z_für Micro soft Windows A-Plan 2006 für Windows

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1 z_für Micro soft Windows A-Plan 2006 für Windows

2 Copyright Copyright BRainTool Software GmbH Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung von BRainTool Software GmbH auf mechanischem oder elektronischem Wege vervielfältigt werden. Warenzeichenhinweise A-Plan ist ein eingetragenes Warenzeichen der BRainTool Software GmbH MS-Windows, MS-Access, MS-Excel und MS-Project sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle weiteren in diesem Handbuch erwähnten Produktbezeichnungen können Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Inhaber sein. Hersteller Hotline* BRainTool Software GmbH Kirchheimer Str Bönnigheim Germany Tel.: 0049 (7143) Fax: 0049 (7143) Internet: *siehe auch "C. Antworten auf häufig gestellte Fragen" auf Seite 230 und "D. Probleme/Fehler" auf Seite 233.

3 Inhalt EINLEITUNG 13 Was ist A-Plan für Windows? 13 Wichtigste Merkmale 13 Anwendungsbeispiele 15 Projektplanung 15 Bauzeitenplan 15 Produktionsplanung 16 Auftragsverwaltung mit Zeiterfassung 16 Wichtigste Neuerungen von A-Plan Geschwindigkeit, Datensicherheit 17 Weitere Neuerungen von A-Plan Auslastung wird an Mausposition angezeigt 19 Undo/Redo 19 Sicherungskopien 19 Dokumentation der letzten Änderung 19 Benutzerverwaltung 20 Synchronisationsmodul (optional) 20 INSTALLATION 21 Allgemeine Hinweise 21 Systemvoraussetzungen 21 Einzelplatz-Installation 22 Installation 22 Lizenzierung 23 Installation im Netzwerk 24 Installation 24 Installation der Anwendung 24 Standard-Daten- und Profilverzeichnisse 25 Zentrale Datenbank, User 26 Neulizenzierung (weitere Lizenzen, zusätzliche Module) 26 Anpassung von älteren Datenbanken 27 Automatische Übernahme vorhandener Datenbanken und Einstellungen 27 Anpassung älterer Datenbanken 27 Datenbanken von A-Plan 2004 und Datenbanken von A-Plan 2000 und früher 27 Ablauf der Anpassung 30 Deinstallation einer früheren Version von A-Plan 31 Reparatur einer vorhandenen Installation von A-Plan 31 PROGRAMMEINFÜHRUNG 32 Lernprogramm 32 A-Plan-Seminare 32 Hilfesysteme 33 A-Plan für Windows Inhalt iii

4 Tooltips 33 Statuszeile 33 Onlinehilfe 34 Kontextsensitive Hilfe 34 Direkthilfe 35 Expertenfunktionen 36 Das Hauptfenster von A-Plan 36 Gliederung (Ordner, Projekte, Vorgänge) 39 Spalten 40 Gantt-Diagramm 41 Elemente und Symbole des Gantt-Diagramms 41 Einstellen der Breite des Gantt-Diagramms 42 Informationsfelder unterhalb des Gantt-Diagramms 43 Sichtbarer Zeitbereich 43 Durchblättern der Zeitbalken 44 Auflösung des Gantt-Diagramms 44 Kalenderwochen 44 "Radmaus"-Unterstützung 44 Anwendungsbeispiele 45 Hinweise zu den Anwendungsbeispielen 45 Beispiele als Muster für eigene Anwendungen 45 Löschen der Beispiele 46 Anwendungsbeispiele im Internet 46 EINGEBEN UND ÄNDERN VON DATEN 47 Allgemeine Hinweise 47 Organisation der Daten 47 Musterdatenbank, Archivdatenbank 48 Musterdatenbank 48 Archivdatenbank 48 Anlegen einer neuen Datenbank 48 Änderungen zurücknehmen ("Undo"/"Redo") 49 Zeilen (Vorgänge) eingeben 49 Neue Zeile eingeben 49 Überschriftzeilen 50 Ausblenden von Überschriftzeitbalken 51 Auf- und Abstufen 51 Gesamtsumme 52 Sperren von Zeilen 52 Markieren von Zeilen 53 Daten eingeben, ändern 54 Änderung von Daten 54 Eingabe von Zeitpunkten 54 Zeitbalken (Gantt-Diagramm) 55 Neuen Zeitbalken eingeben 55 Festlegen von Beginn, Ende oder Position eines Zeitbalkens mit der Maus 56 Feineinstellung 56 Kopieren eines Zeitbalkens mit Hilfe der Maus 56 iv Inhalt A-Plan für Windows

5 Meilenstein 57 Trennen von Zeitbalken 57 Berechnung der Dauer von Vorgängen, Standardkalender 57 Standardkalender 57 Feiertage, (Aufwand) 58 Beispiele für die Berechnung der Dauer 59 Dialogfenster "Kalender" 59 Dialogfenster "Dauer" / "Aufwand" 61 Zeitbalkenliste 62 Öffnen der Zeitbalkenliste 62 Funktionen der Zeitbalkenliste 62 Bezeichnung eines Zeitbalkens 64 Sperren von Zeitbalken 65 Erledigte Zeitbalken 65 Muster 66 Alarm 66 (Wieder-)Vorlage 67 Notiz 68 Zeitbalken verknüpfen 69 Beispiel 69 Verknüpfung vornehmen 70 Dialogfenster Verknüpfung 70 Flexible Abstände 71 Mehrfachverknüpfungen 71 Feststehendes Ende (Rückwärtsverknüpfung) 72 Verknüpfungslinien bei "geschlossenen" Überschriften 72 Zirkelbezug 73 Serien (periodische Termine) 73 Serienmuster "jede(n)/alle" 74 Serienmuster "Tag(e) der Woche" 75 Serienmuster "Tag des Monats" 75 Serienmuster "Jahrestage" 75 Erzeugen von Serienterminen 76 Mehrere Serien in einer Zeile 76 Löschen vorhandener Termine 77 Verknüpfen von Serienterminen 77 Einschränkungen 77 Verweise zu anderen Dateien/Objekten 78 Allgemeine Hinweise 78 Einfügen eines Objektes 79 Einfügen durch "Ziehen und Ablegen" 79 Einfügen mittels Dialogfenster 79 Einbinden von Dateiverzeichnissen als Objekt 80 Suchen und Ersetzen 81 Suchen 81 Ersetzen 81 Verschieben und Kopieren von Ordnern, Projekten und Vorgängen 82 Verschieben von Zeilen (Ändern der Anzeigereihenfolge) 82 A-Plan für Windows Inhalt v

6 Kopieren, Ausschneiden und Einfügen 83 Einfügen aller Zeitbalken einer Zeile 83 Übertragen von Vorgängen und Ressourcen in eine andere A-Plan-Datenbank 83 Verschieben aller Termine eines Ordners, Projektes oder Vorganges um eine feste Zeitspanne 84 Löschen von Daten 85 Löschen von Ordnern, Projekten, Vorgängen oder Zeitbalken 85 Löschen mehrerer Zeitbalken 85 FESTLEGEN DER ANZUZEIGENDEN / ZU DRUCKENDEN DATEN 86 Filter 86 Filterarten 86 Filter: 86 Statusschalter: 86 Setzen von Filtern 86 Ordnerfilter 87 Allg. Filter - Text 88 Allg. Filter - Datum 89 Allg. Filter - freie Felder 90 Statusschalter, Vorlage 90 Vorzulegende Vorgänge 91 Unerledigte Vorgänge 91 Erledigte Vorgänge 91 Zeile ständig anzeigen 91 Öffnen und Schließen von Überschriften 92 Anzeigereihenfolge 93 AutoSort 94 Anzeige aktualisieren 95 RESSOURCENPLANUNG 96 Konzept 96 Was kann die Ressourcenplanung von A-Plan? 96 Welche Informationen liefert die Ressourcenplanung von A-Plan? 96 Wie wird die Ressourcenplanung bei A-Plan bedient? 97 Wie sieht die Ressourcenplanung von A-Plan aus? 97 Festlegen der Arbeitszeiten (Ressourcenkalender) 98 Ressourcenkalender anlegen 99 Farbe des Kalenders 100 Feiertage 100 Aufwandsberechnung ja/nein 101 Unregelmäßige Arbeitszeiten, Überstunden etc. 101 Anlegen der Ressourcen 101 Anzeigen / Anlegen von Ressourcen 101 Ident-Nummer 102 Zuordnung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Feiertagen 103 Arbeitszeiten 103 Abwesenheiten 104 Feiertage 104 Zuordnen von Ressourcen zu den Vorgängen 104 Berücksichtigung des Aufwandes 105 vi Inhalt A-Plan für Windows

