«BYOD» bei der SBB. Philip Büchler Technologiemanagement SBB Informatik

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1 «BYOD» bei der SBB. Philip Büchler Technologiemanagement SBB Informatik

2 Präsentationsziele Über was ich in den nächsten 45 Minuten spreche Nach dieser Präsentation 1 kennen Sie die Ausgangslage sowie die umgesetzten Lösungen der SBB zur Integration von iphone und ipad in die Unternehmens-IT. 2 verstehen Sie technische, rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte der ipad und iphone Integration bei der SBB. 3 wissen Sie, wie die SBB die Problematik privater ipad und iphone mit der Entwicklung einer BYOD Strategie gelöst hat. SBB Informatik Technologiemanagement

3 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

4 1 Einleitung Die SBB ein komplexes Dienstleistungsunternehmen mit rund Mitarbeitenden. Die Hälfte der Schweizerinnen und Schweizer sind Stammkunden: mehr als 2,3 Millionen Kunden besitzen ein Halbtax-Abonnement. über Generalabonnemente sind im Umlauf. Personenverkehr SBB Cargo Infrastruktur Immobilien Befördert täglich rund Reisende in bis zu Zügen Transportiert Tonnen Güter täglich Betreibt ein Schienennetz von über Km 763 Bahnhöfe 6 Kraftwerke eigenes Telekommunikationsnetz SBB Informatik Technologiemanagement

5 1 Einleitung Der Bereich Architektur steuert als Querschnittsfunktion die Weiterentwicklung der IT-Landschaft. SBB Personenverkehr Cargo IM Infrastruktur Informatik der SBB Informatik der SBB Architektur IT Lösung betreiben IT Lösung erstellen IT Bedarf planen Unternehmensarchitektur Geschäftsarchitektur Softwarearchitektur Technologiemanagement Qualitätsmanagement SBB Informatik Technologiemanagement

6 1 Einleitung Mobile Endgeräte sind integraler Bestandteil verschiedenster Geschäftsprozesse bei der SBB. Die rund mobilen Endgeräte werden wie folgt eingesetzt ca 1/3 Fahrpersonal ca 1/3 Arbeitsplatz ca 1/3 verteilt auf 12 mobile Systeme SBB Informatik Technologiemanagement

7 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

8 2 Ausgangslage: iphone und ipad in der SBB Consumergeräte wie Smartphones und Tablets verändern das Endgeräteportfolio in den nächsten Jahren. Gerätetyp IST 1-2Jahre 5 Jahre Tendenz Featurephones Smartphones Tablets Notebooks Industriegeräte Total Stand: Mai Industriegeräte Notebooks Tablets Smartphones Feature Phones SBB Informatik Technologiemanagement

9 2 Ausgangslage: iphone und ipad in der SBB BYOD existiert bei der SBB de facto bereits seit «BYOD» CEO Lösung für Top-Kader «mobile Office» BYOD-Strategie Mai Dez Feb Okt Technologiebeurteilung Marktlaunch des iphone in der Schweiz. Im «Warenkorb» der SBB gibt es nur Symbian und Windows Mobile Geräte. ianywhere wird als OTA Sync-Lösung eingesetzt. SBB IT prüft die Möglichkeiten der iphone Integration Sandbox-App («mobile Office») ermöglicht eine risikoarme Einbindung privater iphone ohne grosse Investition. Rasche Verbreitung privater iphone für die Synchronisation von Mails. Marktlaunch des ipad. Einsatzmöglichkeiten für das ipad in der SBB werden geprüft. CEO will das ipad als Arbeitsmittel nutzen. Ein erster «online Prototyp» für die Sitzungsunterlagen der Konzernleitung entsteht. Analyse von verschiedenen Integrationsszenarien und Lösungen. Offline-Dokumente sind eine zentrale «muss-anforderung» Entscheid: Wiederverwendung bestehender Infrastruktur. Im Rahmen «papierloser Sitzungen» werden Synergien gefunden und ein Service für das ipad angeboten SBB Informatik Technologiemanagement

10 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

11 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Wenn der CEO das ipad nutzen will, ist das auch eine Chance für die Unternehmens-IT. SBB Informatik Technologiemanagement

12 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Wenn der CEO das ipad nutzen will, ist das auch eine Chance für die Unternehmens-IT. SBB Informatik Technologiemanagement

13 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Eine Auseinandersetzung mit BYOD ist für den CIO unumgänglich. https://mobile.twitter.com/#!/armyciog6/status/ SBB Informatik Technologiemanagement

