Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden

Transkript

1 Grundlagen Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden In diesem Kapitel: Excel starten 60 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen 61 Mit der Bildlaufleiste blättern 81 Die Fenstergröße einstellen 82 Arbeitsumgebung über Excel-Optionen anpassen 85 Unterstützung und Hilfe in Excel Excel beenden 97 Zusammenfassung 98 59

2 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Dieses Kapitel befasst sich mit der Bildschirmansicht von Excel sowie den allgemeinen Einstellungen. Da sich die gesamte Arbeitsumgebung geändert hat, dürfte dieses Kapitel nicht nur für Excel- Neulinge interessant sein. Informieren Sie sich also darüber und lernen Sie die Namen der wichtigsten Objekte kennen. Selbstverständlich können Sie auch die neue Excel-Version an persönliche Vorlieben anpassen. So lassen sich standardmäßig angezeigte Elemente wie Bildlaufleisten oder Blattregisterkarten auch ausblenden. Für versierte Excel-Nutzer sind die Anwendungsoptionen meist die erste Anlaufstation nach der Installation. Excel starten Nachdem Sie die Installation erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie Excel starten. Öffnen Sie dazu das Start-Menü von Windows und wählen Sie die Befehlsfolge Alle Programme/Microsoft Office/Microsoft Office Excel Neben der herkömmlichen Methode, ein Programm unter Windows zu starten, gibt es noch ein paar weitere interessante Wege. WICHTIG sind. Beachten Sie bitte, dass für manche Änderungen Administratorrechte erforderlich Über eine Desktopverknüpfung Klicken Sie im Startmenü mit der rechten Maustaste auf den Eintrag von Microsoft Excel und wählen im Kontextmenü den Untermenübefehl Senden an/ Desktop (Verknüpfung erstellen). Über das auf dem Desktop abgelegte Symbol können Sie Excel anschließend mit einem Doppelklick starten. Über das Startmenü Wählen Sie die Befehlsfolge Alle Programme/Microsoft Office und klicken Sie den Eintrag Microsoft Office Excel 2007 mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag An Startmenü anheften. Über die Schnellstartsymbolleiste Auch hier können Sie die rechte Maustaste verwenden, um eine Verknüpfung zur Schnellstartsymbolleiste hinzuzufügen. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zur Schnellstartleiste hinzufügen. Durch Aufruf einer Arbeitsmappe Windows speichert die von Ihnen bearbeiteten Dateien in einer Liste, die Sie über Start/Zuletzt verwendet schnell erreichen können. Sollten Sie also in letzter Zeit eine Excel-Arbeitsmappe erstellt haben, können Sie diese hier direkt aufrufen. Nach dem Start von Excel wird die gewünschte Arbeitsmappe geöffnet. Eine Arbeitsmappe automatisch öffnen Wenn Sie immer mit derselben Arbeitsmappe arbeiten, können Sie diese bei jedem Excel-Start automatisch öffnen lassen. Dazu speichern Sie die Datei im Ordner XLSTART, den Sie in der Regel unter den Pfaden C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE12\XLSTART (gültig für alle Benutzer des Rechners, daher sind Administratorrechte erforderlich) C:\Users\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART (unter Ihrem Profil, also nur für Ihre Anmeldung gültig) 60

3 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen finden. Außer den Mustervorlagen öffnet Excel beim Start alle Arbeitsmappen, die in diesen Ordnern gespeichert sind. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen eigenen zusätzlichen Startordner festzulegen, von dem aus Arbeitsmappen automatisch geöffnet werden. Wenn Sie einen zusätzlichen Startordner festlegen wollen, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie im Office-Menü auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 2. Wechseln Sie zur Kategorie Erweitert. 3. In der Gruppe Allgemein geben Sie im Eingabefeld Beim Start alle Dateien öffnen in den Pfadnamen des alternativen Startordners an. Grundlagen WICHTIG Da Excel versucht, jede Datei in diesem zusätzlichen Startordner zu öffnen, stellen Sie sicher, dass dieser Ordner nur Dateien enthält, die Excel öffnen soll und kann. Dieser Ordner sollte also nur Dateien in einem Excel-Dateiformat enthalten. Wollen Sie verhindern, dass eine Datei aus dem Startordner geöffnet wird, verschieben Sie diese mit Hilfe des Windows-Explorers in einen anderen Ordner. HINWEIS Wenn sich eine Datei mit gleichem Namen sowohl im Startordner XLSTART als auch im zusätzlichen (von Ihnen angelegten) Startordner befindet, wird Excel immer die Datei aus dem Ordner XLSTART öffnen. Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Wenn Sie bereits eine frühere Version von Excel eingesetzt haben, fällt Ihnen nach dem Start sicherlich sofort die neue Oberfläche auf. Zunächst könnte man denken, dass es weiterhin Menüs und Symbolleisten gibt. Wenn Sie allerdings auf einen vermeintlichen Menübefehl klicken, werden Sie feststellen, dass kein Popup-Menü mit weiteren Befehlen aufklappt, sondern sich die Anzeige der Multifunktionsleiste ändert. WICHTIG Wichtig für die weitere Arbeit mit diesem Buch ist die Bezeichnung der einzelnen Bildschirmobjekte. Für das Erlernen dieser Bezeichnungen sollten Sie sich etwas Zeit nehmen. Sicher sind Sie auf die neue Oberfläche gespannt. Bereits seit einiger Zeit werden in der Fachpresse und im Internet Abbildungen gezeigt. Und der eine oder andere Leser hat vielleicht die Möglichkeit genutzt, eine Betaversion von Excel 2007 zu testen. 61

4 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Abbildg. 2.1 Diese Benennungen der wichtigsten Bildschirmelemente werden im Buch verwendet Tabelle 2.1 Beschreibung der Bildschirmelemente aus Abbildung 2.1 Nummer Beschreibung 1 Aktive Zelle 2 Office-Menü 3 Namenfeld 4 Symbolleiste für den Schnellzugriff 5 Bearbeitungsleiste 6 Spaltenüberschrift 7 Registerkarten 8 Startprogramm für Dialogfelder 9 Fenstertitel 10 Befehlsgruppe 11 Befehl 12 Fenstersymbole im Programmfenster 13 Fenstersymbole im Arbeitsmappenfenster 14 Bearbeitungsleiste erweitern 62