7 Definition des Aufwandes 105 Geplanter Aufwand 105 Erforderlicher Aufwand 106 Anpassung des geplanten an den erforderlichen Aufwand Änderung der Dauer eines Vorganges Änderung der Anzahl der zugeordneten Ressourcen Änderung der Arbeitszeit der Ressourcen (z. B. Überzeit, Wochenenden etc.) Verringerung des erforderlichen Aufwandes 108 Automatische Anpassung des geplanten an den erforderlichen Aufwand 109 Sonderfälle (flexible Ressourcenzuordnung) 110 Auslastung der Ressourcen ungleich 100% 110 Bearbeitungszeit ist geringer als Dauer eines Vorgangs 112 Unterschiedliche Auslastungen für einzelne Phasen eines Vorganges 112 Exakte Bearbeitungszeit liegt (noch) nicht fest 113 Gleichmäßige Verteilung des Aufwandes über einen bestimmten Zeitraum 113 Pufferzeiten 114 Erläuterung der Pufferzeit 114 Pufferzeiten bei der Bearbeitung eines Vorgangs in mehreren Phasen 115 Pufferzeiten und gesperrte Zeitbalken 115 Verschieben ohne Veränderung der Pufferzeiten 116 Regeln 116 Beeinflussungen zwischen Bearbeitungszeiten und Zeitrahmen 116 Keine Beeinflussungen zwischen Bearbeitungszeiten und Zeitrahmen 117 Kosten und spezielle Arbeitszeiten 117 Festkosten, Kostensatz der Ressourcen 118 Material, sonstige Festkosten 118 Spezielle Arbeitszeiten bzw. Kosten 119 Währungsumstellung 122 Soll-/Ist-Vergleich 123 OPTIONEN 125 Aufruf der Optionen 125 Darstellung Bildschirm 125 Spalten/Zeilen 125 Vorgänge 125 Ressourcen 128 Gantt-Diagramm/Farben 129 Zeitbalken 131 Datenbankeinstellungen 133 Balkenmuster 134 Individuelle Muster 134 Prioritätsabhängige Muster 134 Zeiten/Kalenderwochen 136 Kosten/Aufwand/Abkürzungen 138 Feiertage 140 Sicherheit 142 Sicherheitskopien 142 Datenbank verschlüsseln 142 A-Plan für Windows Inhalt vii

8 Allgemeine Progr.-Einstellungen 143 Einstellungen 143 Hinweise/Hilfsmittel 145 Standard-Daten- und -Profilverzeichnisse 148 Abspeichern der Optionen in Profilen 149 Arbeiten mit Profilen 149 Profile übernehmen 149 Einstellungen, die nicht in Profilen abgespeichert werden 150 DRUCKEN 151 Allgemeine Hinweise zum Drucken 151 Form des Ausdrucks 151 Größe der Druckfläche 151 Manueller Seitenumbruch 152 Druckeinstellungen (Optionen/Darst. Drucker) 152 Spalten/Zeilen 153 Vorgänge 153 Ressourcen 154 Gantt-Diagramm/Farben 156 Zeitbalken/Notizen/Legende 158 Zeitspanne 161 Gantt-Diagramm soll nicht gedruckt werden 161 Gantt-Diagramm soll gedruckt werden 162 Schriften/Zeilenabstand 163 Kopf-/Fußzeile 164 Logo/Schriftfeld 165 Druckereinstellungen/Ränder 169 Druckvorgang 171 Druckvorgang einleiten 171 Druckvorschau 172 DATEIFUNKTIONEN 174 Öffnen Speichern unter Dateiendung 175 Archivieren/Bereinigen 175 Datenbank komprimieren 177 Datenbank reparieren 177 Sicherheitskopien 177 Sicherheitskopie anlegen/aktualisieren 177 Sicherheitskopie öffnen 177 Erzeugen von Grafikdateien, die z. B. per versandt werden können 178 Exportieren 179 Datenzugriff mit Microsoft Access 179 Erstellen einer Exportdatei 180 Exportdatei: 180 Format: 180 Optionen: 181 viii Inhalt A-Plan für Windows

9 Exportieren: 182 Felder: 182 Importieren 183 Allgemeine Hinweise 183 Format der Importdatei 183 Allgemeine Anmerkungen 183 Arbeitsblatt "Vorgangstabelle1" 183 Arbeitsblatt "Ressourcentabelle1" 188 Einlesen der Importdatei mit A-Plan 189 Erzeugen der Importdatei unter MS-Project 190 Anmerkungen 190 MS-Project 98/ MS-Project 2002/ Übertragen von Daten auf einen anderen Rechner 192 NETZWERKEINSATZ 193 Allgemeine Hinweise zum Netzwerkeinsatz 193 Zugriffsberechtigungen 193 Anlegen von Benutzern (nur im Administratormodus) 193 User admin 195 Zugriffsberechtigungen vergeben 195 Ändern des Kennwortes 196 Einloggen beim Aufruf einer Datenbank 197 Profile 197 SYNCHRONISATIONSMODUL (OPTIONAL) 198 Einleitung 198 Aufruf der Synchronisation 198 Synchronisation mit einer zweiten A-Plan-Datenbank 199 Auswahl der zu synchronisierenden Daten 199 Auswahl Datei Auswahl Datei Optionen bei der Synchronisation zweier A-Plan-Datenbanken 201 Sicherheitskopien bei der Synchronisation zweier A-Plan-Datenbanken 201 Synchronisation mit MS-Outlook 202 Besonderheiten bei einer Synchronisation mit MS-Outlook 202 Abbildung von "Ordnern", "Projekten" und "Vorgängen" bei MS-Outlook 202 Mehrere Zeitbalken in einer Zeile 202 Terminserien unter MS-Outlook 203 Auswahl der zu synchronisierenden Daten 204 Auswahl Datei 1 (A-Plan) 204 Auswahl Datei 2 (Outlook) 205 Optionen bei der Synchronisation mit MS-Outlook 206 Bestätigungen bei der Synchronisation mit MS-Outlook 207 Start der Synchronisation, Protokoll 208 ZEITERFASSUNG, KAPAZITÄTSVERLAUF (OPTIONAL) 209 Einleitung 209 Einzelheiten 210 A-Plan für Windows Inhalt ix

