Im Vorstellungsgespräch überzeugen Die Chance auf den Traumjob nutzen

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1 396 Im Vorstellungsgespräch überzeugen Die Chance auf den Traumjob nutzen von Esther Zorn Leiterin Personalentwicklung und Coach für Persönlichkeit & Stil Sie haben den Studienabschluss in der Tasche und sind bereit für Ihre Traumkarriere. Dann stellt sich zuerst die wichtigste aller Fragen: Welcher Job ist der richtige für mich?. Sie haben die Wahl Millionär wird man mit Passion und Freude am eigenen Schaffen! I. Die Kunst der Vorbereitung auf die Details kommt es an! II. III. Souveränität gewinnt wie Sie mit Ihrer Persönlichkeit überzeugen! Resümee I. Die Kunst der Vorbereitung auf die Details kommt es an! Die Bewerbung ist verschickt, Sie haben den Eingangsbescheid von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber erhalten und warten auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Der Zeitpunkt ist genau richtig, um die wichtigsten Details zur Vorbereitung auf ein erfolgreiches Einstellinterview unter die Lupe zu nehmen. 1. Der Erstkontakt 2. Der Zeitplan 3. Die inhaltliche Vorbereitung 4. Die Phasen des Vorstellungsgesprächs 1. Der Erstkontakt Das Telefon klingelt und es ist soweit, die ersehnte Einladung zum Gespräch kündigt sich an. Da dies der erste Kontaktpunkt zwischen Ihnen und dem Unternehmen Ihrer Wahl ist, gestalten Sie diesen Punkt optimal: Melden Sie sich sympathisch, mit Ihrem vollen Namen und angenehmer Stimme, am Telefon. Ein kurzes Ja oder Wer ist da? ist wenig professionell. Sprechen Sie während Ihrer Bewerbungsphase eine geeignete Mailbox- Ansage auf. Spaßansagen sind unpassend. Rufen Sie zeitnah zurück, sofern Sie nicht an das Telefon gehen können.

2 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN 397 Informieren Sie Ihre Mitbewohner oder Familienangehörigen rechtzeitig, dass Sie in der Bewerbungsphase sind und Firmen anrufen werden. Es ist zu empfehlen, dass alle, die das Telefon mit benutzen, sich beim vollen Namen melden und die Kontaktdaten notiert werden, so dass Sie zurückrufen können. Bitte beachten Sie, dass je nach Ausgestaltung der Mitarbeitersuche, die Einladung gegebenenfalls schriftlich oder per Mail erfolgen kann. 2. Der Zeitplan Der Vorstellungstermin ist nun fest im Kalender gebucht. Denken Sie auch daran, die Anreise und Rückfahrt einzuplanen. Sie sollten entspannt am Gesprächsort ankommen, vermeiden Sie daher zusätzliche Stressfaktoren. Sofern Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, wählen Sie einen Bus oder Zug früher, falls es zu Verspätungen kommen sollte. Dasselbe gilt natürlich auch bei der Anreise auf staugefährdeten Strecken. Planen Sie für das Gespräch mindestens zwei Stunden ein. Im Normalfall dauert ein Erstgespräch je nach Position etwa eineinhalb Stunden. Wenn Sie die Tage bis zum Gespräch zur Vorbereitung nutzen wollen und wenn Sie bereit sind, sich nicht nur fachlich, sondern auch persönlich optimal vorzubereiten, dann lesen Sie jetzt weiter. 3. Die inhaltliche Vorbereitung Widmen wir uns dem wichtigsten Teil, wenn es darum geht, im Einstellinterview zu überzeugen und zwar der inhaltlichen und persönlichen Vorbereitung des Gesprächs. Diese Vorbereitung umfasst einige wichtige Punkte. Bitte nutzen Sie diese Tipps als Checkliste, so dass Sie das Gespräch optimal vorbereitet meistern können. Jedes Vorstellungsgespräch läuft nach einem ähnlichen Muster ab. Die Fragen, die gestellt werden, sind in den meisten Fällen ähnlich. Mit einer guten Vorbereitung meistern Sie 85 % aller Eventualitäten mit Erfolg. Überprüfung der Homepage des Unternehmens auf die wichtigsten Daten und Fakten: die Vision bzw. die strategische Zielsetzung des Unternehmens das Leistungsspektrum des Unternehmens die Standorte des Unternehmens die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter die Unternehmenshistorie Informationen zur Unternehmenskultur Informationen zur Nachhaltigkeit

