Records Management et gestion des archives. Records Management und Archivmanagement. Records and archive management. Actes - Akten - Proceedings

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1 Records Management et gestion des archives dans les unités documentaires ferroviaires Records Management und Archivmanagement bei den Dokumentationsstellen der Bahnen Records and archive management in railway documentation services Actes - Akten - Proceedings Documentation Group Seminar Paris,

2 Records Management et gestion des archives dans les unités documentaires ferroviaires Records Management und Archivmanagement bei den Dokumentationsstellen der Bahnen Records and archive management in railway documentation services Actes - Akten - Proceedings Documentation Group Seminar Paris,

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4 TABLE DES MATIERES INHALT CONTENTS Communications orales - Mündliche Vorträge - Oral Presentations De la théorie à la pratique - Von der Theorie zur Praxis - From theory to practice Un nouveau métier de l information documentaire : le Records Management?...6 [Texte orginal / Originaltext / Original text] A new function in the documentary information field: Records Management? [Texte traduit / translated text / übersetzter Text] Henri Zuber, Responsable de la Mémoire et de l Information Documentaire, Director Documentary Information and Heritage Division, RATP (Régie Autonome des Transports Parisiens) Expériences dans les entreprises ferroviaires - Erfahrungen der Bahnverkehrunternehmen Railway companies' experiences Politique en matière d archivage à la SNCF Christian Perrot, Responsable de la Division Ressources documentaires, SNCF (Société Nationale des Chemins de fer Français) Records Management at the SBB (Swiss Federal Railways): historical and current Thomas Koeppel, Head of Infothek/Archive, SBB/CFF/FFS (Schweizerische Bundesbahnen / Chemins de fer fédéraux suisses / Ferrovie federali svizzere) Technical Documentation Management at CFR (Romanian Railways) Theodor IONESCU, Head of documentation service, CFR (Societatea Nationala a Cailor Ferate Române) Document Management at Jernbaneverket (Norwegian National Rail Administration) Brita Engebakken & Ingeborg Gihle, Librarians, JBV (Jernbaneverket) 3

5 Contributions écrites - Schriftliche Beiträge - Written Contributions Expériences dans les entreprises ferroviaires - Erfahrungen der Bahnverkehrunternehmen Railway companies' experiences Filing Service, Archiving Service in the Czech Railways Zdenka Jirková, Manager of the Technical Department, Department of Administration Headquarters, CD (Ceské Dráhy) Record Management: A new line in documentary information at PKP (Polish Railway Lines Company) Elzbieta Dabrowska, Chief specialist, Regional Department Cracow, PKP (Polskie Koleje Panstwowe) Informations concernant les Archives aux MÁV (Chemins de fer hongrois) Agnes Rácz, Centre de Documentation, MÁV (Magyar Allamvasutak) The Archives of the OSJD Committee Anne Niinepuu, Expert, OSJD (Organisation for cooperation between railways) Record Management und Archiv bei SZ (Slovenian Railways) Maruša Pleterski, Archivleiterin, SZ (Slovenske Zeleznice D.D.) Records Management at VR (Finnish Railways) Aleksi Mäki, Manager Library and Documentation Service, VR (VR-Yhtymä Oy) Traitement des archives à l UITP Thierry Maréchal, Information Centre, UITP (Union Internationale des Transports Publics) Dokumentation und Archivierung bei der DB (German Railways) Voker Lang, DB Services Technische Dienste GmbH, DB (Deutsche Bahn) Pour en savoir plus - Weiterführende Literatur - Further reading Dossier Records Management sur Internet Informationen zum Records Management im Internet Internet Document File on Records Management Bibliographie établie par le Centre de documentation de la DB AG Literaturhinweise vom Dokumentationszentrum der DB Bibliography prepared by the DB AG Documentation Centre Résolution du Conseil de l Union Européenne du 6 mai relative aux archives dans les Etats Membres Resolution of the Council of the European Union of 6 May 2003 on archives in the Member States Entschließung des Rates vom 6. Mai 2003 zum Archivwesen in den Mitgliedstaaten 4