10 Reports 212 Vorgangsreport 213 Ressourcenreport 214 Kapazitätsverlauf 214 Layout der Excelausgabe 215 Darstellung der erfassten Zeiten in A-Plan 216 Weitere Anpassungen 216 ANHANG 217 A. Liste der Datenfelder 217 Allgemeine Datenfelder 217 Priorität 217 Bezeichnung der Vorgänge 217 Ident-Nr. 218 Auftraggeber/Verantwortlicher 218 Notiz 219 Restzeit 220 Eingang 220 Vorlage 220 Beginn (geplant/ist), Ende (geplant/ist) 221 Dauer (geplant/ist) 221 Dauer ist - geplant, Dauer % 222 Erledigt 222 Objekt 222 Benutzerdefinierte Textspalten (Text1 - Text10) 223 Benutzerdefinierte Zahlenspalten (Zahl1 - Zahl10) 223 Index 223 Synchronisation mit MS-Outlook als 224 Datenfelder für Ressourcenplanung/Kostenberechnung 224 Ressourcen 224 Ressourcen erforderlich 224 Aufwand erforderlich, geplant, geplant - erforderlich, geplant / erforderlich 224 Aufwand ist, ist - geplant, % 225 Aufwand Überzeit (geplant/ist) 225 Festkosten (geplant/ist) 225 Kostensatz (geplant/ist) 225 Zeitkosten (geplant/ist) 226 Kosten Überzeit (geplant/ist) 226 Gesamt-Kosten geplant, ist, ist - geplant, % 226 Zeiteinheit Kosten 227 Zeiteinheit Aufwand 227 Berechnungsart Kosten 227 Normal-Kalender 227 Auslastung 228 Ordner, Projekt, Übergeordneter Vorgang 228 Letzte Änderung 228 B. Parameter beim Aufruf von A-Plan 229 C. Antworten auf häufig gestellte Fragen 230 Darstellung der Daten 230 x Inhalt A-Plan für Windows

11 Die Reihenfolge der Datensätze in der Tabelle ist falsch bzw. ändert sich ständig 230 Wie können nur ganz bestimmte Zeilen in der Haupttabelle angezeigt werden? 230 Eingeben von Daten 231 Wie fügt man bei einem Projekt einen zusätzlichen Vorgang (=Zeitbalken) ein? 231 Warum können nur ganze Tage bzw. Stunden eingegeben werden? 231 Warum müssen die Arbeitstage des Standardkalenders gleich lang sein? 231 Kostenberechnung 232 Wie können für einen Ordner oder für ein Projekt übergeordnete Festkosten eingegeben werden? 232 Drucken 232 Wie kann man die Liste der Zeitbalken so drucken, wie sie im Eigenschaftsfenster dargestellt wird? 232 D. Probleme/Fehler 233 Allgemeine Hinweise zu möglichen Fehlern 233 Fehlerbereinigte Versionen (Patches) 233 Interne Programmfehler 234 Öffnen einer Datei 234»'Datei' ist bereits von 'Name' geöffnet!«234»zugriff verweigert«235»... Datenbank wird bereits verwendet«235»beim letzten Öffnen der Datei ist ein Fehler aufgetreten!«235 Allgemeine Probleme 236 Aufwand und Dauer sind immer "0" 236 Plötzliches Verschwinden von Zeilen 236 Es werden keine Daten (mehr) angezeigt 236 Es werden zwar Ordner, aber keine Projekte bzw. Vorgänge angezeigt 236 Kalenderwochen werden falsch berechnet 237 Es kann kein Alarm eingegeben werden bzw. es wird kein Alarm angezeigt 237 Fehlerhafte Darstellung der Daten bzw. fehlende Daten 237 Die Druckvorschau wird nach dem Einfügen in ein anderes Programm unvollständig angezeigt 237 Drucken 238 Unerklärliche Probleme beim Drucken 238 A-Plan "hängt" beim Aufruf der Druckoptionen 238»Druckerspeicher voll«oder unvollständige Ausdrucke 238 Es werden keine Zeitbalken gedruckt 239 Es werden keine Kalenderwochen gedruckt 239 Helle Farben bzw. helle Grautöne werden weiß ausgedruckt 239 Texte werden etwa 1 mm zu weit oben ausgedruckt 239 E. OLE (Einfügen von externen Dateien) 240 Kurzbeschreibung von OLE 240 Einbetten: 240 Verknüpfen: 240 Empfehlung: 240 Netzwerkeinsatz und OLE 241 F. Benutzerdefinierte Datums-/Zeitformate 242 G. A-Plan-Dateien 244 Dateien im A-Plan-Verzeichnis ("Eigene Dateien\A-Plan") 244 A-Plan für Windows Inhalt xi

12 Dateien im Datenverzeichnis ("Eigene Dateien\A-Plan\Daten") 244 Dateien im Profilverzeichnis ("Eigene Dateien\A-Plan\Profile") 244 INDEX 245 xii Inhalt A-Plan für Windows

13 Einleitung Was ist A-Plan für Windows? A-Plan für Windows ist eine schnell erlernbare und preiswerte Alternative für konventionelle Projektmanagementprogramme. Durch die einfache Bedienung und die vielseitige Einsatzfähigkeit ist das Konzept von A-Plan für Windows einzigartig. Gleichzeitig ist A-Plan für Windows so flexibel, dass es neben der Projekt- und Ressourcenplanung u. a. auch für Aufgabenverwaltung, Terminplanung, Belegungspläne und Einsatzpläne geeignet ist. A-Plan für Windows gibt es seit 1992 und wird inzwischen von über lizenzierten Anwendern eingesetzt (Stand 02/2006). Wichtigste Merkmale Allgemeines Schnell erlernbar. Sehr guter Kosten-/Nutzenfaktor. Geeignet für Projekt-, Ressourcen-, Kosten- und Terminplanung (mit Soll-/Ist- Vergleichen). Nahezu unbegrenzter Datenumfang möglich ( Ordner mit Projekten, diese mit bis zu Vorgängen und jeder Vorgang mit bis zu Zeitbalken in einer Zeile). Vorgänge können in bis zu 99 Ebenen gegliedert werden. Handhabung Zugriff auf alle Daten in einem Fenster. Statusschalter für schnellen Überblick über alle anstehende, zukünftige oder bereits erledigte Vorgänge. Flexible Filter. Periodische Vorgänge. Bis zu 99 Profile, in welchen sämtliche Einstellungen (inkl. Ansicht der Daten, Filter, Druckeinstellungen usw.) abgespeichert werden können. Ressourcenplanung Gleichzeitige Ansicht der Ressourcen mit Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Auslastung und zugeordneten Vorgängen. Beliebige Arbeitszeiten der Ressourcen (auch unregelmäßige, Überzeiten etc.). Beliebige Kostensätze (auch unterschiedliche, je nach Arbeitszeit etc.). A-Plan für Windows Einleitung 13

14 Ressourcen können den Vorgängen mit beliebiger Auslastung, zu beliebigen Zeiten und mit beliebigen Unterbrechungen zugeordnet werden. Automatische Berechnung der erforderlichen Dauer der einzelnen Vorgänge. Automatische Verteilung des Aufwandes auf beliebige Zeiträume. Ressourcen können Personen, Maschinen, aber auch Räume etc. sein. Drucken Flexibler Ausdruck der Daten analog der Bildschirmdarstellung als Tabelle mit Querkalender (Gantt-Diagramm) und umfangreichen Einstellmöglichkeiten. Unterschiedliche Druckvorlagen können gespeichert werden. Firmenlogo, Schriftfeld etc. kann eingebunden werden. Ausdruck kann als Grafikdatei gespeichert und z. B. per verschickt werden. Netzwerkversion Bei der Netzwerkversion (=Mehrfachlizenz) können mehrere Benutzer gleichzeitig auf eine Datenbank zugreifen. Für jeden Benutzer können für beliebige Datenbankbereiche vier unterschiedliche Berechtigungsstufen vergeben werden. Schnittstellen Export und Import von MS-Project-Dateien (via MS-Excel-Format). Export und Import von MS-Excel-Dateien. A-Plan-Datenbank (MS-Access-Format) ist vollständig dokumentiert. A-Plan-Datenbank kann mit MS-Access geöffnet und bearbeitet werden (auch wenn sie bereits durch A-Plan geöffnet ist). Export als Text-Datei. Synchronisationsmodul (Optional) Synchronisation sowohl zwischen zwei A-Plan-Datenbanken als auch zwischen einer A-Plan-Datenbank und MS-Outlook. Mit MS-Outlook als Schnittstelle ist somit auch die Übertragung von A-Plan-Daten auf einen PDA, wie z. B. Palm, Psion oder Pocket-PC möglich. Datenumfang, der synchronisiert werden soll, kann beliebig festgelegt werden. Zeiterfassung (Optional) Minutengenaue Erfassung und Verrechnung des tatsächlich angefallenen Aufwandes und der Kosten auf die Vorgänge Übersichtliche Reports der angefallenen Zeiten und Kosten mit Vergleich von Planwerten und tatsächlichen (Ist-)Werten Darstellung des Kapazitätsverlaufs über der Zeitachse Reports als Exceldateien, so dass eine beliebige Weiterverarbeitung bzw. Übernahme möglich ist 14 Einleitung A-Plan für Windows

