Stammdatenmanagement vor SAP ERP Einführung. Michael Quade, Competence Center E-Business Basel, FHNW ECM Forum 29. April 2010, Kongresshaus Zürich

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1 Stammdatenmanagement vor SAP ERP Einführung ECM Forum 29. April 2010, Kongresshaus Zürich

2 Vorstellung der Beteiligten Ulrich Künzler Group IT Manager, Cham Paper Group Management Inc. Michael Quade Autor, Wissenschaftlicher Mitarbeiter, FHNW IT-Partner: t2b AG Dr. Ing. Lutz-Peter Kurdelski, Information System Architect, Lösungsanbieter: SAP (Schweiz) AG Jörg Butzbach, Solution Sales

3 Cham Paper Group Gegründet 1657 Drei Werke in der Schweiz und Italien Produzent von hochwertigen Spezialpapiersorten Kennzahlen 2009 Umsatz Mio. CHF 661 Mitarbeitende Tonnen Papier

4 Produkte Drei strategische Märkte Consumer Goods: Flexible Verpackungspapiere Industrial Release : Basispapiere mit Trenneigenschaften für Etiketten und Klebebänder Digital Imaging: Poster- und Sublimationspapiere Kunden sind Konverter, veredeln die Basispapiere z.b. durch Bedampfen mit Aluminium

5 Auslöser des Projekts Internes Assessment über IT-Infrastruktur und IT unterstützte Prozesse IT-Infrastruktur sehr heterogen Prozesse uneinheitlich und stark personenabhängig Pflege der Stammdaten eher im Hintergrund Inkonsistente Stammdaten durch Verschiedene Systeme und mehrere Standorte Fehlerhaftes oder doppeltes Erfassen von Adressen Obsolete und ungeprüfte Daten Ungenügende Aktualität durch lange Erfassungszeiten Nicht einhalten von Standards (z.b. Ländercodes) Schreibfehler

6 Entwicklung der Organisations- und Informatikstrategie CPG Shared Customer Service Center Produktionsplanung, Dispo, Steuerung Marketing, Verkauf, Einkauf, Materialmanagement Finanz-, Rechnungswesen & Controlling Kunde / Lieferant Call Center / Hotline Advanced Service Desk Special Customer Desk Performance- Qualitätssicherung Wissensgenerierung BI Anliegen & Anfragen Kundenanfragen mit geringem durchschnittlichen Bearbeitungsaufwand Produkt-, technologieorientierte Fach- & Supportbereiche, Service- & Qualitätssicherungscenter, Technologiecenter Betrieb & Support für kundenspezifische Applikationen KPI Monitoring und Evaluation Auswerte- & Verdichtungsprozess MES Portale extern intern Tools ERP CRM MDM BI PI by CPG

7 Business Scenario Werke Cham Paper Group Lieferanten Auftragserfassung Pflege Kundenstammdaten Auftragserfassung Auftragserteilung Auftragserteilung Kunden Bestellung Produktion Produktionsplanung Lagerverwaltung Lieferanten Bestellung Warenwirtschaft Warenausgang Lieferung Pflege Lieferantenstammdaten Wareneingang Wareneingang Lagerverw. Warenausgang Produktion Lieferung

8 Beispiel: Prozess Pflege Lieferantenstammdaten Temporärer Prozess für Phase 1 des Migrationsprojekts Pflegeprozesse der Kunden- und Lieferantenstammdaten ähnlich Pflege der Stammdaten in den bestehenden Systemen Übernahme der Stammdaten in das SAP NetWeaver MDM MDM überwacht die Stammdatenqualität anhand definierter Qualitätsstufen (nächste Folie) MDM löst Meldungen per and involvierte Rollen aus Involvierte Rollen Data Owner: Mitarbeitende die Bestellungen erfassen Data Expert: Mitarbeitende im Verkauf und Buchhaltung Ziele des Prozesses Erreichen einer mittleren bis guten Stammdatenqualität ( 75 %) Stammdaten sind für Phase 2 des Migrationsprojekt bereinigt

9 Qualitätsstufen für Lieferantenstammdaten Datenfeld 100 % 90 % 75 % 50 % gut mittel ungenügend Lieferantenname x x x x Ort x x x x Postleitzahl x x x x Land x x x x Strasse x Telefon x x x Fax x x Ansprechpartner x x Bankname x x x x Clearingnummer x x x IBAN Nummer Kontonummer x x x x Zahlungsbedingungen x x Skontobedingungen Rabatt x x Lieferbedingungen x x

10 Phase 1 Integration bestehende Anwendungen mit SAP NetWeaver MDM CPG Schweiz CPG Italien MOVEX ERP-Client MDM Client ERP-Client Lawson MOVEX ERP XSLT SAP Netweaver MDM 5.5 XSLT ERP-System IBM AS/400 Vertrieb Beschaffung Buchhaltung Produktionsplanung Data Warehouse Kundenspezifische Produktnamen Manufacturing Execution System Produktionssteuerung Produktrezepturen Validierung Konsolidierung Fehlermeldung Auswertung Auftragsbearbeitung Lagerführung Lagerführung IBM DB2 IBM DB2 Datenbank Lieferantendaten Kundendaten Produktdaten Bestandsdaten Konsolidierte Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Produkte Lieferantendaten Kundendaten Produktdaten Bestandsdaten