5 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Tabelle 2.1 Beschreibung der Bildschirmelemente aus Abbildung 2.1 (Fortsetzung) Nummer Beschreibung 15 Horizontaler Fensterteiler 16 Vertikale Bildlaufleiste 17 Hilfe Grundlagen 18 Vertikaler Fensterteiler 19 Zoomregler 20 Ansichten 21 Horizontale Bildlaufleiste 22 Registerteiler 23 Tabelle einfügen 24 Blattregister 25 Registerlaufpfeile 26 Zeilenüberschrift 27 Statusleiste 28 Alles auswählen Die Multifunktionsleiste enthält aufgabenbezogene Befehle Microsoft hat die Rückmeldungen der Benutzer ausgewertet und zusätzlich in Testlabors viel Zeit darauf verwendet, deren Arbeitsweise zu analysieren. Wie viele Mausklicks sind erforderlich, um an den gewünschten Befehl zu gelangen? Findet der Benutzer diesen in angemessener Zeit? Weiß der Benutzer überhaupt, welche Funktionen enthalten sind? Solche und ähnliche Fragestellungen wurden untersucht. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen haben zu einer völlig überarbeiteten Benutzerschnittstelle geführt (die Oberfläche wurde nicht nur in Excel geändert, sondern auch in Word und PowerPoint). Dabei wurde das Ziel verfolgt, dem Benutzer dabei zu helfen, die Funktionen für die häufigsten Aufgaben leichter zu finden und diese damit auch produktiver einsetzen zu können. Viele Befehle und Einstellungen waren bisher über zum Teil tief verschachtelte Menüs und Untermenüs oder eines der unzähligen Symbole zu erreichen. Zudem haben in den vorigen Versionen manche Befehle den Namen geändert, wenn sie ausgewählt waren. So wurde z.b. aus dem Befehl Blatt schützen im Menü Extras/Schutz der Befehl Blattschutz aufheben. In der neuen Version behalten die Befehle ihre Beschriftung (meistens zumindest) und zeigen nur durch das Aussehen den jeweiligen Status an. Die neue Oberfläche stellt in der Tat eine einschneidende Änderung der Art und Weise dar, wie Befehle verfügbar gemacht und damit Aufgaben erledigt werden können. Als Benutzer früherer Versionen bedeutet das für Sie natürlich einen gewissen Aufwand. Hilfreich ist jedoch dabei, dass sich die neue Ordnung streng an die übliche Reihenfolge bei der Bearbeitung eines Office-Dokuments orientiert: 63

6 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Daten eingeben Daten formatieren Ein Diagramm oder eine Pivot-Tabelle erstellen Daten auswerten Den Inhalt prüfen und die Ansicht nach Belieben einstellen Außerdem ist die grafische Darstellung der Befehle in aller Regel identisch mit den Symbolen der Version Dies ist ein nicht ganz unwichtiger Aspekt, weil Sie damit nur die neue Anordnung der Befehle und die neu hinzugekommenen Möglichkeiten lernen müssen, nicht aber deren grafische Darstellung. Die Multifunktionsleiste der einzelnen Office-Produkte enthält Registerkarten für die wichtigsten Funktionen der jeweiligen Anwendung und ersetzt damit die bisherigen Menüs und Symbolleisten. Dort sind die Befehle aufgabenbezogen zusammengefasst (ganz ähnlich einem Kontextmenü, das Befehle für ausgewählte Objekte zur Verfügung stellt). In Excel enthält die Multifunktionsleiste standardmäßig die folgenden Elemente (siehe auch die Abbildung 2.1): Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Registerkarten (Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln, Daten, Überprüfen und Ansicht), hervorgehoben wenn aktiv Befehlsgruppen auf den Registerkarten, welche die einzelnen Befehle enthalten Kontextbezogene Befehle und Registerkarten Andere Elemente, die sich auf die jeweilige Aufgabe beziehen, wie z.b. die Sicherheitswarnung im folgenden Bild Abbildg. 2.2 Falls erforderlich, werden zusätzliche Elemente angezeigt HINWEIS Sie können in den neuen Office-Programmen nicht auf die alte Menü- und Symbolleistenstruktur umschalten. Lediglich die meisten Tastenkombinationen funktionieren weiterhin. Symbolleiste für den Schnellzugriff Über die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Befehle ausgeführt werden, die unabhängig von der jeweiligen Arbeitssituation ausgeführt werden sollen. So ist der Befehl Speichern unabhängig von der aktuellen Ansicht oder der aktuellen Markierung und soll daher auch immer verfügbar sein. Über den Befehl Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen in dieser Symbolleiste können Sie weitere 64

7 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Befehle in diese Symbolleiste aufnehmen und damit Ihre persönliche Schnellzugriffsleiste erstellen. Ganz praktisch ist dies beispielsweise, um das Dialogfeld Excel-Optionen schnell aufzurufen. Abbildg. 2.3 HINWEIS Wenn Sie nach einem Befehl Excel-Optionen suchen, bleibt die Suche allerdings erfolglos. Suchen Sie stattdessen nach dem Befehl Anwendungsoptionen (siehe Abbildung 2.3). Die Schnellzugriffsleiste kann angepasst und an eine Arbeitsmappe gebunden werden Grundlagen TIPP Machen Sie am Anfang eher sparsam von der Möglichkeit Gebrauch, die Schnellzugriffsleiste anzupassen. Sie werden feststellen, dass die meisten Befehle über die Registerkarten der Multifunktionsleiste und insbesondere auch auf den kontextbezogenen Registerkarten angezeigt werden. Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche und aktivieren Sie einen der vorgesehenen Befehle oder fügen Sie über die Option Weitere Befehle einen beliebigen Befehl zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu (Abbildung 2.4). Die Schnellzugriffsleiste bleibt auch dann einzeilig, wenn Sie sehr viele Befehle hinzufügen. In diesem Fall wird am rechten Rand eine Erweiterungsschaltfläche angezeigt, über welche die nicht sichtbaren Befehle erreicht werden können. 65

8 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Um die Befehle in der Schnellzugriffsleiste zu gruppieren, fügen Sie eine Trennlinie ein. Fügen Sie dazu aus der Gruppe Häufig verwendete Befehle den Befehl <Trennzeichen> hinzu (Abbildung 2.3). Haben Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff angepasst, dann finden Sie im Ordner C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Office\ die Datei Excel.qat. In dieser Datei werden die Einstellungen zur Symbolleiste gespeichert. Die Endung.qat steht dabei für Quick Access Toolbar. Abbildg. 2.4 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann bei Bedarf auch unter der Multifunktionsleiste angezeigt werden PROFITIPP Für Befehle, die auf der Multifunktionsleiste sichtbar sind, gibt es eine schnelle Methode, mit der Sie diese in die Schnellzugriffsleiste aufnehmen können. Klicken Sie den gewünschten Befehl mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. In Abbildung 2.5 wurde auf die Befehlsgruppe Bearbeiten geklickt. Abbildg. 2.5 Auch eine ganze Befehlsgruppe kann über die Schnellzugriffsleiste eingeblendet werden TIPP Standardmäßig wird die Schnellzugriffsleiste über der Multifunktionsleiste angezeigt. Sie können die Schnellzugriffsleiste aber auch unterhalb der Multifunktionsleiste anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Schnellzugriffsleiste aufrufen und den entsprechenden Befehl anklicken (vgl. Abbildung 2.6). 66