15 Anwendungsbeispiele Projektplanung Bauzeitenplan A-Plan für Windows Einleitung 15

16 Produktionsplanung Auftragsverwaltung mit Zeiterfassung 16 Einleitung A-Plan für Windows

17 Wichtigste Neuerungen von A-Plan 2006 Geschwindigkeit, Datensicherheit Die mit Abstand häufigste Kritik, die an A-Plan 2004 geäußert wurde, betraf die Geschwindigkeit und zwar vor allem dann, wenn mehrere User gleichzeitig mit einer Datenbank arbeiten sollten. Wünsche nach neuen Funktionen oder allgemeine Änderungen des Programms wurden dagegen deutlich seltener geäußert. Ursache der kritisierten Performance war die verwendete MS-Access-Datenbank. Beim ursprünglichen Funktionsumfang und typischen Einsatzfall von A-Plan war sie die ideale Datenbank für A-Plan. In den letzten Jahren wurde A-Plan aber mit komplexeren Funktionen ausgestattet und die Anzahl der gemeinsam auf eine Datenbank zugreifenden User ist ebenfalls gestiegen. Dies führte dazu, dass die Leistungsfähigkeit einer MS-Access-Datenbank an ihre Grenzen stieß. Die nahe liegende Lösung, eine leistungsfähigere Datenbank einzusetzen, wurde allerdings nach ausgiebigen Recherchen und Tests u. a. aus folgenden Gründen verworfen: Der Performancegewinn war bei A-Plan erheblich geringer, als erhofft. Vorhandene Erweiterungen vieler unserer Kunden basieren auf MS-Access und hätten dann nicht mehr verwendet werden können. Leistungsfähigere Datenbanken wie z. B. SQL-Server oder Oracle erfordern zusätzliche Software auf dem Server, die nicht überall vorhanden ist und daher hohe zusätzlich Kosten und Administrationsbedarf verursacht hätten. Aus diesen Gründen haben wir stattdessen beschlossen, eine speziell auf A-Plan angepasste Datenbanktechnologie zu entwickeln und direkt in A-Plan 2006 zu integrieren. Durch die exakt auf die vorhandenen Bedürfnisse angepasste Lösung konnten folgende erhebliche Verbesserungen erreicht werden: Performancegewinn durchschnittlich 400%, bei einigen Funktionen bis über 2000%. Netzwerkbelastung wesentlich geringer als bisher, da alle Datenbankfunktionen direkt auf den Clients ausgeführt und nur noch die Ergebnisse übertragen werden. Sehr große Unempfindlichkeit bezüglich Übertragsfehlern bzw. Unterbrechungen des Netzwerks. Bei einem plötzlichen Netzwerkausfall kann weiterhin auf alle Informationen zugegriffen werden. MS-Access kann beibehalten werden, wird nun aber ohne Verwendung der Datenbankfunktionen nur noch als reiner Datenspeicher verwendet. Es können deutlich mehr User als bisher gleichzeitig auf eine Datenbank zugreifen, ohne dass ein Performanceverlust feststellbar ist. Neuaufbau nach Änderungen durch andere User nach spätestens 10 s (vorher 60 s) und ca. 10- bis 20-mal schneller. Zukünftig können alternativ auch andere externe Datenbanken, wie z.b. SQL-Server oder MySQL eingesetzt werden (ohne dass die genannten Vorteile verloren gehen). A-Plan für Windows Einleitung 17

18 Nachteilig war, dass der Entwicklungsaufwand deutlich größer war, als bei allen bisherigen Updates von A-Plan: Es musste nicht nur eine eigenständige Datenbanktechnologie entwickelt, sondern (wegen der bisherigen direkten Anbindung an die MS-Access-Datenbank) ein großer Teil der in A-Plan enthaltenen Funktionen völlig neu programmiert werden. Bei dieser Gelegenheit wurden aber auch gleichzeitig alle Maßnahmen getroffen, um die Zukunftssicherheit und Weiterentwicklungsmöglichkeit von A-Plan deutlich zu verbessern, u. a. durch die nun sehr flexible Schnittstelle zur externen Datenbank. Folgende Tabelle zeigt deutlich, dass sich der Aufwand trotzdem gelohnt hat (Datenbank mit ca Datensätzen, Größe ca. 7 MB): Die jeweils 1. und 2. Balken (von oben) zeigen, dass beim Netzwerkeinsatz für häufige Funktionen, wie das Einfügen und Löschen von Zeilen (700% und 1300%) und das Verschieben von Zeitbalken (520%) drastische Verbesserungen erzielt werden. Bei diesen und ähnlichen Funktionen wurde der Performanceverlust bei A-Plan 2004 durch die direkte Kopplung - via Netzwerk - an die MS-Access-Datenbank verursacht (jeweils 1. Balken im Vergleich zum 3. Balken). A-Plan 2006 ist im Netzwerkeinsatz bei allen Funktionen sogar schneller als A-Plan 2004 ohne Netzwerk (jeweils 2. Balken im Vergleich zum 3. Balken). Dass das Netzwerk nur noch sehr geringe Einflüsse bei A-Plan 2006 hat, ist auch daran zu erkennen, dass die 2. Balken (A-Plan 2006 mit Netzwerk) und die 4. Balken (A-Plan 2006 ohne Netzwerk) bei vielen Funktionen keine oder nur minimale Unterschiede aufweisen. 18 Einleitung A-Plan für Windows

19 Auffällig ist u. a. die massive Verbesserung der Scrollgeschwindigkeit, die auch auf nur durchschnittlich schnellen Rechnern ein verzögerungsfreies Navigieren durch die gesamte Datenbank erlaubt. Der Vergleich der 3. und 4. Balken (kein Netzwerk) zeigt schließlich, dass A-Plan 2006 auch als Einzelplatzversion erhebliche Vorteile durch eine auch hier durchschnittlich 300% höhere Geschwindigkeit bietet. Weitere Neuerungen von A-Plan 2006 Auslastung wird an Mausposition angezeigt Wenn sich der Mauszeiger bei einer Ressource auf einem Auslastungszeitbalken befindet, wird nun im Informationsfeld des Mauszeigers zusätzlich die exakte prozentuale Auslastung angezeigt: Undo/Redo Es sind nun 20 Undo- bzw. Redo-Schritte möglich, wobei auch hier die Geschwindigkeit erheblich höher ist wie bei A-Plan Sicherungskopien Auch das Anlegen von Sicherungskopien läuft nun erheblich schneller ab, zudem werden die Sicherungskopien auf etwa 5% der ursprünglichen Größe komprimiert. Sicherungskopien haben nun die Endungen.bc1,.bc2 usw., wobei wie bisher die Sicherung mit der jeweils höchsten Nummer die neueste ist. Sicherungskopien können allerdings nicht mehr durch Umbenennen, sondern nur noch durch den A-Plan Befehl Datei / Sicherungskopie öffnen wieder hergestellt werden. Sowohl Sicherungskopien wie auch neue Datenbanken werden auf Basis der Datei $Masterapl (kein Punkt vor apl!) erstellt. Falls Ihre A-Plan Datenbank eigene Abfragen, Makros oder sonstige Modifikationen enthält, müssen diese in die Datei $Masterapl eingefügt werden. Sollten Sie die Datei nicht in Ihrem Datenverzeichnis finden, können Sie sie aus dem Programmverzeichnis von A-Plan ( c:\programme\a-plan2006 ) in Ihr Datenverzeichnis kopieren. Dokumentation der letzten Änderung Die Spalte letzte Änderung dient seit A-Plan 2004 der Dokumentation von Änderungsvorgängen in einer A-Plan-Datenbank ( Wer hat Wann eine Zeile zuletzt geändert). Datenbanktechnisch wurde hierbei der letzte User und das Datum nicht nur in die geänderte oder neu eingege- A-Plan für Windows Einleitung 19