3 398 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN Informationen zur sozialen Verantwortung aktuelle Pressemitteilungen und besondere Erfolge Internetrecherche nach den wichtigsten Informationen in Bezug auf die Gesprächsteilnehmer: Aufgaben, welche die Gesprächsteilnehmer im Unternehmen wahrnehmen. Pressemitteilungen, in welchen die Gesprächsteilnehmer erwähnt sind. Informationen zu den Gesprächsteilnehmern im Allgemeinen, z. B. Hobbys, soziales Engagement, etc. Wir benötigen diese Anhaltspunkte, wenn es um die persönliche Vorbereitung geht (siehe Kapitel II.). Bitte senden Sie vor dem Interview keine Kontaktanfragen über Internetportale wie Xing, Facebook, Google+, LinkedIn, etc. Dies wirkt wenig professionell. Wie nutzen Sie nun diese Informationen zu Ihrem Vorteil? Es geht nicht darum die Inhalte der Homepage im Detail wiedergeben zu können, viel wichtiger ist es, dass Sie die besonderen Feinheiten einbringen können, die den Gesprächsteilnehmern im Gedächtnis bleiben. Sie können zum Beispiel auf die Frage Was wissen Sie über das Unternehmen? Bezug zur Unternehmenskultur nehmen: Besonders gefallen hat mir, das Sie Wert auf kollegiale und faire Zusammenarbeit legen. 4. Die Phasen des Vorstellungsgesprächs Kurz davor ist eigentlich schon mitten drin. Sie treffen 5 bis 10 Minuten vor dem Gespräch im Unternehmen ein und melden sich am Empfang an. Nach kurzem Warten werden Sie abgeholt und in den Gesprächsraum geführt. Sie setzen sich, nachdem Ihnen ein Platz angeboten wurde, gemeinsam mit den anderen Gesprächsteilnehmern. Wenn Sie im Gesprächsraum zunächst noch auf die Teilnehmer warten müssen, stehen Sie zur Begrüßung auf und reichen allen die Hand, bevor Ihnen erneut angeboten wird, sich zu setzen. Das Vorstellungsgespräch gliedert sich in folgende Phasen: Die Gesprächseröffnung Die Selbstvorstellung Die Fragen zur fachlichen Eignung Die Fragen zur persönlichen Eignung Die Details zur Stelle und zum Vertrag Die Fragen des Bewerbers Der Gesprächsabschluss

4 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN 399 Bitte beachten Sie, dass es in der Fachliteratur eine Vielzahl an Theorien bezüglich dem Aufbau oder dem Ablauf von Vorstellungsgesprächen gibt. Sie alle sind richtig, denn die Gespräche sind nicht immer gleich, jedoch gibt es immer Parallelen. a) Die Gesprächseröffnung Kurzer Small-Talk ( Haben Sie gut hierher gefunden?, Schön dass wir uns heute kennen lernen!, etc.). Darf ich Ihnen etwas zu trinken anbieten?. Nehmen Sie das Angebot gerne an. Dies schafft eine lockere Gesprächsatmosphäre. Wenn Menschen etwas miteinander trinken, steht das gesellschaftliche Ritual im Vordergrund. Nutzen Sie daher die Chance, sich direkt zu integrieren, denn das macht sympathisch. Die Interviewer stellen sich vor. Kurzer Abriss über Gesprächsablauf durch den Gesprächsmoderator, meist der Personaler. Teilweise findet in dieser Phase auch eine kurze Vorstellung des Unternehmens statt. b) Die Selbstvorstellung Bereiten Sie Ihre Selbstvorstellung gut vor. Es geht nicht nur