte für die Modellrechnung ( Eckdatenbeschluss ) und Start der operativen Detail-Planung liegt ein Zeitfenster. Üblicherweise bedingen in diesem Zeitraum auftretende Erkenntnisse bzw. getroffene Entscheidungen eine Budgetanpassung (z.b. die Art und Weise der Erbringung von HSKs). Auch während der eigentlichen Produktdetailplanung können solche Tatbestände in Erscheinung treten. Die ursprüngliche Modellrechnung wird nicht fortgeschrieben. Wie genau mit solchen Budgetanpassungen umgegangen werden soll, ist zur Zeit noch ungeklärt. Hierfür sind künftig standardisierte Verfahrensabläufe vorzusehen. 6. Produktdetailplanung Mit der Produktdetailplanung wurde Ende Juli/Anfang August 2006 begonnen. Die Arbeiten sind noch nicht abgeschlossen. Über diesen Planungsschritt ist deshalb nur eine erste Grobeinschätzung möglich. Planungsprozess Nach den Festlegungen der Stadtkämmerei waren Ansatzpunkt für die Produktdetailplanung nicht die Daten einer produktbezogenen Modellrechnung, sondern die Ist-Kosten 2005 aus dem SAP Modul CO. Die Produktdetailplanung wurde somit nicht aus der Grobplanung entwickelt. Um einen durchgängigen Planungsprozess zu erhalten, müssten beide Planungsschritte aufeinander abgestimmt werden. Solange jedoch in der Modellrechnung nur Kostensummen ohne Produkt- und Kostenstellenbezug dargestellt werden, wird aufgrund der unterschiedlichen Strukturen eine Abstimmung nicht möglich sein. Ein Bruch zwischen Modellrechnung und Produktdetailplanung bleibt bestehen. Planungsschärfe Zum Vorgehen bei der Produktdetailplanung wurde seitens der Stadtkämmerei bisher nur die Systemeingabe in SAP CO festgelegt. Ein gemeinsam entwickeltes inhaltliches Planungskonzept steht noch aus, insbesondere fehlen Vorgaben zur Tiefe (Schärfegrad) der Produktdetailplanung. Ungeklärt ist z.b., ob jede Kostenart einzeln beplant werden muss oder ob Kostenarten als Gruppe betrachtet werden können. Planungsinhalt Die für die Produktdetailplanung benötigten Personalkosten (für Kostenstellen) wurden aus dem baureferatsinternen Personalkostencontrollingsystem gewonnen. Es hat sich hervorragend zur Überwachung des Personalkostenbudgets in seiner Gesamtheit

6 Seite 6 bewährt. Für die Planung der Personalkosten auf den einzelnen Kostenstellen mussten jedoch viele Daten zusätzlich manuell ermittelt werden. Dies verursachte einen sehr hohen Arbeitsaufwand, der im Hinblick auf die geringe Beeinflussbarkeit dieser Kosten nicht gerechtfertigt erscheint. Planungsinstrumente Erschwert wird die Planung dadurch, dass dem Baureferat nicht die Planungsinstrumente (SAP Berichtstool Report Painter) in benötigtem Umfang zur Verfügung gestellt wurden. Die von der Stadtkämmerei (Zentrale KLR) gelieferten Berichte erfüllten nicht die baureferatsspezifischen Bedürfnisse und deshalb mussten diese mit hohem Aufwand selbst erstellt werden. 7. Fazit Die neue Modellrechnung 2007 basiert einerseits auf echten Istzahlen des Jahres 2005, andererseits auf Werten, die lediglich der kameralen Modellrechnung 2007 entnommen wurden. Die kameral übernommenen Werte sind die Planzahlen des Haushaltsplans Somit ist hier keine einheitliche Planungs-Basis vorhanden. Des Weiteren zeigt das Berechnungsschema nur die reinen Kostenveränderungen gegliedert nach wichtigen Kostenarten (z.b. Personal-, Bauunterhalts-, Hausbewirtschaftungskosten). Die einzelnen Formblätter (Veränderungen vor-, fremdbestimmt, Korrekturen-Ist) erfordern im Gegensatz dazu einen produktscharfen Bezug. Das Berechnungsschema der Teuerungen weist einerseits unzweifelhaft anfallende Kostensteigerungen aus, für die das Referat aufgrund des 2. HSK keine Mittel zur Verfügung gestellt bekommt. Andererseits erfolgt an gleicher Stelle die Darstellung von Kostensteigerungen, für deren Deckung dem Referatsbudget Mittel zugeschlagen werden. Eine solche Darstellung ist nicht konsistent. Als Basis für eine Produktdetailplanung scheint die Modellrechnung nur bedingt geeignet. Insbesondere das noch fehlende Planungskonzept für die Produktdetailplanung, welches die Gesamtzusammenhänge darstellen soll, macht eine aussagekräftige Detailplanung zur Zeit nur mit Einschränkungen möglich. Nach derzeitigen Erkenntnissen aus der Produktdetailplanung sehen wir eine Überarbeitung der Modellrechnung als erforderlich an. Außerdem zeichnet sich ab, dass der geplante Zeitraum von 8 Wochen für die Produktdetailplanung für Referate mit einer komplexen Kosten-Leistungsrechnungs- Struktur in den Einstiegsjahren unter den bisherigen Vorgaben und mit den vorhandenen Instrumenten zu kurz erscheint. Nach Abschluss der gesamten Pilotierung wird das Baureferat eine Gesamtschau über den Produktorientierten Haushalt erstellen und dem Stadtrat berichten. Anhörungsrechte des Bezirksausschusses bestehen in dieser Angelegenheit nicht. Der Korreferent, Herr Stadtrat Reissl, die Verwaltungsbeirätinnen, Frau Stadträtin Köstler und Frau Stadträtin Schosser, sowie die Verwaltungsbeiräte, Herr Stadtrat Mühlhaus, Herr Stadtrat Dr. Babor und Herr Stadtrat Gast, haben je einen Abdruck der Beschlussvorlage erhalten.

7 Seite 7 II. Bekannt gegeben Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der Vorsitzende Die Referentin Hep Monatzeder Rosemarie Hingerl 3. Bürgermeister Berufsm. Stadträtin III. Abdruck von I. mit II. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an das Revisionsamt an die Stadtkämmerei zur Kenntnis. IV. Wv. Baureferat - RG 4 zur weiteren Veranlassung. Zu IV.: 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt An das Direktorium 3. An das Personal- und Organisationsreferat 4. An das Baureferat - RZ, RG, RG 2, RG 4, RG-C, G, H, T, U, V zur Kenntnis. 5. Mit Vorgang zurück zum Baureferat - RG2 zur weiteren Veranlassung. Am... Baureferat/RG 4 I. A.