20 bene Zeile, sondern oft auch in Zeilen eingetragen, die nur indirekt von der Änderung betroffen waren. Beispielsweise erhielten beim Einfügen einer neuen Zeile alle nachfolgenden Zeilen einen neuen Sortierindex und wurden daher als geändert gekennzeichnet. Bei A-Plan 2006 erfolgt der Eintrag nun nur noch in den Zeilen, die sichtbar von einer vorgenommenen Änderung betroffen sind (inkl. der Überschrift(en), falls diese durch die Änderung ebenfalls modifiziert wurde(n), z. B. wenn der Beginn des ersten Vorganges eines Blockes geändert wurde). Bitte beachten Sie hierbei, dass die Angaben in der Spalte letzte Änderung erst nach einem Neuaufbau der Tabelle aktualisiert werden. Benutzerverwaltung Der User admin kann nun nur noch für reine Administratoraufgaben, wie Anlegen von U- sern, Vergeben von Benutzerrechten und Einstellen von Datenbankoptionen verwendet werden. Es steht daher eine weitere normale Lizenz zur Verfügung, da der admin wegen dieser Beschränkungen bei den genutzten Lizenzen nicht mehr mit gerechnet wird. Bei allen normalen Benutzern kann eingestellt werden, ob sie ebenfalls Administratorrechte besitzen sollen. Die Vorsilbe admin wie bei A-Plan 2004 ist hierfür nicht mehr erforderlich: Weiterhin ist es nun wahlweise auch möglich, die Benutzerberechtigungen nicht nur auf der Ordner-, sondern auch auf der Projektebene (Ebene 2) festzulegen. Außerdem kann eine Standardberechtigung eingestellt werden, die immer dann gilt, wenn nicht explizit eine andere Berechtigung eingestellt wird (Standard war bisher immer Anlegen = höchste Berechtigung). Bei neuen Ordnern/Projekten wird für den User, der sie angelegt hat, zunächst automatisch die höchste Berechtigung eingestellt. Synchronisationsmodul (optional) Die Synchronisation zweier A-Plan Datenbanken wurde vereinfacht: Die Auswahl der zu synchronisierenden Ordner wurde entfernt. Dies bedeutet, dass generell alle Unterschiede abgeglichen werden und nach der Synchronisation zwei völlig identische Datenbanken vorliegen. Bei der Synchronisation erfolgen auch keine Abfragen mehr, da sie automatisch entsprechenden den eingestellten Optionen erfolgt. Aus Sicherheitsgründen können diese Optionen nur mit Administratorrecht geändert werden. 20 Einleitung A-Plan für Windows

21 Installation Allgemeine Hinweise Systemvoraussetzungen Um A-Plan installieren und ausführen zu können, muss Ihr PC über folgende Ausstattung verfügen: MS-Windows 98, ME, NT 4.0, 2000, XP oder höher Arbeitsspeicher (empfohlen): o Windows 98, ME: 128 MB o Windows NT 4.0: 256 MB o Windows 2000, XP: 512 MB ca. 35 MB freier Festplattenspeicher Administratorrecht (nur für die Installation) A-Plan für Windows Installation 21

22 Einzelplatz-Installation Installation 1. Einlegen der Installations-CD (wenn der Startbildschirm nicht automatisch erscheint, klicken Sie im Hauptverzeichnis der CD start.exe doppelt an). 2. Anklicken von A-Plan 2006 installieren. 3. Falls noch nicht vorhanden, installiert das nun ablaufende Installationsprogramm zunächst den Windows Installer. 4. Während der anschließenden Installation von A-Plan kann das Installationsverzeichnis geändert werden. Sie sollten A-Plan 2006 allerdings möglichst nicht in einem Verzeichnis installieren, das eine frühere Version von A-Plan enthält. Der Rest der Installation läuft automatisch ab. 22 Installation A-Plan für Windows

23 Lizenzierung Beim ersten Aufruf von A-Plan werden Sie aufgefordert, Name 1 (ggf. Name 2) und Schlüssel einzugeben: Falls Sie die Vollversion von A-Plan erworben haben, finden Sie auf der CD-Hülle die erforderlichen Angaben. Bitte achten Sie bei der Eingabe auf Groß-, Kleinschreibung und Leerzeichen! Anschließend klicken Sie auf Lizenzieren. Falls Sie noch keine Vollversion besitzen, können Sie A-Plan 30 Tage lang testen. Der Aufruf von A-Plan im Test-Modus erfolgt durch Anklicken von Testen. Hierbei angelegte Dateien können bei der Vollversion weiter verwendet werden! Eine erneute Installation ist nicht erforderlich, Sie müssen lediglich A-Plan durch Eingabe von Namen und Schlüssel frei schalten. Den erforderlichen Schlüssel erhalten Sie beim Kauf der Vollversion. Neulizenzierung (zusätzliche Module) Wenn Sie nachträglich eine Lizenz für den Synchronisations- oder Zeiterfassungsmodul erworben haben, können Sie das Lizenzierungsfenster unter? / Lizenzierung von A-Plan öffnen und den neuen Lizenzschlüssel eingeben. A-Plan für Windows Installation 23

24 Installation im Netzwerk Wir empfehlen dringend, A-Plan auf den Clients und nicht auf einem Server zu installieren, da hiermit auf Dauer erfahrungsgemäß am wenigsten Probleme entstehen (z. B. durch unterschiedliche Versionen von Programmbibliotheken auf dem Client und auf dem Server, falsche oder fehlende Referenzen usw.). Auch bei der Installation von A-Plan auf den Clients können alle User gemeinsame auf eine Datenbank zugreifen, die sich auf dem Server befindet! Installation Installation der Anwendung Die Netzwerkversion von A-Plan ist mit der Einzelplatzversion identisch und wird auch genauso installiert (siehe "Einzelplatz-Installation" auf Seite 22). Die Netzwerkfunktionalitäten werden erst durch die Eingabe entsprechender Lizenzierungsdaten freigegeben. Im Verzeichnis APlan2006 der CD ist die msi-datei für den Microsoft Installer vorhanden, so dass die Installation in einem Netzwerk mit Hilfe eines Softwareverteilungsprogramms relativ einfach durchgeführt werden kann. Wenn Sie kein Softwareverteilungsprogramm einsetzen und trotzdem nicht bei jedem Client die Installations-CD eingelegt werden soll, kann das Installationsverzeichnis APlan2006 (mit allen Unterverzeichnissen) auf einen Server kopiert und von den einzelnen Clients aus die Installation durch Doppelklick auf setup.exe gestartet werden. In diesem Fall muss auch nicht jeder Anwender beim ersten Aufruf von A-Plan die Lizenzierungsdaten eingeben. Hierzu geht man wie folgt vor: 1. Installation von A-Plan auf einem Client. 2. A-Plan auf diesem Client starten und die Lizenzierungsdaten eingeben (siehe "Lizenzierung" auf Seite 23). 3. Die Datei aplan2006.lic, die Sie im Verzeichnis "Eigene Dateien\A-Plan" auf dem Client finden, in das Installationsverzeichnis "...\APlan2006\Program Files\A-Plan2006" auf dem Server kopieren (achten Sie darauf, dass Sie die Datei nicht versehentlich in das oberste Serververzeichnis "...\APlan2006" - ohne Bindestrich - kopieren!). Bei den anschließenden Installationen wird die Lizenzierungsdatei dann mit installiert, so dass keine weiteren Lizenzierungen mehr erfolgen müssen. Generell gilt, dass für jeden User eine Lizenz vorhanden sein muss (siehe hierzu auch "Allgemeine Hinweise" auf Seite 193). 24 Installation A-Plan für Windows