darum, dass die Gesprächsteilnehmer erfahren, wo Sie herkommen und wie alt Sie sind, es geht um Ihren Erfahrungshintergrund, Ihre Persönlichkeit und ob Sie in das Unternehmen passen. Legen Sie besonderen Wert auf Ihre Selbstvorstellung. Sie haben das Wort und können, ohne auf spontane Fragen reagieren zu müssen, mit Ihrer persönlichen Art direkt überzeugen. Ein paar inhaltliche Anregungen: Name, Alter, Wohnort, aktuelle Tätigkeit (Schwerpunkte immer passend zur Stellenausschreibung), besondere Aufgaben, Projekte oder Erfolge, hervorzuhebende Qualifikationen und Motivation zur Bewerbung, soziales Engagement, Hobbys. Meist fragt der Interviewer bereits nach den ersten Ausführungen in Bezug auf den Lebenslauf konkreter nach und moderiert ab diesem Zeitpunkt das Gespräch gezielt weiter. c) Fragen zur fachlichen Eignung Bei diesen Fragen geht es hauptsächlich darum, die fachlichen Erfahrungen in Bezug auf das Stellenprofil abzuprüfen und eventuelle Lücken im Lebenslauf zu schließen. Bei Berufseinsteigern ist hier besonders wichtig, dass erste Erfahrungen in Praktika, Werkstudententätigkeiten, Projekten oder im Rahmen der Abschluss-

5 400 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN arbeit eingebracht werden. Es können in dieser Phase bereits Fragen zur Motivation bzgl. der Bewerbung und zum besonderen Interesse an der Stelle kommen. Welche Aufgaben haben Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Beispiel aus dem Lebenslauf übernommen? Was war Ihr größer fachlicher Erfolg und Misserfolg? Welche Erfahrungen bringen Sie im Bereich siehe Stellenausschreibung mit? Weshalb ist gerade dieser Bereich/ diese Stelle für Sie interessant? Weshalb interessieren Sie das Unternehmen und die Branche? In Ihrem Lebenslauf beschreiben Sie ein Projekt, um was ging es im Detail? Welche Erfahrungen haben Sie im Fachgebiet gesammelt? Weshalb bewerben Sie sich bei Ihrem Studienschwerpunkt nicht auf eine Stelle im Bereich X? Mit welchem Wissen könnten Sie den Fachbereich unterstützen? Welche Ihrer bisherigen Erfahrungen qualifizieren Sie besonders für diese Stelle? d) Fragen zur persönlichen Eignung Bei diesen Fragen geht es darum, die persönliche Eignung zu prüfen und ob Sie in das Team bzw. in das Unternehmen und die Kultur passen. Meist werden situative Fragen gestellt, um Ihr Verhalten in verschiedenen Situationen analysieren zu können. Hierbei ist besondere Vorsicht geboten. Der Bewerber wird vor eine schwierige, manchmal auch aussichtslose Situation gestellt und soll sein Verhalten und seinen Lösungsansatz beschreiben. Es gibt Interviewer, die nach der Antwort des Bewerbers die Situation immer weiter verschärfen und Rahmenbedingungen festlegen, welche die mögliche Lösung ins Leere laufen lassen. Es geht nicht mehr darum, einen optimale Idee für die Situation zu finden, es geht vielmehr um die persönliche Belastbarkeit. Wie lange bleiben Sie ruhig, ab wann sind Sie bereit eine Situation zu eskalieren, gegebenenfalls einen Vorgesetzten einzubeziehen und eventuell Kollegen in die Verantwortung zu zwingen. Bleiben Sie in solchen Situationen stets sachlich und gehen Sie analytisch an die Situation heran. Prüfen Sie die Rahmenbedingungen und schlagen Sie schlüssige Lösungen vor. Geben Sie nicht zu früh auf, beweisen Sie Beständigkeit und Professionalität. Es folgen einige beispielhafte Fragen zur persönlichen Eignung: Was zeichnet Sie persönlich aus? Wo sehen Sie Ihre persönlichen Kernkompetenzen/ Stärken? Wo sehen Sie Ihre Schwächen?