14 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Eine klare Positionierung zum Einsatz von privaten Endgeräten ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Entwicklung der BYOD-Strategie der SBB erfolgte rückblickend betrachtet in drei Hauptschritten. 1 Scope der Endgeräte bestimmen 2 Nutzen & Risiken beurteilen 3 Richtlinien definieren Welche Endgerätetypen? (Notebooks, Tablets, Smartphones) Welche Betriebssysteme? (Windows, Windows Phone, ios, Android) Einsatzgebiete, Zielgruppen und Funktionsumfang beschreiben. Risiken identifizieren und Massnahmen bestimmen. Nutzen bestimmen (qualitativ und quantitativ) Verpflichtungen des Benutzers (implizite und explizite) Umgang mit lokalen Daten Kostenbeteiligungen und Support definieren Rechtliche Aspekte berücksichtigen Unterstützung von Tablets und Smartphones mit ios Nutzen in drei möglichen BYOD Varianten beurteilt. Eine Konzernweisung und eine Nutzungsrichtlinie regeln den Umgang mit privaten ipad SBB Informatik Technologiemanagement

15 3 Entwicklung einer BYOD Strategie «Bring Your Own Device» ist ein generelles Bedürfnis der Benutzer und bei der SBB für Smartphone bereits Realität. Allgemeine Begriffsdefinition BYOD: Als BYOD wird die Nutzung privater Endgeräte für Unternehmenszwecke bezeichnet. Dabei werden die Endgeräte durch den Mitarbeitenden selbst beschafft und gewartet. Das Unternehmen stellt für die Nutzung privater Endgeräte Services zu Verfügung und definiert entsprechende Vorgaben, z.b. über den nutzbaren Funktionsumfang oder die unterstützten Endgerätemodelle. Je nach Erforderlichkeit zur Nutzung des privaten Endgerätes, kann sich ein Unternehmen im Rahmen der BYOD- Bereitstellung an den Investitions- und/oder den Betriebskosten beteiligen. Smartphone und ipad als BYOD bei der SBB Die Synchronisation von Mail, Kalender und Kontakten auf private Smartphone wird von der SBB IT bereits seit gut zwei Jahren angeboten. Rund Mitarbeitende nutzen und schätzen das Angebot, ihre privaten iphone auch für geschäftliche Zwecke einsetzen zu können. Das ipad ist im geschäftlichen Umfeld ein ideales Lese- und Informationsgerät für Dokumente und Präsentationen und ermöglicht die rasche Bearbeitung von Mailbox und Kalender. Durch die Behandlung als Privatgeräte wird es möglich, das auf den Consumer ausgerichtete ipad in einem klar definierten, aber auch abgegrenzten, Rahmen als BYOD für den Unternehmenseinsatz in der SBB zu unterstützen. Für die SBB ist BYOD wirtschaftlich interessant, da sich Mitarbeitende in unterschiedlichem Mass an Beschaffungs- und Betriebskosten beteiligen. SBB Informatik Technologiemanagement

16 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Basierend auf dem KL-Stossrichtungsentscheid ipad als BYOD zu unterstützen, gibt es drei mögliche Varianten der Ausgestaltung. Variante 1 «exklusiv» Variante 2 «unterstützen» Variante 3 «fördern» Beschreibung ipad werden als privates IT- Arbeitsmittel exklusiv für die EKL sowie die Top100 bereitgestellt und unterstützt. Private ipad werden generell für den geschäftlichen Einsatz unterstützt. Die Beschaffung erfolgt ausschliesslich privat. Private ipad werden für den geschäftlichen Einsatz in EKL sowie den GL gefördert und bereitgestellt. sowie grundsätzlich für alle Mitarbeitenden (Fokus auf Knowledge- Worker) unterstützt. Kostenbeteiligung durch die SBB KL und Top100: Beschaffungs- und Betriebskosten Alle Benutzer Nur Betriebskosten (Datenabo und/oder Service, je nach Rolle und Aufgabe) KL und Top100: Beschaffungs- und Betriebskosten Knowledge-Worker: Betriebskosten (Datenabo und/oder Service, je nach Rolle und Aufgabe) Geschätzte Anzahl Benutzer (bis Ende 2012) ca. 100 ca. 600 KL und Top100 : ca. 100 Knowledge-Worker : ca. 500 Support VIP Support** VIP Support** / «166»*** VIP Support** / «166»*** Variantenbeurteilung Risiko einer negativen Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit. BYOD ist/wird ein Bedürfnis für einen breiten Teil der Mitarbeitenden und sollte daher nicht nur dem Top-Kader vorbehalten sein. Positive Signalwirkung gegenüber den Mitarbeitenden : Auch das Top-Kader bezahlt die ipad selber. Das ipad kann damit jedoch als IT-Arbeitsmittel für die papierlose Arbeit in KL und GL Sitzungen nur sehr schwer «vorgegeben» und gefördert werden. Die Auseinandersetzung mit neuen Technologien und Arbeitsmittel wird aktiv gefördert und vom Top- Kader vorgelebt. Gewisse Synergien in den Bereichen Beschaffung (Mengenrabatt) und Ersteinrichtung (Prozesse) können erzielt werden. Die aktive Förderung von ipad als BYOD trägt sowohl zur Mitarbeiterzufriedenheit sowie zur Attraktivität der SBB als Arbeitgeberin bei. **VIP Support: - Beschaffung und Bereitstellung der Geräte - Support für SBB ipad-services - Support auf Privatgeräten (nur KL) ***166: - Support für SBB ipad-services SBB Informatik Technologiemanagement