25 Standard-Daten- und Profilverzeichnisse Standardmäßig verwendet A-Plan als Datenverzeichnis "Eigene Dateien\A-Plan\Daten" und für die Einstellungen "Eigene Dateien\A-Plan\Profile": Bei Netzwerkbetrieb sollten jedoch sowohl die Datenbank(en) als auch die Einstellungen (Profile) auf einem Server gespeichert werden, wobei alle User auf das gleiche Datenverzeichnis (siehe nächstes Kapitel), aber auf unterschiedliche Profilverzeichnisse zugreifen sollten. Letzteres, damit sich die User nicht ihre individuellen Programm-Einstellungen gegenseitig überschreiben. Beispiel: Beim ersten Aufruf von A-Plan erfolgt eine Abfrage, ob die voreingestellten Verzeichnisse geändert werden sollen. Falls ja, wird das entsprechende Optionsfenster von A-Plan zur Einstellung der Verzeichnisse angezeigt. Nach erfolgter Einstellung können wahlweise die Beispieldateien in das neue Datenverzeichnis verschoben, gelöscht oder im ursprünglichen Verzeichnis beibehalten werden. Vorhandene Dateien werden beim Verschieben nicht überschrieben! Wenn das Einstellen der Verzeichnisse nicht den Usern überlassen werden soll, können die entsprechenden Einstellungen auch in die jeweilige Registry eingetragen werden: A-Plan für Windows Installation 25

26 Data_Path Data_Path_Default File load_last_file zuletzt verwendetes Datenverzeichnis Standard-Datenverzeichnis zuletzt verwendete Datenbank (ohne Dateiendung) zuletzt verwendete Datenbank beim Starten von A-Plan öffnen (wenn Wert = 1) Profile_Path_Default Standard-Profilverzeichnis Wenn für Data_Path_Default und Profile_Path_Default Werte vorhanden sind, erfolgt beim ersten Programmaufruf von A-Plan keine Abfrage. Zentrale Datenbank, User Für die Verwendung einer zentralen Datenbank sind keine serverseitigen Installationen erforderlich! Es muss lediglich von einem beliebigen Client aus die gewünschte Datenbank - nach Anlegen mit Datei / Neu - mit dem Befehl Datei / Speichern unter... im Datenverzeichnis (siehe vorheriges Kapitel) auf dem Server gespeichert werden. User mit ihren Rechten werden direkt in die Datenbank eingetragen (siehe Menü Extras / Benutzerverwaltung) und können dann über Datei / Öffnen... ebenfalls auf die Datenbank zugreifen. Falls erforderlich, können auch mehrere Datenbanken angelegt werden, wobei für jede Datenbank unterschiedliche User und Berechtigungen eingegeben werden können. Hinweis: Da es sich bei den Einstellungen um "normale" Dateien handelt, können diese für die gemeinsame Datenbank auch zunächst von einem User angelegt und dann in die Profilverzeichnisse der anderen User kopiert werden. Die Profile haben den gleichen Namen wie die Datenbank, aber die Endung.p00,.p01,.p02 usw. Neulizenzierung (weitere Lizenzen, zusätzliche Module) Wenn Sie die Anzahl der Lizenzen durch Zukauf erhöht haben oder nachträglich Lizenzen für den Synchronisations- oder Zeiterfassungsmodul erworben haben, können Sie den neuen Lizenzschlüssel unter? / Lizenzierung von A-Plan eingeben. Wenn mehrere Arbeitsplätze betroffen sind, kopieren Sie anschließend die aktualisierte Lizenzdatei aplan2006.lic, die Sie im Verzeichnis "Eigene Dateien\A-Plan" finden, in das entsprechende Verzeichnis der anderen Clients. 26 Installation A-Plan für Windows

27 Anpassung von älteren Datenbanken Automatische Übernahme vorhandener Datenbanken und Einstellungen Beim ersten Aufruf von A-Plan 2006 wird überprüft, ob eine frühere Version von A-Plan vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, wird Ihnen angeboten, die alten Datenbanken und Einstellungen in die entsprechenden Verzeichnisse von A-Plan 2006 zu kopieren. Wenn Sie dies abgelehnt haben, sollten Sie die Daten und Einstellungen, die Sie weiterhin benötigen, manuell in die entsprechenden Unterverzeichnisse von A-Plan 2006 kopieren (standardmäßig "Eigene Dateien\A-Plan\Daten" und "Eigene Dateien\A-Plan\Profile"). Anpassung älterer Datenbanken Datenbanken vor Vorgängerversionen werden beim Öffnen durch A-Plan 2006 automatisch angepasst. Bei der Anpassung einer Datenbank legt A-Plan 2006 zwar auf Wunsch eine Kopie der alten Datenbank im gleichen Verzeichnis an, vorsichtshalber sollen Sie aber vorher von Ihren aktuellen A-Plan Datenbanken (Endung.apl) Kopien in einem gesonderten Verzeichnis anlegen. Wichtig: Eine Datenbank, die mit A-Plan 2006 geöffnet wurde, kann mit einer früheren Version von A-Plan nicht mehr geöffnet werden! Datenbanken von A-Plan 2004 und 2002 Datenbanken von A-Plan 2004 und 2002 werden lediglich mit einigen zusätzlichen Feldern versehen, so dass die Anpassung ohne weitere Benutzereingaben erfolgt. Datenbanken von A-Plan 2000 und früher Bei Datenbanken von A-Plan 2000 und früher sind umfangreichere Änderungen erforderlich, die einige Benutzereingaben erfordern. Diese sind hier beschrieben. Bearbeiter Vorhandene Bearbeiter werden in Ressourcen umgewandelt. Diese können im Gegensatz zu den bisherigen Bearbeitern nicht nur einen Namen, sondern eine Vielzahl weiterer Eigenschaften aufweisen, wie z. B. unterschiedliche Arbeitszeiten, Kostensätze, usw. Wenn in der alten Datenbank bereits Kostensätze verwendet wurden, werden diese in der neuen Datenbank für die Ressourcen übernommen: A-Plan für Windows Installation 27

28 bisher (A-Plan 2000): neu (ab A-Plan 2002): Wenn in der alten Datenbank für einen Vorgang mehrere Bearbeiter eingesetzt waren, sollten diese vor dem Öffnen mit A-Plan 2006 durch Semikolon (;) getrennt werden. Sie werden dann bei der Datenbankanpassung als separate Ressourcen interpretiert, wobei der Kostensatz durch die Anzahl der Bearbeiter in dieser Zeile geteilt wird: bisher (A-Plan 2000): neu (ab A-Plan 2002): Hinweis: Die bisherige Spalte Bearbeiter ist nun in dieser Form nicht mehr erforderlich, kann aber im Bedarfsfall für andere Informationen verwendet werden (z. B. zur Eintragung eines "Verantwortlichen" oder "Projektleiters" etc.). Arbeitszeit, Berechnung der Dauer Bei den bisherigen Versionen von A-Plan konnte nur eine allgemeingültige Arbeitszeit eingegeben werden. Diese wird für den Standardkalender (siehe "Standardkalender" auf Seite 57) von A- Plan 2006 übernommen und gilt damit zunächst für alle Ressourcen der neuen Datenbank: 28 Installation A-Plan für Windows

