NEUES RECHNUNGSWESEN

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1 Stadt Falkensee Konzept für die Einführung des doppischen Haushaltswesens Organisationskonzept Stand Januar 2007 (pers.veränderungen) Stadt Falkensee NEUES RECHNUNGSWESEN 1

2 Inhaltsverzeichnis Seite Deckblatt 1 Inhaltsverzeichnis 2 1. Einleitung Gegenstand Mitgeltende Dokumente Verteiler Änderungsstatus 3 2. Einführung eines neuen Rechnungswesens in der Stadt Falkensee Ausgangslage Nutzen und Ziel des Reformprozesses Kern-EDV-Systeme der Verwaltung Schulungen Externe Beratung 5 3. Gesamtprojekt Projektverwirklichung Projektdokumentation Projektcontrolling und Berichtswesen Einbindung weiterer Projektbeteiligter und betroffener Projektkommunikation Projektmarketing, Öffentlichkeitsarbeit 7 4. Organisation Projektarbeit Aufbau der Organisation Ansprechpartner in den Arbeitsgruppen Allgemeine Aufgabenstellung Lenkungsausschuss AG-Projektsteuerung Projektgruppe Vermögensbewertung Projektgruppe KLR/Produkte Projektgruppe ADV-Unterstützung/Controlling Projektgruppe Verwaltungsmodernisierung Projektgruppe Bilanz Begonnene Arbeitsschritte 13 Anhang Organigramm 14 2

3 1. Einleitung 1.1. Gegenstand Dieses Dokument beschreibt die Organisation der Projektarbeit zur Einführung eines neuen Rechnungswesens in der Stadt Falkensee Mitgeltende Dokumente Rechtliche Grundlagen für die Umsetzung des Projektes: IMK Beschluss vom 21. November 2003 Entwurf des haushaltswirtschaftlichen Teils der Gemeindeordnung Entwurf der Gemeindehaushaltsverordnung Doppik Kommunaler Produktrahmen und finanzstatistische Zuordnungsvorschriften zu den Produktgruppen des Landes Brandenburg Kommunaler Kontenrahmen und Kontierungsrichtlinie des Landes Brandenburg Inventurrichtlinie Richtlinie zur Bewertung des kommunalen Vermögens und der kommunalen Verbindlichkeiten (Bewertungsrichtlinie BewertR) Brandenburgische Abschreibungstabelle Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung der Stadt Falkensee 1.3. Verteiler Dienststellenleitung und Mitarbeiter/innen werden über das Laufwerk w: Doppik unterrichtet (Leitungskräfte, die Mitarbeiter/innen führen, deren Zugriffsmöglichkeit auf das Laufwerk w nicht besteht, informieren diese entsprechend). Der Vorsitzender der SVV (gleichzeitig Vorsitzender des Finanzausschusses), die Mitglieder des Finanz- und Lenkungsausschuss erhalten die Information in Papierform Änderungsstatus Das Dokument unterliegt dem Änderungsdienst. Das Konzept wird auf der Grundlage der Zuarbeiten der Projektleiter/innen durch die Kämmerin aktualisiert. 2. Einführung eines neuen Rechnungswesens in der Stadt Falkensee Mit dem Beschluss Nr. 95/07/04 hat die Stadtverordnetenversammlung der Stadt Falkensee die Einführung eines neuen Rechnungswesens und deren Umsetzung beschlossen. Der Parallelbetrieb mit der Kameralistik erfolgt aus heutiger Sicht ab 1. Januar Der Echtbetrieb der Doppik soll zum 1. Januar 2009 beginnen. 3