6 Communications orales Mündliche Vorträge Oral Presentations 5

7 Un nouveau métier de l information documentaire : le Records Management? [Texte orginal / Originaltext / Original text] Henri Zuber, Responsable de la Mémoire et de l Information Documentaire, RATP (Régie Autonome des Transports Parisiens) Je vous remercie de votre invitation et je voudrais préciser dans quel contexte je parle. Vous avez évoqué effectivement le contexte européen qui me paraît important. Au niveau professionnel, ce contexte européen existe déjà à plusieurs niveaux en terme de préoccupations. Nous avons en effet, au sein du Conseil International des Archives, et dans le cadre d au moins deux de ses organismes, la section des associations professionnelles et la branche européenne dudit Conseil, une préoccupation très grande de partage d expériences et d interventions en amont dans le domaine de la production documentaire. Ce qui, à mon sens, pourrait résumer en partie ce que recouvre la notion de Records Management. Je suis Responsable des archives et de la documentation à la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP) et à ce titre nous avons, depuis une quinzaine d années, monté un système qui prend en compte, et les archives intermédiaires et les archives définitives en relation, comme cela arrive dans certains cas, avec des structures ad hoc intégrées aux départements de l entreprise. C est le cas du Département PIL (Projet Ingénierie des Lieux) c est-à-dire génie civil et infrastructure dont vous visiterez demain la médiathèque. C est un point de vue d archiviste que vous allez entendre sur le Records Management mais je pense que c est un point du vue qui vient à un moment où, en France, nous avons le souci de faire travailler très profondément ensemble les différents métiers de l information-documentation. J en veux pour exemple le congrès que les trois grandes associations, Association des Bibliothécaires Français, Association des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés, Association des Archivistes Français, organisent à Rennes en novembre prochain sur le thème «Métiers de l information documentaire : convergences et divergences». Nous sommes dans des domaines où nous avons plus de points communs que de divergences. Encore faut-il que nous en soyons conscients et que nous sachions comment travailler ensemble. C est en tout cas l un de mes soucis, en tant que vice-président de l Association des Archivistes Français, que de faire entrer auprès de mes collègues des services publics d archives cette dimension que nous avons su trouver, nous, archivistes d entreprise, par le fait que nous sommes dans des structures intégrées aux organismes dans lesquels nous travaillons. C est donc un point de vue d archiviste d entreprise, de quelqu un qui essaye à différents titres de représenter la profession d archiviste auprès des associations cousines et des pouvoirs publics. La fonction Archives dans l entreprise Je voudrais commencer par vous dire un mot de la fonction Archives dans l entreprise, comment elle s est développée et quelles sont ses justifications et vous verrez que d une certaine façon, nous retrouverons peut-être dans la mise en place de la fonction Archives dans l entreprise des éléments qui nous permettront de pointer vers la pratique qu est le Records management. En ceci, nous nous différencions sans doute des services d archives publics qui se situent dans une logique d accueil des archives définitives ou archives historiques c est à dire ces quelque 5 % de la production documentaire destinée à terme à être consultée par le plus grand nombre et essentiellement les chercheurs. L exemple de démarrage en France est la création en du service d archives de la grande entreprise de industrielle qu est Saint-Gobain. A l occasion de la fusion des deux entreprises, Saint-Gobain Pont-à-Mousson crée un service d archives dans une perspective patrimoniale : on est dans une logique de conservation de la culture de l entreprise, de la mémoire de l entreprise et puis très vite on se rend compte que cette fonction ne 6