9 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Abbildg. 2.6 Auch für die Schnellzugriffsleiste gilt: das Kontextmenü enthält wichtige Befehle Grundlagen Eine Schnellzugriffsleiste an eine Mappe binden Vielleicht wollen Sie erreichen, dass Ihre eigene Schnellzugriffsleiste immer dann angezeigt wird, wenn Sie eine bestimmte Arbeitsmappe öffnen. Auch dies ist möglich. Während in der Vergangenheit eine gebundene Symbolleiste nach dem Schließen der Mappe sichtbar blieb, wird die angepasste Schnellzugriffsleiste geschlossen und die Standardversion angezeigt. Um eine benutzerdefinierte Schnellzugriffsleiste mit einer Mappe zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Datei, an welche die Schnellzugriffsleiste gebunden werden soll. 2. Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste und wählen Sie den Befehl Weitere Befehle (Abbildung 2.4). 3. Das Dialogfeld Excel-Optionen wird mit der Kategorie Anpassen geöffnet. 4. Im Listenfeld Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen wählen Sie die Datei aus, an welche die Leiste angefügt werden soll. Dieser Punkt ist wichtig, weil Änderungen an der Schnellzugriffsleiste normalerweise für alle Dokumente, besser die Standard-Schnellzugriffsleiste, gelten. 5. Im Listenfeld Befehle auswählen markieren Sie die Kategorie, in welcher die Befehle gespeichert sind, die hinzugefügt werden sollen. Als Kategorie stehen häufig verwendete Befehle ebenso zur Auswahl wie Befehle, die nicht in der Multifunktionsleiste angezeigt werden. Auch die Registerkarten und kontextbezogenen Registerkarten (mehr dazu weiter unten in diesem Kapitel) werden als Kategorie angezeigt. Die Kategorie Alle Befehle zeigt die ganze Palette der verfügbaren Befehle. 6. Dadurch werden im darunter liegenden Listenfeld die verfügbaren Befehle eingeschränkt. Ist Ihnen der Name eines Befehls bekannt, können Sie im Listenfeld schneller zur gesuchten Stelle gelangen, wenn Sie den Anfangsbuchstaben des Befehls drücken. Markieren Sie dann den gewünschten Befehl und fügen ihn mit der Schaltfläche Hinzufügen der Schnellzugriffsleiste hinzu. 7. Fügen Sie auf die gleiche Weise evtl. weitere Befehle hinzu. Beachten Sie dabei, dass jeder Befehl nur einmal aufgenommen werden kann. 8. Haben Sie versehentlich einen falschen Befehl aufgenommen, markieren Sie diesen im rechten Listenfeld und wählen die Schaltfläche Entfernen. 9. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. TIPP Beim Anbinden einer Schnellzugriffsleiste an eine Datei werden die Einstellungen in der Datei customui.xml, die Teil der gesamten Mappe ist, gespeichert. Mehr zum Aufbau von Dateien im neuen Dateiformat finden Sie in Kapitel 3. 67

10 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Befehl aus der Schnellzugriffsleiste löschen Um einen Befehl aus der Schnellzugriffsleiste zu löschen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste und wählen Sie den Befehl Weitere Befehle (Abbildung 2.4) 2. Markieren Sie im Listenfeld Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen das Symbol, das gelöscht werden soll. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Entfernen, um ein einzelnes Symbol zu entfernen. 4. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld Excel-Optionen mit OK. Dem unbesorgten Experimentieren steht also nichts im Weg. Ursprünglichen Zustand wiederherstellen Sie können den Originalzustand der Schnellzugriffsleiste jederzeit wiederherstellen, indem Sie die Liste der Schaltflächen über den eben beschriebenen Weg erneut öffnen und auf den Befehl Zurücksetzen klicken (Abbildung 2.3). Sie können also unbesorgt mit der Symbolleiste für den Schnellzugriff experimentieren. Mit wenigen Mausklicks ist der Urzustand wiederhergestellt. HINWEIS Weil das CommandBars-Objekt weiterhin vollständig in Office 2007 enthalten ist, können Add-Ins früherer Versionen, die eine eigene Symbolleiste erstellen, weiterhin verwendet werden. Eigene Symbolleisten werden nach dem Laden in der Gruppe Benutzerdefinierte Symbolleisten auf der kontextbezogenen Registerkarte Add-Ins angezeigt. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 31. Multifunktionsleiste in unterschiedlicher Größe Eines der Ziele der neuen Oberfläche ist, dass Sie als Nutzer Tabellen deutlich schneller erstellen und formatieren können. Aber auch Ausdrucke und Ansichten sollen schnell geändert werden können. Dabei werden Sie von einer Vielzahl an Vorlagen unterstützt, welche die neue Umgebung zur Verfügung stellt. Die Registerkarte Start enthält die wohl am häufigsten benötigten Befehlsgruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Formatvorlagen, Zellen und Bearbeiten. TIPP Verwenden Sie eine IntelliMouse, können Sie zwischen den unterschiedlichen Registerkarten wechseln, indem Sie mit dem Mauszeiger auf die Multifunktionsleiste zeigen und das Mausrad bewegen. Abbildg. 2.7 Die Registerkarte Start mit den am häufigsten benötigten Befehlen 68

11 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Abbildg. 2.8 Je nachdem, welche Bildschirmauflösung Sie verwenden und wie die Größe des Anwendungsfensters eingestellt ist, kann die Multifunktionsleiste durchaus unterschiedlich aussehen. Es ist eine neue Eigenschaft, dass die Multifunktionsleiste anders als die Menüleiste in früheren Versionen nicht durch Umbrechen die Elemente in einer weiteren Zeile anzeigt, sondern in verschiedenen Größen verfügbar ist. Beim Anpassen der Bildschirmbreite wird die Multifunktionsleiste gestaucht, die Höhe bleibt unverändert Grundlagen Abbildg. 2.9 Das bedeutet, die Entwickler haben die einzelnen Befehle in verschiedenen Größen entworfen und verfügbar gemacht. Damit bleibt der Anteil der Multifunktionsleiste am Bildschirm immer gleich groß. Wird die Breite erneut reduziert, wird nur noch die Beschriftung der Befehlsgruppe angezeigt WICHTIG Bei der Beschreibung der Befehlsfolgen in diesem Buch gehen wir davon aus, dass Excel den Bildschirm vollständig ausfüllt und die Multifunktionsleiste damit nicht nur die Befehlsgruppen zeigt, sondern auch die jeweils enthaltenen Befehle. Auf die Nennung der Befehlsgruppe wird in den meisten Fällen verzichtet. Verwenden Sie eine Bildschirmauflösung, die niedriger als 1.024x768 ist, erhalten Sie eine andere Darstellung der Multifunktionsleiste, als sie in den Abbildungen dieses Buches gezeigt wird. Die Multifunktionsleiste ausblenden Mit der Tastenkombination (Strg)+(F1) können Sie die Multifunktionsleiste ausblenden. Sichtbar bleibt dann lediglich die Zeile mit den Registerkarten. Ein Klick auf eine dieser Registerkarten blendet dann die Multifunktionsleiste mit den entsprechenden Befehlsgruppen ein. Sie können jetzt einen Befehl auswählen und die Multifunktionsleiste wird wieder ausgeblendet. Drücken Sie erneut (Strg)+(F1) wird die Multifunktionsleiste wieder dauerhaft angezeigt. HINWEIS Wie Sie die Multifunktionsleiste anpassen können, erfahren Sie in Kapitel