4 2.1. Ausgangslage Mit dem Beschluss der Innenministerkonferenz und der späteren Positionierung des Landes Brandenburg ist es erforderlich, um zu einer modernen, bürgerorientierten Verwaltung zu gelangen, auch ein flexibles, wirtschaftliches und aussagekräftiges Rechnungswesen aufzubauen. Die ständige Konferenz der Innenminister der Länder hat am 11. Juni 1999 eine Konzeption zur Reform des Kommunalen Haushaltsrechts verabschiedet. Dieses Konzept sieht neben dem reformierten kameralen, die Bereitstellung eines doppischen Haushalts- und Rechnungswesens vor. Darauf aufbauend wurde durch die Innenministerkonferenz vom 21. November 2003 der rechtliche Rahmen für die Umsetzung beschlossen. Das Innenministerium des Landes Brandenburg pilotiert mit dem Modellprojekt Doppik Kommunal Brandenburg (doppik.kom.bb) die Einführung eines doppischen Haushalts- und Rechnungswesens. Dem ging eine Abfrage der Kommunen voraus, in der abgefragt wurde, ob der Haushalt mit der erweiterten Kameralistik oder mit Doppik geführt werden soll. Die Stadt Falkensee hat sich bei dieser Abfrage für die Doppik entschieden. Die Bewerbung als Pilotgemeinde wurde für die Stadt Falkensee nicht positiv beschieden. Die nächsten Schritte müssen daher ohne Landesunterstützung seitens der Stadt eigenständig durchgeführt werden. Die Umstellung des städtischen Haushalts- und Rechnungswesens von der Kameralistik auf doppische Buchführung (Doppik) stellt im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung eines der wichtigsten und größten Reformprojekte in den nächsten Jahren dar. Die kaufmännische Buchführung, verbunden mit der Kosten- und Leistungsrechnung, wird qualitativ neue Informationsgrundlagen liefern und zu einer höheren Transparenz führen und führen müssen. Lt. Information seitens des Innenministers Brandenburg s, Herrn Schönbohm, (am 7. Juni 2004) soll der Rechtsrahmen zum 1. Januar 2007 vorliegen. Wie lange die Übergangszeit sein wird, ist nicht bekannt. Voraussetzung dafür ist die Änderung der zurzeit gültigen Gemeindeordnung (GO), Gemeindehaushaltsverordnung (GemHV) und der Gemeindekassenverordnung (GemKV) für das Land Brandenburg. Die Gesetzesänderungen sind derzeit noch nicht vorhanden. Ebenso fehlen ein festgeschriebener Konten- und Produktrahmen sowie die endgültige Bewertungskriterien. Resultat muss sein, mehr Transparenz über die Vermögenslage und die Schulden (einschließlich ausgegliederter Einrichtungen) zu erlangen, produktorientierte Ziele zu benennen, den Ressourcenverbrauch aufzuzeigen und zu kontrollieren sowie über Kennziffern Leistungsziele zu definieren, vereinbaren und steuern. Die veränderten Daten ermöglichen es, eine Gesamt(Konzern)bilanz aufzustellen. Es soll u. a. erreicht werden, dass bei Investitionsentscheidungen, also dem Einsatz der gegenwärtig zur Verfügung stehenden Finanzmittel, die intergenerative Gerechtigkeit nicht außer Acht gelassen wird (heute Kreditaufnahme und spätere Generationen tilgen diese) Nutzen und Ziel des Reformprozesses - Transparenz der Organisationsstruktur und klare Schnittstellen für die organisatorischen Einheiten, - Effektiverer Einsatz der finanziellen Mittel, - Aufzeigen der tatsächlich anfallenden Kosten, - Erwirtschaften der tatsächlich entstehenden Abschreibungen, - Strikte Umsetzung aller Maßnahmen, um eine flexible Verwaltung zu erreichen, - Aufzeigen von Einsparpotentialen. 4