8 peut pas se suffire en elle-même et que l activité doit être mise en place dans une logique de l information. Lorsqu un service d archives d entreprise se met en place, c est que les décideurs se sont rendus compte du mérite de disposer d un aperçu sur la nature organique des dossiers. Il est donc nécessaire de comprendre la façon dont l information a été produite pour être en mesure de fonctionner dans le présent et de préparer l avenir. C est à ce titre là que la fonction Archives représente un certain nombre d enjeux pour l entreprise. On peut dire, dans un premier temps, que la fonction Archives dans l entreprise est inévitable. Toutes les activités de l entreprise engendrent des traces, tout acte administratif, commercial, financier, gestionnaire ou technique produit infailliblement un ou plusieurs documents qu il convient de classer, de conserver ou d éliminer. Tous ces documents, quel que soit leur support, ont vocation à s intégrer dans les réseaux d information de l entreprise. La production inévitable des documents, leur masse et leur variété, support contenu, rendent obligatoire une fonction logistique de simple gestion matérielle. Ne serait-ce qu en termes logistiques, on ne peut pas se permettre de laisser s accumuler au fond des caves des masses de documents. Nous sommes dans l ère informatique depuis au moins 20 ans et le paradoxe est que le papier a plutôt eu tendance à augmenter alors qu on nous avait annoncé, lors du congrès international des archives en 1984 à Bonn par exemple, le bureau sans papiers pour demain. Nous en sommes extrêmement loin. Cette fonction est par ailleurs obligatoire : Comme c est le cas dans l administration, une partie notable des documents produits par l entreprise est élaborée, constituée et conservée pour répondre aux obligations de textes légaux, de règlements et plus généralement pour garantir le droit de la preuve vis-à-vis de contrôles internes ou externes, qu il s agisse du contrôle de gestion, du contrôle administratif, du contrôle fiscal. Le respect des obligations est souvent à la base de la définition de la durée et du support de conservation des documents. Nous reviendrons sur la notion de tableaux de gestion, qui est d ailleurs un terme peu clair en archivistique française. J aime assez le terme de calendrier de conservation qui au moins dit ce dont on parle. La fonction Archives est utilitaire, c est à dire qu au lieu de subir ou de constater l accumulation des documents, on organise l archivage en fonction de l utilité que l on assigne aux documents ou que l on découvre dans leur exploitation. Enfin, cette organisation est rentable : l archivage et l exploitation doivent trouver leur équilibre économique et doivent plus encore apporter à l entreprise une valeur ajoutée qui sera d autant plus forte que la fonction Archives est rattachée au plus haut niveau du management. D une certaine façon, on ne peut faire l économie de cette fonction Archives : il est bien clair que pour qu une organisation fonctionne mieux, pour qu elle soit en mesure de ne pas recréer la poudre en permanence, pour qu elle soit en mesure de capitaliser sur l expérience des professionnels précédents, il n y a pas le choix, les entreprises sont dans l obligation d organiser la fonction Archives. C est ce que constate l entreprise. Comment est-ce que cette problématique de l entreprise rencontre la logique des archives en France qui sont une politique et une logique développées dans le cadre du secteur public depuis la Révolution française? La politique des archives en France La Révolution française a affirmé un certain nombre de principes, d obligations de conservation, de communicabilité des documents, même si, dans les faits, ces principes ont mis presque un siècle à se mettre en place et si, la nature organique des dossiers, qui doivent être le reflet de l activité de tel ou tel organisme, a mis du temps à être reconnue. Nous fonctionnons dans les archives selon deux principes qui sont le principe du respect de provenance et le principe du respect des fonds. Ces principes n ont vraiment été élaborés et mis en œuvre qu à partir du milieu du 19 e siècle en France et je ne suis pas sûr que, dans un assez grand nombre d organismes, à l heure actuelle, ils soient parfaitement respectés. Dans les services publics c est le cas mais dans les archives d entreprise, c est une autre affaire et je pense que c est aussi ce que peut nous apporter le Records management. 7