6 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN 401 Wie würden Sie sich in 5 Worten beschreiben? Was war Ihr größter Erfolg/ Misserfolg? Wo sind Sie bisher an Ihre Grenzen gestoßen? (und warum?) Was sind Ihre persönlichen Ziele? Wo sehen Sie sich in 5 Jahren/ in der Zukunft? Was erwarten Sie von Ihrem Vorgesetzten? Welches Verhalten lehnen Sie bei Kollegen/ Vorgesetzten ab? Was wünschen Sie sich für Ihre zukünftige Position? (Führungs-/ oder Fachkarriere?) e) Die Details zur Stelle und zum Vertrag Sie erhalten Informationen über die konkreten Aufgaben in Bezug auf die Stellenausschreibung und wo diese im Unternehmen angesiedelt ist. Weiterhin geht es um die ersten Vertragsdetails, wie Arbeitszeit, Urlaub, Sozialleistungen und gegebenenfalls das Gehalt. Teilweise wird über das Gehalt aber auch erst im Zweitgespräch gesprochen. In den meisten Fällen werden Sie zuerst nach Ihren Gehaltsvorstellungen gefragt, so dass das Unternehmen abwägen kann, ob Ihre Anforderungen in die stellenabhängige Vergütungsspanne passen. Bitte überlegen Sie im Vorfeld, welches Entgelt Sie sich vorstellen. Sie sollen sich nicht unter Wert verkaufen, es ist aber auch nicht sinnvoll zu hoch zu pokern. f) Fragen des Bewerbers In dieser Phase haben Sie die Möglichkeit Ihre Fragen einzubringen, die Sie idealerweise vorbereitet haben. Es wirkt professionell, wenn Sie eine Mappe mit den ordentlich dokumentierten Fragen und der Stellenausschreibung mitbringen. Es zeigt, dass Sie ein Gespräch strukturiert vorbereiten und auch Wert auf eine nachhaltige Dokumentation legen. Weiterhin können Sie sich bereits im Gespräch Notizen und Ergänzungen machen und diese später zur Abwägung Ihrer Entscheidung nutzen. Im Folgenden einige Orientierungsfragen: Was sind die strategischen Ziele des Bereichs? Wie ist der Bereich organisatorisch eingeordnet? (Berichtslinie) Welches sind die wichtigsten Schnittstellen? Wie groß ist der Bereich bzw. das Team? Was sind die Hauptaufgaben in der ausgeschriebenen Position? Was sind die Erwartungen an die ausgeschriebene Stelle? Welchen Umfang nehmen Reisetätigkeiten ein? (wenn relevant) Welche internen Qualifizierungsmöglichkeiten gibt es? Welche langfristigen Entwicklungsmöglichkeiten sind vorhanden?

7 402 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN g) Der Gesprächsabschluss In dieser Phase können die noch offen gebliebenen Fragen seitens der Interviewer oder des Bewerbers geklärt werden. Im Normalfall erhalten Sie Informationen darüber, wie der weitere Bewerbungsprozess abläuft, ob Zweitgespräche oder gegebenenfalls Drittgespräche stattfinden und bis wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Falls diese Informationen ausbleiben sollten, fragen Sie gezielt nach. Das Gespräch wird offiziell durch den Moderator beendet, wenn keine Fragen mehr offen sind. Bedanken Sie sich freundlich für das Gespräch. II. Souveränität gewinnt wie Sie mit Ihrer Persönlichkeit überzeugen! Achtung: Der erste Eindruck entsteht in 150 Millisekunden setzen Sie alle verbalen und nonverbalen Signale auf Erfolg Sprache, Körpersprache, Aussehen und lächeln Sie! Neben der fachlichen Vorbereitung, die wir nun intensiv beleuchtet haben, geht es darum, dass Sie mit Ihrer Persönlichkeit überzeugen! Glauben Sie an sich und Ihre Fähigkeiten Sie sind erfolgreich! Verinnerlichen Sie diese Aussage. Die Ausstrahlung eines Menschen und somit auch, ob er überzeugend auftritt oder nicht basiert auf dieser