12 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Kontextbezogene Werkzeuge Kontextbezogene Werkzeuge sind Befehlsgruppen, die zusätzlich zu den üblichen Registerkarten nur dann angezeigt werden, wenn ein bestimmtes Objekt (z.b. ein Diagramm oder ein Zeichenobjekt) ausgewählt ist. Diese kontextbezogenen Werkzeuge haben zur besseren Unterscheidung verschiedene Farben und enthalten wiederum Registerkarten mit speziell auf das Objekt abgestimmten Befehlen. Abbildg Kontextbezogene Werkzeuge bieten schnellen Zugriff auf objektbezogene Befehle Programmregisterkarten Wechseln Sie in bestimmte Ansichten, werden die üblichen Registerkarten durch Programmregisterkarten ersetzt. Wählen Sie beispielsweise den Befehl Office-Menü/Drucken/Seitenansicht, wird die Programmregisterkarte Seitenansicht angezeigt. Abbildg In der Seitenansicht sind nur die Befehle der Registerkarte Seitenansicht und des Office-Menüs verfügbar 70

13 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Abbildg Mit Kontextmenüs arbeiten Wie bisher können Sie mit der rechten Maustaste eine Auswahl an kontextbezogenen Befehlen anzeigen lassen. Auch die Kontextmenüs sind überarbeitet worden, um wirklich die wichtigsten Befehle für das aktuell ausgewählte Objekt anzubieten. Neu ist, dass dieses Kontextmenü um eine Minisymbolleiste erweitert wurde. Hier werden zusätzliche Formatierungsoptionen angezeigt. Das Kontextmenü wurde um eine Minisymbolleiste erweitert, die oberhalb des Kontextmenüs angezeigt wird Grundlagen Abbildg Die Minisymbolleiste wird auch angezeigt, wenn in einer Zelle ein Text markiert oder ein Kommentar überarbeitet wird. Die Minisymbolleiste erscheint zunächst halb durchsichtig und wird dann vollständig angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf positionieren. Haben Sie einen Befehl auf der Minisymbolleiste angeklickt, wird diese wieder ausgeblendet. Die Minisymbolleiste des Kontextmenüs für schnellen Zugriff auf Formatierungsoptionen 71

14 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden PROFITIPP Bisher war schon die Verwendung des Kontextmenüs über die rechte Maustaste ein ganz heißer Tipp. In der neuen Version ist es praktisch ein Muss, weil hier nahezu alle wichtigen Befehle für ein Objekt zu finden sind: Vom Kopieren und Einfügen bis hin zum Erstellen von Hyperlinks, der Benennung von Bereichen und sogar dem Sortieren und Filtern um nur einige der Kontextbefehle für Zellen zu nennen. Die Minisymbolleiste tut ein Übriges dazu, Ihnen den Wechsel zwischen einzelnen Registerkarten zu ersparen. Befehle ausführen Einige Befehle auf der Multifunktionsleiste führen direkt ein Kommando aus, etwa der Befehl Fett, um die aktuelle Markierung im Schriftstil Fett zu formatieren. Andere öffnen ein Pulldown-Menü, das eine Reihe von Optionen enthält, die den gewünschten Befehl näher spezifizieren. So etwa die Bedingte Formatierung in der Abbildung Bei der Schaltfläche Einfügen handelt es sich um eine zweigeteilte Schaltfläche: Während ein Klick auf den oberen Teil der Schaltfläche die Standardaktion also das Einfügen von Werten und Formaten ausführt, können Sie mit einem Klick auf das kleine Dreieck im unteren Teil das Schaltflächenmenü öffnen, das spezielle Optionen für diesen Befehl enthält. Abbildg Befehl über ein Pulldown-Menü ausführen Enthält die Befehlsgruppe eine Option Weitere, wird ein Dialogfeld für die Eingabe benutzerspezifischer Einstellungen angezeigt. Als Beispiel sei hier das Dialogfeld Neue Formatierungsregel aufgeführt. 72

15 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Abbildg Der Befehl Weitere zeigt jeweils ein Dialogfeld für die exakte Einstellung von Parametern an Grundlagen Wie Sie sehen, hat sich bei der bedingten Formatierung einiges getan. Mehr dazu finden Sie in Kapitel 12. Startprogramm für Dialogfelder Einige Befehlsgruppen enthalten die Möglichkeit, Einstellungen über Dialogfelder vorzunehmen. Klicken Sie dazu auf das Symbol namens Startprogramm für Dialogfelder, das sich jeweils in der rechten unteren Ecke einiger Befehlsgruppen befindet. Wenn Sie mit der Maus auf die entsprechende Schaltfläche zeigen, wird eine verkleinerte Vorschau auf das Dialogfeld angezeigt, das geöffnet wird, wenn Sie den Befehl ausführen. Dies erleichtert die Entscheidung, ob Sie die richtige Auswahl treffen. Abbildg Das Startprogramm bietet Ihnen den Zugriff auf erweiterte Einstellungen über Dialogfelder 73

16 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Elemente von Dialogfeldern Wie jedes Fenster besitzt auch das Dialogfeld in der obersten Zeile eine Titelleiste mit dem Dialogfeldnamen, einer Schaltfläche für die Hilfe und einer Schaltfläche zum Schließen. In den Dialogfeldern selbst können Sie sich mit der (ÿ)-taste von einem Element zum anderen bewegen oder diese mit der Maus anklicken. Des Weiteren lassen sich die einzelnen Befehle mit einer Tastenkombination einstellen. Die Befehle von Dialogfeldern haben einen unterstrichenen Buchstaben, der in Kombination mit der (Alt)-Taste dazu verwendet werden kann, den jeweiligen Befehl auszuführen. Beispielsweise können Sie in Abbildung 2.17 mit der Tastenkombination (Alt)+(G) den Befehl Genauigkeit wie angezeigt festlegen aktivieren. Abbildg Dialogfeld mit einigen Steuerelementen zur komfortablen Änderung TIPP Weist ein Dialogfeld in der rechten unteren Ecke drei Punkte auf, bedeutet dies, dass das Dialogfeld frei skalierbar ist. Viele Dialogfelder in der neuen Office-Suite können an den Umfang der dargestellten Information und die Größe des Bildschirms angepasst werden. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf einen der Ränder. Wenn sich der Mauszeiger ändert, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen am Dialogfeld bis die gewünschte Größe erreicht ist. Registerkarten: Einige Dialogfelder wie das Dialogfeld Zellen formatieren bestehen aus mehreren Registerkarten. Um eine Registerkarte zu aktivieren, klicken Sie deren»reiter«an oder bewegen sich mit der Tastenkombination (Strg)+(ÿ) dorthin. Kontrollkästchen: Enthält ein Kontrollkästchen ein Häkchen, ist die betreffende Funktion aktiviert, zum Beispiel Multithreadberechnung aktivieren in Abbildung Mit der linken Maustaste oder 74