9 Que sont les archives en France? Il y a une définition légale qui est la première d ailleurs donnée en 1979 depuis la Révolution française. C est le texte de la loi du 3 janvier «Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel produits ou reçus par toute personne physique ou moral et par tout service ou organisme public ou privé, dans l exercice de leur activité». Ce texte est d une immense ambition et son application s est révélée très difficile puisque ce que dit ce texte c est que le statut d archive fait partie du document dès sa création. Ce n est pas l ancienneté qui fait les archives. Cela veut dire que le mot français «archive» correspond à deux termes utilisés par nos collègues anglophones : - le terme «records» qui désigne les documents en cours de création ou utilisés quotidiennement et que les archivistes ont d ailleurs retraduit dans leur jargon sous le terme «archives courantes» mais justement en le tirant vers les archives - le terme «archives» lui-même qui s applique plutôt aux documents qui ne sont plus nécessaires au travail courant et qui ont été transférés dans un dépôt d archives. Cette notion donne aux services publics d archives et à la Direction des Archives de France en principe un champ d intervention extrêmement large. Les archives par ailleurs fonctionnent clairement depuis une cinquantaine d années sous l axe de la théorie des trois âges des archives. On distingue en France archives courantes, archives intermédiaires et archives définitives. Ces trois âges ont définitivement été posés dans la pratique archivistique par Theodore R. Schellenberg dans son manuel «Modern Archival Principles and Techniques» paru en Cette doctrine a été très clairement intégrée par les archivistes français sous l influence de quelques grands archivistes comme Yves Pérotin qui a introduit la notion de pré-archivage, d archives intermédiaires alors qu il était Directeur des Archives de Paris, ou Michel Duchein qui a été inspecteur général des Archives de France après avoir été directeur du service technique de la Direction des Archives de France. A tel point que le décret n du 3 décembre 1979 qui pose la compétence des services d archives publics en France définit clairement ces notions. Nous avons donc en France un texte réglementaire qui dit ce que sont les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. Plus exactement, il ne dit pas ce que sont les archives définitives mais c est ce qu il reste par défaut lorsque l on retire les deux premières catégories. La définition des archives courantes est la suivante : «Sont considérées comme archives courantes les documents qui sont d utilisation habituelle pour l activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus». Ensuite, il faudra expliquer ce qu est l utilisation habituelle, ce qui n est pas simple. Deuxièmement, «Sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui : a) - ont cessé d'être considérés comme archives courantes ; b) - ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination». Nous avons là une notion introduite par la pratique archivistique française qui est la notion de durée d utilité administrative, qui convient très bien pour la partie des documents couverte par des textes réglementaires et légaux mais qui est une notion un petit peu compliquée pour d autres types de documents. La théorie des trois âges définit donc les différentes phases de la vie des documents. Elle a été élaborée dans un contexte où l archivage concernait essentiellement des documents sur support papier. On peut à ce titre noter qu il existe une équivalence entre chacun des âges et le lieu de conservation physique des archives. On peut dire de façon schématique que les archives courantes sont conservées dans le bureau, les archives intermédiaires sont censées être dans un dépôt de préarchivage en principe géré par la structure de production de ces documents et enfin les archives définitives sont dans un dépôt d archives, en principe relevant d une autre administration que le service 8