5 2.3. Kern-EDV-Systeme der Verwaltung Die Stadt Falkensee ist seit 1995 Kunde der Firma C.I.P.. Die Zusammenarbeit begann auf dem Gebiet Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR). Schnittstellen zu externen Programmen sind vorhanden und sehr flexibel anpassbar. Entsprechend der Ergebnisse des Projektes Verwaltungsmodernisierung und der sich daraus bildenden neuen Strukturen in der Stadt Falkensee sind die Verzahnungen der Softwareprogramme neu zu überdenken. Auf der Grundlage einer detaillierten organisatorischen Zielsetzung wird die Technik angepasst. C.I.P. stellt die eingesetzte Software auf Doppik um und ist daher der gegenwärtige Partner. Bisher erfolgte die Schulung auf dem Gebiet der Anlagenbuchhaltung, die 2004 erworben wurde. Ob C.I.P. den Anforderungen in der Doppik genügen wird, kann gegenwärtig noch nicht entschieden werden. Das Programm Archikart (GIS) durchdringt als Lizenz die gesamte Verwaltung und liefert wichtige Auskunftsmöglichkeiten für die Doppik. Eine enge Verzahnung zum Softwaresystem der Finanzverwaltung ist unabdingbar. Im Rahmen der Arbeit mit C.I.P. wurde eine externe Arbeitsgruppe gegründet (Zusammensetzung: die Ämter Nennhausen und Rhinow, die Gemeinden Brieselang, Milower Land und Wustermark sowie die Städte Velten und Falkensee. Nutzer von C.I.P.). Als Sprecher der Arbeitsgruppe gegenüber C.I.P. wurde der Kämmerer aus Velten, Herr Winkler, bestimmt Schulungen In den Jahren 2004 und 2005 erhielten verschiedene Mitarbeiter/innen die Möglichkeit, an einem Grundlehrgang zum Neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen im Land Brandenburg teilzunehmen. Des weiteren wurden und werden spezielle Seminare besucht. Ausbildungslehrgänge (mit entsprechendem IHK-Abschluss) wurden bisher von Mitarbeitern/innen nicht wahrgenommen, da es hier noch keine Festlegungen gibt. Hier ist bei Bedarf im Lenkungsausschuss die Finanzfrage abschließend zu klären. In großem Umfang wird das Internet von den Mitarbeitern/innen genutzt. Die Zugriffsrechte sind zu erweitern Externe Beratung Im Bereich der Software erhalten die entsprechenden Mitarbeiter/innen externe Schulungen (sowohl C.I.P. als auch GIS). Weiterhin stand und steht die Steuerkanzlei Drengk zur Verfügung. Hier erfolgten und erfolgen eng abgesteckte Einzel-Vereinbarungen. Enge Kontakte werden zur Pilotgemeinde Nauen gepflegt. Seitens der verantwortlichen Mitarbeiter der Stadtverwaltung Falkensee sind die Kontakte zur Stadt Nauen auszubauen, bzw. wo noch nicht geschehen, aufzubauen. 5

6 3. Gesamtprojekt 3.1. Projektverwirklichung Die Aufträge der Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete werden von den Leitern nach Analyse des Ist-Zustandes in einzelne Arbeitschritte aufgegliedert und mit konkreten Arbeitsaufgaben untersetzt, die schrittweise umzusetzen sind. Der vorgegebene Zeitrahmen ist unbedingt einzuhalten, da sonst das Gesamtprojekt gefährdet wird Projektdokumentation Die Projektdokumentation besteht aus allen wichtigen Texten, Zeichnungen und weiteren Dokumenten, die dazu beitragen, den Projektverlauf nachzuvollziehen. Durch die Projektdokumentation wird sichergestellt, dass jederzeit ein aktueller Stand der Projektplanung und des Projektauftrages inklusive Änderungsaufträgen existiert. Ferner dient die Projektdokumentation als wichtiges Hilfsmittel bei der Erstellung der Abschlussdokumentation. Die Projektdokumentation enthält Folgendes: - Projektauftrag - Projektorganisation - Projektpläne (z.b. Ablauf- u. Zeitplan, Kostenplanung) - Zwischenberichte - Sitzungsprotokolle - Abschlussbericht Für alle Bereiche gilt, dass die Ergebnisse in einheitlicher Form und Format erstellt werden. Als Dateiformat für die internen Zuarbeiten und Informationen gilt Word oder Excel, nach außen sollte generell mit PDF-Format gearbeitet werden Projektcontrolling und Berichtswesen Unter Projektcontrolling sind alle Maßnahmen zu verstehen, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der Projektplanung in Einklang zu bringen. Ziel ist es, ein Frühwarnsystem aufzubauen, das dem Projektleiter rechtzeitig und deutlich aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichung notwendig ist. Ein Element des Projektcontrollings stellte die Risikoanalyse dar. Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Typische Projektrisiken können sein: - Ausfall von wichtigen Projektmitgliedern während der Projektdurchführung - Nichteinhaltung zugesagter Termine - zu optimistische Planung und - Konflikte zwischen den Mitgliedern des jeweiligen Projektes, Teilprojektes und Arbeitspaketen bzw. den Projekten, Teilprojekten oder Arbeitspaketen Es sind regelmäßig Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, um mit gezielten Gegenmaßnahmen die Zielstellung nicht zu gefährden. Über die Einhaltung der Sach- und Zeitpläne ist gegenüber der Steuerungsgruppe regelmäßig zu berichten. Strittige Sachverhalte, die nicht von den Teilprojektgruppen zu lösen sind, entscheidet die Steuerungsgruppe bzw. nach Bedeutung die Lenkungsgruppe. 6