17 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen der (Leertaste) kann die Funktion des Kontrollkästchens aktiviert und deaktiviert werden. In einer Gruppe können mehrere Kontrollkästchen aktiviert werden. Optionsfeld: Optionsfelder stehen standardmäßig in einem Gruppenfeld. In Abbildung 2.17 sehen Sie die Gruppe Anzahl von Berechnungsthreads. In einer Optionsfeldgruppe kann jeweils nur ein Optionsfeld aktiviert sein. Wählen Sie eine bestimmte Option aus, wird die bisher aktive Option deaktiviert. Dropdown-Listenfelder: In Listenfeldern, wie z.b. bei der Schriftgröße, können die darin enthaltenen Einträge per Mausklick ausgewählt werden. Der Pfeil rechts daneben deutet darauf hin, dass es mehrere Auswahlmöglichkeiten gibt. Eingabefelder: Einige Dialogfelder, wie das in Abbildung 2.17 im Ausschnitt gezeigte Dialogfeld Excel-Optionen mit der Kategorie Erweitert, enthalten Eingabefelder, in die Sie Daten eingeben können, beispielsweise Beim Start alle Dateien öffnen in. Drehfelder: Aktivieren Sie im Dialogfeld Excel-Optionen die Kategorie Erweitert, finden Sie in der Gruppe Anzeige neben dem Kontrollkästchen Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen ein Beispiel für ein Drehfeld, in das Sie eine Zahl zwischen 1 und 50 eintippen oder über den Pfeil nach oben weiterzählen bzw. über den Pfeil nach unten die Anzahl verringern können. Diese Zahl legt fest, wie viele der zuletzt bearbeiteten Dateien im Office-Menü zum schnelleren Öffnen angezeigt werden. Um die Änderungen in einem Dialogfeld dauerhaft zu übernehmen, wählen Sie die Schaltfläche OK. Wollen Sie alle Änderungen verwerfen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen oder drücken Sie die (Esc)-Taste. Wie Sie Steuerelemente wie z.b. Dropdown-Listenfelder oder Drehfelder in Tabellen erstellen und diese für die komfortable Dateneingabe in Tabellen nutzen können, erfahren Sie in Kapitel 13. Grundlagen Schnell formatieren mit Hilfe von Katalogen Ein großes Thema in der neuen Office-Suite ist die Verwendung von Vorlagen. Ob es sich um Dokumentvorlagen, Farbvorlagen oder Designs (damit ändern Sie Farben, Schriftarten und Effekte in einem Arbeitsgang) handelt, überall stehen eine ganze Reihe von eingebauten Vorlagen bereit. Neu ist dabei die Verwendung von Katalogen für die Zuweisung einer Gruppe von Formatoptionen. Erkennt Excel Ihre Markierung als Tabelle, können Sie über den Katalog Als Tabelle formatieren unter verschiedenen vordefinierten Tabellenformaten wählen (Abbildung 2.18). Zeigen Sie mit der Maus auf eines der Muster, erhalten Sie eine Livevorschau, welche die Tabelle mit den entsprechenden Formatierungen anzeigt. Erkennt Excel den Bereich nicht, wird das Dialogfeld Als Tabelle formatieren angezeigt. Tragen Sie hier den Bereich ein, auf den die Formatierung angewandt werden soll. HINWEIS Sollte keine Livevorschau angezeigt werden, rufen Sie im Office-Menü die Excel- Optionen auf. Wechseln Sie zur Kategorie Häufig verwendet. In der Gruppe Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel schalten Sie das Kontrollkästchen Livevorschau aktivieren ein (siehe Abbildung 2.31). 75

18 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Abbildg Schnelle Formatierung mit Hilfe von Katalogen Die neue Oberfläche aus Sicht eines langjährigen Excel-Benutzers Wer schon sehr lange mit Microsoft Excel arbeitet, kann sicher nachvollziehen, dass die Entwicklung der angebotenen (im Unterschied zu den von jedem einzelnen Benutzer verwendeten) Möglichkeiten insbesondere nach Excel 97 nahezu explosionsartig verlaufen ist. Bei aller Kritik an Microsoft muss man in Bezug auf Excel doch anerkennen, dass die Änderungen an der Oberfläche bis einschließlich der Version 2003 nicht wirklich dramatisch waren. Viele Menübefehle und die meisten Symbole sehen genauso aus wie in ganz frühen Programmversionen. Als Beispiel sei hier nur das Symbol für das Speichern einer Arbeitsmappe genannt. Wie vor Jahrzehnten wird zum Speichern einer Datei immer noch das Disketten-Symbol verwendet, obwohl zwischenzeitlich wohl nur in Ausnahmefällen wirklich eine Diskette zum Einsatz kommt. Änderungen sind sehr selten, wenn auch teilweise dramatisch, denkt man beispielsweise an die geänderte Funktionalität des Symbols Zentrieren über Auswahl (Excel 4.0) bzw. Verbinden und zentrieren (Excel 97). Viele Benutzeranfragen auch in den Foren im Internet zeigen, dass sich die Probleme vieler Anwender mit vorhandenen Mitteln lösen lassen (falls man weiß, in welchem Menü oder auf welcher Symbolleiste man suchen soll). Als Beispiel sei hier die Mehrfachoperation genannt, die bereits in frühen Versionen so enthalten war. Mit der Version 2000 wurde diese in Tabelle umbenannt, was zu einigem Suchen irritierter Anwender geführt hat. Hier setzt die neue Oberfläche an, indem sie die Befehle nach Aufgaben zusammenfasst. Wollen Sie die Seiteneinrichtung einer Tabelle ändern, finden Sie die Einstellungen auf der Registerkarte Seitenlayout, wollen Sie ein Diagramm einfügen, verwenden Sie die Registerkarte Einfügen usw. 76

19 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Auch die Einstellung der Excel-Optionen war zwar seit Jahren im Menü Extras angesiedelt, doch die Zunahme der möglichen Einstellungen hat dazu geführt, dass deren Funktionsweise und Gültigkeit nicht wirklich klar ersichtlich war. Die neuen Excel-Optionen sind zwar an einer etwas ungewöhnlichen Stelle über das Office-Menü zu erreichen, aber die einzelnen Gruppen sind logisch nachvollziehbar. Ganz wichtig dabei ist auch, dass jetzt angezeigt wird, für welches Objekt die Einstellung gilt (Abbildung 2.17), also Excel allgemein, die aktive Arbeitsmappe usw. Sollte genau der von Ihnen am häufigsten verwendete Befehl nur umständlich oder gar nicht (auch das kann vorkommen) auf der Multifunktionsleiste verfügbar sein, fügen Sie diesen selbst der Schnellzugriffsleiste hinzu. Zusammenfassend lässt sich sagen: Nachdem Sie sich mit der neuen Arbeitsumgebung und den neuen Namenskonventionen vertraut gemacht haben, werden auch Sie sicher der Meinung sein, dass sich viele Aufgaben wirklich schneller erledigen lassen. Grundlagen Abbildg Wenn es gar nicht klappen will, finden Sie den gesuchten Befehl über die Hilfe Die Bearbeitungsleiste anzeigen lassen Die Bearbeitungsleiste befindet sich direkt über der Tabelle (siehe Abbildung 2.20). Sie sieht auf den ersten Blick etwas unscheinbar aus, ist aber für die Arbeit sehr wichtig. Sie enthält das Namenfeld, die Schaltfläche Funktion einfügen und die Eingabezeile. Die Funktion dieser Elemente wird in den nachfolgenden Kapiteln ausführlich beschrieben. Über Office-Menü/Excel-Optionen können Sie in der Kategorie Erweitert in der Gruppe Anzeige die Bearbeitungsleiste ein- bzw. ausblenden. Neu ist, dass Sie die Breite des Namenfeldes ändern können. Damit können hier erstmals auch längere Namen vollständig angezeigt werden. Zeigen Sie dazu mit der Maus auf den Punkt und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, während Sie die gewünschte Breite einstellen (Abbildung 2.20). 77