10 producteur. C est le schéma des archives publiques en France. Ce n est pas la façon dont fonctionnent les archives d entreprise dans la plupart des cas. Cette théorie repose, non pas sur l analyse de l information contenue dans chaque document mais sur le constat matériel de la manière dont les archives, sur support traditionnel, sont ordinairement traitées. Il est légitime de s interroger sur la possibilité d adapter le modèle de Schellenberg à un contexte d information dématérialisée et c est bien le contexte dans lequel nous sommes, dans lequel le contenu prime sur le support physique. Voici, à l occasion de ces quelques remarques, les questions qui se posent : quelle est effectivement l utilité de la fonction Archives pour un organisme? S agit-il uniquement de respecter des textes? De gérer des surfaces? D être dans une logique économique? Ou bien nous situons nous dans une logique de capitalisation des connaissances? Le Records Management Le Records Management vient à un moment où on ne peut plus se dire «on garde les archives parce que cela peut toujours un jour servir». C est un contexte que l on trouve encore souvent, quels que soient les principes que je vous ai donnés en introduction. On est effaré de penser que Airbus, par exemple, ne saurait pas forcément reconstruire les différentes versions qui sont les siennes par manque de gestion organisée de ses documents. On est effaré de penser que la NASA ne serait plus en mesure, à l heure actuelle, à partir des connaissances acquises dans les années soixante, de renvoyer un homme sur la lune. Faut-il en permanence recréer des dossiers et ne pas capitaliser l information? C est je crois à ce moment qu arrive de façon intéressante cette notion de Records management pour renverser la perspective du métier des archives. Je suis archiviste, je vous présente donc le Records management au regard d une inscription dans la pratique archivistique. Le Records management en tant que tel n est pas apparu avec la norme ISO Je n ai pas été associé directement à la traduction de la norme australienne dans le contexte français dans le cadre de la CN 11. J ai suivi avec intérêt ces travaux. J ai sans doute fait partie de ces gens qui, en 1996, ont fait en sorte que cette norme ne soit pas considérée comme un document n intéressant que l information-documentation dans les entreprises et à peine les archives. Nous avons été quelques archivistes d entreprise à faire en sorte que la Direction des Archives de France se sente concernée par le sujet, même si elle a du mal à l heure actuelle à produire un document un peu normatif sur le sujet. Je suis bien sûr avec beaucoup d intérêt le développement les travaux de la CN 11 et nous essayons à la RATP de mener, à partir de notre expérience d archivistes, quelques expériences de Records Management. Le Records Management est une notion qui apparaît aux Etats-Unis pendant l entre deux guerres. Il y a, au début des années 20, avec toute l évolution technologique d un certain nombre de pratiques du secrétariat, une volonté d être en mesure de gérer autrement la production documentaire dans le bureau. Dans ce cadre, Erin Wharren est à l origine de la création de l ARMA aux Etats-Unis (Association of Records Managers and Administrators. Aux Etats-Unis, en 1943, le «Records Disposal Act» publié par les National Archives affirme la responsabilité et le contrôle des archivistes sur les documents en circulation au sein des services des administrations avant même le versement au dépôt d archives. Au lendemain de la seconde guerre mondiale une division Records Management est mise en place à l intérieur de ces Archives nationales qui d ailleurs ont pris le nom il y a moins de dix ans de «National Archives and Records Administration». C est donc une notion qui est pleinement intégrée par les archivistes publics outre-atlantique. 9

11 Parallèlement, on ne peut pas complètement faire l impasse sur des pratiques anciennes dans les pays européens : c est la pratique de la Registratur, c est la pratique du bureau d ordre dans les administrations françaises sous l Ancien Régime et pendant tout le 19 e siècle et une grande partie du 20 e. Cette pratique tend à organiser l information selon des organigrammes assez figés mais cette pratique permet de retrouver l information. Le Records Management n'est pas apparu soudainement parce que nos collègues australiens ont décidé que c était une notion importante par rapport à leur pratique dans les administrations publiques et parce qu il y a effectivement une qualité de dialogue entre administrations, responsables au sein de ces administrations à tous les niveaux archivistes et aussi chercheurs en Australie. C est effectivement un point important dans le développement du Records Management mais ce n est pas la seule origine. Depuis l entrée en vigueur de la norme et une définition plus précise des pratiques telle que l annonce la norme, on assiste à une promotion de la fonction. La gestion des archives courantes et intermédiaires intéresse les entreprises, les professionnels de l information qui y voient de nouvelles perspectives de modes de travail. Le Records Management peut se poser en complément du service des archives. Objectifs du Records Management Un des buts principaux du Records Management est d estimer la valeur d un document pour l usager interne, c est-à-dire que nous nous situons dans la logique de répondre à la demande du client interne. Nous ne nous situons plus dans un système où nous recevons après coup des documents produits dans un contexte que nous ne contrôlons pas, nous sommes interrogés par les responsables d activités qui nous disent : «nous savons que vous êtes les experts et nous souhaitons que vous nous disiez comment organiser notre information à partir de nos besoins». C est le responsable de l activité qui définit ses besoins et le Records Manager, archiviste apporte sa compétence face à cette demande du client interne. L archiviste se préoccupe du contenu en amont et sur ce plan, il rencontre le métier du documentaliste. Cette traçabilité de l information au sein de l entreprise est-elle un nouveau métier? Ce métier associet-il les compétences des différents professionnels de l information pour permettre un meilleur fonctionnement de l organisme? Le Records Management au sein de l entreprise Il est très important d insister sur cette notion de traçabilité de l information et cette traçabilité de l information est une notion dont ont besoin les entreprises pour être plus efficaces. Le cycle de vie du document considère trois instants : le T0 qui est la création, la validation du dossier en tant que tel et le Records Management s'affirme très clairement comme fonctionnant sur T0, peut-être ensuite un peu la partie archives intermédiaires (T1) c est en tout cas comme cela que l affirme la Direction des Archives de France avec une circulaire du 2 novembre 2001 qui suggère aux administrations de mettre en place des dépôts de pré-archivage à partir d une lecture un peu large de la norme sur le Records Management enfin T2 qui est l échéance légale ou interne, l entrée dans la phase archives définitives, qui en principe ne concerne pas le Records Management. En tout cas c est comme cela que se positionne la norme. Je serais très prudent par rapport à cette affirmation, j ai une vision un peu plus large. La période qui court entre la date de création et celle de l échéance T2 est variable d une à plusieurs dizaines d années, cela peut aller dans notre réglementation française jusqu à 90 ans (mais il ne faut pas confondre le délai de conservation avec le délai de libre communicabilité). L intervention des archivistes est liée aux contingences matérielles de service, manque de place, déménagement, départs d agents, pertes. Je n insisterais jamais assez sur les grandes opportunités ou les grands risques que sont les déménagements pour les archivistes. C est l occasion de récupérer de la mémoire documentaire 10