7 3.4. Einbindung weiterer Projektbeteiligter und betroffener Ziel muss es sein, alle Projektbeteiligten und betroffenen in die Projektverwirklichung einzubeziehen. Grundsatzfragen, die für die strategische Entscheidung von außerordentlicher Bedeutung sind, sollten in Zusammenarbeit mit dem Finanzausschuss der Stadt Falkensee abgestimmt werden (Das Thema Doppik ist ständiger Tagesordnungspunkt im Finanzausschuss). Gleichzeitig sollten die Abgeordneten, die in den verschiedensten Berufen und Funktionen tätig sind und damit über vielschichtige Erfahrungen und Kenntnisse verfügen, in Form von externen Beratern herangezogen werden. Nur wenn die gesamte Stadtverwaltung, hier ist die Leitungsebene genauso gefragt wie der/die einzelne Mitarbeiter/In, hinter dem Gesamtprojekt stehen, kann diese gewaltige Aufgabe bewältigt werden. Dazu ist es unbedingt erforderlich, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Leistungsbereitschaft uneingeschränkt einbringen Projektkommunikation Ergebnisse, Fortschritte und Teilerfolge sowie auch sich aufzeigende Schwierigkeiten werden verwaltungsintern, im Laufwerk W: Doppik vermittelt. Dort, wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Zugriff auf diese Informationen haben, sind die zuständigen Amtsleiter verpflichtet, entsprechend zu informieren. Dies soll zu einer wesentlich größeren Akzeptanz der zu bewältigenden Aufgaben führen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Leitungsebenen sowie die politische Ebene sollen diese gewaltige Verwaltungsreform hautnah verfolgen können und die Schwierigkeiten aber auch Erfolge teilen. Hierzu sind die verschiedensten Wege zu beschreiten (Personalversammlungen, reine Informationsveranstaltungen, Internet oder Intranet), um Frage und Antwort zu sichern Projektmarketing, Öffentlichkeitsarbeit Oberstes Ziel muss es sein, eine Akzeptanz innerhalb und außerhalb der Verwaltung zu erreichen. Die Ergebnisse, die erzielt werden können, führen zu einer bürgernahen modernen und transparenten Verwaltung. 4. Organisation 4.1. Projektarbeit (alt: Arbeitsgruppenorganisation) Bei der Einführung des Neuen Rechnungswesens handelt es sich um eine Aufgabe, die die Leistungsfähigkeit der Ämter/Sachgebiete überfordert. Wichtig bleibt die Entscheidung über die aufzuwendende Arbeitszeit für die Erfüllung der zusätzlichen Aufgaben. Festzustellen ist, welche allgemeinen Aufgaben in der täglichen Arbeit dann nicht mehr erfüllt werden können bzw. verspätet realisiert werden, wenn keine zusätzlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen. Nicht für jedes Amt konnten Arbeitskräfte aus dem ILZ gewonnen werden. Zu prüfen ist auch, wie die Arbeitsorganisation in den Ämtern und Sachgebieten zu verändern ist, um mögliche Freiräume für die zusätzliche Arbeit zu erreichen. Engpässe sind dem/der jeweiligen Projektleiter/in sowie dem/der zuständigen Dezernenten/in zu melden. Hier sind dann Entscheidungen seitens der Dienststellenleitung und gegebenenfalls des Lenkungsausschusses zu treffen. 7