20 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Abbildg Die Dimensionen der Elemente in der Bearbeitungsleiste können jetzt angepasst werden Namenfeld Knopf zur Änderung der Breite Bearbeitungsleiste Funktion einfügen Bearbeitungsleiste erweitern Neu ist ebenfalls, dass Sie die Höhe der Bearbeitungsleiste wie gewünscht einstellen können. Zeigen Sie dazu auf den unteren Rand der Bearbeitungsleiste, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis die gewünschte Größe erreicht ist. Anschließend können Sie mit der Schaltfläche Bearbeitungsleiste erweitern bzw. Bearbeitungsleiste reduzieren zwischen der normalen (einzeiligen) und der benutzerdefinierten Anzeige der Bearbeitungsleiste wechseln. Abbildg Die Höhe der Bearbeitungsleiste kann jetzt unabhängig so eingestellt werden, dass keine Zellen mehr verdeckt werden Ansicht wechseln An der rechten unteren Ecke des Bildschirms finden Sie in der Statusleiste eine Reihe neuer Ansicht- Steuerelemente. Damit können Sie unabhängig von der gerade angezeigten Registerkarte schnell zwischen der Normalansicht, der Seitenlayoutansicht und der Seitenumbruchvorschau wechseln. Abbildg Neue Schaltflächen für verschiedene Ansichten und ein Zoomregler in der Statusleiste 78

21 Die neue Excel-Umgebung kennen lernen Mit der Lupe arbeiten: Die Zoomfunktion Die Bildschirmanzeige und das gedruckte Dokument stimmen am genauesten überein, wenn Sie auf der Registerkarte Ansicht den Befehl Zoom/100% auswählen. Diese Einstellung lässt sich auf bis zu 10 % verkleinern oder auf 400 % vergrößern. Schnellen Zugriff auf die Zoomeinstellung bietet der Zoomregler in der Statusleiste (Abbildung 2.22). HINWEIS Die Änderung beim Zoomen wirkt sich nicht auf den Ausdruck aus. Arbeitsblätter werden standardmäßig immer in der Originalgröße von 100 % ausgedruckt, falls Sie diese Einstellung nicht über das Dialogfeld Seite einrichten oder den Befehl Skalierung aus der Registerkarte Seitenlayout ändern. Grundlagen TIPP Mit dem Befehl Zoommodus: Auswahl aus der Registerkarte Ansicht wird der Bildschirm so angepasst, dass die aktuelle Markierung auf der gesamten Bildschirmbreite dargestellt wird. Das Experimentieren mit verschiedenen Zoomfaktoren ist damit also überflüssig. Die Statusleiste anpassen Auch die Anzeigemöglichkeiten in der Statusleiste wurden stark erweitert. Über den Zoomregler kann die Anzeige maßgenau eingestellt werden, indem Sie den Regler mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung ziehen oder auf die kleine Schaltfläche» «bzw.»+«klicken. Gleich links daneben finden Sie Schaltflächen für die Auswahl des Anzeigemodus. Abbildg Die Statusleiste hat sich zu einer Informationszentrale gemausert 79

22 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Die Statusleiste kann auch an die eigenen Gewohnheiten und Bedürfnisse angepasst werden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, erscheint das Kontextmenü Statusleiste anpassen. Hier können Sie ebenfalls Ihre ganz persönliche Anzeige einstellen. So bietet etwa der Zoomregler schnellen Zugriff auf die Zoomeinstellung. Neben den verfügbaren Befehlen wird hier auch die aktuelle Einstellung angezeigt. Im obigen Bild wird rechts neben der Option Zoom die aktuelle Einstellung 100 % angezeigt. Einige der Optionen sind nur in bestimmten Ansichten in der Statusleiste verfügbar. So wird beispielsweise die Seitenzahl nur in der Seitenlayoutansicht angezeigt. HINWEIS Änderungen an der Statusleiste werden in der Registrierungsdatenbank unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\StatusBar gespeichert. Neue Elemente in der Seitenlayoutansicht Wenn Sie die Seitenlayoutansicht aktiviert haben, werden zusätzlich zu den Spalten- und Zeilenbeschriftungen zwei Lineale angezeigt. Diese Lineale können Sie verwenden, um Spalten oder Zeilen auf ein bestimmtes Maß einzustellen. Neu ist dabei, dass die Spaltenbreite auch in Zentimeter angegeben werden kann. In der Normalansicht werden Änderungen an der Spaltenbreite etwa über das Kontextmenü bei einem rechten Mausklick auf eine Spaltenüberschrift durch die Angabe eines Pixelwertes vorgenommen. Durch Ziehen an dem etwas dunkler dargestellten Seitenrand können Sie in dieser Ansicht auch die Seitenränder einstellen. Abbildg Einstellung der Spaltenbreite und Zeilenhöhe mit Hilfe von Linealen Die Seitenlayoutansicht kann aber noch mehr. Sie können in der Seitenlayoutansicht die Tabelle weiterhin editieren. Das gilt nicht nur für die Stelle an der Sie zur Eingabe einer Kopfzeile aufgefordert werden, sondern für den gesamten Tabellenbereich. Die Einstellung der Ansicht kann für jedes Blatt einer Mappe unterschiedlich sein und gespeichert werden. Gut denkbar, dass Sie diese Ansicht als Standardansicht für Ihre Arbeit verwenden. Mehr zum Thema Ansichten finden Sie in Kapitel 4. 80