11 Phase 2 Einführung SAP ERP auf Basis SAP NetWeaver MDM CPG Italien CPG Schweiz SAP ERP Client Webbrowser SAP ERP Client MDM Client Kunden Webbrowser SAP Portal Intranet Extranet SAP ERP BI CRM Einkauf / Vertrieb Finanzen Webservices XSLT Manufacturing Execution System SAP Netweaver MDM 7.1 Validierung Konsolidierung Webbrowser Controlling Business Intelligence Produktionssteuerung Produktrezepturen Fehlermeldung Auswertung Lieferanten Customer Relationship Webbrowser IBM DB2 Lieferantendaten Kundendaten Produktdaten Bestandsdaten IBM DB2 Konsolidierte Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Produkte

12 Investitionsentscheidung Entscheidungsgrundlagen Auf Basis des Assessment, d.h. keine ROI Betrachtung Bestehende EPR-Systeme der CPG nicht mehr auf die heutigen Anforderungen der Papierindustrie ausgerichtet Zwei Lösungsvarianten Migration in einer Phase: Einführung neues ERP-System ohne Stammdatenmanagement ( Big Bang ) Migration in zwei Phasen: Einführung Stammdatenmanagement und anschliessend neues EPR-System Vergleich der Risiken der beiden Varianten Mit einer Phase: Risiken durch ungenügende Stammdatenqualität und durch Zeitdruck bei Datenübernahme Mit zwei Phasen: Geringes Risiko, Verzögerungen oder ein Scheitern im Stammdatenprojekt wäre nicht unternehmenskritisch

13 Projektmanagement und Changemanagement Projektschritte Analyse Planung Glossar Installation NetWeaver Schnittstellen Prozess Lieferantenstammdaten Prozess Kundenstammdaten Schulung der Mitarbeitenden Prozess Produktstammdaten Projektdauer: Soll 6 Monate, Ist 9 Monate Grösster Change Daten konnten nicht wie geplant automatisiert aus dem SAP Netweaver MDM wieder zurück in die Quellsysteme übernommen werden Änderungen Stammdaten in den bestehenden Systemen bis zur Einführung auf ein neues ERP-System weiter pflegen Daten laufend ins SAP NetWeaver MDM übernehmen

14 Erfahrungen und Nutzerakzeptanz Prüfung der Datenstrukturen und Stammdatenqualität Bereinigung des uneinheitlichen Handhabens von Datenattributen z.b. Ländercodes, MwSt. Nummern Umfangreiche Tests bezüglich Übernahme von Datenstrukturen z.b. welche Listen (Lookup-Tabellen) müssen übernommen werden? Nutzerakzeptanz bei den Mitarbeitenden Aufklärung der Mitarbeitenden über die Bedeutsamkeit der Stammdaten Mehraufwand durch die zum Tagesgeschäft auszuführenden Stammdatenbereinigung

15 Investition und Kennzahlen Investition Budgetiert Aufwand: , tatsächlicher Aufwand: % Hard- und Software für neue Systeme 30% Integrationspartner 30% Entwicklung Schnittstellen zu den bestehenden Systeme Internen Aufwand für die Bereinigung der Stammdaten: mehrere hundert Arbeitsstunden Kennzahlen (Stand Februar 2010) Kunden- und Lieferantenstammdaten: 80 % erfüllen das 75 %-Qualitätskriterium (40 % zu Begin des Projektes) Produktstammdaten: 90 % erfüllen gesetzte Qualitätsanforderungen Rezepturstammdaten: 100 % erfüllen gesetzte Qualitätsanforderungen

16 Spezialitäten der Lösung Neue Organisations- und Informatikstrategie wird in zwei Phasen umgesetzt Erste Phase Stammdaten Zweite Phase Prozessunterstützung Qualitätssicherung der Stammdaten auf Basis SAP NetWeaver MDM Solide Ausgangsposition für SAP ERP Einführung Keine Big Bang Umstellung der Stammdaten Unternehmensweite Zentralisierung der Stammdaten Pflegeprozesse für Stammdaten während der ersten Phase Temporärer Prozess ausgeführt durch Mitarbeitende im operativen Bereichen d.h. kein Mehrpersonal wurde benötigt ( Schonung der Organisation) Steigerung des Qualitätsbewusstsein bei den Mitarbeitenden

17 Lessons Learned Stammdatenpflege für Mitarbeitenden nicht sehr attraktiv Daher Aufklärung der Mitarbeitenden über die Bedeutung der Stammdaten Verankerung der Stammdatenpflege über Zielvereinbarungen Empfehlung des CPG Group IT Manager an ähnlich Projekte 20 % mehr externe Kosten veranschlagen 50 % mehr Zeit einplanen

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gerne beantworten wir jetzt Ihre Fragen.

19 Backup Folien

20 Lieferantenverwaltung - Eröffnung Mutation - soll Asynchrones Kommunikationsverhalten Besteller/Eröffnender (Data Expert) Produktauswahl Lieferantenauswahl Eingabe ins System Mutation Einkäufer (Data Owner) Mutation Prüfem OK Freigabe Buchhaltung (Data Owner) Prüfung fehlerhaft (Einabefehler) Prüfung fehlerhaft (Inhaltlicher Fehler) Prüfung fehlerhaft (buchhalterischer Fehler) Prüfen OK MDM Prüfen gegen existierende Daten, DUNS etc. OK Prüfung fehlerfre Syndication (Verteilung)

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