8 Die Stadt Falkensee hat sich entschieden, die anstehenden Aufgaben über Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete zu bearbeiten. Im Dezember 2005 gab es dazu eine Auftaktveranstaltung mit den einzelnen Verantwortlichen. Jeder Projektleite/in, Teilprojektleite/in und Leiter/in eines Arbeitspaketes hat seinen/ihren schriftlichen Auftrag mit Thema und Zeitschiene erhalten. Alle Projektleiter/innen sind für die Planung, Überwachung und Steuerung der zu leistenden Aufgaben verantwortlich. Da die Projektleiter/innen gegenüber der Linienorganisation kein Weisungsrecht erhalten haben, sind Probleme dem zuständigen Dezernenten vorzutragen, der in der Beigeordnetenkonferenz (BK) zur Lösung des jeweiligen Problems Entscheidungen herbeiführen muss. Damit soll verhindert werden, dass sich eine schlechte Zusammenarbeit ergibt und die Motivation der Mitarbeiter sinkt. Die Mitarbeiter/innen werden mit der Aufgabe der Arbeit in den Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen beauftragt und unterstehen fachlich dem/der jeweiligen Projektleiter/in, disziplinarisch jedoch ihrem/ihrer Vorgesetzen gemäß der geltenden Struktur des Hauses. Verschiedene Mitarbeiter/innen können dadurch jeweils zwei Entscheidungsstellen unterstellt sein, dies kann zu Kompetenzkonflikten führen. Um dies zu vermeiden, sind die Zuständigkeiten ganz klar zu definieren und schriftlich festzuhalten Aufbau der Organisation Ansprechpartner Arbeitsgruppen Leiter Stellvertreter - Lenkungsausschuss Jürgen Bigalke Harald Höhlig Tel.: AG-Projektsteuerung Harald Höhlig Katrin Fischer Tel.: Projektgruppen - Vermögensbewertung Hans-Dieter Gottschalk Ines Mandrella Tel.: KLR/Produkte Marlies von Wiltberg Nicole Grasshoff Tel.: ADV/Controlling Joachim Krause Rita Köhler Tel.: Verwaltungsmo- Renate Gresens Petra Regenberg dernisierung Tel.:

9 - Bilanz Katrin Fischer Kerstin Paul Tel.: e.mail Externe Arbeitsruppe: - AG C.I.P. Mitglieder: Organigramm: siehe Anhang A. Gehrau R. Schulz J. Krause Tel.: e.mail Allgemeine Aufgabenstellung Die Projektleiter/innen, Teilprojektleiter/innen und die Leiter/innen der Arbeitspakete sowie die Mitglieder in den einzelnen Projekten - analysieren die aktuelle Situation. - definieren die Aufgabenstellung. - erstellen inhaltliche und zeitliche Arbeitsgruppenplanung. - kontrollieren die Einhaltung der Arbeitsgruppenplanung. - sind verantwortlich für die Organisation, Koordination u. Kommunikation der Projektarbeit. - geben die Erfüllungsstände über den/die Projektleiter/in an die Controllerin, Frau Regenberg, und die AG Projektsteuerung weiter. Sie melden Engpässe und Verzögerungen unverzüglich Lenkungsausschuss Aufgaben: - Zustimmung der aus dem Gesamtprojekt abgeleiteten Teilaufgaben - Beschließen der Arbeitspläne der Projektgruppen und Meilensteine - Festlegen von Zielen und Kennziffern Personelle Besetzung: - Leiter Bürgermeister - Stellvertreterin Kämmerin - Schriftführerin SVV-Büro - Mitglieder Vertreter/Innen der Stadtverordnetenversammlung (Frau Hampel, Frau Thürling, Frau Zießnitz, Herr Fuhl, Herr Kunz) Personalrat Der Lenkungsausschuss überwacht als Kontroll- und Entscheidungsgremium die Projektdurchführung. Er tagt immer dann, wenn wichtige Teilaufgaben erreicht wurden und Entscheidungen für die Verwaltung zu treffen sind (einberufen durch den Ausschussvorsitzenden) oder auf Wunsch der Mitglieder des Lenkungsausschusses. 9