23 Mit der Bildlaufleiste blättern Mit der Bildlaufleiste blättern Wenn Sie die Pfeile an den Enden der horizontalen oder vertikalen Bildlaufleisten anklicken, können Sie den sichtbaren Bereich der Tabelle nach Belieben horizontal bzw. vertikal verschieben. Eine weitere Möglichkeit, sich in der Tabelle zu bewegen, ist das Ziehen des Bildlauffeldes in der Bildlaufleiste mit gedrückter linker Maustaste. Ihre Position in der Tabelle sehen Sie mit Hilfe der Zeilen- bzw. Spaltenköpfe, die beim Ziehen mitlaufen. Diese Methode funktioniert allerdings nur für den Bereich der Tabelle, in dem Daten enthalten sind. Wenn beispielsweise die Zelle V50 die letzte Zelle mit Daten in Ihrer Tabelle ist, können Sie mittels der Bildlaufleisten den sichtbaren Tabellenbereich auch nur bis zu diesem Bereich verschieben, denn die Bildlaufleisten stoßen an die untere bzw. rechte Begrenzung (siehe Abbildung 2.25). Grundlagen Abbildg Durch Ziehen an der Bildlaufleiste kann der angezeigte Bereich geändert werden TIPP Wollen Sie die Zellen über diesen Bereich hinaus einsehen, klicken Sie auf den Pfeil am Ende der Bildlaufleiste. Einen schnellen Bildlauf führen Sie aus, indem Sie den Mauszeiger auf das Bildlauffeld setzen, die (ª)-Taste gedrückt halten und mit gedrückter linker Maustaste das Bildlauffeld weiterziehen. 81

24 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Durch Klicken in den freien Bereich der Bildlaufleiste (je nachdem, wo das Bildlauffeld steht) lässt sich der sichtbare Tabellenbereich um jeweils ein Bildschirmfenster aufwärts oder abwärts bzw. nach rechts oder links bewegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Bildlaufleiste, wird eine Auswahl angezeigt. Damit können Sie einen schrittweisen Bildlauf ausführen. Die Abbildung 2.26 zeigt das Kontextmenü für die horizontale Bildlaufleiste. Für die vertikale Bildlaufleiste werden entsprechende Befehle über das Kontextmenü angeboten. Abbildg Das Kontextmenü der Bildlaufleiste mit einer Reihe von Optionen Bildlaufleiste einblenden So können Sie die Bildlaufleisten folgendermaßen ein- oder ausblenden: 1. Öffnen Sie das Office-Menü. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 3. Wechseln Sie zur Kategorie Erweitert. 4. In der Gruppe Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen finden Sie die Kontrollkästchen Horizontale Bildlaufleiste anzeigen und Vertikale Bildlaufleiste anzeigen. Aktivieren Sie beide Kontrollkästchen, um die Bildlaufleisten anzuzeigen. TIPP Wenn Sie über eine IntelliMouse verfügen, können Sie diese auch so einstellen, dass bei einer Bewegung des Mausrades ein Bildlauf ausgeführt wird. Alternativ können Sie über das Mausrad auch die Zoomeinstellung ändern. Die Einstellung Beim Rollen mit IntelliMouse zoomen finden Sie über das Office-Menü. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Optionen und wechseln Sie zur Kategorie Erweitert in die Gruppe Optionen bearbeiten. Die Fenstergröße einstellen Am rechten oberen Bildschirmrand befinden sich einige Symbole, mit der sich die Fenstergröße einstellen lässt. Die oberen Fenstersymbole in Abbildung 2.27 beziehen sich auf das Excel-Programmfenster. Wenn Sie hier die Schaltfläche zum Minimieren des Fensters anklicken, wird das Programm als Schaltfläche auf der Windows-Taskleiste angezeigt. 82

25 Die Fenstergröße einstellen Mit den Fenstersymbolen des Programmfensters können Sie die Bildschirmdarstellung auf verschiedene Weise beeinflussen: Fenster auf Symbolgröße minimieren Fenster zum Vollbild maximieren Eine Mappe schließen und wenn keine Mappe angezeigt wird das Programmfenster schließen Grundlagen Abbildg Fenstersymbole für die Größenänderung und das Schließen der Fenster Mit den Schaltflächen in der zweiten Reihe verhält es sich genauso, jedoch mit dem Unterschied, dass die Einstellungen nicht für das Programmfenster gelten, sondern für das Arbeitsmappenfenster. Jedes Fenster, sowohl das Programmfenster als auch das Arbeitsmappenfenster, besitzt also eigene Schaltflächen für die Bildschirmdarstellung. Genauso erscheint auch jedes Arbeitsmappenfenster als eigene Schaltfläche in der Windows-Taskleiste wie in Abbildung 2.28 dargestellt. Abbildg Die Windows-Taskleiste zeigt die geöffneten Arbeitsmappen Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, finden Sie über Office-Menü/Excel-Optionen in der Kategorie Erweitert in der Gruppe Anzeige das Kontrollkästchen Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen. Über dieses Kontrollkästchen können Sie die Anzeige aktivieren und deaktivieren. Einstellungen in einem Aufgabenbereich vornehmen Für spezielle Aufgaben wird ein zusätzlicher Aufgabenbereich angezeigt. Ein Aufgabenbereich wurde in der Vorgängerversion immer an der rechten Bildschirmseite angezeigt. Jetzt kann dieser sich an der linken oder rechten Seite des Arbeitsfensters befinden. Wenn mehrere Arbeitsbereiche geöffnet sind, lassen sich diese nebeneinander oder auch auf beiden Seiten des Arbeitsfensters anzeigen. Die einzelnen Aufgabenbereiche (z.b. Recherchieren, Thesaurus, Übersetzen, PivotTable-Feldliste, Dokumentwiederherstellung, Auswahl und Sichtbarkeit und XML-Quelle) lernen Sie in den Kapiteln dieses Buches kennen, die sich mit dem jeweiligen Aufgabenthema beschäftigen. 83

26 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Abbildg Die Anzeigemöglichkeiten von Aufgabenbereichen wurde erweitert Zentrale Aufgaben im Office-Menü erledigen Das Office-Menü, mit vielen Befehlen, die früher im Menü Datei enthalten waren, wurde ebenfalls neu gestaltet. Das Menü, repräsentiert durch das Office-Logo der aktuellen Version, ist in zwei Bereiche unterteilt: es zeigt links eine Reihe von Befehlen (Neu, Öffnen usw. ) und rechts daneben die jeweils verfügbaren Optionen. In Abbildung 2.30 ist dies die Liste der Optionen zum Speichern einer Datei. Während die Multifunktionsleiste Sie bei der Arbeit in der Arbeitsmappe unterstützt (Formatieren, Sortieren usw.), enthält das Office-Menü alle Befehle für die Arbeit mit der Arbeitsmappe als Ganzes (Drucken, Speichern, Senden usw.). Wenn Sie mit der Maus auf einen Befehl zeigen, werden rechts daneben jeweils die verfügbaren Optionen angezeigt. Auch das Office-Menü bietet die Befehle in der Reihenfolge an, wie sie üblicherweise dem Lebenszyklus eines Dokuments entsprechen. 84