17 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Die SBB verfolgt die Variante «fördern» als innovatives Angebot für das Top-Management wie auch für die Mitarbeitenden. Zielgruppen Funktionen Konzernleitung (10) Den Konzernleitungsmitglieder steht das ipad als IT- Arbeitsmittel für die Vorbereitung und Durchführung der Konzernleitungssitzungen sowie zur Bearbeitung von Mail und Kalender zu Verfügung. Rollout / Nutzung ab Oktober 2011 Top-Kader (100) Für die Top-Kader der SBB stehen Sitzungsvorbereitung und Durchführung von Geschäftsleitungssitzungen sowie ebenfalls die Nutzung von Mails und Kalender im Vordergrund. Rollout / Nutzung ab Q1/2012 «Knowledge-Worker» (ca. 600 Benutzer bis Ende 2012) Diese breite Zielgruppe umfasst z.b. Linienvorgesetzte, Projektleiter oder Fachspezialisten, welche mobil arbeiten. Der Fokus der ipad Nutzung hängt dabei stark vom jeweiligen Aufgabengebiet und Arbeitsmodus ab. Bestellbarer Service ab Q1/2012 out of BYOD-scope: «Fieldworker» (ca ) Diese Zielgruppen (z.b. Zugbegleiter, Lokführer) erhalten spezifische, auf die jeweiligen Geschäftsprozesse ausgerichtete Endgeräte aus dem internen «Warenkorb». 1) Mail, Kalender und Kontakte Automatisch synchronisiert, bzw. via push-mail. (analog Blackberry / Mobile-Office) 2) Intranet und e-news Online Zugriff auf Webseiten und News aus dem SBB-Intranet. 3) Dokumente aus dem DMS Zugriff und lokale Synchronisation von Dokumenten aus dem DMS. Die Dokumente stehen anschliessend auch offline zu Verfügung. 4) Business- und Office-Anwendungen via Citrix Nutzung eines SBB IT-Workplaces inkl. allen Businessanwendungen. (Teilweise eingeschränkte User-Experience aufgrund fehlender Eingabemöglichkeiten wie Hardware-Tastatur und Maus.) SBB Informatik Technologiemanagement

18 3 Entwicklung einer BYOD Strategie Eine Konzernweisung und eine Nutzungsrichtlinie regeln den Umgang mit privaten ipad SBB Informatik Technologiemanagement

19 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

20 Und was meint der CEO dazu? Anwendungsfall: «Papierlose Konzernleitungssitzung» SBB Informatik Technologiemanagement

21 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

22 5 Die technische Lösung Die technische Lösung musste Anforderungen aus verschiedenen Bereichen berücksichtigen. Die drei Hauptstakeholder hatten die folgenden, teilweise widersprüchlichen Anforderungen: 1 Anwender 2 IT Operations 3 IT Security Steter Zugriff auf Mails Hoher Benutzungskomfort Zugriff auf Apps & News-Inhalte aus dem Internet Zugriff auf Unternehmensressourcen Offline Dokumente Keine Installation auf dem Standard-Arbeitsplatz (Windows 7) Minimaler Supportaufwand Lediglich Support der SBB Services (kein Backup, itunes, etc.) Schutz der Daten auf dem Endgerät Starke Authentisierung Möglichkeit Policies auch im Betrieb durchzusetzen. Möglichkeit zu lokaler oder entfernter Löschung Push-Mail und «on demand» Remote Access in das Firmennetz Geräte werden privat beschafft und gehören dem Anwender Verwendung von Enterprise Mobility Management «BYOD» SBB Informatik Technologiemanagement