29 bisher (A-Plan 2000): neu (ab A-Plan 2002): Die Dauer von Vorgängen wird nun anhand der Arbeitszeiten dieses Kalenders berechnet. Der Abstand von Zeitbalken (bei Verknüpfungen) wird ebenfalls auf Basis der Arbeitszeiten des Standardkalenders berechnet. Überzeiten Überzeiten werden ab A-Plan 2002 bei den betroffenen Ressourcen eingetragen und nicht mehr wie bisher bei den Vorgängen. Der Zeitraum in dem Überzeiten geleistet werden, muss nach der Anpassung der Datenbank ggf. manuell eingetragen werden (siehe "Spezielle Arbeitszeiten bzw. Kosten" auf Seite 119), der Kostensatz für die Überzeiten wird anhand der in der alten Datenbank vorhandenen Daten automatisch berechnet. A-Plan für Windows Installation 29

30 Ablauf der Anpassung Beginn der Anpassung Wenn zum ersten Mal eine frühere Datenbank mit A-Plan 2006 geöffnet wird, erscheint folgender Dialog, der Sie durch die Anpassung führt: Zeitraster einstellen Bei A-Plan 2006 kann das Zeitraster für die Eingabe und Darstellung von Zeitpunkten und für interne Berechnungen zwischen 1 Minute und 1 Tag eingestellt werden: Die Einstellung sollte so gewählt werden, dass die kürzesten Zeitabstände, die bei Ihrer Planung vorkommen, gerade noch dargestellt werden können. Wenn Sie also z. B. generell nur in Stunden oder gar Tagen planen, stellen Sie 1 Stunde bzw. 1 Tag ein. Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden (siehe "Zeiten/Kalenderwochen" auf Seite 136). 30 Installation A-Plan für Windows

31 Abschluss der Anpassung Zum Schluss werden noch Ressourcenkalender angelegt, die Datenbank komprimiert und nach dem Öffnen der angepassten Datenbank Kosten, Aufwand etc. neu berechnet. Deinstallation einer früheren Version von A-Plan Nach erfolgreicher Installation von A-Plan 2006 können Sie eine vorhandene frühere Version von A-Plan deinstallieren (Start / Einstellungen / Systemsteuerung / Software). Wichtig: Bei der Deinstallation werden zwar keine von Ihnen angelegte Dateien gelöscht, trotzdem sollten Sie sich vor der Deinstallation davon überzeugen, dass Ihre alten Daten und Profile in die neuen A-Plan-Verzeichnisse (standardmäßig "Eigene Dateien\A-Plan\Daten" und "Eigene Dateien\A- Plan\Profile") kopiert wurden (siehe "Automatische Übernahme vorhandener Datenbanken und Einstellungen" auf Seite 27). Reparatur einer vorhandenen Installation von A-Plan Sollte A-Plan wegen defekter, durch Installation anderer Programme überschriebener oder fehlender Programmdateien nicht mehr gestartet werden können oder sollten nach dem Start plötzlich unerklärliche Fehler auftreten, kann die ursprüngliche Installation wieder hergestellt werden: Wählen Sie unter Start / Einstellungen / Systemsteuerung / Software "A-Plan 2006" aus und starten Sie das Installationsprogramm durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen / Entfernen. Anschließend wählen Sie Reparieren. A-Plan für Windows Installation 31

32 Programmeinführung Lernprogramm Auf der BRainTool-WebSite ( und auf der Installations-CD befindet sich ein Lernprogramm, das die Einsatzmöglichkeiten von A-Plan zeigt und die ersten Schritte mit dem Programm erheblich vereinfacht. A-Plan-Seminare Das eintägige A-Plan-Seminar vermittelt eine umfassende Programmeinführung, in der alle Funktionen und die Arbeitsweise von A-Plan erklärt werden. Außerdem erhalten die Teilnehmer Unterstützung bei der Eingabe eigener (ggf. mitgebrachter) Daten und Hinweise, wie sie A-Plan für ihre speziellen Belangen optimal einsetzen können. Aktuelle Informationen über Termine, Preise und Schulungsort erhalten Sie im Internet unter Da wir eng mit einer renommierten Unternehmensberatung zusammenarbeiten, können wir Ihnen auch individuelle Angebote für weitere Seminare bzw. Workshops unterbreiten, z. B.: Einführung in die Projektplanung Begleitung von Projektgruppen in der Projektarbeit Check und Verbesserung Ihrer Abläufe Zusammenarbeit und Konfliktbearbeitung in Projektgruppen usw. Alle Seminare und Workshops führen wir auf Wunsch auch als InHouse-Schulung in Ihrer Firma durch! Informationen erhalten Sie unter der Tel.-Nr bzw. durch Senden einer Mail an 32 Programmeinführung A-Plan für Windows

33 Hilfesysteme Tooltips Wenn Sie mit dem Mauszeiger länger als etwa eine halbe Sekunde auf der Schaltfläche einer Symbolleiste verweilen, wird eine Erklärung zu dieser Schaltfläche angezeigt. Statuszeile Je nach Position des Mauszeigers (z. B. wenn ein Zeitbalken markiert ist) erscheint eine Meldung am unteren Rand von A-Plan, die Hinweise zur Programmbedienung bzw. zum aktuellen Programmstatus liefert: Sie sollten vor allem in der Anfangsphase häufiger einen Blick auf die Statuszeile werfen, da Ihnen dies in vielen Situationen den Griff zum Handbuch bzw. das Aufrufen der Onlinehilfe ersparen kann! A-Plan für Windows Programmeinführung 33

34 Onlinehilfe Die A-Plan-Onlinehilfe wird durch Wahl von? / Inhalt und Index bzw. Suchen...: aufgerufen. Kontextsensitive Hilfe Durch Drücken der F1-TASTE wird die Onlinehilfe ebenfalls aufgerufen, wobei in diesem Fall direkt zu dem Kapitel der Onlinehilfe gesprungen wird, das das jeweils aktiven Element erläutert. Im Hauptfenster von A-Plan kann das passende Kapitel der Onlinehilfe auch durch Betätigen der rechten Symbolschaltfläche in der ersten Schaltflächenleiste und anschließendem Anklicken des zu erklärenden Elementes aktiviert werden: Durch erneutes Betätigen der o. g. Schaltfläche bzw. Drücken der ESC-Taste wird die Hilfe wieder ausgeschaltet. Achtung: Während die Direkthilfe aktiviert ist, kann keine andere Funktion aufgerufen werden. 34 Programmeinführung A-Plan für Windows

35 Direkthilfe Die meisten Fenster von A-Plan besitzen in der rechten oberen Ecke eine Schaltfläche zur Aktivierung der Direkthilfe. Wenn diese betätigt wird, ändert sich die Form des Mauszeigers und nach Anklicken des Elementes, zu dem Sie eine Information benötigen, wird ein Hinweisfenster angezeigt: A-Plan für Windows Programmeinführung 35

36 Expertenfunktionen Beim Aufruf von A-Plan wird ein Dialogfenster angezeigt, mit dessen Hilfe spezielle Funktionen aktiviert werden können: Falls noch nie mit A-Plan gearbeitet wurde, empfiehlt es sich, diese Funktionen zunächst noch nicht zu aktivieren, da in diesem Fall alle Menüeinträge, Symbolschaltflächen und Eingabemöglichkeiten verborgen werden, die nur für diese Funktion erforderlich sind. Es handelt sich hierbei um Ressourcen- und Kapazitätsplanung (siehe "Ressourcenplanung" auf Seite 96) Kostenberechnung (siehe "Kosten" auf Seite 117) und Soll-/Ist-Vergleich (siehe "Soll-/Ist-Vergleich" auf Seite 123) Falls benötigt, können die Expertenfunktionen später jederzeit ein- bzw. ausgeschaltet werden und zwar beim geöffneten Programm entweder im Menü Extras oder bei den Optionen unter allg. Progr.-Einstellungen. Das Hauptfenster von A-Plan Einer der großen Vorteile von A-Plan besteht darin, dass nahezu allen Eingaben im Hauptfenster vorgenommen werden können. Es ist daher nicht erforderlich, ständig zwischen unterschiedlichen Eingabefenstern zu wechseln, so dass sehr schnell auf alle erforderlichen Daten zugegriffen werden kann. Der zentrale Teil von A-Plan ist die Haupttabelle mit den Spalten (1) und Gantt-Diagramm (2), in der alle in einer Datenbank vorhandenen Vorgänge angezeigt werden: 36 Programmeinführung A-Plan für Windows