10 Aufgrund der Bedeutung dieses Reformprozesses leitet der Bürgermeister der Stadt Falkensee den Lenkungsausschuss. Die Kämmerin nimmt aufgrund der finanzwirtschaftlichen Bedeutung und der Schlüsselstellung die Funktion der Stellvertreterin wahr. Sie leitet das Dezernat Finanzen und ist somit für die Einführung eines neuen Rechnungswesens zuständig. Gleichzeitig ist sie Leiterin der AG-Projektsteuerung AG-Projektsteuerung Die Arbeitsgruppe ist Verbindungsglied zum Lenkungsausschuss und zu den einzelnen Projekten. Sie steuert die Ergebnisse der Projekte zum Gesamtkonzept, trifft Grundsatzentscheidungen, bzw. bereitet sie vor (erarbeiten von Zielen und Kennziffern, Schulung der Mitarbeiter, Informationsarbeit in den politischen Gremien, Controlling und Öffentlichkeitsarbeit) und leitet sie nach Bedarf dem Lenkungsausschuss zu. Für alle Mitarbeiter/innen ist sie Ansprechpartner zur Einführung der Doppik. In dieser Projektgruppe arbeiten alle Projektleiter/innen und die Controllerin aus der Verwaltung mit. Personelle Besetzung: Leiterin Stellvertreter Schriftführerin Kämmerin AL GGM Sekretärin Mitglieder AL Haushalt Sgv Zentrale Verwaltung AL Zentrale Dienste Sgv ADV AL Kasse Personalrat Projektgruppe Vermögensbewertung ng (alt: AG-Vermögensbewertung) Arbeitsziel ist die Vermögensdarstellung der Stadt Falkensee zur erforderlichen Eröffnungsbilanz. (Umfang: 7 Teilprojekte und 61 Arbeitspakete) Schritte dazu sind: Erfassen des Vermögens Festlegen von einheitlichen Grundregeln im Rahmen der vorgegebenen Bewertungsrichtlinien des Landes Brandenburg Führen eines Bewertungshandbuches Bewerten des Vermögens Der zeitliche Ablauf ist dem aktuellen Arbeitsstand zu entnehmen (W: Doppik / AG- Steuerung / Projekte / Abarbeitungsstand.pdf). Personelle Besetzung: Leiter Stellvertreterin Schriftführer AL GGM Sgv. Hochbau Sgv. Objektbewirtschaftung Mitglieder AL ADV AL Tiefbauamt Sgv. Liegenschaften Sgv. Feuer- u. Zivilschutz AL Grünflächenamt 10