12 souvent en vrac mais c est au moins une occasion de sauver les archives d une entreprise. A l échéance qui tombe à T2, les documents sont détruits avec le visa du service propriétaire ou peuvent ensuite être éventuellement conservés au titre du patrimoine de l entreprise. Définition du Records Management selon la norme ISO Cette norme comprend deux parties. La première partie donne les principes et la politique d implantation, la stratégie de communication au sein des organismes. La deuxième partie est un guide plus pratique sur la façon de fonctionner en terme d organisation des services. Le Records Management est défini comme un champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents d archives y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liées à la forme des documents. Il est intéressant de noter qu on parle dans cette norme du sort final des documents. A ce titre il paraît un peu artificiel de se poser la question du sort final au niveau des archives intermédiaires et de ne pas envisager dès le départ la vocation définitive des archives, d autant plus que l utilité interne peut aussi se retrouver au niveau de la conservation définitive. Le périmètre du Records Management est la maîtrise à tous les niveaux de tous les documents organiques d une entreprise ou d un organisme (définition qui englobe le secteur privé comme le secteur public) quels que soient leurs supports, entre TO et T2. On ne se pose pas la question de la conservation définitive, on se pose la question de l utilité opérationnelle des documents. Les objectifs de la norme La norme est extrêmement ambitieuse et je dois avouer que je n ai pas encore d exemples mais peutêtre dans le secteur bancaire en tout cas certainement pas à la RATP où nous sommes en mesure de remplir ce premier objectif, c est-à-dire définir les documents à créer et les informations qu ils comprennent.. En revanche, en ce qui concerne la définition des méthodes et procédures pour organiser et gérer ces documents, nous sommes en plein dans notre métier : ce sont les plans de classement, les chartes d archivage, les tableaux de gestion et une notion qui remplace ce que nous appelions il y a 15 ou 20 ans les tris et éliminations des archives, c est la notion d évaluation des archives (appraisal), qui est vraiment une notion nouvelle et qui doit beaucoup et à l arrivée des archives électroniques et à l arrivée du Records Management. Il faut ensuite être en mesure de gérer ces procédures ce qui peut pas se faire uniquement par le service documentation-information. Cela implique la mise en place d un réseau de correspondants information-documentation et/ou d un réseau de correspondants archives ; il s agit de faire vivre ce réseau et c est l objectif d un service central de coordination de l organisation documentaire au sein d un organisme que de contrôler et d auditer ces procédures en permanence. Quelles sont les bonnes questions qu il convient de se poser au moment de la mise en place d un système de Records Management? Dans un premier temps, de quel document a besoin l organisme? sous quelle forme?, papier, électronique microfilm?. Quelles méta-données doit-on prévoir? Cette notion de méta-donnée est une notion essentielle dans la mesure où elle permet de comprendre le contexte de création et d une certaine façon, bien sûr c est associé aux documents électroniques mais tout le mouvement de normalisation que nous connaissons dans le métier des archives sous l influence d ailleurs des autres métiers de l information- 11