37 Die Haupttabelle kann zweigeteilt werden, so dass unterschiedliche Bereiche der Tabelle gleichzeitig eingesehen werden können. Die Zweiteilung erfolgt entweder durch die Funktion Ansicht / Tabelle teilen, durch Herunterziehen des Teilungsfeldes (rechts oben)... A-Plan für Windows Programmeinführung 37

38 ... oder durch Anklicken der Symbolschaltfläche : Die Teilung wird wieder aufgehoben, indem entweder die Symbolschaltfläche erneut angeklickt oder die Teilungslinie an den oberern oder unteren Rand der Tabelle gezogen wird. Im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung, können im unteren Teil der Tabelle die vorhandenen Ressourcen mit Kalendern, Abwesenheiten, zugeordneten Vorgängen und Auslastung angezeigt werden: 38 Programmeinführung A-Plan für Windows

39 Gliederung (Ordner, Projekte, Vorgänge) In einer A-Plan-Datenbank können nahezu beliebig viele Projekte angelegt werden, wobei diese zur besseren Übersicht in bis zu unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden können. Z. B. je einen Ordner für "Entwicklungsprojekten", einen für "Produktionsaufträge", einen für "Pressevorstellungen" etc.). Jeder dieser Ordner kann bis zu Projekte enthalten und jedes Projekt wiederum bis zu Vorgänge. Die Vorgänge eines Projektes können beliebig untergliedert werden (bis zu 99 Ebenen). Ordner werden in blauer Farbe, Projekte in Fettschrift und Vorgänge in Normalschrift dargestellt: Durch diese Strukturierungsmöglichkeit ist die empfohlene Verwendung von nur einer Datenbank für alle aktuellen Projekte einer Abteilung oder einer Organisationseinheit relativ einfach zu realisieren (siehe "Organisation der Daten" auf Seite 47). Ordner, Projekte und Vorgänge mit weiteren Unterpunkten können durch Anklicken des Quadrates vor der Bezeichnung geöffnet bzw. geschlossen werden: Die Zahlen in Klammern hinter den Bezeichnungen stehen für die Anzahl der Unterpunkte auf der jeweils nächst niedrigeren Ebene. A-Plan für Windows Programmeinführung 39

40 Spalten Die Spalten (= Felder in der Datenbank) können beliebig ein- und ausgeblendet werden, außerdem können Spaltenüberschrift Reihenfolge Anzeige von Std./Min. (bei Spalten mit Datum) individuell gewählt werden. Die Breite einer Spalte kann eingestellt werden, indem man zunächst den Mauszeiger auf die rechte Spaltenbegrenzung (in der Titelzeile) führt, wobei der Mauszeiger die oben am Beispiel der Spalte Dauer gezeigte Form annimmt. Anschließend kann die Spaltenbegrenzung - mit gedrückter linker Maustaste - an die gewünschte Position "gezogen" werden. Die Spalten können mit dem Rollbalken unter der Tabelle horizontal verschoben werden, so dass die Gesamtbreite der eingeblendeten Spalten größer sein kann als der sichtbare Bereich der Tabelle. Wie Spalten ein- und ausgeblendet werden, ist im Kap. "Spalten/Zeilen" auf Seite 125 beschrieben. 40 Programmeinführung A-Plan für Windows

41 Gantt-Diagramm Elemente und Symbole des Gantt-Diagramms Beim Gantt-Diagramm handelt es sich um einen Kalender im Querformat, wobei das Datum bzw. die Uhrzeit in der Titelzeile abgelesen werden kann (1): Das Gantt-Diagramm enthält folgende Elemente: Die zeitlichen Abläufe der Projekte werden in Form von Zeitbalken dargestellt, deren Länge der Dauer des jeweiligen Vorgangs entspricht (2). Bereiche mit farbigen Füllmustern kennzeichnen Bearbeitungszeiten, hellgraue Bereiche arbeitsfreie Zeiten, wie z. B. Wochenenden. Meilensteine (3) sind Zeitbalken mit einer Dauer = 0 und werden als Dreiecke dargestellt. Sie können verwendet werden, um Zeitpunkte darzustellen, wie z. B. einen Abgabetermin. Zeitbalken, die als Zusammenfassung dienen (= "Überschrift", siehe "Überschriftzeilen" auf Seite 50) werden in halber Höhe und mit schwarzen Dreiecken an ihren Enden dargestellt (4). Ausrufungszeichen (5) stehen für Vorlagetermine (Bedeutung siehe "Vorzulegende Vorgänge" auf Seite 91). Feiertage sind standardmäßig dunkelgrau hinterlegt (6) (siehe "Gantt-Diagramm/Farben" auf Seite 129), Wochenenden hellgrau (7) und der aktuelle Tag hellrot (8). Die Farben der Zeitbalken im Gantt-Diagramm hängen standardmäßig von der Priorität der jeweiligen Zeile ab (z. B. Priorität 1 = rot, 2 = gelb, 3 = grün, etc.), erledigte Vorgänge werden entweder grau (9) oder durchgestrichen dargestellt. Individuelle Farben und Muster sind aber ebenfalls möglich (siehe "Muster" auf Seite 66). Verknüpfungen (10) stellen Abhängigkeiten zwischen den Zeitbalken her (siehe "Zeitbalken verknüpfen" auf Seite 69). A-Plan für Windows Programmeinführung 41

42 Ressourcenzeitbalken (11) werden durch 2 waagrechte gestrichelte Linien gekennzeichnet und dokumentieren die Bearbeitungszeiten der Ressourcen (siehe "Wie sieht die Ressourcenplanung von A-Plan aus?" auf Seite 97). Eigenschaften der Zeitbalken Zeitbalken können zusätzlich mit folgenden Angaben versehen sein: Bezeichnung (1) Beginn und Ende als Zahlenwert (2) Ist-Dauer (3) mit %-Angabe (siehe "Soll-/Ist-Vergleich" auf Seite 123) Alarm (4) (siehe "Alarm" auf Seite 66) Notiz (5) (siehe "Notiz" auf Seite 219) (Aktivieren der Anzeige von (1) (3) siehe "Zeitbalken" auf Seite 131) Wahlweise kann das Füllmuster der Zeitbalken auch so dargestellt werden, dass es an arbeitsfreien bzw. unbelegten Zeiten nicht unterbrochen ist (siehe "Zeitbalken" auf Seite 131). Zeitbalken, die zu einer Serie gehören (siehe "Serien (periodische Termine)" auf Seite 73), werden durch einen farbigen Punkt am Beginn der Zeitbalken gekennzeichnet. Nachträglich manuell veränderte Zeitbalken werden durch ein kleines weißes Kreuz innerhalb des kennzeichnenden Punktes markiert (dritter Zeitbalken von links): Einstellen der Breite des Gantt-Diagramms Ähnlich wie die Spalten der Tabelle, kann auch die Breite des Gantt-Diagramms beliebig eingestellt werden, indem der linke Rand in der Titelzeile mit gedrückter linker Maustaste verschoben wird. Bei einer Breite kleiner 10 Pixel wird das Gantt-Diagramm völlig ausgeblendet. Es kann durch Verschieben des rechten Randes der Titelzeile (schwarzer Strich) nach links wieder angezeigt werden. 42 Programmeinführung A-Plan für Windows