11 4.2.6 Projektgruppe KLR/Produkte ( alt: AG-Produktbildung AG-Kosten- u. Leistungsrechnung) Aus organisatorischen Gründen wurde die AG-Produktbildung und die AG-KLR zusammengelegt zum Projekt KLR/Produkte. (Umfang: 2 Teilprojekte und 7 Arbeitspakete) Das Ziel des Teilprojektes Produkte bestand darin, die Aufgaben der Stadtverwaltung Falkensee in Produkte zu formulieren und einen Produktkatalog zu erarbeiten. Mit Hilfe des Produktkataloges wird der Haushaltsplan nicht nur als zentrales Instrument der Ressourcensteuerung, sondern auch der Produktsteuerung genutzt. Eine weitere wesentliche Nutzung des Produktkataloges besteht im gezielten Einsatz für die Kosten- und Leistungsrechnung. Die AG-Produktbildung hat ihre Arbeit beendet und übergebt den Produktkatalog im Monat April diesen Jahres der Projektleiterin KLR/Produkte. Ziel des Teilprojektes KLR ist die schrittweise Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung für die Produkte in der Stadtverwaltung Falkensee. Sie wird zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung der Stadt geführt. Dazu ist erforderlich: - Überprüfung der Produkte des Produktkataloges in Richtung der Plausibilität der Leistungsbeschreibungen. - Zielvorgaben für die einzelnen Produkte dies geschieht über die Bildung und Festlegung von Kennzahlen. - Festlegung von Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern. - Erfassen, Verteilen und Zurechnen der Kosten je Produkt bzw. Budget. - Personelle Besetzung: Leiterin AL Haushalt Stellvertreter gegenwärtig nicht besetzt Mitglieder AL Zentrale Dienste 2 Mitarb. Schulamt Sgv. Kultur Sgv. Zentr. Verwaltung AL Schulamt Mitarb. Tiefbauamt AL Steuern u.geb. 2 Mitarb. Grünflächenamt 2 Mitarb. Haushalt Mitarb. Stadtplanung Der zeitliche Ablauf ist dem aktuellen Arbeitsstand zu entnehmen (W: Doppik / AG- Steuerung / Projekte / Abarbeitungsstand.pdf) Projektgruppe ADV-Unterstützung/Controlling (alt: AG-ADV) Im Rahmen der Einführung der Doppik kommt der Datenverarbeitung ein besonderer Stellenwert zu. Aufgabe der AG ist es, die verschiedenen Softwarelösungen der Verwaltung zusammenzuführen bzw. auf Nutzbarkeit für die Abwicklung der Arbeiten zu überprüfen. Das Zusammenspiel der verschiedenen Softwarelösungen des Hauses soll die Arbeit der einzelnen Fachbereiche im Rahmen der Doppik unterstützen und zur Steigerung der Qualität der Aufgabenerfüllung beitragen. (Umfang: 7 Teilprojekte) 11

12 Personelle Besetzung: Leiter Stellvertreterin Schriftführerin Sgv. ADV Mitarb. ADV Mitarb. ADV Mitglieder Kämmerin Anlagenbuchhalterin Mitarb. ADV Sgv. Zentr. Verwaltung AL GGM AL Haushalt AL Kasse AL Steuern u. Gebühren Der zeitliche Ablauf ist dem aktuellen Arbeitsstand zu entnehmen (W: Doppik / AG- Steuerung / Projekte / Abarbeitungsstand.pdf) Projektgruppe Verwaltungsmodernisierung Ziel der Verwaltungsmodernisierung ist es, die bestehende Kommunalverwaltung von einer vorrangig hoheitlich geprägten Eingriffs- und Betreuungsverwaltung zu einer kundennahen, kostenbewussten und mit ihren Bürgern stärker korrespondierenden Institution umzuwandeln. Die bestehenden Strukturen werden auf die Erfordernisse, die die Einführung des NKF beinhalten, angepasst werden. (Umfang: 4 Teilprojekte und 10 Arbeitspakete) Personelle Besetzung: Leiterin Stellvertreterin Schriftführer Mitglieder AL Zentrale Dienste Sgv. Zentr.Verwaltung Bürgermeister Dezernentin der Finanzverwaltung Dezernent der Ordnungs- und Bauverwaltung Personalratsvorsitzende SGV Personal AL Schulamt AL Steuern und Gebühren AL Wohnen und Wirtschaft Der zeitliche Ablauf ist dem aktuellen Arbeitsstand zu entnehmen (W: Doppik / AG- Steuerung / Projekte / Abarbeitungsstand.pdf) Projektgruppe Bilanz Ziele: - zutreffende Darstellung der tatsächlichen Verhältnisse der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzgesamtlage der Gemeinde in der Eröffnungsbilanz mit dem Ziel des Prüfungsurteils einer uneingeschränkt positiven Gesamtaussage - Neuorganisation der Finanzbuchhaltung - Aufbau einer Geschäftsbuchführung Aufgaben: - Abbildung der Wertansätze in der Eröffnungsbilanz nach den örtlichen Bedürfnissen - Überführung kameraler Abschlussbuchungen in das doppische System - Neuorganisation der Geschäftsabläufe - Einführung einer neuen Buchungssystematik 12