27 Arbeitsumgebung über Excel-Optionen anpassen Abbildg Die verfügbaren Optionen werden angezeigt, wenn der Mauszeiger auf einen Befehl zeigt Grundlagen Arbeitsumgebung über Excel-Optionen anpassen Jeder Arbeitsplatz stellt bestimmte Anforderungen und Sie können in Excel Ihre ganz persönliche Arbeitsumgebung einrichten. Die globalen Einstellungen sind jetzt an einer einzigen Stelle zusammengefasst. Sie erreichen diese im Office-Menü über die Schaltfläche Excel-Optionen (siehe Abbildung 2.30). Nach der Installation können hier benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen werden, wie sie in früheren Versionen unter Extras/Optionen zu finden waren. HINWEIS Die Einstellungen der Excel-Optionen werden in der Windows-Registrierungsdatenbank unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\Options gespeichert. In der Kategorie Häufig verwendet finden Sie Einstellungen für die Anzeige der Minisymbolleiste, der Livevorschau und dem Farbschema. Sie können hier jedoch auch die Standardschriftart sowie die Standardansicht und die Anzahl der Tabellenblätter in einer neuen Mappe festlegen. Für einige Optionen wird eine kurze Beschreibung in einer MultiInfo angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf das kleine»i«im Kreis zeigen (siehe Abbildung 2.31). Arbeiten Sie mit mehreren Sprachen, können Sie hier über die Schaltfläche Spracheinstellungen Änderungen vornehmen. Unterschieden wird dabei zwischen der Anzeigesprache und der Bearbeitungssprache. 85

28 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Abbildg Die Excel-Optionen sind jetzt konsequent in logischen Gruppen zusammengefasst Abbildg Die Einstellungen zur Sprache gelten für alle Office-Anwendungen 86

29 Arbeitsumgebung über Excel-Optionen anpassen HINWEIS Diese Einstellungen finden Sie auch über das Windows-Start-Menü. Wählen Sie Start/Alle Programme/Microsoft Office/Microsoft Office Tools/Microsoft Office 2007 Spracheinstellungen, gelangen Sie damit ebenfalls zu den Spracheinstellungen. Eine Beschreibung der wichtigsten Einstellungen in der Kategorie Formeln finden Sie in Kapitel 6. Nähere Informationen zur Dokumentprüfung und der Kategorie Speichern enthält das Kapitel 3. In früheren Versionen herrschte immer wieder Verwirrung darüber, ob eine Option für eine Arbeitsmappe, alle geöffneten Arbeitsmappen oder die gesamte Excel-Sitzung gültig ist. Besonderes Augenmerk hat Microsoft jetzt darauf verwendet, deutlich zu machen, auf welches Objekt sich die Einstellungen auswirken. Für Einstellungen, welche nicht die gesamte Arbeitsumgebung betreffen, stellen Sie zunächst die Arbeitsmappe über ein Listenfeld ein und weisen dieser dann die entsprechenden Optionen zu. Grundlagen Abbildg Die Überschrift der Optionsgruppen enthält den Namen des Objekts, auf das die Einstellung wirkt TIPP Die Schaltfläche Anwendungsoptionen in die Schnellzugriffsleiste aufzunehmen macht nicht nur zum Erkunden der neuen Einstellungen Sinn. Im weiteren Verlauf des Buches werden Sie immer wieder Hinweise auf die dortigen Einstellungen finden. 87

30 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden Ressourcen nutzen In der Kategorie Ressourcen ist der Zugriff auf Online-Ressourcen zusammengefasst. Mit der Schaltfläche Auf Updates überprüfen wird Ihr Internet-Browser aufgerufen und eine Verbindung zur Microsoft Office Update-Site hergestellt. Sie erhalten hier z.b. Zugriff auf Neuigkeiten rund um die von Ihnen installierten Office-Produkte. Weitere technische Informationen und kostenlose Komponenten können heruntergeladen werden, ohne Excel zu verlassen. Die Funktion der Schaltfläche Diagnose wird weiter unten erklärt. Abbildg Der Einstiegspunkt für weiterführende Informationsquellen Die Schaltfläche In Onlinemodus wechseln können Sie nur dann verwenden, wenn Sie wie im folgenden Abschnitt beschrieben Online-Inhalte aktiviert haben. Unterstützung und Hilfe in Excel 2007 In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Hilfewerkzeuge in Excel 2007 integriert sind und wie Sie mit den einzelnen Elementen des Hilfefensters umgehen. Hilfe und Beschreibung zu Befehlen anzeigen Wenn Sie mit der Maus auf einen Befehl zeigen, wird die neue MultiInfo angezeigt. Die MultiInfo zeigt in Office 2007 nicht nur den Namen des entsprechenden Befehls, sondern zusätzlich eine kurze Beschreibung und eine Vorschau an. Außerdem enthält sie einen Link zu kontextbezogener Hilfe. Verwenden Sie dazu die Taste (F1). 88

31 Unterstützung und Hilfe in Excel 2007 HINWEIS Die kontextbezogene Hilfe ist eine Herausforderung für jeden Programmierer. Die in der aktuellen Version durchgeführten Änderungen der Arbeitsumgebung betreffen natürlich auch die Hilfe, und in besonderem Maße die kontextbezogene Hilfe, weil die Erstellung neuer Dialogfelder zur Folge hat, dass der gesamte Hilfetext quasi neu zu erstellen ist (Inhalte, Querverweise usw.). Sicher auch aus diesem Grund ist die kontextbezogene Hilfe noch nicht durchgängig verfügbar. Grundlagen Abbildg MultiInfo mit einer Vorschau auf das Dialogfeld TIPP Das Erscheinungsbild der MultiInfo können Sie über Office-Menü/Excel-Optionen in der Kategorie Häufig verwendet einstellen. Suchen Sie dort nach QuickInfo-Format. Tastaturtipps anzeigen Anstatt Befehle mit der Maus anzuklicken, verwenden viele Anwender gerne Tastenkombinationen. Die neue Office-Version enthält eine interessante Hilfestellung für diese Benutzergruppe. Sie können für die angezeigten Befehle einen Tastaturtipp anzeigen lassen. Drücken Sie dazu die (Alt)- Taste und warten Sie einen Moment. Wie im folgenden Bild werden die Tastaturtipps angezeigt. Drücken Sie anschließend die Taste für den gewünschten Befehl. Abbildg Mit der (Alt)-Taste können die verfügbaren Tastenkombinationen angezeigt werden 89

32 Kapitel 2 Neue Bildschirmelemente und Einstellungen erkunden HINWEIS Die überwiegende Mehrzahl der Tastenkombinationen von Office 2003 sind übrigens auch in der aktuellen Version verfügbar. Die Hilfe verwenden Wenn Sie Informationen zu einer bestimmten Funktion benötigen, ist der Weg über die Hilfe oft der schnellste Weg übrigens auch, um Excel besser kennen zu lernen. Excel bietet zahlreiche Funktionen, um bei der Anwendung des Programms benutzerfreundlich Unterstützung anzuzeigen. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um weiterführende Informationen anzuzeigen: das Hilfe-Menü, die kontextsensitive Hilfe sowie Informationen von der Microsoft Office Online-Webseite (dazu ist eine Internetverbindung Voraussetzung, Einstellungen hierzu in den Excel-Optionen in der Kategorie Ressourcen). Wenn es um das Thema Hilfe geht, brauchen Sie sich nur die Taste (F1) zu merken. Abbildg Hilfe und Anleitungen, aber auch Informationen zu Funktionen sind in der Hilfe zu finden 90