Haltung. Programmieren Sie sich ab heute jeden Morgen direkt beim Aufwachen und sagen Sie zu sich selbst Ich bin ein erfolgreicher Mensch und erreiche alle meine Ziele.. Nun zu den Hard-Facts die gleich beim ersten Eindruck das eindeutige Ja bei den Interviewern erzeugen, dass Sie die oder der Richtige sind. In dem Moment, in dem Sie das Unternehmen betreten, sollten Sie so wirken, als ob Sie schon immer dazu gehören. Sie sind bereits ein Teil des Ganzen. Es folgen einige Tipps, wie Sie dies erzielen können: Eignen Sie sich die Sprache an, die im Unternehmen gesprochen wird. Erste Anhaltspunkte finden Sie bereits beim telefonischen Kontakt oder auf der schriftlichen Terminbestätigung. Weiterhin können Sie auf der Homepage oder im Internet veröffentlichte Videos von Unternehmensvertretern für Ihre Recherche nutzen. Sprechen Sie angenehm laut und deutlich. Werten Sie Ihre Aussagen nicht mit Weichmachern ab, wie zum Beispiel: sollte, könnte, eigentlich, ein wenig, etc. Seien Sie jederzeit wertschätzend und höflich. Knigge verliert nie an Wert.

8 IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH ÜBERZEUGEN 403 Lächeln Sie! Nur wer sympathisch ist, kommt gut an. Es gilt: Erst, wenn die Beziehungsebene geklärt ist, kann das Fachliche besprochen werden. Störungen auf der Beziehungsebene sollten im Vorstellungsgespräch nicht entstehen. Es soll ein leichtes Zusammenspiel aller Gesprächsteilnehmer sein, so als ob man sich schon lange kennt. Schätzen Sie die Gesprächsteilnehmer ein und stellen Sie sich auf die jeweilige individuelle Kommunikations- und Gefühlsebene ein. Je ähnlicher sich zwei Menschen sind, desto mehr Sympathie baut sich auf. Analytiker lieben Analytiker, Führer lieben Führer, Entscheider lieben Entscheider und Helfer lieben Helfer. Ihr Händedruck ist fest aber nicht übertrieben. Sie halten Blickkontakt, welcher zwischen den Gesprächsteilnehmern gerecht verteilt ist. Ihre Körperhaltung ist offen, die Arme sind nicht verschränkt. Strahlen Sie Souveränität aus. Vermeiden Sie wildes Gestikulieren, untermalen Sie Ihre Aussagen mit der passenden und angemessenen Körpersprache. Recherchieren Sie, was der Dresscode im Unternehmen ist. Es gibt in jedem Unternehmen ungeschriebene Gesetze, die meist durch die Branche, die strategische Ausrichtung und die Kultur des Unternehmens geprägt sind. Hier stecken die Erfolgsfaktoren im Detail. Wird eher formale Business- Kleidung, entsprechend eher klassische Anzüge oder Hosenanzüge/ Kostüme getragen? Sind die Schnitte und Farben eher sportiv? Sind farbige oder gemusterte Hemden oder Blusen verbreitet? Besonders für die Damen: Tragen die Mitarbeiter eher Röcke oder Hosen? Werden Tücher getragen, und wenn ja, sind diese meist farbig oder uni? Ist es besser die Haare offen oder geschlossen zu tragen? Sind die Fingernägel lackiert? Falls Sie jemanden kennen, der im Unternehmen arbeitet, fragen Sie nach, was der Dresscode ist. III. Resümee Suchen Sie nach der Stellenausschreibung, die optimal zu Ihnen passt! Wenn Sie diese gefunden haben, wird die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch mit den Anregungen aus diesem Bericht ein voller Erfolg. Sie werden fachlich und persönlich überzeugen und der Traumjob kommt schneller zu Ihnen, als Sie sich dies vorstellen können. Sie haben bereits alles, was Sie brauchen um erfolgreich zu sein. Nutzen Sie Ihre Ressourcen und glauben Sie an sich und Ihren Erfolg! Herzlichst Ihre Esther Zorn