13 Personelle Besetzung: Leiterin AL Kasse Stellvertreterin Mitarb. Kasse 2. Stelllvertreterin Sb. Kasse Schriftführer AL Kasse Mitglieder Mitarb. Haushalt Mitarb. Kasse Der zeitliche Ablauf ist dem aktuellen Arbeitsstand zu entnehmen (W: Doppik / AG- Steuerung / Projekte / Abarbeitungsstand.pdf). 5. Begonnene Arbeitsschritte: Erarbeitung eines Aufgabengliederungsplanes für die Verwaltung abgeschlossen Erarbeitung eines Produktkataloges Bildung von Arbeitsgruppen (siehe Ziff. 3.2.) abgeschlossen (weitere Bildung von Arbeitsgruppen möglich) Bildung weiterer Arbeitsgruppen abgeschlossen Arbeit in den Arbeitsgruppen Umbenennung der Arbeitsgruppen in Projekte abgeschlossen Arbeit in den Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen Für die Bereiche Schulden und Beteiligungen sind entsprechende Arbeitspakete noch zu bilden. Alle weiteren Ergebnisse und Erkenntnisse werden entsprechend der zu formulierenden Arbeitsziele berücksichtigt und eingepflegt. 13

14 SVV Lenkungsausschuss Bürgermeister Steuerungsgruppe 1. Vermögensbewertung 2. Kosten- und Leistungsrechnung / Produkte 3. ADV Unterstützung / Controlling 4. Verwaltungsmodernisierung 5. Bilanz 1.1. ADV 2.1. Produkte Immaterielle Anlagegüter 2006 Immaterielle Anlagegüter 2006/2007 Aufgabengliederungsplan 3.1. Unterstützung Vermögensbewertung 4.1. Soll/Ist-Stand-Ermittlung 5.1. Erstellung der kommunalen Eröffnungbilanz Produktkatalog Arbeitsgespräche DI Bildung von Bilanzposten 1.2. Ausstattung Leistungsbeschreibung Arbeitsgespräche DII 3.2. Unterstützung Produktbildung Bewegliches Anlagevermögen Kosten- und Leistungsrechnung Arbeitsgespräche DIV Bewegliches Anlagevermögen 2006/2007 Schwachstellenanalyse 1.3. Löschwasserbrunnen/ Feuerwehr Bewegliches Anlagevermögen 2008 Erfassung Löschwasserbr. Leistung Löschw. prüfen Vorbereitung zur Einführung KLR Erstellung der Eröffnungsbilanz 5.2. Aufbau der Finanzbuchhaltung 3.3. Unterstützung KLR Rückstansermittlung Kontenplan Kennziffernbildung 4.2. Bürgerservice Geschäftsbuchführung Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger Umlegungsverfahren / Leistungsverrechnung 3.4. Unterstützung Verwaltungsmodernisierung Konzepterstellung Schaffung Räumlichkeiten Abwicklung Zahlungsverkehr Bewertung Löschwasserbr. Umsetzung 1.4. Gebäude und bauliche Anlagen 12 AP - Kita 3.5. Softwareumstellung Finanzwesen 4.3. Organisationskonzept 3 AP - Horte Konzepterstellung 9 AP - Schulen 3.6. Anpassung von Fachanwendungen Stellenbemessung Rathaus 4.4. Durchsetzung Organisationskonzept 12 AP-weitere Einrichtungen 1.5. Liegenschaften 3.7. Controlling Grundlagenerfassung des Grundvermögens Erfassungsaktualisierung Bewerttung 1.6. Grünflächen, Spielplätze... Bewertungsaktualisierung 14

15 Bäume auf öffentl. Flächen Friedhöfe und Kriegsgräber Gewässer Spiel-und Bolzplätze Grün- und Waldflächen Legende Projektauftrag 1.7. Straßen und Plätze Teilprojektauftrag 7 AP - Wohngebiet... Arbeitspakete 15