23 2 Lösungsübersicht Technische Lösung 1 Anwendersicht «always on» Services: Apps, , Internet «on demand» Services: VPN, Citrix, Intranet, Dokumente 2 IT Sicht Internet Apple PNS DMZ Public Networks Wifi & GSM Microsoft TMG & Pointsharp SSL VPN Juniper Junos Afaria Relay Intranet Microsoft Exchange Citrix Afaria Web Content Management System Certificate Authority Document Management System Bereits vorhandene Komponenten Zu integrierende Komponenten SBB Informatik Technologiemanagement

24 Für die ipad Integration kommen bei der SBB IT verschiedene Infrastruktur-Systeme zum Einsatz. «Internet Connectivity» Die ipad sind mit dem Internet verbunden (z.b. via 3G, PWLAN, privates WLAN,...) Es gibt keine direkte Netzwerk-Integration in das Firmennetz. Mobile Device Management (MDM) 1 Exchange Active Sync (EAS) 2 SSL VPN Self Service Portal Afaria-App Mobile Access Services (DMZ) Folgende zwei Zugriffsarten auf SBB IT- Ressourcen sind möglich: 1 Für Mail, Kalender und Kontakte: Exchange Active Sync über MS Threat Management Gateway (TMG) und PointSharp (starke Authentisierung) Mail, Kalender und Kontakte stehen nach dem Prinzip «always on» zu Verfügung. Der Zugriff auf Dokumente, das Intranet, Citrix, etc. erfolgt nach dem Prinzip «on demand» und erfordert den manuellen Aufbau einer VPN-Verbindung. Die starke Authentisierung erfolgt mittels Gerätezertifikat, welches vom MDM-System verteilt wird. Mittels MDM werden ipad für den VPN Zugriff provisioniert und inventarisiert. In-House Apps können über das MDM verteilt werden. Afaria Relay 2 Für Zugriff auf Dokumente, Intranet, Citrix, etc: SSL VPN über Juniper Gateway und Junos-App (VPN Client) «Intranet» Internes Datennetz der SBB DMS Citrix Afaria 6.6 Intranet Microsoft Certificate Authority SBB Informatik Technologiemanagement 24

25 5 Die technische Lösung Der aktive Umgang mit Risiken bedeutet auch ein Trade-off zwischen Sicherheit und Bedienbarkeit. Risikoanalyse: Verlust vertraulicher Daten ist das Top Risiko beim Einsatz mobiler Endgeräte (analog anderer Unternehmen). Betriebs- und Compliance- Risiken können durch das Betriebsmodell «BYOD» auf den Benutzer übertragen werden. Umgesetzte Sicherheitsmassnahmen: Passwortschutz mit 4 Zahlen «Geräte-Wipe» nach fünfmaliger Falscheingabe des Passwortes. «Device Lock» nach 5 Min Zwei-Faktor-Authentifizierung «Remote-Wipe» SBB Informatik Technologiemanagement

26 Themen 1 Einleitung 2 Ausgangslage: ipad & iphone in der SBB 3 Entwicklung einer BYOD Strategie 4 Die Funktionalitäten aus Sicht des Endbenutzers 5 Die technische Lösung 6 «Lessons learned» und Ausblick SBB Informatik Technologiemanagement

27 6 «Lessons learned» und Ausblick «Lessons learned» Anwender Top Management Commitment ebnete viele Wege. Intensive Betreuung durch VIP-Support ist essentiell. Veränderte Prozesse rund um das papierlose Arbeiten müssen Top-Down vorgelebt werden. Anwender schätzen den Service sehr (alle Informationen ständig bei sich zu haben, leichtes Gerät, Informationen leichter auffindbar) Markt und Lösungsanbieter Der Markt ist extrem volatil. Investitionen in Infrastruktur sollten gut überlegt sein. Die Verwendung bestehender Infrastrukturen ermöglichte eine rasche Umsetzung. Dies war wichtiger als eine 100% Lösung. «Enterprise Mobility Management» (EMM) ist ein Hype-Thema. Vertrauen sie nicht auf White-Paper von Lösungsanbieter. IT Betrieb Klare Vorgaben und Steuerung der zu verwendenden Endgeräte Limitation von BYOD. Mit der Einführung wurde ein Consumer-Device zu einem zentralen Arbeitsmittel des Top-Kaders. Das stellt den Betrieb immer wieder vor Herausforderungen. SBB Informatik Technologiemanagement

28 6 «Lessons learned» und Ausblick Der Ausbau und die Ausbreitung der bestehenden Lösungen ist zentraler Bestandteil der Roadmap. SBB Informatik Technologiemanagement

29 Wir suchen Unternehmensarchitekten. Bei Interesse Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Philip Büchler Technologiemanager Mobile SBB Informatik SBB Informatik Technologiemanagement

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